ANEXO F: PLAN DE COMUNICACIÓN CON LOS STAKEHOLDERS

Transcripción

1 Administraciones Públicas ANEXO F: PLAN DE COMUNICACIÓN CON LOS STAKEHOLDERS DGCP Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: Fecha: 21/08/2014

2 DOCUMENTO / ARCHIVO: HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO Título Nombre Archivo ANEXO F: PLAN DE COMUNICACIÓN CON LOS STAKEHOLDERS DGCP-STK-Plan de Comunicación con los Stakeholders F000E001.v01.02.pdf Fecha 21/08/2014 Versión v01.02 Cliente Asunto / Detalle Soporte lógico Localización DGCP Dirección General de Contrataciones Públicas. En el presente documento se encuentra el Plan de Comunicación con los Stakeholders Microsoft Word Santo Domingo República Dominicana REGISTRO DE CAMBIOS Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio 01 Creación del documento Renumeración de apartados Versión sin cambios asociada a la entrega del plan revisado DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: Nombre Jhonattan Toribio George Slujalkovsky Área Tecnología Tecnología 2 de 10

3 CONTROL DEL DOCUMENTO Este documento ha sido: Nombre Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Jaime Escamilla Firma Marianelly Aparicio Fecha 21/08/2014 Leovigildo Antonio Gómez 3 de 10

4 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS Y ALCANCE DE ESTE PLAN DOCUMENTOS DOCUMENTOS APLICABLES DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES Y SIGLAS DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS IDENTIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERES PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN/PARTICIPACIÓN DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIONAR LAS ESPECTATIVAS ANEXO Plantilla para Registro de interesados Plantilla para el seguimiento control de la solicitud del cambio de 10

5 1. INTRODUCCIÓN Con el fin de asegurar el cumplimiento de la Gestión de Stakeholders o Grupos de Interés del servicio. DGCP Adquisición del Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano. Hay que destacar que el Plan de Comunicación de los Stakeholders es un documento vivo sujeto a revisiones, por lo que se han de considerar éstas bajo los siguientes condicionantes: Comienzo / finalización de las fases del proyecto Consecuencia de acciones de mejora El contenido de este documento se ha elaborado a partir del Plan del Proyecto Detallado aplicable a la Metodología Indra para la Gestión de Proyectos (MIGP) y en base a experiencias previas de Indra en trabajos similares. 2. OBJETIVOS Y ALCANCE DE ESTE PLAN La Gestión de los Grupos de Interés o Interesados es clave para el éxito del proyecto, ya que se considerará que el proyecto culmina con éxito si consigue los beneficios esperados por el cliente y por los participantes e interesados en el proyecto. Los interesados (Stakeholders) en el proyecto son personas u organizaciones que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto. Los interesados también pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo. Por ello, la identificación adecuada de los interesados es crucial para su correcta gestión posterior, y lograr así cubrir adecuadamente las expectativas de todos ellos. El equipo de dirección del proyecto identificará tanto a los interesados internos como externos, con objeto de determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas. Más aún, el director del proyecto gestionará la influencia de los diversos interesados con relación a los requisitos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso. Para ello, este Plan de Comunicación de los Stakeholders o Interesados define las distintas actividades para lograr esa gestión adecuada, desde la identificación de los Interesados, el modo de involucrarles en la definición de requisitos y su grado de influencia sobre los mismos, así como el modo de mantenerles involucrados como parte de la Organización del proyecto y garantizar así la adecuada gestión de expectativas de todos ellos al término del proyecto. Los procesos en la comunicación con los Interesados del proyecto son: Identificar a los interesados que consiste en identificar los distintos Grupos de Interés y el grado de impacto que pueden ejercer sobre el proyecto. Planificar las comunicaciones que consiste en planificar tanto en contenido como en tiempo las distintas tipos de comunicación que se hará llegar a los Grupos de Interés identificados para su continua y fluida comunicación que evite conflictos. Distribuir la información que consiste en la ejecución del plan de comunicación definido, tanto en contenido como en tiempo. 5 de 10

