125. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR REVISIONES DE CONTROL.

Transcripción

1 Hoja: de PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR REVISIONES CONTROL.

2 Hoja: de Propósito. 1.1 Establecer los criterios generales que orienten al personal del Órgano Interno de Control en la práctica de las revisiones de control, para homologar criterios y enfocar los trabajos al fortalecimiento de los mecanismos de control y la observancia de la normatividad, por parte de las áreas que integran el Hospital Juárez de México. 2.0 Alcance. 2.1 A nivel interno el procedimiento aplica a las direcciones de área del Hospital Juárez de México, responsables de los trámites, servicios, procesos y programas a revisar, así como al Gestión Pública del Órgano Interno de Control. 2.2 A nivel externo el procedimiento no aplica. 3.0 Políticas de operación, normas o lineamientos. 3.1 El personal del Gestión Pública deberá observar la Guía General para Revisiones de Control y las Guías Específicas para Revisiones de Control, emitidas por la Secretaría de la Función Pública, efectuando únicamente las adecuaciones pertinentes para casos específicos. 3.2 El Titular del Gestión Pública supervisará en todas las etapas de la revisión el desarrollo, avances y resultados de las revisiones de control y dejará la evidencia correspondiente. Lo anterior, a fin de lograr resultados relevantes, confiables y oportunos, encaminados al fortalecimiento del control interno de las operaciones, procesos, programas, trámites, servicios o rubros a cargo de las áreas adscritas al Hospital Juárez de México. 3.3 El personal del Gestión Pública deberá salvaguardar en las instalaciones del área revisada y/o del Órgano Interno de Control la documentación original que solicite para el desarrollo de los trabajos y que es propiedad de la institución, en tanto se concluya la revisión o el informe de resultados. 3.4 Las acciones de mejora serán consensuadas con los responsables del área, operación, proceso, programa o rubro revisado y deberá existir la evidencia que soporte cada una de las situaciones encontradas o debilidades de control. 3.5 Una vez que todas las partes involucradas firmen las acciones de mejora, deberá integrarse el Informe de resultados que se presentará al Titular del Órgano Interno de Control para su validación y firma, quien a su vez lo turnará al Director General de la institución. 3.6 El Titular del Gestión Pública y el Consultor adscrito darán seguimiento a todas las acciones de mejora concertadas; asimismo, validarán el grado de avance de la información que envíe el área revisada para la implantación de las acciones determinadas. 3.7 El personal del OIC podrá acudir a las áreas responsables de atender las acciones de mejora cuando se requiera constatar físicamente la implantación de las mismas. 3.8 El Informe de Seguimiento de la revisión deberá dirigirse al Titular de la institución y firmarse por el Titular del Órgano Interno de Control. 3.9 El personal operativo del OIC deberá incorporar en el Sistema PAAC-SIP a cargo de la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública de la SFP, tanto las acciones de mejora que se generen durante el trimestre como el seguimiento en la atención de aquellas acciones correspondientes a otros trimestres, en la forma y plazo que dicha Unidad establezca.

3 Hoja: de Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas 1.0 Consulta del Programa Anual de Trabajo de revisiones de control 2.0 Elaboración de formatos de planeación. 3.0 Revisión de documentos de planeación. 4.0 Recopilación de información y elaboración del marco conceptual. Actividad 1.1 Recibe ejemplar del Programa Anual de Trabajo de acuerdo con la actividad 9.1 del Procedimiento para la integración y control del Programa Anual de Trabajo. 1.2 Instruye al Consultor adscrito al Área de Auditoría para Gestión Pública para que inicie la planeación de la revisión, con base en el Programa Anual de Trabajo. Ejemplar del Programa Anual de Trabajo. 2.1 Recibe el Programa Anual de Trabajo 2.2 Consulta el Programa Anual de Trabajo detallado de la revisión a practicar e identifica la siguiente información: Revisión a practicar; Área a revisar; Tipo de revisión; Objetivo; Periodo programado (semana inicial y de término). 2.3 Requisita los siguientes formatos de acuerdo a la información identificada: 2.4 Presenta los formatos al Titular del Área de Auditoría para Gestión Pública para su revisión y firma. Programa de trabajo de la revisión. Planeación general. Cronograma de Actividades. Ejemplar del Programa Anual de Trabajo. 3.1 Recibe los formatos para su revisión y firma. 3.2 Revisa la información, en su caso, realiza las modificaciones procedentes y rubrica el programa de trabajo de la revisión, la planeación general y el cronograma de actividades. 3.3 Devuelve al Consultor para que los integre en el expediente de la revisión. Ejemplar del Programa Anual de Trabajo. Programa de trabajo de la revisión. Planeación general. Cronograma de actividades. Expediente de revisión. 4.1 Recibe la documentación y la archiva en el expediente de la revisión. 4.2 Recopila información sobre el área, operación, proceso, programa, servicio, trámite y/o rubro a revisar. 4.3 Analiza la información, requisita el marco conceptual y turna al Titular del Área de Auditoría para Gestión Pública para su revisión. Documentación. Responsable Consultor adscrito al Área de Auditoría para Consultor adscrito al Área de Auditoría para

