INFORME EJECUTIVO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN CALIDAD (MECI-CALIDAD) II SEMESTRE 2009

Transcripción

1 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 1 DE 18 INFORME EJECUTIVO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN CALIDAD (MECI-CALIDAD) II SEMESTRE 2009 FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARILES NACIONALES DE COLOMBIA BOGOTÁ D.C., MAYO DE 2010

2 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 2 DE 18 TABLA DE CONTENIDO 1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DOCUMENTADAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO ESTADO DE ACCIONES PREVENTIVAS O PLAN DE MANEJO DE RIESGOS CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN... 17

3 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 3 DE 18 El presente informe ejecutivo contiene los diferentes elementos del Sistema Integral Gestión que requieren ser revisados a nivel gerencial para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con lo estipulado en el numeral de la norma NTCGP 1000:2004. Esta Revisión por la Dirección, busca ante todo darle una mirada muy global y gerencial al resultado de la auditoria del SIG, evaluar el desempeño del sistema y tomar decisiones en los aspectos que hay que mejorar, en cumplimiento del procedimiento Revisión por la Dirección ESDESDIGPT02. Los ítems que hacen parte de este informe son los requeridos de acuerdo al requisito Información de Entrada para la Revisión por la Dirección de la NTCGP 1000:2004 y del capítulo 3 Subsistema de Control de Evaluación del MECI 1000:2005. Es importante destacar que el sistema está bien estructurado, los procesos bien identificados y de resaltar el compromiso y esfuerzo que está haciendo la entidad para el fortalecimiento y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión; igualmente se ha evidenciado la disposición y participación por todos los funcionarios en la aplicación de los documentos de los procesos. 1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS En este ítem se presenta el análisis y resultados consolidados relacionado con las Auditorias de Evaluación Independiente, Médicas y Educación Especial correspondientes al segundo semestre del año 2009, cuyo objetivo era evaluar y verificar el cumplimiento de las acciones implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos, reportados en las auditorias de seguimiento y evaluación independiente y trazadas en los quince procesos del FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES a fin de asegurar la mejora continua. 1.1 AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Respecto a las Auditorías de Seguimiento y Evaluación Independiente en el segundo semestre del año 2009, en la cual se evaluó la totalidad de los procesos establecidos en el Fondo de Pasivo Social, obteniendo los siguientes resultados generales: El siguiente gráfico presenta el número de hallazgos originados en las auditorias efectuadas por el proceso de Seguimiento y Evaluación Independiente a los quince (15) procesos que conforman Modelo de gestión de calidad de la entidad.

4 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 4 DE 18 Gráfica No. 1: Total de Hallazgos Auditoria SEI Fuente: Grupo Trabajo de Control Interno Distribución de hallazgos por proceso De un total de 152 hallazgos incluidos en el plan de mejoramiento por procesos; se cerraron 39 (26%) y quedaron pendientes; 111 (74%). Gráfica No. 2: Distribución de hallazgos por proceso Fuente: Grupo Trabajo de Control Interno

