TRASLADO DE LAS OFICINAS DE LOS FIDAC

Transcripción

1 Punto 7 del orden del día IOPC/OCT16/7/3 Fecha 20 de septiembre de 2016 Original Inglés Asamblea del Fondo de A21 Comité Ejecutivo del Fondo de EC67 Asamblea del Fondo Complementario SA13 TRASLADO DE LAS OFICINAS DE LOS FIDAC Nota de la Secretaría Resumen: Medidas que se han de adoptar: Las oficinas de los FIDAC se han trasladado al edificio de la Organización Marítima Internacional (IMO). En este documento se ofrecen los detalles del contrato de arrendamiento y de los costes del traslado al 12 de septiembre de Asamblea del Fondo de 1992 Tomar nota de la información. 1 Introducción 1.1 En sus sesiones de abril de 2016, el Consejo Administrativo del Fondo de 1992 tomó nota de que el 15 de febrero de 2016 se habían acordado los términos de un contrato de subarrendamiento entre la Organización Marítima Internacional (OMI) y los FIDAC, y de que el Secretario General de la OMI y el Director de los FIDAC habían firmado el contrato de subarrendamiento (el contrato de arrendamiento principal se había celebrado entre la OMI y el Gobierno del Reino Unido) (véase el documento IOPC/APR16/7/1). 1.2 En la misma sesión el Consejo Administrativo del Fondo de 1992 tomó nota de que el contrato de subarrendamiento había entrado en vigor el 1 de marzo de 2016 y de que expiraría el 25 de octubre de 2032, con un periodo exento del pago de alquiler durante el acondicionamiento de los locales entre el 1 de marzo y el 31 de agosto de Se tomó nota además que el Gobierno del Reino Unido continuará contribuyendo con el 80 % del alquiler pagadero por el espacio ocupado en el edificio de la OMI como lo había hecho en Portland House. 1.3 El 24 de agosto de 2016 se puso fin al contrato de arrendamiento en Portland House. 1.4 Las oficinas de los FIDAC se trasladaron al edificio de la OMI durante el fin de semana del 23 al 24 de julio de 2016 y la Secretaría lleva funcionando en sus nuevas oficinas desde el 25 de julio de Los datos de contacto de los FIDAC son los siguientes: Dirección: 4 Albert Embankment, Londres SE1 7SR Teléfono (sin cambios): Telefax (sin cambios): Correo electrónico (sin cambios): info@iopcfunds.org Sitio web (sin cambios):

2 IOPC/OCT16/7/ Nuevos locales 2.1 Las condiciones esenciales del contrato de subarrendamiento son las siguientes: El alquiler se fijará en 429,60/m 2 /año, sin incluir los cargos por servicios descritos infra, para el periodo comprendido entre 1 de septiembre de 2016 y la fecha de rescisión del contrato de arrendamiento (es decir, el 31 de octubre de 2024) tal como se define en el Acuerdo entre la OMI y los FIDAC; Se considerará que los FIDAC ocupan 600,4 m 2. El alquiler anual total hasta la fecha de rescisión del contrato de arrendamiento será de Al menos un año antes de esa fecha, la OMI y los FIDAC encargarán conjuntamente una revisión independiente del alquiler y convendrán en un alquiler anual para el periodo comprendido entre el 1 de noviembre de 2024 y el 25 de octubre de El alquiler revisado será pagadero desde el 1 de noviembre de 2024, salvo que se notifique la rescisión con arreglo a lo estipulado en el Acuerdo. Además del alquiler, los FIDAC pagarán cargos por servicios en proporción a la superficie que ocupen para cubrir los servicios comunes proporcionados por la OMI, según se detallan en el Acuerdo. Los cargos por servicios se fijan inicialmente en al año conforme a la lista anexa al Acuerdo; y cubren las instalaciones y servicios a los FIDAC tales como servicios públicos, uso de las salas de conferencia y la cafetería, un espacio de aparcamiento reservado para el Director de los FIDAC y acceso al aparcamiento subterráneo para los automóviles, motos y bicicletas de los miembros del personal de los FIDAC, disponible por orden de llegada. Además del alquiler y los cargos por servicios, los FIDAC deberán pagar cargos médicos de 395 al año por cada miembro del personal por la utilización de la unidad médica de la OMI por el personal de los FIDAC. 2.2 En noviembre de 2015, se contrató a una firma consultora de gestión de proyectos, Turner and Townsend (T&T), para que supervisara el diseño y construcción de las nuevas oficinas, y controlase y validase los costes de los contratistas encargados del diseño y acondicionamiento de las nuevas oficinas. Además, T&T debía revisar los costes soportados por la OMI por el traslado de su personal y servicios de una parte de la primera planta del edificio de su sede para alojar las nuevas oficinas de los FIDAC. 2.3 La distribución de las nuevas oficinas se adjunta como anexo a este documento. El espacio de oficina consiste en una combinación de cubículos y espacio de oficina abierto, e incluye una zona de espera/biblioteca, una sala de servidores informáticos, una sala del personal, dos salas de silencio y una sala de reuniones. Asimismo, la OMI ha convenido en que pondrá salas de reunión a disposición de los FIDAC en sus propios locales. Los FIDAC han decidido mantener su propia red informática y de teléfonos, y se ha reutilizado mobiliario de oficina/mobiliario de almacenamiento y equipos informáticos y telefónicos siempre que ha sido posible. 3 Costes del traslado 3.1 Tal como se aprobó en las sesiones de octubre de 2014 de la Asamblea del Fondo de 1992, los costes de traslado se repartirán en tres años (2014 a 2016) mediante consignaciones presupuestarias. Tras los gastos de traslado efectuados en 2015, el presupuesto disponible para el traslado en 2016 dentro del Fondo General está constituido del siguiente modo:

