INSTALACIONES FÍSICAS DEL CPPCR

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1 Código: PR-AF-004 Versión: 1 PÁGINA 1 DE 7 PROCEDIMIENTO DE ALQUILER Y PRÉSTAMOS DE INSTALACIONES FÍSICAS DEL CPPCR COLEGIO PROFESIONAL DE PSICÓLOGOS Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Jefatura Administrativa Financiera Dirección Ejecutiva Junta Directiva Código: PR-AF-004 Versión: 1 Abril

2 Código: PR-AF-004 Versión: 1 PÁGINA 2 DE 7 1 Contenido 1 OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLES DEFINICIONES NORMAS DE OPERACIÓN Solicitud de Alquiler de Instalaciones Solicitud de Alquiler de Instalaciones Indirectos Solicitud de Alquiler a Terceros: Préstamos para Actividades de otras instituciones Préstamos a Colegiados para fines educativos sin lucro Trámite Administrativo: Lineamientos Generales Tablas de Costos... 6 CONTROL DE CAMBIOS SECCIÓN / PÁRRAFO MODIFICADO 1 Creación inicial del documento 2 3 CAMBIO REALIZADO FECHA MES / AÑO Creación del documento Abril

3 Código: PR-AF-004 Versión: 1 PÁGINA 3 DE 7 1 OBJETIVO Regular el alquiler y préstamos de las instalaciones del CPPCR, con el objeto de realizar actividades culturales, educativas, deportivas y sociales, en procura de garantizar el adecuado uso de dichos espacios. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los usuarios de las instalaciones del CPPCR 3 RESPONSABLES Corresponde al Departamento Financiero Administrativo, la actualización del presente procedimiento. Departamento Financiero Administrativo actualizar las tarifas para el alquiler de instalaciones. Es responsabilidad de la Dirección Ejecutiva la revisión del presente documento. Es responsabilidad de la Junta Directiva aprobar el presente procedimiento. La Junta Directiva es responsable de autorizar las actualizaciones de tarifas presentadas por la Administración para el alquiler de instalaciones. Es responsabilidad de todo usuario cumplir con las disposiciones contempladas en el presente documento. 4 DEFINICIONES Alquiler : Cuando la actividad es para el colegiado, su cónyuge o familiares en primer grado de consanguinidad (hijos (as), hermanos, padre y madre). Alquiler intermediario: Cuando el colegiado sirve como intermediario para actividades de personas no contempladas en el primer grado de consanguinidad. Préstamos de instalaciones: Cuando se facilitan las instalaciones a terceros, mediante solicitud dirigida a la Junta Directiva y media por tanto un acuerdo de dicho cuerpo colegiado, no conlleva el registro de ingresos para el CPPCR. Equipo adicional: Video Beam, Pantalla, Pódium (con micrófono), Micrófonos adicionales (como máximo dos). 3

4 Código: PR-AF-004 Versión: 1 PÁGINA 4 DE 7 5 NORMAS DE OPERACIÓN 5.1 Solicitud de Alquiler de Instalaciones Se facilitará el alquiler de las instalaciones del CPPCR a los colegiados que cumplan con las siguientes condiciones: Estar al día en el pago de su colegiatura. Llenar el formulario Solicitud de Alquiler de Instalaciones publicado en la página web del CPPCR. Toda solicitud queda sujeta a disponibilidad. Realizar el trámite de pago correspondiente. 5.2 Solicitud de Alquiler de Instalaciones Indirectos Para el uso de las instalaciones solicitado por un colegiado como intermediario de un tercero, entendiendo que estos serían: sus familiares en primer grado de consanguinidad (padres e hijos), cónyuge. El solicitante deberá cumplir con: Estar al día en el pago de su colegiatura. Llenar el formulario Solicitud de Alquiler de Instalaciones publicado en la página web del CPPCR. Toda solicitud queda sujeta a disponibilidad. Realizar el trámite de pago correspondiente. 5.3 Solicitud de Alquiler a Terceros: En caso de que el solicitante (persona física) no sea colegiado deberá comunicarse con el área Administrativa Financiera para cumplir con los siguientes puntos: Solicitud formal de las instalaciones donde se especifica: o Razón de la actividad. o Tipo de actividad. o Cantidad de participantes o Requerimiento en cuanto a espacio físico y equipo audiovisual. o Fecha solicitada El trámite queda sujeto a disponibilidad de fecha. 4