5 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 5 DE 18 Los resultados de hallazgos distribuidos por procesos tal como indica la gráfica son: Gestión documental y atención al usuario con un 24.16% cada uno, Direccionamiento estratégico 19.12%, Gestión de Recursos Financieros 17.11%, Gestión de Compras y Contratación 10.7%, Gestión de Talento Humano 9.6%, Asistencia Jurídica y Gestión de Bienes transferidos 8.5%, Gestión de Tic s; 7.5%, Medición y Mejora y Prestaciones Económicas 6.4% cada uno, Gestión de Servicios de Salud, 5.3%, Seguimiento y Evaluación Independiente, Gestión de Cobro y Gestión de Servicios Administrativos 3.2% cada uno. En el desarrollo de la auditoria se evidencio la existencia de: Metas que no fueron eficaces, lo que no permitió el cierre del hallazgo y fue necesario reformular o plantear una nueva acción de mejoramiento y meta para cerrar definitivamente el hallazgo. Declaratoria de nuevas no conformidades y observaciones, así como el traslado de hallazgos de un proceso a otro por no corresponder al planteado en la anterior auditoria. 1.2 AUDITORIAS MÉDICAS A continuación se presenta una síntesis de los resultados de las auditorias médicas por regiones, reportados por el proceso de Gestión de Servicios de salud correspondientes al tercero y cuarto trimestre de 2.009; las cuales están señalando que en el tercer trimestre se evaluaron 644 indicadores; 605 con calificación satisfactoria y 39 con calificación inadecuada, en el cuarto trimestre 447 indicadores; 402 con calificación satisfactoria y 45 con calificación inadecuada; para un total de indicadores evaluados en el segundo semestre de Seguimiento a los planes de Mejoramiento: En el tercero y cuarto trimestre; No se requería definir planes de mejoramiento. En la ciudad de Cali en donde se presento inoportunidad en algunos servicios, el contratista se comprometió a aumentar la capacidad instalada a fin de garantizar la oportunidad a los afiliados residentes en esa ciudad y a los pacientes remitidos de otras localidades. 1.3 AUDITORIAS EDUCACIÓN ESPECIAL En las auditorías realizadas a los institutos de educación especial que prestan sus servicios en las ciudades de Cartagena, Barranquilla, Santa Marta y Bogotá, se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos para evaluar: Cumplimiento parcial o total del tratamiento inicial Dificultades encontradas a nivel pedagógico, terapéutico y familiar Resultados encontrados (avances, logros pedagógicos, terapéuticos) Recomendaciones o sugerencias (pedagógicas, terapéuticas) Logros, compromiso y participación de la familia.

6 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 6 DE 18 Se realizo un informe de evolución de los alumnos, para el cual se contó con la participación del grupo interdisciplinario de cada instituto, se observo el manejo y la participación de los jóvenes en las aulas de clases y se constató que el plan de tratamiento inicial fuera implementado en el transcurso del proceso educativo de acuerdo a las necesidades de cada estudiante igualmente, analizando el avance alcanzado en el proceso educativo durante el año escolar. Se elaboro la verificación de los requisitos esenciales, el cumplimiento y seguimiento de los compromisos adquiridos con los institutos que prestan el servicio de educación especial en las ciudades de Barranquilla, Cartagena, Santa Marta y Bogotá, encontramos que en cuanto al equipo de profesionales, especialidad de los servicios, recursos físicos, programas de calidad educativa, como proyecto educativo institucional (PEI) y requisitos legales, estos cumplieron con todos los parámetros exigidos para su contratación en un 96% 2. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO En este ítem se presenta información relacionada con la percepción y retroalimentación del Usuario, para lo cual se adjunta el Anexo 2. Informe de Percepción de Usuarios elaborado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Usuario y Gestión Documental, en el cual se consideran los siguientes aspectos: A. Informe consolidado de quejas y reclamos recepcionadas y tramitadas en la Entidad, durante el segundo semestre del año 2009, presentando estadísticas de quejas y reclamos recepcionadas, resueltas y en trámite, así como los servicios con mayor número de quejas y reclamos recibidas por las Divisiones, entre otros aspectos. B. Informe de Satisfacción al Usuario, que incluye el consolidado de encuestas de satisfacción al usuario correspondiente al segundo semestre del año Considerando el informe descrito en el anexo 2, sobre los puntos 1 y 2, se establecen las siguientes consideraciones: Los servicios de Salud que reportaron mayor número de quejas durante el periodo fueron: Consulta Externa (47.37%), Medicamentos (27,62%) y Complemento diagnóstico y terapéutico (13,91%) Los resultados obtenidos a nivel de satisfacción del usuario en general, a partir de los resultados de encuestas son buenos teniendo en cuenta los aspectos calificados. 3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Es la consolidación de los informes de desempeño semestral de cada uno de los procesos como resultado de su autoevaluación

