MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN MUNICIPAL

Transcripción

1 Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 24 DE NOVIEMBRE DE 2016

2 Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN

3 PÁGINA 3 DE 23 CONTENIDO

4 PÁGINA 4 DE 23 CONTENIDO PÁGS. I. Introducción... 5 II. Base jurídica... 7 III. Procedimiento Procedimiento: Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal dentro del Período Constitucional IV. Hoja de control de cambios V. Hoja de validación VI. Anexos Anexo 1 Formato: Cuestionario de Satisfacción del Usuario Acto de Entrega- Recepción de Presidencia o Sindicatura Municipal (31044-F01-16)... 23

5 PÁGINA 5 DE 23 INTRODUCCIÓN

6 PÁGINA 6 DE 23 INTRODUCCIÓN Con el propósito de contar con una administración dinámica que dé respuesta inmediata a las necesidades actuales del Poder Legislativo; la Secretaría de Administración y Finanzas se ha dado a la tarea de desarrollar permanentemente acciones de modernización y simplificación administrativa que permitan la operación eficiente de las áreas de la Legislatura, a fin de dar cumplimiento a lo establecido en las Fracciones XIX y XX del Artículo 160 del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Por lo anterior, se elaboran, integran y difunden los Manuales de Procedimientos, documentos técnicoadministrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones y el logro de los objetivos institucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Entrega-Recepción Municipal del Órgano Superior de Fiscalización y la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, en el cual se describen los objetivos, políticas y actividades de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo esta área; así como de los formatos que para estos efectos se utilizan. El Órgano Superior de Fiscalización y la Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo El Manual de Procedimientos del Departamento de Entrega-Recepción Municipal.

7 PÁGINA 7 DE 23 BASE JURÍDICA

8 PÁGINA 8 DE 23 BASE JURÍDICA Constitución Política de los Estado Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. Ley de Fiscalización Superior del Estado de México. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. Ley de Protección de Datos Personales del Estado de México. Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México. Reglamento Interior del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México. Manual de Organización del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México. Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México. Código Financiero del Estado de México. Código Administrativo de la Información e Investigación Geográfica, Estadística y Catastral del Estado de México. Lineamientos que Regulan la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de México Política de Integridad y Compromiso Institucional del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México. Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.

9 PÁGINA 9 DE 23 PROCEDIMIENTO

10 PÁGINA 10 DE 23 PROCEDIMIENTO: ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DENTRO DEL PERÍODO CONSTITUCIONAL

11 PÁGINA 11 DE 23 PROCEDIMIENTO: ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DENTRO DEL PERÍODO CONSTITUCIONAL P01-16 Objetivo: Vigilar que los actos de entrega-recepción de los servidores públicos de la Administración Pública Municipal, se lleven a cabo de acuerdo a la normativa vigente. Políticas: - Para el desarrollo del procedimiento se deberán conocer y aplicar los Lineamientos que Regulan la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de México. - El Órgano Superior participará en los actos de entrega-recepción, como lo determinan los Lineamientos que Regulan la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de México. - La designación del Representante(s) para los actos de entrega-recepción, se establecerá mediante oficio y/o memorándum. - Los Representantes deberán observar estricta puntualidad y vestimenta formal para el desempeño de las actividades y/o comisiones asignadas. - El personal deberá identificarse con la credencial expedida por la Legislatura. - El personal guardará reserva con respecto a la información que utilizan para el desempeño de sus actividades. - El personal deberá conocer y aplicar los lineamientos internos para el uso y seguridad de tecnologías de información emitidos por el Departamento de Desarrollo Tecnológico. - El personal deberá conocer y aplicar lo establecido en el procedimiento del Proceso de Administración Documental. - La documentación recibida y generada en el proceso se considerará reservada. - El área de trabajo tendrá que estar limpia y ordenada. - Se evitará el consumo de alimentos en el área de trabajo a fin de preservar la documentación. - Las gavetas y cajones del área asignada solo deberán contener información inherente al departamento. - Las llaves de los archiveros, escritorios y oficina estarán bajo resguardo y responsabilidad de sus ocupantes.

