INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE JUEGOS PROMOCIONALES

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE JUEGOS PROMOCIONALES Recomendaciones: Utilizar el navegador Mozilla. 1. Ingrese a nuestra página web en la parte izquierda de esta encontramos el Menú Comercial, luego ubicamos Promocionales y rifas.

2 2. Dentro de Promocionales y rifas en el índice ubicamos el apartado "Trámites y requisitos autorización y concepto de excepción Juegos Promocionales" 3. Al darle click en "Trámites y requisitos autorización y concepto de excepción Juegos Promocionales" encontramos los siguientes items: - Lista de chequeo (Estos son los documentos que se deben tener en cuenta para autorizar un juego promocional, si no están completos no se podrá autorizar) NOTA: Dentro del documento ubicarse en la tercera columna JUEGOS PROMOCIONAL - AUTORIZACION.

3 - Logo Lotería de Bogotá (Se debe utilizar en todos los elementos publicitarios de la promoción) - Solicitud Juegos Promocionales (Cuando ya tenga todos los documentos que se solicitaron en la lista de chequeo, se completa el formulario para la solicitud) Para ingresar a diligenciar la solicitud se procede: menú comercial; promocionales y rifas, al frente se encuentra SOLICITUD JUEGOS PROMOCIONALES; doble clic y aparece el TEMA AZUL...

4 NOTA: Si usted no tiene Usuario y contraseña, por favor comunicarse con la Lotería de Bogotá al número telefónico Ext 224 y solicitarla con los siguientes datos: Razón social, Nit y correo electrónico. 4. Al ingresar su usuario y contraseña encontrara lo siguiente: 5. Ingresar a "Solicitud de Juego promocional", encontraremos la información de los juegos promocionales ya autorizados con anterioridad, para solicitar uno nuevo presionamos, encontrara lo siguiente:

5 Marcamos "AUTORIZACION JUEGO PROMOCIONAL", y también se debe marcar "Es persona Jurídica?". Si ya ha solicitado con anterioridad una autorización de juego promocional por este medio, le aparecerá pre-completado el formulario, de lo contrario se deberá completar en su totalidad. RECOMENDACIONES: LA SOLICITUD DE LA AUTORIZACIÓN DE UN JUEGO PROMOCIONAL DEBE SER 6 DÍAS ANTES DEL INICIO DE LA PROMOCIÓN, DE LO CONTRARIO NO SE PODRÁN ADJUNTAR LOS DOCUMENTOS SOPORTES. Si dentro del periodo del juego promocional se van a realizar varios sorteos, en el campo de fecha final se anotara la ultima fecha y en observaciones se detallaran las fechas y/o horas. Igualmente si el sorteo se va a realizar con un método diferentes al de boletos, también se debe anotar en el campo observaciones y en ese evento la hora serán las 24 horas. Al diligenciar la solicitud en el recuadro "CUBRIMIENTO" Se escribe LOCAL y en el recuadro "HORA" Se escribe la hora militar

6 6. Luego de completado la primera parte del formulario, teniendo en cuenta todas las recomendaciones antes anotadas, se procese a describir el plan de premios en la parte inferior de este. Se agregaran uno a uno los premios que compongan el juego promocional agregando con el símbolo de la parte inferior y luego guardarlos uno a uno. Luego de concluida la descripción en su totalidad se procederá a guardar en el símbolo parte superior., de la NOTA: LA COLUMNA DE COSTO TOTAL, Y LA LIQUIDACIÓN DE LOS DERECHOS DE EXPLOTACIÓN Y GASTOS DE ADMINISTRACIÓN, NO SE DEBEN MANIPULAR 7. Luego de guardado se generara automáticamente el formulario en un archivo PDF, el cual es recomendable guardar ya que este contiene el número de su solicitud, en este se reflejara el valor a consignar por derechos de explotación y gastos de administración, el cual debe ser EXACTO

7 8. Posterior a este procedimiento se procederá a anexar los documentos soportes los cuales deben estar previamente digitalizados en un documento PDF (se deben adjuntar el mismo día de la solicitud), para poder adjuntarlos se ingresa por el apartado "Importa documento soporte" del menú en la parte izquierda. En la parte central aparecerán las solicitudes para poder adjuntar los documentos obligatorios para la autorización. Seleccionamos la solicitud a la cual se van a adjuntar los documentos con doble click, y presionamos el símbolo, para que se active el botón y poder adjuntar los documentos. Los documentos deben estar previamente escaneados en siete (7) archivos, bautizados así: 1- SOLICITUD. (firmada por el representante Legal) NO es el formato de solicitud, es un documento en papel oficial, donde se haga la solicitud. 2- MECÁNICA (detallada y clara). 3- CERTIFICADO DEL CONTADOR. copia de la T.P. y C.C. en la que exprese que se cuenta con XXXX pesos (valor que debe ser igual al plan de premios). 4- COTIZACIONES O FACTURAS. (si adjunta facturas no se exige póliza) 5- DOCUMENTOS DE REPRESENTACIÓN LEGAL, Rut, C.C. del Representante Legal 6- TODAS las piezas publicitarias, con el logo de la Lotería de Bogotá. 7- CONSIGNACIÓN de Derechos de Explotación y Gastos de Administración. La referencia 1 es el NIt del gestor

8 En la parte inferior izquierda aparece para grabar, En caso de aportar cotizaciones se debe tramitar póliza de cumplimiento, con la autorización del juego y presentarla dentro de los cinco (5) días posteriores a la aprobación del juego promocional Con este procedimiento se concluye con la solicitud de su Juego promocional. Una vez concluido el juego promocional, se deben adjuntar las actas del sorteo (elaborada por el Delegado de Gobierno), y las de entrega de premios (las cuales deben contener copia de la cédula de ciudadanía, dirección y el teléfono de (los) ganador (res) (Previamente escaneadas, en un (1) sólo archivo. En la tercera opción Con este procedimiento se procede a cerrar el proceso.