3 Año IOPC/OCT16/7/3-3 - Consignación presupuestaria Saldo disponible Total En la sesión de abril de 2016 del Consejo Administrativo del Fondo de 1992, el Director informó de que esperaba poder limitar los costes a las consignaciones presupuestarias aprobadas para los ejercicios de 2014 a 2016 y cubrir cualquier excedente, debido al nivel imprevisto de los costes soportados por la OMI, con el presupuesto administrativo general de la Secretaría para El coste total del traslado asciende a al 12 de septiembre de 2016 e incluye la suma de pagadera a la OMI. En relación con el saldo total de las consignaciones presupuestarias disponible de que figura el párrafo 3.1 supra, el gasto para las nuevas oficinas de los FIDAC es de Gastos de las nuevas oficinas Importe Coste de diseño y construcción/señalización Nuevo mobiliario Adquisición de servicios informáticos, telefónicos y equipos audiovisuales necesarios Imprevistos (mejoras acústicas) Mudanza a los nuevos locales y costes por deterioro al desocupar Portland House Sub-total Honorarios profesionales de gestión del proyecto Gastos legales/tasas de seguros Gastos totales de las nuevas oficinas Más reembolso de los costes soportados por la OMI Gastos totales del traslado En relación con los costes de deterioro de los locales en Portland House, la Secretaría ha acordado el alcance de las obras con el arrendador. Se retiraron los muebles sueltos y se dejaron todos los tabiques divisorios/estantes fijos, etc. y se limpiaron los locales. El arrendador tomó posesión de las oficinas el 24 de agosto de 2016, sin costes de deterioro adicionales excepto los trabajos acordados. 3.5 La Secretaría logró traspasar el mobiliario superfluo, tales como archivadores (25 unidades), así como la mesa grande y las sillas de la sala de reuniones, al próximo arrendatario de Portland House por una compensación financiera de El coste estimado de retirar y eliminar dichos artículos hubiera sido de

4 IOPC/OCT16/7/ El reembolso de los costes sufragados por la OMI, que ascienden a , incluye los honorarios profesionales, los costes de traslado del personal de mantenimiento interno, el suministro de seguridad adicional durante las obras de acondicionamiento y la mudanza del mobiliario del personal de la OMI a otros pisos. El importe de los costes de la OMI representa el 15,7% del costo de las nuevas oficinas de los FIDAC de Consideraciones del Director 4.1 El Director está muy agradecido con los funcionarios de la Secretaría, los cuales han contribuido al diseño de las nuevas oficinas, y agradece el gran esfuerzo que han realizado para que el traslado sea un éxito. 4.2 El Director manifiesta su agradecimiento igualmente al Secretario General de la OMI y al personal de la Secretaría de la OMI por su continua asistencia y cooperación respecto a los arreglos logísticos para el traslado de la Secretaría de los FIDAC al edificio de la sede de la OMI. 4.3 Por último, el Director quisiera expresar su agradecimiento al Gobierno del Reino Unido por seguir contribuyendo con el 80 % del alquiler pagadero por el espacio ocupado en el edificio de la OMI. 5 Medida que se ha de adoptar Asamblea del Fondo de 1992 Se invita a la Asamblea del Fondo de 1992 a tomar nota de la información que figura en el presente documento. * * *

5 ANEXO IOPC/OCT16/7/3, Anexo