I. Í N D I C E. Pág. I.- Integración del Programa Anual de Auditoría y Control.- 2

Transcripción

1 Manual de Procedimientos del Órgano Interno de Control en el Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California (CICESE).

2 I. Í N D I C E Pág. I.- Integración del Programa Anual de Auditoría y Control.- 2 II.- Procedimiento para la Planeación, Ejecución e Informe de la Auditoría.- 7 III.- Seguimiento de Observaciones Determinadas en Auditorías.- 14 IV.- Integración de Informes de Casos con Presunta Responsabilidad.- 19 V.- Ejecución de Revisiones de Control.- 24 VI.- Seguimiento de Acciones de Mejora Determinadas en Revisiones de Control.- 31 VII.- Sistema de Información Periódica (SIP).- 37 VIII.- Atención de Quejas, Denuncias, Seguimientos de Irregularidad, Sugerencias.- 42 IX.- Procedimiento Administrativo de Responsabilidades.- 54 X.- Intervención en Actas de Entrega - Recepción.- 59 XI. Glosario de Términos

3 Objetivo: I.- INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA Y CONTROL. Integrar, en tiempo y forma, el documento que contenga los principales compromisos y actividades específicas que asume el Órgano Interno de Control para el año siguiente, de acuerdo a la fuerza de trabajo disponible, de conformidad con las facultades que se establecen en el Reglamento Interior de la Secretaría. Siglas: OIC: CICESE: SFP: UCEGP: LFTAIPG: Órgano Interno de Control. Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California. Secretaría de la Función Pública. Unidad de Control de la Gestión Pública. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. LINEAMIENTOS: MAR: MR: PAAC: SIP: : TA: Lineamientos Generales para la Planeación, Elaboración y Presentación del Programa Anual de Auditoria y Control de los Órganos Internos de Control. Modelo de Administración de Riesgos. Mapa de Riesgos. Programa Anual de Auditoría y Control. Sistema de Información Periódica. Titular del Órgano Interno de Control Titular de Auditoría. 2

4 Políticas: 1. La elaboración del PAAC deberá realizarse con estricto apego a los Lineamientos que emite la SFP y al MAR, en virtud de que estos documentos definen las políticas y directrices para la planeación, elaboración y presentación de las auditorías y revisiones de control, así como otras participaciones (Comités, Informe de Rendición de Cuentas, etc.). 2. Los recursos del OIC se enfocarán hacia aspectos de mayor importancia y en alineación a metas y objetivos del CICESE. 3. En función a la naturaleza y trascendencia de la situación, el evaluará si se justifica o no la intervención de auditoría interna o revisión de control. 4. Verificar que el sistema informático diseñado por la UCGP de la SFP para la elaboración del PAAC, se encuentre actualizado y operando correctamente. 5. El presente procedimiento es de observancia para el personal del OIC responsable de la programación de los trabajos de auditoría. Responsabilidades: Del : Recibir de la SFP los Lineamientos para la integración del PAAC del Órgano Interno de Control y deberá turnarlos en forma oportuna al TA para la integración del PAAC. Revisar y, en su caso, autorizar la propuesta de PAAC presentada por el TA. Previo a la presentación del PAAC ante la UCGP, éste deberá ser sometido a la opinión del Delegado y/o Comisario Público del Sector Educación y Cultura de la SFP. Del TA: Elaborar la propuesta del PAAC, en los términos y condiciones establecidos en los Lineamientos, y presentarla ante el para su revisión y/o autorización. Realizar las adecuaciones al PAAC, conforme a las indicaciones del y recomendaciones del Delegado y/o Comisario Público del Sector Educación y Cultura de la SFP. Referencias: Lineamientos Generales para la Planeación, Elaboración y Presentación del Programa Anual de Auditoría y Control de los Órganos Internos de Control, vigentes. 3

5 ÁREA /PUESTO DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Inicia Procedimiento: SFP 1 Emite los Lineamientos y solicita al OIC la generación del PAAC. 2 Recibe de la SFP los Lineamientos para la integración del PAAC e instruye al TA para participar en la elaboración del Programa para su envío a través del Sistema de Información de la SFP patsip.web en tiempo y forma. TA 3 Revisa los Lineamientos e inicia la investigación previa y recabar la información y documentación para la elaboración e integración del PAAC, en los términos y plazos señalados en los Lineamientos. TA Recibe y analiza la información recabada de la investigación de campo y de la aplicación del MAR, para la formulación del PAAC y determina la fuerza de trabajo en las diversas actividades del OIC del año siguiente, documentando para fines de soporte y justificación. Define los objetivos y alcances de las auditorías, de acuerdo a la normatividad de la revisión aplicable. Determina los recursos humanos y materiales necesarios así como el tiempo para cubrir la demanda de servicios de auditoría. Integra los requerimientos de la Dirección General del CICESE y de los Delegados y/o Comisarios Públicos de la SFP, en su caso. Define la asignación del personal, los tiempos de inicio y la terminación del PAAC, para cubrir las auditorías y revisiones de control programadas. Integra la documentación soporte para el PAAC. Captura en el portal pat-sip.web de la SFP la 4

