TITULO: PLAN DE CALIDAD DE ESTUDIO DE ALUMNO EXTRANJERO EN UPC (IN) CÓDIGO: OI-PLCA-02

Transcripción

1 PÁGINA 1 DE 5 DEL PROCESO DEL PROCESO MONITOREO DEL PROCESO DE RIESGO DE 1 Preparación y lanzamiento de la convocatoria de los programas de Intercambio y study abroad IN en coordinacion con Jefe de Producto de Marketing OI. y Jefe de Producto (Marketing) o cada vez que se lanza un programa 2 Base de datos de alojamientos a) Atención a candidatos en Campus y recepción de solicitudes b) Visita de alojamientos c) Actualización de base de datos y envio a estudiantes internacionales a) (Campus) b) Oficina c) 3 Universidad Extranjera envía datos de los postulantes 4 A) Contacto directo de la OI extranjera: Envío de lista de requisitos necesarios y calendario académico a los alumnos internacionales. B) Contacto directo con el alumno por antes de su llegada. -Documentos requeridos para el programa de intercambio y study abroad IN no lleguen a destino -No haya respuesta del alumno Verificación de que se envíe todo lo necesario Cada vez que se solicita los para iniciar el programa de Intercambio y study abroad IN Correo solicitando los necesarios para iniciar el intercambio 5 6 Universidad Extranjera envía los solicitados Envío de silabos UPC a alumnos internacionales Documentos enviados no lleguen a destino - Los sílabos recién se actualizan en el sistema antes del inicio de clases - No todos los sílabos se encuentran colgados en el intranet Verificación de que se reciban todos los Cada vez que se solicita los 1). Documentos online e impresos 7 Contacto directo con la OI extranjera: Universidad Extranjera envía lista de cursos a matricular 8 Revisión de los y de la inscripción del alumno en el sistema. Documentación requerida incompleta Verificación completa de Cada vez que alumno los requeridos internacional (IN) se inscriba Check en la lista de requeridos (Copia en el file del postulante) 9 Envío de cartas de aceptación a los alumnos de intercambio

2 PÁGINA 2 DE 5 DEL PROCESO DEL PROCESO MONITOREO DEL PROCESO DE RIESGO DE 10 Solicita copia de vuelo y ciudad de recojo de visa si alumno tiene convenio con UPC 11 Envío de la documentación para la emisión de visas al Ministerio de Relaciones Exteriores 12 Envío de la confirmación de la visa Las visas se emiten después de que el alumno ya viajó Coordinación con el Ministerio de Relaciones Exteriores Cada vez que se emitan visas Correo solicitando el trámite de visa 13 Solicita copia del seguro internacional -Los estudiantes no envían su seguro internacional -Los estudiantes toman un seguro por reembolso y no cuentan con los medios para asumir los costos en casos de gastos médicos importantes - Revisión de expedientes de los alumnos - Se indica desde el inicio que sólo se aceptan seguros de pago directo Cada vez que se solicita antes de la llegada del estudiante cuando el estudiante llega 14 Cambio de estatus de la Solicitud a "Procede". Sócrates no habilitado 15 Envio de base de datos de alumnos internacionales a DINS y Oficina de Admisión - Omisión de datos en el CMR (Oficina no tiene accesos) - Error en la información (segundo apellido del alumno) 16 Oficina de Admisión genera los códigos de los estudiantes Porcentaje de alumnos extranjeros matriculados Por ciclo académico Director de Oficina Coordinadora de Oficina (Corporativo y Campus) Tabla de Indicadores de la Oficina (Excel) 17 Recepción de los códigos generados por la Oficina de Admisión y envio de fotos para la emisión de TIU's a Canales de Contacto - Codigos incorrectos - Fotos de mala calidad o en formato incorrecto Verificación de que los códigos son correctos Cada vez que recibe los códigos generados 18 1) Verifica si el alumno tiene convenio con UPC. 2) El alumno debe pagar la matricula UPC Primeras semanas del (Corporativo ciclo y Facturación) El estudiante de Study Abroad no paga la matrícula El estudiante debe pagar la matrícula completa a más tardar en el primer mes de clases Facturación 19 Revisión de cursos a matricular según oferta por Campus (Campus) Los cursos seleccionados por el alumno no se dictan en el Campus que indicó como primera opción Verificación de la oferta por Campus con profesores a tiempo completo (Campus) 20 Realización de armado de horarios (Campus) Cruce de horarios Verificar los pre requisitos de cursos, y que no exista cruces de horarios Cada vez que alumno internacional (in) se inscriba (Campus)

