26/5/2009 UAZ SISTEMA PARA EL CONTROL DE BECARIOS PROMEP COORDINACION DE INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES

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1 26/5/2009 UAZ SISTEMA PARA EL CONTROL DE BECARIOS PROMEP COORDINACION DE INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES

2 Este documento muestra de forma general las funciones realizadas por el sistema, las ventajas que posee, así como las posibilidades que ofrece. CONTENIDO Descripción del sistema. Objetivos del modulo PROMEP. Funcionamiento. Información generada. Perspectivas. COORDINACION DE INFORTMATICA Y TELECOMUNICACIONES Página 1

3 DESCRIPCION DEL SISTEMA El sistema de becarios PROMEP controla de forma eficiente los becarios con becas PROMEP; Ingreso al programa La alta de sus becas Movimientos de liberación hasta la comprobación por parte del becario de los montos liberados. Así mismo permite: La impresión de reportes con información requerida Llevar a cabo un perfecto seguimiento de los convenios y becarios registrados en el sistema Control de montos asignados que no excedan a lo liberado. COORDINACION DE INFORTMATICA Y TELECOMUNICACIONES Página 2

4 OBJETIVOS DEL MUDULO PROMEP Establecer una metodología de control de: Registro de datos de los becarios y convenios. Registro de montos asignados por becario y convenios. Registro y monitoreo de montos liberados por becario y convenios. Registro y monitoreo de las comprobaciones realizadas por los becarios. Impresión de reportes necesarios para archivo PROMEP. COORDINACION DE INFORTMATICA Y TELECOMUNICACIONES Página 3

5 FUNCIONAMIENTO El sistema permitirá el ingreso de dos tipos de usuario (Ilustración 1): Usuario limitado: este tipo de usuario solamente cuenta con permisos de impresión de reportes y cambio de su información de cuenta, no se le muestra el contenido completo del sistema, ni puede hacer uso de toda su funcionalidad. Usuario avanzado: este tipo de usuario podrá imprimir reportes, cambiar su información de cuenta, dar de alta a nuevos usuarios, alta de convenios, becarios, becas, movimientos, comprobaciones, etc.; es decir puede hacer uso completo del sistema. Ilustración 1 COORDINACION DE INFORTMATICA Y TELECOMUNICACIONES Página 4

6 El funcionamiento del sistema se puede resumir en 6 pasos (Ilustración 2): 1. Dar de alta el convenio. 2. Alta de becario. 3. Registro de beca, aquí se relaciona a uno o más becarios con un convenio en específico y se asigna el monto en uno o varios rubros: Manutención Cuota compensatoria Inscripción Colegiatura Seguro medico Material didáctico o impresión de tesis Transporte y viáticos Etc. 4. Registro de movimientos de liberación, los cuales se realizarán de acuerdo al concepto asignado en el alta de becas. 5. Registro de las comprobaciones mediante factura de los movimientos dados de alta. 6. De acuerdo a la información con la que cuente el sistema se puede proceder a la impresión de reportes. 1 Alta convenio 2 Alta becario 3 Registrar beca 4 Movimientos registrar 5 Comprobar registrar 6 Impresión reportes Ilustración 2 COORDINACION DE INFORTMATICA Y TELECOMUNICACIONES Página 5

7 INFORMACION GENERADA Como información generada se encuentran contemplados por el momento los siguientes reportes (Ilustración 3): Por becario. Reporte en el que se muestra la cantidad asignada, liberada y la diferencia entre estos dos conceptos desglosada ya sea en Pesos, Dólares y/o Euros, así mismo los movimientos de liberación que han sido realizados por fecha. Por periodo de tiempo. Nos permite consultar los convenios que se encuentran saldados y/o aquellos en los que hay diferencia. Reporte por convenio. Muestra la cantidad asignada y liberada por persona de acuerdo a un convenio en específico. Reporte convenio_persona. Muestra a detalle los montos asignados y liberados por persona de acuerdo a un convenio en específico. Liberado por periodo de tiempo. Nos permite consultar los montos liberados de acuerdo a un rango de fechas. Liberado por convenio mayor a lo asignado. Gracias a este reporte podemos saber que convenios se han excedido en su liberación del monto asignado. Liberado fuera de tiempo. Permite consultar los convenios y los becarios que pertenecen a el cuyos montos fueron liberados fuera de tiempo. Liberado por convenio mayor a lo asignado. Gracias a este reporte podemos saber que convenios se han excedido en su liberación del monto asignado. Liberado fuera de tiempo. Permite consultar los convenios y los becarios que pertenecen a él cuyos montos fueron liberados fuera de tiempo. COORDINACION DE INFORTMATICA Y TELECOMUNICACIONES Página 6

8 Ilustración 3 COORDINACION DE INFORTMATICA Y TELECOMUNICACIONES Página 7

9 PERSPECTIVAS Se contempla dentro del crecimiento natural del sistema la interacción no sólo de personal operativo, sino en base a la información con la se alimenta al sistema se proporcione información estratégica que permita a los encargados de la toma de decisiones interactuar con el modulo PROMEP, con lo que se incrementará el valor de la información, pudiendo conocer de manera puntual la situación actual de los convenios y/o becarios dentro del sistema PROMEP. Información para la toma de decisiones Montos asignados y liberados por convenios. Montos asignados y liberados por becario. Personal con beca PROMEP. Información para el público en general (Transparencia y acceso a la información) Montos asignados para becas PROMEP. Montos asignados para becas PROMEP por años. Montos asignados por convenio. Ilustración 4 COORDINACION DE INFORTMATICA Y TELECOMUNICACIONES Página 8

10 INTEGRACION El presente modulo de integra a los módulos SIIAF ya existentes, con lo que resulta más sencillo realizar cruces de información con las actuales base de datos. (Ilustración 5) PIFI SIIAF PROMEP INFORMACION ESTRATEGICA Y TRANSPARENCIA Ilustración 5 COORDINACION DE INFORTMATICA Y TELECOMUNICACIONES Página 9