REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN II SEMESTRE 2013

Transcripción

1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN II SEMESTRE 2013 FONDO PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA

2 REFLEXIONES Quién es más capaz de descubrir cómo prevenir los defectos que las personas especialmente hábiles para detectarlos? Quién mejor que la gente que conoce el proceso que ocasionó los defectos? Calidad es más, mucho más, que la ausencia de defectos. Para poder hacer algo bien hay que saber que está mal; y las personas que están en mejor posición para saberlo son las que participan directamente en el proceso. La calidad es mucho menos costosa que las alternativas. Es mucho menos costoso prevenir desde el comienzo los defectos, que tener personas produciéndolos, otras hallándolos y otras corrigiéndolos. LIBRO ÉRASE UNA VEZ UNA FÁBRICA JOHN GUASPARI

3 INSUMOS REVISION POR LA DIRECCIÓN 1. Resultados de auditorías Auditorías Internas de Seguimiento y Evaluación Independiente Auditorías Médicas Auditorías Educación Especial 2. Retroalimentación del Usuario 3. Desempeño de los Procesos 4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas 5. Conformidad del Producto y/o Servicio 6. Cambios que podrían afectar el Sistema Integral de Gestión 7. Política y Objetivos de Calidad 8. Necesidades de Recursos 9. Oportunidades de Mejora o Casos de Éxito 10. Recomendaciones para la mejora

4 RESULTADOS DE AUDITORÍAS

5 AUDITORIAS INTERNAS DEL FPS TIPO AUDITORÍA No. AUDITORÍAS PROGRAMADAS No. AUDITORÍAS EJECUTADAS CUMPLIMIENTO CALIDAD SEI % SEGUIMIENTO 11 11

6 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS No. NOMBRE DE LOS PROCESOS NO CONFORMIDADES % NO CONFORMIDADES POTENCIALES % TOTAL NO CONFORMIDADES % 1 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 6 17,6 7 17, ,8 2 ATENCIÓN AL CIUDADANO 3 8,8 4 10,3 7 9,6 3 GESTIÓN DOCUMENTAL 3 8,8 4 10,3 7 9,6 4 GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 4 11,8 3 7,7 7 9,6 5 GESTIÓN DE BIENES TRANSFERIDOS 5 14,7 1 2,6 6 8,2 6 PRESTACIONES ECONÓMICAS 3 8,8 3 7,7 6 8,2 7 ASISTENCIA JURÍDICA 2 5,9 2 5,1 4 5,5 8 MEDICIÓN Y MEJORA 1 2,9 3 7,7 4 5,5 9 GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN 2 5,9 2 5,1 4 5,5 10 GESTIÓN DE SERVICIOS DE SALUD 1 2,9 2 5,1 3 4,1 11 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 1 2,9 2 5,1 3 4,1 12 GESTIÓN DE COBRO 1 2,9 2 5,1 3 4,1 13 GESTIÓN DE TIC'S ,1 2 2,7 14 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 1 2,9 1 2,6 2 2,7 15 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1 2,9 1 2,6 2 2,7 TOTAL

7 INFORMES PRESENTADOS SEGUIMIENTO A PLANES PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (CGR, CALIDAD Y CONTROL INTERNO). 48% AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 58% MEDICION A LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS A TRAVÉS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN DEL SEGUNDO SEMESTRE DE % AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES ESTRATÉGICOS. 90% AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES POR PROCESOS. 93% AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE FORTALECIMIENTO DEL SIG. 47% AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 82% TRAMITES GENERALES 48% TRAMITES ENTIDADES 88%

