CONTENIDO. l. Objetivo 11. Alcance Definiciones y Terminología. IV. Políticas. V. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo

Transcripción

1 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Dirección General de Relaciones Internacionales Coordinación de Movilidad Estudiantil y Académica Procedimiento: Gestión de Movilidad Internacional de alumnos de la UV (D-MEA-P-01) CONTENIDO l. Objetivo 11. Alcance 111. Definiciones y Terminología IV. Políticas V. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo VI. Referencias VII. VIII. Histórico de Revisiones Firmas de Autorización IX. Anexos

2 l. Objetivo Promover la Movilidad Internacional de los alumnos de la Universidad Veracruzana, a través de la gestión de los Programas Institucionales bilaterales con otras Instituciones de Educación Superior (les). 11. Alcance Aplica al personal participante de la Coordinación de Movilidad Estudiantil y Académica, desde la planeación hasta el regreso de los estudiantes; involucra a los responsables de movilidad internacional de las les, responsable de apoyo informático de la DGRI, Coordinadores de Movilidad de las Direcciones Generales de Áreas Académicas, académicos de las áreas académicas para el Comité de Selección de movilidad nacional y estancias cortas, Secretarios académicos de las Facultades de origen, Coordinación de Programas y Servicios, Administrador de la DGRI, Coordinadores Regionales, Rectoría, Secretaría de Rectoría, Dirección General de Relaciones Internacionales, Departamento de Prensa UV Definiciones y Terminología Aplican los términos contemplados en la Norma Internacional ISO 9000:20 I 5; los del Glosario institucional de Términos (UOM-GE-GL-OI) y los del Glosario de Términos de la Coordinación de movilidad Estudiantil yacadémica IV. Políticas 1._ Aplican los artículo "3, S, 6" del Estatuto de los Alumnos _ Aplica los artículos 21, 22 y 23 del Título 11 y 24,25 Y 26 del título 111 del Reglamento de Movilidad de la Universidad Veracruzana. 4._Aplica la normatividad de los programas y consorcios internacionales (por definir). S._Aplica lo contemplado en los convenios de colaboración firmados por la UV del repositorio de la Dirección General de Relaciones Internacionales (DGRI) 6._ Aplica el artículo 16 del capítulo 11 del Reglamento de Equivalencia y Revalidación de estudios de la Universidad Veracruzana. V.- Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo A. ELABORACiÓN DE CONVOCATORIAS l. A finales de cada semestre, verifica en el repositorio del sistema interno de la Dirección General de Relaciones Internacionales (DGRI) y con la Coordinación de Cooperación la existencia de nuevos convenios de colaboración y la revisión de la vigencia de convenios ya existentes. 2. Investiga con los responsables de movilidad de las les, la disponibilidad de espacios para el siguiente ciclo, calendarios académicos, fechas límite de recepción de documentos para movilidad y los requisitos y restricciones de los diversos programas, en los que se participará. 3. Analiza y propone los requisitos y formatos de participación en los diversos programas de Movilidad, basados en las experiencias y necesidades de experiencias pasadas.

3 4. Elabora propuesta de calendario de publicación de convocatoria del Programa de Movilidad de la Universidad Veracruzana (CLAVE D-MEA-OT -O 1) así como de los programas externos (ELAP, Red Macro, CNBES, MEXFITEC, Alianza del Pacífico, etc.) y lo entrega al Coordinador de Movilidad Estudiantil y Académica. Y COORDINADOR DE MOVILIDAD ESTUDIANTIL Y ACADÉMICA 5. Con base en la revisión de convenios y acuerdos establecidos, definen el número de espacios que se ofrecerán para cada programa o les internacional. 6. Integran la convocatoria del Programa de Movilidad de la Universidad Veracruzana (CLAVE D-MEA-OT -O 1) Y los anexos. COORDINADOR DE MOVILIDAD ESTUDIANTIL Y ACADÉMICA 7. Presenta la propuesta de calendario de convocatorias al titular de la Dirección General de Relaciones Internacionales para su aprobación.. TITULAR DE LA DGRI 8. Realiza las modificaciones pertinentes o aprueba el calendario de convocatorias y lo regresa al Coordinador de Movilidad, quien lo turna al Encargado de Movilidad Internacional. 9. Solicita vía correo electrónico al responsable de apoyo informático de la DGRI, la publicación de las convocatorias y sus anexos en la página de la Dirección. 10. Envía al Responsable de Difusión de la Coordinación, el calendario de convocatorias y sus anexos, para que comience el proceso de difusión de convocatorias externas. I l. En coordinación con el Responsable de Difusión, da a conocer las convocatorias en los diferentes medios institucionales y Programa sesiones informativas en las diferentes regiones y áreas académicas, con base en los tiempos establecidos en el calendario. B. SOLICITUD 13. Asesora a los aspirantes para el correcto cumplimiento de los requisitos de cada convocatoria. 14. Recibe el expediente digital o físico por parte de los candidatos, atendiendo las características de cada convocatoria. 15. Genera carpetas digitales por región, área académica, nombre del candidato y programa educativo inscrito y la integra a la base de datos de aspirantes. C. SELECCiÓN Y EVALUACiÓN '6. Recibe el expediente digital o físico por parte de los candidatos atendiendo las características de la convocatoria. 17. Genera carpetas digitales por región, área académica, nombre del candidato y programa educativo inscrito para respaldar la información del archivo recibido. 18. Si la convocatoria lo requiere, elabora cronograma de entrevistas de acuerdo al país destino de los aspirantes. y les notifica a estos, vía correo electrónico, la

