MANUAL DE REPRESENTANTES/ESTUDIANTES DE SGA MENTOR

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1 SGA MENTOR MANUAL DE REPRESENTANTES Y ESTUDIANTES MANUAL DE AYUDA 2013

2 INDICE 1. INICIO DE SESIÓN OLVIDO DE CREDENCIALES DE ACCESO PANTALLA PRINCIPAL... 3 a. AREAS Y ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE INICIO... 4 i. INFORMACIÓN DE USUARIO... 4 ii. MENÚ DE NAVEGACIÓN... 5 iii. FOTO FAMILIAR... 5 iv. ÁREA DE COMUNICACIONES... 6 b. Actualizando datos personales c. Creando recordatorio, Citas y Comunicaciones d. CALENDARIO e. NOTIFICACIONES, CITAS Y NOTICIAS f. SEGUIMIENTO ACADÉMICO DEL ESTUDIANTE Datos Generales, del menú de navegación de la pantalla académica a. Ficha Médica b. Departamento de consejería c. Mis profesores d. Mis compañeros e. Mis Materias Aprovechamiento a. Sistema de evaluación b. Detalle de actividades c. Calificaciones hasta hoy d. Detalle de calificaciones e. Calificaciones del año Comportamiento y Asistencia a. Detalle de disciplina b. Detalle de asistencia Horarios y cronograma a. Horario de clases b. Mis rutas de transporte c. Cronograma Mensual

3 1. INICIO DE SESIÓN. En la pantalla de Inicio de Sesión (fig. 1 Inicio de Sesión), el usuario ingresa las credenciales de acceso, usuario y contraseña en los cuadros destinados para ello, luego puede aplastar en el botón Ingresar que aparece al pie de la pantalla. Fig. 1. Inicio de sesión 2. OLVIDO DE CREDENCIALES DE ACCESO. Si el usuario, ha olvidado sus credenciales de acceso al SGA MENTOR, puede aplastar en el enlace que aparece en la pantalla de Inicio de Sesión (Fig. 1), donde dice No puedes acceder a tu cuenta? Esta acción le muestra la pantalla de Solicitud de credenciales, para que la solicitud de credenciales (Fig. 2) tenga éxito, el usuario debe haber actualizado sus datos previamente, como se indica más adelante en este manual, habiendo registrado correctamente su cédula y cuenta de correo electrónico, la recuperación de credenciales se puede lograr ingresando el usuario, la cédula o bien el correo electrónico. Conectividad Global. CIA LTDA [ 1

4 Fig. 2. Solicitud de credenciales Una vez ingresado, cualquiera de los parámetros que se exigen para recuperar las credenciales de acceso, se debe aplastar en el botón solicitar credenciales, las mismas serán enviadas vía correo electrónico. Conectividad Global. CIA LTDA [ 2

5 3. PANTALLA PRINCIPAL Logrado el acceso al sistema, se entra en la pantalla principal (Fig.3 ), la cual resulta ser el punto de partida para posteriores acciones que le estén permitas al representante o al estudiante. Fig. 3. Inicio Conectividad Global. CIA LTDA [ 3

6 a. AREAS Y ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE INICIO En la pantalla de Inicio encontramos varias áreas y elementos que son de interés para los representantes y/o estudiantes. La descripción de estas áreas (Fig. 4) así como el uso de las mismas serán explicadas a continuación. Fig. 4 Pantalla de Inicio o principal i. INFORMACIÓN DE USUARIO Fig. 6. Información de usuario. En esta área se mostrará la bienvenida al usuario autenticado, también se podrá cambiar la contraseña, aplastando sobre la foto del usuario y seleccionando la opción de cambiar mi contraseña. Fig. 7. Cambiando contraseña. Conectividad Global. CIA LTDA [ 4

