Cuadro General de Clasificación Archivística

Transcripción

1 Secretaría General Cuadro General de Clasificación Archivística Coordinación del Sistema Institucional de Archivos Responsable: Gaspar Guerra Hernández 4 DE MARZO DE 2015

2 Presentación La producción documental de una institución que se genera en el ejercicio de sus funciones, requieren de una efectiva sistematización, que refleje las acciones que tienen delegadas para el cumplimiento de los fines institucionales. Para tal fin los Archivos reúnen información insustituible que constituye el testimonio del actuar institucional, al tiempo que son la base sobre la que descansan la transparencia y el derecho de acceso a la información, la Coordinación del Sistema Institucional de Archivos de la UAdeC, se ha ocupado en sistematizar su fondo documental. Esta acción implica la clasificación archivística de los documentos y expedientes de acuerdo a una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados o recibidos, proporcionando la información suficiente para orientar la búsqueda y localización de manera expedita. Mediante el uso del Cuadro General de Clasificación Archivística se dará uno de los pasos más importantes para la organización de los archivos que, conjuntamente con los demás instrumentos y procedimientos archivísticos asegurarán la preservación y accesibilidad de la información que genera cotidianamente este Organismo. La Coordinación del Sistema Institucional de Archivos de la UAdeC, Con base en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, reunió la información necesaria y elaboró el Cuadro General de Clasificación Archivística, que se define como el Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. La implementación de la clasificación documental permite la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos a su cargo en el ejercicio de sus funciones. Descripción del Contenido El Cuadro General de Clasificación, como instrumento técnico y simplificado, permitirá utilizar un esquema de ordenamiento homogéneo en los archivos de la ; su estructura es jerárquica, por lo que se encuentra integrado en los niveles de Fondo, Subfondo, Sección, Serie y Subserie documental.

3 Fondo Subfondo No. Unidad Organizacional Sección Serie Subserie Es el conjunto de documentos generados por una institución como resultado natural de su actividad y conservado en el archivo de dicha institución o en el sistema institucional de archivos. Es la primera división del fondo, en este caso son cuatro: Unidad Central que se identificará con el No. 1 que lleva al inicio de los 4 dígitos del número de unidad organizacional, en el caso de Unidad Saltillo se identificará con el número 2, Torreón con el número 3 y Norte con el número 4. Consiste en un número de 4 dígitos e indica a qué subfondo pertenece Es la segunda división en que se ordena un fondo, se lleva a cabo de acuerdo al principio de procedencia y orden original. Las secciones se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo. Divide la sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, y se refiere a un tema específico. Divide la serie, y corresponde al conjunto de documentos que se producen en el desarrollo de una misma función administrativa.

4 Marco Jurídico Ley Federal de Archivos (DOF, 23/01/2012) Artículo 19 Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes; 1. El cuadro general de clasificación archivística. 2. La Guía Simple de Archivos. 3. El Catálogo de Disposición Documental. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (DOF, 11/06/2002, Última reforma publicada en el DOF el 14 de julio de 2014). Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF, 20/02/2004). Acuerdo por el que se Emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos (DOF, 27/07/2011). Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales para el Estado de Coahuila de Zaragoza (26 de agosto de 2014). Instructivo para elaborar el cuadro general de clasificación archivística, actualización 16 de abril de 2012, acuerdo 2.3/10

5 Subfondo (Dependencias) Unidad Central Unidad Organizacional 1123 Sección Serie Subserie H. consejo Universitario 1. Comisión de Reglamentos 2.Comisión General de Hacienda 2.1 Nombrar y remover libremente al Contralor; 2.2 Formular el presupuesto anual de ingresos y egresos, con base en los lineamientos trazados por el Consejo Universitario y los proyectos presupuestarios elabora-dos por cada unidad; 2.3 Supervisar periódicamente, a través del contralor, las actividades de la Tesorería y los departamentos de contabilidad de las unidades; 2.4 Ordenar la realización de auditorías externas para garantizar el buen uso de los bienes de la Universidad; 2.5 Dictaminar sobre los asuntos de orden económico que le sean sometidos a su consideración; 2.6 Analizar los inventarios de bienes de la Universidad que le sean presentados anualmente por la Tesorería; 2.7 Examinar, junto con el Contralor, el informe anual del Tesorero antes de su presentación al Consejo Universitario; 2.8 Aprobar los emolumentos del Rector, coordinadores de unidad, directores y demás funcionarios de la Universidad, así como las cuotas de inscripción de los alumnos y las correspondientes a pagos de