7 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 7 DE RESULTADO DE LA MEDICIÓN DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD (ESTRATÉGICOS) La información que se presenta a continuación corresponde a los resultados de la gestión institucional para el cumplimiento de los objetivos de calidad (estratégicos) con corte a 31 de diciembre de Para su medición se cuenta con una matriz de indicadores que contiene un total de 37 indicadores. A continuación se muestra la representación gráfica del cumplimiento de los objetivos de calidad o estratégicos del Sistema Integral de Gestión: Gráfica No. 3: Cumplimiento de los Objetivos de calidad Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Conclusiones 1. Los resultados obtenidos de la medición del desempeño del Sistema Integral de Gestión evidencian un avance en el cumplimiento de los objetivos de calidad a través del tiempo, lo que demuestra la dinámica de mejoramiento que ha caracterizado a la entidad. La mayor parte de los indicadores han mostrado una tendencia positiva sin embargo se sigue evidenciando debilidades en aspectos como la comercialización de los bienes transferidos por ferrovías. 2. Se evidencia un notorio mejoramiento del Sistema Integral de Gestión. El desempeño del sistema, promediando los 31 indicadores estratégicos reportados fue del 81%, con corte a diciembre 31 de 2009, frente al 67% obtenido a junio 30 de En términos cualitativos se paso de un rango de calificación mínimo a un rango de calificación aceptable. 3. El objetivo con más bajo desempeño sigue siendo el cinco (5) relacionado con el Fortalecimiento a la adecuada administración de los bienes de la Entidad y la óptima gestión de

8 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 8 DE 18 los recursos., el cual ha mostrado un tendencia negativa pasando del 62% de cumplimiento en el primer semestre de 2009, al 58% de cumplimiento en el segundo semestre de Esta situación se explica por la incidencia de algunos indicadores que no arrojaron resultados favorables para la entidad, es el caso de los indicadores de transferencia y comercialización de bienes correspondientes al proceso Gestión de Bienes Transferidos y los indicadores de razonabilidad financiera del proceso Gestión de Recursos Financieros. 4. Los indicadores asociados a los objetivos misionales Garantizar y optimizar la prestación de servicios de salud y Garantizar de forma oportuna el reconocimiento y pago de prestaciones económicas obtuvieron el mejor desempeño con un rango de calificación satisfactorio. 5. En términos generales los objetivos evidenciaron una tendencia de mejoramiento. Los objetivos uno y dos se mantuvieron con una tendencia estable y calificación satisfactoria, mientras que los objetivos tres, cuatro y seis mostraron una tendencia positiva y mejoraron sus resultados con respecto al periodo anterior. Como se mencionaba anteriormente el mayor grado de incumplimiento se sigue presentando en el objetivo número cinco (5). 6. Se ha mejorado el cumplimiento de los plazos establecidos para el reporte oportuno de los indicadores de conformidad con lo establecido en el procedimiento Seguimiento y medición a través de indicadores 3.2 RESULTADO DEL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Gráfica No. 4: Cumplimiento de los Objetivos de calidad Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