6 Gestionar las expectativas que consiste en la comunicación activa con los Grupos de Interés para recoger con la máxima antelación sus necesidades y el grado de urgencia, e importancia, y poder así ante cualquier incidencia gestionarla con toda la información de cada Grupo de interés, para su posterior análisis como un cambio o desviación al Alcance definido. Los distintos interesados tienen diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyecto y éstos pueden cambiar durante el ciclo de vida del mismo. Su responsabilidad y autoridad pueden variar desde una participación ocasional en encuestas y grupos de opinión, hasta el patrocinio total del proyecto, lo cual incluye proporcionar apoyo financiero y político. Los interesados pueden tener un impacto adverso en los objetivos del proyecto. La identificación de los interesados es un proceso continuo y puede resultar difícil. Si bien, es crucial identificar a los interesados y comprender su grado relativo de influencia en un proyecto, su impacto para la posterior gestión de expectativas y acciones para resolver los posibles conflictos y evitar impactos en la duración, alcance, calidad o costes del proyecto. La Gestión de las expectativas también se tratará siguiendo este Plan ya que para los interesados, un proyecto puede tener resultados tanto positivos como negativos. Algunos interesados se benefician con el éxito de un proyecto, mientras que otros perciben resultados negativos como consecuencia del éxito del proyecto. La Gestión de las expectativas se torna en un aspecto clave en la gestión ya que a menudo los objetivos de los interesados son muy diferentes o contradictorios. Parte de las responsabilidades del director del proyecto es balancear estos intereses y asegurarse de que el equipo del proyecto interactué con los interesados de una manera profesional y cooperativa. El objetivo del Plan de Gestión de Interesados es proporcionar una guía acerca de cómo se identificarán, analizará su impacto, y se gestionarán las expectativas de los diferentes Grupos de Interés dentro del alcance del proyecto. Los componentes del Plan de Gestión de Interesados son por tanto: Proceso para una Identificación adecuada y continuada de los Grupos de Interés Proceso para una correcta Planificación de las Comunicaciones que haga llegar a todos los Grupos de Interés la información adecuada Proceso para la Gestión de las Expectativas de cada grupo de Interés que garantice la adecuada cobertura de las mismas repercutiendo positivamente en los resultados del proyecto y evitando conflictos que afecten a la operativa del mismo. 3. DOCUMENTOS 4. DOCUMENTOS APLICABLES Plantilla para el Registro de Interesados (Indra) Plantilla para el seguimiento y control de las solicitudes de cambio (Indra) 6 de 10

7 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Pliego de Condiciones Específicas para la adquisición del Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano, en adelante simplemente referido como Pliego Plan Detallado de Trabajo (versión vigente del plan) Programa de Gestión del Cambio Organizacional (versión vigente del programa) Plan de Gestión de la Comunicación (versión vigente del plan) 6. DEFINICIONES Y SIGLAS Interesados / Grupos de Interés: Los interesados en el proyecto serán aquellas personas y organizaciones que estén activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o terminación del proyecto. Expectativas: Aquellas necesidades o requisitos esperados por parte de un grupo de Interés, analizado su importancia y urgencia, para evaluar el impacto en el Alcance de proyecto y las posibles acciones de resolución. Impacto: Es un factor relacionado directamente con cualquier cambio a realizar en el Sistema. Su correcto análisis permitirá minimizar y gestionar correctamente los aspectos negativos que la introducción de dicho cambio puede ocasionar al resto de componentes de la aplicación. El impacto se contemplará a todos los niveles en que un cambio puede afectar al desarrollo software como por ejemplo: Impacto en Planificación Impacto en Costes Impacto en Esfuerzo Impacto en Implantación, etc. 7. DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS Definir la Gestión de los Grupos de Interés es el proceso que consiste en desarrollar una identificación y gestión adecuada de cada uno de los grupos de Interés, clasificándolos por su nivel de interés, influencia e impacto, y una posterior definición de la Gestión de sus expectativas, de modo que se logre alcanzar lo esperado, identificado, evaluado y acordado como posible dentro del alcance del proyecto, lo considerado como requisitos del proyecto, al término del proyecto con el menor impacto en el mismo. Para ello es necesario la definición y planificación adecuada de las actividades identificadas como parte de la Gestión de los Grupos de Interés, que se elaborará partiendo de: El Pliego Integrado DGCP y La oferta presentada por Indra. Esta Gestión definida en este plan, tanto la identificación de los interesados hecha, como la planificación de la comunicación y participación de los mismos y la gestión de expectativas, se 7 de 10

8 revisará de modo periódico durante la ejecución del proyecto para ser ajustado a los cambios que se puedan ir dando a lo largo del mismo. A continuación describimos las actividades a realizar para la Gestión de los Grupos de Interés. 8. IDENTIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERES Objetivo: Identificación adecuada de todos los Grupos de Interés que impactan en el proyecto y sus resultados finales. Esta identificación se realizará partiendo de: El pliego integrado DGCP La oferta presentada por Indra. El plan de organización Para la identificación de los Interesados se recogerán todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y se documentará la información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto en el Registro de Interesados. Este documento recogerá las características de cada grupo de interés, como por ejemplo: La información de identificación: nombre, puesto en la organización, ubicación, rol en el proyecto, información de contacto. La información de evaluación: principales requisitos, principales expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida donde el interés es mayor. La clasificación de los interesados: interno/externo, partidario/neutral/opositor, etc. Por cada grupo de interés se recogerá su posición en la organización, si es el caso, y el nivel de autoridad. Esta identificación se realizará en el comienzo del proyecto para poder así planificar las distintas acciones de comunicación y de participación en el proyecto, y poder así maximizar las influencias positivas y mitigar los impactos negativos potenciales gestionando adecuadamente sus expectativas. Tras el registro de los interesados se realizará el análisis de los mismos, para su clasificación adecuada. Este análisis identificará los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados, y los relaciona con la finalidad del proyecto, y si fuese el caso, permitirá a identificar las relaciones con interesados que pueden aprovecharse para crear alianzas y acuerdos potenciales, a fin de mejorar las probabilidades de éxito del proyecto. Cada grupo de interés se clasificará en función de dos variables que permitirán establecer las distintas estrategias a seguir para su gestión: Importancia; que indica la capacidad de efectuar cambios en el alcance del proyecto o ejecución, es decir, su capacidad de Impacto en el proyecto. Influencia; que indica su participación o interés activo en el proyecto Se clasificarán los distintos Grupos de Interés identificados en una gráfica que permita situarlos según esas dos variables, y en función de ellos se establecerán acciones. 8 de 10