4 Hoja: de 14 Expediente de revisión. Marco conceptual. 5.0 Revisión del 5.1 Recibe el documento. marco Procede conceptual. No. Instruye adecuaciones. Regresa a la actividad 4.3. Sí, Rubrica el documento y anota sus iniciales. Marco conceptual 6.0 Elaboración de oficio de presentación. 6.1 Elabora oficio de presentación dirigido al Director General del Hospital Juárez de México donde indica el número de revisión, el nombre de la operación, proceso, programa, servicio, trámite y/o rubro, la fecha de inicio y término de los trabajos y el nombre del personal comisionado por parte del Órgano Interno de Control. 6.2 Rubrica el oficio y lo entrega al Titular del Órgano Interno de Control para su firma. Oficio de presentación. 7.0 Autorización del oficio de 7.1 Recibe el Oficio de presentación, lo firma e indica se distribuya. presentación. 72. Instruye al Titular del Titular del Órgano Interno Gestión Pública a que de Control. se inicien las actividades. Oficio de presentación 8.0 Programación 8.1 Recibe el oficio de presentación, lo distribuye de cita para presentación (Original: Director General; Copia: Titular del Área a revisar) y archiva una copia en el expediente de la revisión. 8.2 Establece comunicación con titular del área a cargo de la operación a revisar y acuerdan fecha y hora de inicio formal de los trabajos. Informa al Consultor cuándo se llevará a cabo la presentación. Oficio de presentación. 9.0 Presentación de la revisión de control. 9.1 Acude con el servidor público a cargo de la operación y le da a conocer el objetivo de la revisión y la forma en que se trabajará. 9.2 Indica al servidor público la información que se requiere para dar inicio a los trabajos. 9.3 Requisita minuta de trabajo señalando las actividades realizadas y los acuerdos establecidos. Gestión Pública y 9.4 Recaba el nombre, puesto y firma de los Consultor adscrito. asistentes, les entrega una copia y archiva el original de la minuta en el expediente de la revisión. Minuta. Expediente de revisión Entrega de 10.1 Entrega los datos y documentación solicitados Dirección de área

5 Hoja: de 14 información Ejecución de la revisión de control Recepción de cedulas Presentación de acciones de mejora. por el personal del Órgano Interno de Control, ya sea en forma electrónica o impresa Recibe información y documentos, registra los datos proporcionados por la dirección de área y elabora las cédulas de trabajo correspondientes, en las que deberá asentar los datos referentes al análisis, evaluación, comprobación y conclusión sobre los controles aplicados en las operaciones evaluadas Analiza la información desagregando los elementos en su detalle, a fin de obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes Evalúa los resultados, considerando todos los elementos de juicio suficientes para emitir una opinión. Solicita la información necesaria al personal responsable de la operación, proceso, programa, servicio, trámite, rubro y/o área revisado Integra las cédulas de acciones de mejora en donde describe las debilidades de control interno identificadas y las oportunidades de mejora. Las presenta al Titular del Área de Auditoría para Gestión Pública para su revisión. Documentos Cédulas de trabajo Recibe las cédulas de acciones de mejora y las cédulas de trabajo y verifica que estén debidamente documentadas. Procede No, No están documentadas debidamente. Regresa a la actividad Sí, Establece comunicación con el personal de la dirección de área responsable y acuerdan fecha y hora para la presentación de resultados Informa al Consultor adscrito y le entrega las cédulas de trabajo para que las archive en el expediente de la revisión. Cédulas de trabajo. Expediente de revisión 13.1 Comenta las situaciones encontradas (debilidades de control) con el personal de la dirección de área revisada, consensúan las acciones de mejora y determinan la fecha compromiso para su atención. responsable de la operación. Consultor adscrito al Área de Auditoría para Gestión Pública y Consultor adscrito Firma de las 14.1 Recibe las cédulas de acción de mejora, registra Dirección de área