9 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 9 DE 18 Conclusiones: 1 Para la medición del cumplimiento de los objetivos de los procesos se cuenta con una matriz agregada de indicadores, con un total de 75 indicadores de los cuales se reportaron 65, no aplican para el periodo 7 y no se reportaron 3. Se aclara que el análisis se realizó de acuerdo a la información reportada por cada uno de los procesos; sin embargo, ésta aún no ha sido verificada por el Grupo de Control Interno. 2 Durante el segundo semestre del año 2009 el desempeño de los procesos, registró una leve mejoría con respecto al primer semestre del año. Esta se vio reflejada en la mejora de la gestión de procesos como Gestión de Cobro, Medición y Mejora, Direccionamiento Estratégico y Gestión de Recursos Financieros. Así mismo, es importante mencionar que los procesos Gestión de Prestaciones Económicas, Gestión de Servicios de Salud, Gestión de Compras y Contratación, Gestión de Talento Humano, Gestión Documental y Gestión de TICS se mantienen relativamente estables en cuanto a su alto grado de cumplimiento y de gestión. 3 Los procesos que presentaron mejor desempeño durante el periodo de evaluación son: Gestión de servicios de Salud, Gestión de Prestaciones Económicas, Gestión de TICS, Gestión de Talento Humano y Asistencia Jurídica. 4 Los procesos que obtuvieron una calificación desfavorable durante el periodo de evaluación son: Gestión de Bienes Transferidos, Atención al Usuario y Gestión de Servicios Administrativos. Es necesario revisar la gestión de estos procesos y tomar acciones de mejoramiento teniendo en cuenta que con respecto al periodo anterior no muestran tendencias de mejoramiento, por el contrario en algunos casos se ha venido acentuando los niveles de incumplimiento. 5 En cuanto a la oportunidad del reporte de la información de los indicadores en los plazos establecidos se ha avanzado considerablemente. También se ha mejorado en el reporte de la integridad de la información de los indicadores, sin embargo durante el periodo no se reportaron tres indicadores correspondientes a los procesos Gestión de Servicios Administrativos (Venta de elementos inservibles y Bienes destruidos o incinerados) y Atención al Usuario (Atención de trámites). 3.3 RESULTADO DE LOS INDICADORES OPERATIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN El Plan de Acción de los Procesos según el indicador SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN, No. de actividades cumplidas en el semestre / No. de actividades programadas para el semestre, muestra un cumplimiento del 81.76% de las actividades programadas, el 18,24% restante fue de actividades que no se culminaron. Este resultado equivale a un Rango de Calificación Aceptable, como se muestra a continuación:

10 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 10 DE 18 Tabla No. 1: Cumplimiento del Plan de Acción II semestre 2009 CUMPLIMIENTO AL PLAN DE ACCION - II SEMESTRE DE 2009 N DE N DE ACTIVIDADE N DE ACTIVIDADES S ACTIVIDADES N PROCESOS PROGRAMADA PROGRAMA SATISFACTO S EN EL DAS EN EL RIAS SEMESTRE AÑO % DE ACTIVIDADES CUMPLIDAS SATISFACTORIAMENTE 1 Gestión de Servicios de Salud ,23% 2 Gestión de Prestaciones Económicas ,00% 3 Direccionamiento Estratégico ,86% 4 Gestión Cobro ,64% 5 Asistencia Jurídica ,00% 6 Medición y Mejora ,00% Seguimiento y Evaluación 7 Independiente ,00% 8 Gestión Talento Humano ,00% 9 Gestión de Servicios Administrativos ,62% 10 Gestión de Tic s ,91% 11 Gestión Documental ,00% 12 Atención al Usuario ,43% 13 Gestión de Compras y Contratación ,43% 14 Gestión de recursos Financieros ,00% 15 Gestión de Bienes Transferidos ,67% TOTAL Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL 81,76% 4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DOCUMENTADAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO Para determinar el estado de las acciones correctivas del Sistema Integral de Gestión (MECI CALIDAD) se realizó un inventario al plan de mejoramiento institucional, el cual contiene hasta el 31 de diciembre de 2009 un total de 304 acciones correctivas producto de 214 hallazgos identificados al sistema provenientes de los resultados de las auditorías internas realizadas al sistema y el informe de auditoría de la Contraloría General de la República. La siguiente es la relación de acciones correctivas por procesos identificadas durante el periodo evaluado

