110º período de sesiones. Roma, de septiembre de Informe sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa

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1 Julio de 2005 S COMITÉ DE FINANZAS 110º período de sesiones Roma, de septiembre de 2005 Informe sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa I. INTRODUCCIÓN 1. En el presente informe se facilita información actualizada sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa. A petición del Comité de Finanzas en su 109º período de sesiones, celebrado en mayo de 2005, en este documento se proporciona más información sobre el alcance, las ventajas y las estimaciones revisadas de los costos del proyecto relativo al Sistema de gestión de los recursos humanos de Oracle. II. SISTEMA FINANCIERO ORACLE Y SISTEMA DE APOYO PARA LA PLANIFICACIÓN, LA PRESENTACIÓN DE INFORMES SOBRE LA EJECUCIÓN Y LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA (PIRES) 2. Se están haciendo progresos en el sistema financiero Oracle y en el Sistema de apoyo para la planificación, la ejecución, la presentación de informes y la evaluación del programa (PIRES) conforme a los planes para el período comprendido entre febrero de 2005 y enero de 2006, tal y como se notificaron al Comité de Finanzas en su 109º período de sesiones de mayo de III. SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE ORACLE Objetivos y ámbito de aplicación 3. En el Marco estratégico para la FAO se determinaron seis Estrategias para afrontar cuestiones intersectoriales de toda la Organización con objeto de mejorar la forma de trabajo de la misma, a saber: garantizar la excelencia; intensificar la interdisciplinariedad; ampliar las asociaciones y alianzas; seguir mejorando el proceso de gestión; multiplicar los efectos de los Por razones de economía se ha publicado un número limitado de ejemplares de este documento. Se ruega a los delegados y observadores que lleven a las reuniones los ejemplares que han recibido y se abstengan de pedir otros, a menos que sea estrictamente indispensable. La mayor parte de los documentos de reunión de la FAO se encuentran en el sitio de Internet W/J5869/s

2 2 recursos para la FAO y sus Miembros; y comunicar los mensajes de la FAO. Todas estas estrategias exigen a la FAO que aproveche su principal activo: los recursos humanos. La reforma de los recursos humanos se inició en 1999 a fin de ayudar a la FAO a alcanzar sus objetivos estratégicos principales, y el Sistema de gestión de los recursos humanos se consideró un elemento fundamental en el que basar dicha reforma. 4. Por consiguiente, los principales objetivos operativos del proyecto del Sistema de gestión de los recursos humanos se relacionan con la aplicación de un sistema en apoyo de la reforma que trate la información sobre la gestión de los recursos humanos, la gestión de la actuación profesional y la promoción de la carrera, la planificación de los recursos humanos, la formación profesional, nuevos objetivos de contratación, además de la administración de personal y nómina. El proyecto relativo al Sistema de gestión de los recursos humanos empezó en 2002, con la confirmación del Sistema de gestión de los recursos humanos y nómina de Oracle como la mejor opción para la ejecución. Determinar los beneficios 5. En 2004, se realizó en el proyecto un examen completo de los procesos relativos a los recursos humanos de la FAO y se recomendaron una serie de mejoras destinadas a aprovechar las oportunidades ofrecidas por la nueva tecnología y a eliminar aquellas fases de los procesos que fueran redundantes y no proporcionaran valor añadido. 6. Se llevó a cabo un análisis de las lagunas en el que se comparó la naturaleza y la funcionalidad requeridas del Sistema de gestión de los recursos humanos para atender las necesidades de los procesos operativos simplificados. Este análisis confirmó que los programas informáticos del Sistema de gestión de los recursos humanos de Oracle responderán a la mayoría de las necesidades de la FAO con sólo un pequeño esfuerzo de adaptación. 7. Sin embargo, se consideró que la simplificación de los procesos no bastaba para cumplir todos los objetivos del proyecto y que era necesario un nuevo modelo de gestión de los recursos humanos, más eficaz. En consecuencia, se realizó un nuevo estudio a comienzos de 2005 en el que se analizó el enfoque global de la prestación de servicios de recursos humanos. En el estudio se propuso un modelo de gestión de los recursos humanos más eficaz y menos costoso para la prestación de servicios en este ámbito, que se vale totalmente de la funcionalidad que ofrece el Sistema de gestión de los recursos humanos. 8. La introducción de prácticas nuevas y modernas de gestión de los recursos humanos apoyadas por el Sistema de gestión de los recursos humanos y el nuevo Modelo de Gestión generará beneficios y ahorros, tal y como se señaló en el informe FC 108/14 sobre las economías por eficiencia. Entre estos beneficios figurarán: a) La reorientación de los recursos humanos de la tramitación de operaciones a una estrategia centrada en la valoración de los recursos humanos, la planificación y los servicios de asesoramiento. b) El refuerzo de la función y capacidad de los directores de servicios para la gestión efectiva de sus recursos humanos (por ejemplo, a través de la gestión de la actuación profesional, la planificación de los recursos humanos y la gestión de la información sobre los mismos). c) La reorientación de los recursos de personal de los departamentos a actividades programáticas, reduciendo el tiempo invertido en procesos de administración de recursos humanos. d) Un mecanismo más transparente de prestación de servicios en relación con los recursos humanos para responder mediante acuerdos operativos entre los proveedores de servicios de recursos humanos y los departamentos usuarios. e) La mejora del acceso a la información sobre la gestión de los recursos humanos y de su utilización por parte de los administradores a todos los niveles para la toma de decisiones estratégicas y operacionales. La disponibilidad global de información

