Elaboración de Planes de Desarrollo Académico Alineado a los Planes Estratégicos Institucional y Sistémico

Transcripción

1 Elaboración de Planes de Desarrollo Académico Alineado a los Planes Estratégicos Institucional y Sistémico Visión a largo plazo y liderato son críticos para ejecutar cambios Academia de directores de departamento 29 de marzo de 2017 Preparado por: Dra. Geissa Torres Dra. Soriel Santiago

2 Objetivos del Taller Explicar el proceso de alineamiento y planificación institucional y departamental; y su importancia Presentar el Ciclo de Avalúo de Efectividad Institucional Definir los componentes y los pasos para desarrollar el plan de desarrollo académico Iniciar el borrador del Plan de Desarrollo Académico por Departamento

3 Plan Sistémico : Una Nueva Era de Innovación y Transformación para el Éxito Estudiantil (Cert JG) Asuntos Estratégicos Innovación Académica Investigación y Creación Cultura Tecnológica Gestión Sostenible Innovación Éxito Estudiantil Transformación

4 Plan Estratégico: Horizonte 2020 (Cert. Núm del Senado Académico de UPRA y Cert. Núm de la Junta Administrativa de UPRA

5 Alineamiento María Lizette Candelaria, Ed. D.

6 Alineamiento del Proceso de Avalúo, Planificación y Presupuesto

7 Ciclo de Avalúo de Efectividad Institucional 1. Evaluación y análisis del entorno interno y externo Misión/Visión Análisis FODA Análisis de brechas 7. Renovación institucional Incorporar un proceso de seguimiento y evaluación de logros y metas Mejora continua 2. Formulación de metas y objetivos estratégicos prioritarios 6. Toma de decisiones informadas en la planificación y asignación de recursos del próximo ciclo (acciones correctivas) Efectividad Institucional 3. (Asignación e integración del presupuesto) 5. Avalúo de los logros o resultados obtenidos (Informe Anual y Avalúo) 4. Operación diaria de la Institución Ejecución de acciones estratégicas prioritarias

8 Importancia del Plan de Desarrollo Académico Parte de la Misión del Departamento en el contexto de la Misión Institucional. Establece claramente las metas y objetivos, que a su vez, se nutren de los resultados del avalúo. Asigna la responsabilidad del mejoramiento y asegura la rendición de cuentas (accountability). Guía a los departamentos académicos en la toma de decisiones. Sirve para la planificación y la distribución de recursos a nivel institucional y de las unidades. Evidencia los esfuerzos del departamento para su mejoramiento. Requiere la participación de los miembros de la facultad, de los estudiantes, del personal de apoyo y de los egresados.

9 Misión, Visión y Valores Estructura (Pasos) para Plan de Desarrollo ANÁLISIS SITUACIÓN Análisis y diagnóstico: Dónde estamos y cuál es el entorno 1. Evaluación del Ambiente Interno y Externo 2. Análisis FODA para identificar prioridades o factores críticos DEFINICIÓN ESTRATÉGICA Qué objetivos estratégicos, cómo y cuando los alcanzaremos 3. Formulación de Metas y Objetivos PLANIFICACIÓN Planes operativos y presupuesto 4. Desarrollar el Plan de Desarrollo Académico 8. Determinar e implementar acciones correctivas para el mejoramiento sostenido y 5. Preparar el el Plan éxito estudiantil de Trabajo Anual a base de prioridades 6. Elaborar los informes anuales (Avalúo, Cumplimiento e Informe de Logros ) SEGUIMIENTO 7. Avalúo de la Efectividad del Plan de Desarrollo - Departamental y toma de decisiones a base de los Indicadores 8. Determinar e implementar acciones correctivas para el mejoramiento sostenido y el éxito estudiantil

10 Puntos de Partida en la Planificación Académica Puesta al día de salones y laboratorios Evaluaciones de programas y revisiones curriculares Propuestas de Fondos Externos Integración de la Tecnología Investigación y Creación Estrategias de redistribución de horarios Planificación Académica Mejoramiento profesional de la Facultad Educación General Plan de Retención Plan de Reclutamiento Acreditaciones especializadas y profesionales