7 ii. MENÚ DE NAVEGACIÓN Fig. 8. menú de navegación Para los representantes y estudiantes solo estarán activadas las opciones de: - Inicio: Retorna a la pantalla principal - Datos de familia: Pantalla de edición de los datos de familia - Acerca de: Pantalla con información de copyright del SGA MENTOR. iii. FOTO FAMILIAR Fig.9. Foto Familiar En la foto familiar además de enriquecer la interfaz de usuario, también se puede aplastar y nos lleva a la pantalla de edición de los datos familiares Fig. 10 y Fig. 11 Fig. 10 Datos familiares. Conectividad Global. CIA LTDA [ 5

8 Fig. 11. Edición de los datos de familia iv. ÁREA DE COMUNICACIONES Fig. 12. Área de comunicaciones. b. Actualizando datos personales. Aplastando sobre el botón Actualizar mis dato, nos vamos a la pantalla de actualización de datos, en principio no se encuentra en modo de edición (Fig.13) para poder editar los datos Conectividad Global. CIA LTDA [ 6

9 personales del usuario, debemos aplastar sobre que se encuentra al pie de la pantalla, poniendo el formulario en modo de edición de datos (Fig.14) Fig. 13. Formulario de datos personales Fig. 14. Formulario de datos personales en modo de edición. Conectividad Global. CIA LTDA [ 7

10 c. Creando recordatorio, Citas y Comunicaciones. - Un recordatorio es la comunicación de cierto evento en una fecha determinada y para un grupo de usuarios determinados, también pueden ser creados recordatorios personales. - Una Cita, es el acuerdo de encuentro entre dos o más usuarios de la comunidad educativa de la institución y que están registrados en el SGA MENTOR. - Una Comunicación, es el envió de un mensaje de correo a uno o mas usuarios de la comunidad educativa de la institución y que estén registrados en el SGA MENTOR. Cualquiera que sea la acción que se quiera llevar a cabo de crear recordatorio, cita o comunicación, la verdad es que el procedimiento para ello es muy parecido, solo con sutiles diferencias que no necesitan mayor explicación, es por ellos que vamos a explicar cómo crear un recordatorio y de ahí se puede hacer una analogía en los otros métodos de comunicaciones. Recordatorio: Para crear un recordatorio aplastamos sobre el botón Crear Recordatorio, esta acción nos lleva a la pantalla correspondiente (Fig. 14), en el caso de los representantes solo podrán enviar recordatorios a los usuarios registrados de las secciones donde se encuentran Registrados sus hijos. Fig.15. Creando un recordatorio Conectividad Global. CIA LTDA [ 8

11 Para seleccionar los destinatarios de un recordatorio debemos aplastar en usuarios y grupos registrados de la sección seleccionada (Fig. 16) mostrando los Fig.16. Usuarios y grupos En la pantalla de usuarios y grupos seleccionamos a quien va dirigida nuestro recordatorio, o cita o comunicación, desplazándolos del cuadro de la izquierda al de la derecha, al terminar la selección aplastamos en y estos quedaran registrados en el cuadro para:, para completar el recordatorio ingresamos la fecha, el asunto, el contenido, adjuntamos algún archivo en caso de ser requerido, y enviamos. Para aquellos recordatorios que requieren de cierta recurrencia, podemos definirla aplastando en mostrando la pantalla de recurrencia (Fig. 17.) Conectividad Global. CIA LTDA [ 9

12 Fig. 17. Definición de recurrencia para recordatorios o citas. La recurrencia define la frecuencia con que se va a mostrar un recordatorio o vamos a tener una cita según sea el caso, siempre en el ámbito de las fechas de inicio y fin. d. CALENDARIO La utilidad del calendario es la de poder navegar por los días definidos para el año escolar. En el calendario aparecerán resaltados los días en los que se ha definido uno o varios eventos, al marcar sobre estos días podremos ver la información de tales eventos, en el área de Notificaciones, Citas y Noticias. Fig. 18 Calendario e. NOTIFICACIONES, CITAS Y NOTICIAS Fig. 19. Notificaciones, Citas y Noticias Conectividad Global. CIA LTDA [ 10

