Manual de Usuario Sistema de Gestión de Licitaciones OTIC SOFOFA. 07 de Junio de 2017

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1 ` Manual de Usuario Sistema de Gestión de Licitaciones OTIC SOFOFA 07 de Junio de 2017

2 Contenido del Documento 1. Comprar Bases Pago Rechazado Pago Válido Preguntas Licitación Enviar Preguntas Postular Postular individualmente Postular Masivamente Adjuntar Documentación

3 1. Comprar Bases Para participar en una licitación se debe combrar las bases de esta. Con lo cual se podrá acceder a la documentación relacionada y a la parrilla de cursos para postular. Desde el Home Privado sección Licitaciones Abiertas se muestra el listado de las licitaciones que actualmente están abiertas, y dentro del plazo de compra de bases. IMAGEN 01 HOME PRIVADO, SECCIÓN LICITACIONES ABIERTAS Para comprar bases se debe realizar pago, mediante transferencia electrónica, del valor de las bases indicadas en cada licitación, con los siguientes datos: Banco: BANCO BCI Cuenta Corriente N : Titular: Corporación de Capacitación y Empleo SOFOFA RUT:

4 Para registrar pago en el sistema, se debe presionar en Comprar Bases en la sección de Licitaciones Abiertas, en la licitación donde se realizó el pago. IMAGEN 02 MODAL PARA ADJUNTAR COMPROBANTE DE PAGO BASES Con esta opción se abre modal donde se indican los datos y fechas para la transferencia, y un espacio para adjuntar comprobante, el cual será enviado a OTIC SOFOFA para su revisión. El departamento de Becas Laborales de OTIC SOFOFA revisarán que el pago esté realizado y el comprobante concuerde con esto, y aprobarán o rechazarán el documento adjunto. En ambos casos se le informará mediante correo electrónico indicando las acciones a seguir. 4

5 1.1. Pago Rechazado En caso de que se rechace el comprobante, la notificación indicará el motivo, y pedirá que se vuelva a adjuntar comprobante. Para adjuntar nuevamente el comprobante, desde la sección de Licitaciones Abiertas, para la licitación a la que se rechazó el documento se habrá reemplazado la opción de Comprar Bases por Pago de Bases: Rechazado donde al hacer clic, se abre modal indicando el motivo del rechazo y un espacio para volver a adjuntar comprobante. IMAGEN 03 LICITACIONES ABIERTAS COMPROBANTE RECHAZADO IMAGEN 04 MODAL COMPROBANTE RECHAZADO 5

6 1.2. Pago Válido En caso de que se valide el comprobante, la notificación indicará este hecho y le invitará a descargar la documentación relacionada. Desde la sección de Licitaciones Abiertas, oara la licitación a la cual se le validó el documento se habrá reemplazado la opción de Comprar Bases por Pago de Bases: Válido, además el Llamado a la licitación, es reemplazado por Ir a Parrilla de Cursos, donde al hacer clic, se dirige a la parrilla de cursos, pantalla que contiene la totalidad de los cursos que contituyen la licitación, además de la documentación relacionada a esta, como son las Bases, Llamado a la Licitación, Instructivo de Postulación, y todos los Anexos que la OTIC disponibilice. IMAGEN 05 LICITACIONES ABIERTAS COMPROBANTE VÁLIDO Además, desde el momento en que se valida el pago de las bases, la licitación se mostrará en la opción de menú Mis Licitaciones desde donde se habilitan las opciones: 1. Parrilla de Cursos: Acceso a la parrilla de cursos, donde se presenta la totalidad de los cursos que contituyen la licitación, además de la documentación relacionada a esta, como son las Bases, Llamado a la Licitación, Instructivo de Postulación, y todos los Anexos que la OTIC disponibilice. (Ver Postular). 2. Adjuntar Documentación: Acceso a opción para adjuntar la documentación extra que pueda solicitar OTIC SOFOFA. (Ver Adjuntar Documentación). 3. Preguntas: Acceso a Bandeja de preguntas y respuestas de la licitación, donde se ingresa preguntas, y se puede visualizar las respuestas a estas y a las preguntas realizadas por otras OTEC participantes. (Ver Preguntas Licitación). 6

