TRASLADO DE LAS OFICINAS DE LOS FIDAC

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1 FONDOS INTERNACIONALES DE INDEMNIZACIÓN DE DAÑOS DEBIDOS A CONTAMINACIÓN POR HIDROCARBUROS Punto 7 del orden del día IOPC/APR16/7/1 Original: INGLÉS 4 de abril de 2016 Asamblea del Fondo de AES20 Comité Ejecutivo del Fondo de EC66 Asamblea del Fondo Complementario SA12 TRASLADO DE LAS OFICINAS DE LOS FIDAC Nota de la Secretaría Resumen: En su sesión de octubre de 2015, el Consejo Administrativo del Fondo de 1992 tomó nota de que el Secretario General de la Organización Marítima Internacional (OMI), tras las conversaciones y reuniones celebradas entre los representantes de la OMI, el Gobierno del Reino Unido y los FIDAC, había confirmado que la OMI estaba de acuerdo en principio con alojar la Secretaría de los FIDAC en el edificio de su sede a partir de junio de 2016, en el entendimiento de que ello no entrañaría costo alguno para su organización. El Consejo Administrativo tomó nota también de que, a reserva de otras conversaciones con la Secretaría de la OMI en relación con el tamaño y ubicación exactos del espacio disponible para los FIDAC, y teniendo en cuenta la preferencia manifestada por el Gobierno del Reino Unido de que las oficinas de los FIDAC se trasladasen al edificio de la sede de la OMI, el Director consideraba que el traslado de los FIDAC al edificio de la sede de la OMI sería una solución pragmática y aceptable para todos. El 15 de febrero de 2016, se acordaron las condiciones de un contrato de subarrendamiento entre la OMI y los FIDAC, y el Secretario General de la OMI y el Director de los FIDAC firmaron el contrato correspondiente. Dicho contrato entró en vigor el 1 de marzo de 2016 y expirará el 25 de octubre de En este documento, se exponen sus principales condiciones. También se ha entregado notificación al actual arrendador de Portland House de la decisión de poner fin al contrato de arrendamiento el 24 de agosto de Se prevé que la mudanza de Portland House al edificio de la sede de la OMI tendrá lugar durante la semana del 18 de julio de 2016 y que la Secretaría estará funcionando en su nueva ubicación a partir del lunes 25 de julio de El Director esperar poder limitar los costes a las consignaciones presupuestarias aprobadas y cubrir cualquier excedente debido al traslado del personal y servicios de la OMI del espacio que ocupará la Secretaría de los FIDAC con el presupuesto administrativo general de la Secretaría para Se facilita una actualización de los costes de traslado. El Director proporcionará a los órganos rectores un desglose definitivo de los costes de traslado en sus sesiones de octubre de Medidas que se han de adoptar: Asamblea del Fondo de 1992 Tomar nota de la información.

