MANUAL DE OPERACIÓN. Módulo Institucional PMG, Septiembre de 2008

Transcripción

1 MANUAL DE OPERACIÓN Módulo Institucional PMG, Septiembre de 2008

2 Í N D I C E INTRODUCCIÓN 1 OBJETIVO DEL MANUAL 1 PROGRAMA ESPECIAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN EN LA APF COMPONENTE ESTÁNDAR Estructura de los sistemas que integran el Componente Estándar 6 2. COMPONENTE ESPECÍFICO Incorporación de acciones y proyectos de mejora en el Componente Específico ÓRGANOS DE VIGILANCIA Y CONTROL GRUPOS TÉCNICOS Funciones del Grupo Técnico Funciones de la Red de Grupos Técnicos 15 Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre 2008

3 5. PROYECTO INTEGRAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN (PIMG) Desarrollo del PIMG Ejecución del PIMG OPERACIÓN DEL PROGRAMA Descripción de la operación Flujo de operación Calendario de trabajo Funciones de participantes en el Programa de Mejora de la Gestión 29 DIRECTORIO ANEXOS Sistema de Trámites y Servicios de Calidad Sistema de Procesos Eficientes Sistema de Atención y Participación Ciudadana Sistema de Mejora Regulatoria Interna Sistema de Desregulación Sistema de Gobierno Digital Sistema Racionalización de Estructuras Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre 2008

4 INTRODUCCIÓN El Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal (PMG) es el instrumento del Ejecutivo Federal de carácter obligatorio que se enfoca a realizar mejoras que orienten sistemáticamente la gestión de las instituciones públicas y del Gobierno Federal al logro de mejores resultados. Dada la relevancia del PMG, se requiere una implantación firme y adecuada que permita dar certidumbre y claridad a las acciones comprometidas en el marco del programa, con la coordinación de la Secretaría de la Función Pública (SFP), en la que participan un grupo de actores clave, como son los delegados y comisarios de la SFP, los Órganos Internos de Control en las instituciones y los Grupos Técnicos del programa, entre otros. El PMG plantea que desde el inicio las instituciones lleven a cabo acciones que sean la base para cumplir los objetivos del programa, alineando estas acciones de mejora a las estrategias y áreas del programa. Asimismo, se plantea que el PMG considere como insumo los resultados de los procesos de análisis para promover las transformaciones estructurales necesarias en la Administración Pública Federal, más que como elemento de apoyo al control. Durante la ejecución del programa, con una visión de mejora de la gestión a mediano y largo plazo, se podrán añadir sistemas que atenderán las áreas de mejora que se detecten como adecuadas o necesarias a través del desarrollo anual del PMG. OBJETIVO DEL MANUAL Dar a conocer a todas las instituciones de la Administración Pública Federal, las directrices específicas para el período , que regularán la operación del Módulo Institucional del Programa Especial de Mejora de la Gestión (PMG): calendario de trabajo, flujo de operación, sistemas, etapas, estrategias y acciones a desarrollar; así como los indicadores asociados a los resultados esperados cuando así corresponda. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

5 PROGRAMA ESPECIAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL La gestión pública se entiende como la capacidad de las autoridades facultadas para ejercer las atribuciones del Poder Ejecutivo Federal, para establecer estrategias y acciones que les permitan cumplir sus fines, objetivos y metas; aprovechando sus recursos de manera eficaz. La mejora de la gestión es un objetivo del Ejecutivo Federal que se enmarca en el Plan Nacional de Desarrollo (PND), enfocado a realizar acciones que orienten sistemáticamente la gestión de las instituciones públicas y del gobierno en su conjunto al logro de resultados. Con el PMG, el Ejecutivo Federal hace propios diversos postulados de la nueva gestión pública, tales como: Reducir la desigualdad en el grado de desarrollo de las organizaciones públicas mediante la mejora de áreas comunes y la estandarización en la aplicación de mejores prácticas. Facilitar la mejora de la gestión de las instituciones mediante reformas al marco regulatorio de la Administración Pública Federal (APF). Permitir una toma de decisiones informada, considerando los resultados de la gestión. Mejorar la rendición de cuentas mediante la generación y difusión de información sobre el desempeño institucional y el de la Administración Pública en su conjunto. El PMG se basa en cinco ejes: 1. Orientación a resultados: Se centra en los resultados intermedios y finales alcanzados por encima de las actividades realizadas, a fin de evitar que el Programa se convierta en un sistema de requerimientos rígidos que no agregan valor. 2. Flexibilidad: Reconoce la existencia de diferentes grados de desarrollo de las dependencias y entidades, los compromisos y grados de avance de las instituciones serán definidos en función de su realidad específica. 3. Innovación y experiencia: Reconoce la experiencia y la creatividad de los servidores públicos de la APF para diseñar e implementar las acciones necesarias en sus instituciones. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