6 ÁREA /PUESTO DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES información de acuerdo a lo siguiente: Identifica la auditoria o revisión de control que se incorpora, programa normal o seguimiento, por tipo, clave y número de auditoría o revisión de control; determina la semana programada de inicio, cantidad de semanas que abarcará la auditoría o revisión de control y semanas hombre a emplear. Anota el rubro o el área sujeta a auditoría o a revisión de control, justifica el motivo de las mismas, selecciona el periodo sujeto a revisión y la muestra correspondiente; así mismo transcribe el objetivo de la auditoría o revisión de control y la descripción de las actividades a realizar. Integra el reporte de fuerza de trabajo en actividades de auditoría, revisiones de control, actividades de apoyo al programa especial de mejora de la gestión, quejas y denuncias, responsabilidades e inconformidades, actividades que no reúnen los requisitos de una revisión, planeación, dirección y supervisión, informes a la SFP y otras instancias, comités, juntas de consejo, actividades administrativas, capacitación, plazas vacantes, y vacaciones e incapacidades del personal. El reporte de la fuerza de trabajo consolidado lo remite al para su Visto Bueno y/o autorización Recibe PAAC en versión detallada y resumen para su aprobación y autorización. Si el PAAC fue aprobado procede a elaborar la presentación ejecutiva para envío al Delegado y/o Comisario Público de la SFP. 18 Para las recomendaciones y en su caso validación correspondiente, envía al Delegado y/o Comisario 5

7 ÁREA /PUESTO DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Público de la SFP propuesta del PAAC, remitiendo vía electrónica la presentación ejecutiva del mismo, así como el MAR, MR y Cédula de Evaluación de Riesgos. DELEGADO Y/O COMISARIO PUBLICO 19 Revisa propuesta de PAAC y emite las recomendaciones procedentes al. 20 Recibe recomendaciones del Delegado y/o Comisario Público de la SFP y realiza las adecuaciones correspondientes al PAAC Informa de la conclusión de la integración del PAAC a la UCGP de la SFP, en el tiempo establecido en los Lineamientos y remite presentación ejecutiva, MAR, MR y Cédulas de Evaluación de Riesgos, vía electrónica. Recibe PAAC definitivo y oficio de autorización de la UCGP de la SFP y fecha de exposición, si es el caso. De no ser autorizado el PAAC, instruye al TA, para que realice las adecuaciones sobre las observaciones planteadas. TA 24 Realiza las adecuaciones correspondientes en base a las observaciones planteadas por la SFP a través del Sistema pat-sip.web. UCGP 25 Otorga firma de autorización y registro al PAAC e informa al. Fin del procedimiento. 6

8 II.- PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN, EJECUCIÓN E INFORME DE LA AUDITORÍA. Objetivo: Describir las actividades para el desarrollo del trabajo de auditoría que ejecuta el personal, desde la planeación de la revisión hasta la presentación del informe correspondiente. Alcance: Es aplicable al personal operativo del Órgano Interno de Control que realiza actividades de auditoría, y a sus Titulares que supervisan el trabajo realizado por éste. Comprende las etapas de investigación preliminar y detallada, que permiten conocer los antecedentes del área, programa o rubro por revisar, determinar los objetivos y actividades generales por practicar y delimitar la oportunidad de los recursos y tiempo asignados para la auditoria; la ejecución del revisión, en la que se obtiene evidencia suficiente del aspecto que se analiza y elementos suficientes de juicio que permitan determinar el grado de razonabilidad de las situaciones observadas, la veracidad de la documentación revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados; y la elaboración y presentación del informe de auditoría, en el que se emite la opinión del auditor respecto al área, programa o rubro auditado, mismo que se presenta a los responsables respectivos. Siglas: OIC: CICESE: SFP: UCGP LFRASP: LFTAIPG: PAAC: SIP: Órgano Interno de Control Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California Secretaria de la Función Pública Unidad de Control de la Gestión Pública Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Programa Anual de Auditoría y Control Sistema de Información Periódica 7

9 : TA: Titular del Órgano Interno de Control Titular de Auditoría Políticas: De Acceso a las instalaciones: 1.- Al inicio de la auditoría, los auditores deben mostrar el oficio donde se consigna el tipo y alcance del trabajo a realizar al responsable del área auditada. 2.- La presentación del oficio facultará al personal de auditoría interna, para tener acceso a las instalaciones, documentos, valores, archivos, e información de cualquier índole necesaria para el desarrollo de sus labores. En el desarrollo de la Función: 3.- Las funciones de Auditoría Interna en el CICESE, quedarán concentradas en el OIC. 4.- Serán sujetos y objetos de Auditoría Interna, las Unidades organizacionales, las funciones, los sistemas, procesos, proyectos y programas del CICESE. 5.- El personal adscrito al OIC se manejará con total independencia de los objetos y sujetos de la auditoría. 6.- El personal adscrito al OIC bajo ninguna circunstancia podrá intervenir directamente en la operación, ni ejecutar funciones que sean actos propios de la Administración. 7.- El personal del área auditada tienen la obligación de proporcionar todos los elementos que le sean solicitados por el personal del OIC, para el desarrollo oportuno de sus actividades, y atender las entrevistas que les sean solicitadas, para la aclaración de dudas o la participación de los resultados parciales obtenidos durante el transcurso de las auditorías. 8.- Los faltantes de documentos, expedientes, información, bienes y otros elementos, así como las diferencias contables que se detecten durante el curso de las auditorías, deben hacerse del conocimiento oportunamente al nivel directivo del área auditada, para que se proceda a su localización o aclaración inmediata. Si al término de una auditoría, los faltantes o las diferencias no han sido localizadas o aclaradas, se incluirán como tales en los informes finales correspondientes. 9.- En el transcurso de la auditoría, en caso necesario, se debe informar al responsable del área auditada, a fin de que se solventen las observaciones y se tomen las medidas que eviten su 8

