Financiación de Matrícula Financiera

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. Objetivo y Alcance Definir los pasos a seguir para realizar financiaciones de matricula financiera a los estudiantes de modalidad presencial de acuerdo a lo estipulado en el calendario académico. Inicia con la solicitud de financiación de la matrícula financiera y finaliza con archivo de la Documentación y Copias de Seguridad. 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación del presente procedimiento es el Vicerrector(a) Administrativo(a) y Financiero(a) de la Universidad de Pamplona y la ejecución del procedimiento está a cargo del Técnico Administrativo. 3. Definiciones 3.1. Asignación de Descuentos: Registro en el sistema en el periodo actual de los descuentos o estímulos a los que se postula un estudiante Complejidad: Clasificación que se da a las carreras o programas académicos de la Universidad de Pamplona para asociarlos a un nivel de costo de la matrícula financiera Descuentos: Deducciones en el valor de los derechos de matrícula establecidos en las normas (Reglamento estudiantil, leyes del gobierno, etc.) 3.4. Estímulos: Deducciones en el valor de los derechos de matrícula, otorgados a los estudiantes que pertenecen a grupos representativos de la Universidad, en el ámbito deportivo y cultural contemplados en el Reglamento estudiantil Estrato: hace referencia al Estrato socio-económico, herramienta que utiliza el Estado colombiano (Ley 142 de 1994, Artículo 102) para clasificar los inmuebles residenciales de acuerdo con los lineamientos del DANE, en la Universidad de Pamplona para los programas de la modalidad pregrado presencial el estrato de la vivienda registrado en los datos del estudiante determina en el valor a liquidar en la matricula financiera Impedimentos: Son la reglas que se parametrizan en el sistema, que hacen que una liquidación no pueda ser generada, generalmente se asocian a deudas adquiridas con la Universidad Liquidación: Elaboración en el sistema del valor de matrícula financiera. Elaboró Aprobó Validó Firma Adriana Barajas Lizarazo Firma Rene Vargas Ortegón Firma Jhon Arvery Arenas Fecha 7 de Junio de 2018 Fecha 7 de Junio de 2018 Fecha 18 de Junio de 2018

2 Página 2 de Liquidación Masiva: Elaboración en el sistema del valor de matrículas financieras por lotes Normas: Principios en los que se basa el programa de liquidación definidos en Acuerdos, reglas, leyes, ordenanzas, etc Parametrización: Ingreso de datos al sistema, que determinan los lineamientos, acciones o funciones a ejecutar el aplicativo al momento de realizar las liquidaciones de matrículas financieras Pruebas: Verificaciones de los resultados de una o varias liquidaciones que determinan el correcto funcionamiento del aplicativo Recargos: Gravámenes que componen la liquidación de la matricula financiera Reliquidación: Es la nueva liquidación que se efectúa para hacer reajustes al valor de la matrícula Saldos a Favor: valor positivo que se abona a una liquidación Saldos en Contra: valor negativo que se deduce a una liquidación Factores de Liquidación: Variables porcentuales en salarios mínimos mensuales legales vigentes que se asignan en el sistema a cada carrera para generar el valor de la misma. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000/2015. Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido N DE ACTIVIDAD ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE 1. SOLICITUD DE FINANCIACIÓN DE LA MATRÍCULA FINANCIERA 1.1 El estudiante interesado en solicitar financiación por parte de la Universidad de Pamplona para el pago de su matrícula financiera, debe descargar de la página web la Vicerrectoría Administrativa el FDE.VA-08 Solicitud de Financiación de Matrícula Financiera y Compromiso de Pago Pregrado Presencial y Distancia, diligenciarlo, firmarlo y presentarlo en los lugares autorizados, dentro de los tiempos establecidos. 10 minutos 2. FINANCIACIÓN DE LA MATRÍCULA FINANCIERA 2.1 La Universidad de Pamplona dentro de las estrategias de colaboración para el acceso de los estudiantes a la Institución, establece la financiación de la matrícula financiera basada en 5 minutos por cada solicitud. En pregrado presencial el responsable es el