6 4. Sinergia: Coordina esfuerzos, personas, recursos, normas, procesos y tecnologías; como parte de un mismo círculo de mejora de la gestión y como piezas de un sistema plenamente interconectado de actores y estrategias con objetivos comunes. 5. Participación ciudadana: Considera la captación e integración de las necesidades y opiniones ciudadanas, para orientar la mejora de las instituciones y los procesos que las sustentan, satisfaciendo con ello sus expectativas. Cuáles son los objetivos del PMG? 1. Maximizar la calidad de los bienes y servicios que presta la Administración Pública Federal. La mejora de la gestión de las instituciones de la APF tiene como propósito satisfacer las necesidades de la población, por lo que el éxito del Programa debe reflejarse en una mayor satisfacción de sus demandas, de tal manera que la sociedad sea atendida con eficiencia, calidez y amabilidad. Ello implica emprender un cambio profundo en la cultura y actitud de los servidores públicos y en la forma en que opera el Gobierno Federal. 2. Incrementar la efectividad de las instituciones. La sociedad demanda que las instituciones públicas incrementen su capacidad de generar resultados con valor público y social. Para ello es indispensable establecer mecanismos para lograr mayor eficiencia y rendimiento, mediante la reducción y simplificación de la regulación existente y mejora de procesos. La evaluación y medición permanente deben ser elementos críticos y centrales para mejorar el proceso de toma de decisiones, de manera tal que éste se concentre en actividades con mayor valor agregado y produzca los resultados e impactos que la sociedad espera. 3. Minimizar los costos de operación y administración de las dependencias y entidades. El aumento anual de recursos destinados a la Administración Pública no se ha traducido necesariamente en más y mejores servicios para la ciudadanía. Para ello se requieren prácticas administrativas que hagan más eficiente la gestión de los recursos públicos, que constituyen el patrimonio de la nación. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

7 Es necesario que las instituciones públicas cuenten con instrumentos, estándares y mejores prácticas que les permitan trasladar recursos de actividades de soporte administrativo hacia programas de impacto, y así gastar menos en la administración del gobierno para invertir más en programas y proyectos que apoyen el desarrollo económico y social. Cómo está integrado el PMG? El PMG está integrado por dos módulos, cada uno de los cuales define las acciones necesarias para lograr los objetivos del Programa en la Administración Pública Federal. Los módulos del PMG son: A) Módulo Institucional, integrado a su vez por dos componentes: 1. Componente Estándar 2. Componente Específico B) Módulo Normativo 1 1 La operación y contenidos del módulo normativo no se incluyen en este manual. Para mayor referencia ver el la Pág. 38 del Programa Especial de Mejora de la Gestión Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

8 1. COMPONENTE ESTÁNDAR Se propone alcanzar una mejor gestión de manera sólida, con resultados en el mediano y en el largo plazo. Se basa en la mejora de áreas comunes a todas las instituciones. Cada área se desagrega en sistemas definidos con base en las prioridades establecidas en el PND. Para el periodo , las áreas y sistemas que integran el Componente Estándar son: Área Sistema Objetivo 2012 Procesos Y Servicios Públicos Procesos Eficientes Trámites y Servicios Públicos de Calidad Atención y Participación Ciudadana Incrementar la eficiencia de las instituciones de la APF a través de la mejora integral de sus procesos. Mejorar la realización de trámites y la prestación de servicios en la APF, facilitando a los usuarios el acceso de manera oportuna y con la calidad requerida. Constituir las expectativas y necesidades de los usuarios como un insumo estratégico de la APF que asegure la satisfacción del ciudadano en un entorno de atención integral. Mejora Regulatoria Gobierno Digital Mejora Regulatoria Interna Desregulación Gobierno Digital Mejorar el marco normativo interno de las dependencias y entidades mediante el proceso de calidad regulatoria. Desregular la actividad económica para contar con una economía competitiva y generadora de empleos, a través de una política pública orientada hacia la eliminación de los obstáculos que impiden a las empresas y a la economía en su conjunto crecer más, con mayor celeridad, y de manera sustentable. Utilizar las tecnologías de la información y comunicación para mejorar los procesos administrativos y de entrega de servicios públicos mediante la implantación de sistemas y aplicaciones automatizadas integrados, institucionales e interinstitucionales. Recursos Humanos Racionalización de Estructuras Orientar la estructura organizacional a resultados, alineándola con los objetivos de la institución, a fin de mejorar el desempeño institucional. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

9 1.1. Estructura de los sistemas que integran el Componente Estándar Cada sistema del Componente Estándar se describe en el anexo correspondiente, y su estructura se compone de los siguientes elementos: Objetivo del sistema. Etapas o estados de avance posible para alcanzar el objetivo planteado en cada sistema. Estrategias y acciones que permitan avanzar hacia el logro del objetivo del sistema. Las acciones de cada sistema están ordenadas para apoyar el avance gradual de manera flexible y alcanzar el objetivo de acuerdo con los planes de trabajo particulares según las características de cada institución. Cada acción está asociada con periodos de ejecución, y cuando es aplicable, se definen indicadores de gestión y los medios de verificación para estos indicadores. La institución definirá las fechas de ejecución de acuerdo con su proceso de planeación, tomando como base los periodos sugeridos en cada sistema. No obstante, en las guías técnicas se señalan cuales de las acciones descritas es necesario completar en los periodos especificados, ya que son la base para el desarrollo de acciones subsecuentes. Las acciones se convertirán en compromisos que la institución formalizará en su Proyecto Integral de Mejora de la Gestión (PIMG) 2. En los compromisos de mejora se establecerán: El resultado esperado por la institución, derivado de la ejecución de las acciones definidas en cada sistema. La forma de medir el avance. Las metas que compromete la institución. 2 Ver sección 5 de este manual. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

