MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN CONTRALORÍA MUNICIPAL

2 INTRODUCCIÓN La Administración Pública Municipal de Tulancingo de Bravo es el medio principal para convertir los objetivos, planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades de la sociedad. Por ello, su organización, técnicas y sistema de trabajo deben revisarse y modernizarse permanente, a fin de garantizar que la gestión pública sea eficiente en su desempeño. De acuerdo al eje rector Gobierno Moderno y Eficiente, establecido en el Plan Municipal de Desarrollo , el Presidente Municipal Constitucional de Tulancingo de Bravo, el C. Julio César Soto Márquez busca impulsar la modernización integral, eficiente y con servicios de calidad en la Administración Pública del municipio, a través de la implementación de instrumentos que contribuyan al incremento de la eficiencia en los procedimientos y a la eliminación de requisitos innecesarios, la duplicidad de funciones y los sistemas administrativos obsoletos. Por lo anterior, la Administración Pública Municipal de Tulancingo de Bravo aprobó la elaboración de este Manual de organización como instrumento administrativo que contribuye especificar las funciones y objetivos de las unidades administrativas, a orientar a los servidores públicos en el ejercicio de sus competencias y responsabilidades, a reducir el manejo de documentación a lo estrictamente necesario, y a medir y mejorar la calidad de los servicios para atender con oportunidad las solicitudes y demandas ciudadanas con eficiencia y eficacia, logrando que el vínculo sociedad-gobierno sea oportuno, directo y transparente. 2

3 MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO DE HIDALGO. LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE HIDALGO. LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL PARA EL ESTADO DE HIDALGO. REGLAMENTO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL PARA EL ESTADO DE HIDALGO. BANDO DE POLICÍA Y BUEN GOBIERNO DE TULANCINGO DE BRAVO HIDALGO. REGLAMENTO INTERIOR DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE TULANCINGO DE BRAVO 3

4 MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Establecer mecanismos preventivos con alto sentido de responsabilidad y eficiencia, de vigilancia, fiscalización, control interno y evaluación de la gestión y auditoria en las Secretarías y Unidades Administrativas del Municipio, con la finalidad de procurar el ejercicio legal, eficiente, eficaz y transparente de los recursos públicos, y promover el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos, para consolidar el vínculo Gobierno-Sociedad. VISIÓN Ser la contraloría confiable y firme en sus decisiones, que consolide la confianza y credibilidad de la sociedad en el gobierno municipal, a través de la aplicación de instrumentos de control, vigilancia y evaluación de vanguardia, que garanticen la aplicación de los principios de legalidad, transparencia, honestidad, equidad y responsabilidad, y coadyuven a minimizar los riesgos y a consolidar a la administración pública municipal como transparente. 4

5 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: NO APLICA. PUESTO: TITULAR DE LA CONTRALORÍA MANUAL DE ORGANIZACIÓN CÓDIGO: FORMACIÓN EXPERIENCIA RECOMENDADA: Y NIVEL MÍNIMO DE LICENCIATURA EN DERECHO, CONTADURÍA PÚBLICA, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, ESPECIALIDAD EN AUDITORÍA GUBERNAMENTAL O LICENCIATURA A FIN AL DESARROLLO Y CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES. CONOCIMIENTOS EN LEGISLACIÓN FEDERAL, ESTATAL Y MUNICIPAL EN MATERIA DE RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS, Y LA DE SUS ATRIBUCIONES; EN AUDITORÍA GUBERNAMENTAL; EN LA LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE HIDALGO; EN DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE VIGILANCIA, CONTROL Y EVALUACIÓN DE RECURSOS Y ACCIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS; EN RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS; Y RELACIONES INTERPERSONALES. REPORTA A: LE REPORTAN: ATRIBUCIONES: H. AYUNTAMIENTO Y PRESIDENTE MUNICIPAL -SECRETARÍA -APOYO JURÍDICO -ENCARGADO DE TELE-AULA -TITULAR DE LA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN -JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL -JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE OBRAS Y CONTRALORÍA SOCIAL. Rendir cuando así se le requiera al H. Ayuntamiento y al Presidente Municipal un informe de sus actividades; Contribuir a la actualización de los manuales de organización, procedimiento y de servicios al público, de la Jefatura; Administrar el uso de los recursos materiales y humanos de la Contraloría, para el buen funcionamiento de la misma; Elaborar en el periodo indicado el Programa Operativo Anual; Responder por la aplicación de métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo; Planear, organizar, coordinar y evaluar el Sistema de Control y Evaluación del Gobierno Municipal, inspeccionar el ejercicio del gasto público de la administración pública municipal central y paramunicipal y su congruencia con el Presupuesto de Egresos; Planear, organizar y coordinar el sistema de control y evaluación municipal; 5

