Fecha: Formato de instructivo de trabajo: Control y medición del objetivo # 2

Transcripción

1 1 de 8 1 Objetivo. Revisar, verificar y corregir los documentos y requisitos completos de cada trámite de licencias de conducir, registro vehicular, padrón fiscal y créditos fiscales. 1.1 Las no conformidades detectadas pueden corregirse por 3 vías: rápido y fácil con la corrección inmediata, corrección a corto plazo o elaborando una acción correctiva. (Ver herramientas sicadi9001_2015). 1.2 Las no conformidades detectadas deben corregirse, eliminarse que no vuelvan a repetirse en esta área y no se replique o proliferen en otras áreas. 2 Alcance. La cobertura de este instructivo de trabajo es para las 13 oficinas de Recaudación, distribuidas en los 5 Municipios del Estado de Baja California. 3 Responsabilidad. Los Recaudadores de Rentas del Estado y los encargados de las áreas de control y legalidad, tienen a su cargo eliminar las no conformidades al revisar y validar la documentación y requisitos de cada uno de los trámites realizados. 4 Instrucciones para control y legalidad de la documentación y requisitos: 4.1 Fase inicial: Los expedientes completos de cada semana anterior, se deben entregar cada martes a los responsables de las Recaudaciones Auxiliares e Integrales, quienes los turnaran a las áreas de control y legalidad, como sigue: A) En Mexicali central y auxiliar: 1) central y auxiliar Mexicali incluido el banco, 2) oficina de Cobro González Ortega, 3) volantas, 4) agencias de autos, 5) UCAN, 6) San Felipe, 7) Gpe Victoria y 8) Cd Morelos. B) En Tijuana central y Vía rápida: 1) central Tijuana, auxiliar Vía rápida incluido el banco, 2) volantas, 3) unidades móviles, 4) agencias de autos, 5) CANACO y 6) UCAN. C) En Cerro colorado: 1) solamente al subrecaudación incluido el banco. D) En Ensenada: 1) central y auxiliar Ensenada incluido el banco, 2) volantas, 3) agencias de autos y 4) San Quintín. F) Tecate 1) solamente al subrecaudación y G) Playas de Rosarito 1) solamente al subrecaudación. Donde se hace la revisión de los conceptos, requisitos, digitalización y aplicación de acuerdo con el proceso certificado y establecido en el SICADI, en relación a la metodología requerida para cada uno de los servicios a disposición de la ciudadanía.

2 2 de Los documentos de cada expediente que se mencionan en el punto 4.1.1, son digitalizados, o bien la copia al carbón de los requisitos de ley, que integran todos los legajos de los trámites efectuados, en todas las cajas que se abrieron durante la semana anterior a cada martes, día designado para la entrega recepción de documentos por el área de control y legalidad Entrega de Expedientes de Control Vehicular: Digitalizado o copia al carbón de las tarjetas de circulación, en caso de robo o extravío reporte del Ministerio Público o el formato de extravío de documentos firmado y debidamente llenado. Anexo los requisitos establecidos 1) por la ley que regula los servicios de control vehicular y 2) por la ley de ingresos, ambas del Estado de Baja California, y 3) los requisitos y formatos firmados y debidamente llenados del SICADI, Las tarjetas deberán ser enviadas sin las orillas perforadas y en el orden consecutivo de folios, por caja y día de operación, anexando las tarjetas canceladas, reimpresas y desfasadas y Reporte de control de trámites diarios (firmado por el cajero y supervisor de la oficina) de cada caja que se opere Se verifica que cada uno de los procesos presenten la documentación señalada en los requisitos establecidos en cada uno de ellos Control y Legalidad (CyL) de control vehicular opera en 20 áreas de la siguiente manera: Municipio Recaudación Procesos Área de C y L que revisa Mexicali Auxiliar Mexicali 1) Licencias CyL 1 Auxiliar Mexicali 2) Registro vehicular CyL 1 Auxiliar Mexicali San Felipe 3) Licencias CyL 1 Auxiliar Mexicali 4) Registro vehicular CyL 1 Auxiliar Mexicali Gpe. Victoria 5) Licencias CyL 1 Auxiliar Mexicali 6) Registro vehicular CyL 1 Auxiliar Mexicali Ciudad Morelos 7) Licencias CyL 1 Auxiliar Mexicali 8) Registro vehicular CyL 1 Auxiliar Mexicali Tijuana Auxiliar Vía Rápida 9) Licencias CyL 2 Vía rápida 10) Registro vehicular CyL 2 Vía rápida Cerro Colorado 11) Licencias CyL 3 Cerro colorado 12) Registro vehicular CyL 3 Cerro colorado Ensenada Auxiliar Ensenada 13) Licencias CyL 4 Auxiliar Ensenada 14) Registro vehicular CyL 4 Auxiliar Ensenada San Quintín 15) Licencias CyL 4 San Quintín