10 En el establecimiento de estos compromisos se deben priorizar las acciones de mejora, de acuerdo con el impacto y el esfuerzo necesario para llevarlas a cabo. Indicadores Cada sistema del componente estándar del módulo institucional cuenta con un conjunto de indicadores de gestión que medirán el avance y los resultados de las acciones incluidas en cada etapa. En cada guía técnica se describen los indicadores con las siguientes características: Nombre del indicador. Unidad de medida. Descripción del indicador. Fórmula. Frecuencia de medición. Para estos indicadores, es necesario que la institución determine la línea base para establecer la meta en el PIMG. La línea base se refiere a la primera medición del indicador, la cual permite tener una referencia para la comparación al valorar el avance de las acciones implementadas. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

11 2. COMPONENTE ESPECÍFICO Tiene como finalidad, articular y sistematizar de manera dinámica y flexible las acciones y los proyectos nuevos o en marcha, que realizan las instituciones de la APF para generar logros o resultados de alto impacto ciudadano en el corto y mediano plazo. En este componente se incorporarán las acciones y proyectos para atender los resultados de las evaluaciones y diagnósticos practicados, tanto por las mismas instituciones, como por diversas instancias evaluadoras y/o fiscalizadoras, los cuales contribuyen al logro de objetivos, estrategias o líneas de acción del PMG. Algunos ejemplos de evaluaciones que pueden derivar en acciones de mejora de la gestión son los siguientes: Instancia evaluadora Órgano Interno de Control Ejemplos de evaluaciones internas Tipo de evaluación Revisiones de Control Auditorías Resultado de la evaluación Áreas de Oportunidad / Acciones de Mejora Observaciones Recomendaciones correctivas y preventivas Dependencia o entidad Auto-evaluaciones Informes institucionales Evaluación del ejercicio del gasto y cumplimiento de los elementos programáticos Recomendaciones Recomendaciones Recomendaciones Mapa de riesgos Riesgos y Recomendaciones Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

12 Ejemplos de evaluaciones externas Instancia evaluadora Tipo de evaluación Resultado de la evaluación Auditoría Superior de la Federación (ASF) Auditorías del desempeño Auditorías especiales Observación-recomendación Observación-recomendación Consejo Nacional de Evaluación (CONEVAL) Secretaría de la Función Pública (SFP) Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) Evaluaciones de Programas Federales Hallazgos, fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas, recomendaciones, retos y observaciones Evaluadores independientes Auditorías especiales Observaciones Secretaría de la Función Pública Auditorías del desempeño Observaciones Organismos internacionales Informes de Comisarios y Delegados Doing Business, IMCO, Índice Nacional de Corrupción y Buen Gobierno, etc. Recomendaciones Acciones de mejora y/o recomendaciones Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

13 A fin de evitar duplicidad de esfuerzos, así como de articular diferentes iniciativas, algunos proyectos en marcha que deben ser incorporados en el componente específico por parte de las instituciones que les aplique son: 1. Acciones de mejora del proyecto 10 Instituciones con Procesos, Trámites y Servicios Críticos en la Administración Pública Federal. 2. Compromisos de mejora derivados de convenios de desempeño firmados con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública. 3. Compromisos y planes de trabajo que establezcan aquellas dependencias que cuenten con padrones de programas sociales de acuerdo con el manual de operación del SIIPP-G. 2.1 Incorporación de acciones y proyectos de mejora en el Componente Específico. Para el desarrollo de este componente específico las instituciones seguirán las siguientes actividades: 1. Realizar una revisión de las recomendaciones o resultado de evaluaciones, acciones y/o proyectos que se encuentran vigentes. 2. Identificar prioridades para los aspectos susceptibles de mejora o los proyectos pendientes de concluir, considerando: a. El nivel de contribución al logro de los objetivos, las estrategias o líneas de acción del PMG. b. La alineación con las estrategias de mejora de la gestión establecidas en el programa sectorial de la dependencia cabeza de sector que corresponda. c. La relevancia o el impacto en la realización de mejoras relacionadas con procesos, trámites y servicios públicos, regulación, reducción de costos y uso de tecnologías de la información y comunicación. d. La factibilidad de ejecución de acciones y logro de resultados en el corto y mediano plazo. e. Los requerimientos para la ejecución de cada mejora, considerando: resultados, recursos requeridos, responsables, calendarios, entre otros criterios. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

14 Con estas definiciones se establecen las acciones de mejora que se integrarán en el PIMG. Este análisis se realizará cada vez que se tengan los resultados de una nueva evaluación o recomendación. 3. Incorporar las acciones en el sistema de captura electrónico del PIMG. Este sistema electrónico incluirá un apartado para el componente específico, en el que se capturan los siguientes elementos para cada acción de mejora: a) Resultado de la evaluación (observación, recomendación, área de oportunidad). b) Acciones de mejora a realizar, mecanismos y plazos para su instrumentación. c) Resultado o impacto esperado con la implementación de la acción de mejora. d) Sistema, objetivo, estrategia y línea de acción del PMG al que contribuye. e) Indicadores, orientados al logro de los objetivos planteados en el PMG. Los indicadores que podrán utilizarse para medir las acciones propuestas en este componente son: Los definidos en el Programa Especial de Mejora de la Gestión 3. Los que se encuentran descritos en los sistemas del componente Estándar. Otros indicadores específicos que propongan libremente las instituciones y que permitan valorar el logro de las acciones de mejora. No se considera necesario que se defina un indicador para cada compromiso, es posible que con un indicador se midan los resultados de varios compromisos, para ello se requiere contar con la información base para que los avances logrados y los resultados puedan ser valorados. 3 Ver la Sección IV del Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