6 Intervenir en la entrega y recepción de bienes y valores que sean de la propiedad del Ayuntamiento o se encuentren en posesión del mismo, cuando se verifique algún cambio de titular de las dependencias o unidades administrativas correspondientes; Vigilar el cumplimiento de las normas de control y fiscalización, así como asesorar y apoyar a los órganos de control interno de las dependencias y entidades de la administración paramunicipal; Solicitar los servicios de auditoria externa para emitir su opinión sobre las finanzas y el control de la administración pública municipal; Atender las quejas de su competencia que presenten los particulares con motivos de acuerdos o convenios que celebren con las dependencias y entidades de la administración pública municipal, de acuerdo con las normas vigentes; Practicar revisiones a todas las dependencias de la administración pública municipal, así como proceder al seguimiento de los programas, convenios, contratos o acuerdos que efectué el propio Ayuntamiento con organismos del sector público y privado, vigilando que se logren los objetivos planeados, evaluando aspectos normativos, administrativos, financieros y de control; Coadyuvar en la formulación y aprobar en su caso los proyectos de normas y principios de contabilidad y de control en materia de programación, presupuestación y administración de recursos que elaboren las dependencias correspondientes, así como en materia de contratación de deuda y manejo de fondos y valores que formule la Secretaría de la Tesorería y Administración; Recibir y registrar las declaraciones patrimoniales que deban presentar los servidores de la administración pública municipal y verificar y practicar las investigaciones que fueran pertinentes de acuerdo con las disposiciones vigentes; Formular los criterios normativos que regulen el funcionamiento de los instrumentos y procedimientos de control de la administración pública municipal; Vigilar en su ámbito, el cumplimiento de la Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos; Vigilar que en las licitaciones públicas, asignaciones de obra pública, concesiones, así como las adquisiciones de bienes y servicios se observen las disposiciones legales y administrativas correspondientes; 6

7 Verificar que se efectué, en términos establecidos, la aplicación de los estímulos hacendarios que otorgue el municipio; Ejercer la vigilancia y el control del gasto público municipal, procurando el máximo rendimiento de los recursos y el equilibrio presupuestal; Supervisar las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, contratación, gasto y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y servicios, de cualquier naturaleza que se realicen con fondos municipales, en términos de las disposiciones aplicables en la materia; Proponer e instrumentar los mecanismos necesarios en la gestión pública para el desarrollo administrativo en las dependencias y entidades, a fin de que los recursos humanos y materiales, así como los procedimientos técnicos, sean aprovechados y aplicados con criterios de eficacia, descentralización, desconcentración y simplificación administrativa: Vigilar que los recursos y aportaciones, federales y estatales asignados al Municipio, se apliquen en los términos estipulados en las leyes, reglamentos y convenios respectivos; Colaborar con la Secretaría de Contraloría del Gobierno del Estado y con la Auditoría Superior del Estado para el cumplimiento de las atribuciones que les competan; Revisar los estados financieros de la Tesorería y verificar que los informes sean remitidos en tiempo y forma al Auditor Superior del Estado. Al efecto, podrá auxiliarse de profesionales en la materia, previa autorización del Cabildo; Inspeccionar el ejercicio del gasto público municipal en congruencia con el presupuesto de Egresos; Auditar a las diversas dependencias, órganos, organismos municipales y municipales descentralizados que manejen fondos y valores, verificando el destino de los que de manera directa o transferida realice el Municipio a través de los mismos; Revisar los inventarios de bienes muebles e inmuebles propiedad del Ayuntamiento; Y las demás que le encomiende el Ayuntamiento, el Presidente Municipal, este reglamento y otras disposiciones legales y reglamentarias. 7