3 3 de 8 16) Registro vehicular CyL 4 San Quintín Tecate Tecate 17) Licencias CyL 5 Tecate 18) Registro vehicular CyL 5 Vía rápida Rosarito Rosarito 19) Licencias CyL 6 Rosarito 20) Registro vehicular CyL 6 Rosarito En caso de que se requiera alguna acción correctiva, como es la de pedir al usuario que regrese a completar su trámite, se envían las no conformidades al Recaudador de cada una de las oficinas mencionadas para que, en cada caso, se proceda a la elaboración de la notificación correspondiente, a fin de que el usuario se presente, en la oficina de Recaudación a completar el trámite En caso de que se requiera alguna acción correctiva, como es la de pedir al usuario que regrese a completar su trámite, se llama o envía un correo electrónico, pidiéndole su visita a la recaudación Una vez terminada la revisión de control y legalidad, se deberá utilizar el formato NO Conformidad acción correctiva en caso de no poderse corregir de inmediato las NO conformidades halladas Cuando la corrección al proceso no puede ser realizada de manera inmediata, los documentos con error son colocados en una charola identificada para tal efecto como NO conformidad, analizar el error e identificar la causa raíz y proceder a la generación de la accion correctiva correspondiente. 4.2 Fase de análisis: Ya sea en las áreas de proceso (piso) o en la fase de revisión (control y legalidad) se debe identificar el tipo de no conformidad, si puede corregirse de inmediato, a corto plazo o elaborar una acción correctiva Si la no conformidad corresponde a otra área interna de gobierno, se debe notificar por escrito (correo u oficio) dándole seguimiento de manera periódica, de acuerdo a lo establecido en la acción correctiva que en su momento se genere Si por el contrario es una no conformidad propia, (dirección de ingresos) debemos analizar, hay que tomar las acciones necesarias e inmediatas para corregir y si es una no conformidad, debemos investigar porque razón, determinar si se requiere análisis de causa raíz, registrar y hacer una solicitud de acción correctiva Una vez revisados los documentos de los trámites, los que requieren de citar al usuario como se indica en el punto 4.1.4, el plazo establecido es de 7 días hábiles, en caso de no

4 4 de 8 presentarse el interesado, se dará seguimiento a través del procedimiento administrativo de ejecución Cuando el trámite sujeto a revisión se encuentra concluido en todas sus etapas, el responsable de control y legalidad, procede a colocar el sello Control y Legalidad NC solventadas en dicho documento, y el trámite es archivado. 4.3 Fase de revisión: Los trámites son revisados cuidadosamente, documento por documento, en el área de Control y Legalidad, considerando los conceptos de: I. LICENCIA DE CONDUCIR a) Identificación del contribuyente b) Registro erróneo de datos c) Falta de comprobantes d) Exámenes: teórico, práctico, médico y antidoping e) Firma de tutor en carta responsiva f) Expediente y recibo de pago en legajo de trámites g) Reporte de extravío del M P h) Autorización de licencia definitiva con documentación para provisional i) Vigencia de documentos permitidos por el INI. j) Constancia de no adeudo municipal k) Acta de nacimiento del usuario l) Digitalización de documentos m) Constancia de no antecedentes penales n) Cuando sea el caso carta de familiar o poder notaria II. VEHICULAR 1. LICENCIA DE CONDUCIR a) que este vigente b) que el nombre y domicilio corresponda a la documentación presentada 2. FACTURA: a) la vigencia y folios. b) comparar serie. c) nombre, domicilio. d) fecha de facturación. e) descripción del vehículo. d) nombre del vendedor. 3. PEDIMENTO DE IMPORTACION a) la descripción del vehículo

5 5 de 8 b) comparar serie. c) el importador debe de ser el mismo que factura d) clave del pedimento de importación (A1, C2, R1, VU) e) destino /origen (región fronteriza, interior del país) f) certificación de la aduana (sello de registro). 4. HOJA ELECTRONICA a) folio b) nombre del comerciante c) nombre del comprador d) datos del vehículo iguales a los de la factura. 5. ADUANA a) comparar que los datos concuerden con los del vehículo b) que el importador sea el mismo. 6. HOJA DE VERIFICACION FISICA DE SERIE a) comprobar que la serie sea la misma de los documentos b) firma del verificador c) firma del usuario d) revisar en carfax o vinassis serie en caso de duda III. PADRON FISCAL 1. FORMATO DE EMPADRONAMIENTO. a) fecha vigente b) correcto llenado, según tipo de tramite c) RFC, nombre, domicilio, firma autógrafa d) cotejar datos del llenado con la documentación 2. IDENTIFICACION OFICIAL. a) nombre, domicilio b) cotejo de firma identificación / formato 3. CONSTANCIA, SELLO DIGITAL, RFC (CEDULA). a) nombre, domicilio, RFC, obligaciones fiscales b) status 4. COMPROBANTE DE DOMICILIO. a) nombre, domicilio b) vigente 5. ACTA CONSTITUTIVA, PODER NOTARIAL

