MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

Transcripción

1 Página 1 de 20 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA San Salvador, Diciembre de 2008 ELABORADO POR: REVISADO POR: Vo. Bo.:

2 Página 2 de 20 ÍNDICE PÁGINA I. INTRODUCCION... 3 II. OBJETIVOS... 4 III. ALCANCE... 4 IV. REPONSABLES... 5 V. MARCO LEGAL... 6 VI. POLITICAS DE OPERACIÓN... 6 VII. CONCEPTOS... 7 VIII. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION PLAN DE TRABAJO... 9 IX. PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCION DEL PLAN DE TRABAJO.. 10 X. DISPOSICIONES FINALES XI. FORMULARIO DE IMPRESOS XII. DIAGRAMAS DE FLUJO:... 17

3 Página 3 de 20 I. INTRODUCCION Con el propósito de dar cumplimiento al Art. 50 de Las Normas Técnicas de Control Interno Institucionales, la Unidad de Auditoria Interna da a conocer el manual de procedimientos, con la finalidad de unificar las labores a realizar en dicha unidad. Este manual contiene las actividades a seguir para la realización de las auditorías en las diferentes dependencias de la institución, también los objetivos generales y específicos. Asimismo se define el alcance de las labores de la unidad; las políticas internas bajo las cuales ésta tendrá que regirse; los responsables de la ejecución de las actividades; algunos conceptos para un mejor entendimiento.

4 Página 4 de 20 II. OBJETIVOS 1- General Proporcionar un documento que sirva de guía para normar los procedimientos en las fases de planificación, ejecución y elaboración de informes de auditoria en las diferentes dependencias de la institución. 2- Específicos a. Normar criterios en la aplicación de procedimientos operativos y administrativos. b. Facilitar un documento que determine los pasos a seguir para la práctica de las auditorías. c. Determinar las políticas internas de la Unidad, con relación a las auditorías a realizar. d. Implementar controles para la realización de actividades durante el proceso de la auditoria. III. ALCANCE

5 Página 5 de 20 El manual de procedimientos será aplicado en las auditorías (Exámenes especiales y de carácter operativo) que se lleven a cabo en las distintas Unidades, dependencias y Centros que administra y subsidia la institución. IV. REPONSABLES Junta Directiva: Es responsable de aprobar el Plan de Auditoria anual Jefatura: Es responsable de la elaboración y cumplimiento del Plan de trabajo anual, así como la asignación y supervisión de las auditorías practicadas por los técnicos, además de presentar a Junta Directiva los resultados de las auditorías. Técnico: Es el responsable de desarrollar las distintas auditorías, cumpliendo con los procedimientos establecidos en este manual. Secretaria: Es responsable de digitar y enviar los informes a las Jefaturas de las áreas involucradas, así como también la recepción y control de la documentación utilizada. Área auditada: es responsable de recibir a los técnicos de auditoría y brindar el tiempo, espacio físico e información requerida.

6 Página 6 de 20 V. MARCO LEGAL Art. 34 y 35 de la Ley de la Corte de Cuentas de la República. Art. 30 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas Institucionales. Numerales 2.4, y de las Normas de Auditoria Gubernamental. VI. POLITICAS DE OPERACIÓN a) La información que se obtenga y genere en la Unidad, es reservada y confidencial. b) Los informes definitivos de las auditorías serán presentados únicamente a la Junta Directiva y a la Corte de Cuentas de la República. c) El personal de la Unidad de Auditoria Interna debe cumplir con el perfil descrito en el manual de puestos de Recursos Humanos. d) El desempeño del personal técnico de la Unidad, durante la realización de sus actividades debe ser independiente, objetivo e imparcial. e) La Administración del ISNA deberá responder a los hallazgos e informes de auditoria en el tiempo estipulado en el proceso, de lo contrario se enviará el informe a la instancia correspondiente. f) Toda petición de prórroga para responder a los hallazgos reportados, debe realizarse por escrito a la jefatura de la unidad de auditoría, siempre y cuando se encuentre en el plazo previamente establecido.

7 Página 7 de 20 g) La Unidad de Auditoria Interna no debe participar en actividades operativas de la institución, que entren en conflicto con el quehacer de la unidad. VII. CONCEPTOS Auditoria interna Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, que ayuda a cumplir sus objetivos aplicando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección. Exámenes especiales Incluyen elementos específicos de las siguientes áreas: las transacciones, registros, informes y estados financieros; la legalidad de las transacciones y el cumplimiento de otras disposiciones; el control financiero; la planificación, organización, ejecución y control interno administrativo; la eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos humanos, ambientales, materiales, financieros y tecnológicos; los resultados de las operaciones y el cumplimiento de objetivos y metas. Exámenes operativos Consisten básicamente en obtener y examinar las evidencias para llegar a conclusiones e informar respecto de la utilización de los recursos disponibles y del

8 Página 8 de 20 logro de los objetivos de la entidad, programa, área o actividad examinada, así como el sustentar los hallazgos de auditoria desarrollados. Hallazgo de Auditoria Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse a la entidad, ya que presentan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa su capacidad para registrar procesos, resumir y reportar información financiera. Programa de Auditoria Son Instrucciones detalladas para la recopilación total de evidencias de un área o de toda una auditoria. Incluye procesos de auditoria así como determinación de muestras, partidas a escoger y momento de la prueba. Papeles de trabajo Son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas, sobre las cuales sustenta la opinión que emite al elaborar su informe. Cédulas analíticas y de detalle Son papeles de trabajo que se diseñan de acuerdo al programa del área en estudio con la finalidad que los atributos que contengan, satisfagan los puntos de verificación, señalados en la documentación citada.

9 Página 9 de 20 Control Interno Proceso que pone en práctica la Junta Directiva, como máximo órgano decisorio de la Institución, a través de La Dirección Ejecutiva y el resto de los empleados, con la finalidad de proporcionar un nivel de seguridad razonable para el cumplimiento de los objetivos en términos de eficiencia y eficacia de las operaciones, fiabilidad de la información y cumplimiento de las leyes y normas aplicables. VIII. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION PLAN DE TRABAJO Elaboración del Plan de Trabajo Anual El Jefe de la Unidad de Auditoria con el apoyo de los técnicos, elabora el Plan de trabajo en el primer mes del año, para ser ejecutado en el siguiente año. El proceso incluirá las consideraciones de los resultados del ejercicio inmediato anterior, atendiendo las peticiones de la máxima autoridad. Presentación y Aprobación del Plan de Trabajo Una vez elaborado, el Jefe de la Unidad de Auditoria Interna solicita a Dirección Ejecutiva, la inclusión en la agenda para presentación y aprobación de dicho plan por la Junta Directiva.

10 Página 10 de 20 Presentación del Plan de Trabajo a la Corte de Cuentas Después de aprobado por la Junta Directiva, el Jefe de la Unidad lo envía a la Corte de Cuentas de la República a más tardar el último día hábil del primer trimestre del año. Evaluación del plan de trabajo La jefatura de la unidad en reunión con su equipo técnico, cada semestre realizará una evaluación al cumplimiento de metas y avances del plan de trabajo, sistematizando la información que le servirá como insumo para el seguimiento del próximo semestre. IX. PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCION DEL PLAN DE TRABAJO Asignación de la Auditoria El Jefe de la Unidad tomando en cuenta el plan anual y el cronograma de actividades, asigna a cada técnico a través de una Orden de Trabajo la auditoria a realizar, una vez finalizada la anterior, estimando un tiempo para su ejecución y comunica los objetivos de la misma. Para el caso de exámenes no programados en el plan anual, el jefe procederá asignar el técnico correspondiente. Programa de Auditoria

11 Página 11 de 20 El técnico solicita el programa que se utilizará para la realización del examen, verificando los objetivos y actividades a ejecutar; de no existir el programa para el trabajo a realizar, se procederá a elaborarlo. Solicitud de transporte La Secretaria solicita al área de transporte la asignación de vehículo de acuerdo a programación semanal, para que el personal técnico sea trasladado al lugar donde se realizará la auditoria, en caso de ser necesario y según la fecha estipulada. Requerimiento de información El técnico solicita a través de nota firmada por el Jefe de la Unidad, la documentación necesaria para efectuar el examen asignado, al/las áreas colaterales, estipulando la fecha en la que se requiere. Lectura de Normativa técnico-legal De acuerdo al examen asignado, el técnico se debe empoderar del proceso a auditar, así como los papeles de trabajo de exámenes anteriores y dará seguimiento a observaciones de ser necesario. Ejecución del programa de Auditoria El Técnico desarrolla cada uno de los puntos contenidos en el programa, solicitando la documentación necesaria para el mismo, de acuerdo al tipo de examen, previa presentación de los objetivos. En caso que la auditoria a efectuarse sea en los centros y delegaciones, se elaborará una carta de presentación para la máxima autoridad del mismo, donde se le detallará el objetivo de la misma. Elaboración de papeles de trabajo

12 Página 12 de 20 El Técnico elabora los papeles de trabajo, donde registra los procedimientos aplicados en el examen, dejando evidencia de las observaciones o hallazgos encontrados. Solicitud de información adicional De detectar observaciones relevantes se solicita de forma verbal o escrita información adicional para verificarlas o desvanecerlas. Elaboración del borrador de informe El técnico con base a los resultados del examen practicado, prepara borrador de informe, incluyendo los hallazgos determinados, caso contrario elabora memorando donde informa el resultado del examen practicado, para ser presentados al Jefe de Unidad. Revisión del borrador de informe El Técnico entrega a la Jefatura de la Unidad el borrador de informe para ser revisado y discutido. En el caso que existan observaciones, el técnico realiza las correcciones y modificaciones respectivas convirtiéndose éste en informe preliminar. Recepción y digitación del informe preliminar El Jefe de la Unidad recibe del técnico el informe preliminar y lo entrega la Secretaria para su respectiva digitación. Envío y distribución de informe preliminar La Jefatura de la Unidad a través de memorando de remisión, envía informe a la Dirección Ejecutiva para su conocimiento y con copia a las jefaturas del área auditada, contando esta última, con 15 días hábiles a partir de la fecha de la

13 Página 13 de 20 recepción, para subsanar las observaciones señaladas, caso contrario se procederá a emitir el informe definitivo. Recepción de respuesta al informe preliminar La Secretaria de la Unidad registra la fecha y hora de recepción de la respuesta al informe preliminar del área involucrada y la entrega al Jefe de la Unidad para su conocimiento y traslado al técnico respectivo. Seguimiento a Informe El Jefe asigna al técnico respectivo el seguimiento del informe preliminar para que verifique la documentación recibida. Elaboración de borrador de informe final Una vez verificada la información el técnico procede a elaborar el borrador del informe final incluyendo el comentario de la administración, auditor, y grado de cumplimiento de las recomendaciones. Emisión del informe definitivo El técnico presenta el informe al Jefe de la Unidad para su aprobación; de haber observaciones se incluyen en el documento y lo entrega a la secretaria para su emisión. Distribución del Informe Definitivo

14 Página 14 de 20 El Jefe remite el informe definitivo a la Presidencia de la Junta Directiva y a la Corte de Cuentas de la República para su conocimiento y determinación de responsabilidades, según sea el caso. X. DISPOSICIONES FINALES a. Revisiones Periódicas Con el propósito de mantener actualizado este manual deberá ser revisado, al menos cada dos años o de conformidad a la actualización de la normativa interna. b. Vigencia El presente manual entrará en vigencia a partir de la aprobación de la Junta Directiva del Instituto Salvadoreño para el Desarrollo Integral de la Niñez y la Adolescencia.

15 Página 15 de 20 XI. FORMULARIO DE IMPRESOS. ORDEN DE TRABAJO Fecha: Nº: / Técnico: Dando cumplimiento al Plan anual de la Unidad de Auditoria Interna, atentamente comunico a usted que a partir de esta fecha ha sido asignado (a) para realizar la siguiente actividad: Tiempo estimado: Recibí notificación Jefe de Auditoría Interna Firma: Fecha:

16 Página 16 de 20 Control de seguimiento a la actividad Concepto Fecha Hora Firma Recibido Entregado

17 Página 17 de 20 XII. DIAGRAMAS DE FLUJO:

18 Página 18 de 20

19 Página 19 de 20

20 Página 20 de 20