8 AUDITORÍAS MÉDICAS

9 RESULTADOS AUDITORÍAS MÉDICAS VISITAS DE AUDITORIA REALIZADAS VISITAS DE AUDITORIA REALIZADAS VISITAS DE AUDITORIA PROGRAMADAS PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO % Adicionalmente se realizaron 48 visitas de auditoria, que corresponden a un mayor número realizado en algunas localidades, debido a la necesidad de desplazarse a los puntos de atención de servicios de salud en forma adicional a lo establecido para evaluar y dar solución a dificultades en la prestación de los mismos RESULTADO EVALUACIÓN INDICADORES RESULTADO EVALUACIÓN TRIMESTRE No. MUNICIPIOS AUDITADOS No. INDICADORES EVALUADOS No. INDICADORES CALIFICACIÓN ADECUADA No. INDICADORES CALIFICACIÓN INADECUADA % INDICADORES CALIFICACIÓN INADECUADA III % IV %

10 INDICADORES NO CUMPLIDOS POR CIUDAD TRIMESTRE III TRIMESTRE CIUDAD No. INDICADORES CALIFICACION INADECUADA % INDICADORES CALIFICACION INADECUADA BARRANQUILLA 2 6,90% BUENAVENTURA 21 72,41% ARMENIA 9 56,25% CALI 15 62,50% CARTAGO 8 47,06% DAGUA 1 11,11% BUGA 7 46,67% MANIZALES 4 26,67% PALMIRA 6 33,33% PASTO 1 20,00% PEREIRA 6 42,86% POPAYAN 3 23,08% TULUA 4 26,67% YUMBO 2 25,00% ZARZAL 6 40,00% CARTAGENA 2 6,90% MEDELLIN 2 7,41% BELLO 2 13,33% TUMACO % BUCARAMANGA 16 55,17% BARRANCABERMEJA 12 50,00% SABANA DE TORRES 7 70,00% PTO WILCHES 2 25,00% SAN GIL 10 62,50% GAMARRA 3 30,00% AGUACHICA 7 29,17% PAILITAS 2 20,00% PELAYA 2 22,22% TAMALAMEQUE 2 20,00% TRIMESTRE IV TRIMESTRE CIUDAD No. INDICADORES CALIFICACION INADECUADA CARTAGENA 1 MEDELLIN 2 CARACOLI 1 GIRARDOTA 1 BUENAVENTURA 23 BARRANQUILLA 2 TUMACO 3 ARMENIA 8 CALI 13 CARTAGO 9 DAGUA 1 BUGA 12 MANIZALES 11 PALIMRA 11 PASTO 1 PEREIRA 6 POPAYAN 10 TULUA 3 YUMBO 2 ZARZAL 7 % INDICADORES CALIFICACION INADECUADA 3,45% 7,14% 11,11% 9,09% 79,31% 6,90% 12.5% 53,33% 54,17% 52,94% 11,11% 75,00% 73,33% 68,75% 20,00% 42,86% 71,43% 21,43% 22,22% 50,00%

11 PLANES DE MEJORAMIENTO III TRIMESTRE CIUDAD FECHA PORCENTAJE CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES CALI NOVIEMBRE 18 DE % OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE CALI BUENAVENTURA OCTUBRE 18 DE % TUMACO OCTUBRE 18 DE % BARRANQUILLA OCTUBRE 16 DE % CARTAGENA OCTUBRE 23 DE % OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE CALI Y TRASLADO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL IV TRIMESTRE OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE CALI MEDELLIN NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO SE INFORMO CON OFICIO DE ENERO 30 DE 2014 BUCARAMANGA ENVIO ACTA FIRMADA SOLAMENTE POR EL MEDICO DEL FPSFCN