6 3. Comisión General de Honor y Justicia derechos por actos oficiales de la propia institución; 2.9 Aprobar la creación de los patronatos y supervisar su funcionamiento en coordinación con la Comisión de Planeación; y 2.10 Autorizar la recepción de bienes muebles o inmuebles, e ingresos económicos por la Universidad o cualquiera de sus dependencias y vigilar su correcta aplicación. 3.1 Conocer todo aquello que perturbe el libre desarrollo de la actividad universitaria y emitir juicios para la aplicación de medidas pertinentes; 3.2 Ser órgano de apelación de los veredictos emitidos por las comisiones de Honor y Justicia de las unidades, sin perjuicio de lo dispuesto en la fracción XIII del artículo 29; 3.3 Vigilar el desarrollo de los procesos electorales a que alude el presente estatuto; y 3.4 Resolver los problemas de interpretación del presente Estatuto y de los reglamentos que de él emanen, velando por la conservación del espíritu con que fueron expedidos. En caso de ser impugnada la interpretación hecha por la Comisión de Honor y Justicia, el problema será resuelto, en definitiva, por el Consejo Universitario. 4. Comisión de Planeación 4.1 Proponer al Consejo Universitario políticas tendientes al cumplimiento

7 de los objetivos de la Universidad. Unidad Central 1101 Rectoría 5. Comisión General de Asuntos Académicos 1. Secretaria Particular 2. Secretaria Privada 3. Secretaria Técnica 4.2 Analizar y dictaminar sobre los planes propuestos para su cumplimiento y aplicación por los diversos departamentos de la Universidad. 4.3 Coordinar las labores de las demás comisiones; 4.4 Dictaminar sobre la creación de nuevas escuelas, facultades e institutos. 4.5 Dictaminar sobre la incorporación, desincorporación o absorción de nuevas escuelas, facultades e institutos, en los términos del reglamento correspondiente. 5.1 Supervisar las actividades de la Dirección de Asuntos Académicos y de los departamentos respectivos de unidad, en coordinación con las comisiones correspondientes; 5.2 Resolver, en definitiva, los problemas que se susciten en relación con los asuntos de orden académico; y 5.3 Otorgar validez a los estudios realizados en otras instituciones de acuerdo al reglamento correspondiente. 1.1 Correspondencia 4. Coordinación de

8 Gestión Universitaria 1. Departamento Administrativo 1.1 Archivo de Tramite 2. Departamento de Prensas Universitarias Unidad Central 1102 Secretaría General 3. Unidad de Acceso a la Información Pública y Archivo 3.1 Solicitudes de Información 4. Gaceta Universitaria 5. Área de Protección Civil 6. Radio Universidad 7. Coordinación del Sistema Institucional de Archivos 7.1 Departamento Administrativo 7.2 Archivo de Concentración 7.3 Archivo Histórico 1.1 Contabilidad 1103 Tesorería General 1. Subdirector General 1.2 Departamento de Nominas 1.3 Departamento de Archivo Fijo 1.4 Administración de Valores 1.5 Departamento de Conciliaciones