10 recurrencia. Las excepciones corregidas durante la permanencia del personal de auditoria interna en el área auditada, se reconocen como tales en los informes de resultados finales Al término de la auditoría, se comenta con el servidor público responsable del área auditada, las observaciones encontradas, siendo éste el momento para objeciones y rectificaciones De no llegar a un acuerdo respecto a las observaciones presentadas, este hecho se hará constar en el informe final, anotando las posiciones de cada parte respecto del problema en cuestión Una vez acordadas las observaciones con el titular del área auditada, debe firmar la cédula de observaciones y establecer la fecha probable de solventación de las mismas, y no estarán sujetas a discusiones ni justificaciones posteriores, salvo que exista evidencia documental que, habiéndose presentado oportunamente al auditor, prueben lo contrario, por lo que el auditor está obligado a rectificar sus apreciaciones y recomendaciones, en caso de que se le presenten elementos probatorios de una observación incorrecta Las observaciones de auditoría interna invariablemente deben estar soportadas con evidencias documentales y, en ningún caso, deben aceptarse aquellas que provengan de juicios subjetivos o que no se encuentren debidamente respaldadas De cada auditoría se elabora y presenta el informe final que debe ser dirigido al Director del área Auditada, con copia para el Director General y Director Administrativo del CICESE Ante la presencia de situaciones que puedan ser constitutivas de delitos que atenten contra el patrimonio de la Entidad, o representen fallas graves en la administración, el OIC debe actuar conforme a los lineamientos establecidos por la SFP y a la LFRASP Reportar en tiempo y forma los resultados de las auditorías practicadas en estricto apego a los Lineamientos Generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP). Referencias: Guía General de Auditoría Pública emitida por la SFP. Procedimiento: ÁREA / PUESTO Inicia Procedimiento: 9

11 ÁREA / PUESTO TA Del PAAC (Resumen y Detallado) ejecuta las auditorías programadas en tiempo y forma en el CICESE. En coordinación con el, se definen los conceptos a considerarse en la ejecución de las auditorías al inicio de cada trimestre. Se procede a elaborar el oficio de la orden de auditoría. 4 Recibe, firma y turna orden de auditoría en original al TA. TA 5 De la auditoría programada, solicita al auditor proceda a elaborar la carta planeación, cronograma de actividades y marco conceptual, con estricto apego a los Lineamientos emitidos por la SFP. Lo anterior con base al tipo de auditoría y el área a revisar. AUDITOR TA 6 Recibe instrucciones y número de auditoría, desarrolla la carta planeación, cronograma de actividades y marco conceptual y remite para su aprobación los documentos de referencia al TA. 7 Recibe y verifica que la carta de planeación, cronograma de actividades estén correctos y turna para firma del. AUDITOR 8 Recibe carta de planeación cronograma de actividades y marco conceptual para su archivo en el expediente de Auditoria. TA 9 10 Recibe y turna orden de auditoria firmada en original por el al área auditada. Contacta con el área auditada para hacer de su conocimiento la auditoria a efectuar en su área y presentar 10

12 ÁREA / PUESTO al personal encargado de la ejecución de la misma. TA/AUDITOR 11 Se presentan ante el responsable del área a auditar y procede a entregarle el oficio de orden de auditoria para su firma y sello de acuse de recibo, asimismo se levanta el acta de inicio de la auditoria se imprime en tres originales, las cuales contarán con firma autógrafa y se rubricarán cada una de las fojas que las constituyen. TA AUDITOR AUDITOR 12 Instruye al AUDITOR que proceda al inicio de la auditoria turnándole acuse de recibido de la orden de auditoria y del acta de inicio. 13 Recibe acuse de recibo de la orden de auditoria y del acta de inicio, lo archiva en el expediente de la auditoria. 14 Inicia la auditoria y procede a elaborar los oficios sobre los requerimientos de información al área auditada y turna al TA para su firma. TA 15 Recibe oficio de requerimiento de información, analiza Está correcto? AUDITOR NO: Turna al AUDITOR y reinicia actividad 14 SI: Firma y turna al AUDITOR para su entrega al área correspondiente. Recibe oficio de requerimiento de información firmado y entrega al área correspondiente. Recopila y analiza la normatividad complementaria aplicable para la ejecución de la auditoria. Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre los procedimientos de auditoría determinados en el marco conceptual, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones observadas elabora y firma los papeles de trabajo. Informa a su jefe inmediato de los hallazgos más 11

13 ÁREA / PUESTO 21 relevantes derivados de la ejecución de la auditoria TA 22 Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el auditor en las cedulas de auditoría. Son relevantes? NO: Se deja constancia de los hechos en los papeles de trabajo indicando la razón por la que no se consideró relevante. SI: Turna al auditor para elaborar la Cédula de observaciones correspondiente. AUDITOR TA 25 Elabora la Cédula de observaciones y la somete a consideración del TA para su revisión y comentarios pertinentes. 26 Recibe la Cédula de observaciones, revisa y en su caso realiza las correcciones procedentes e informa al. 27 Revisa y analiza que las observaciones estén debidamente sustentadas y remite al TA las Cédulas correspondientes debidamente firmadas, a efecto de que sean comentadas con los servidores públicos responsables del área auditada. TA Recibe las Cédulas de observaciones y procede a contactar a los servidores públicos responsables de la atención de la auditoria para discutir las observaciones para su rectificación o ratificación. Se aceptan las observaciones? NO: Se otorgan 2 días hábiles para entregar la documentación soporte suficiente y competente que solvente la observación. (Regresa a la actividad 22) 30 SI: Se ratifica la irregularidad, solicitando a los responsables la firma de la Cédula de observaciones y 12