12 PÁGINA 12 DE 23 PROCEDIMIENTO: ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DENTRO DEL PERÍODO CONSTITUCIONAL P01-16 Objetivo: Vigilar que los actos de entrega-recepción de los servidores públicos de la Administración Pública Municipal, se lleven a cabo de acuerdo a la normativa vigente. Políticas: - En caso de que la entrega-recepción no se realice por cualquier circunstancia, el titular del Órgano de Control Interno o el Síndico Municipal según sea el caso, levantará el Acta Circunstanciada correspondiente y solicitará nuevamente fecha para que asista(n) el (los) Representante(s) del Órgano Superior a la entrega-recepción. - De existir correcciones se solicitará al servidor público saliente realice las correcciones detectadas.

13 PÁGINA 13 DE 23 PROCEDIMIENTO: ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DENTRO DEL PERÍODO CONSTITUCIONAL UNIDAD ADMINISTRATIVA No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN P01-16 Departamento de Entrega- Recepción Municipal 1 Recibe la solicitud de la entidad municipal (oficio o correo electrónico), la cual deberá contener fecha, hora y el área sujeta de llevar a cabo la entrega-recepción. 2 Verifica que los datos asentados la solicitud (en caso de ser oficio, hoja membretada oficial) de la entidad municipal correspondan con los acordados previamente por la entidad solicitante y el Órgano Superior. 3 Designa al (los) Representante(s) e instruye a la secretaria del departamento que elaboré el oficio de comisión correspondiente, anexa el oficio de solicitud de la entidad municipal al archivo correspondiente. 4 Revisa el oficio de comisión y se envía a la Unidad de Planeación y Control para su Vo.Bo. Unidad de Planeación y Control 5 Recibe, verifica y otorga Vo.Bo. al oficio de comisión y lo envía a firma a la Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero. Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Departamento de Entrega- Recepción Municipal Representante Firma el oficio de comisión y lo devuelve al Departamento de Entrega-Recepción Municipal. Recibe y entrega el oficio de comisión a los Representantes y en su caso, hace las recomendaciones a que haya lugar. Prepara las copias de acuse de recibo del oficio de comisión indicadas. Presenta y entrega el oficio de comisión al titular del Órgano de Control Interno o Síndico Municipal, según sea el caso. Solicita, previo a la entrega-recepción, se le permita el acceso al Sistema CREG Entrega-Recepción, para revisar el correcto llenado del acta y formatos.

14 PÁGINA 14 DE 23 PROCEDIMIENTO: ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DENTRO DEL PERÍODO CONSTITUCIONAL UNIDAD ADMINISTRATIVA Representante No. 11 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN P01-16 Solicita se imprima el acta y se genere el paquete por el sistema en disco versátil digital (DVD) de acuerdo a lo estipulado en los Lineamientos que Regulan la Entrega- Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de México. Jefe de Departamento Representante Procede a la lectura e instruye la firma de las actas, posteriormente distribuye un acta original y un paquete generado por el sistema en disco versátil digital (DVD), a cada uno de los servidores públicos a quienes les corresponda, de acuerdo a lo estipulado en los Lineamientos que Regulan la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de México. Aplica el Cuestionario de Satisfacción del Usuario Acto de Entrega-Recepción de Presidencia o Sindicatura Municipal (Anexo 1, F01-16). Entrega al Jefe de Departamento, el acuse de recibo del oficio de comisión acompañado del acta original y el paquete generado por el sistema en disco versátil digital (DVD). Recibe la información antes mencionada y la turna al Representante designado para su registro en el Sistema de Directorio de Servidores Públicos Municipales. Procede a registrar, clasificar y resguardar la información derivada de los actos de entrega-recepción. Fin

15 PÁGINA 15 DE 23 PROCEDIMIENTO: ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DENTRO DEL PERÍODO CONSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN P01-16 UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL Inicio 1. Recibe la solicitud de la entidad municipal (oficio o correo electrónico), la cual deberá contener fecha, hora y el área sujeta de llevar a cabo la entregarecepción. 2. Verifica que los datos asentados la solicitud (en caso de ser oficio, hoja membretada oficial) de la entidad municipal correspondan con los acordados previamente por la entidad solicitante y el Órgano Superior. 3. Designa al (los) Representante(s) e instruye a la secretaria del departamento que elaboré el oficio de comisión correspondiente, anexa el oficio de solicitud de la entidad municipal al archivo correspondiente. 4. Revisa el oficio de comisión y se envía a la Unidad de Planeación y Control para su Vo.Bo. 5. Recibe, verifica y otorga Vo.Bo. al oficio de comisión y lo envía a firma a la Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero. A