9 Unidad Central 1.6 Departamento de Archivo 2.1 Coordinador de Presupuestos 2. Subdirector Administrativo 2.2 Departamento de Cuentas por Cobrar 2.3 Departamento de Cuentas por Pagar 2.4 Departamento de Glosa 2.5 Departamento de Proveedores 2.6 Coordinación de Contabilidad Gubernamental 2.7 Departamento de Convenios Unidad Central 1106 Oficialía Mayor 1. Subdirección de Personal 2. Subdirección 3. Coordinación Jurídico y de Amparos 1.1 Departamento de Nóminas 1.2 Departamento de Servicios Generales 1.3 Coordinación de Hospitales 1.4 Selección de Personal 1.5 Seguridad Social 1.6 Licencias y Permisos 2.1 Prestaciones Contractuales 2.2 Seguridad y Logística 2.3 Archivo 3.1 Área de lo Contencioso 3.2 Área Jurídico y de Estudios Especiales 4. Coordinación de Capacitación y Evaluación 4.1 Evaluación de Personal 4.2 Capacitación de Personal Unidad Central 1112 Coordinación 1. Sub coordinación de posgrado 1.1 Programas de posgrado de Calidad

10 General de Estudios de Posgrado e Investigación 2. Sub coordinación de investigación 1.2 Planes y Programas de Posgrado 2.1 Seguimiento de Producción Científica SNI 2.2 Editorial 2.3 Editorial y Divulgación Científica 3. Sub coordinación Unidad Central 1117 Dirección de Asuntos Académicos 1. Subdirección 2. Subdirección de Control Escolar 3. Subdirección de Superación 4. Coordinación de Bachillerato 5. Coordinación de Infotecas Centrales 1.1 Sub coordinador Administrativo 1.2 Coordinador de Calidad 1.3 Archivo y Digitalización 2.1 Admisiones y Orientación Educativa 2.2 Control Escolar 2.3 Certificado, Títulos y Cedulas 3.1 Centro de Desarrollo Docente de Evaluación y Educación Continua 3.2 Reforma Curricular y Evaluación 3.3 Intercambio Académico y Becas 3.4 Servicio Social 3.5 Apoyos Estudiantiles 3.6 Programa Institucional de Tutorías 3.7 Evaluación y Estimulo al Desempeño 4.1 Atención a Estudiantes Y docentes 4.2 Ingles Curricular 4.3 Evaluación y Acreditación 4.4 Plataforma Tecnológica Educativa 5.1 Infoteca Central Unidad Saltillo 5.2 Infoteca Central Unidad Torreón

11 5.3 Infoteca Central Unidad Norte Unidad Central Unidad Central 1104 Contraloría General 6. Coordinación de Inglés Curricular 1. Auditor 6.1 Ingles Curricular Unidad Saltillo 6.2 Ingles Curricular Unidad Torreón 6.3 Ingles Curricular Unidad Norte 1.1 Auditorías Internas y Secretario de Actas de la H.C.G.P.H 1.2 Dependencias y Hospitales 2. Control Interno 2.1 Contraloría y Obras 1. Proyecto C.U 2. Subdirección General de Recursos Físicos 2.1 Departamento de Construcción 2.2 Control Administrativo de Obras Dirección General de Administració n Patrimonial y de Servicios Coordinación General 3. Subdirección General de Proyectos 4. Subdirección de Mantenimiento 5. Departamento Administrativo 6. Sub coordinación de áreas Verdes 7. Departamento de Licitaciones y Concursos 1. Asuntos Contencioso- Judiciales 3.1 Diseño de Proyectos 4.1 Mantenimiento 4.2 Proyecto del Agua 4.3 Telefonía 5.1 Control Documental (archivo) 5.2 Control de Vehículos 5.3 Fondo Revolvente y Techo Financiero 7.1 Convocatoria de Concursos Públicos 1.1 Unidad Normativa

12 Unidad Central Jurídica 2. Área, Contratación de Obras, Arrendamientos, Bienes y Servicios 2.1 Contratos 1.1 Educación Continua 1.2 Alianzas Estratégicas Unidad Central 1143 Coordinación General de Vinculación 1. Sub coordinación General de Vinculación 1.3 Proyectos Institucionales 1.4 Convenios de Vinculación 1.5 Programa de Seguimiento de Egresados 1.6 Centro Integral Empresarial y de Negocios 2.1 Proyectos 2. Subcoordinador de Proyectos Especiales 2.2 Recursos Humanos 2.3 Área Unidad Central 1145 Coordinación General de Tecnología de la Información y Comunicacion es 1. Redes y Comunicaciones 2. Sistemas Operativos y Centros de Datos 3. Gestión y Servicios T. I