11 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 11 DE 18 Gráfica No. 5: No de Acciones Correctivas por Proceso Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas De acuerdo a los resultados mostrados en la gráfica se concluye que el Proceso Gestión de Recursos Financiero es el proceso con el mayor número de acciones correctivas, correspondiente al 18%. Así mismo, el proceso Gestión de Bienes reporta un total de 42 acciones correctivas con una participación del 14% del total. Entre los procesos que registran menor número de acciones correctivas se destacan: Seguimiento y Evaluación Independiente, Gestión de Prestaciones Económicas y Gestión de Servicios de Salud. Con relación al periodo anterior se registra un incremento en el número total de acciones correctivas identificadas a los procesos, pasando de 190 en el primer semestre de 2009 a 304 en el segundo semestre de A continuación se resume el número de acciones correctivas generadas por cada proceso y su estado de implementación. De las 304 acciones correctivas existentes en el plan de mejoramiento se cumplieron 182 y se encuentran sin iniciar o en proceso un total de 122 acciones PROCESO Tabla No. 2 Estado De Acciones Correctivas Por Proceso No Conformidad es identificadas Acciones correctivas planteadas Acciones cumplidas Acciones en proceso o sin iniciar Cumplimiento Plan de mejoramiento Direccionamiento Estratégico % Atención al usuario % Gestión Documental % Gestión TIC S %

12 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 12 DE 18 Medición y Mejora % Gestión de Bienes transferidos % Gestión de Servicios Administrativos % Gestión de Compras y Contratación % Gestión de Talento Humano % Gestión de recursos Financieros % Gestión de Cobro % Gestión de servicios de Salud 4 No reporta No reporta No Reporta 0% Gestión de Prestaciones Económicas % Asistencia Jurídica % Seguimiento y Evaluación Independiente % TOTAL % Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas En términos generales se concluye que el nivel de cumplimiento del plan de mejoramiento se ubicó en el 62%, promediando los resultados de los 15 procesos institucionales. 5. ESTADO DE ACCIONES PREVENTIVAS O PLAN DE MANEJO DE RIESGOS A continuación se presentan las variaciones en el plan de manejo de riesgos del FPS desde el II semestre de 2008, como producto de la implementación de las acciones preventivas, el seguimiento o autoevaluación adelantada por cada proceso y la verificación o monitoreo por parte del proceso Seguimiento y Evaluación Independiente. Tabla No. 3 Estado de a Administración del Riesgo según Riesgos en el Plan de Manejo PERIODO RIESGOS EN PLAN DE MANEJO Fuente: Informes Ejecutivos Riesgos PLAN DE MANEJO DE RIESGOS INICIAL 2008 II SEM 2009 I SEM 2009 II SEM La variación del I Semestre de 2009 con respecto al 2008 obedece a la reformulación de 2 riesgos de los Procesos Gestión de Recursos Financieros y 1 de Gestión de Bienes Transferidos y la eliminación de 3 riesgos del plan de manejo de riesgos, de los procesos Asistencia Jurídica y Gestión Servicios de Salud. La variación del II semestre de 2009 con respecto a la del I semestre del mismo año se explica por la redefinición de dos riesgos correspondientes a los procesos Gestión de Servicios Administrativos y Gestión de Cobro.