3 Página 3 de 7 los lineamientos establecidos en la Resolución 577 del 31 de Julio de 2017 Por el cual se establece los esquemas de financiación de matrícula a los estudiantes de los diferentes programas académicos La Resolución 577 del 31 de Julio de 2017, establece aspectos importantes para tener en cuenta en la financiación: FINANCIACIÓN INTERNA PAGARE CON CODEUDOR PARA LOS PROGRAMAS DE PREGRADO PRESENCIAL, DISTANCIA: Se denomina financiación interna al trámite mediante el cual la Universidad de Pamplona, otorga al estudiante la facilidad de pagar el semestre respaldado por un título valor-pagare, así: En pregrado distancia el responsable de la recepción de documentos es el Director de Cread y/o secretarias de Cread. La cuota inicial, equivalente mínimo al 50% del valor de la matrícula, debe ser cancelada con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles del vencimiento de la matrícula ordinaria o extraordinaria. El valor restante, se cancelará dentro de los sesenta (60) días calendario siguiente, suma estas que deben ser consignadas a favor de la Universidad de Pamplona en las cuentas bancarias que sean designadas según el formato de liquidación con código de barras. Es requisito indispensable contar con un deudor solidario que respalde la obligación adquirida. Como respaldo de la obligación del literal (b), se deberá suscribir un pagare y una carta de instrucciones, por parte del estudiante y del deudor solidario. CLASES DE DEUDORES SOLIDARIOS Si el deudor solidario es empleado debe además demostrar ingresos mensuales que superen el valor del monto a financiar, mediante certificación laboral con fecha de expedición no mayor a 30 días, que incluya sueldo, cargo, fecha de ingreso y tipo de contrato, adicional aportar certificado de ingresos y retenciones y/o declaración de renta del año anterior, si está obligado a declarar. Si el deudor solidario es trabajador independiente certificación de ingresos expedida por la autoridad competente, si es expedido por contador público se debe acompañar con copia legible de la tarjeta profesional y del documento de identidad del contador, y copia de las tres (3) últimas planillas de aportes al Sistema de seguridad social en salud del codeudor pagadas. Deudor solidario con finca raíz, debe adjuntar Certificado de tradición y libertad del inmueble del codeudor, este inmueble debe estar libre de todo gravamen (hipotecas, embargos, o afectaciones a patrimonio de familia o a vivienda familiar, entre otros) y debe ser expedido no mayor a 30 días. Si el deudor solidario es pensionado, debe demostrar ingresos diferentes a la pensión adjuntar certificación de ingresos adicionales expedida por la autoridad competente. Si es expedido por contador público se debe acompañar con copia legible de la tarjeta profesional y del documento de identidad del contador.

4 Página 4 de 7 Documentos que deben acompañar el pagaré: Los documentos que deben acompañar el pagaré son los descritos en el ítem de la clase de deudor solidario, esto dependen de cuál deudor solidario se escogerá por parte del estudiante. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del estudiante y del deudor solidario, en caso de que el estudiante sea menor de edad se deberá adjuntar tarjeta de identidad. Fotocopia del recibo de matrícula. Solo se podrá ser deudor solidario de una obligación (financiación) a la vez por cada periodo académico (Salvo en caso de que sean hermanos) Una vez se obtenga la anterior documentación, se procederá de siguiente manera: El estudiante debe imprimir de la página web institucional, el pagaré y la carta de instrucciones para su diligenciamiento y correspondiente firma junto con la de su codeudor. Una vez diligenciados y firmados dichos documentos se deben entregar a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, para proceder a habilitar la matricula. CONDICIONES DE LA FINANCIACION DE LA MATRICULA: 1. La Universidad no condona ningún tipo de deuda por concepto de crédito educativo otorgado a los alumnos. 2. Para que el estudiante sea beneficiario de un crédito deb encontrarse a paz y salvo, por todo concepto con la universidad. 3. Todos los pagos de financiación deben ser cancelados en el periodo académico que fueron causados. El no pagar oportunamente durante dos periodos consecutivos, ocasionará la pérdida del beneficio de la financiación en periodos futuros. 4. Será por cuenta del estudiante y el codeudor los gastos en que deba incurrir la Universidad para hacer efectiva la obligación de restitución de sumas de dinero objeto del crédito, tales como, gastos de abogado, costas procesales, etc. 5. Solo se podrá optar por la financiación directa desde el segundo semestre y hasta el penúltimo semestre. 6. La primera cuota de la financiación es obligatoria para adquirir la calidad de estudiante. 7. Una vez realiza la financiación se no realiza ningún tipo de devolución, ni saldos a favor para próximos semestres. 8. en el evento que haya financiación con una entidad externa, no se otorgara por parte de la Universidad otro tipo de financiación.