3 PÁGINA 3 DE 5 DEL PROCESO DEL PROCESO MONITOREO DEL PROCESO 21 Contacto directo con el alumno: matricula (Campus) DE RIESGO DE 22 Envío del consolidado de horarios a la Oficina Registros a) Envio de horarios por Campus al Corporativo b) Envio de consolidado de horarios a Registros a) (Campus) b) - No se reciban / entreguen los horarios a tiempo y se retrase el procesode matrícula preferencial Coordinación de fechas de matrícula con Registros 23 La Oficina de Registros ejecuta la matrícula del alumno en coordinación con la Oficina (Corporativo y Campus) -Retraso en la matrícula preferencial y cruce con matrícula de alumnos regulares - Dificultades en el sistema de Coordinación de fechas de Registros para la matrícula con Registros habilitación de la matrícula de los alumnos internacionales que requieren permisos especiales 24 Envío de códigos a IT SERVICE para generar permisos Permisos no habilitados Verificación del envío de los códigos correctos a IT SERVICE Cada vez que se envía el código generado (Campus) Check en la Lista de Códigos de alumnos inscritos 25 Solicitud y revisión de contenido para la Sesión de Bienvenida: Atención al alumno, Vida Universitaria, Oficina de Oportunidades Laborales, Calidad Educativa, seguridad, Centro de Información 26 Comunicación a las áreas de servicio para la sesión de bienvenida (Atención al alumno, Vida Universitaria, Oficina de Oportunidades Laborales, Calidad Educativa, seguridad, Centro de Información) (Campus) 27 Realización de la Sesión de Bienvenida (Campus) Alumno no reciba la información por no asistir a la sesión de bienvenida Verificar que se entregue el Manual de Bienvenida, carné con los datos de acceso a los servicios UPC (Login y Password), TIU, Cada sesión de Bienvenida horario de clases, calendario académico, información general del Perú (Campus) Check en Lista de Alumnos es IN

4 PÁGINA 4 DE 5 DEL PROCESO DEL PROCESO MONITOREO DEL PROCESO DE RIESGO DE 27 Entrega del horario al alumno (Campus) 28 Realiza cambio a los horarios con la Oficina de Registros si fuera necesario (Campus) Primera semana de cada ciclo 27 Actualización de los datos en Perú de los estudiantes internacionales y envío al Jefe de Seguridad de Campus (Campus) Continuamente 28 Contrato de estudios de Universidad de origen a) Revisión y llenado de contratos de estudio b) Firma de documento a) (Campus) b) Jefe de Operaciones A inicios y fin de ciclo 29 Enseñanza, aprendizaje, asistencia a clases y vida universitaria del alumno extranjero (retroalimentacion del alumno a OI) Administración del expediente del alumno (Campus) Diariamente 30 Solicitud de fotos, videos y testimonios (Campus) y Jefe de Producto (Marketing) 31 Ampliación de visas oficiales: a) Solicitud de pasaportes b) Recojo y entrega de pasaportes c) Trámite de ampliación de visas con el MRE a) (Campus) b) (Campus) c)

5 PÁGINA 5 DE 5 DEL PROCESO DEL PROCESO MONITOREO DEL PROCESO DE RIESGO DE 32 Coodinación con el área de evaluación para la distribución de encuestas a los alumnos internacionales 33 Coordinación con Canales de Contacto la emisión de los Certificados de los Alumno IN 34 Envío de los certificados a la Universidad de origen Perdida de los certificados (courrier) Verificación del envío de los certificados Cada envío de certificado Cargo de envío de certificados Aprobado por: Fecha: Josilú Carbonel 13/08/2015 Directora de Oficina Prohibida su reproducción sin autorización del Director de Aseguramiento de la Calidad