5 Código: PR-AF-004 Versión: 1 PÁGINA 5 DE Préstamos para Actividades de otras instituciones Se requerirá solicitud formal a Junta Directiva, detallando los puntos indicados en el inciso 5.3 del presente documento, quedará a discreción de dicho cuerpo colegiado así como la disponibilidad de fechas. 5.5 Préstamos a Colegiados para fines educativos sin lucro Los colegiados que realicen solicitud de instalaciones con el fin único de realizar procesos educativos o académicos, podrán tener acceso sin costo por dicho uso en horario administrativo (L-V de 8 a.m. a 4:30 p.m.), cumpliendo con los siguientes elementos: o Estar al día en el pago de su colegiatura. o Llenar el formulario Solicitud de Alquiler de Instalaciones publicado en la página web del CPPCR. o Toda solicitud queda sujeta a disponibilidad. o No incluye el uso del equipo audiovisual, en caso de requerirlo se podrá solicitar el alquiler del mismo. 5.6 Trámite Administrativo: El departamento Administrativo Financiero, una vez consultada la disponibilidad debe proceder a asegurar su reservación, por medio de un depósito previo (sin excepción) y firmar el contrato de alquiler, cuyo contrato por parte del Colegio será firmado por el Presidente de la Junta Directiva. El solicitante deberá realizar un depósito de garantía en efectivo directamente en las instalaciones del CPPCR, el cual será un 40% del costo del alquiler. El departamento Administrativo Financiero una vez realizada la actividad deberá revisar las condiciones físicas en las que el usuario realizar la entrega del espacio físico así como el equipo audiovisual que haya requerido. Una vez constatado el buen estado de las instalaciones se realizará la devolución del depósito de garantía. En caso contrario corresponderá proceder con la valoración del monto correspondiente para la adecuada reparación, en caso de que el monto sea superior al depósito de garantía, se aplicaría la cláusula XXX del contrato de uso de instalaciones que estable el mecanismo de cobro por daños a equipos e instalaciones. Para completar la reserva de cualquier espacio, es necesario que el usuario además realice la cancelación del 50% del costo del alquiler al firmar el contrato y el saldo tres días hábiles antes de la actividad, igualmente también deberá 5

6 Código: PR-AF-004 Versión: 1 PÁGINA 6 DE 7 cancelar el depósito de garantía. El restante 50% deberá ser cancelado con tres días de anticipación a la fecha del evento. En caso de cancelación del evento el colegiado deberá informar con mínimo 8 días hábiles de anticipación a la fecha del evento para que aplique la devolución del anticipo y depósito de garantía, en caso contrario únicamente se estaría realizando la devolución del depósito de garantía no así el anticipo. Tanto el colegiado como sus familiares e invitados, deben mantener estricto cuidado con las personas menores de edad a fin de evitar accidentes. 5.7 Lineamientos Generales Toda actividad programada en forma oficial por el Colegio tendrá prioridad para el orden de uso de las instalaciones. Es prohibido el uso de armas de fuego, armas de aire comprimido, flechas o cualquier tipo de armas dentro de las instalaciones del Colegio. También es prohibido permanecer bajo los efectos de alguna droga o sustancias psicotrópicas. El uso de equipos de sonido y video están permitidos, siempre y cuando su sonido no perturbe o comprometa el buen acciones otras actividades que se estén realizando. Cualquier otro aspecto sobre el alquiler y uso de las instalaciones del Colegio no previstos en el presente documento se regirá por lo que disponga la Junta Directiva del Colegio. Todo usuario acepta que el Colegio no asume ninguna responsabilidad por cualquier perjuicio, daño o accidente que le suceda dentro de las instalaciones del Colegio. 5.8 Tablas de Costos USO TOTAL DEL AUDITORIO (Colegiado) Hora Adicional (40%) Hora Adicional Máximo 200 personas tipo auditorio/1 50 tipo escuela/

7 Código: PR-AF-004 Versión: 1 PÁGINA 7 DE 7 USO TOTAL DE AULAS (Colegiado) Hora Adicion al (40%) Hora Adicional Hasta 20 personas/ 4 horas De 21 a 40 personas / 4 horas Los servicios incluidos en la tarifa son: Alquiler del Salón durante 6 horas. Sillas. Mesas (rectangulares para 10 personas) según disponibilidad. Servicio de limpieza antes y después del evento. Parqueo. Seguridad. Los servicios de audiovisuales se contratan por aparte. 7