13 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 13 DE 18 Tabla No. 4 Estado de la Administración del Riesgo según Nivel del Exposición PLAN DE MANEJO DE RIESGOS AÑOS INICIAL 2008 II SEM 2009 I SEM 2009 II SEM NIVEL DE ,53 17 EXPOSICION Fuente: Informes Ejecutivos Riesgos En la tabla anterior se muestra las variaciones que ha tenido el nivel institucional de exposición al riesgo; cuando se inició la implementación del Plan de Manejo de Riesgos, el nivel institucional de exposición al riesgo era de 20, significando esto, que nos encontrábamos en una Zona de Riesgo Moderado y dentro de un Rango de Calificación de los Indicadores del SIG como Aceptable, esta misma situación se mantuvo al finalizar el II Semestre/08. Durante al año 2009 se observa una disminución en el número de riesgos en plan de manejo; lo que conlleva a una reducción en el nivel de exposición al riesgo a 18 y 17, sin embargo; no hay variación en la Zona de Riesgo ni en el Rango de Calificación Aceptable. El Nivel de Oportunidad en la Implementación de Acciones Preventivas durante el Segundo Semestre de 2009 fue de 77,92%; de las 77 acciones vencidas al 31 de Diciembre de 2009, se adelantaron oportunamente 60. Este resultado nos ubica dentro de un Rango de Calificación de los indicadores del SIG como Aceptable. Tabla No. 5 El Nivel de Oportunidad en la Implementación de Acciones Preventivas No. de Acciones Preventivas implementadas oportunamente \ No. de Acciones Preventivas vencidas Resultado 60,00 77,00 77,92% Fuente: Informes Ejecutivos Riesgos El Nivel de cumplimiento del Plan de Manejo de Riesgos fue del 84.20%, equivalente al avance en la ejecución de 82 acciones preventivas programadas para el periodo (vencidas o que iniciaron en el segundo semestre y presentan avance parcial). Este resultado ubica al indicador dentro de un Rango de Calificación Satisfactorio. Tabla No. 6 El Nivel de cumplimiento del Plan de Manejo de Riesgos ( de los porcentajes de avance en la ejecución de Acciones Preventivas) \ No. de Resultado Acciones Preventivas programadas para el periodo 6904,64% 82,00 84,20% Fuente: Informes Ejecutivos Riesgos

14 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 14 DE CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO No se presentan insumos para esta Revisión teniendo en cuenta que aún no se ha definido la metodología para el control de producto (servicio) no conforme, la propuesta se está elaborando para ser presentada ante el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad para su respectiva aprobación. 7. CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN Teniendo en cuenta posibles cambios de orden jurídico, social, económico, político o administrativo que pueda afectar la integridad del SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD, se identifican los siguientes: Nuevos compromisos asumidos por la entidad como resultados de la supresión de otras entidades que prestan servicios análogos al Fondo. La adopción del Sistema Integrado de información Financiera (SIIF), genera cambios en procedimientos y documentos del Proceso Gestión Recursos Financieros y en los procesos que tienen trazabilidad con éste. Implementación, configuración, parametrización y puesta en marcha del Sistema de Gestión Documental ORFEO. 8. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA Como parte del análisis del desempeño de los procesos, se realizaron algunas recomendaciones de mejora en relación con el Sistema Integral de Gestión SIG, las cuales se presentan a continuación: Tabla No 7 Recomendaciones para la Mejora No PROCESO RECOMENDACIÓN 1 2 Gestión Servicios Administrativos Gestión Bienes transferidos - Revisar los elementos que se deben dar de baja, por inservibles o por obsoletos y elaborar el acta de baja de los mismos y proceder a realizar acta de baja o su comercialización. Cronograma para realizar oportunamente la actualización correspondiente a la documentación del proceso. (procedimientos). - Con el fin de dar cumplimiento a la actividad relacionada con la actualización de la documentación Procedimientos del proceso se realizar un cronograma ajustado a las cargas laborarles de cada funcionario responsable para culminar - Se solicitará a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas el cambio de la formula para el indicador de bienes muebles trasferidos, ya que dicho indicador presenta un resultado insatisfactorio a pesar de que la Coordinación de Bienes, Compras y Servicios Administrativos ha realizado todas las gestiones tenientes a la comercialización de estos bienes muebles y su resultado final que es el proceso de contratación depende de la oficina Asesora Jurídica, situación que ingiere en la