8 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA H. AYUNTAMIENTO PRESIDENTE MUNICIPAL APOYO JURÍDICO SECRETARIA DEPARTAMENTO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE CONTROL DE OBRAS Y CONTRALORÍA SOCIAL TELE AULA 8

9 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: CONTRALORÍA PUESTO: FORMACIÓN Y EXPERIENCIA RECOMENDADA: SECRETARIA MANUAL DE ORGANIZACIÓN CÓDIGO: NIVEL MÍNIMO DE BACHILLERATO O CARRERA COMERCIAL O SU EQUIVALENTE. CONOCIMIENTOS EN MECANOGRAFÍA, REDACCIÓN, OFIMÁTICA, ARCHIVO, ORGANIZACIÓN DE OFICINAS. REPORTA A: LE REPORTAN: FUNCIONES: NO APLICA. Apoyar en la realización de las actividades de la Dirección; Recibir, atender y contestar en tiempo y forma las llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia que lleguen a la Dirección; Formular y elaborar mecanográficamente documentación y correspondencia interna y externa (oficios tarjetas informativas, folletos, etc., que le solicite el Superior); Depurar, preparar, clasificar, controlar, archivar, sellar y foliar documentos y correspondencia; Brindar información a la población que la solicite sobre las actividades que se realizan en la Dirección; Organizar la agenda del Titular, con citas puntuales; Intervenir en la elaboración del levantamiento del inventario de la Contraloría; Elaborar correctamente las requisiciones de papelería o cualquier otro recurso material; Entregar la documentación oportunamente y la documentación requerida por el Jefe inmediato; Responder por la aplicación de métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo; 9

10 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA SECRETARIA 10

11 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: CONTRALORÍA PUESTO: FORMACIÓN Y EXPERIENCIA RECOMENDADA: APOYO JURÍDICO MANUAL DE ORGANIZACIÓN CÓDIGO: NIVEL MÍNIMO DE LICENCIATURA EN DERECHO, CON ENFASIS EN DERECHO ADMINISTRATIVO. CONOCIMIENTOS EN LEGISLACIÓN ESTATAL Y MUNICIPAL EN MATERIA DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS; EN AUDITORÍA GUBERNAMENTAL. REPORTA A: LE REPORTAN: FUNCIONES: NO APLICA. Asesorar a los departamentos de la Contraloría Municipal, sobre cuestiones jurídicas relativas al desarrollo de su función; Elaborar la documentación, oficios y citatorios, a través de los cuales, se notificaran los actos y las resoluciones administrativas; Asistir y apoyar al Contralor Municipal, en la interpretación de la normatividad que regula las funciones y responsabilidades de cada entidad y dependencia municipal; Diseñar estrategias y procedimientos para desahogar y resolver las quejas y denuncias en contra de los servidores públicos municipales; Informar y asesorar al Contralor de los asuntos jurídicos que sean presentados ante las Unidades Administrativas; Y las demás funciones que le asigne su Jefe Inmediato. 11

12 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA APOYO JURÍDICO 12

13 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: CONTRALORÍA PUESTO: FORMACIÓN Y EXPERIENCIA RECOMENDADA: ENCARGADO (TELE-AULA) MANUAL DE ORGANIZACIÓN CÓDIGO: NIVEL MÍNIMO DE BACHILLERATO O CARRERA COMERCIAL O SU EQUIVALENTE. CONOCIMIENTO EN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, EN ORGANIZACIÓN, MANTENIMIENTO Y GESTIÓN DE RECURSOS MATERIALES. REPORTA A: LE REPORTAN: FUNCIONES: AUXILIAR Mantener comunicación permanente con el titular de la Contraloría para la elaboración y ejecución de las actividades de su área. Informar periódicamente a su superior sobre las actividades realizadas en el área. Brindar información a la población que la solicite sobre las actividades que se realizan en la Tele-Aula. Procurar el mantenimiento y vigilar el uso de las instalaciones de la Tele-Aula, para que se encuentren en buen estado. Responder por la aplicación de métodos y procedimientos del sistema de control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo; Administrar el uso de los recursos materiales; Formular y publicar la reglamentación del uso de las instalaciones de la Tele-Aula; Mantener las condiciones de seguridad e higiene en todas las instalaciones de la Tele- Aula; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 13

