DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE OFICINA DE PROGRAMAS INTERNACIONALES DE INTERCAMBIO

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1 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Oficina de Programas Internacionales de Intercambio DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE OFICINA DE PROGRAMAS INTERNACIONALES DE INTERCAMBIO Julio 2012

2 DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Oficina de Programas Internacionales de Intercambio SÍMBOLOS Julio 2012

3 OPI01: GESTIÓN DE MOVILIDAD DE ALUMNOS ENVIADOS Programación de lanzamiento de programas del curso académico siguiente Preparación de convocatorias Publicación de convocatoria - Revisión de destinos/convenios - Tablas de reconocimiento - Plazas disponibles - Criterios de selección - Plazos - Bases genéricas del programa - Sesiones informativas Web de la OPII Cumplimentación de solicitud y entrega de Recepción y evaluación de solicitudes - Expediente académico - Evaluación de conocimientos de idiomas, si procede. - Otros méritos A través de la intranet y entrega de Adjudicación de plazas/becas OPI01P01 Hay becas/ plazas adjudicadas? y Programa SICUE Para cada plaza/beca adjudicada y programas no SICUE Tramitación de la aceptación en destino OPI01P02 Anulación de beca/plaza y comunicación al Acción viable? Formalización y seguimiento de la plaza/beca OPI01P03 Hasta la finalización de la estancia Gestión de devoluciones Procede devolución Balance económico procede devolución Tramitación de reconocimiento académico de créditos Evaluación satisfacción alumnos enviados OPI01P04 Los reconocimientos de créditos de 1º y 2º ciclo, grados y master, lo realizan los centros. SA05 CONVALIDACIONES, ADAPTACIONES EXTRAORDINARIAS Y RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS (En caso de Posgrado no de centro y 3er ciclo) Versión 3 - Enero 2011

4 OPI01P01: ADJUDICACIÓN DE PLAZAS/BECAS Adjudicación de plazas/becas y publicación de resultados Web de la OPII Si procede se le comunica directamente al alumno al que se le ha adjudicado la beca/plaza Acepta el destino? Presentación de propuesta inicial de reconocimiento Recepción de renuncia Reasignación? Identificación como plaza vacante Sesiones informativas a alumnos sobre la plataforma de gestión de intercambio Para cada plaza/beca Versión 3 - Enero 2011

5 OPI01P02: TRAMITACIÓN DE LA ACEPTACIÓN EN DESTINO Solicitud de para aceptación en destino Preparación de Revisión y compleción de Solicitud de validación de la Equipo directivo de centro Vicerrectorado correspondiente Comisión Académica Solicitan ajuste de Remisión de y solicitud de aceptación en destino Recepción de respuesta a la solicitud y en su caso, análisis de alternativas Otras universidades Instituciones externas Adjudicación de plazas/becas OPI01P01 Búsqueda de nuevo destino Viabilidad Aceptación en destino Declaración no viable Comunicación de aceptación en destino al Versión 3 - Enero 2011

6 OPI01P03: FORMALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA BECA Generación de la plaza/beca Comunicación al y solicitud de formalización propuesta Previo y durante la estancia, hasta conseguir una propuesta estable y validada por ambas partes Formalización propuesta de reconocimiento Revisión de la propuesta Aceptable? Según fase y programa: - Previo al inicio de la estancia. - Durante la estancia. - Al finalizar la estancia. Preparación de la de la estancia Revisión y compleción, en su caso, de documentos Subsanación Documentos correctos? Programa de Gestión de pagos VERA SGE02: GESTIÓN DE GASTOS Hay que efectuar pago de beca? Introducción de los datos de pagos Cumplimentación de encuesta de satisfacción Si Fin de la estancia? Versión 3 - Enero 2011

7 OPI01P04: EVALUACIÓN SATISFACCIÓN ALUMNOS ENVIADOS Descarga de datos de encuestas Análisis de las encuestas - Por programa de intercambio - Por centro - Por titulación - Por país/ universidad destino Elaboración de Informes de resultados y propuesta de plan de mejoras Publicación en web de resultados generales Remisión de informes - Vicerrectorado - Servicio de Evaluación, Planificación y Calidad Versión 3 - Enero 2011