13 En el área de notificaciones, citas y noticias, se mostrarán los respectivos eventos según el día que este seleccionado en el calendario. f. SEGUIMIENTO ACADÉMICO DEL ESTUDIANTE En el área de seguimiento académico del estudiante se mostrarán los hijos del representante que se encuentren registrados en cualquiera de las secciones dela Unidad Educativa. Algunos elementos tienen cierta interpretación, existe un indicador de deberes enviados en el día, este indicador es un punto verde para indicar que no se han enviado deberes y en el caso contrario se muestra en color rojo (Fig. 20): Fig.20. Seguimiento Académico Otras de las características de esta área es que si se aplasta sobre la foto del estudiante se pasa a la pantalla de edición de datos personales del mismo, esto se realiza de la misma forma que la edición de datos personales del usuario, también en algunos casos se muestra la sección en la que se encuentra matriculado el estudiante. Además está el enlace para ver toda la información académica de los estudiantes. La acción de aplastar sobre este botón nos bota a la pantalla de Información Académica Fig.21. Información Académica Como en la pantalla de Inicio o principal, aquí se encuentra también un Menú de navegación: Conectividad Global. CIA LTDA [ 11

14 Fig. 22. Menú de Navegación de información académica. Un área de Notificaciones, con información sobre los recordatorios y deberes que se han enviado para el día seleccionado en el calendario. Fig. 23. Área de notificaciones de información académica Desde el menú de navegación de información académica (Fig. 22) los representantes tendrán acceso a las opciones que les permitirán realizar todo el seguimiento académico de sus hijos. 4. Datos Generales, del menú de navegación de la pantalla académica Empecemos por dentro de datos generales encontramos: Fig. 24. Submenú de Datos Generales a. Ficha Médica. Conectividad Global. CIA LTDA [ 12

15 Fig. 25. Ficha Médica En la ficha médica el representante puede ingresar información primaria sobre el estado de salud de sus hijos e información importante que ayudaría en un caso de emergencia que se presente. b. Departamento de consejería. Fig. 26. Datos para el departamento de orientación profesional En esta pantalla el representante ingresa información que favorece el trabajo pedagógico del departamento de Orientación profesional o consejería. c. Mis profesores Fig. 27. Profesores La información de los profesores que se muestra es mínima y solo si la administración de la escuela permite que esta información sea publicada, se muestran la materia que imparte, el nombre y el correo del profesor en caso que este registrado. Conectividad Global. CIA LTDA [ 13

16 d. Mis compañeros Fig. 28 Mis compañeros En la pantalla de Mis compañeros se muestra información referente a los compañeros de aula del estudiante, si alguno de los compañeros de aula cumple años en el día que se esta mostrando esta información, el sistema permite enviarle una felicitación personalizada via correo electrónico. e. Mis Materias. Fig. 29. Mis Materias En la pantalla de Mis Materias se muestra información de las materias que recibe el estudiante, así como el profesor que la imparte, cada nombre de materia es un enlace a ver una descripción y objetivos de la misma (Fig. 30). Conectividad Global. CIA LTDA [ 14

17 Fig. 30 Objetivos y descripción de materia 5. Aprovechamiento El menú de aprovechamiento (Fig. 31) comprende las opciones: - Sistema de evaluación. - Detalle de actividades. - Calificaciones hasta hoy. - Detalle de calificaciones. - Calificaciones del año. Fig. 31. Menú aprovechamiento a. Sistema de evaluación Fig. 32 Sistema de evaluación Aquí se debe mostrar un archivo con información sobre el sistema de evaluación vigente en la unidad educativa. Conectividad Global. CIA LTDA [ 15

18 b. Detalle de actividades. Fig. 33 Detalle de actividades En esta pantalla el representante podrá obtener información detalla de todas y cada una de las actividades que se le ha enviado al estudiante a partir de la fecha que él mismo seleccione hasta la fecha actual. Al cambiar la fecha, se actualiza la vista de las actividades. c. Calificaciones hasta hoy. Fig.34. Calificaciones hasta hoy En la vista calificaciones hasta hoy, el representante/estudiante, tiene acceso a las calificaciones que han ingresado los profesores hasta el día de hoy, además de tener acceso al detalle de cada una de las calificaciones, para ello se debe aplastar sobre la calificación de la cual se quiere ver el detalle (Fig. 35.). También es posible tener acceso a los objetivos y descripción de alguna de las materias que se muestran en esta misma pantalla, aplastando sobre el nombre de la misma. Conectividad Global. CIA LTDA [ 16