9 9. PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN/PARTICIPACIÓN El objetivo es establecer las necesidades de información de cada grupo de interés para garantizar su participación en el proyecto en el momento adecuado. Se planificarán las acciones de información requeridas por las necesidades de cada grupo de interés y el modo de abordar dichas necesidades, estableciendo por cada una de ellas; quién necesita (grupo de interés), qué necesita (información), cuándo la necesita (periodo), cómo se le será proporcionada (canal) y por quién (remitente). Estas acciones resultantes del plan de comunicación serán parte del Plan de proyecto de modo que se ejecuten en tiempo y modo acorde a las acciones de gestión y seguimiento definidas. Cada acción se establecerá en función de cada grupo de interés y las características identificadas en la anterior fase. Se establecerán, siempre que sea posible, los canales fijados para la comunicación dentro del proyecto en el plan de proyecto, Portal del proyecto y correo electrónico, así como en las mismas reuniones de seguimiento establecidas en el Plan de proyecto. 10. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN El objetico es ejecutar en tiempo y forma las acciones de comunicación establecidas en el Plan de comunicación para asegurar que la comunicación requerida a cada Grupo de interés se ejecuta siguiendo el plan definido para garantizar la cobertura adecuada de las expectativas de cada grupo participante. A cada grupo de interés en función de su clasificación (Importancia / Influencia) se le distribuirá un tipo de información, en un momento del proyecto dado y con el canal establecido para ello. La información a remitir estará relacionada con el comportamiento del proyecto, el rango de consecución de los resultados y alcance definido, y por lo tanto, con la cobertura del plan definido. Asimismo, a cada grupo se le informara de futuras acciones planificadas en el Plan de proyecto que pudiera afectarle, ya sean por la necesidad de su participación según planificación o ante cambios o hechos acontecidos. Entre los distintos tipos de información a remitir se encuentran: Notificaciones a los interesados. Información a suministrar a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto. Informes del proyecto. Los informes del proyecto que se elaboren según el Plan de proyecto, con el contenido y periodicidad en éste fijado. Entregables del proyecto. Aquellos entregables de información definidos en el Plan de proyecto que se consideren de valor para los Grupos de Interés. 11. GESTIONAR LAS ESPECTATIVAS El objetivo es lograr que los Grupos de Interés apoyen la ejecución definida y acordada del proyecto al conocer los beneficios y riesgos del mismo. La gestión de expectativas permitirá comunicarse y trabajar en colaboración con los Grupos de Interés para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan, manteniendo una comunicación fluida con los Grupos de Interés bidireccional, de modo que se puedan abordar de modo ágil e inmediato sus inquietudes o problemas y resolverlos de modo eficiente, para que no impacten en el resultado final del proyecto. 9 de 10

10 De este modo se pretende garantizar la ejecución del proyecto según el alcance definido de tiempo, calidad y coste, y disminuir los riesgos del mismo, ya que los Grupos de interés que pudieran impactar de modo negativo en el mismo, conocen de antemano los beneficios y riesgos del mismo y se logra así que lo apoyen de forma activa y ayudar en la evaluación de los riesgos asociados con las elecciones del proyecto. El responsable de proyecto gestionará las expectativas de los interesados de modo activo, mediante las reuniones de seguimiento, la comunicación bidireccional con los Grupos de Interés y otras acciones según se haya establecido en el plan de comunicación, con el objetivo de disminuir el riesgo de que el proyecto no alcance sus objetivos y metas por causa de incidentes no resueltos a nivel de los interesados y limitar así las interrupciones durante el proyecto. En función de las necesidades y expectativas recogidas en el Plan de proyecto por parte de cada grupo y conocidas las acciones de comunicación planificadas, se llevará a cabo la gestión de expectativas en las mismas reuniones de seguimiento establecidas en el Plan de proyecto, de modo que se recogerán en las actas de reunión las incidencias que surjan, identificando el Grupo de Interés origen, la resolución a la incidencia, su prioridad y la persona responsable de su seguimiento y resolución, ya que se tratará como un cambio o desviación. El estado de las incidencias recopiladas y su gestión hasta la resolución se hará siguiendo el proceso de seguimiento definido en el Plan de proyecto. 12. ANEXO 12.1 Plantilla para Registro de interesados La Plantilla para el Registro de Interesados (de ahora en adelante interesados aaaammdd.pptx). DGCP-RDI-Registro de 12.2 Plantilla para el seguimiento control de la solicitud del cambio La Plantilla para el Registro de Seguimiento y Control de la Solicitud del Cambio (de ahora en adelante DGCP-SCA-Seguimiento y Control de la Solicitud del Cambio aaaammdd.docx). 10 de 10