14 ÁREA / PUESTO establecen la fecha de solventación de las mismas, las cuales devuelven al TA TA TA TA 31 Reciben cédula de observaciones debidamente firmadas. 32 Procede a elaborar el informe de auditoría con estricto apego a los lineamientos emitidos por la SFP, clasifica en base a la LFTAIPG y turnan al TA para su visto bueno. 33 Turna al el informe para su autorización. 34 Recibe el informe de auditoría para autorización. Aprueba el informe? AUDITOR NO: Se solicita la intervención del TA para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad 32). SI: Firma de conformidad en original y turna al TA para su trámite. Conserva un acuse de recibo para su expediente de auditoría. Procede a concluir la integración del expediente de la auditoria con estricto apego a la normatividad emitida por la SFP. TA AUDITOR 39 Recibe expediente de auditoría para su aprobación y firma y procede a informar los resultados de la auditoria programada, con el propósito de dar cumplimiento en forma correcta y oportuna al Sistema de Información Periódica (SIP). 40 Procede a informar los resultados de la auditoria mediante el SIP. (ver procedimiento 7) Fin del Procedimiento. 13

15 Objetivo: III.- SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS. Contar con el apoyo técnico y normativo que sirva de marco de acción para la planeación y ejecución de las auditorias de seguimiento de recomendaciones preventivas y correctivas planteadas por el Órgano Interno de Control u otra Instancia Fiscalizadora en el CICESE. Alcance: Es aplicable a la totalidad de las observaciones consideradas como relevantes o aquellas que por sus características corresponda su atención a nivel interno y que están sujetas a un seguimiento, independientemente de la Instancia Fiscalizadora que las determinó. Siglas: OIC: CICESE: SFP: LFTAIPG: PAAC: SIP : TA: Órgano Interno de Control Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California Secretaria de la Función Pública Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Programa Anual de Auditoría y Control Sistema de Información Periódica Titular del Órgano Interno de Control Titular de Auditoría. 14

16 Políticas: 1.- Las Auditorias de seguimiento se realizarán con la oportunidad necesaria para dar cumplimiento en tiempo y forma a lo establecido en el PAAC. 2.- El TA deberá establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control de las observaciones pendientes de solventar por el CICESE tanto relevantes como aquellas de clave interna (preventivas), en los términos y fechas previamente acordados con el titular o responsable de la unidad administrativa, área, recurso o programa auditado. 3.- Previamente al inicio de la auditoria de seguimiento el Auditor responsable conjuntamente con el TA deberá formular la planeación correspondiente, verificando que se cumpla con los Lineamientos y normatividad emitida, considerando una entrevista con los titulares o responsables del área involucrada, a fin de obtener un panorama general del avance en la implantación de las recomendaciones preventivas y correctivas. 4.- Si en la fecha compromiso de la solventación establecida en la Cédula de Observaciones, no se recibe respuesta por parte del servidor público responsable, al inicio de la auditoria de seguimiento se deberán enviar dos recordatorios o requerimientos de información, el primero al o los servidores públicos responsables de su solventación y el segundo al nivel de quien dependan. 5.- El Informe de Auditoría de seguimiento reflejará el resultado de las pruebas, análisis y evaluaciones realizadas a la instauración de medidas preventivas y correctivas presentadas para la solventación de observaciones, debiendo estar totalmente soportadas con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente, el cual deberá emitirse dentro de los 10 días hábiles al término de la misma. 6.- Derivado del resultado obtenido, en caso de que así proceda se deberá enviar al, el informe respectivo donde se establezca la presunta responsabilidad a que haya dado lugar. 7.- Los responsables de la auditoria de seguimiento, ejercerán un estricto apego a los lineamientos generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP), supervisando el cumplimiento en tiempo y forma de los plazos establecidos. Referencias: Guía General de Auditoria Pública, Boletín D-500 Seguimiento. 15

17 Procedimiento: ÁREA / PUESTO Inicia Procedimiento: TA Recibe el PAAC, (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones de seguimiento programadas en tiempo y forma. Coordina tanto con el como con los auditores definir los aspectos a considerarse en la ejecución de las auditorias de seguimiento establecidas en el PAAC. Informa a los auditores responsables los objetivos a alcanzar en el trimestre, dando prioridad a la solventación de las observaciones con más antigüedad, comunicando las instrucciones giradas por el. Elabora orden para la práctica de auditoría de seguimiento. Remite orden de auditoría para su visto bueno y autorización al. 6 Recibe, revisa, firma y turna orden de auditoría de seguimiento en original al TA. TA 7 8 Recibe la orden de auditoría autorizada e informa al auditor comisionado sobre los trabajos a realizar en el seguimiento a observaciones determinadas en auditorias; instruye el inicio de la auditoria y proporciona relación de observaciones para su control. Se presenta ante el titular del área responsable de coordinar o atender las observaciones pendientes de solventar y entrega original de orden de auditoría, y se elabora acta de inicio en tres originales, se firman los tres tantos y turna a auditor para su archivo. Instruye al auditor que proceda al inicio de la auditoria de 16

18 ÁREA / PUESTO 9 seguimiento de observaciones AUDITOR 10 Elabora oficios de requerimiento de información dirigido a los servidores públicos responsables de solventar las observaciones y turna al TA para su firma. TA Recibe oficio de requerimiento de información, analiza.. Esta correcto? NO: Turna al AUDITOR y reinicia actividad 10 SI: Firma y turna al AUDITOR para su entrega al área correspondiente ÁREA RESPONSABLE DE ATENDER LA OBSERVACIÓN 14 Envía documentación soporte para la solventación de las observaciones determinadas en las auditorias practicadas. AUDITOR 15 Recopila y analiza la información proporcionada por las áreas responsables de implementar las medidas preventivas y correctivas acordadas elaborando cédulas de seguimiento. Es procedente la documentación para la solventación de la observación? NO: Se determina porcentaje de avance. SI: Confirma la solventación en la cédula de seguimiento en apego a los lineamientos establecidos e informa al TA. TA 18 Confirma avance de resultados autoriza la preparación del informe de seguimiento. TA 19 Prepara informe de seguimiento con estricto apego a los lineamientos emitidos por la SFP, clasifica en base a la LFTAIPG y lo turna al para su revisión y aprobación. 17