6 6 de 8 a) Nombre del representante legal b) facultades del representante legal c) nombre, razón social 6. DARIO WEB a) nombre, domicilio, RFC, obligaciones b) status c) movimientos al RFC 7. FORMATO UNICO (IF-02) a) fecha vigente b) correcto llenado, según tipo de tramite c) RFC, nombre, domicilio, firma autógrafa IV. VERIFICACION FISCAL 1. REQUERIMIENTOS POR DERECHOS Y TENENCIA a) Fecha y hora del requerimiento b) Nombre o razón social del propietario b) Domicilio del propietario c) Periodo que adeuda d) Marca, Línea y modelo del vehiculo e) Serie completa de 17 dígitos f) Números de credenciales de los verificadores g) Vigencia de las identificaciones de los verificadores h) nombre del conductor I) Identificación del Conductor y número de la misma j) firma del conductor en el documento k) firma de los verificadores 2. REQUERIMIENTOS POR NO ESTAR REGISTRADO EN EL PADRON VEHICULAR a) Incisos a) al k) del Punto I. b) comparar serie del pedimento contra la del vehiculo. c) clave del pedimento de importación (A1, C2, R1, VU) d) destino /origen (región fronteriza, interior del país) e) certificación de la aduana (sello de registro). f) verificar que no sea falso o apócrifo 3. INICIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO EN MATERIA ADUANERA Verificador que todos los datos asentados en las actas, así como en el formato del inventario sean los correctos, como son: a) fecha y hora del acta de inicio b) hora de la verificación del vehiculo c) nombre del conductor y tripulantes completos

7 7 de 8 d) marca, línea, modelo y serie del vehiculo d) plasmar los datos de la identificación del personal verificador e) la vigencia de los gafetes f) nombre y datos de identificación del documento con que se identifico el conductor g) nombre y datos de la identificación del personal verificador h) anexar copia de todos y cada uno de los documentos tanto del conductor y sus acompañantes, así como del personal verificador i) firma del acta de las personas que intervienen en el acta j) plasmar en caso de negativa por parte del conductor a firmar y recibir el acta, plasmar en el cierre del acta la justificación de que publicara por estrados. V. CREDITOS FISCALES 1. AUTORIZACION DE PAGO A PLAZOS a) Que estén correctos los conceptos e importes a autorizar b) Corroborar que los datos que provienen de Padrón Fiscal o de Control Vehicular como son nombre y domicilio estén actualizados. c) Cotejar las copias de las actas constitutivas, poderes e identificaciones con las originales presentadas por el contribuyente. d) Revisar que en caso de proceder se presente la garantía del interés fiscal. e) Que se realice el pago inicial por parte del contribuyente 2. PAE / PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EJECUCION: a) Que el documento emitido corresponda a la siguiente etapa del procedimiento b) Corroborar que el documento se encuentre correctamente motivado y fundamentado. c) Corroborar que haya sido debidamente notificado por el Notificador Ejecutor, cumpliendo con las formalidades establecidas en la legislación aplicable. c) Corroborar que sea entregado como máximo 3 día posterior a que se emitió al Notificador Ejecutor d) Verificar que el resultado de la diligencia sea capturado en el sistema correspondiente en tiempo por el personal administrativo Sistemas de Información que se consultan: VEHICULAR SIELC SICV CAJAS VINASSIS CARFAX PORTAL DE GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA SOIA. PADRON FISCAL Y DE OBLIGACIONES:

8 8 de 8 PADRON FISCAL VENTANILLA UNICA CAJAS DE OBLIGACIONES DARIO WEB CREDITOS FISCALES RECIBOS VARIOS PIPCA SINVP PORTAL DE GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA VERIFICACION FISCAL VEHICULAR SICV SBMELC CREDITOS FISCALES PEC / PADRON ESTATAL DE CONTRIBUYENTES RPPC / REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD Y DEL COMERCIO RCE / REGISTRO CIVIL DEL ESTADO SICV / SISTEMA INTEGRAL DE VEHICULAR Para las cancelaciones de recibos. En caso de que se requiera de la cancelación de recibos de pago de ventanilla, de licencias de conducir, de tarjetas de circulación y de láminas, se deberá de utilizar el sello de cancelación de documentos con la siguiente información Dimensión del sello 8.5 cm de ancho y 4.8 cm de alto, La palabra CANCELADO debe medir 7.5 cm de ancho y 0.7 cm de alto, Nombre completo de la persona que cancela el documento (cajero), Firma de la persona que realizo la cancelación del documento (cajero), Nombre y firma de la persona que autoriza la cancelación del documento y NOTA: Se debe anotar el nombre completo de las personas, por ningún motivo utilizar abreviaturas CANCELADO Motivo: Nombre de quien cancela: Firma de quien cancela: Nombre de quien autoriza: Firma de quien autoriza: Escala natural. Medidas de 8.5 x 4.8 cm.