13 4. Proyectos 4.1 Documentación y Seguimiento (archivo) 5. Soporte y mesa de Servicios 6. Sistemas Unidad Central 1. Sub coordinación Unidad Central Coordinación General de Educación Distancia Coordinación General de Relaciones Internacionale s 2. Sub coordinación 3. Sub coordinación de Tecnología, comunicación y diseño 1. Sub coordinación 2. Sub coordinación 3. Sub coordinación de Relaciones Internacionales 3.1 Proyectos Especiales

14 3.2 Movilidad Internacional 4. Sub coordinación de Seguimiento y Evaluación 3.1 Movilidad Nacional 3.2 Fomento a la internacionalización 5.1 Centro de Idiomas U. Saltillo 5. Coordinación de Centros de Idiomas 5.2 Centro de Idiomas U. Torreón 5.3 Centro de Idiomas U. Norte Unidad Central 1.1 Reporteros 1110 Coordinación de Comunicación Social 1. Área de Información 2. Comunicación Institucional 1.2 Fotógrafo 1.3 Camarógrafo 3. Área de Imagen Institucional

15 Subfondo (unidad) Unidad Organizacional Sección (Dependencia) Serie Subserie Unidad Saltillo 2120 Coordinación de Unidad Saltillo 1. Secretaría General 1.1 Sesiones de Consejo Universitario de Unidad por Unidad 1.3 Informe del Coordinador 2. Asuntos Académicos 3. Servicio Social y Prácticas Profesionales 4. Deportes 2.1 Reconocimientos 2.2 Cambios de Escuelas 3.1 Liberación de Servicio Social 3.2 Liberación de Prácticas Profesionales 5. Extensión Universitaria Unidad Saltillo 2201 Escuela de Bachilleres Ateneo Fuente 6. Evaluación y Desarrollo Académico 1. H.

16 5. Archivo Histórico Unidad Saltillo 2202 Escuela de Bachilleres Dr. Mariano Narváez González (TN) 1. H. 1. Planta Docente Unidad Saltillo 2203 Instituto de Enseñanza Abierta U. S. 4 Secretaría 2. Reforma al Plan de Estudios

17 Unidad Saltillo 2204 Escuela de Bachilleres Juan Agustín Espinoza Parras. 1. H. Unidad Saltillo 2205 Escuela de Bachilleres Dr. Mariano Narváez González (TM) 1. H.

18 Unidad Saltillo Instituto de Ciencias y Humanidades Lic. Salvador González Lobo 1. H. Unidad Saltillo 2301 Escuela de Artes Plásticas 1. H.

19 Unidad Saltillo 2304 Escuela de Ciencias Sociales 1. H. Unidad Saltillo 2603 Escuela de Psicología 1. H.

20 Unidad Saltillo 2306 Escuela superior de Música 1. H. Unidad Saltillo 2507 Facultad de Arquitectura 1. H.

21 Unidad Saltillo 2401 Facultad de Ciencias de la Administración 1. H. Unidad Saltillo 2303 Facultad de Ciencias de la Comunicación 1. H.

22 Unidad Saltillo 2302 Facultad de Ciencias de la Educación y Humanidades 1. H. Unidad Saltillo 2512 Facultad de Ciencias Físico Matemáticas 1. H.

23 Unidad Saltillo 2506 Facultad de Ciencias Químicas 1. H. Unidad Saltillo 2402 Facultad de Economía 1. H.

24 4 Secretaría Unidad Saltillo 2604 Facultad de Enfermería Dr. Santiago Valdés Galindo 1. H. 4 Secretaría Unidad Saltillo 2501 Facultad de Ingeniería Civil 1. H.

25 2 Dirección 3 Secretaría 4 Secretaría Unidad Saltillo 2403 Facultad de Jurisprudencia 1 H. 2 Dirección 3 Secretaría 4 Secretaría Unidad Saltillo 2601 Facultad de Medicina 1. H.