19 ÁREA / PUESTO TA 20 Instruye al auditor para integrar correctamente el expediente de la revisión, conforme a los lineamientos que emite la SFP Recibe el informe de resultados de auditoría de seguimiento y oficio de envío para firma de conformidad. Autoriza el informe? NO: Se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad 19). SI: Firma de conformidad el informe y lo turna al TA. TA 24 Recibe informe de auditoría de seguimiento en original y remite a los auditores actuantes para su despacho correspondiente. AUDITOR Recibe informe y procede a sacar copias fotostáticas, para su distribución y obtención de acuse de recibo. Procede a concluir la integración del expediente de la auditoria de seguimiento con estricto apego a la normatividad emitida por la SFP para su control y archivo. TA 27 Procede a informar los resultados de la auditoria de seguimiento mediante el SIP y remite reportes al para rúbrica de los reportes emitidos por dicho Sistema. 28 Recibe la información remitida, firma los reportes y turna nuevamente al TA para su archivo. TA 29 Recibe los reportes para su archivo en el expediente correspondiente. Fin del procedimiento. 18

20 IV.- INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD. Objetivo: Contar con un instrumento de apoyo que facilite y estandarice el trabajo que realiza el personal del OIC en relación a la elaboración de informes de presuntas responsabilidades de servidores públicos adscritos al CICESE.; así como para la debida integración del expediente, con la evidencia documental que soporte la posible irregularidad detectada y disponer de los elementos indispensables para dar vista a las autoridades competentes y éstas puedan, conforme a sus facultades, tramitar y resolver lo conducente. Alcance: Es aplicable a casos de presunta responsabilidad determinadas en las auditorías realizadas por personal del OIC en el CICESE. quienes se apegarán a las leyes en la materia, por lo que, realizarán su trabajo con la máxima diligencia, eficacia, eficiencia y confidencialidad. Siglas: OIC: CICESE: SFP: LFTAIPG; : TA: Políticas: Órgano Interno de Control Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California Secretaria de la Función Pública Acceso a la Información Pública Gubernamental Titular del Órgano Interno de Control Titular de Auditoría. 1.- La integración del expediente deberá observar los lineamientos establecidos en la guía para la elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos, emitida por la Unidad de Auditoria Gubernamental de la SFP. 2.- Los auditores deberán actuar con la máxima eficacia y eficiencia en la integración de los expedientes y obtener las pruebas suficientes, idóneas, relevantes, pertinentes y por ende contundentes, con la finalidad de que el informe quede debidamente soportado. 19

21 3.- El TA, deberá ejercer una adecuada supervisión para evaluar si existen elementos suficientes que impliquen una presunta responsabilidad. 4.- Derivado del resultado obtenido, en caso de que proceda, el informe respectivo se deberá turnar al. Referencias: Guía para la elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos. Procedimiento: ÁREA / PUESTO Inicia Procedimiento: TA 1 Proporciona las pruebas suficientes y determina en conjunto con el si existen elementos suficientes, pertinentes y contundentes que en consecuencia denuncien los actos u omisiones de los servidores públicos resultantes de una auditoria o del seguimiento de observaciones determinadas en una auditoria. Existen elementos suficientes? 2 NO: Se informa a la TA para su control. TA SI.: Se instruye a la TA para que se inicie la elaboración del informe de casos con presunta responsabilidad. Inicia la elaboración del informe de casos con presunta responsabilidad e integración del expediente respectivo en apego a la guía diseñada por la SFP. Identifican a los servidores públicos presuntamente responsables, directos (por haber ejecutado los actos u omisiones o porqué en el ejercicio de sus funciones omitieron la supervisión y autorizaron tales actos que implicaron culpa o negligencia de acuerdo a las funciones que correspondan) y solidarios (los 20

22 ÁREA / PUESTO 6 particulares que participaron con los servidores públicos en actos u omisiones que originaron la determinación de responsabilidades). Elaboran el informe de manera clara, precisa, concisa, cronológica y congruente, precisando en su caso el daño y/o perjuicio patrimonial así como los presuntos responsables, de acuerdo con el modelo de informe de la guía para la elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos emitida por la SFP Ordenan de manera cronológica la documentación que dio origen a la determinación de la irregularidad: antecedentes, normatividad reglamentación de actividades y funciones de la unidad responsable, orden de auditoría, acta de inicio de auditoría, oficio de solicitud de información, etc. Integran la documentación que soporta la irregularidad, en orden de prelación y la incluyen en tantos anexos como se considere necesario. De la documentación recabada en primer lugar se preferirán originales, en segundo término copias con firma autógrafa y en tercer lugar copias certificadas por servidor público debidamente facultado para expedirlas. Incluyen las leyes, reglamentos, estatutos orgánicos, manuales, políticas, lineamientos y procedimientos internos incumplidos y vigentes en la época de los hechos que tengan relación con los actos u omisiones de la irregularidad. Anexan la documentación que acredita la calidad de los servidores públicos implicados como: contrato, nombramientos, movimientos internos de personal (altas y bajas) producidas en la fecha en que ocurrieron los hechos, y de ser posible domicilio 21