6 Hoja: de 14 cédulas acciones mejora. de de Elaboración del informe de resultados Validación del informe de resultados Firma y envío del informe de resultados y las cédulas de acciones de mejora Seguimiento de acciones de mejora su firma y asienta la fecha compromiso para instrumentar las acciones de mejora concertadas Entrega las cédulas firmadas al personal del Órgano Interno de Control Recibe las cédulas de acciones de mejora firmadas Elabora el informe de resultados con base en las cédulas de acciones de mejora Entrega el informe junto con las acciones al Titular del Desarrollo y Mejora de Informe de resultados. Informe de resultados Recibe el informe de resultados y las cédulas Rubrica el informe de resultados y turna junto con las acciones de mejora al Titular del Órgano Interno de Control. Informe de resultados Firma el informe de resultados e indica se distribuya junto con las cédulas de mejora. (Original: Director General; Copia: Titular del Área revisada): Informe de resultados. El personal operativo incorpora en el Sistema PAAC- SIP las acciones de mejora que se generen durante el trimestre Recibe las cédulas y el informe, distribuye el original y las copias. Conserva un ejemplar en el expediente de la revisión de control Supervisa si el área revisada turna documentación en el transcurso del trimestre posterior a la revisión. Procede No. Solicita a los servidores públicos responsables de atender las acciones de mejora, la documentación e información de acuerdo a la acción de mejora consensuada. Sí. El área sí turna la documentación Revisa si se atienden las acciones de mejora con la documentación e información que le proporciona el área. Procede No. Acude al área, comunica los motivos por los que no se atienden las acciones de mejora y asesora responsable de la operación. Consultor adscrito al Área de Auditoría para Gestión Pública Titular del Órgano Interno de Control / Consultor adscrito.

7 Hoja: de 14 al personal sobre la información faltante. Regresa a la actividad Sí Levanta minuta de trabajo, registra cuáles acciones de mejora quedan atendidas y cuáles en proceso y entrega una copia de la minuta a los responsables del área revisada. Archiva la minuta en el expediente de la revisión. Informe de resultados Minuta de trabajo. Documentación soporte de los avances de las acciones de mejora Integración de cédulas de 19.1 Elabora cédulas de seguimiento de las acciones de mejora de acuerdo a la información y seguimiento e documentación recibida; archiva la Informe. documentación soporte en el expediente. Consultor adscrito al Área 19.2 Integra el informe de seguimiento que dirige al de Auditoría para Titular del Hospital; turna las cédulas y el informe al Titular del Cédulas de seguimiento. Informe de seguimiento Recibe las cédulas y el informe y los revisa. Procede No. Indica al Consultor adscrito al Área de Auditoría para Gestión Pública las adecuaciones que debe hacer a los documentos. Regresa a la actividad Sí. Rubrica el informe de seguimiento y lo entrega al Titular del Órgano Interno de Control junto con las cédulas. Cédulas de seguimiento. Informe de seguimiento Firma de 21.1 Recibe el informe de seguimiento y las cédulas, informe de firma el primero seguimiento Indica al Titular del Gestión Pública/ Titular del Órgano Interno Consultor adscrito que distribuyan ambos de Control. documentos (Original: Director General; copia: Titular del área revisada). Cédulas de seguimiento. Informe de seguimiento Distribución de informe y 22.1 Distribuyen el informe de seguimiento y las cédulas; archiva un ejemplar en el expediente cédulas de de la revisión. seguimiento. Cédulas de seguimiento. Informe de seguimiento. / Expediente de la revisión Consultor adscrito. TERMINA PROCEDIMIENTO

8 Hoja: de 14 El personal operativo incorpora en el Sistema PAAC- SIP el seguimiento de las acciones de mejora que se realizó durante el trimestre.

