BCI Asset Management Administradora General de Fondos S.A. Política y Procedimiento de Custodia de Títulos Valores. Junio de 2015

Transcripción

1 BCI Asset Management Administradora General de Fondos S.A. Política y Procedimiento de Custodia de Títulos Valores Junio de

2 Índice de Contenido 1) Introducción 2) Custodia Física de Títulos Valores Nacionales 3) Custodia de Títulos Valores Nacionales Desmaterializados 4) Custodia de Títulos Valores Internacionales Desmaterializados 5) Política de Custodia aplicable a la Administración de Cartera de Terceros 6) Requerimientos de Información para Fondos Mutuos y Fondos de Inversión 7) Aprobaciones y Modificaciones 2

3 1) Introducción El presente documento contiene las políticas y procedimientos desarrollados por y para BCI Asset Management Administradora General de Fondos S.A. (en adelante, la Administradora ), en lo que dice relación con la custodia de los títulos valores componentes de las carteras de inversión de los productos de inversión administrados, según sea el tipo de título valor que se trate y sus características particulares. La presente Política y Procedimientos de Custodia está orientada a cautelar lo siguiente: Cumplir con las disposiciones legales y normativas aplicables a la custodia de los títulos y valores mantenidos en las carteras de los fondos administrados. Las citadas disposiciones corresponden a las impartidas por el siguiente marco legal: i) Artículo 53 de la Ley N , Ley de Administ ración de Fondos de Terceros y Carteras Individuales. ii) Artículo 13 de la Ley N , Ley de Depósit o y Custodia de Valores iii) Artículo 26 de la Ley N , Ley de Compe nsación y Liquidación de Instrumentos Financieros. iv) Norma de Carácter General N 235 de la Superint endencia de Valores y Seguros (SVS), sobre Custodia de Valores. v) Norma de Carácter General N 376 de la Superinte ndencia de Valores y vi) Seguros (SVS), sobre inversión de Fondos Mutuos y Fondos de Inversión. Circular 1869 de la SVS, sobre la Gestión de Riesgos y Control Interno en las Administradoras de Fondos. Que la debida custodia de títulos valores se realice considerando el mejor interés de los partícipes. Promover la debida transparencia de la industria en el manejo de activos de terceros. Promover el alto estándar en términos de cumplimiento de la responsabilidad fiduciaria aplicable a la custodia de los instrumentos o títulos valores. Gestionar adecuadamente los riesgos financieros inherentes en los distintos tipos de instrumentos en los cuales invierte la Administradora, para los distintos productos de inversión gestionados. Para efectos de lo anterior, la presente política se ha diseñado para proporcionar los lineamientos organizacionales considerados adecuados por la Administradora para cumplir con la citada legislación y normativa aplicable. En su diseño se han considerado los siguientes aspectos fundamentales sobre los productos de inversión gestionados por la Administradora y los títulos valores que componen sus carteras: Las operaciones de los fondos mutuos, fondos de inversión y las carteras de terceros gestionadas son efectuadas por la Administradora, a nombre de los fondos, por cuenta y riesgo de sus partícipes, aportantes o clientes. Las operaciones relativas al patrimonio de la Administradora se contabilizan separadamente de las operaciones realizadas para las carteras de terceros gestionadas, incluyendo fondos mutuos, fondos de inversión y carteras de terceros. 3