11 Partimos de la Misión Misión: Qué es? Es la razón de ser de una organización/ departamento / programa u oficina. Guía las decisiones de la oficina y la realización de actividades específicas. Defina la interrelación entre la oficina o departamento y sus miembros: estudiantes, profesores, comunidad, redes de apoyo y el medio ambiente o entorno. Debe ser un compromiso compartido por todos en la oficina. Las declaraciones de la misión son: Claras, precisas y concisas Cortas pocas líneas o un párrafo corto Motivadoras e inspiradoras Captan la identidad de la organización/oficina

12 Práctica 1: Evaluación de la Misión Departamental Misión del Departamento de Ciencias Sociales Promover, mediante la docencia y la investigación, la producción y desarrollo de un conocimiento integral donde se destacan la economía, la política, la geografía, la sociología, la antropología, la psicología y la historia que conduzcan a la formación de un estudiante con una perspectiva crítica, comparativa y multidisciplinaria. 1. Refleja la misión: Quiénes somos?, Qué hacemos? y para quiénes? Cómo la misión del programa se relaciona con la misión Institucional y Sistémica? Está la misión de sus programas alineada a la misión del departamento?

13 ASPECTOS A EVALUAR EJEMPLOS Paso 1. Análisis de Ambiente Interno Recursos Humanos Enfoque gerencial académico Empleados con conocimiento institucional Salarios o beneficios marginales inadecuados / riesgo Recursos Fiscales Equipamiento Equipamiento inadecuado inadecuado Reducción Reducción en los en ingresos los ingresos a UPR a UPR Reducción de Fondos y Programas Federales Recursos Físicos Poca disponibilidad de espacios para la enseñanza Limitado mantenimiento diferido Infraestructura Tecnológica, Informática y Científica Poca cultura de divulgación en Investigación Limitado conocimiento y uso en recursos tecnológicos Oferta Académica (Programas y Cursos) Producto o servicio sin características diferenciadoras Bajas tasas de graduación Calidad de los Servicios Baja calidad y agilidad en el servicio al estudiante Cultura Organizacional Burocrática

14 ASPECTOS A EVALUAR EJEMPLOS Paso1. Análisis de Ambiente Externo Legal y Político Sociodemográfico Cambio en regulaciones estatales y federales Reforma Laboral Reducción de la población y aumento de envejecientes Necesidad de adiestramiento a otros sectores de la población Deterioro en la calidad en educación y salud Económico Crisis fiscal e inestabilidad económica Pocas (o muchas) subvenciones o ayudas Reducción de fondos federales Aumento en demanda en los sectores de turismo y aeronáutica Tecnológico Bajos niveles de inversión e innovación Demanda Externa Requerimientos de empleabilidad multidisciplinarios Pocas alianzas entre industria, agencias y universidad Sector empresarial local subdesarrollado Internalización de programas y servicios Competencia Competencia local y a distancia significativa IES en peligro de desaparecer Ventajas competitivas bajo amenazas

15 Paso 2. Análisis SWOT S W Strengths = Fortalezas Weaknesses = Debilidades Aspectos fuertes de la Institución que pueden proporcionar ventajas competitivas Aspectos débiles de la organización que se consideran elementos de riesgo O Opportunities = Oportunidades T Threats = Amenazas Kotler (2001); Robbins (2004); Johnson (2006)

16 Matriz para Análisis FODA Ejemplo Programa de Humanidades

17 Cambios de Paradigmas Escuela de Negocios y Empresarismo de UT Antes Escuela de Administración de Empresas Enfoque a Enseñanza Orientación regional Cursos presenciales Ahora Escuela de Negocios y Empresarismo Enfoque a Enseñanza e Investigación Orientación Internacional Nuevas modalidades educativas