5 Página 5 de 7 9. En el evento que el estudiante regular de la Universidad d Pamplona pregrado presencial y distancia se encuentre en estad de condicionalidad no podrá realizar financiación. La Universidad establece las fechas para el pago y el estudiante asume el compromiso de cumplimiento con el diligenciamiento y firma FDE.VA-08 Solicitud de Financiación de Matrícula Financiera y Compromiso de Pago Pregrado Presencial y Distancia. La Universidad de Pamplona sólo valida las consignaciones realizadas por los estudiantes con el comprobante de pago, generado por el sistema Academusoft. FINANCIACION EXTERNA: Este tipo de financiación la realiza directamente el deudor (estudiante o acudiente) con entidades financieras reconocidas por la Superintendencia Financiera o con una Entidad legalmente reconocida para tal fin. Si la Entidad financiera o similar no efectúa el giro a la Universidad de Pamplona de acuerdo con el crédito o auxilio aprobado, el estudiante deberá realizar el pago en las cuentas establecidas por la Universidad de Pamplona. Si el crédito realizado con la entidad externa es menor al 100% del valor de la matrícula financiera, el estudiante para poder continuar con el proceso de matrícula académica debe cancelar en las fechas establecidas en el calendario académico el porcentaje que no cubre la entidad externa, descargando del sistema la liquidación con el valor del porcentaje que le corresponde. Es de aclarar que el Vicerrector Administrativo y Financiero tendrá la potestad de autorizar casos especiales de refinanciación por caso fortuito o fuerza mayor. 3. APROBACIÓN FINANCIACIÓN 3.1 Cuando el estudiante cumple con los requisitos descritos en la Actividad 2 del presente documento, se presenta en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera donde se ingresa la información en el sistema Academusoft y se gestiona y publica la financiación. Para los programas de distancia, el estudiante se presenta en el CREAD, y de allí remiten a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera la relación de estudiantes que cumplieron requisitos para la gestión de la financiación en el sistema. 5 minutos por cada solicitud 4. CONSULTA DE FINANCIACIÓN Y REPORTE DEL COMPROBANTE DE PAGO 4.1 El estudiante ingresa a su campus TI, o consulta desde el enlace público en la página Web institucional, descarga el comprobante de pago, verifica la cuenta bancaria, las fechas límites de pago, código de referencia (que tenga los 19 dígitos), lo imprime y realiza el pago en la entidad financiera autorizada para tal fin por parte de la Universidad de Pamplona. 1 día 5. VERIFICACIÓN DE PAGO 5.1 Se recomienda al estudiante que una vez realizado el pago, verifique que el código de referencia registrado por el cajero en el sello del banco, coincida con el código de referencia asignado en el comprobante de pago. 2 días de Pagaduría y Tesorería

6 Página 6 de 7 Pasados dos días de haber efectuado el pago, el estudiante ingresa y verifica en su campus TI donde le aparece el estado PAGADO, para que proceda a realizar su matrícula académica. Si transcurrido los dos días, en su campus TI le aparece en estado PENDIENTE debe presentar a la oficina de Pagaduría y Tesorería en Pamplona o Villa del Rosario, el ORIGINAL del comprobante de pago para la correspondiente revisión y registro en el sistema, con el fin de que pueda continuar con el trámite de su matrícula académica. 6. ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN Y COPIAS DE SEGURIDAD 6.1 Toda la información de matrículas es registrada en la base de datos, a través de academusoft 3.2, la seguridad de las bases de datos está a cargo del proceso de Concepción, Elaboración, Construcción y Transición de Soluciones de Aplicativos Empresariales y de Misión Crítica Específica. En la Vicerrectoría Administrativa y Financiera se conservan los soportes de financiación de pregrado presencial. En cada Cread se conservan los soportes de financiación de los Estudiantes de pregrado distancia. 15 días En pregrado distancia el responsable de la recepción de documentos es el Director de Cread y/o secretarias de Cread 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2015 Sistema Integrado de Gestión. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2015 Sistema Integrado de Gestión. Requisitos NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Ley 962 de 2005 Antitrámites MECI: 2014 Modelo Estándar de Control Interno Ley 594 de 2000 Archivo General de la Nación. 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Acta No 005 de 29 de mayo de 2012 Acta No 001 de 13 de enero de 2014 Acta No 016 de 28 de junio de 2016 Acta de Grupo de Mejoramiento No. 008 de Junio de 2018 Fecha de Aprobación Fecha de Validación 29 de mayo de de Junio de de enero de de enero de de Junio de de Junio de de Junio de de Junio de Anexos. No Aplica

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