4 El titular de lo instrumentos representativos de las inversiones corresponde a los fondos mutuos, fondos de inversión y carteras de terceros gestionados por la Administradora. 2) Custodia Física de Títulos Valores Nacionales 2.1) Política de Custodia Los títulos valores nacionales no susceptibles de ser custodiados en el Depósito Central de Valores, son custodiados físicamente en la Administradora o en las entidades autorizadas conforme a las disposiciones contenidas en el artículo 2 de la Ley N , sobre instrumentos materializados. Basado en el criterio de la búsqueda del mejor interés de los partícipes, aportantes o clientes de la Administradora, no está permitida la adquisición de títulos valores materializados (físicos) a través del mercado primario o secundario para los fondos mutuos, fondos de inversión de activos mobiliarios y administración de cartera de terceros individuales. Sin perjuicio de lo anterior, los Fondos de Inversión inmobiliarios de activos reales, por su naturaleza y política de inversión según los reglamentos internos de cada uno, podrán invertir en títulos materializados (físicos). También se autorizarán casos excepcionales cuando se trate de la cesión o transferencia de carteras desde otro gestor de activos que, al momento de traspasar la responsabilidad de la cuenta o fondo, mantenía instrumentos físicos en custodia. En el caso de la custodia de contratos de instrumentos financieros derivados basados en Títulos Valores Nacionales, incluyendo los contratos de condiciones generales, Custodia de la Administradora mantiene la copia original de dichos contratos, con las medidas de protección, respaldo y manipulación descritas en la siguiente sección. 2.3) Mecanismos de Control Interno y Resguardo a) Organización interna: La Administradora cuenta con una Unidad de Depósito y Custodia de Valores, con dependencia directa de la Subgerencia de Operaciones y cuya función principal es el registro y mantención de la custodia de títulos valores, tanto materializados como desmaterializados, así como de contratos de productos derivados basados en Títulos Valores Nacionales. En caso de que se detecte la presencia de instrumentos materializados de primera emisión o adquiridos a través del mercado secundario en los fondos mutuos y fondos de inversión mobiliarios, el área de Riesgo Financiero estará autorizado para solicitar su enajenación a la persona responsable de su adquisición. Para ello, el Jefe de la Unidad de Custodia de Valores, o en su ausencia, su reemplazante, debe informar al área de Riesgo Financiero de cualquier título valor materializado presente en las carteras de los fondos mutuos, de los fondos de inversión mobiliarios o de las carteras de terceros, para su conocimiento. b) Mantención y Registro: Los instrumentos físicos y copias de contratos de instrumentos derivados originales, se mantendrán en custodia (bóveda) al interior de la Administradora. c) Acceso y Seguridad: La bóveda de la Administradora tiene acceso restringido, disponible únicamente a las personas autorizadas por el Gerente de Operaciones. En todo caso, la Gerencia General debe estar informada de quienes tienen el acceso a la bóveda. 4

5 d) Revisiones: El área de Contabilidad realizara, al menos una vez al mes, un arqueo con el área de Custodia, revisando las posiciones mantenidas en las carteras de los productos de inversión, comparándolas con los documentos físicos en Custodia. El área de Auditoría Interna realizara revisiones rutinarias y aleatorias de los títulos mantenidos en custodia física. 3) Custodia de Títulos Valores Nacionales Desmaterializados 3.1) Política de Custodia Respecto de los instrumentos nacionales desmaterializados, para dar cumplimiento a la normativa vigente, la Administradora realiza lo siguiente: - Identificación de los instrumentos: Los instrumentos que son de propiedad de cada fondo, se identifican en cada entidad depositaria en el Depósito Central de Valores (DCV) por cuenta del fondo o producto de inversión correspondiente. Para ello se encarga la titularidad sobre los instrumentos a través de una cuenta mandante a nombre de cada fondo o producto de inversión por separado. Esta función la realiza el área de Custodia de la Administradora, comunicando debidamente al DCV las respectivas titularidades y creando las cuentas o subcuentas necesarias para tales efectos. - Operaciones de compra con retroventa: En el caso de operaciones de pacto cuyo activo subyacente sean títulos de deuda, el área de Custodia debe verificar que el título en cuestión sea custodiable por el DCV verificando que el mismo se encuentra en el listado de instrumentos custodiables. En el caso de tratarse de títulos no susceptibles de ser custodiados, deberán ser custodiados de acuerdo a lo descrito para custodia física en el numeral 2 anterior. En el caso de operaciones de compra con retroventa efectuadas sobre acciones, títulos representativos de acciones son considerados como no custodiables por la empresa de depósito de valores. Dichas operaciones deben realizarse en una bolsa de valores. Los títulos que se adquieran con promesa de venta, deberán enterarse como garantía del cumplimiento de la venta pactada. Los activos subyacentes de estas transacciones pueden ser considerados como excepción en el caso de tratarse de activos no desmaterializados que requieran de custodia física. - Transacciones que requieren constitución de garantías: De acuerdo al Artículo 26 de la Ley , ley sobre sistema de compensaciones y liquidación de instrumentos financieros, para asegurar el cumplimiento de las obligaciones que asuman los participantes del sistema de compensación y liquidación de instrumentos financieros, las sociedades administradoras a cargo del sistema de compensación y liquidación requerirán garantías. En estos casos, y tratándose de instrumentos depositados en una empresa de depósito y custodia de valores, la constitución, alzamiento o modificación de dichas garantías se deben efectuar de conformidad con el Artículo 14 de la Ley 18876, Ley de Depósito y Custodia de Valores. En este sentido, las prendas se entienden como irrevocablemente constituidas con el sólo mérito de las comunicaciones electrónicas que la sociedad administradora a cargo del sistema de compensación y liquidación realice por cuenta de los participantes a la empresa de depósito de valores. 3.2) Procedimiento interno Todos los valores nacionales susceptibles de ser custodiados en una empresa de depósitos regulada por la Ley N , son encarg ados mediante contrato respectivo al 5