15 Los indicadores que se definan podrán ser de dos tipos: Indicadores de resultado: Para el seguimiento de los efectos de la acción institucional sobre sus usuarios finales y/o beneficiarios en el corto y mediano plazo. Indicadores de gestión: Para el seguimiento de la realización de las actividades programadas. En el caso de los resultados de las evaluaciones externas de Programas Federales en 2008 y de su información de desempeño, las dependencias o entidades deberán llevar a cabo lo establecido en el Mecanismo para el Seguimiento a los Aspectos Susceptibles de Mejora de las Evaluaciones Externas de Programas Federales 2008, que emitirán conjuntamente por el Consejo Nacional de Evaluación de la Política de Desarrollo Social (CONEVAL), la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Función Pública, en el ámbito de sus atribuciones. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

16 3. ÓRGANOS DE VIGILANCIA Y CONTROL El Órgano Interno de Control a través del Área de Auditoría de Control y Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno (ACyEyABG) participa en los equipos de trabajo con las siguientes actividades: 1. Emitir propuestas y opiniones para promover la calidad y relevancia de las acciones comprometidas en el PIMG. 2. Promover que las acciones del componente específico del PIMG se vinculen con los objetivos, estrategias y líneas de acción del PMG y que los indicadores estén orientados a medir el logro de los objetivos planteados en el PMG. 3. Promover la calidad y relevancia en la ejecución de acciones incorporadas en el PIMG, identificar elementos que limiten su implementación y emitir propuestas para resolverlos. 4. Opinar sobre las acciones implementadas, los resultados alcanzados y la manera de mejorar su calidad. 5. Verificar los avances y resultados de las acciones contenidas en el PIMG; a través de los medios de verificación establecidos en cada guía técnica de acuerdo con los formatos, directrices y fechas que para tal efecto se establecen en este manual. Los Delegados y Comisarios Públicos: 1. Opinan y en su caso emiten recomendaciones respecto de los compromisos adquiridos por las dependencias y entidades en los PIMG preliminares, participando para ello en las reuniones de alto nivel con los Grupos Técnicos del programa. 2. Impulsan y promueven los mecanismos necesarios para que los Órganos de Gobierno de las entidades y los Titulares de las dependencias aprueben el PIMG institucional, fomenten su seguimiento permanente en dichos Órganos de Gobierno y en los Comités de Control y Auditoria; así como su incorporación a los informes de autoevaluación que elaboran las entidades y en las opiniones sobre el desempeño, que con base en ellos, desarrollan los comisarios públicos. 3. Durante la ejecución del PIMG podrán opinar periódicamente respecto a sus resultados e impacto. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

17 4. GRUPOS TÉCNICOS Para coordinar cada uno de los sistemas del Componente Estándar del PMG se ha conformado un grupo técnico, los cuales están integrados por: 1. El Titular de la Unidad Administrativa competente en el tema de especialidad, quién funge como líder del grupo. 2. Servidores públicos de las unidades administrativas competentes de las dependencias y entidades con atribuciones para desarrollar las políticas y estrategias de los temas definidos en el Programa. 3. Otros expertos en el tema respectivo dentro o fuera de la Administración Pública Federa quienes a invitación del Grupo Técnico opinen en las materias que se requiera. 4.1 Funciones del Grupo Técnico 1. Definir las estrategias necesarias para alcanzar el objetivo de cada uno de los sistemas del Componente Estándar, asegurando su coherencia y calidad técnica, mediante la definición de acciones enfocadas a obtener mejoras de mediano plazo que orienten sistemáticamente la gestión de las instituciones públicas al logro de resultados. 2. Establecer el conjunto de indicadores de gestión aplicable a cada sistema del Componente Estándar. 3. Examinar, emitir recomendaciones, opinar y validar los PIMG de las instituciones, para asegurar la coherencia y la exigencia de los compromisos establecidos en las áreas y sistemas bajo su responsabilidad. 4. Asesorar a los equipos de trabajo de las instituciones en el desarrollo del PIMG y en la implementación de las acciones definidas en los sistemas a su cargo, de acuerdo con las prioridades establecidas por la SFP. 5. Analizar los PIMG preliminares en los casos seleccionados, y como resultado de este análisis, revisar y acordar los PIMG finales con las instituciones. 6. Dar comentarios y opiniones a las instituciones sobre los avances de la ejecución del PIMG, de acuerdo con el calendario indicado en este manual. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

18 Con la finalidad de articular los trabajos de los Grupos Técnicos, así como de concentrar sus requerimientos y resultados, existe la Red de Grupos Técnicos. La Red de Grupos Técnicos estará integrada por los Líderes de cada sistema que conforma el Componente Estándar del Programa, quienes se reunirán periódicamente para asegurar la integralidad del programa. 4.2 Funciones de la Red de Grupos Técnicos del PMG 1. Conocer y opinar las estrategias que emita cada uno de los Grupos Técnicos para la mejora de la gestión, y coordinar el logro de sus objetivos. 2. Identificar las necesidades de mejora de la gestión de cada sistema y recomendar acciones para su desarrollo. 3. Determinar los mecanismos mediante los cuales los grupos técnicos acordarán los compromisos, metas y periodos de ejecución a formalizarse en el PIMG para asegurar la coherencia y nivel de exigencia de las acciones establecidas en los sistemas del PMG. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

