Metodología de la evaluación. del control Interno.

Transcripción

1 Metodología de la evaluación del control Interno. Existen tres métodos de evaluación del sistema de Control Interno: 1) Cuestionario 2) Narrativo o Descriptivo 3) Método Gráfico.

2 Método de cuestionario. Este método consiste en diseñar cuestionarios con base a preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Normalmente, el Auditor obtiene las respuestas de los funcionarios mediante una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia. El auditor debe obtener evidencia y otras pruebas por medio de procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se llevan a la práctica los procedimientos que la empresa tiene previstos. La aplicación de cuestionario permite servir de guía para el relevamiento y la determinación de las áreas críticas de una manera uniforme, facilitando la preparación de las cartas de Control Interno. Algunas preguntas, por su naturaleza requieren observaciones con más detalles

3 Método narrativo o descriptivo. Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de Control Interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del ente, indican las secuencias de cada operación, las personas que participan, los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción simple, sin utilización de gráficos. Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el entendimiento de la descripción vertida.

4 Ejemplo de narrativa Pasos Unidad/Cargo Actividades 1. Responsable de Bodega Recibe los productos a ingresar a Bodega, con los documentos que amparan su adquisición (factura o remisiones). 2. Responsable de Bodega Coteja los artículos recibidos contra los documentos soportes, verifica cantidades, características y el estado en que se encuentran. 3. Responsable de Bodega Si los artículos no cumplen con las especificaciones y estado requerido, efectuará el reclamo correspondiente. 4. Responsable de Bodega Si los artículos cumplen con las especificaciones y estados requeridos, elaborará Recibo de productos en original y dos copias, omitiendo el llenado relativo a la aplicación de valores que serán aplicadas por el Contador, adjunta documentos soportes (facturas o remisiones). 5. Responsable de Bodega Imprime sello de Entradas en Bodega y firma en el espacio Recibí Conforme. 6. Responsable de Bodega Remite el original y copia 1 de Recibo de Productos y documentos soportes al Contador. 7. Responsable de Bodega Con la copia 2 del Recibo de Productos, efectúa el registro del ingreso de productos en el control de existencias y posteriormente archiva en orden numérico.

5 Método Gráfico Consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades; sus principales ventajas son: identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos. Permitir al auditor apreciar en forma panorámica los distintos procedimientos que se combinan e identificar las desviaciones de procedimientos. Se trata de la representación gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que se realicen con ellos y de las personas que intervienen por medio de un diagrama de flujo

6 Procedimientos en la Evaluación de control interno 1. Método por objetivos y ciclos de transacciones El análisis por ciclos le permitirá al auditor formarse un criterio integral sobre la existencia de controles clave y de riesgo de control, facilitándole su percepción sobre la eficacia de cada subsistema y su relación con los demás. Los ciclos de transacciones básicos son los de ingresos; pagos o desembolsos; recaudaciones, servicios, inventarios; tesorería; nómina y beneficios al personal, y proyectos de inversión; sin embargo a criterio del auditor puedan documentarse otros ciclos existentes, los cuales pueden ser significativos para la auditoría.

7 Procedimientos en la Evaluación de control interno 2. Pruebas de cumplimiento. Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que una o más técnicas de control interno están operando durante el periodo de auditoría. El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de cumplimiento de la existencia del control existente, de la efectividad es decir si el control está funcionando con eficiencia, y si el control ha estado funcionando durante todo el periodo. El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una técnica de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de auditoría.

8 Procedimientos en la Evaluación de control interno 3. Prueba de recorrido Consiste en tomar una pequeña muestra de transacciones u operaciones que recientemente se hayan procesado en un sistema, efectuando su comprobación mediante el recorrido a través de las diferentes dependencias, archivos, registros (bases de datos) y personas que intervinieron en el proceso, para confirmar que el sistema documentado está vigente y operando.

9 MATRIZ OBJETIVOS-COMPONENTES CAPACITACION - CGR Componentes de control interno y ejemplos de controles Fuertes y débiles Eficiencia y Eficacia de las Operaciones COMPONENTES CONTROL FUERTE CONTROL DEBIL Entorno de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión y monitoreo Que exista un código de Conducta. Que se prepare anualmente un plan de trabajo. Que exista diagrama de aprobación de decisiones. Que la alta dirección reciba informes operativos. Que se concilien los registros de detalles y control. Que los empleados no tengan comportamiento ético y licito. Que los empleados no conozcan plan de trabajo. Falta de procedimientos de delegación de autoridad. Empleados no reciben la información suficiente para desempeño de funciones. Superiores que no reciben ni aplican sugerencia de los empleados.

10 MATRIZ OBJETIVOS-COMPONENTES CAPACITACION - CGR Componentes de control interno y ejemplos de controles Fuertes y débiles Confiabilidad de la Información Financiera COMPONENTES CONTROL FUERTE CONTROL DEBIL Entorno de Control Existencia de Manuales Presión a los empleados para cumplir metas no realistas. Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión y monitoreo Alta Gerencia revisa idoneidad de principios Agotar procedimientos en cierre contable anual. Sistemas financieros y operativos integrados Cierre de E.F por unidades operativas. Información financiera con exclusión de nuevos productos. Gerencia no maneja relación de los distintos grupos financieros Falta de comunicación con auditoria externa. Gerencia financiera no conoce operaciones.

11 MATRIZ OBJETIVOS-COMPONENTES CAPACITACION - CGR Componentes de control interno y ejemplos de controles Fuertes y débiles Cumplimiento de Leyes y Normativas aplicables COMPONENTES CONTROL FUERTE CONTROL DEBIL Entorno de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión y monitoreo Existencia de mecanismo para conocer código de conducta. Departamento Legal analiza riesgos por no aplicación nuevas leyes. Seguridad y consistencia con procedimientos de los entes reguladores. Acceso información confidencial bien controlada Confirmación cumplimiento código de ética. Ningún entendimiento de Leyes y Reglamentaciones Desconocimiento de circunstancias que ocasionan litigios. No entendimientos de procedimientos riesgosos Comunicación inoportuna con entes reguladores. Falta de seguimiento a comunicaciones de entes de gobierno.

12 Evaluaci ón de CONCLUSION Del análisis efectuado a los procedimientos levantados, recorrido, entrevistas y cuestionarios relativos a los componentes del Control Interno y riesgos por ciclo o renglón el auditor se formará un juicio sobre el cumplimiento y eficacia y confiabilidad del sistema, que le permita establecer su muestra de auditoria, mediante el examen de menos de la totalidad de las transacciones. En consecuencia, se preparará una conclusión sobre la eficacia del sistema o su falta de eficacia por incumplimiento en la práctica; y se diseñará la estrategia de auditoría dejando constancia de ambos en el Memorando de Planeación de Auditoría.