15 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 15 DE Gestión Compras Contratación y Seguimiento y Evaluación Independiente Asistencia Jurídica Gestión Servicios Salud de Gestión Talento Humano Gestión Documental obtención de resultados negativos para el Proceso de Bines Trasferidos - Con el fin de dar cumplimiento a la actividad relacionada con la actualización de la documentación procedimientos del proceso, se reprogramarán las fechas con el fin de que la misma sea culminada en el I semestre de Reportar quincenalmente la actualización del Normograma de acuerdo con el Procedimiento APGDOSGEPT03. - Continuar con la actualización de los procedimientos - Revisar y reformular el Formato PEMYMGCIFO14 - SEGUIMIENTO Y MONITOREO, de tal forma que permita consolidar toda la información requerida para el reporte del Seguimiento (Auto evaluación por cada proceso), Monitoreo (Verificación por Seguimiento y Evaluación Independiente) y reporte de los indicadores del proceso e institucionales - Culminar la meta planteada en el Plan de manejo de riesgo en lo que respecta a la presentación de la manera oportuna ante la Secretaria General de la Entidad del informe concerniente al estado de los procesos disciplinarios. - Realizar seguimiento y generar la culminación de los hallazgos que se encuentran indicados e individualizados ene. Formato Plan de mejoramiento Institucional en lo que respecta a los hallazgos sin iniciar y aquellos que se encuentran en trámite. - Que al definir las actividades de los Planes de Mejoramiento, se incluyan los hallazgos que correspondan a las funciones del proceso auditado y las actividades de mejora puedan ser desarrolladas por los funcionarios del proceso y no dependan de procesos diferentes. - Asesorar la formulación de los planes de Mejoramiento Individual conforme a los resultados de la Evaluación del desempeño, auditorias y resultados de la medición de competencias Redefinir los riesgos del proceso y recomendar a los funcionarios del proceso de Direccionamiento Estratégico la redefinición de los riesgos de los demás procesos, a que haya lugar y la actualización de la Guía para la Administración del Riesgo. - Oficiar a los responsables de los procesos pendientes de realizar la transferencia al archivo de central, consultando las causas de su incumplimiento y solicitando nuevamente la realización de la labor. - El Dr. Julio Cárdenas presentará propuesta analizada en su contexto, donde se determine el medio para la conservación de los documentos que deben ser dados de baja.

16 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 16 DE Gestión Recursos Financieros Gestión Cobro: 11 Atención al Usuario Direccionamiento Estratégico Medición Mejora Fuente: Todos los procesos FPS y - Contemplar en el Plan de acción 2010 la acción de conciliar los registros con los procesos que surten información a la contabilidad, para aquellas cuentas que ameritan ser conciliadas, ajustados al formato establecido. - Replantear la actividad en el Plan de Acción de 2010 de analizar las cuentas contables por cada responsable para ser presentada al subdirector financiero y dejarla como Generar y presentar trimestralmente informe de los Estados Financieros a la subdirección Financiera con el propósito de evaluar la situación financiera de la entidad y tomarse las decisiones pertinentes. - Adelantar las acciones pertinentes necesarias para lograr la conciliación de los reintegros con la Dirección del Tesoro Nacional. - Las oportunidades de mejora se vislumbran en reformular o plantear las acciones que realmente correspondan a la Gestión de Cobro, habida cuenta de la trasversalidad de los procesos y propender por la mejora continua, dadas las condiciones de cambio actuales referidas a nuevas actividades a cargo de la entidad que inciden en el proceso de Gestión de Cobro. - Se requiere la obtención de recurso humano competente para gestionar y actualizar en el nuevo software el cúmulo de documentos que genera periódicamente la actividad de cobro y también el pago de las cuotas partes. - Se requiere la obtención del recurso económico para cumplir con las obligaciones a cargo de la entidad en el pago de las cuotas partes - Se hace necesario replantear las actividades con el personal a cargo, para atender con oportunidad y efectividad los requerimientos internos y externos. - Retomar las capacitaciones pendientes de ejecución para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el SIG y minimizar los riesgos. - Aplicar por parte del personal a cargo los procedimientos actualizados. - Se iniciaron avances para la contratación de una herramienta que contribuya a una mejor información al usuario en tiempos reales y que permita generar estadísticas que se requieren para este proceso. - Capacitación en la administración de Riesgos. - Revisar y actualizar el procedimiento Administración de Acciones Preventivas a través del Plan de Manejo de Riesgos y la Guía para la Administración de la Política del Riesgo.