23 ÁREA / PUESTO particular actualizado y alguna fotografía reciente. El expediente lo integran por bloques de documentación, mismos que se identifican con separadores debidamente rotulados y cada uno de ellos en un apartado; constará de tantos legajos como sea necesario para lo cual se etiqueta el frente de la portada de cada uno de ellos anotando el título con el que se identifique el asunto. Proceden a foliar todas y cada una de las fojas que conforman el expediente en orden consecutivo cerciorándose de identificar plenamente el folio definitivo. TA Firma el informe de casos con presunta responsabilidad con firma autógrafa al final del documento y rúbrica al margen de todas y cada una de las fojas que lo constituyen. Remite expediente con informe de casos con presunta responsabilidad al para su visto bueno. Tiene correcciones? SI: Se turna al TA para su adecuación. (Regresa a la actividad 6) NO: Continua con la siguiente actividad. TA 17 Firma y turna informe de casos con presunta responsabilidad, expediente y oficio de envío al. de forma escrita y por correo electrónico para implementar el inicio del procedimiento administrativo de responsabilidades correspondiente y recaba acuse de recibo para su control y archivo. 18 Recibe expediente e informe de casos con presunta responsabilidad de forma escrita y por correo 22

24 ÁREA / PUESTO electrónico procede a clasificar la información como reservada en apego a la LFTAIPG e inicia el procedimiento administrativo de responsabilidades. (Ver procedimiento 9). Fin del Procedimiento. 23

25 V.- EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL Objetivo: Describir las actividades que orienten la ejecución de las revisiones de control que ejecuta el personal del OIC, desde la planeación de la revisión hasta la presentación del informe de resultados Alcance: Es aplicable al personal operativo del Órgano Interno de Control que realiza actividades de control, y a sus Titulares que supervisan el trabajo realizado por éste. Siglas: OIC: CICESE: SFP: UCGP LFTAIPG; SIP PAAC: SIP : TA: Órgano Interno de Control Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California Secretaria de la Función Pública Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Sistema de Información Periódica Programa Anual de Auditoría y Control Sistema de Información Periódica Titular del Órgano Interno de Control Titular de Auditoría. 24

26 Políticas De Acceso a las instalaciones: 1.- Al inicio de la revisión de control, el personal del OIC responsable de la ejecución deberá mostrar el oficio de presentación donde se consigna el tipo y alcance del trabajo a realizar al responsable del área sujeto a revisión. 2.- La presentación del oficio facultará al personal del OIC, para tener acceso a las instalaciones, documentos, archivos, e información de cualquier índole necesaria para el desarrollo de sus labores. En el desarrollo de la Función: 3.- Las revisiones de control deberán estar contempladas dentro del PAAC en su defecto estar autorizadas por la SFP o el, y su ejecución se realizará en apego a la Guía General y Específicas para Revisiones de Control emitidas por la UCGP de la SFP, considerando que en lo particular de acuerdo al tipo de revisión de control deberán adoptarse procedimientos específicos que dependerán de la naturaleza, cultura organizacional, complejidad operativa, atribuciones, circunstancias, presupuesto, infraestructura, entorno normativo y nivel de automatización del CICESE 4.- El personal responsable de ejecutar las revisiones de control deberá apegarse estrictamente a las políticas de actuación, las de carácter particular, las relativas al desempeño de comisiones foráneas y las de superación, eficiencia y economía; contempladas en la Guía General para Revisiones de Control emitida por la UCGP de la SFP. 5.- El personal del área sujeta a revisión tienen la obligación de proporcionar todos los elementos que le sean solicitados por el personal del OIC, para el desarrollo oportuno de sus actividades, y atender las entrevistas que les sean solicitadas, para la aclaración de dudas o la participación de los resultados parciales obtenidos durante el transcurso de las revisiones de control. 6.- Las acciones de mejora que se determinen en las revisiones de control, deberán acordarse conjuntamente con las áreas responsables. 7.- Informar sobre los resultados obtenidos a los servidores públicos responsables de las áreas sujetas a las revisiones de control, con el propósito de que se implementen y/o mejoren los mecanismos de control que se requieran para el óptimo funcionamiento de la Entidad. 25

27 8.- De cada auditoria se elabora y presenta el informe final que debe ser dirigido al encargado del área sujeta a revisión, el Director Administrativo y el Director General del CICESE. 9.- Reportar en tiempo y forma los resultados de las auditorias practicadas en estricto apego a los Lineamientos Generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP). Referencias: Guía General y Específicas para Revisiones de Control emitidas por la UCGP de la SFP Procedimiento: AREA /PUESTO Inicia Procedimiento: TA AUDITOR TA 1 Gira instrucciones al TA para que se de cumplimiento a las revisiones de control programadas en el PAAC. 2 Recibe instrucción, solicita al AUDITOR proceda a elaborar el Marco Conceptual y programa de trabajo, con apego a lo establecido por la SFP. 3 Recibe instrucciones y número de revisión de control, procede a elaborar programa de trabajo y Marco Conceptual con estricto apego a la Guía General para Revisiones de Control emitida por la SFP, turna al TA, para su Vo. Bo. Recibe y verifica que el Programa de trabajo y el marco conceptual se integren conforme a la Guía General para Revisiones de Control emitida por la SFP. Están correctos? 4 5 NO: Se remite al AUDITOR para su corrección (Regresa a la actividad 2) SI: Turna programa de trabajo y marco conceptual al para su autorización. 26