19 5. PROYECTO INTEGRAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN (PIMG) Qué es el PIMG? Las dependencias y entidades de la APF implementarán acciones correspondientes a los componentes estándar y específico del PMG, a través de un Proyecto Integral de Mejora de la Gestión (PIMG). El PIMG es el mecanismo que integra las acciones y los proyectos que realiza la institución para mejorar la gestión. Tiene como fin encauzar de manera controlada los compromisos de mejora hacia resultados con el mayor impacto, de acuerdo con las directrices de operación y calendarios que establece este manual. El desarrollo del PIMG requiere un esfuerzo previo de la institución para: 1. Analizar las acciones definidas en los sistemas del PMG, los proyectos de mejora existentes en la institución, los alcances, logros y calendarios de trabajo, que culminen con la integración del Proyecto Integral. 2. Planear de manera armónica y ordenada las actividades que ejecutará la institución, calcular las cargas de trabajo, definir los recursos que empleará, y establecer los mecanismos de administración que le permitan alcanzar el progreso en la ejecución de estas actividades. 5.1 Desarrollo del PIMG Los equipos de trabajo 4 en las instituciones de la APF elaboran el Proyecto Integral de Mejora de la Gestión (PIMG), cuyo desarrollo requiere: A) Coordinar a los actores involucrados por parte del responsable designado del PMG en la institución. B) Definir las actividades, su secuencia, los plazos para llevarlas a cabo y los recursos que emplearán. C) Consensuar y establecer con los actores relevantes, las metas asociadas a cada compromiso. 4 Se integrará uno o más equipos de trabajo por institución, bajo la coordinación del responsable del PMG. Ver sección 6.1 de este manual (numeral 5). Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

20 5.1.2 En el PIMG la institución: A) Establece acciones, compromisos, calendarios y resultados planeados de acuerdo con los elementos del componente estándar del Módulo Institucional. B) Integra las acciones nuevas y los proyectos en marcha para la mejora de la gestión, en la sección destinada al componente específico. C) Define los responsables de estos logros y los plazos planeados por la institución. D) Incorpora elementos para medir la mejora de la gestión La institución documentará y enviará el PIMG a la SSFP por medio del sistema de captura electrónico de la SFP Ejecución del PIMG Cada institución informará a la SFP de los avances y resultados de su PIMG trimestralmente, para lo que se deberá considerar el análisis de los siguientes elementos: avance en actividades y resultados, así como logros alcanzados en relación a lo planteado. El PIMG es dinámico, permite incorporar proyectos nuevos y modificaciones al proyecto original, cuando éstas se someten oportunamente a la consideración y validación de la SFP con la correspondiente justificación. Para realizar estas modificaciones, las instituciones deberán integrar la justificación en los informes trimestrales, considerando: Obstáculos para implementar las acciones contenidas en el PIMG y su impacto. Acciones identificadas y emprendidas para superar los obstáculos. Cambios que los equipos de trabajo realicen al proyecto original, modificaciones al alcance, calendario, magnitud e impacto de los cambios. Asimismo, cada institución desarrollará anualmente un análisis de las experiencias y los aprendizajes adquiridos para incorporarse en la planeación de la ejecución del proyecto en los períodos subsecuentes. 5 El sistema de captura electrónico del PIMG estará disponible a partir de octubre de 2008 en Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

21 6. OPERACIÓN DEL PROGRAMA 6.1 Descripción de la operación PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA ESPECIAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN EN LA APF La Secretaría de la Función Pública (SFP) presenta el PMG a las instituciones de la APF y publica el Manual de Operación del Módulo Institucional del PMG, además de los anexos que detallan cada uno de los sistemas que integran el componente estándar del Programa. 2. El Titular de la institución (dependencia o entidad paraestatal, o en su caso, del órgano administrativo desconcentrado; Procuraduría General de la República y unidades administrativas de la Presidencia de la República), designará al servidor público responsable del PMG en la institución. Es recomendable que este rol lo desempeñe el Oficial Mayor o equivalente. En caso de que se designe a un servidor público distinto, éste deberá tener un nivel inmediato inferior al del Titular de la institución. La designación del servidor público responsable del PMG en la institución se comunica al Titular de la Subsecretaría de la Función Pública (SSFP) vía oficio en un plazo máximo de 5 días hábiles, a partir de la presentación de este manual por la SFP. Este comunicado deberá contener el nombre, cargo, dirección, teléfono y correo electrónico del responsable designado. 3. Los grupos técnicos del PMG, constituidos por los funcionarios públicos que coordinan cada sistema que conforma el PMG presentan a los responsables del programa en las instituciones, los objetivos, estrategias, líneas de acción, operación general y estructura de estos sistemas; y cómo se reflejan estos en los compromisos del Proyecto Integral de Mejora de la Gestión (PIMG). Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

22 PRESENTACIÓN DEL PROGRAMA DE MEJORA DE LA GESTIÓN SEPTIEMBRE Secretaría de la Función Pública 1 Publica Manual de Operación y Anexos del PMG Titular de la Institución 2 Designa al servidor público responsable del PMG en la Institución Grupos Técnicos del PMG 3 Presentan sistemas del PMG PLANEACIÓN DEL PROYECTO INTEGRAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN 4. El servidor público responsable del PMG en la institución constituirá equipos de trabajo permanentes integrados por: a. Personal de las unidades administrativas encargadas de instrumentar las acciones contenidas en el PIMG de la institución (componentes estándar y específico). Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