3 3 sobre la gestión de los recursos humanos mejorará las condiciones de control y aumentará la transparencia. f) La mejora de la presentación de informes en materia de datos sobre gestión, mediante la integración completa de los datos sobre finanzas, recursos humanos y programas en la base común de planificación institucional de los recursos. g) La mejora del apoyo a las oficinas exteriores. Disponer del Sistema de gestión de los recursos humanos en las oficinas exteriores mejorará en gran medida las comunicaciones entre la Sede y estas oficinas y reducirá el tiempo que actualmente se dedica a las consultas y seguimiento de la tramitación de transacciones a través del correo electrónico o el teléfono. La principal fuente de ahorro en los costos será la reducción de los gastos de personal de servicio de recursos humanos. Debe observarse que, si bien la cuantificación de los ahorros previstos como consecuencia de la introducción del nuevo sistema de gestión de los recursos humanos y del modelo de gestión de estos recursos debe ser objeto de un análisis más detallado del volumen de trabajo, se prevé una reducción de los gastos de personal relacionados con el sistema actual de tramitación de las operaciones administrativas vinculadas a los recursos humanos. Plazos previstos para el proyecto 9. Los plazos previstos para el proyecto se facilitaron al Comité de Finanzas en su 107º período de sesiones celebrado en mayo de 2004, cuando se informó de que la fecha propuesta de aplicación del sistema era a finales de El proyecto se está llevando a cabo según lo previsto y se confirma la fecha de aplicación de finales de Costos del proyecto 10. La primera estimación de los costos del proyecto fue de dólares EE.UU. y se presentó al Comité de Finanzas en marzo de 2003 (FC 102/27). 11. Esta estimación se facilitó al inicio del proyecto y, en mayo de 2004 (FC 107/19), se presentó al Comité de Finanzas una estimación más precisa, basada en los resultados obtenidos en el proyecto hasta la fecha. Esta última fue de dólares EE.UU., lo que supone una reducción de dólares EE.UU. 12. Sin embargo, tal estimación superaba en un margen considerable los fondos disponibles para el proyecto procedentes de la principal fuente de financiación, o sea, el pago de atrasos del principal contribuyente. No se consideró conveniente reducir el alcance del proyecto para ajustarse a la financiación disponible, ya que se reducirían en extremo los beneficios que podrían obtenerse con el sistema. Por ello, se han realizado denodados esfuerzos durante 2004 y 2005 para buscar medidas de reducción de los costos del proyecto y encontrar fuentes de financiación alternativas. 13. Como consecuencia de estos esfuerzos, se han adoptado cuatro medidas para lograr reducir de forma considerable los costos estimados del proyecto: Adopción de la versión del paquete del Sistema de gestión de los recursos humanos de Oracle preparada para la OIT: la estimación original de dólares EE.UU. destinados a adaptaciones se ha reducido en dólares EE.UU. descendiendo a dólares EE.UU. Esta cifra comprende dólares EE.UU. para sufragar los gastos que supone adelantar a 2005 la mejora de las aplicaciones de la FAO del sistema financiero Oracle, necesaria para aprovechar las adaptaciones al sistema de las Naciones Unidas que realizzó la Oracle Corporation para la OIT, así como dólares EE.UU. destinados a adaptaciones específicas para la FAO. Traslado de la elaboración de sistemas a una localidad de costos bajos: La FAO está creando un servicio de elaboración de sistemas en Bangkok donde los costos de los contratistas que desarrollan sistemas de TI son considerablemente menores que en Roma. Los ahorros previstos en el proyecto son del orden de dólares EE.UU.