16 PÁGINA 16 DE 23 PROCEDIMIENTO: ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DENTRO DEL PERÍODO CONSTITUCIONAL AUDITORÍA ESPECIAL DE CUMPLIMIENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO DE ENTREGA- RECEPCIÓN REPRESENTANTE P01-16 A 6. Firma el oficio de comisión y lo devuelve al Departamento de Entrega-Recepción Municipal. 7. Recibe y entrega el oficio de comisión a los Representantes y en su caso, hace las recomendaciones a que haya lugar. 8. Prepara las copias de acuse de recibo del oficio de comisión indicadas. 9. Presenta y entrega el oficio de comisión al titular del Órgano de Control Interno o Síndico Municipal, según sea el caso. 10. Solicita, previo a la entregarecepción, se le permita el acceso al Sistema CREG Entrega-Recepción, para revisar el correcto llenado del acta y formatos. 11. Solicita se imprima el acta y se genere el paquete por el sistema en disco versátil digital (DVD) de acuerdo a lo estipulado en los Lineamientos que Regulan la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de México. B

17 PÁGINA 17 DE 23 PROCEDIMIENTO: ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DENTRO DEL PERÍODO CONSTITUCIONAL P01-16 DEPARTAMENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN REPRESENTANTE B 12. Procede a la lectura e instruye la firma de las actas, posteriormente distribuye un acta original y un paquete generado por el sistema en disco versátil digital (DVD), a cada uno de los servidores públicos a quienes les corresponda, de acuerdo a lo estipulado en los Lineamientos que Regulan la Entrega- Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de México. Aplica el Cuestionario de Satisfacción del Usuario Acto de Entrega-Recepción de Presidencia o Sindicatura Municipal (Anexo 1, F01-16). 13. Entrega al Jefe de Departamento, el acuse de recibo del oficio de comisión acompañado del acta original y el paquete generado por el sistema en disco versátil digital (DVD). 14. Recibe la información antes mencionada y la turna al Representante designado para su registro en el Sistema de Directorio de Servidores Públicos Municipales. 15. Procede a registrar, clasificar y resguardar la información derivada de los actos de entrega-recepción. Fin

18 PÁGINA 18 DE 23 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

19 PÁGINA 19 DE 23 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS FECHA REFERENCIA OBSERVACIONES 07/junio/2012 Oficio No. OSFEM/AS/285/2011 de Fecha 18 de Agosto del 2011 EMISIÓN ORIGINAL (E O) Se integraron los procedimientos existentes, con la finalidad de documentar las actividades vigentes. 06/abril/2015 Oficio No. OSFEM/CAA/OEGA/DOMN/0216/15 Fecha 17 de febrero de 2015 Actualización (A1) Se actualizó el manual a petición del titular del Departamento. 24/noviembre/2016 Oficio No. OSFEM/CAA/OEyGA/DOMN/3019/16 Fecha 27 de octubre de 2016 Actualización (A2) Se actualizó a petición del titular y de acuerdo a la nueva imagen institucional.

20 PÁGINA 20 DE 23 HOJA DE VALIDACIÓN

21 PÁGINA 21 DE 23 HOJA DE VALIDACIÓN ELABORÓ VALIDÓ L.D. Hugo Nava Soto COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO L.A. Beatriz Mejía Zaragoza DEPARTAMENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN

22 PÁGINA 22 DE 23 ANEXOS

23 PÁGINA 23 DE 23 ANEXO 1 Formato Cuestionario de Satisfacción del Usuario Acto de Entrega-Recepción de Presidencia o Sindicatura Municipal (31044-F01-16)

24 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Órgano Superior de Fiscalización Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Unidad de Planeación y Control CUESTIONARIO DE SATISFACCIÓN DEL USUARIO ACTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN DE PRESIDENCIA Ó SINDICATURA Estimado Usuario: El presente cuestionario tiene como finalidad conocer su opinión respecto al servicio que el Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México (OSFEM), le proporciona en materia de Entrega-Recepción Municipal. FECHA: NOMBRE: CARGO: MUNICIPIO: TELÉFONO: Instrucciones: Por favor evalué con una en la casilla correspondiente, el desempeño de los Representantes del OSFEM de acuerdo a los siguientes apartados: APROPIADA INAPROPIADA 1.-Puntualidad: 2.-Presentación: 3.- La atención otorgada la considera: 4.-Dominio de la normatividad y lineamientos : 5.-Dominio del uso y manejo del Sistema CREG Entrega-Recepción. TOTAL Comentarios y sugerencias: GRACIAS. Cuestionario aplicado por: F01-16