L adaptació de les administracions locals catalanes a les lleis 39 i 40/2015: Visió organitzativa i gestió del canvi

Transcripción

1 L adaptació de les administracions locals catalanes a les lleis 39 i 40/2015: Visió organitzativa i gestió del canvi Ascen Moro Cap de la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat moroca@santfeliu.cat

2 Pla d Acció d Administració Electrònica de la UE OBJECTIU: Eliminar els obstacles digitals que s oposen al Mercat Únic Digital i evitar la fragmentació que es pot generar en el context de transformació de les administracions públiques. PRINCIPIS Digital per defecte, les AAPP oferiran serveis digitals com opció preferent Principi d una sola vegada, garantint que la ciutadania i empreses suministren la mateixa informació només una vegada a les AAPP Inclusió i accessibilitat de forma predeterminada Obertura i transparència, garantint que la ciutadania i empreses puguin tenir control d accés i rectificació de les seves pròpies dades; control dels processos administratius que els involucren Transfronterer de forma predeterminada, facilitant la mobilitat dins el Mercat Únic Interoperabilitat de forma predeterminada, lliure circulació de dades i de serveis digitals en la UE Confiança i Seguretat, més enllà del compliment normatiu de protecció de dades, privacitat i seguretat de TI, integrant aquests elements en la fase de disseny

3 Escenari a partir de la Llei 11/2007 LAESP Ens obliga a disposar de solucions per garantir el dret de la ciutadania a relacionar-se per mitjans electrònics amb les AAPP: Seu electrònica Registre electrònic Tràmits electrònics Notificació electrònica Arxiu de documents electrònics Plataformes d interoperabilitat Desplegament ENS/ENI Reconeixement de les actuacions administratives per mitjans electrònics, més centrat en el FRONT OFFICE que en el BACK OFFICE.

4

5 La tramitació electrònica Serveis electrònics comuns Expedients electrònics Gestió documental GD-Matrix

6 Del Registre Electrònic a les Oficines d Assistència al Registre REGISTRE ELECTRÒNIC (L.11/2007 LAESP) Oficina d ASSISTÈNCIA AL REGISTRE (L.39/2015 LPACAP) DIGITALITZACIÓ DEL REGISTRE D ENTRADA NOU INSTRUMENT Creació del Registre de funcionaris/personal habilitat

7 Canvi cultural Projecte Digitalització Registre d Entrada Sant Feliu Formació Adaptació BPM i Màtrix Expedient integral Connexió a les xarxes de Interoperabilitat Interrelacions doc- BPM- QdC Aspectes Organitzatius Aspectes Tecnològics Adquisició d eines i dispositius Anàlisi i reformulació DIGITALITZACIÓ DEL REGISTRE D ENTRADA Redimensionar els recursos informàtics Seguretat i protecció de dades personals Aspectes Jurídics Revisió de l Ordenança AE i aprovació nou procés Escollir la signatura Publicar el sentit del silenci

8

9

10 Identificació vs signatura electrònica QÜESTIONS A CONSIDERAR: Fixa els tràmits en què és necessari la signatura electrònica de forma molt genèrica: amb la literalitat de l article és necessària per al 90% de les interaccions amb l Administració Local. La Llei no defineix el tipus de signatura per al tràmit concret-> es continua amb el mateix problema que ja teníem amb la LAESP, de determinació de la signatura a utilitzar. Únicament es pot demanar SE (art LPACAP): a) Formular sol licituds. b) Presentar DR o CP. c) Interposar recursos. d) Dessistir d accions. e) Renunciar a drets. Iniciativa del Consorci AOC: Protocol d identificació i signatura electrònica de Catalunya.

11 La foliació i l índex electrònic Expedient en format electrònic = Agregació ordenada de documents + índex numerat + còpia electrònica certificada de la resolució Normes Tècniques d interoperabilitat Recull els requisits mínims sobre l estructura i el format dels expedients electrònics per a la interoperabilitat. Inclusió als expedients d un índex electrònic signat per l òrgan o entitat actuant que garanteixi la integritat de l expedient electrònic i permeti la seva recuperació. El tancament de l expedient no s ha d entendre com el tancament del procediment corresponent. La foliació de l expedient s ha de poder fer en qualsevol moment del cicle de vida de l expedient. ATENCIÓ: nova versió de l e-emgde (previst a la NTI de Política de gestió de documents electrònics, defineix la incorporació i gestió de les metadades de contingut, context i estructura dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida), perfeccionant l alineació amb les metadades mínimes obligatòries, millorant les descripcions i les consideracions d ús i facilitant una major interoperabilitat entre sistemes.

12 En relació amb l aportació de documentació Aportar documents originals (només excepcionalment per normativa) Els interessats NO estaran obligats a: Aportar dades o documents ja presentats a qualsevol AAPP, Indicant en quin moment i davant quin òrgan administratiu es van presentar Es presumeix la consulta autoritzada llevat oposició expressa o que llei especial aplicable requereixi consentiment exprés Aportar documents elaborats per qualsevol AAPP (requereix consentiment de l interessat per ser consultats o recavats) Es presumeix la consulta o l obtenció autoritzada llevat que consti la seva oposició expressa o que llei especial aplicable requereixi consentiment exprés Els interessats es responsabilitzaran de la veracitat dels documents que presentin (declaracions responsables).

13 Requisits legals per a la validesa de les còpies (condició de còpia autèntica) Art. 27 LPACAP: Original electrònic o còpia autèntica CÒPIA AUTÈNTICA Elaboració d una còpia Ha de contenir metadades que indiquin que es CÒPIA i s ha de visualitzar en el document Original paper CÒPIA AUTÈNTICA Elaboració d una copia mitjançant procés DIGITALITZACIÒ = Ha de contenir metadades que indiquin que es CÒPIA i s ha de ll visualitzar en el document Original electrònic CÒPIA AUTÈNTICA Elaboració d una còpia CÒPIA AUTÈNTICA Ha de contenir metadades que indiquin que es CÒPIA i s ha de visualitzar en el document Original paper d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original. Per últim, el Reglament de l Esquema Nacional d Interoperabilitat ha de fixar les Normes Tècniques d Interoperabilitat de Procediments de copiat autèntic i conversió entre documents electrònics (D.A.1ª.j).

14 Gestió documental i d Arxiu únic Gestor de documents PIC (Paquet consulta) Documentació Activa i semiactiva PIT (Paquet transferència) Documentació administracions TAAD Consulta Documentació semiactiva Documentació de conservació permanent Cicle de vida dels documents: Sistema de Gestió Documental

15 La integració de les eines de gestió en el SGD Polítiques del Gestor Disposició Conservació i retenció Migració Accés i seguretat Formació Documentació de suport Manuals i protocols Entorn Paper Els arxius de les oficines Entorn electrònic Web semàntica Sistema de Gestió Documental GD- MATRIX Carpetes de la Xarxa (X, L, M,..) Aplicacions corporatives (SdE, Matrix,..) Eines de gestió QdC Tipologies documentals Calendaris de retenció i eliminació Catàleg de procediments i tràmits Catàleg de documents i dades interoperables Responsabilitats Manteniment del QdC Gestor de documents Rols expedients / + de documents / documents a la setmana

16 Adequació als Esquemes Nacionals de Seguretat i Interoperabilitat Evolució projecte Seguretat a Sant Feliu

17 Automatització de la transparència

18 Are you ready? Gràcies per la vostra atenció!

19