23 b. Servidores públicos del área de Auditoría de Control y Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno (ACEyABG) del Órgano Interno de Control (OIC) en la institución. c. Participantes adicionales por invitación de cada equipo. Para el desarrollo exitoso del PIMG, el responsable del PMG coordina las actividades necesarias para: Analizar las acciones definidas en el componente estándar y en el componente específico Integrar y ejecutar el PIMG Coordinar la participación de otros equipos de trabajo Establecer os calendarios y resultados planeados de acuerdo a los compromisos planteados. 5. El servidor público responsable del PMG en la institución coordina el desarrollo y la integración del PIMG, que incluirá las acciones a desarrollar durante y en el mediano plazo, de acuerdo con la estructura del proyecto desarrollada por la institución. El responsable del PMG se asegura de que en el PIMG se incorporen y documenten las acciones y compromisos planteados en los dos componentes del Módulo Institucional del PMG: estándar y específico. 5a. Durante el proceso de elaboración e integración del PIMG, los grupos técnicos comunican los aspectos técnicos de los componentes y sistemas del PMG a los equipos de trabajo conformados en la institución, a través de los medios que se determinen. 5b. Los servidores públicos del área de Auditoría de Control y Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno (ACyEyABG) en el OIC, cuando exista, participan con la institución en los equipos de trabajo en el desarrollo del PIMG para promover la calidad y relevancia de las acciones que sean comprometidas. Asimismo, el Titular del área de Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

24 ACyEyABG o el Titular del OIC emite opinión cualitativa al PIMG preliminar que presenta la institución a la SSFP, mediante el apartado correspondiente en el sistema de captura electrónico del PIMG (ver calendario de actividades en la sección 6.3). 6. El responsable del PMG en la institución presenta el PIMG preliminar a la SSFP, previa validación del Titular de la institución, mediante el envío a través del sistema de captura electrónico del PIMG, a más tardar el último día hábil de octubre. Este PIMG incluye las acciones y compromisos de mejora de la gestión, a la vez que establece la base para determinar el avance y los resultados alcanzados. 7. La SSFP a través de los grupos técnicos analiza el PIMG preliminar y emite opiniones y recomendaciones en un plazo no mayor a 10 días hábiles, a partir de la fecha límite para su captura en el sistema electrónico, con base en los resultados y las metas planteadas en el documento. Si los grupos técnicos no emiten opinión sobre el PIMG preliminar al 14 de noviembre, éste se considera como final. 7a. El Delegado o Comisario Público de la SFP podrá opinar y emitir recomendaciones respecto de los compromisos adquiridos por la institución en el PIMG preliminar, a través de las reuniones de alto nivel con los grupos técnicos del programa o del campo habilitado en el Sistema de Captura para tal efecto. Asimismo el Delegado o Comisario Público de la SFP durante la ejecución del PIMG podrán emitir opinión respecto de los resultados y el impacto de la ejecución de las acciones planeadas en el PIMG. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

25 8. En caso de que los grupos técnicos emitan opiniones o recomendaciones, a las que se refiere el numeral 8 de esta sección, las instituciones de la APF acordarán con dichos grupos los ajustes necesarios con la finalidad de asegurar la coherencia y nivel de exigencia de los compromisos establecidos en los Sistemas del Programa. 9. Una vez realizados los ajustes a los que se refiere el punto anterior, el Titular de la institución presenta el PIMG final a la SFP por medio del sistema de captura electrónico a más tardar el último día hábil de noviembre, el cual incluirá las recomendaciones de los grupos técnicos y Delegados o Comisarios Públicos. La red de grupos técnicos revisa el PIMG, que deberá incluir las recomendaciones realizadas al documento preliminar y lo valida a través del sistema de captura electrónico del PIMG antes del 15 de diciembre como el PIMG final. El PIMG con validación de los grupos técnicos se entenderá como final para el ejercicio anual de que se trate. 6 6 Se podrán fijar plazos de cumplimiento superiores a un año en los compromisos establecidos en el PIMG, de acuerdo con la naturaleza de las acciones, sin embargo, las revisiones de ejecución del PIMG se realizarán con base en las fechas establecidas en la sección 6.3 de este manual. Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

26 PLANEACIÓN DEL PROYECTO INTEGRAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN Titular de la Institución SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE 9 Presenta a la SFP el PIMG final Gr u pos Técnicos del PMG 5a Dan asesoría técnica en los componentes y sistemas del PMG 7 8 Analizan PIMG preliminar Acuerdan validan PIMG preliminar Re sponsabl e del PMG en la Institución 4 Forma equipos de trabajo y planea el Proyecto 5 Integra el Proyecto Integral de Mejora de la Gestión (PIMG) 6 Presenta a la SFP el PIMG preliminar SI Grupos técnicos comentan PIMG NO Áreas de ACyEyABG en OIC Delegados y Comisarios Públicos en la SFP 5b Promueve calidad y relevancia de las acciones comprometidas en el PIMG 7a Opina y recomienda respecto a los compromisos adquiridos en el PIMG Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