4 fecha. la hora y el lugar de su entrevista y entrega el cronograma de entrevistas al Coordinador de Movilidad Estudiantil y Académica. COORDINADOR DE MOVILIDAD ESTUDIANTIL Y ACADEMICA 19. De acuerdo al Reglamento de Movilidad, solicita a la Secretaría Académica apoyo de las Direcciones Generales de Áreas Académicas, para la designación de académicos que conformen el Comité de Selección. 20. Convoca mediante oficio y/o correo electrónico a los académicos del comité y les proporciona la información de expedientes y explica la guía de los criterios de evaluación. Y COORDINADOR DE MOVILIDAD ESTUDIANTIL Y ACADEMICA 21. Coordinan el proceso de selección que realiza el comité a cada uno de los aspirantes, seleccionando a los candidatos que serán postulados a las les destino. 22. Reciben dictamen firmado por el comité de selección con la relación de los alumnos seleccionados y no seleccionados. 23. Elabora relación de alumnos seleccionados e instituciones destino. la cual envían al responsable de apoyo informático de la DGRI vía correo electrónico para su publicación en, la página de la Dirección y notifica vía correo electrónico a los aspirantes la liga o el vínculo de la página Web de la DGRI donde se publican los resultados del proceso de selección. D. POSTULACiÓN 24. Postula a los alumnos seleccionados ante los responsables de movilidad internacional de las les destino vía correo electrónico informando su nombre y programa académico y solicita cartas de aceptación. pre aceptación o de rechazo a las les destino. 25. Si la les destino no acepta la postulación del alumno seleccionado a. Se canaliza a otra opción de les destino solicitada previamente. b. De no ser aceptado en ninguna opción o el alumno no acepta las mismas, se cancela la movilidad. ~. 26. Organiza sesiones de información con los alumnos seleccionados para dar a conocer aspectos como status de su aceptación o postulación. trámites de visas y pasaportes, apoyos económicos. entre otros. 27. Organiza sesiones individuales con los estudiantes seleccionados para revisar de manera específica documentos y requisitos para cada caso. 28. Envía a los responsables de los departamentos de movilidad de las les destino la solicitud de admisión en el formato acorde a los requisitos establecidos por cada institución. 29. Recibe carta de aceptación de los alumnos por parte de la les destino. E. APOYO ECONÓMICO