8 OPI02: GESTIÓN DE MOVILIDAD DE ALUMNOS RECIBIDOS Coordinación de la recepción de alumnos Para cada periodo de estancia (semestre A, B o curso completo) Plazos establecido de recepción de las solicitudes de las universidades extranjeras Planificación curso académico Organización del Programa MENTOR OPI02P02 Evaluación de solicitudes OPI02P01 Organización de cursos español Previsión de plazas en asignaturas UPV Información al alumno Organización Jornadas de bienvenida Revisión de propuesta y matrícula de alumnos Previa a la incorporación - Clases de español. - Necesidad de visado. - Opción de alumno-tutor (Programa MENTOR). -Alojamiento. - Seguro médico. - Calendario académico. - Jornada de bienvenida. - Oferta académica UPV. A su llegada - Material informativo UPV. - Información alojamientos. - Información extranjería. - Información procedimiento de matrícula. - Información turística. Para cada alumno, una vez incorporados a la UPV Hasta finalización de la estancia Para cada alumno recibido, siempre y cuando hayan entregado la encuesta mentor y no tengan libros pendiente de devolución a la biblioteca. Emisión y remisión de certificados/ informes académicos y de estancia Versión 3 - Julio 2012

9 OPI02P01: EVALUACIÓN DE SOLICITUDES Para cada solicitud individual de alumno extranjero Recepción y evaluación formal de la solicitud - Existencia de acuerdo de intercambio. - Corrección de la solicitud. - Comprobación del balance de enviados y recibidos. Correcta? Solicitud de evaluación académica Equipo directivo de centro PDI En cualquier caso Recepción de la evaluación académica Motivos: -Por falta de convenio o -Por falta de cupo tificación a la universidad solicitante Solicitud denegada tificación al alumno Solicitud aceptada Generación y envío al alumno de la de aceptación A través de la universidad de origen. Si procede solicitud de modificación de programa Versión 3 - Julio 2012

10 OPI02P02: ORGANIZACIÓN DE PROGRAMA MENTOR Acuerdo con los Centros de las condiciones y requisitos de la convocatoria Mentor Difusión de la convocatoria entre los alumnos UPV Alumnos Recepción y registro de candidatos Emparejamiento alumnos recibidos/ mentores Para cada solicitud de alumnos recibidos Comunicación a los alumnos recibidos y mentores Valoración del programa Información/ formación sobre programa a los mentores Identificación de alumnos mentores susceptibles de reconocimiento de créditos de LE Elaboración del Informe de resultados Mentor Versión 3 - Julio 2012

11 OPI03: GESTIÓN DE INTERCAMBIOS ACADÉMICOS DE PERSONAL Identificación del programa adecuado al A solicitud del, a partir del lanzamiento de la convocatoria. Información de trámites al Tramitación de la aceptación de la acción OPI03P01 Acción viable? Entrega de anticipos de caja fija, si se solicita y el Programa lo permite. tificación al Realización de la acción Validación de la realización de la acción - Realización efectiva de la acción. - Documentación justificativa de la acción. - Justificación de gastos. Ajuste del balance de gastos y anticipos, si procede. ADOK Elaboración de la propuesta de pago y remisión Hasta la aceptación de la propuesta de pago Servicio de Fiscalización SF01:FISCALIZACIÓN tificación al Versión 3 - Julio 2012

12 OPI03P01: TRAMITACIÓN ACEPTACIÓN DE LA ACCIÓN Hasta conseguir que otra universidad (socio) acepte la estancia del (en función de los contactos existentes y las características de la estancia). Usuario con destino y contactos? Gestión propia de la aceptación por el destino Solicitud de aceptación en destino Otras universidades Instituciones externas Acción viable? Requiere VºBº CRI En cualquier caso Para ERASMUS STT se precisa autorización del Vicerrectorado y autorización del servicio de RRHH. Para ERASMUS STA se precisa autorización del Vicerrectorado. Solicitud de visto bueno Vicerrectorado correspondiente / Servicio RRHH Solicitud de visto bueno Comisión de Relaciones Internacionales (CRI) Recepción de valoración de la acción Recepción de valoración de la acción Versión 3 - Julio 2012

13 OPI04: INFORMACIÓN SOBRE PROGRAMAS DE MOVILIDAD Tipo Consultas A solicitud del, o de oficio (por necesidades detectadas entre los posibles s o por compromisos adquiridos). Elaboración de materiales Corresponde a la OPII proporcionar la información solicitada? Información interna Necesidad de información externa Análisis del material necesario Obtención información interna de registros propios Obtención información externa de otras entidades Entidades UPV Instituciones Otras Universidades Elaboración de la información en el soporte y formato adecuado Información al acerca de la posible entidad propietaria de la información Recopilación y transmisión de la información al Medios: - Correo ordinario/electrónico - Teléfono -Web -Presencial Soportes: - Publicaciones - Trípticos/dípticos -CD Rom, webs... -Informes Interesa conservar la información generada? Archivo físico y/o informático Interesa difundir la información generada? Difusión a posibles interesados Versión 2 - viembre 2008