27 EJECUCIÓN DEL PROYECTO INTEGRAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN (PIMG) 10. Una vez validado el PIMG, el(los) equipo(s) de trabajo en la institución ejecutan las acciones comprometidas con la coordinación del servidor público responsable del PMG. Existen en los sistemas del PMG acciones específicas definidas para realizarse durante la primera etapa, las cuales deberán llevarse a cabo en las fechas previstas, ya que constituyen la base para la definición de compromisos de resultados. Los cambios o adiciones al alcance del proyecto que sean necesarios durante la ejecución serán documentados con la correspondiente justificación del cambio para su validación, y serán informados a la SFP en el marco de los reportes periódicos de avance del proyecto mediante el sistema de captura del PIMG. 10a. El área de ACyEyABG del OIC apoya de manera permanente la ejecución de las acciones comprometidas en el PIMG, identifica elementos que puedan limitar la implementación de acciones del PIMG, desarrolla y emite propuestas para resolverlos y así mejorar la calidad de los resultados. 11. El Titular de la institución informa trimestralmente a la SFP, de acuerdo con las fechas establecidas en el Calendario de Trabajo del PMG (ver Sección 6.3 de este manual) los avances y resultados de las acciones comprometidas en el PIMG (a mas tardar el último día hábil de cada mes indicado). 11a. El área de ACyEyABG del OIC verifica que la información presentada trimestralmente en los informes sea consistente, asociada con los entregables del informe y que exista la correspondencia entre las acciones implementadas y los resultados alcanzados. Asimismo emite un informe con su opinión cualitativa del avance en la Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

28 implementación del PIMG en el trimestre correspondiente mediante el apartado diseñado para ese propósito del sistema de captura electrónico del PIMG. 12. Los Grupos Técnicos analizan los avances y resultados de la implementación del PIMG para opinar semestralmente en los sectores e instituciones que determinen. 13. La SFP consolida avances y resultados del PMG; y genera informes para las instancias que correspondan, promoviendo el desempeño institucional global. EJECUCIÓN DEL PROYECTO INTEGRAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN Secretaría de la Función Pública DICIEMBRE 2008 ENERO ABRIL JULIO OCTUBRE 13 Consolida avances y resultados del PIMG Consolida Consolida avances y avances y resultados resultados del PIMG del PIMG DICIEMBRE 2009 Consolida avances y resultados del PIMG Grupos Técnicos del PMG 12 Opinan sobre los avances y resultados del PIMG Opinan sobre los avances y resultados del PIMG Titular de la Institución 11 Reporta avances y resultados del PIMG Reporta avances y resultados del PIMG Reporta avances y resultados del PIMG Reporta avances y resultados del PIMG 10 Responsable del PMG en la Institución Coordina la ejecución de las acciones formalizadas en el PIMG Áreas de 10a ACyEyABG en OIC Apoya la ejecución de las acciones del PIMG Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

29 PLANEACIÓN ANUAL DEL PROYECTO INTEGRAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN 14. A partir de 2009, durante el último trimestre de cada año, la institución, por medio del responsable del PMG desarrolla y presenta a la SFP el plan de acciones para el año siguiente y la renovación de los compromisos establecidos en el PIMG. Aún cuando la incorporación de compromisos al PIMG es dinámica, las instituciones completan ciclos anuales de renovación. En esta renovación del PIMG, se integra la experiencia construida en la ejecución del PMG, las opiniones de los grupos técnicos, de los Órganos Internos de Control y de los Delegados y Comisarios Públicos, así como los informes emitidos por la SFP. PLANEACIÓN ANUAL DEL PROYECTO INTEGRAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE 14 Responsable del PMG en la Institución Planea las acciones del PIMG 2010 Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

30 6.2 Flujo de operación general. Abr, Jul, Oct 09 Ene 10 Secretaría etaría de la Función Pública 1 Publica Manual de Operación y Anexos del PMG 13 Consolida avances y resultados del PMG Titular de la institución Sep 08 2 Designa al servidor público responsable del PMG en la institución 9 Nov 08 Presenta a la SFP el PIMG final 11 Abr, Jul, Oct 09 Ene 10 Reporta avances y resultados del PIMG Grupos Técnicos del PMG Sep 08 Sep-Oct 08 Nov 08 Nov 08 5a Dan asesoría Presentan técnica en los Acuerdan y Analizan PIMG sistemas de componentes y aprueban PIMG preliminar PMG sistemas del PMG preliminar 12 Jul 09 Ene 10 Opinan sobre los avances y resultados del PIMG Responsable del PMG en la Institución Sep 08 4 Forma equipos de trabajo y planea el Proyecto 5 Sep-Oct 08 6 Oct 08 Desarrolla el Proyecto Integral de Mejora de la Presenta a la SFP el PIMG preliminar Gestión (PIMG) Dic 08-Dic Coordina la ejecución de las acciones formalizadas en el PIMG Jul - Oct Planea las acciones del PIMG 2010 Áreas de ACyEyABG en OIC Delegados y Comisarios Públicos de la SFP 5b Sep-Oct 08 Promueve la calidad y relevancia de las acciones que serán comprometidas en el PIMG 7a Oct Nov 08 Opina y recomienda respecto a los compromisos adquiridos en el PIMG 10a Apoya la ejecución de las acciones del PIMG Dic 08-Dic 09 11a Verifica información de avances del PIMG y emite reporte cualitativo Abr, Jul, Oct 09 Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

