Módulo 3: Manejo de crisis. Instructor: Eduardo Jiménez Granados

Transcripción

1 Módulo 3: Manejo de crisis Instructor: Eduardo Jiménez Granados Fecha: 12/04/2018

2 Conceptos Fundamentales Los 4 elementos de la administración de Emergencias 1. Mitigación: Es un conjunto de actividades enfocadas a reducir la pérdida de vidas y propiedades ocasionada por desastres naturales y/o por el ser humano, a evitar o reducir el impacto de un desastre y proporcionar valor a la opinión pública contribuyendo a tener comunidades más seguras. Pretende también establecer el ciclo de los daños ocasionados por el desastre, la reconstrucción y el daño repetido.

3 Conceptos Fundamentales Los 4 elementos de la administración de Emergencias 2. Preparación: Este elemento abarca todas las acciones tomadas antes de un evento para planificar, organizar, equipar, entrenar y ejercitar con el fin de hacer frente a emergencias que no pueden ser evitadas o mitigadas por completo.

4 Conceptos Fundamentales Los 4 elementos de la administración de Emergencias 3. Respuesta: Incluye actividades que responden a los efectos de un incidente, acciones inmediatas para salvar vidas, proteger la propiedad y cumplir con necesidades humanas básicas. La ejecución de las operaciones, planes y actividades de mitigación destinadas a limitar la pérdida de vidas, lesiones personales, daños a la propiedad y otros resultados desfavorables.

5 Conceptos Fundamentales Los 4 elementos de la administración de Emergencias 4. Recuperación: Implica acciones a corto y largo plazo adoptadas para regresar a la Organización a un nivel funcional de pre-emergencia o en algunos casos, a un nuevo nivel de operación. Los esfuerzos de recuperación pueden incluir la aplicación de los Planes de Continuidad de Operaciones, la activación de sitios de reubicación de emergencia y de reconstitución o restauración en la ubicación original o en una ubicación nueva y permanente.

6 Conceptos Fundamentales El inicio de la administración de emergencias es el desarrollo de un plan que considere: La definición de Emergencia en términos relevantes para la Organización Establecer una organización que realice tareas específicas antes, durante y después de una emergencia. Establecer un método para utilizar los recursos disponibles y obtener recursos adicionales cuando ocurra una emergencia Proveer medios para trasladar las operaciones de un estado normal a un estado de emergencia y retornar a la normalidad.

7 Planeación Revisar los planes y procedimientos existentes Obtener involucramiento y apoyo de la alta gerencia Identificar las instalaciones a incluirse en el plan Realizar un análisis de vulnerabilidad Identificar recursos y establecer su importancia. Equipo Gente Documentos Estudiar la demografía de la Organización Distribución geográfica Inventario de habilidades Identificar potenciales miembros del equipo

8 Planeación Pasos CLAVE para la efectividad de un proceso de planeación Desarrollar un entendimiento completo de las instalaciones y procesos asi como de los alrededores. Examinar el ambiente de planeación en el que se está operando Coordinar con los jugadores clave en el proceso de planeación.

9 Planeación Estrategias CLAVE para la efectividad de un proceso de planeación 1. Dirección y control. Estructura centralizada de manejo. 2. Comunicación. Procedimientos entendibles. 3. Alerta y aviso. Recepción y distribución oportuna de información, incluyendo pronósticos de eventos probables. 4. Apagado de instalaciones y servicios (Shutdown) a. Evaluación y control de daños b. Protección de información y activos 5. Evacuación a. Reubicación de personal b. Operaciones esenciales

10 6. 7. Planeación Estrategias CLAVE para la efectividad de un proceso de planeación continúa Albergue. Interno, cercano y público. Servicios de emergencia. a. Número apropiado de integrantes b. Seguridad, médicos, ingeniería, bomberos y rescate 8. Información de emergencia. a. Acciones a tomar antes, durante y después de la emergencia b. Distribución, reforzamiento y práctica con la población

11 Planeación Estrategias CLAVE para la efectividad de un proceso de planeación continúa 9. Relaciones con la Prensa. Prepararse para evitar sorpresas. a. Evaluar vulnerabilidades b. Crear un sistema de alertas y procedimientos de respuesta c. Desarrollar grupos de portavoces. d. Involucrar a la alta gerencia en la participación con los medios e. Probar la estructura y procesos de manejo y respuesta a emergencias

12 Planeación Estrategias CLAVE para la efectividad de un proceso de planeación continúa 10. Materiales de apoyo. a. Mapas b. Organigramas con roles y responsabilidades c. Directorios telefónicos, incluyendo personal back-up d. Listado de recursos locales e. Acuerdos de Ayuda Mutua f. Glosario de términos

13 Planeación Tipos de Planes de Emergencia Incidentes con bombas/explosivos Emergencia médica Violencia en el lugar de trabajo/trauma Materiales peligrosos Interrupción de servicios críticos Fallas a sistemas de cómputo Falla a las telecomunicaciones Clima adverso Plan de continuidad de operaciones (COOP) Plan de recuperación y reanudación de operaciones