6 Depósito Central de Valores (instrumentos desmaterializados). Los contratos son firmados por los apoderados legales autorizados por la Administradora para realizar este tipo de documento. Un listado de los contratos vigentes, y sus respectivas copias originales, es mantenido en Custodia de la Administradora. 3.3) Mecanismos de Control a) Revisiones - El área de Contabilidad realizara al menos una vez al mes, un arqueo con el área de Custodia, revisando las posiciones mantenidas en las carteras de los productos de inversión, comparándolas con las posiciones reportadas por el DCV - El área de Auditoria Interna de la Administradora se encarga de realizar revisiones periódicas y aleatorias al departamento de Custodia para verificar la presencia de los títulos valores en el DCV, de acuerdo a las posiciones vigentes de las carteras. Asimismo, se encarga de evaluar si los contratos de custodia vigentes cumplen con las disposiciones legales para cada fondo o cartera gestionada, aplicables a títulos valores nacionales desmaterializados. b) Mantención y Registro Los instrumentos son mantenidos y registrados en el Depósito Central de Valores. El personal que tiene acceso al DCV es restringido. 4) Custodia de Títulos Valores Internacionales Desmaterializados 4.1) Política de Custodia La custodia de los valores o títulos emitidos por emisores extranjeros, incluyendo aquellos títulos representativos de inversiones de emisores nacionales que se transan en el extranjero, se efectúa con Corredores que están autorizadas para prestar el servicio de custodia que cumplen con los requerimientos normativos previstos en la Norma de Carácter General N 235 de la SVS. En particular, d ichos Corredores deben ser fiscalizados por el concepto de custodia por un organismo de similar competencia a la Superintendencia de Valores y Seguros, deben poseer un capital mínimo de UF (ochocientas mil unidades de fomento). Lo anterior, es sin perjuicio de la responsabilidad de la sociedad administradora de escoger una institución que cuente con la solvencia suficiente para el resguardo adecuado de los activos de la institución y contar con una experiencia mínima de 5 años en la prestación del servicio de depósito y custodia de inversiones. Para validar los parámetros indicados los Corredores deben ser autorizados por el Comité de Finanzas de la Administradora. El área de Riesgo Financiero se encargará de validar los requerimientos normativos pertinentes. Contratos de instrumentos financieros derivados: La custodia de contratos de instrumentos financieros derivados, incluyendo los contratos ISDA es mantenida por el área de Custodia de la Soc. Administradora. 6