12 PLANES DE MEJORAMIENTO IV TRIMESTRE CIUDAD FECHA PORCENTAJE CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES CALI MEDIANTE OFICIOS DPAC DE FEBRERO 17 DE 2014 Y DE 21 DE ENERO DE 2014 LA DRA. ISABEL C GALLO INFORMA NO ASIITENCIA DE FUNCIONARIO A REALIZAR ACTA PLAN DE MEJORAMIENTO BUENAVENTURA FEBRERO 27 DE 2014 PENDIENTE MARZO 15 MEDIANTE OFICIO GSSBT011 DE ENERO 10 DE 2014 LA DRA SANDRA MORENO UNFORMA QUE CSC NO CUENTA CON COORDINADOR MEDICO PARA REALIZAR PLAN DE MEJORAMIENTO TUMACO ENERO 7 DE 2014 BARRANQUILLA ENERO 23 DE % CARTAGENA ENERO 14 DE % MEDELLIN BUCARAMANGA NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO SE INFORMO CON OFICIO DE ENERO 30 DE 2014 NO ENVIO PLAN DE MEJORAMIENTO CORREO ELECTRONICO DE FEBRERO 25 DE 2014 Y DE MARZO 12 DE % MEDIANTE OFICIO GSST-28 DE MARZO 6 DE 2014 LA DRA YOLANDA ZUÑIGA INFORMA NO CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS PLANTEADOS EN PLAN DE MEJORAMIENTO

13 AUDITORÍAS EDUCACIÓN ESPECIAL

14 EDUCACIÓN ESPECIAL Se presto servicio integral en educación y rehabilitación a 159 beneficiarios en las ciudades de Cartagena, Santa Marta, Barranquilla y Bogotá. Para lo cual se contrataron 10 instituciones acreditadas para prestar dicho servicio. CIUDADES No. DE INSTITUCIONES BENEFICIARIOS CARTAGENA BARRAQUILLA 2 10 SANTA MARTA 2 28 BOGOTA 2 2 TOTAL

15 EDUCACIÓN ESPECIAL Se programa 1 auditoría en el segundo semestre del año, con el fin de constatar que los servicios prestados fueran los contratados y se cumplieron a cabalidad con calidad, eficiencia, efectividad y eficacia a la población con discapacidad y a su vez se implemento el formato de actas de auditoria firmado por los participantes y aplicación de encuestas para medir el nivel de satisfacción de los beneficiarios; se realizo acompañamiento por parte de un funcionario del Ministerio de salud y protección Social a los centros que nos prestan el servicio. Las actividades desarrolladas en la auditoría fueron las siguientes: VERIFICACIÓN REQUISITOS ESENCIALES (Equipo de profesionales, especializada en servicios, recursos físicos, programas de calidad educativa, requisitos legales) REUNIONES PADRES DE FAMILIA VERIFICACIÓN DE LOS LOGROS ALCANZADOS TANTO EN EL PROCESO EDUCATIVO COMO TERAPEUTICO DE CADA BENEFICIARIO.

16 RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO

17 TOTAL QUEJAS PRESENTADAS AL FPS TOTAL QUEJAS QUEJAS RESUELTAS QUEJAS EN TRAMITE ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER

18 SERVICIO TOTAL % DESCRIPCIÓN DE QRS PRESENTADAS QUEJAS RESUELTAS QUEJAS EN TRAMITE QUEJAS EN TRAMITE ANTIOQUIA QUEJAS EN TRAMITE CENTRAL QUEJAS EN TRAMITE MAGDALENA QUEJAS EN TRAMITE PACIFICO QUEJAS EN TRAMITE SANTANDER CONSULTA EXTERNA % HOSPITALIZACIÓN 16 1% CIRUGÍA 156 9% URGENCIAS 13 1% MEDICAMENTOS % COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO % ADMINISTRATIVAS 29 2% VALORACIONES MÉDICO LABORALES 1 0% QUEJAS SERVICIOS DE SALUD 77 4% ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE FUNCIONARIOS DEL FPS 3 0% AFILIACIONES 3 0% PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN ESPECIAL PUERTOS RECONOCIMIENTO DE AUXILIO FUNERARI A PENSIONADOS Y SUSTITUTOS PUERTOS 0 0% % EXPEDICIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS PARA RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS 1 0% OTRO 109 6% TOTAL QUEJAS %