14 Organización del Plan Introducción Propósito y objetivos Alcance Referencias Areas y tópicos CLAVE Estructura organizacional para Emergencias Grupo de manejo de emergencias Grupo de respuesta a emergencias Responsabilidades Niveles de emergencias y desastres Alertas de emergencia y procedimientos de notificación

15 Centro de Comando El Sistema de Comando de Incidentes (ICS) es un mecanismo de control usado por muchas agencias públicas. Consta de 5 elementos: Comando Operaciones Planeación Logística Finanzas y administración

16 Grupo de manejo de emergencias / crisis Dependiendo del tipo de emergencia deben participar representantes de: Dirección / alta gerencia Planeación y operaciones Relaciones públicas Recursos humanos Ingeniería de procesos e instalaciones Seguridad (security) Seguridad (safety) y salud ocupacional Legal Finanzas Logística Sindicato

17 Grupo de manejo de emergencias / crisis Roles y responsabilidades Coordinar la implementación apropiada de los planes de contingencia Coordinar los recursos y apoyo necesario internamente y con las agencias externas según se requiera Desarrollar acciones alternas para presentar a los representantes que toman las decisiones Desarrollar una estrategia de manejo de medios y preparar comunicados de Prensa relacionados con el incidente Mantener contacto apropiado con las víctimas y sus familiares

18 Niveles de emergencias y desastres Clasificación por categorías y prioridades: Lesiones o muerte Daños estructurales Interrupción de operaciones Impacto a la comunidad

19 Niveles de emergencias y desastres Indicadores de magnitud, severidad ó impacto potencial Nivel 1: Incidentes rutinarios de emergencia Nivel 2: Interrupciones mínimas a las operaciones, daños mínimos, sin fallecimientos, sin impacto a la comunidad Nivel 3: Interrupciones moderadas a las operaciones, número moderado de muertos y heridos, impacto moderado a la comunidad Nivel 4: Impacto mayor en todas las áreas.

20 Prioridades del Plan 1. Proteger la vida humana 2. Prevenir o minimizar lesiones o daños a la gente 3. Reducir las exposición de bienes y activos 4. Optimizar el control de pérdidas para activos cuya exposición no puede ser reducida 5. Restaurar las operaciones normales tan rápido como sea posible

21 Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes Dirección y liderazgo son elementos necesarios en la conducción exitosa de todos los programas de manejo de emergencias. a.asegurar continuidad en la cadena de mando b.establecer lineas de sucesión para oficiales y personal operativo clave.

22 Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes Necesidades básicas para garantizar una operación existosa: 1. Aislar a los líderes que toman decisiones de múltiples condiciones externas como son: a. Presión del personal de respuesta, el público, los medios de comunicación. b. Condiciones climáticas adversas c. Ruido y confusión 2. Proveer una ubicación donde los integrantes del equipo puedan identificar, localizar y controlar recursos y todas las operaciones.

23 Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes Centro de comando alterno. Fijo o móvil 1. Equipo de comunicación autónomo (celulares y radios) 2. Calefacción, iluminación y electricidad (generador independiente) 3. Pizarrón para registros de actualización o algún otro sistema de manejo de información 4. Area de oficina y conferencias.

24 Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes Identificación de registros vitales 1. Clasificar las operaciones de la organización en categorías funcionales 1. Finanzas (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, costos). 2. Producción (desarrollo, ingeniería, compras) 3. Ventas (control de inventarios y embarques) 4. Administración (personal, legal, registro de impuestos, relaciones públicas) 2. Determinar el role de cada función en una emergencia 3. Identificar la información mínima que debe estar accesible durante una emergencia para asegurar que las funciones vitales funcionen adecuadamente.

25 Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes Identificación de registros vitales 4. Identificar los registros específicos que contienen información vital y las entidades de la organización en las que se encuentran o deberían mantenerse. 5. Coordinar los procedimientos con los requisitos descritos en el plan de recuperación.

26 Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes Protección de registros vitales 1. Evaluar los riesgos a los que el sitio, los edificios, computadoras y otros equipos de almacenamiento de información son vulnerables, y las consecuancias en una emergencia. 2. Generar un sistema de respaldo (back-up) 1. Documentos en copia en un area alejada de la oficina original 2. Almacenamiento en sitio en archiveros a prueba de fuego, bóvedas o cajas fuertes. 3. Almacenamiento en medios diferentes al original (discos, microfilm)

27 Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes Ayuda mutua Obtener la orientación, asistencia y guia de los representantes del gobierno local responsable de la planeación de desastres. Invitar a industrias, compañías de servicios y otras organizaciones locales a enviar representantes a la reunión de lanzamiento. Asegurar que el grupo sea dirigido por alguien experimentado en la operación de una asociación de ayuda mutua.

28 Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes Ayuda mutua Elegir Oficiales y un coordinador para dirigir la asociación Organizar comités para desarrollar planes y procedimientos para diversos aspectos de las operaciones de ayuda mutua como membresía y estatutos, tráfico y controles de seguridad, protección contra incendios, comunicaciones, etc. Programar juntas periódicas