7 4.2) Mecanismos de Control a) Contratos de Custodia La Administradora mantiene contratos con entidades cuyo objeto principal es el depósito y/o custodia de valores, fiscalizadas por la Superintendencia de Valores y Seguros o por algún organismo de similar competencia a dicha Superintendencia. Los mencionados contratos deben contener las estipulaciones necesarias que garanticen la seguridad y fluidez del servicio de custodia. La Administradora debe analizar la legalidad y consecuencia de las cláusulas contenidas en los contratos de modo que permita asegurar el dominio sobre los valores adquiridos a nombre de los fondos mutuos, fondos de inversión, administración de cartera y el adecuado ejercicio de las facultades del mismo. Los contratos originales serán mantenidos en Custodia de la Soc. Administradora, Una copia de los contratos que celebre la Sociedad Administradoras con la o las entidades custodias, es mantenida por el área de Riesgo Financiero, a disposición de Auditoría Interna, Auditoría Externa y de la Superintendencia de Valores y Seguros. b) Revisiones - El área de Contabilidad realizara, al menos una vez al mes, un arqueo con el área de Custodia, revisando las posiciones mantenidas en las carteras de los productos de inversión, comparándolas con las posiciones reportadas por DCV y/o Broker Extranjero. - El área de Auditoria Interna de la Administradora se encarga de realizar revisiones periódicas y aleatorias para evaluar si los contratos de custodia vigentes cumplen con las disposiciones legales aplicables a títulos valores internacionales. Adicionalmente, el área de Riesgo Financiero velará porque los contratos cumplan con la legislación y normativa vigente. 5) Política de Custodia aplicable a Administración de Cartera de Terceros La Administradora mantendrá todos los instrumentos representativos de las inversiones efectuadas en el marco de la administración de cartera los valores de propiedad del Cliente en custodia conforme a las siguientes condiciones: a) Todas las inversiones realizadas en valores nacionales susceptibles de ser custodiadas en una empresa de depósito de valores regulada por la Ley N , serán mantenidas en custodia en tales empresas, ya sea directamente por la Administradora o a través de otros depositarios, en las condiciones definidas para tales efectos por el Cliente. b) Todas las inversiones realizadas en valores extranjeros serán mantenidas siempre y en su totalidad en custodia en entidades cuyo objeto principal sea el depósito y/o custodia de valores, que sean fiscalizadas por organismos de similar competencia a la SVS. c) Las inversiones no susceptibles de ser mantenidas en empresas de depósito de valores serán mantenidas en instituciones nacionales o extranjeras que cuenten 7

8 con autorización por las legislaciones correspondientes, para custodiar a nombre propio activos de terceros. Los instrumentos representativos de las inversiones realizadas en el marco de la administración de cartera del Cliente, y los recursos mantenidos en efectivo o moneda extranjera, serán registrados y contabilizados en forma separada de las efectuadas por la Administradora, de los fondos y de las demás carteras individuales, gestionadas por la Administradora. La Administradora mantendrá un registro actualizado por cada Cliente individualmente, en el que se registrarán todos los ingresos de activos a custodia por parte del cliente, todos los movimientos que se produzcan, esto es, compras, ventas, constitución y retiro de garantías, primas, intereses y dividendos recibidos, rescates, gastos realizados por cuenta de la cartera y todos los retiros de activos de custodia por parte del cliente con indicación de los respectivos saldos por activo. En el caso de clientes que sean inversionistas institucionales o intermediarios de valores, nacionales o extranjeros, que no faculten a la Administradora para mantener en custodia a nombre propio los activos de éstos, el mencionado registro deberá contener un detalle con todas las operaciones, cobros y pagos efectuados para éstos. 6) Requerimientos de Información para Fondos Mutuos y Fondos de Inversión La Administradora, a través de su área de Contabilidad, debe incluir como una nota a los estados financieros mensuales, trimestrales o anuales de los fondos mutuos y fondos de inversión, según corresponda, información acerca de la custodia de los valores mantenidos en sus carteras de inversiones, de acuerdo al Anexo 1 de la Norma de Carácter General 235, o aquella que la modifique o reemplace. 7) Aprobaciones y Modificaciones La Política de Custodia es aprobada y revisada por el Directorio de Bci Asset Management Administradora General de Fondos S.A. La revisión se efectuará anualmente desde la fecha de su aprobación y será actualizada dependiendo de cambios de la normativa vigente o cambios en las políticas o procesos internos Administradora aquí descritos. En todo caso, los cambios que se deseen implementar deberán ser autorizados formalmente por el Gerente General de la Administradora. 1.- Aprobación: El manual fue aprobado inicialmente en sesión de Directorio N 237 de fecha 30 de Septiembre de Modificaciones: El presente manual contiene las modificaciones incorporadas y aprobadas en sesión de directorio N de fecha.. de