19 QRS RECIBIDAS CLASIFICADAS POR SERVICIOS EN LAS DIVISIONES SERVICIO ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER CONSULTA EXTERNA HOSPITALIZACIÓN CIRUGÍA URGENCIAS MEDICAMENTOS COMPLEMENTO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO ADMINISTRATIVAS VALORACIONES MÉDICO LABORALES QUEJAS SERVICIOS DE SALUD ATENCIÓN A LOS USUARIOS POR PARTE DE FUNCIONARIOS DEL FPS AFILIACIONES CARNETIZACIÓN CONTROL DE RECAUDOS PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN ESPECIAL PUERTOS RECONOCIMIENTO DE AUXILIO EDUCATIVO PUERTOS RECONOCIMIENTO DE AUXILIO FUNERARI A PENSIONADOS Y SUSTITUTOS PUERTOS RECONOCIMIENTO DE AUXILIO FUNERARIO A BENEFICIARIOS DE PUERTOS PAGOS REGISTRO DE NOVEDADES EN LA NÓMINA DE PENSIONADOS RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXPEDICIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS PARA RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS OTRO TOTAL QUEJAS

20 QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS RECEPCIONADAS DIVISIONES III TRIMESTRE IV TRIMESTRE ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER TOTAL En la tabla anterior se presentan el III y IV trimestre correspondientes al segundo semestre del 2013, evidenciando el total de las quejas, reclamos, y sugerencias por regionales, de las cuales durante el tercer trimestre se presentó un mayor número de quejas debido a que en la división pacífico se presentaron problemas con el contratista por el incumplimiento de los términos de referencia.

21 CONSOLIDADO POR PROCESO DE LAS PETICIONES RADICADAS PROCESO O DEPENDENCIA ENCARGADO TOTAL DERECHO DE PETICIÓN RESUELTOS DERECHO DE PETICIÓN EN TRAMITE GESTIÓN SERVICIO DE SALUD GESTIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS PATRIMONIOS G.I.T. GESTIÓN CONTABILIDAD G.I.T. GESTIÓN TESORERÍA G.IT. GESTIÓN BIENES Y COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ARCHIVO GENERAL DIRECCIÓN GENERAL SECRETARIA GENERAL SUB DIRECCIÓN PRESTACIONES SOCIALES G.I.T GESTIÓN TALENTO HUMANO TOTAL

22 COMPARATIVO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS VS I SEMESTE DE 2013 En el segundo semestre 2013 se recepcionaron un total de mil setecientos veinte y nueve (1729) quejas, reclamos y sugerencias (QRS), frente a dos mil setecientos treinta y cuatro (2734) con respecto al primer semestre, evidenciándose un aumento del 36,8% debido a la gestión por parte de Entidad para que se cumplan con los términos de referencia pactados con los contratista. Se evidencia que se presentó un aumento significativo en la División Antioquia ya que pasa de 11,65% a 13,18% de las solicitudes que fueron radicadas respecta a esta división en el II semestre del año 2013, seguida la División Magdalena que pasa de 0,53% a 5,9%; aumentando el 5,35%. Se refleja una disminución considerable en la División Pacífica de un 76,3% y Santander de un 8,44% con respecto a las quejas radicadas en dichas Divisiones. DIVISIONES II SEMESTRE VARIACIÓN Y/ O PENDIENTES II PENDEINTES I I SEMESTRE DIFERENCIA SEMESTRE 2013 SEMESTRE 2013 ANTIOQUIA CENTRAL MAGDALENA PACIFICO SANTANDER TOTAL

23 COMPARATIVO DE PETICIONES VS I SEMESTE DE 2013 PETICIONES II SEMESTRE 2013 I SEMESTRE 2013 VARIACIÓN Y/ O DIFERENCIA PENDIENTES II SEMESTRE 2013 PENDEINTES I SEMESTRE 2013 TOTAL Observados En el II semestre del año 2013 se radicaron 948 Peticiones, frente a 3178 en el I semestre del año 2013, demostrando una disminución significativa del 70,16%.