28 AREA /PUESTO 6 Recibe documentos para su autorización. Están correctos? NO: Se remite al TA para su corrección (Regresa a la actividad 2) SI: Turna programa de trabajo y marco conceptual firmados al TA. TA 7 Recibe programa de trabajo y marco conceptual y entrega al AUDITOR, para su aplicación y archivo en el expediente. AUDITOR TA 8 Recibe programa de trabajo y marco conceptual y lo archiva en el expediente de revisión. 9 Elabora el oficio de presentación de la revisión de control y requerimiento de información adicional requerida, y solicita firma del TA Recibe oficio de notificación de la revisión de control y requerimiento de información adicional requerida para su revisión. Están correctos? NO: Se remite al TA para su corrección. (Regresa a la actividad 9) SI: Firma y turna oficio de presentación de la revisión de control y requerimiento de información adicional requerida e instruye al TA que proceda al inicio de la revisión de control. Contacta con el área sujeta a la revisión de control, y presenta al personal encargado de la ejecución de la misma. Recibe oficio de presentación de la revisión de control y requerimiento de información adicional requerida, distribuye y recaba acuse de recibido. ÁREA SUJETA A 15 Acusa el oficio de presentación y requerimiento de 27

29 AREA /PUESTO REVISIÓN DE CONTROL información adicional y proporciona información al TA, para su turno al AUDITOR. AUDITOR Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre el área, operación, proceso, programa o rubro a evaluar, determinado en el marco conceptual, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones examinadas. Informa al TA las áreas proclives de mejora y las posibles acciones de mejora derivadas de la ejecución de la revisión de control. TA 18 Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el AUDITOR. Se determinan Acciones de Mejora? NO: Se deja constancia de los hechos en los papeles de trabajo indicando la razón por la que no se consideran acciones de mejora. SI: Se elabora Cédula de Acciones de Mejora. Tiene correcciones o aclaraciones? SI: Se procede a realizar las correcciones respectivas (Regresa a la actividad 20) NO: Turna al para su revisión y comentarios pertinentes. TA 23 Revisa y analiza que las Acciones de Mejora estén debidamente sustentadas y remite al TA las Cédulas correspondientes, a efecto de que sean comentadas con los servidores públicos responsables de su instrumentación. 24 Recibe Cédulas de Acciones de Mejora y procede a contactar a los servidores públicos responsables de la instrumentación para comentar las acciones de mejora para 28

30 AREA /PUESTO 25 su rectificación o ratificación. Se aceptan? NO: Se regresa a la actividad (16) SI: Se solicita a los servidores públicos la firma de la Cédula de Acciones de Mejora y establecen fecha de instrumentación de las mismas, las cuales se devuelven al TA. TA TA 26 Reciben Cédulas de Acciones de Mejora debidamente firmadas. 27 Procede a elaborar el informe de resultados conforme a la Guía General para Revisiones de Control emitida por la SFP, clasifica en base a la LFTAIPG y turna al para su autorización. Recibe el Informe de Resultados para autorización. Aprueba el Informe? TA NO: Se solicita la intervención del TA para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad 27). SI: Firma de conformidad en original y turna al TA para su trámite. Recibe informe y procede a su envío a las áreas involucradas, recabando acuse de recibo. Procede a integrar el expediente de la revisión de control con apego a lo dispuesto por la SFP y lo turna al para su aprobación. TA 32 Recibe expediente de la revisión de control, firma e instruye al TA que informe los resultados de la revisión de control en el SIP. 33 Registra los resultados de la revisión de control en el SIP, 29

31 AREA /PUESTO emite los reportes correspondientes y turna al. 34 Recibe reportes impresos del SIP, para su control y seguimiento. Fin del Procedimiento. 30

32 VI.- SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL Objetivo: Facilitar las labores relacionadas con la planeación y ejecución de las revisiones de seguimiento sobre las acciones de mejora propuestas por el Órgano Interno de Control u otra instancia fiscalizadora en el CICESE. Alcance: Es aplicable a la totalidad de las Acciones de Mejora pendientes de instrumentarse en el CICESE, y que están sujetas a un seguimiento, independientemente de la instancia fiscalizadora que las determinó. Siglas: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada Baja California SFP: LFTAIPG PAAC: SIP : TA: Secretaria de la Función Pública Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Programa Anual de Auditoría y Control Sistema de Información Periódica Titular del Órgano Interno de Control Titular de Auditoría. Políticas: 31

33 1.- Las Revisiones de Seguimiento de Acciones de Mejora se realizarán con la oportunidad necesaria para dar cumplimiento en tiempo y forma a lo establecido en el PAAC. 2.- El TA deberá establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control de las Acciones de Mejora pendientes de instrumentarse por el CICESE., en los términos y fechas previamente acordados con el titular o responsable de la unidad administrativa, área revisado. 3.- Previamente al inicio de la Revisión de Seguimiento el Auditor responsable conjuntamente con el TA deberá formular la planeación correspondiente, verificando que se cumpla con los Lineamientos y normatividad emitida, considerando una entrevista con los titulares o responsables del área involucrada, a fin de obtener un panorama general del avance en la instrumentación de las Acciones de Mejora concertadas. 4.- Si en la fecha compromiso de la instrumentación establecida en la Cédula de Seguimiento, no se recibe respuesta por parte del servidor público responsable, al inicio de la Revisión de seguimiento se deberán enviar dos recordatorios o requerimientos de información, el primero al o los servidores públicos responsables de su Instrumentación y el segundo al nivel de quien dependan. 5.- Los Auditores responsables de la ejecución de la Revisión de Seguimiento, ejercerán un estricto apego a los lineamientos generales para la presentación de informes y reportes al SIP, supervisando el cumplimiento en tiempo y forma de los plazos establecidos. 6.- Informar a los titulares de los resultados obtenidos en la implantación de las acciones de mejora, para el óptimo funcionamiento de la Entidad. Referencias: Guía General y Específicas para Revisiones de Control emitidas por la UCGP de la SFP 32