9 Hoja: de Diagrama de flujo TITULAR AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN PÚBLICA CONSULTOR ADSCRITO AL ÁREA AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN TITULAR L ÓRGANO INTERNO CONTROL DIRECCIÓN ÁREA INICIO CONSULTA L PROGRAMA ANUAL TRABAJO REVISIONES CONTROL 1 ELABORACIÓN FORMATOS PLANEACIÓN 2 EJEMPLAR L PROGRAMA ANUAL TRABAJO PROGRAMA TRABAJO LA REVISIÓN REVISIÓN DOCUMENTOS PLANEACIÓN EJEMPLAR L PROGRAMA ANUAL TRABAJO PROGRAMA TRABAJO LA REVISIÓN EXPEDIENTE REVISIÓN 3 PLANEACIÓN GENERAL CRONOGRAMA ACTIVIDAS PLANEACIÓN GENERAL CRONOGRAMA ACTIVIDAS EJEMPLAR L PROGRAMA ANUAL TRABAJO RECOPILACIÓN INFORMACIÓN Y ELABORACIÓN L MARCO CONCEPTUAL 4 DOCUMENTACIÓN EXPEDIENTE REVISIÓN MARCO CONCEPTUAL 5 REVISIÓN L MARCO CONCEPTUAL NO PROCE 4.3 SI RUBRICA EL DOCUMENTO Y ANOTA SUS INICIALES ELABORACIÓN OFICIO PRESENTACIÓN AUTORIZACIÓN OFICIO PRESENTACIÓN L OFICIO PRESENTACIÓN OFICIO PRESENTACIÓN 8 PROGRAMACIÓN CITA PARA PRESENTACIÓN OFICIO PRESENTACIÓN 9 PROGRAMACIÓN CITA PARA PRESENTACIÓN MINUTA EXPEDIENTE REVISIÓN A

10 Hoja: de 14 TITULAR AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN PÚBLICA CONSULTOR ADSCRITO AL ÁREA AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN TITULAR L ÓRGANO INTERNO CONTROL DIRECCIÓN ÁREA A RECEPCIÓN CÉDULAS EJECUCIÓN LA REVISIÓN CONTROL ENTREGA INFORMACIÓN CÉDULAS ACCIONES MEJORA CÉDULA TRABAJO EXPEDIENTE REVISIÓN DOCUMENTOS CÉDULA TRABAJO EXPEDIENTE REVISIÓN NO PROCE 11.4 SI ESTABLECE COMUNICACIÓN CON EL PERSONAL LA DIRECCIÓN 13 PRESENTACIÓN ACCIONES MEJORA 13 PRESENTACIÓN ACCIONES MEJORA CÉDULAS ACCIONES MEJORA CÉDULAS ACCIONES MEJORA VALIDACIÓN INFORME RESULTADOS 16 L CÉDULAS ACCIONES MEJORA INFORME RESULTADO ELABORACIÓN INFORME RESULTADOS 15 L INFORME RESULTADOS CÉDULA ACCIONES MEJORA 14 FIRMA LAS CÉDULAS ACCIONES MEJORA CÉDULAS ACCIONES MEJORA 17 FIRMA Y ENVÍO L INFORME RESULTADOS Y LAS CÉDULAS ACCIONES MEJORA CÉDULAS ACCIONES MEJORA INFORME RESULTADOS B

11 Hoja: de 14 TITULAR AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN PÚBLICA CONSULTOR ADSCRITO AL ÁREA AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN TITULAR L ÓRGANO INTERNO CONTROL DIRECCIÓN ÁREA B B ACCIONES MEJORA ACCIONES MEJORA CÉDULAS ACCIONES MEJORA CÉDULAS ACCIONES MEJORA INFORME RESULTADOS INFORME RESULTADOS MINUTA TRABAJO MINUTA TRABAJO DOCUMENTACIÓN SOPORTE DOCUMENTACIÓN SOPORTE NO NO PROCE PROCE SOLICITA A LOS SERVIDORES PÚBLICOS RESPONSABLES ATENR LAS ACCIONES MEJORA, LA DOCUMENTACIÓ N E INFORMACION ACUERDO A LA ACCIÓN MEJORA CONSENSUADA SI SOLICITA A LOS SERVIDORES PÚBLICOS RESPONSABLES ATENR LAS ACCIONES MEJORA, LA DOCUMENTACIÓ N E INFORMACION ACUERDO A LA ACCIÓN MEJORA CONSENSUADA SI EL ÁREA TURNA LA DOCUMENTACIÓN EL ÁREA TURNA LA DOCUMENTACIÓN NO PROCE NO PROCE 18.2 SI 18.2 SI LEVANTA MINUTA TRABAJO, REGISTRA CUALES ACCIONES MEJORA QUEDAN ATENDIDAS Y CUALES EN PROCESO Y ENTREGA COPIA LA MINUTA A LOS RESPONSABLES L ÁREA REVISADA. ARCHIVA LA MIN UTA EN EL EXPEDIENTE LA REVISIÓN. LEVANTA MINUTA TRABAJO, REGISTRA CUALES ACCIONES MEJORA QUEDAN ATENDIDAS Y CUALES EN PROCESO Y ENTREGA COPIA LA MINUTA A LOS RESPONSABLES L ÁREA REVISADA. ARCHIVA LA MIN UTA EN EL EXPEDIENTE LA REVISIÓN. C C