7 IMAGEN 06 MIS LICITACIONES 2. Preguntas Licitación Las licitaciones tienen una etapa en la cual las OTEC participantes pueden enviar preguntas al departamento de Becas Laborales de OTIC SOFOFA, las cuales son respondidas y disponibilizadas en el portal de OTEC para todos los participantes. A esta opción se puede acceder, en cualquier momento, desde el botón Preguntas de la opción de menú Mis Licitaciones. Aquí se despliegan despliegan 2 secciones: Preguntas Propias: Las preguntas que la OTEC ya envió a OTIC se muestran en esta sección. Tanto las que ya han sido respondidas, como las que no. Además indicando las que fueron Destacadas por la OTIC. Preguntas de Otros Usuarios: Las preguntas que fueron realizadas por las otras OTEC participantes y que ya cuentan con respuesta, se muestran en esta sección, de manera que la información solicitada por alguna de las OTEC, sea visible para todas las interesadas. Aquí se muestran en primer lugar las preguntas que fueron Destacadas en primer lugar, y luego las demás. 7

8 Que una pregunta sea Destacada significa que la OTIC SOFOFA considera esta información de alta utilidad para las OTEC participantes. IMAGEN 07 BANDEJA DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA LICITACIÓN 8

9 2.1. Enviar Preguntas Las preguntas serán permitidas sólo dentro del período de preguntas y respuestas, fuera de este, sólo se podrá ver las preguntas propias y de otras OTEC que fueron respondidas por OTIC SOFOFA. Para enviar nueva pregunta se debe hacer clic en el botón Nueva Pregunta, enn la parte superior de la pantalla. Si el botón no está visible es porque no está dentro del período de preguntas y respuestas. Al ingresar a Nueva Pregunta se dirige a formulario con espacios para el ingreso de preguntas, pudiendo enviar de una vez, varias preguntas. IMAGEN 08 NUEVA PREGUNTA Para ingresar más de 3 preguntas de debe presionar en Agregar otra Pregunta, con lo cual se habilitará un cuadro de texto para otra pregunta. Se puede agregar tantas preguntas como sea necesario. 9

10 IMAGEN 09 AGREGAR OTRA PREGUNTA Para evitar la duplicidad, a medida que se escribe las preguntas, el sistema, mediante identificación de palabras claves, irá proponiendo preguntas relacionadas, que ya fueron contestadas por OTIC. IMAGEN 10 PROPUESTA DE PREGUNTAS YA REALIZADAS 10

11 Con el botón Enviar Preguntas, se le disponibiliza las preguntas ingresadas a OTIC SOFOFA, para ser respondidas. 3. Postular Durante la etapa de postulación las OTEC podrán ingresar sus postulaciones a los cursos que componen la licitación, la cual puede realizarse de forma individual o masiva. Para postular, desde Mis Licitaciones se debe ir a Parrilla de Cursos de la licitación, donde se muestra el listado con los cursos. Desde aquí es posible filtrar estos cursos por el código de estos, o ingresando texto en cualquiera de las columnas del listado. También desde aquí se accede a la documentación de la licitación, como son el Llamado a la licitación, Bases, Instructivo de Postulación y todos los Anexos que disponibilice OTIC SOFOFA. Haciendo clic sobre el botón asociado a cada documento, este se descargará. Además bajo estos documentos se presenta un contador de tiempo que indica cuanto falta para el cierre de la etapa de postulación. Junto a este se muestra contadores de postulaciones Enviadas y en estado Borrador. 11

12 IMAGEN 11 PARRILLA DE CURSOS Para ver más detalles de la postulación debe posicionarse en el Código del Curso y de desplegará toda la información relativa al curso, que no es mostrada en pantalla. 12

13 3.1. Postular individualmente Para postular a un curso en específico se debe presionar sobre el botón Postular, el cual abre formulario con 4 secciones: Lugar de Ejecución: Aquí se ingresan los datos relativos al lugar donde se ejecutará el curso. Se debe ingresar Dirección, y seleccionar Región, Provincia y Comuna. Información de Contacto Coordinador: Inicialmente se muestra la información del coordinador ingresado al registrar la OTEC, pero puede ser modificado en caso de que el coordinador a cargo de la postulación al curso sea otro. Montos Asociados: Al ingresar al formulario se muestra el listado de subsidios asociados al curso, calculador de manera que se exprese el valor de este en base a la cantidad de alumnos y horas, según corresponda. Además está el campo Valor Hora Alumno, donde se debe ingresar. Dato con el cual se calcula y muestra el Valor total del curso y el Valor total por alumno. Documentos: En esta sección se debe adjuntar el Plan Formativo, Curriculum del Relator y Acreditación de Infraestructura. 13

14 IMAGEN 12 FORMULARIO INDIVIDUAL La postulación puede ser guardada como borrador, en caso de que se desee revisar posteriormente, o no se cuente con todos los datos necesarios para postular, para esto está la opción Guardar Borrador. La postulación puede ser directamente enviada, presionando el botón Enviar Postulación, luego de esto se abre modal donde se solicita validar que el cálculo de los subsidios está correcto, de ser así, se chequea y envía. Si no está de acuerdo con el cálculo de los subsidios guarde la postulación como borrador y contactarse con OTIC SOFOFA al correo becaslaborales@oticsofofa.cl indicando el código del curso, para que el cálculo sea corregido. 14