18 Práctica 2: Análisis SWOT e identificación de Prioridades o Asuntos Críticos

19 Paso 3. Formulación de Metas y Objetivos Metas Finalidad que se desea alcanzar a mediano plazo. Tienen que estar en armonía con el logro de la misión institucional Aportan al logro o adelanto de los postulados de la misión y visión. Ayudan a focalizar los trabajos y comités departamentales. No ofrecen expresión cuantitativa ni establecen límite de tiempo Limitadas en número Objetivos Resultados que se deben lograr a corto plazo para alcanzar la meta. Deben expresar: qué se pretende alcanzar (alcanzables) dónde se desea el resultado (tiempo) cuándo se alcanzará el mismo (medibles)

20 Ejemplo de Meta, Objetivo y Actividades Meta Establecer un Centro de Investigación Social para promover la innovación y el desarrollo económico y social de las comunidades desventajadas, a la vez que sirva de práctica para la facultad y estudiantes Objetivo Desarrollar un plan de recaudación de fondos externos para la adquisición de equipos y recursos para el Centro Actividades Identificar organizaciones / programas estatales y federales con potencial de atraer fondos Programar visitas a municipios y entidades públicas y privadas que provean fondos para mejorar la calidad de las comunidades Desarrollar materiales de promoción

21 Práctica 3: Formulación de Metas y Objetivos Desarrolle una meta y un objetivo partiendo de los resultado del análisis SWOT (prioridades identificadas) Luego: Evalúe, si la meta está alineada a su misión Asegurarse que los objetivos: Comienzan con un verbo (ver lista de verbos) Incluyen un componente medible Son alcanzables (basado en punto de referencia o benchmarking )

22 Paso 4. Preparar el Plan de Desarrollo Académico a Misión Metas y Objetivos (Alineación) Actividades (o estrategias) - Eventos y gestiones que contribuyen a alcanzar las metas y los objetivos trazados en la planificación Fecha periodo de vigencia Personas responsable Comité o funcionario encargado de que se cumpla el objetivo Recursos - incluyen recursos adicionales al presupuesto operacional Indicadores de efectividad - medidas que se utilizan para determinar desempeño Resultado esperado - Es la medida o proporción de desempeño de un indicador de éxito

23 Formato para la elaboración del Plan de Desarrollo

24 Paso 5. Preparar el Plan Anual Documento que identifica los proyectos, actividades e iniciativas de su Plan de Desarrollo a los que dará prioridad en cada ciclo de planificación y petición presupuestaria anual Establece las acciones (estrategias, actividades, proyectos) que se llevarán a cabo durante un año académico para adelantar o alcanzar las metas y objetivos...

25 Tabla del Plan de Trabajo Anual

26 Paso 6. Elaboración de los Informes Anuales Departamentales Informe Anual del Plan Estratégico Institucional: Horizonte 2020 Informe de Cumplimiento del Plan de Desarrollo Académico (Departamental) a Informe de Avalúo del Aprendizaje (incluye el componente de Educación General)

27 Ejemplo. Informe de Cumplimiento de los Planes de Desarrollo Académico

28 Paso 7. Avalúo de la Efectividad Departamental, Indicadores y Toma de Decisiones Evaluación de los resultados (outcomes) de los indicadores y toma de decisiones informadas para implementar las acciones correctivas para el próximo ciclo de planificación y la asignación de recursos. Efectividad institucional. Nivel en que la institución (o departamento) está alcanzando su misión y sus metas (o conseguir tener el efecto o impacto propuesto). Avalúo. Es el proceso sistemático para recopilar datos cuantitativos y cualitativos que nos permitan evidenciar cuán bien la institución o el departamento se está desempeñando, y usar dicha información para modificar sus operaciones de manera que su ejecución/ desempeño mejoren.