24 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

25 CUMPLIMIENTO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSATISFACTORIO MINIMO ACEPTABLE SATISFACTORIO <50 >=50 y <75 >=75 y <95 >=95 y <=100

26 CUMPLIMIENTO INDICADORES POR PROCESO INSATISFACTORIO MINIMO ACEPTABLE SATISFACTORIO <50 >=50 y <75 >=75 y <95 >=95 y <=100

27 RESULTADO INDICADORES OPERATIVOS PLAN DE ACCIÓN VS II SEMESTRE 2012 El Plan de Acción de la Entidad, para el II semestre del 2013 mostró un cumplimiento del 83%, ubicándose dentro de un rango de calificación Aceptable ; correspondiente a la ejecución de 180 productos programados.

28 ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

29 PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS NO CONFORMIDADES R ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES C METAS A P SI T C % CUMPLIMIENTO % ATENCION AL CIUDADANO % GESTION SERVICIOS DE SALUD % GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS % GESTION BIENES TRANSFERIDOS % GESTION SERVICIOS ADMINISTRATIVOS % TALENTO HUMANO C 100% COMPRAS Y CONTRATACION % GESTION RECURSOS FINANIEROS % GESTION DE COBRO % ASISTENCIA JURIDICA % GESTION DOCUMENTAL % GESTION TICS % MEDICION Y MEJORA % SEGUIMIENTO Y EVALUACION I % TOTAL %

30 ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS PROCESO No de Riesgo en el Plan de Manejo Acciones Preventivas Abiertas (SI, P) Cerradas (100%) Acciones Preventivas vencidas Cumplimiento Total del Plan Direccionamiento Estratégico % Gestión de Tic's % Medición y Mejora % Seguimiento y Evaluación Independiente % Gestión de Talento Humano % Gestión Documental % Atención al Ciudadano % Gestión Servicios de Salud % Gestión de Cobro % Gestión de Recursos Financieros % Asistencia Jurídica % Gestión de Servicios Administrativos % Gestión de Bienes Transferidos % Gestión Prestaciones Económicas % Gestión de Compras y Contratación % TOTAL ,13%

31 CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

32 PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME PROCESO SERVICIO NO CONFORME TRATAMIENTO OCURRENCIA La Dirección registrada en el programa de correspondencia Orfeo no coincide con la indicada por el usuario Se realizó corrección de la dirección en el programa de correspondencia Orfeo. 16 GESTIÓN DOCUMENTAL Los datos del municipio y/o departamento registrado en el programa Orfeo no coinciden con los informados por el usuario en la solicitud Se realizó corrección de los datos del municipio o departamento en el programa de correspondencia Orfeo. 6 TOTAL DE SERVICIOS NO CONFORMES DEL FPS 22

33 CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD NECESIDADES DE RECURSOS OPORTUNIDADES DE MEJORA O CASOS DE ÉXITO

34 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

35 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA No. PROCESO RECOMENDACIÓN Actualizar el Procedimiento ESDESDIGPT02 REVISION POR LA DIRECCION en el cual se incluya fecha límite para realizar la revisión por la Dirección. 1 Direccionamiento Estratégico Establecer un plan de contingencia para la actualización de todos los procedimientos del FPS en el cual se evidencie el avance trimestral de la actualización de estos documentos. Actualizar el Procedimiento ESDESOPSPT05 AUDIENCIA PUBLICA DE RENDICION DE CUENTAS, estableciendo tiempos. La actualización de los procedimientos que están generando riesgos; y la actualización de todos los link s de las normas que se encuentran en el nomograma institucional para su correcta visualización. 2 Gestión de Tic's Actualización de los manuales de Dinámica Gerencial y Safix y su respetiva socialización Asignar los documentos a los link s del Normograma Institucional que no se encuentran habilitados. Programar el software de seguridad PC SECURE para que realice la recolección de la información de software en los equipos que se encuentran en las divisiones fuera de Bogotá. Establecer lineamiento para la presentación del informe del análisis al mapa de riesgos que cumplan con los requerimientos del Grupo de Trabajo de Control Interno. Establecer plazos y metas alcanzables para la actualización de los procedimientos del proceso. 3 Medición y Mejora Revisar y modificar los indicadores del proceso, de manera que estos midan la gestión propia del proceso y no sea dependiente del cumplimiento de los otros procesos. Capacitar a los funcionarios del FPS, sobre el reporte de los planes institucionales. Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas). Presentar oportunamente los informes establecidos en la Matriz Primaria y Secundaria