14 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA TELE AULA 14

15 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: CONTRALORÍA MANUAL DE ORGANIZACIÓN PUESTO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL. CÓDIGO: FORMACIÓN Y EXPERIENCIA RECOMENDADA: NIVEL MÍNIMO DE LICENCIATURA EN DERECHO, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, CONTADURÍA PÚBLICA, ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. CONOCIMIENTOS EN AUDITORIA GUBERNAMENTAL, LEGISLACIÓN APLICABLE A LA MATERIA. REPORTA A: LE REPORTAN: FUNCIONES: NO APLICA. Vigilar el cumplimiento de las normas de control y fiscalización, así como del ejercicio del gasto público de la Administración Pública Municipal; Promover las acciones necesarias para asesorar y apoyar técnicamente a los Unidades de la Administración Pública Municipal, respecto a la asignación, ejercicio, comprobación y evaluación del gasto; Vigilar y evaluar el cumplimiento, por parte de las entidades de la Administración Pública Municipal, sobre las obligaciones derivadas de las disposiciones en materia de planeación, programación, presupuestación, ingresos, egresos, financiamiento, inversión, deuda, patrimonio, fondos; Inspeccionar y vigilar, directamente que se cumpla con las normas y disposiciones en materia de sistemas de registro y contabilidad, contratación y pago de personal, registro de proveedores y contratistas, contratación de servicios, obra pública, adquisiciones, arrendamientos, uso, destino, afectación, enajenación y baja de bienes muebles o inmuebles, almacenes y demás activos y recursos materiales de la Administración Pública Central y Paramunicipal; Verificar la correcta aplicación de los recursos federales y estatales que a través de los diversos ramos de inversión, se transfiera al municipio; Mantener coordinación con el Titular de Contraloría en lo que corresponde a atender las quejas o denuncias que presenten particulares en contra de los servidores públicos, por incumplimiento en sus obligaciones; 15

16 Recibir, registrar y resguardar las declaraciones patrimoniales de los servidores públicos de la Administración Pública Municipal, que legalmente estén obligados a presentarlas y practicar las investigaciones que fueren pertinentes, en el ámbito de su competencia, de acuerdo con las disposiciones aplicables vigentes; Establecer los lineamientos y controles que deban observarse en la entrega-recepción de los asuntos, bienes y valores que sean propiedad o se encuentren al cuidado del Municipio, a cargo de servidores públicos; Implementar mecanismos idóneos para la prevención, detección y combate a la corrupción por parte de servidores públicos; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 16

17 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL 17

18 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: CONTRALORÍA PUESTO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE OBRAS Y CONTRALORÍA SOCIAL CÓDIGO: FORMACIÓN Y EXPERIENCIA RECOMENDADA: NIVEL MÍNIMO DE LICENCIATURA EN DERECHO, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, CONTADURÍA PÚBLICA, ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. CONOCIMIENTOS EN AUDITORIA GUBERNAMENTAL, LEGISLACIÓN CORRESPONDIENTE A LA MATERIA DE SUS FUNCIONES. REPORTA A: LE REPORTAN: FUNCIONES: NO APLICA. Realizar auditorías, evaluaciones, inspecciones y supervisiones de obra, acciones y equipamiento a las entidades de la Administración Pública Municipal, con el objeto de promover la eficiencia en sus operaciones y verificar el cumplimiento de los objetivos y metas contenidos en sus programas; Establecer los lineamientos y criterios que permitan llevar a cabo la adecuada entrega recepción de obras públicas, equipamientos y acciones de tipo social, que ejecuten las entidades de la Administración Pública Municipal; Promover la participación de la población en actividades de contraloría social, tanto de control como de evaluación municipal, para vigilar las diferentes obras y acciones de gobierno; Establecer un sistema de quejas y sugerencias ciudadanas, y atender con responsabilidad a las mismas; Asegurar que la actuación de Servidores Públicos, el manejo de los recursos y la gestión pública se lleve a cabo dentro de un marco de legalidad, eficiencia y honradez; Vigilar la existencia y funcionamiento de los comités de Contraloría Social, para contribuir a la correcta aplicación de los recursos; Implementar las acciones de contraloría social, así como la de realizar los trabajos de supervisión de acciones sociales; 18