29 Cómo medimos la efectividad? Los indicadores (outcomes) pueden ser: Estadísticas o datos internos generados de informes de los sistemas de información estudiantiles (SIS o NEXT) Evidencia directa - pruebas estandarizadas, exámenes departamentales, portafolios, proyectos Medidas directas - ETS major Fields, o pruebas de pensamiento crítico, escritura, lectura o matemáticas, rúbricas Medidas indirectas - cuestionarios o encuestas, grupos focales, entrevistas u otros instrumentos de avalúo Recomendaciones de las agencias acreditadoras

30 Definicion y Ejemplos de indicadores y resultados esperados Métrica de desempeño / resultado esperado. Es la medida o proporción de desempeño en un indicador de éxito. Por ejemplo, si un indicador es la satisfacción estudiantil con la oferta programática, entonces la métrica tiene que decir qué porcentaje de satisfacción queremos alcanzar y en cuánto tiempo. Indicadores Definición Resultados Esperados Porcentaje de profesores con doctorado Este indicador debe demostrar el aumento (por año) de profesores que completaron estudios doctorales o de grado terminal. Alcanzar un 30% de docentes con grado doctoral Porcentaje de estudiantes que solicitaron en primera alternativa Se refiere al total de solicitantes de primera alternativa entre el total de solicitantes Incremento de, al menos, un 5% de los solicitantes en primera alternativa 30

31 Ejemplos de los indicadores del PEI* Área Estratégica 1 Programas revisados o creados Porcentaje de programas acreditados Grado de satisfacción de los graduandos con la calidad académica Número de cursos que se ofrecen a distancia Nivel de satisfacción de los estudiantes con los recursos bibliográficos Porcentaje de usuarios que acceden al servicio de Referencia Virtual Área Estratégica 2 Número de obras creativas, expuestas y/o publicadas Número de proyectos de investigación de los estudiantes Porcentaje de profesores dedicados a la investigación o a la creación Número de publicaciones en revistas arbitradas Número de libros o capítulos de libros publicados Número de otras publicaciones no-arbitradas * Cada Área Estratégica tiene un indicador de efectividad en el PEI

32 Práctica 5: Identifique un Indicador de Efectividad para un Objetivo del PDA Es el indicador importante para medir la efectividad de la misión de su departamento? Es el indicador importante para medir la efectividad (o progreso en el cumplimiento de los objetivos? Comunica algo importante sobre lo que está ocurriendo en su departamento o programa? Son fáciles de transmitir o de entender por los usuarios externos?

33 Paso 8. Determinar e Implementar Acciones Correctivas. para el mejoramiento sostenido y el éxito estudiantil

34 Referencias Universidad de Puerto Rico, ( 2012 ), Manual de Río Piedras Manual para la Planificación Estratégica, la Asignación de Recursos y el Avalúo de la Efectividad Institucional Certificación de la Junta Administrativa No. 038, Hinton, K.E., (2012). Practica to Strategic Planning in Higher Education. Society for College and University Planning (SCUP) Candelaria, M.L. (Octubre, 2013). Alineamiento de la planificación: proceso y producto de la planificación estratégica (Presentación). Universidad de Puerto Rico en Humacao

35 Definiciones Plan Estratégico Establece las metas y objetivos realistas y medibles para alcanzar la misión institucional. Plan de Desarrollo - Establece las metas y objetivos realistas y medibles para alcanzar la misión del departamento. Plan de Trabajo Anual - Identifica las acciones (estrategias, actividades, proyectos y prioridades) anuales. Actividades o iniciativas - Son eventos y gestiones que contribuyen a alcanzar las metas y los objetivos trazados en la planificación. Indicadores de éxito/desempeño - Son las características, dimensiones o elementos cuantificables (en una escala de razón o de intervalo) que actúan como guía para determinar cuán bien una organización se desempeña, en su totalidad o en algunos aspectos de sus actividades; y cuáles son sus fortalezas y retos.

36 Definiciones Misión - La misión define claramente su propósito en el contexto de la educación superior e indica a quién el departamento sirve y lo que se propone alcanzar (Estándar 1- MSCHE). Visión - Pronunciamiento que fundamenta la dirección del desarrollo departamental que debe estar acorde a la vigencia del Plan. Hacia dónde vamos o nos dirigimos? Meta - Es el resultado final que se desea alcanzar, que resuelve o atiende una brecha identificada (entre lo que es y lo que debe ser). Objetivo - Es un enunciado de un resultado parcial esperado en la consecución de una meta..