36 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA No. PROCESO RECOMENDACIÓN 4 Seguimiento y Evaluación Independiente 5 Talento Humano Presentar durante el primer trimestre de 2013 los procedimientos PESEIGCIPT05 INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO, PESEIGCIPT06 PARA LA REALIZACIÓN DE LOS INFORMES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE, PESEIGCIPT29 ELABORACIÓN INFORME EJECUTIVO ANUAL DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO para su respectiva aprobación y adopción al. Redefinir los Indicadores del proceso Seguimiento y Evaluación Independiente. Una vez la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas adopte la nueva metodología para la Formulación de Indicadores, revisar con la asesoría de ellos, los Indicadores por Proceso y Estratégicos de nuestro proceso y solicitar su actualización a que haya lugar. Controlar la aplicación del procedimiento de Copias de Seguridad por parte de los funcionarios y trabajadores del Proceso Gestión de Talento Humano, a fin de evitar desgaste administrativo y sobrecargas de trabajo. Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas que las actividades relacionadas con fijación y evaluación de los compromisos laborales de los funcionarios de planta y de los Directivos de la entidad a través de Acuerdos de Gestión, sean incluidos en los planes de acción de los procesos que lideran los funcionarios y/o trabajadores directamente responsables. Asignación de equipos de cómputo y escaneo para digitalizarlas unidades documentales del archivo central con el fin de crear espacio para archivar nuevos documentos que se reciben en gestión documental por parte de todos los procesos y divisiones del Fondo Pasivo Social. 6 Gestión Documental Generar una cultura del buen uso del programa ORFEO, con el objetivo de aprovechar al máximo las herramientas que este nos ofrece para que sean aplicadas al buen manejo de la información institucional. Actualizar toda la documentación que permita mantener actualizado el sistema de calidad de la Entidad y que el proceso mejore su eficacia Realizar el acta de socialización del procedimiento APGDOSGEPT08 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA, APGDOSGEPT07 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, con el fin de dar a conocer a todos los funcionarios de Secretaría General los cambios y actualizaciones de este procedimiento 7 Atención al Ciudadano Realizar los ajuste del procedimiento MIAAUGUDPT05 Administración de los mecanismos de participación Ciudadana mediante acto administrativo. Socializar la Guía de Orientación y Formación al ciudadano para continuar con las actividades con el plan GEL. y Guía de Participación Ciudadana para estos sean aprobados