19 Promover la participación ciudadana, a través de la figura de contraloría social, en los sistemas de control, vigilancia y evaluación de los programas y acciones de la Administración Pública Municipal; Realizar las auditorías a las Secretarias, Dependencias o Entidades de la Administración Pública Municipal, en materia de Obra Pública y servicios relacionados con la misma, a fin de promover la legalidad, transparencia, eficacia y eficiencia en la gestión pública y propiciar la consecución de los objetivos en sus programas; Dar continuidad y atención a las Auditorias Estatales y Federales en materia de Obra Pública; Fiscalizar que el ejercicio del gasto de las obras asignadas sea ejercido conforme a la planeación, programación y presupuestación aprobada; Verificar que las licitaciones de la obra pública, así como las correspondientes a las adquisiciones, renta y servicios relacionados con la misma se hayan realizado conforme a la normatividad; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 19

20 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE CONTROL DE OBRAS Y CONTRALORIA SOCIAL 20

21 ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: CONTRALORÍA PUESTO: FORMACIÓN Y EXPERIENCIA RECOMENDADA: MANUAL DE ORGANIZACIÓN TITULAR DE UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN CÓDIGO: NIVEL MÍNIMO DE LICENCIATURA EN DERECHO, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, CONTADURÍA PÚBLICA, ADMINISTRACIÓN REPORTA A: LE REPORTAN: FUNCIONES: NO APLICA. Recibir y atender oportunamente las solicitudes de acceso a la Información Pública Gubernamental que lleguen a la Dirección de Oficialía de Partes o su Unidad de adscripción; Realizar los trámites y gestiones necesarias para entregar la información solicitada y efectuar las notificaciones correspondientes; Tramitar internamente la solicitud de información y verificar en cada caso, que la misma no sea confidencial o reservada; Difundir y actualizar la información a que se refiere el Artículo 22 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Orientar y auxiliar a las personas en la elaboración y entrega de las solicitudes de acceso a la información; Promover la capacitación y actualización de los servidores públicos, a efecto de recibir y dar trámite adecuado y oportuno, a las solicitudes presentadas; Administrar y actualizar mensualmente el registro de las solicitudes, respuestas, trámites y costos que implique el cumplimiento de sus funciones; Indicar de manera adecuada el lugar y los medios de acceso convencionales y electrónicos de la Unidad, a efecto de que las solicitudes de acceso a la Información Pública Gubernamental, puedan ser ingresadas fácilmente; Conocer y hacer cumplir con las consideraciones establecidas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Orientar a los solicitantes para canalizar la solicitud de manera debida a donde corresponda, cuando esta no corresponda a la Unidad de Información Pública Gubernamental; 21

22 Localizar y proporcionar la información que le sea pedida, sin tener que procesarla, resumirla, efectuar cálculos o practicar investigaciones; Actualizar mensualmente la información sobre las solicitudes recibidas, las respuestas dadas y la información entregada, debiendo notificar por escrito al Comité de Acceso a la Información Pública Gubernamental; Regular, formular, ejecutar y coordinar las políticas y lineamientos, así como programas en materia de transparencia, acceso y difusión de la información pública gubernamental, corrección y protección de datos personales; Y las demás funciones que le asigne el Jefe Superior Inmediato. 22

23 UBICACIÓN EN EL ORGANIGRAMA UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN 23

24 ORGANIGRAMA GENERAL H. AYUNTAMIENTO PRESIDENTE MUNICIPAL APOYO JURÍDICO SECRETARIA DEPARTAMENTO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN DEPARTAMENTO DE CONTROL DE OBRAS Y CONTRALORÍA SOCIAL TELE AULA 24

25 Ayuntamiento de Tulancingo de Bravo, Hidalgo. Administración