2 IOPC/APR16/7/ Introducción 1.1 En su sesión de octubre de 2015, el Consejo Administrativo del Fondo de 1992 tomó nota de una importante novedad desde su sesión de abril de 2015, a saber, que tras las conversaciones y reuniones celebradas entre los representantes de la OMI, el Gobierno del Reino Unido y los FIDAC, el Secretario General de la OMI había confirmado que la OMI estaba de acuerdo en principio con alojar la Secretaría de los FIDAC en el edificio de su sede a partir de junio de 2016, en el entendimiento de que ello no entrañaría costo alguno para su organización. Al respecto, los órganos rectores recordaron que se había informado al Director que el Gobierno del Reino Unido seguiría contribuyendo con el 80 % del alquiler del local en el edificio de la sede de la OMI, hasta un máximo de por año, es decir, la contribución actual del Gobierno del Reino Unido para el local de Portland House (véase el documento IOPC/OCT15/11/1, párrafo 7.4.2). 1.2 El Consejo Administrativo tomó nota también de que, a reserva de otras conversaciones con la Secretaría de la OMI en relación con el tamaño y ubicación exactos del espacio disponible para los FIDAC, y teniendo en cuenta la preferencia manifestada por el Gobierno del Reino Unido de que las oficinas de los FIDAC se trasladasen al edificio de la sede de la OMI, el Director había considerado que el traslado de los FIDAC al edificio de la sede de la OMI sería una solución pragmática y aceptable para todos. 1.3 El Consejo Administrativo tomó nota igualmente de que, en esa sesión, el Director proponía otra consignación presupuestaria de para 2016 por costes de traslado. Tomó nota también de que el Director no pensaba que los costes del traslado al edificio de la OMI alcanzaran el monto estimado por los consultores de ; sin embargo, estimaba que sería prudente disponer de la consignación presupuestaria para El Consejo Administrativo observó que, de la consignación presupuestaria de para 2014, quedaba un saldo de unas y se preveía que otras del presupuesto de 2015 estarían disponibles para Observó además que, si se sumaba a ello la consignación presupuestaria de propuesta para 2016, se contaría con unas para sufragar los costes de traslado. 1.4 El Consejo Administrativo aprobó la consignación presupuestaria de propuesta para 2016 (véase el documento IOPC/OCT15/11/1, párrafo 7.4.4). 2 Novedades desde las sesiones de los órganos rectores de octubre de 2015 Nuevos locales 2.1 El 15 de febrero de 2016, el Secretario General de la OMI y el Director de los FIDAC firmaron un contrato en virtud del cual la OMI convenía en subarrendar locales de oficina a los FIDAC en la primera planta del ala trasera del edificio de su sede. Las condiciones del contrato de subarrendamiento (el contrato de arrendamiento principal se había celebrado entre la OMI y el Gobierno del Reino Unido) entraron en vigor el 1 de marzo de 2016 y expirarán el 25 de octubre de Se ha previsto que la mudanza de Portland House al edificio de la sede de la OMI tendrá lugar durante la semana del 18 de julio de 2016 con el objetivo de que la Secretaría de los FIDAC sea funcional en la nueva ubicación desde el lunes 25 de julio. 2.3 Las condiciones esenciales del contrato de subarrendamiento son las siguientes: Habrá un periodo exento del pago de alquiler, durante el acondicionamiento de las oficinas, entre el 1 de marzo y el 31 de agosto de 2016; Después, el alquiler se fijará en 429,60/m 2 /año, sin incluir los cargos por servicios descritos infra, para el periodo comprendido entre 1 de septiembre de 2016 y la fecha al rescindir el contrato de arrendamiento (es decir, el 31 de octubre de 2024) tal como se define en el Contrato;

3 IOPC/APR16/7/1-3 - Se considerará que los FIDAC ocupan 600,4 m 2. El alquiler anual total hasta la fecha al rescindir el contrato de arrendamiento será de Al menos un año antes de esa fecha, la OMI y los FIDAC encargarán conjuntamente una revisión independiente del alquiler y convendrán en un alquiler anual para el periodo comprendido entre el 1 de noviembre de 2024 y el 25 de octubre de El alquiler revisado será pagadero desde el 1 de noviembre de 2024, salvo que se notifique la rescisión con arreglo a lo estipulado en el Contrato. Además del alquiler, los FIDAC pagarán cargos por servicios, en proporción a la superficie que ocupen, para cubrir los servicios comunes proporcionados por la OMI, según se detallan en el contrato. Los cargos por servicios se fijan inicialmente en /año conforme a la lista anexa al contrato; y cubren las instalaciones y servicios a los FIDAC tales como servicios públicos, uso de las salas de conferencia y la cafetería, un espacio de aparcamiento reservado para el Director de los FIDAC y el acceso al aparcamiento subterráneo para los automóviles, motos y bicicletas de los miembros del personal de los FIDAC, disponible por orden de llegada. Además del alquiler y los cargos por servicios, los FIDAC deberán pagar cargos médicos de 395/persona/año por la utilización de la unidad médica de la OMI por el personal de los FIDAC. 2.4 Tras la firma del Contrato con la OMI, se notificó al arrendador de Portland House la decisión de poner fin al contrato de arrendamiento de las oficinas actuales el 24 de agosto de El alquiler de Portland House será pagadero hasta el 24 de agosto de 2016; y el de los nuevos locales en el edificio de la OMI, desde el 1 de septiembre de El Gobierno del Reino Unido continuará contribuyendo con el 80 % del alquiler pagadero por ambos locales. Costes de traslado 2.6 En noviembre de 2015, se contrató a una firma consultora de gestión de proyectos, Turner and Townsend (T&T), para que supervisara el diseño y construcción de las nuevas oficinas, controlase y validase los costes de los contratistas encargados del diseño y acondicionamiento de las nuevas oficinas. Además, T&T debía revisar los costes soportados por la OMI por el traslado de su personal y servicios de una parte de la primera planta del edificio de su sede para alojar las nuevas oficinas de los FIDAC. Cabe observar que T&T fue la firma contratada en 2000 por el Gobierno del Reino Unido cuando los FIDAC se mudaron a Portland House. 2.7 En enero de 2016, tras un proceso de licitación supervisado por T&T, se adjudicó el contrato a una firma de contratistas de diseño y construcción. El diseño y la distribución de las nuevas oficinas y los costes de acondicionamiento (incluido el mobiliario) se aprobaron el 26 de marzo de El diseño acordado y la distribución de las nuevas oficinas se adjuntan como anexo a este documento. Los FIDAC tendrán su propia red informática y telefónica. La distribución consiste en una combinación de cubículos y espacio de oficina abierto, e incluye una zona de espera/biblioteca, una sala de servidores informáticos, una sala del personal y dos espacios de reposo. En razón del espacio disponible, se incluye una sola sala de reunión (con cabida de hasta ocho personas). La OMI ha convenido en que pondrá salas de reunión a disposición de los FIDAC en sus propios locales. Como puede verse en el anexo (señalado), siempre que sea posible, se reutilizará el mobiliario de oficina/mobiliario de almacenamiento. Los equipos informáticos y telefónicos actuales también se reutilizarán. 2.9 Tal como se propuso en las sesiones de los órganos rectores de octubre de 2014 (documento IOPC/OCT14/7/2) y según se explica en el párrafo 1.3 supra, los costes de traslado se repartirán en tres años ( ) mediante consignaciones presupuestarias. Tras los gastos de traslado efectuados en 2015, el presupuesto disponible para el traslado en 2016 dentro del Fondo General está constituido del siguiente modo:

4 Consignación presupuestaria Año IOPC/APR16/7/1-4 - Saldo disponible Total El saldo disponible del presupuesto de 2015 excluye que se efectúe una provisión por costes de deterioro como resultado de la terminación del arrendamiento de Portland House Los costes de traslado se estiman al 24 de marzo de 2016 en unas , sin incluir el reembolso de los costes soportados por la OMI, según se indica a continuación: Gastos de los nuevos locales Importe Costes de diseño y construcción (sin incluir el nuevo mobiliario) Nuevo mobiliario Adquisición de servicios informáticos, telefónicos y equipos audiovisuales necesarios Imprevistos Mudanza a los nuevos locales y costes por deterioro al desocupar Portland House Subtotal Honorarios profesionales de gestión del proyecto (T&T) (de los cuales se pagaron en 2015) Gastos legales Total de gastos de los nuevos locales Más reembolso de los costes soportados por la OMI En relación con los costes de deterioro, la Secretaría ha acordado el alcance de las obras con el arrendador. Se tienen que retirar solo los muebles sueltos; todos los tabiques divisorios/estantes fijos, etc. pueden dejarse. La Secretaría se está esforzando por eliminar el mobiliario superfluo mediante una compensación financiera o retirarlo sin coste alguno, con objeto de reducir el coste de deterioro estimado de retirar el mobiliario El reembolso de los costes sufragados por la OMI incluye los honorarios profesionales, los costes de traslado del personal de mantenimiento interno, el suministro de seguridad adicional durante las obras de acondicionamiento y la mudanza del mobiliario del personal de la OMI a otros pisos. El importe de los costes de la OMI, que representa el 13,8 % del costo atribuible a los nuevos locales de los FIDAC, no se había previsto cuando se presupuestó el coste del traslado. 3 Consideraciones del Director 3.1 El Director agradece al personal de la Secretaría, a todos aquellos que han contribuido al diseño de las nuevas oficinas y han dado muestra de flexibilidad y de voluntad de aceptar el cambio del entorno laboral. 3.2 El Director manifiesta su agradecimiento igualmente al Secretario General de la OMI y al personal de la Secretaría de la OMI por su continua asistencia y cooperación respecto a los arreglos logísticos para el traslado de la Secretaría de los FIDAC al edificio de la sede de la OMI.

5 IOPC/APR16/7/ En relación con el presupuesto del traslado, el Director espera poder limitar los costes a las consignaciones presupuestarias señaladas en el párrafo 2.9 supra y cubrir cualquier excedente (debido al nivel imprevisto de los costes soportados por la OMI) con el presupuesto administrativo general de la Secretaría para El Director proporcionará a los órganos rectores un desglose definitivo de los costes de traslado en su sesión de octubre de 2016 y buscará la aprobación necesaria para las transferencias que se necesite autorizar entre los capítulos del presupuesto administrativo. 4 Medidas que se han de adoptar Asamblea del Fondo de 1992 Se invita a la Asamblea del Fondo de 1992 a que tome nota de la información que figura en el presente documento. * * *

6 ANEXO Plano del primer piso Distribución general IOPC/APR16/7/1, Anexo