34 Procedimiento: ÁREA / PUESTO Inicia Procedimiento: TA TA 8 9 Recibe el PAAC (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones de seguimiento programadas en tiempo y forma. Coordina tanto con el como con los auditores definir los por menores a considerarse en la ejecución de las revisiones de control establecidas en el PAAC. Elabora oficio de presentación de revisión de seguimiento a acciones de mejora pendientes de instrumentarse. Remite oficio de presentación de revisión de seguimiento para su visto bueno y autorización al. Recibe oficio de presentación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora pendientes de instrumentarse y lo revisa. Está correcto? NO: Se remite al TA para su corrección (Regresa a la actividad 3). SI: Autoriza, firma y turna oficio de presentación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora al. Recibe el oficio de presentación de la revisión de seguimiento a acciones de mejora y se contacta con el Titular del área responsable de coordinar la instrumentación correspondiente. Instruye al auditor que proceda al inicio de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y proporciona reporte de acciones de mejora pendientes de instrumentarse y oficio de presentación. AUDITOR 10 Recibe oficio de presentación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y distribuye recabando acuse de 33

35 ÁREA / PUESTO recibido. ÁREA CON ACCIONES DE MEJORA PENDIENTES DE IMPLEMENTAR 11 Acusa oficio de presentación del inicio de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y proporciona la información al Auditor. AUDITOR TA Recibe la información y lleva a cabo la revisión sobre la instrumentación de las acciones de mejora, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida. Informa al TA sobre la instrumentación de las acciones de mejora. Revisa y evalúa la instrumentación de las acciones de mejora planteadas por el Auditor. Se instrumentaron las Acciones de Mejora? NO: Se elabora la Cédula de seguimiento de acciones de mejora, consignando los avances alcanzados y la reprogramación de la fecha de implantación en su caso. SI: Se elabora Cédula de seguimiento, en la cual se consigna que las acciones de mejora han sido instrumentadas en tiempo y conforme lo acordado. Informa en ambos casos, al para su conocimiento. Recibe información del TA sobre el seguimiento a acciones de mejora y revisa. Se establecen correcciones o aclaraciones? SI: Remite la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora al TA para su corrección (Regresa a la actividad 15). NO: Remite la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora, al TA para en su caso recabar la firma del área responsable 34

36 ÁREA / PUESTO TA Recibe cédula de Seguimiento de acciones de mejora, procede a contactar a los responsables de la atención de la revisión de seguimiento y recaba en su caso, firma de conformidad en la cédula. Procede a elaborar el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, conforme a La Guía General para Revisiones de Control emitida por la SFP, clasifica en base a la LFTAIPG y turna al. Recibe el informe de la revisión de seguimiento a acciones de mejora y revisa. El informe tiene correcciones? NO: Se turna al TA para las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad 16) SI: Firma de conformidad el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y lo turna al TA. TA 26 Instruye a los auditores actuantes a concluir la integración del expediente de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, conforme lo establece la SFP AUDITOR Recibe informe y procede a sacar copias fotostáticas, para su distribución y obtención de acuse de recibo. Procede a concluir la integración del expediente de la revisión de seguimiento de acciones de mejora con estricto apego a la normatividad emitida por la SFP, para su control y archivo. Procede a informar los resultados de la revisión de seguimiento de acciones de mejora pendientes de instrumentarse mediante el SIP y remite reportes al para su rúbrica. Registra los resultados de la revisión de seguimiento de acciones de mejora pendientes de instrumentarse en el SIP, emite los reportes correspondientes y turna al. 35

37 ÁREA / PUESTO SECRETARIA 33 Recibe los reportes para su archivo en el expediente correspondiente. Fin del Procedimiento. 36

38 Objetivo: VII.- SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP) Presentar de una manera clara, precisa y gráfica las acciones que orienten a cualquier usuario sobre los aspectos generales que deberán observarse para la integración de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP)de la Secretaría de la Función Pública con apego a los lineamientos y normas e instructivos previstos para el efecto. Alcance: Considera la captura y consulta dentro del Sistema de Información Periódica (SIP) por personal habilitado del Órgano Interno de Control de toda la información relacionada con: Las auditorías y revisiones de control del PAAC del ejercicio actual; Las observaciones y acciones de mejora pendientes de atender; la fuerza de trabajo trimestral utilizada; Los indicadores del MIDO asociados al SIP (recurrencia, solventación y antigüedad); El universo de las auditorías y revisiones de control realizadas por el OIC, clasificadas por ejercicio, número de auditoría/revisión y número de observación/acciones de mejora; Las recuperaciones que promovió el OIC durante el período, por actividades distintas al desarrollo de auditorías; Los ahorros promovidos por el OIC en el período que se reporta; Los costos que se tuvieron en el trimestre por parte del OIC; Los sueldos devengados por el Titular del OIC en el mes; Las auditorías y revisiones de control programadas y adicionales realizadas en ejercicios anteriores y en el actual; La fuerza de trabajo programada de ejercicios anteriores y del actual. Siglas: OIC: CICESE: SFP: UCGP PAAC: SIP : TA: Políticas: Órgano Interno de Control Centro de Investigación Científica y Educación Superior de Ensenada, Baja Cfa. Secretaria de la Función Pública Unidad de Control de la Gestión Pública Programa Anual de Auditoría y Control Sistema de Información Periódica Titular del Órgano Interno de Control Titular de Auditoría. 37