12 Hoja: de 14 TITULAR AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN PÚBLICA CONSULTOR ADSCRITO AL ÁREA AUDITORIA PARA SARROLLO Y MEJORA LA GESTIÓN TITULAR L ÓRGANO INTERNO CONTROL DIRECCIÓN ÁREA C RECEPCIÓN Y REVISIÓN CÉDULAS INTEGRACIÓN CÉDULAS INFORME E CÉDULAS CÉDULAS INFORME INFORME NO PROCE 19.1 SI RUBRICA EL INFORME Y LO ENTREGA AL TITULAR L ÓRGANO INTERNO CONTROL JUNTO CON LAS CÉDULAS. 21 FIRMA INFORME CÉDULAS INFORME 22 DISTRIBUCIÓN INFORME Y CÉDULAS CÉDULAS INFORME EXPEDIENTE LA REVISIÓN TERMINO

13 Hoja: de Documentos de referencia. Documento Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública. Guía General para Revisiones de Control. Código (cuando aplique) 7.0 Registros. Registro Programa de Trabajo. Planeación general. Cronograma Actividades Oficio de Presentación. Minuta de trabajo Cédula de trabajo. de Cédula de acción de mejora. Informe de resultados. Cédula de seguimiento de acciones de mejora. Informe de seguimiento. Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única 8.0 Glosario de términos. 8.1 Acción de mejora: Actividad que se lleva a cabo para fortalecer el sistema de control interno de una función, operación, proceso, sistema o programa, y que contribuye a la prevención, disminución y/o eliminación de los riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de metas y objetivos. 8.2 Ejecución de la revisión: Etapa de la revisión de control en la que se obtiene información del área, operación, proceso, programa o rubro que se analiza, para contar con los suficientes elementos objetivos que le permitan a los consultores establecer juicios razonables acerca de las situaciones analizadas, la veracidad de la documentación evaluada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, y

14 Hoja: de 14 con ello emitir una opinión sólida, sustentada y válida, con respecto a las debilidades identificadas, así como las acciones de mejora necesarias para subsanarlas. 8.3 Informe de resultados: Documento en donde queda asentado el trabajo realizado y los compromisos asumidos por ambas partes (implementación de las acciones de mejora por la Institución y Seguimiento del OIC). 8.4 Informe de seguimiento: Es el documento donde queda asentado el trabajo realizado en las revisiones de seguimiento y los compromisos asumidos por la institución y el OIC. En el se describen el avance en la instrumentación de las acciones de mejora derivadas de un revisión de control. 8.5 Programa Anual de Trabajo (PAT): Documento que establece el trabajo a realizarse especificando el área en donde se llevarán a cabo las revisiones de control, el tiempo que se ha de invertir en ellas y la fuerza de trabajo que se va a utilizar por las áreas que integran el Órgano Interno de Control. 8.6 Programa de trabajo: Documento que consiste en una lista de los procedimientos a seguir durante un trabajo, diseñado para cumplir con los objetivos planteados. 8.7 Revisión de control: Actividad sistemática, objetiva y de carácter preventivo orientada a fortalecer el control para asegurar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales bajo un sentido de colaboración y apoyo, agregando valor. 8.8 Seguimiento de revisiones de control: Verificación que el Órgano Interno de Control debe realizar para constatar que las áreas a las que se practicó alguna revisión, están atendiendo en los términos y plazos acordados las acciones de mejora para el fortalecimiento del control de sus programas, procesos y operaciones. 8.9 Situación encontrada: Debilidades de control interno identificadas u oportunidades de mejora derivadas de una revisión de control a un área, operación, proceso, programa o rubro Supervisar: Es el acto que realiza un superior para medir el desempeño de las personas en función a la consecución de una meta u objetivo fijados. 9.0 Cambios en esta versión. Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio No aplica No aplica Nueva creación Anexos Minuta de trabajo.