5 30. Notifica al estudiante seleccionado las diferentes opciones de apoyo económico disponibles (Cuando aplique). 31. Planea en conjunto con el Coordinador de Movilidad Estudiantil y Académica, la oferta de apoyos económicos disponibles para las estancias de movilidad internacional. 32. Recibe las solicitudes de apoyo económico y procede a organizar la selección de los estudiantes que serán beneficiados. 33. De acuerdo al Reglamento de Movilidad, solicita a la Secretaría Académica apoyo de las Direcciones Generales de Áreas Académicas. para la designación de académicos que conformen el Comité de Selección. 34. Convoca mediante oficio y/o correo electrónico a los académicos del comité y les proporciona la información de expedientes y explica la guía de los criterios de evaluación. COORDINADOR DE MOVILIDAD ESTUDIANTIL Y ACADEMICA y ENCARGADO DE MOVILIDAD INTERNACIONAL 35. Coordinan el proceso de selección que realiza el comité a cada uno de los aspirantes. seleccionando a los candidatos que serán beneficiados con un apoyo económico Reciben dictamen firmado por el comité de selección con la relación de los estudiantes beneficiados. 37. Elabora relación de estudiantes seleccionados. la cual envían al responsable de apoyo informático de la DGRI vía correo electrónico para su publicación en la página de la Dirección y notifica vía correo electrónico a los aspirantes la liga o el vínculo de la página Web de la DGRI donde se publican los resultados del proceso de selección. 38. Envía al Encargado de Gestión para el Financiamiento de becas el listado de los estudiantes beneficiados con un apoyo económico para que realice el proceso de trámite de becas de movilidad. 39. Con relación a convocatorias externas de financiamiento o becas. mantiene contacto con los responsables de dichos organismos para dar seguimiento a los estudiantes que estén solicitando apoyos para sus estancias de movilidad. F. CONFIRMACiÓN DE LA ESTANCIA 33. Recaba la confirmación de la movilidad de los estudiantes seleccionados mediante carta compromiso firmado por el interesado y por la autoridad de su entidad académica. 34. Notifica a la Coordinación de Programas y Servicios el listado de estudiantes seleccionados que han confirmado la movilidad, para que dicha dependencia organice las sesiones de orientación previo a las estancias de los estudiantes. 35. Verifica las fechas de salida de los estudiantes y da seguimiento de la llegada de los mismos a sus íes destino 40. Solicita al alumno seleccionado copia de la siguiente documentación y la integra a su expediente: Visa de estudiante. Itinerario de viaje o boleto de avión.

6 Contrato de Seguro médico internacional. Boucher de inscripción al semestre siguiente de la UV. 36. Previo a su partida, solicita a los estudiantes que entreguen durante los primeros 15 días hábiles de haber llegado a su destino, el horario de clase, el formato de actividades académicas y el contenido de las materias que inscribió. G. ESTANCIA ENCARGADO MOVILIDAD INTERNACIONAL 33. Recaba la información de horarios y materias enviadas por los estudiantes. 34. Notifica cambios de materias a las Direcciones de las Áreas Académicas o a los Coordinadores de los programas de posgrado, para que estos a su vez realicen el proceso de Equivalencia. 35. Da seguimiento a los procesos de Equivalencia que estarán realizando las Direcciones de las Áreas Académicas durante el periodo en el que el estudiante se encuentre fuera de la universidad. 36. Verifica que se hayan realizado las actas de equivalencia para cada estudiante, mismas que deberán ser remitidas a las secretarías de cada facultad para posteriormente asentar las calificaciones en el Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU). H. REGRESO ENCARGADO MOVILIDAD INTERNACIONAL 37. Solicitan boletas a las les destino 38. Solicitan reporte de la estancia a los estudiantes, de acuerdo a los tiempos establecidos en la carta compromiso y con base en la guía Reporte Final de su Movilidad. 39. Entregan boletas a las entidades académicas correspondientes. SECRETARíAS DE FACULTAD 40. Una vez que cuentan con los dictámenes de equivalencia y las boletas de calificaciones entregadas por la Coordinación de Movilidad Estudiantil y Académica, asientan las calificaciones de los estudiantes que realizaron movilidad en el SIIU. l. CONCLUSiÓN 41. Integra carpeta de proceso de convocatoria del periodo en curso, que contiene la siguiente información: Convocatoria y anexos. Resultados exámenes de idiomas aplicados a alumnos aspirantes por parte del Departamento de Lenguas Extranjeras (DELEX) Cronograma de entrevistas. Dictamen de comité de selección. Relación de alumnos aspirantes. Relación de alumnos seleccionados. Boletas enviadas por las les destino. Expedientes de alumnos no seleccionados divididos por Área Académica. P ÁGINA 6/7

7 VI.- Referencias a) Norma ISO 9000:2015 b) Glosario Institucional de Términos (UOM-GE-GL-O I ) c) d) Catálogo de Formatos: Solicitud de Movilidad, etc. (Con todo y CLAVES) xx VII. Histórico de Revisiones VIII. Firmas de Autorización arcón Directora General de Relaciones Internacionales 31/05/ /06/2017 IX. Anexos PAGI NA 7/7