31 Responsable Presentación de PMG Secretaría de la Función Publica Manual de Operación y Anexos del PMG Pública Titular de la Institución Grupos Técnicos del PMG Responsable del PMG en la Institución Grupos Técnicos del PMG Equipos de Trabajo en la Institución Organo Interno de Control Responsable del PMG en la Institución Comisarios y delegados de la SFP Grupos Técnicos del PMG Grupos Técnicos del PMG Titular de la Institución Responsable del PMG en la Institución Organo Interno de Control 6.3 Calendario de trabajo del Programa de Mejora de la Gestión ( ) Actividades Designa responsable del PMG Presentan a las instituciones los sistemas del PMG Planeación Forma equipos de trabajo en la institución en los temas del PMG Dan asesoría a los equipos de trabajo de la institución en los sistemas de PMG Desarrollan el Proyecto Integral de Mejora de la Gestión Promueve calidad y relevancia de acciones en el PIMG Presenta PIMG preliminar a la SFP Opinan y recomiendan sobre compromisos de PIMG Analizan PIMG preliminar Acuerdan con la institución y aprueban PIMG Presenta PIMG de la institución Ejecución del Programa Integral de Mejora de la Gestión Los equipos de trabajo ejecutan el Proyecto Integral Apoya la ejecución de las acciones del PIMG SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE Titular de la Institución Órgano Interno de Control Grupos Técnicos del PMG Informa avances y resultados del PIMG Verifica información de avances y resultados Opinan sobre avances y resultados del PIMG Secretaría de la Función Pública Responsable del PMG en la Institución Consolida avances y resultados del PMG Planeación anual del Programa Elabora planes de actividades, recursos y resultados para el período 2010 Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

32 6.4 Funciones de participantes en el Programa de Mejora de la Gestión Institución Grupos Técnicos del PMG Órgano Interno de Control Delegado o Comisario Público Secretaría de la Función Pública Funciones Objetivo Períodos Información de apoyo a) Designa responsable de PMG b) Forma equipos de trabajo c) Desarrolla PIMG d) Ejecuta PIMG e informa avances e) Renueva PIMG a) Asesoran a equipos de trabajo en componentes y sistemas del PMG b) Opinan sobre PIMG y lo validan c) Opinan sobre avances y resultados del PIMG a) Asesora y opina sobre PIMG b) Apoya la ejecución de las acciones del PIMG e impulsa la valuación de resultados c) Opina sobre avances y resultados a) Opina sobre PIMG y recomienda respecto de poscompromisos adquiridos por la institución en el PIMG b) Impulsa mecanismos de alto nivel para seguimiento c) Opina sobre avances y resultados a) Publica directrices de PMG b) Coordina grupos técnicos c) Consolida avances y resultados de PMG a) Preparar proyecto b) Determinar forma de trabajo c) Planear la mejora de la gestión d) Realizar acciones de mejora e) Planeación anual a) Apoyar el inicio del programa b) Promover la consistencia y solidez de PIMG c) Corregir desviaciones y asegurar calidad de resultados a) Acompañar a la institución en la planeación y la ejecución b) Aprovechar la experiencia institucional c) Brindar puntos de vista y propuestas a) Apoyar la relevancia del PIMG b) Impulsar PIMG en los COCOA y órganos de gobierno c) Impulsar el avance del PIMG a) Brindar instrumentos para la mejora b) Patrocinar asesoría a instituciones c) Motivar desarrollo institucional a) A la presentación del PMG b) Al inicio del programa c) Al inicio del programa d) Trimestral e) Renovación anual a) Al inicio del programa b) Anual c) Semestral a) Permanente b) Permanente c) Trimestral a) En la presentación del PIMG b) Periódicamente, de acuerdo con los mecanismos de los órganos de gobierno c) Permanente a) Anual b) Permanente c) Trimestral Manual de Operación Asesoría de grupos técnicos Recomendaciones de Grupos técnicos, Órganos de Vigilancia y control Experiencia adquirida Sesiones de trabajo PIMG electrónico institucional Informes de avances PIMG Indicadores del proyecto Informes de avance PIMG Informes de avance PIMG Informes de avance Opiniones de fuentes diversas Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre

33 DIRECTORIO Programa de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal Coordinación General del Programa en la Secretaría de la Función Pública: Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno Grupo Técnico Sistema Unidad administrativa competente Líder Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Javier González Gómez Procesos Eficientes Gobierno Director General de Eficiencia Administrativa y Calidad de Procesos y Servicios Públicos Trámites y Servicios Públicos de Calidad Secretaría de la Función Pública Dirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno Secretaría de la Función Pública Buen Gobierno Javier González Gómez Director General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno Atención y Participación Ciudadana Dirección General de Atención Ciudadana Secretaría de la Función Pública Héctor Manuel Mendoza Sánchez Director General de Atención Ciudadana Mejora Regulatoria Mejora Regulatoria Interna Dirección General de Simplificación Regulatoria Secretaría de la Función Pública Carlos Valdovinos Chávez Director General de Simplificación Regulatoria Carlos García Fernández Desregulación Comisión Federal de Mejora Regulatoria Titular de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria Unidad de Gobierno Electrónico y Políticas de Rodolfo Torres Espejo Gobierno Digital Gobierno Digital Tecnologías de la Información Secretaría de la Función Pública Titular de la Unidad de Gobierno Electrónico y Políticas de Tecnologías de la Información Recursos Humanos Racionalización de Estructuras Dirección General de Planeación, Organización y Compensaciones de la APF Secretaría de la Función Pública Darío Treviño Muguerza Titular de la Unidad de Recursos Humanos y Profesionalización de la APF Para consultas sobre este Manual de Operación escriba a: pmg@funcionpublica.gob.mx Manual de Operación Módulo Institucional Programa Especial de Mejora de la Gestión septiembre