19 Fig.36. Detalle de calificaciones Otras de las opciones que tenemos desde la pantalla Calificaciones hasta hoy, es la posibilidad de ver un gráfico de barras del progreso académico del estudiante en cada uno de los diferentes parciales (Fig. 37.) aplastando en el botón que se encuentra en el extremo derecho de la barra de parámetros. Fig.38. Gráfico de progreso de calificaciones Conectividad Global. CIA LTDA [ 17

20 d. Detalle de calificaciones. La opción Detalle de calificaciones, da la posibilidad de ingresar a ver directamente el detalle de calificación de una materia en un quimestre y parcial determinado, dando además información directa de la descripción de la materia así como su objetivo (Fig. 38), al aplastar en la opción se muestra la pantalla de la Fig. 36. Mostrando las calificaciones de los diferentes deberes que se han calificado. Fig.38. Parámetros de detalle de calificaciones e. Calificaciones del año Las calificaciones del año, es el resumen de las calificaciones por materias y por quimestre, mostrándose como en la Fig. 39. Fig.39. Calificaciones del año. Conectividad Global. CIA LTDA [ 18

21 6. Comportamiento y Asistencia. Fig.40. Comportamiento y Asistencia El menú de Comportamiento y Asistencia (Fig. 40) comprende las opciones: - Detalle de comportamiento. - Detalle de asistencia. a. Detalle de disciplina Como su nombre indica es la vista que nos muestra las calificaciones de comportamiento por parciales y períodos. (Fig. 41) Fig.41. Detalle de comportamiento b. Detalle de asistencia. Muestra las calificaciones de los resultados del registro de asistencia por parcial y período en el intervalo comprendido entre las fechas de Desde: Hasta y por Materia. 7. Horarios y cronograma. El menú Horarios y cronogramas comprende las opciones: - Horario de clases. - Mis rutas de transporte. - Seleccionar rutas de transporte - Cronograma. Fig.41.Horarios y cronograma Conectividad Global. CIA LTDA [ 19

22 a. Horario de clases. El horario de clases indica todo el programa de actividades académicas el estudiante por horas clases y días de clases, presentando el nombre de la materia y aula donde se impartirá dicha clase (Fig.42). Es posible desde el horario de clases, acceder a los objetivos y descripciones de las materias, que recibe el estudiante. Fig.42. Horario de Clases b. Mis rutas de transporte En esta pantalla el representante podrá seleccionar y asignar las rutas de transportación que se deben usar para el traslado y regreso de estudiante a la unidad educativa. Fig. 43. Mis rutas de transporte Para asignar una nueva ruta del tipo seleccionado: Se debe aplastar en esto le lleva a la pantalla de selección de rutas, donde aparecen todas las rutas de transportación que se han definido previamente (Fig.44). Conectividad Global. CIA LTDA [ 20

23 Fig.44 Asignar una nueva ruta. Desde la pantalla de asignación de rutas podemos inspeccionar las rutas que se han definido teniendo una visión en mapa de la ruta definida, para ello se aplasta en el nombre de la ruta.(fig. 45). Estos mapas tienen toda la funcionalidad que tiene GoogleMap. Fig.45. Selección de rutas de transportes Para asignar la ruta en cuestión, debe aplastar en y finalmente seleccionar los días en que se usará la ruta elegida (Fig.46) para que finalmente quede asignada al estudiante. La carga de las rutas de transportación queda a cargo de la Unidad Educativa. Conectividad Global. CIA LTDA [ 21

24 Fig 46. Selección de los días de transporte para una nueva ruta. c. Cronograma Mensual. El cronograma mensual se utiliza para tener detalles de las actividades que se van a realizar durante el año escolar. La forma de presentación es por meses, el representante puede navegar por los meses comprendidos en el año escolar y ver qué actividades han sido planificadas por la Unidad Educativa.(Fig. 47). Conectividad Global. CIA LTDA [ 22