26 4 Secretaría Unidad Saltillo 2404 Facultad de Mercadotecnia 1. H. 4 Secretaría Unidad Saltillo 2602 Facultad de Odontología 1. H.

27 4 Secretaría Unidad Saltillo 2505 Facultad de Sistemas 1. H. 4 Secretaría Unidad Saltillo 2307 Facultad de Trabajo Social 1. H.

28 4 Secretaría

29 Subfondo (unidad) Unidad Organizacional Sección (Dependencia) Unidad Torreón 3120 Coordinación de Unidad Torreón Serie Subserie 1. Secretaría General 1.1 Sesiones de Consejo Universitario de Unidad por Unidad 1.3 Informe del Coordinador 2. Asuntos Académicos 3. Servicio Social y Prácticas Profesionales 4. Deportes 2.1 Reconocimientos 2.2 Cambios de Escuelas 3.1 Liberación de Servicio Social 3.2 Liberación de Prácticas Profesionales Unidad Torreón 3205 Escuela de Bachilleres Agua Nueva 5. Extensión Universitaria 6. Evaluación y Desarrollo Académico

30 Unidad 3206 Escuela de Bachilleres Venustiano Carranza Unidad Torreón 3207 Instituto de Enseñanza Abierta U. T.

31 Unidad Torreón 3507 Escuela de Arquitectura Unidad Torreón 3508 Escuela de Ciencias Biológicas

32 Unidad Torreón 3308 Escuela de Ciencias de la Comunidad Unidad Torreón 3604 Escuela de Licenciatura en Enfermería

33 Unidad Torreón 3505 Escuela de Sistemas Unidad Torreón 3406 Facultad de Administración Fiscal y Financiera

34 Unidad Torreón 3408 Facultad de Administración San Pedro Unidad Torreón 3405 Facultad de Ciencias Políticas y Sociales

35 Unidad Torreón 3401 Facultad de Contaduría y Administración Unidad Torreón 3407 Facultad de Derecho

36 Unidad Torreón 3402 Facultad de Economía y Mercadotecnia Unidad Torreón 3503 Facultad de Ingeniería Civil

37 Unidad Torreón 3502 Facultad de Ingeniería Mecánica y Eléctrica Unidad Torreón 3601 Facultad de Medicina Torreón

38 Unidad Torreón 3602 Facultad de Odontología

39 Subfondo (unidad) Unidad Organizacional Sección (Dependencia) Unidad Norte 4120 Coordinación de Unidad Norte Serie 1. Secretaría General 2. Asuntos Académicos 3. Servicio Social y Prácticas Profesionales 4. Deportes Subserie 1.1 Sesiones de Consejo Universitario de Unidad por Unidad 1.3 Informe del Coordinador 2.1 Reconocimientos 2.2 Cambios de Escuelas 3.1 Liberación de Servicio Social 3.2 Liberación de Prácticas Profesionales Unidad Norte 4208 Escuela de Bachilleres Dr. Y Gral. Jaime Lozano Benavides 5. Extensión Universitaria 6. Evaluación y Desarrollo Académico

40 Unidad Norte 4210 Escuela de Bachilleres Luis Donaldo Colosio Murrieta Unidad Norte 4213 Escuela de Bachilleres Acuña

41 Unidad Norte 4209 Escuela de Bachilleres Ladislao Farías Campos Unidad Norte 4212 Escuela de Bachilleres Urbano Riojas Rendón

42 Unidad Norte 4510 Escuela Superior de Ingeniería Lic. Adolfo López Mateos Unidad Norte 4601 Escuela de Ciencias de la Salid

43 Unidad Norte 4603 Escuela de Psicología Monclova Unidad Norte 4513 Escuela de Sistemas Prof. Marcial Ruiz Vargas

44 Unidad Norte 4406 Facultad de Administración y Contaduría Unidad Norte 4401 Facultad de Contaduría y Administración

45 Unidad Norte 4502 Facultad de Ingeniería Mecánica y Eléctrica Unidad Norte 4509 Facultad de Metalurgia

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