37 No. PROCESO RECOMENDACIÓN Para el caso de la actividad REALIZAR REVISION DE LOS PROCEDIMIENTOS POR PARTE DEL SUBDIRECTOR DE PRESTACIONES SOCIALES, se estableció como acción de mejora que se procederá a dar cumplimiento a la misma en el I semestre de Servicios de Salud Gestión de Cobro Para el hallazgo correspondiente a REVISAR Y ACTUALIZAR LOS INDICADORES DEL PROCESO no se documentó el hallazgo por dificultades de tiempo de los funcionarios a cargo en el proceso y posteriormente por incapacidad del funcionario encargado de Planeación y Sistemas. La documentación del hallazgo se realizó en el mes de febrero de ACTUALIZAR PROCEDIMIENTO TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD que se encuentra en el antiguo SIP: La Subdirección de Prestaciones Sociales debe realizar los trámites para aprobación del procedimiento TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD Como resultado de la autoevaluación semestral las oportunidades de mejora para el proceso fueron aplicadas, resultando un nivel de cumplimiento del: Plan de Acción, Indicadores por Proceso, Indicadores Estratégico, Plan de Manejo de Riesgo, Plan de Mejoramiento, Plan de Fortalecimiento del SIG, superior al 95%. 10 Recursos Financieros Establecer plan de contingencias para armonizar los procedimientos faltantes a la implementación y normatividad del sistema de información financiera, estableciendo nuevamente responsables y definiendo dentro de los compromisos laborales de cada funcionario este componente susceptible de calificación. Cada responsable de actualizar un procedimiento debe tener especial cuidado en establecer las listas de chequeo si son necesarias, así mismo el compromiso de que los procedimientos aprobados y adoptados sean socializados oportunamente. Designar en cada Grupo de Trabajo el responsable para el cumplimiento en la documentación de las Acciones Preventivas y/o Correctivas. Corregir el incumplimiento remitiendo a Talento Humano la calificación y concertación de objetivos del Funcionario Sergio Martínez. Para la ejecución de ingresos que reporta un grado de avance del 94% con corte al 30 de noviembre de 2013, el cierre de la vigencia fiscal 2013 el Ministerio de Hacienda otorga tiempo límite de reporte hasta el 20 de enero del año siguiente, por consiguiente no se alcanzó a reportar la ejecución del mes de diciembre dentro del indicador debido a la fecha la Oficina de Planeación y Sistemas estableció para el reporte, por tanto como acción de mejora se debe redefinir la fecha de corte para el reporte de este indicador y revisar todos los indicadores del proceso y estratégicos con el fin de establecer de manera eficaz indicadores que revelen la gestión del proceso Establecer acta de compromiso con los responsables de realizar conciliación contable con los distintos procesos, estableciendo cronograma y seguimiento al mismo, para lograr tanto la conciliación entre proceso y como consecuencia obtener la depuración contable. Presentar las diferentes partidas que se encuentran registradas en las cuentas contables y que deben ser objeto de saneamiento contable para que sean estudiadas por el Subdirector Financiero para luego ser remitida al comité de sostenibilidad. Intensificar las reuniones del Comité de Sostenibilidad Financiera, presentándole periódicamente registros contables debidamente documentados, que requieran ser revisados y analizados por el Comité, con el fin de logar la depuración al 100% de la totalidad de los saldos contables. Mantener actualizada de manera adecuada la Matriz Primaria y Secundaria de Gestión Recursos Financieros, de acuerdo con el procedimiento. Para el incumplimiento a las acciones trazadas para la conciliación de saldos con entidades liquidadas para la comercialización de bienes muebles e inmuebles (CUENTA FERROVÍAS), el Coordinador del GIT de Contabilidad, convocará a los procesos que interactúan con esta cuenta ( Secretaría General Oficina Asesora Jurídica - Servicios Administrativos ) y revisar nuevamente las acciones a seguir.

38 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA No. PROCESO RECOMENDACIÓN 11 Asistencia Jurídica Identificar los procesos que esta por fuera de la página del Sistema Único de Información Litigiosa del Estado Colombiano y solicitar mediante oficio a los apoderados externos, las dificultades presentadas que impidieron el registro del 100% de los procesos judiciales en el LITIGOB. 12 Servicios Administrativos 13 Bienes Transferidos Cumplir con las fechas establecidas en la matriz primaria y secundaria para presentar los informes. Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas) Actualizar la documentación del sistema integral de gestión Vender los elementos inservibles y destruir bienes o incinerados. Avaluar los bienes para dar de baja y a si se puede determinar cuáles bienes son para la venta o para destruirlos o incinerarlos Actualizar el procedimiento APGBTGADPT03 " Solicitar capacitación para la elaboración de las hojas de vida de los indicadores del proceso y someterlas a aprobación Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central Socializar los procedimientos una vez sea aprobado. Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso. Realizar en su totalidad los planes de mejoramiento individual. Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas). Actualizar la documentación del sistema integral de gestión Socializar los procedimientos una vez sean aprobados Reunirse semanalmente con el Ministerio de Transporte Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso. Comercializar bienes inmuebles y muebles Realizar visitas físicas de los bienes inmuebles para determinar los ocupantes Iniciar acciones de recuperación los bienes inmuebles

39 GRACIAS FONDO PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA