MANUAL DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FIN DEL TERRORISMO

Transcripción

1 Página 1 de 9 Por el cual se dictan los procedimientos para la prevención y control de lavado de activos para asociados y clientes externos del FONDO DE EMPLEADOS DEL GRUPO EXPRESS FONDEX La Junta Directiva, en uso de sus facultades legales, estatutarias y, CONSIDERANDO 1.Que de conformidad con el artículo 6º del Estatuto vigente, corresponde a la Junta Directiva dictar las reglamentaciones para la prestación de los servicios, señalando los objetivos específicos de los mismos, sus recursos económicos de operación, así como todas las disposiciones que sean necesarias para garantizar su desarrollo y normal funcionamiento. 2. Que en cumplimiento a los estipulado en la circular Externa No. 006 expedida por la Superintendencia de Economía Solidaria en fecha 25 de marzo de 2014, la organizaciones de primer y segundo nivel que no ejerzan actividad financiera, tales como los fondos de empleados entre otras, deben establecer procedimientos de ejecución y control que permita la implementación y funcionamiento de instrumentos de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. 3.Que es responsabilidad de la Junta Directiva el prever los mecanismos y procedimientos adecuados de prevención y control de riesgos asociados al Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. ACUERDA: CAPITULO I 1.DISPOSICIONES GENERALES "LA - Lavado de Activos. En Colombia es un delito definido como el que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les de a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito..." (Código Penal art. 323). FT- Se entiende por Financiación del Terrorismo: El que legalmente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie, o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley, o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros " (A diferencia del Lavado de Activos, en la Financiación del Terrorismo el origen de los recursos puede ser lícito.) FONDEX como entidad de carácter solidario, tiene como objeto social prestar servicios de ahorro y crédito exclusivamente con sus asociados quienes pueden tramitar operaciones activas de crédito y 1

2 Página 2 de 9 constituir depósitos en efectivo, bajo la premisa de contar con un mercado cerrado se ha concluido que el nivel de exposición al riesgo de lavado de activos es bajo, mas sin embargo por prudencia, FONDEX procede a expedir el presente Manual. 2.OBJETIVOS 2.1 GENERAL Con este manual FONDEX se propone dar cumplimiento a las disposiciones legales en materia de Prevención y Control del Lavado de Activos y la financiación del Terrorismo. 2.2 ESPECÍFICOS Establecer las políticas y reglas de conducta para la prevención y el control de actividades delictivas a través del fondo. Determinar los procedimientos que se seguirán para evitar que el fondo sea utilizado como instrumento para el Lavado de activos u ocultamiento de actividades ilícitas y la Financiación del Terrorismo. Definir los mecanismos e instrumentos para la prevención del riesgo del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo al interior de FONDEX. Recopilar la normatividad que regule las actividades que debe desarrollar la entidad para prevenir la realización de actividades ilícitas a través de la sección de ahorro y crédito y cubrir el riesgo del sector. Hacer lo que esté a su alcance para que el SIPLAFT adoptado funcione de modo tal, que en el desarrollo de sus operaciones se pueda prevenir que la entidad sea utilizada como vehículos para la realización de actividades delictivas. 3.VOCABULARIO 3.1 Lavado de Activos. También denominado lavado de dinero, blanqueo, legitimación de capitales; consiste en el desarrollo de actividades tendientes al ocultamiento de dineros, o bienes de origen ilegal, en moneda nacional, con el fin de darles apariencia de legalidad. Conducta delictiva que presenta tres modalidades para su comisión a saber: a) cuando se adquiera, invierta, transporte, transforme, custodie o administren bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro, rebelión o relacionadas con el tráfico de drogas; b) cuando se le dé a los bienes de dichas actividades apariencia de legalidad, o se legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes; c) cuando se realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito. 3.2 Asociado. Son asociados de la entidad, aquellas personas naturales con las que se establece y mantiene una relación de tipo legal o contractual para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de su actividad. 3.3 Cliente externo: El concepto de cliente aplica también para aquellas personas naturales o jurídicas con las que, sin ser asociadas, se establece una relación contractual o legal en el desarrollo de las actividades propias de la entidad. Cabe aclarar aquí que FONDEX no presta servicios a los clientes externos -no asociados-. En nuestro caso se consideran, entre otros, clientes externos los siguientes: Los codeudores que no son asociados, los proveedores de bienes y servicios con quienes 2

3 Página 3 de 9 se hace negocios para ella o para sus asociados, ya sean estos personas naturales o jurídicas, los intermediarios o corredores de seguros, los profesionales de la salud, las empresas donde laboran nuestros asociados, con quienes se celebran convenios de descuento por nómina, etc. 3.4 Operación Inusual: Son aquellas operaciones realizadas o que se pretendan realizar cuya cuantía, características y/o periodicidad no guardan relación con la actividad económica del cliente, salen de los parámetros de normalidades vigentes en el mercado o no tienen fundamento legal evidente. 3.5 Operación Sospechosa: Son aquellas operaciones inusuales realizadas o que se pretendan realizar de naturaleza civil, comercial o financiera que tengan una magnitud o velocidad de rotación inusual, o condiciones de complejidad inusitada o injustificada, que en base a la información recopilada, de conformidad con las normas y políticas de conocimiento del cliente, se presuma procedan de alguna actividad ilícita, o que, por cualquier motivo, no tengan un fundamento económico o lícito aparente; y que podrían estar vinculadas al lavado de activos y/o al financiamiento del terrorismo. Con todo, la entidad podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del asociado que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, la entidad con buen criterio estime en todo caso irregulares o extrañas, a tal punto que escapan de lo simplemente inusual. 4.ÓRGANOS CON FUNCIÓN DE CONTROL: De acuerdo con la estructura organizativa de FONDEX, se encuentran definidas las funciones y responsabilidades con relación al SIPLAFT, en la siguiente forma: 4.1 Junta Directiva: Como principal órgano de administración de la entidad, la junta directiva debe tener la siguiente participación directa en materia de control y prevención del lavado de activos: a. Designar al Subgerente tanto principal como suplente de conformidad con las calidades y requisitos requeridos en las normas correspondientes para ocupar dicho cargo. b. Verificar el avance en el cumplimiento y los resultados obtenidos como consecuencia de las órdenes impartidas con el fin de mejorar la efectividad del SIPLAFT. c. Aprobar el respectivo manual de procedimientos así como sus actualizaciones. d. Incluir cuando menos trimestralmente en el orden del día de sus reuniones, la presentación de un informe sobre el tema. 4.2 Gerente: El Gerente tendrá como mínimo las siguientes funciones: a. Someter a aprobación del Junta Directiva el Manual del SIPLAFT y sus actualizaciones. b. Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen y apliquen todas las políticas adoptadas por la junta directiva. c. Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLAFT. d. Coordinar y programar los planes de capacitación sobre el SIPLAFT dirigido a todas las áreas. e. Dar a conocer a todos los funcionarios, los procedimientos, las normas, y cuidados a tener en cuenta sobre el Lavado de Activos y demás operaciones fraudulentas. f. Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con el SIPLAFT y garantizar la confidencialidad de dicha información 3

4 Página 4 de 9 g. Velar por el cumplimiento de los mecanismos diseñados para el control del lavado de activos y FT, contemplados en este manual y en las Circulares que emita la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre la materia. h. cmplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades, cuando aplique. La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas. i. Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, así como, los resultados de las órdenes impartidas por la Junta Directiva en este campo. j. Los correctivos que considere necesarios incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de protección. k. Reportar las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios. 4.3 Subgerente (Oficial de Cumplimiento): El Subgerente debe cumplir como mínimo con las siguientes funciones: l. Vigilar el cumplimento de todos los aspectos señalados en la ley y los que contempla este manual. m. Verificar y evaluar periódicamente la adecuada observancia de los procedimientos establecidos por FONDEX para prevenir el lavado de activos/ft. n. Vigilar el cumplimiento de todos los aspectos relacionados en la Ley referidos a la prevención del lavado de activos y FT. o. Recibir, analizar y coordinar el envío oportuno de los informes externos a la UIAF. p. Presentar Informes trimestrales a la Junta Directiva. q. Participar en el desarrollo de programas internos de instrucción y capacitación. r. Reportar (si es el caso) a quien corresponda, las posibles fallas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios. s. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al LA/FT. t. Proponer a la Junta directiva la actualización de este manual, cuando se requiera, y velar por su divulgación entre los funcionarios, directivos y asociados de FONDEX. 4.4Funciones y responsabilidades de los demás funcionarios: a. Revisar y verificar estrictamente el diligenciamiento de los formularios establecidos, para los clientes (asociados y no asociados), así como el suministro completo de la documentación que se les requiere. b. Confirmar la información reportada por los clientes (asociados, codeudores, proveedores y empresas de convenio) y dejar constancia de ello e informar de inmediato cualquier anomalía que en el cumplimiento de esta labor se presente. c. Informar al gerente y/o al Subgerente la detección de cualquier señal de alerta u operación inusual, inmediatamente que ésta se presente. d. En caso de duda frente a operaciones sospechosas, el funcionario encargado de la operación, deberá comentar inmediatamente tal situación con el Gerente y/o el Subgerente, quienes decidirán si se realiza o no la operación solicitada por el cliente. 5. MECANISMOS DE CONTROL Las políticas claras de identificación de asociados a FONDEX, se constituye en herramienta para impedir que la entidad quede inmersa en el lavado de activos. Por lo anterior todos los funcionarios de FONDEX deberán velar, para efectos de controles, por el estricto cumplimiento de los procedimientos y mecanismos de control establecidos, de acuerdo con su competencia, en los siguientes aspectos: 4

5 Página 5 de Obtener información completa del asociado que permitan a FONDEX tener un alto conocimiento del asociado que ingresará o que ya está vinculado a la entidad, a través de cualquiera de los servicios ofrecidos. En el caso de que los asociados realicen pagos o transferencias, cuyo volumen y movimiento de fondos no tengan relación con el desarrollo de su actividad económica y que lleven a generar sospechas de si se está usando a FONDEX para manejar, invertir o aprovechar dineros que provengan de actividades delictivas; el funcionario que detecte estas acciones sospechosas, debe reportarlas al Gerente El conocimiento del asociado y/o cliente externo, debe conducir a saber con exactitud qué actividad económica desarrolla, exigirle la información completa, con el objeto de verificarla, caso en el cual es necesario comprobar con certeza su existencia real. Para tener el conocimiento del asociado, se deben cumplir las siguientes normas: Se debe establecer la identidad de la persona que va a ser asociado. Para identificar plenamente a los asociados y/o clientes externos, los funcionarios deben cumplir todos los procedimientos efectivos para identificarlos satisfactoriamente, antes de perfeccionar la vinculación para cualquiera de los servicios ofrecidos por la entidad. El funcionario responsable de la vinculación del asociado y/o cliente externo a uno o varios de los servicios ofrecidos por FONDEX, deberá seguir los siguientes pasos para lograr una amplia identificación del asociado: a. El formulario de vinculación debe contener el nombre, domicilio, documento de identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, actividad comercial u ocupación, referencias personales y comerciales. b. Confirmar la fuente o destinación de los recursos del asociado. c. Consultar en las lista de aceptación pública, con el fin de identificar si la persona que diligenció el formato de vinculación se encuentra vinculada con actividades de LA/FT. El asociado habitual se debe vigilar para establecer si existe coherencia dentro de la realización histórica de sus operaciones y si las mismas son justificadas de acuerdo con la actividad que desarrolla teniendo en cuenta sus características básicas, frecuencia y volumen. La actualización de lista de aceptación pública se realizará mínimo cada tres (3) meses o según requisitos legales. 6. CAPACITACION La difusión del manual SIPLAFT será a través del programa de inducción. Así mismo, se hará entrega de un ejemplar del presente manual a todos los empleados de FONDEX, quienes deberán firmar una constancia de su recepción. La capacitación y entrenamiento de los empleados será de manera permanente al ingreso de los funcionarios y anualmente en programas de actualización orientados a la prevención y control del lavado de activos en la entidad. Dicho programa implica el compromiso de los empleados de participar activamente en las capacitaciones o actualizaciones que se llegaren a requerir. En el evento de que hayan modificaciones en el procedimiento, la capacitación se realizará una vez éstas sean aprobadas por la Junta Directiva. 7. CONOCIMIENTO DEL ASOCIADO Y DEL CLIENTE Para FONDEX es de alta importancia tener un conocimiento pleno sobre los asociados y las actividades que ellos realizan, así como del entorno de mercado de donde obtienen sus ingresos, para así generar protecciones al lavado de activos a través de las operaciones que realice. 5

6 Página 6 de Conocimiento del asociado y/o cliente externo: El conocimiento del asociado y/o cliente se inicia con el cumplimiento de los requisitos de información y documentación que ordene la Superintendencia y los que determine FONDEX en el formulario de vinculación de asociados, para lo cual es obligación del funcionario verificar y asegurarse de que la persona solicitante diligencie el formulario Conocimiento de trabajadores o empleados: Se verificará antecedentes de los trabajadores o empleados antes de su vinculación y se realizará por lo menos una actualización anual de sus datos Requisitos para la vinculación: Para tal fin se ha adoptado el formato de Formato de Afiliación Asociados y registro de Clientes/Proveedores, los cuales han sido diseñados para recibir información personal y comercial con el fin de conocerlos debidamente y obtener una declaración sobre el origen de los recursos. La información suministrada por el asociado y/o cliente externo en el formato de vinculación y demás documentación soporte que aquel haya anexado, deberá ser verificada en su totalidad por el funcionario correspondiente, se deberá dejar constancia escrita sobre las verificaciones realizadas, indicando la fecha de realización y la firma de quien lo verificó. Se debe mantener actualizada la información para conocer los cambios de los asociados y/o cliente externo de manera clara y oportuna, y estas actualizaciones deben reposar en archivo. La información suministrada por el asociado deberá ser actualizada mínimo una vez al año Verificación listas nacionales e internacionales: En esta etapa se realizará un cruce de información entre las listas y las bases de datos que posea Fondex tanto de asociados, clientes y proveedores, de encontrarse un asociado y/o cliente externo en las listas consultadas se procederá a realizar la exclusión como asociado, cliente y/o proveedor del fondo de empleados. De igual forma se llevará el proceso de reporte de acuerdo con la aplicación de las convenciones internacionales relacionadas con la materia, a las entidades competentes asignadas para tal proceso. 8. REPORTES A continuación se señalan los reportes que se deben efectuar en esta materia: 8.1. Sobre transacciones inusuales: Cuando quiera que alguno de los funcionarios evidencie una operación inusual, deberá reportarlo por escrito al gerente, a fin de analizar si la operación se puede calificar como inusual, a fin de que el Gerente pueda evaluar el adecuado funcionamiento del SIPLAFT. Una operación será inusual respecto de los Asociados u otros vinculados a FONDEX cuando tenga al menos una de las siguientes características: a. Estar siendo investigados por las autoridades colombianas, tales como Fiscalía General de la Nación, DIJIN, SIJIN, Policía Nacional, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación y otros entes de investigación, en relación con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo o delitos conexos. 6

7 Página 7 de 9 b. Respecto de los proveedores o empleados cuando haya un cambio sustancial en sus indicadores o acerca de la información que se posea, permitiendo presumir que existe una variación en las cuantías o características de su perfil económico o que las actividades desarrolladas se salen de los parámetros de normalidad establecidos. c. Incurrir en operaciones de pago de créditos en forma extraordinaria o en la colocación de productos de ahorro, cuando estas sean superiores a DIEZ (10) veces el salario del Asociado al momento de la transacción. d. Solicitar a FONDEX el giro de operaciones de crédito o de reintegro de ahorros por transferencia electrónica en forma recurrente en cabeza de un tercero que no pueda ser identificado plenamente como un banco, una constructora y un concesionario de vehículos Sobre operaciones sospechosas: Para efectuar el reporte de una operación catalogada como sospechosa no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva o que los recursos que maneja provienen de esas actividades, ni tampoco se requiere identificar el tipo penal. Además, como el reporte de operaciones sospechosas no constituye denuncia penal no requiere estar suscrito por funcionario alguno sino que se realiza a nivel institucional. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, la entidad debe disponer la conservación centralizada, secuencial y cronológica de tales documentos con las debidas seguridades, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estás los soliciten. Una operación será sospechosa respecto del Asociado u otro vinculado a FONDEX que tenga las siguientes características: a) Cuando la operación sea realizada por una persona que se encuentre reportada en las listas nacionales o internacionales. b) Cuando la operación sea realizada por una persona que haya sido condenada mediante sentencia judicial por el delito de lavado de activos y financiación del terrorismo o actividades delictivas conexas de los cuales se tenga conocimiento. c) Cuando la operación sea realizada por una persona que está reportada en las listas de personas sobre las que recae orden de embargo o incautación de bienes por autoridad competente vinculada a la investigación de delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo. d) No justificar razonablemente una operación inusual y que a juicio del Subgerente previamente documentada se genere una sospecha en su consecución e) Solicitar a FONDEX el giro de créditos o de reintegros de ahorros mediante cheque sin cruce restrictivo, en cuantía superior a los diez(10) salarios mínimos legales vigentes De operaciones en efectivo: En FONDEX no son aplicables los controles para operaciones en efectivo, dado que no se ejecuta captación de dinero del público a través de pagos en efectivo. 9. SANCIONES 7

8 Página 8 de 9 De presentarse hechos que tipifiquen la conducta en el lavado de activos, la entidad será objeto de sanciones monetarias y administrativas y sus funcionarios de sanciones de tipo penal. Es por ello de vital importancia la participación y compromiso de todos los funcionarios, para que estén vigilantes sobre las operaciones que puedan resultar lesivas para FONDEX. La conducta irresponsable, permisiva, negligente u omisiva en el vínculo comercial o contractual que se establezca con asociados cuyas actividades sean dudosas o al margen de la ley, pueden acarrear una serie de sanciones tanto para FONDEX como para los empleados y funcionarios responsables. El incumplimiento por parte de los asociados y/o cliente externo de las disposiciones en materia de prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo dará lugar a la exclusión como asociado o terminación del contrato. El presente Manual se expide en la ciudad de Bogotá, Distrito Capital, a los DIECINUEVE (19) días del mes de MAYO de 2016 según acta y rige a partir de la fecha de su publicación y aprobación. ELABORÓ VERIFICÓ ZORAIDA MILENA RENDON CARRILLO Gerente ANGELA MARCELA PEÑA BARRERA Subgerente APROBÓ LUIS CARLOS GONZALEZ VALBUENA Presidente Junta Directiva OLGA LUCIA GUERRERO Secretaria Junta Directiva (Original firmado) 8

9 Página 9 de 9 EDICIÓN FECHA EDICIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 19/05/2016 Se aprueba reglamento 2 25/07/2017 Se ingresa como documento controlado, Se le ingresa código, versión, vigencia, y paginación. Se incluye espacio de resumen de cambio del documento. 9