15 IMAGEN 13 VALIDAR SUBSIDIOS Al guardar o enviar postulación, el sistema dirige a la parrilla de cursos, donde se muestra el estado de las postulaciones (Borrador o Enviada). En ambos casos, para editar el contenido de esta se debe presionar Editar, el cual lleva al formulario de postulación con los datos cargados. Debe recordar que las postulaciones guardadas como borrador no serán consideradas en la evaluación, por lo que, cuando se acerca el término de la etapa de postulación, se le recordará, mediante correo electrónico, que posee postulaciones sin enviar, en caso de que las tenga Postular Masivamente Si le interesa postular a gran cantidad de cursos, para agilizar este proceso, se cuenta con la opción de Postulación Masiva. Al final de la Parrilla de Cursos, está el botón Ir a Postulación Masiva, el cual dirige a opción donde se permite postular a variados cursos cargando sólo una planilla. Desde la Parrilla de Cursos o desde la Postulación Masiva se debe descargar la planilla que se debe llenar para esta acción, desde el botón Descargar Planilla Postulación Masiva. Esta parrilla consiste en el listado de los cursos de la licitación, con las columnas para ingresar la misma información que en la postulación individual: Datos de ejecución, Coordinador y Montos asociados. 15

16 Se debe borrar los cursos a los que no se desea postular, y a los que sí, se debe completar correctamente todos los campos, sin dejar datos en blanco. Luego de llenar la planilla con los datos de los cursos a los que se desea postular, esta debe ser cargada y presionar Validar, con lo cual se procesará el contenido de esta. IMAGEN 14 POSTULACIÓN MASIVA Cuando se termina el procesamiento de la planilla, se muestra en pantalla los datos ingresados, y se indicará los datos erróneos, es decir, los datos que fueron dejados en blanco, o con formato incorrecto, por ejemplo, que en el Valor Hora Alumno se ingresen letras. 16

17 IMAGEN 15 ERRORES IDENTIFICADOR EN POSTULACIÓN MASIVA Cuando se identifiquen datos erróneos deben corregirse y volverse a cargar la planilla. Los documentos, que son Plan Formativo, Currículum del Relator y Acreditación de Infraestructura deben ser adjuntados desde el botón destinado a ello, en las columnas finales del listado de cursos. Cuando ya no haya errores, y se haya adjuntado todos los documentos, puede Guardarse como borrador o Enviar las postulaciones. En ambos casos, desde la parrilla de cursos es posible editar el contenido de estas postulaciones desde la opción Editar. Luego de que se termine la etapa de postulación, OTIC SOFOFA comenzará con el proceso de evaluación de la OTEC y las postulaciones. Y cuando se adjudiquen los cursos, se notificará por correo electrónico indicando si se adjudicó cursos y cuales, o si no se los adjudicó. 4. Adjuntar Documentación 17

18 Esta opción permite a la OTEC adjuntar los documentoa extra que pueda solicitar OTIC SOFOFA, tanto para cuando se está postulando, como para cuando se adjudicaron los cursos. A esta funcionalidad se accede mediante la opción Adjuntar Documentos en Mis Licitaciones. Para ver y adjuntar la documentación de la etapa de postulación está la primera sección Etapa 1: Postulación donde se lista los nombres de los documentos a adjuntar y el espacio para hacerlo. Esta etapa sólo está habilitada mientrar la licitación esté en etapa de Postulación. IMAGEN 16 ADJUNTAR DOCUMENTOS ETAPA POSTULACIÓN Si la OTEC se ha adjudicado cursos, luego de que se le notifica, se debe adjuntar documentación de Personería y Garantía, para esto está la sección Etapa 2: Celebración de convenio, donde hay un apartado para cada documento. Personería: Para personería se debe adjuntar el archivo e ingresar el nombre y Rut de los Representantes legales que figurarán en el convenio. Garantía: Para Garantía se debe adjuntar el archivo e ingresar los datos de esta, que son el N del documento, entidad emisora, monto, tipo moneda, fecha emisión y fecha vencimiento. 18

19 IMAGEN 17 ERRORES IDENTIFICADOR EN POSTULACIÓN MASIVA Estos documentos se disponibilizan para la revisión de OTIC SOFOFA presionando el botón Enviar Documentación. Como resultado de la revisión, estos documentos, por separado serán aprobados o rechazados. En ambos casos se le notificará por correo electrónico, para que vuelva a adjuntar, en caso de rechazo, o para comunicar que se ha aprobado. Si este último es el caso, deberá esperar la generación del convenio para que le sea enviado. 19