4 4 Reducción de gastos en recursos humanos relativos al proyecto: el proyecto tiene varios puestos vacantes, cuyas funciones se están realizando mediante recursos humanos distintos del personal de plantilla a un costo menor que el de este personal. El ahorro se estima en unos dólares EE.UU. Reducción de la demostración del sistema: se ha reducido el alcance y la duración de la actividad inicial de demostración y confirmación del sistema. Después de introducir estas medidas, se han vuelto a evaluar los costos del proyecto y su estimación actual es de dólares EE.UU. más dólares EE.UU. para la mejora de Oracle Financials. Así pues, la estimación total de los costos es de dólares EE.UU. Financiación del proyecto 14. El proyecto cuenta actualmente con cuatro fuentes de fondos, por un total de dólares EE.UU.: una asignación especial con cargo al Programa Ordinario en correspondiente a dólares EE.UU. recursos para la formación de personal de los departamentos en 2006 por valor de dólares EE.UU., para sufragar los gastos de la capacitación del personal en la utilización del Sistema de gestión de los recursos humanos; financiación con cargo a los atrasos (tal y como se informó en FC 109/27) de dólares EE.UU., cuyo saldo se propone arrastrar al Capítulo 8 Gastos de capital para su utilización en 2006; una asignación complementaria en 2006 de dólares EE.UU. a través del Servicio de gastos de capital, tal y como se propone en el Programa de Labores y Presupuestos para La financiación y costos del proyecto se resumen en el cuadro que figura a continuación. La diferencia de dólares EE.UU. se seguirá intentando cubrir mediante ahorros en los gastos. Efectivos (miles de dólares EE.UU.) Estimados (miles de dólares EE.UU.) Año Total parcial Total FINANCIACIÓN Asignación del Programa Ordinario Fondos procedentes de atrasos Presupuestación de capital ESTIMACIONES DE LOS COSTOS Costos del proyecto Mejora de Oracle GASTOS SIN FINANCIAR 906

5 5 Financiación con cargo a los atrasos después de Se propone que el saldo no utilizado de los atrasos a finales de 2005, que se prevé que sea de dólares EE.UU., se incorpore al Servicio de gastos de capital y se arrastre a 2006, según lo refrendado por el Comité de Finanzas en mayo de 2004 y a reserva de la aprobación de la Conferencia. Gastos ordinarios del Sistema de gestión de los recursos humanos 17. Los gastos aislados después de la aplicación durante el primer año de ejecución del sistema (2007) se han cuantificado en aproximadamente dólares EE.UU. En ellos se incluye la transición del equipo del proyecto a los encargados del apoyo permanente, la resolución de los problemas iniciales y algunas actividades paralelas realizadas con el ordenador central en Los gastos del apoyo permanente en materia de tecnología de la información (TI) para el Sistema de gestión de los recursos humanos permanecerán en el mismo nivel que los gastos de apoyo actuales, ya reducidos, de los antiguos sistemas de recursos humanos y nóminas que se administran en el ordenador central. Esto se conseguirá destinando los ahorros en los gastos operacionales de dichos antiguos sistemas a financiar los recursos humanos necesarios para la administración del Sistema de gestión de los recursos humanos y el apoyo a la mejora de la aplicación. 19. Los beneficios financieros del proyecto empezarán a registrarse en Aunque los ahorros en el primer bienio serán marginales debido a los gastos necesarios después de la aplicación, éstos comenzarán a incrementarse a partir de 2008.

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