17 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 17 DE ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN Revisados los siete (7) compromisos de la segunda Revisión Gerencial del Sistema Integral de Gestión, bajo los lineamientos de la Norma NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005, se observó que se encuentran en Proceso 3 acciones, 1 Terminada y 3 Sin iniciar; tal y como se muestra a continuación: Tabla No. 8 Acciones De Seguimiento De Revisiones Previas No PROCESO ACCION DE MEJORA ESTADO Atención al Rediseñar el informe de Quejas y Sin Iniciar: Usuario. Reclamos en el sentido de ponderar el No de Quejas y Reclamos de acuerdo al número de usuarios por región. Este informe no se puede ajustar según la recomendación realizada en revisión por la dirección, toda vez que al 1 comparar el número de quejas frente al número de usuarios por región, su resultado es muy bajo y no suministraría información relevante. 2 Atención Usuario. al Diseñar una encuesta de satisfacción del servicio, para ser aplicado por un tercero a los usuarios del fondo Pasivo Social que obtengan un servicio de la entidad. Sin Iniciar: Como resultado de la evaluación del Plan de Desarrollo Administrativo correspondiente al I trimestre, la oficina de Planeación y Sistemas envío memorando OPS 078 del 04 de mayo, recordando el compromiso adquirido. 3 4 Bienes Trasferidos Direccionamiento Estratégico El proceso Gestión de Bienes Trasferidos presentará para evaluación de los intervinieron en el proceso un plan de comercialización de Bienes Muebles e Inmuebles. Realizar la reformulación de los indicadores de los procesos que lo requieran, elaborar las hojas de vida respectivas, ajustar la Guía de la Política de Administración de Terminado Se realizó el Plan de comercialización de Bienes Muebles e Inmuebles. En Proceso: * Se realizo la reformulación de los indicadores según solicitud de los procesos. * Se ajustó la Guía de la

18 SISTEMA INTEGRAL DE VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 PAGINA 18 DE 18 5 Medición Mejora y Indicadores y la Guía para la formulación y/o ajustes del Pan de Acción. Definir el procedimiento para la administración del Servicio no Conforme y presentarlo para aprobación del Comité de Control Interno y Calidad. Política de Administración de Indicadores, según acto administrativo: Resolución 2831 del 07 de Octubre de 2009 *Se está trabajando en el ajuste de la Guía de Plan de Acción. En Proceso: Se está trabajando en la metodología para administración del Producto no conforme, posteriormente se llevará a Comité para su aprobación. 6 Todos procesos los Replantear las acciones correctivas que se consideren necesarias y realizar el ingreso de los nuevos hallazgos identificados, conforme a los resultados de las diferentes auditorias internas. Sin Iniciar: Los procesos no han comunicado a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas los nuevos hallazgos producto de las diferentes auditorias internas. 7 Medición Mejora Fuente: Acta de Revisión por la Dirección 2009 y Cada responsable de proceso de acuerdo a la valoración y calificación de sus riesgos debe evaluarlos para establecer su tratamiento pertinente, siguiendo los lineamientos de la Política de Administración del Riesgo y la metodología establecida por la Oficina de Planeación y Sistemas con lo referente a la elaboración de los Planes de Contingencia, la cual menciona que se deben desarrollar para los riesgos que se encuentran dentro de un rango de calificación =>60, lo cual quiere decir que la probabilidad es alta y el impacto es catastrófico. En proceso Se encuentra en ajustes la Guía para la elaboración de planes de Contingencia para el FPS" y el formato " Elaboración de planes de contingencia" de acuerdo a las observaciones realizadas por los diferentes procesos (transversalidad).