INFORME EJECUTIVO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN CALIDAD (MECI-CALIDAD) II SEMESTRE 2012

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1 SISTEMA INTEGRAL DE INFORME EJECUTIVO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN CALIDAD (MECI-CALIDAD) II SEMESTRE 2012 FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA BOGOTÁ D.C., Abril 2013 Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

2 SISTEMA INTEGRAL DE TABLA DE CONTENIDO 1 RESULTADOS DE AUDITORÍAS RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD NECESIDADES DE RECURSOS OPORTUNIDADES DE MEJORA O CASOS DE ÉXITO RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

3 SISTEMA INTEGRAL DE El presente informe ejecutivo contiene los diferentes elementos del Sistema Integral Gestión que requieren ser revisados a nivel gerencial para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 5.6. de la norma y NTCGP 1000:2009. Esta Revisión por la Dirección, busca ante todo darle una mirada muy global y gerencial al resultado de la auditoria del SIG, evaluar el desempeño del sistema y tomar decisiones en los aspectos que hay que mejorar, en cumplimiento del procedimiento Revisión por la Dirección ESDESDIGPT02. Los ítems que hacen parte de este informe son los requeridos de acuerdo al requisito Información de entrada para la Revisión por la Dirección de la NTCGP 1000:2009 y del capítulo 3 Subsistema de Control de Evaluación del MECI 1000:2005. Es importante destacar que el sistema está bien estructurado, los procesos bien identificados y de resaltar el compromiso y esfuerzo que está haciendo la Entidad para el fortalecimiento y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión; igualmente se ha evidenciado la disposición y participación por todos los funcionarios en la aplicación de los documentos de los procesos. 1 RESULTADOS DE AUDITORÍAS En este ítem se presenta el análisis y resultados consolidados relacionados con las Auditorías Internas del Sistema Integral de Gestión. Evaluación Independiente, Médicas y Educación Especial correspondientes al segundo semestre del año 2012, cuyo objetivo es evaluar y verificar el cumplimiento de las acciones implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos, reportados en las auditorias de seguimiento y evaluación independiente y trazadas en los quince procesos del FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES a fin de asegurar la mejora continua. Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

4 SISTEMA INTEGRAL DE 1.1 CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS PERIODO Tabla 1 Ejecución plan de auditorias No. AUDITORIAS PROGRAMADAS No. AUDITORIAS EJECUTADAS CUMPLIMIENTO II SEMESTRE ,00% INFORMES EXTERNOS E INTERNOS Fuente: Plan Operativo SEI Durante el II semestre de se realizaron 44 auditorías de las 44 programadas. Las auditorias programadas y ejecutadas por procesos se relacionan en la siguiente tabla. Tabla 2 Auditorias por procesos. Fuente: SEI, Auditorias de Evaluación Independiente. PROCESO No. AUDITORIAS PROGRAM ADAS Y EJECUTADAS Proceso Gestion de Cobro 2 Proceso Gestión de Sevicios Administrativos 3 Gestion de Bienes Transferidos 2 Gestion de Compras y Contratación 2 Proceso Gestión de Talento Humano 5 Proceso Gestión Gestión Documental 2 Proceso de Asistencia Jurídica 4 Proceso Gestión TIC S 2 Proceso Gestión Prestaciones Economicas 2 Proceso Gestión Servicios de Salud 2 Proceso Gestión Atención al Usuario 2 Proceso Gestión Medición y Mejora 1 Proceso Gestión Recursos Financieros 8 Subdirección de Prestaciones Sociales 1 Proceso Direccionamiento Estrategico 4 Seguimiento y Evaluación Independiente 2 TOTAL 44 Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

5 SISTEMA INTEGRAL DE 1.2 RESULTADO AUDITORIAS INTERNAS DEL PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION INDEPENDIENTE. Tabla 3 Consolidado de hallazgos resultado de las auditorias II semestre de PROCESO NO CONFORM IDADES NO CONFORM IDADES POTENCIALES Proceso Gestion de Cobro 2 8 Proceso Gestión de Sevicios Administrativos 5 1 Gestion de Bienes Transferidos 1 Gestion de Compras y Contratación 4 3 Proceso Gestión Gestión Documental 2 1 Proceso de Asistencia Jurídica 5 2 Proceso Gestión TIC S 1 Proceso Gestión Atención al Usuario 2 Proceso Gestión Medición y Mejora 1 Proceso Gestión Recursos Financieros 14 4 Proceso Direccionamiento Estrategico 1 Seguimiento y Evaluación Independiente 2 TOTAL Fuente: SEI, auditorias de Evaluación independiente. La tabla No. 3, presenta un consolidado de los resultados de las auditorias de evaluación independiente practicadas al funcionamiento del Sistema de Control Interno en el FPS, acorde con el Programa Anual de Auditorias aprobado para la presente vigencia; arrojando los siguientes resultados en el segundo semestre de En total, se ha practicado auditorias de evaluación independiente a los quince (15) procesos que conforman el mapa de procesos del FPS, para una cobertura del ; sin embargo en la tabla No. 3 se presentan las No conformidades reales, No conformidades potenciales detectadas en las respectivas auditorias. Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

6 SISTEMA INTEGRAL DE En total se identificaron y comunicaron 59 Hallazgos; de los cuales Treinta y nueve (39) equivalentes al 66.10% corresponden a No conformidades reales y las Veinte (20) restantes que corresponden al 33.90% No conformidades Potenciales. 1.3 DISTRIBUCION DE HALLAZGOS POR PROCESO Gráfica 1 Distribución de Hallazgos pro proceso Fuente; GCI, Informes auditorias II semestre de Al proceso Gestión de Recursos Financieros corresponde el mayor número de hallazgos; así: catorce (14) No conformidades reales y cuatro (4) No conformidades potenciales, le siguen en su orden; Asistencia Jurídica con cinco (5) No conformidades reales y dos (2) No conformidad potencial, Gestión de Servicios Administrativos cinco (5) No conformidades reales y una (1) No conformidad potencial, el proceso de Compras y Contratación con cuatro (4) No conformidades reales y tres (3) No conformidad potencial, Gestión de Cobro con dos (2) No conformidades reales y ocho (8) No conformidad potencial, los procesos Gestión Documental, Atención al Usuario y Seguimiento Evaluación Independiente con dos (2) no conformidad real y los procesos de Medición y Mejora y Direccionamiento Estratégico con una (1) no conformidad. Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

7 SISTEMA INTEGRAL DE 1.4 PARTICIPACION DE LOS PROCESOS EN EL NÚMERO DE HALLAZGOS Gráfica 2 No conformidades reales. El proceso de Gestión de Recursos Financieros presenta la mayor participación en el numero de No conformidades reales con el 36%, seguido de Servicios Administrativos y Asistencia Jurídica con el 13%, Gestión de Compras y Contratación con el 10%, Atención al Usuario, Gestión Documental, Gestión de Cobro y Seguimiento y Evaluación Independiente con el 5%, Bienes Transferidos, Medición y Mejora con el 3% y Direccionamiento Estratégico con el 2%.

8 SISTEMA INTEGRAL DE Gráfica 3 No conformidades potenciales Fuente; GCI, Informes auditorias II semestre de El proceso Gestión de Cobro presenta la mayor participación en el numero de No conformidades Potenciales con el 40%, seguido de Recursos Financieros con el 20%, compras y contratación con el 15%, Asistencia Jurídica con el 10% y los procesos Servicios Administrativos, Gestión Documental y Gestión de TIC S con un 5%. 1.5 AUDITORIAS AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD Para el segundo semestre de 2012, NO se cumplió con la programación según programa anual de auditorías aprobado por el comité de control interno y calidad de 30 auditorías para el II semestre de 2012 al sistema SIG (MECI 1000: 2005 NTCGP 1000: 2009); en el segundo semestre de 2012 se realizó la capacitación de los 19 auditores de calidad los cuales fueron certificados por SGS Colombia S.A.

9 SISTEMA INTEGRAL DE 1.6 AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO PLANES INSTITUCIONALES SEGUIM IENTO A PLANES AUDITORIA DE SEGUIMIENTO PLAN DE FORTALECIMIENTO SIG AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL P.D.A. AUDITORIA SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (CGR, CALIDAD Y CONTROL INTERNO) AUDITORIA SEGUIMIENTO PLAN DE MANEJO DE RIESGOS AUDITORIA SEGUIMIENTO MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES POR PROCESOS Y ESTRATEGICOS MEDIR LA GESTION DE LOS PROCESOS A TRAVES DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCION DEL PRIMER SEMESTRE. TOTAL REALIZADOS PRESENTACION DE INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS Tabla 4 Informes presentados. INFORM ES A ENTES EXTERNOS INFORME PLAN FORTALECIMIENTO SIG - PRESIDENCIA REPORTE EN LINEA DAFP - SUIP INFORME P.D.A. MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION REPORTE SIRECI - CGR INFORME DE AUSTERIDAD EN EL GASTO - MINISTERIO INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY INFORME DE DESEMPEÑO I SEMESTRE 2012 INFORME EJECUTIVO DE RIESGO INFORME DE EFICACIA DE AC Y AP INFORME CONSOLIDADO DE AUDITORIAS DEL FPS TOTAL INFORM ES PRESENTADOS No. INFORM ES PRESENTADOS

10 SISTEMA INTEGRAL DE 1.8 DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE LA EJECUCION DE LAS AUDITORIAS. Demora injustificada en algunos casos para el suministro de la información para el desarrollo de las auditorias. Demora injustificada en la documentación de las acciones correctivas y preventivas de los hallazgos detectados por la oficina de control interno. La implementación de las acciones de mejora se hacen de forma inoportuna o no se actualizan los planes de mejoramiento como resultado de las auditorías posteriores; situación que dificulta el seguimiento, afecta el mejoramiento continuo y el mantenimiento eficiente, efectivo y eficaz del Sistema de Control Interno de la Entidad. 1.9 RESULTADOS AUDITORIAS EDUCACION ESPECIAL II SEMESTRE DE Se programaron 10 auditorías para los meses de Noviembre y Diciembre a las instituciones en las ciudades de Cartagena, Barranquilla, Santa Marta y Bogotá, con el fin de constatar que los servicios prestados fueran los contratados y se cumplieran con calidad, eficiencia, efectividad y oportunidad a la población con discapacidad y concretar con los prestadores de los servicios médicos los parámetros de evaluación y el procedimiento para la realización de las evaluaciones para los beneficiarios del programa de educación especial para verificar su continuidad, ingreso o retiro para el año Las actividades desarrolladas en la auditoria fueron las siguientes: VERIFICACIÓN REQUISITOS ESENCIALES: Según formato de calidad No. MIGPEGPEF001 establecido. REUNIÓN PADRES DE FAMILIA: Participación verbal con el fin de manifestar la satisfacción, inquietudes o sugerencias de los servicios recibidos nivel integral, evaluación a los padres de familia para medir el nivel de satisfacción del servicio prestado por los colegios de educación especial (Aplicación formato de encuesta No. MIGPEGPEFO02). VERIFICACIÓN PLAN DE TRATAMIENTO INICIAL EVOLUCION Y SEGUIMIENTO A CADA ESTUDIANTE: Reunión realizada por el grupo interdisciplinario de los colegios para la prestación de los servicios dentro de las cuales se encuentran las especialidades de Educación especial, fonoaudiología, Psicología y Terapia Ocupacional con el fin de verificar el proceso educativo de cada uno de los niños y jóvenes inscritos en el programa. Igualmente los servicios prestados al joven que se encuentra institucionalizado de acuerdo a lo contemplado en la tutela. REUNIÓN CON LOS CONTRATISTAS DE LOS SERVICIOS MÉDICOS CON LA PARTICIPACIÓN DE LOS PRESTADORES DEL SERVICIO DE EDUCACIÓN: Para establecer fecha de entrega de informes finales a las clínicas por parte de las instituciones que prestan el servicio integral de educación especial y rehabilitación y acordar los parámetros de evaluación para el ingreso de los beneficiarios para el ingreso para el año Teniendo en cuenta lo anterior, se procedió a verificar los requisitos esenciales de los institutos de acuerdo con el formato No. MIGPEGPEF001 de verificación anexo diseñado para tal fin.

11 SISTEMA INTEGRAL DE Se llevó a cabo una reunión con los padres de familia en la cual fueran expuestas sus sugerencias, recomendaciones, y calificación del servicio recibido al igual que la percepción que tienen de los jóvenes respecto a los avances y logros obtenidos actualmente, información sobre evaluaciones para ingreso del próximo año y planteamiento de la posibilidad de cambio de centros educativos de sus hijos. Los padres de familia de los diferentes colegios manifestaron inconformidad en el caso del cambio de colegio por los avances pedagógicos y terapéuticos que han tenido hasta el momento; y están satisfechos con los servicios recibidos por parte de las instituciones, estos expresan que al cambiarlos los estudiantes pueden presentar retroceso en los procesos pedagógicos y terapéuticos. Como también manifestaron que debido a la ubicación geográfica de sus residencias y de las Instituciones estas son de fácil accesos para ellos. Se aplicó un cuestionario de encuesta de participación familiar y satisfacción del usuario para evaluar el nivel de calidad de los servicios prestados, los resultados obtenidos se encuentran en el informe. En la reunión con el equipo interdisciplinario conformado por terapeutas y educadores especiales se evaluó y realizo seguimiento y evolución a cada uno de los beneficiarios del programa en cuanto a: Cumplimiento parcial o total del tratamiento inicial, Dificultades encontradas a nivel pedagógico, terapéutico y familiar, Resultados encontrados (avances, logros pedagógicos, terapéuticos), Recomendaciones o sugerencias (pedagógicas, terapéuticas), Logros, Compromiso y Participación familiar. En las actas suscritas uno de los compromisos adquiridos por parte de los institutos fue la elaboración y posterior envió de un informe final de cada uno de los beneficiarios del programa Bienestar Puertos-- Fondo Pasivo Social de Ferrocarriles. de educación especial al programa En reunión con los contratistas de los servicios médicos con la participación de los prestadores de los servicio de educación especial, se hizo la socialización de los parámetros de evaluación y se entregaron a los representantes de las clínicas para que sean tenidos en cuenta por parte del equipo interdisciplinario para las valoraciones de los jóvenes que deben ingresar, continuar o ser retirados del programa de educación especial. Teniendo en cuenta la inconformidad manifestada por los padres ante la posibilidad de cambio de colegio en el caso de los beneficiarios que están vinculados actualmente al programa de educación especial es importante que el grupo interdisciplinario de la clínica conceptualice la continuidad de estos en los colegios que actualmente están recibiendo el programa integral en educación y rehabilitación de acuerdo a la evolución. Por otra parte se acordó que los prestadores del servicio de educación especial enviarían un informe final de cada uno de los estudiantes a los prestadores de los servicios de salud con el fin que antes de la evaluación tengan un informe de cada beneficiario en el cual se encuentren detallados los siguientes conceptos: Cumplimiento parcial o total de los objetivos: Resultados encontrados (avances, logros pedagógicos/ terapéuticos): áreas cognitiva, motriz, afectiva, comunicativa. Dificultades encontradas a nivel pedagógico, terapéutico o familiar: Recomendaciones y/o sugerencias sobre la continuidad o vinculación a colegio regular o retiro del programa

12 SISTEMA INTEGRAL DE (pedagógico, terapéutico): Logros/ compromiso y participación antes de la realización de las valoraciones por parte de las clínicas y así mismo se comprometieron a informar a los padres la fecha y hora programada para cada uno de los beneficiarios para un estricto cumplimiento en las citas de valoración. Como evidencia de lo anteriormente mencionado se encuentra la siguiente documentación: Copias de formato de cronograma de auditorías, actas de auditoría suscritas, formato de verificación de requisitos firmado por las partes, formato de encuesta y análisis de la misma y Cd con fotografías de los colegios contratados que prestan el servicios a población con discapacidad, en la reunión a padres y con el equipo interdisciplinario se realizó un resumen final de evolución de cada estudiante. Así mismo se observó el manejo y la participación de los estudiantes en el aula de clases, en los consultorios de terapias y en actividades que se estaban realizando en el momento de la visita. De igual manera cabe la pena aclarar que en los expedientes de cada beneficiario se encuentran anexos los informes del plan de tratamiento integral inicial de Educación Especial y a nivel Terapéutico: de acuerdo a las necesidades en el cual se concreten los objetivos al igual que los informes de evolución trimestrales enviados por los institutos y los cuales a su vez contienen los siguientes conceptos: Evolución de tratamiento integral inicial a nivel de Educación Especial: Objetivos, Plan de trabajo, Talleres: Objetivos, Plan de trabajo a nivel Terapéutico: Objetivos, Plan de trabajo a nivel familiar: Objetivos, Plan de trabajo y observaciones de cada proceso teniendo en cuenta las modificaciones o continuidad del plan de tratamiento inicial. Así mismo un informe final de cada alumno en el cual se encuentran detallados los siguientes conceptos: Cumplimiento parcial o total de los objetivos: Resultados encontrados (avances, logros pedagógicos/ terapéuticos): áreas cognitiva, motriz, afectiva, comunicativa. Dificultades encontradas a nivel pedagógico, terapéutico o familiar: Recomendaciones y/o sugerencias sobre la continuidad o vinculación a colegio regular o retiro del programa (pedagógico, terapéutico) Logros/ compromiso.

13 SISTEMA INTEGRAL DE 1.10 RESULTADO AUDITORÍAS MÉDICAS II SEMESTRE DE VISITAS DE AUDITORIA REALIZADAS VISITAS DE AUDITORIA REALIZADAS VISITAS DE AUDITORIA PROGRAMADAS PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO ,28 Tabla 5 Auditorias Médicas. RESULTADO EVALUACION INDICADORES TRIMESTRE No. MUNICIPIOS AUDITADOS No. INDICADORES EVALUADOS RESULTADO EVALUACION No. INDICADORES CALIFICACION ADECUADA No. INDICADORES CALIFICACION INADECUADA % INDICADORES CALIFICACION INADECUADA III ,15 IV ,18 DATOS INDICADORES NO CUMPLIERON BARRANQUILLA 1 BUENAVENTURA 17 ARMENIA 19 CALI 19 CARTAGO 10 DAGUA 3 BUGA 19 III TRIMESTRE MANIZALES 19 PALMIRA 19 PASTO 21 PEREIRA 15 POPAYAN 20 TULUA 19 YUMBO 8 ZARZAL 21 MEDELLIN 1 BELLO 1 IV TRIMESTRE BUENAVENTURA 20 TUMACO 2 CALI 23

14 SISTEMA INTEGRAL DE 2 RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO En este ítem se presenta información relacionada con la percepción y retroalimentación del Usuario, para lo cual se adjunta el Anexo 1. Informe de Percepción de Usuarios elaborado por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Usuario y Gestión Documental, en el cual se consideran los siguientes aspectos: A. Informe consolidado de quejas y reclamos recepcionadas y tramitadas en la Entidad, durante el segundo semestre del año 2012, presentando estadísticas de quejas y reclamos recepcionadas, resueltas y en trámite, así como los servicios con mayor número de quejas y reclamos recibidas por las Divisiones. B. Informe de Satisfacción al Usuario, que incluye el consolidado de encuestas de satisfacción al usuario correspondiente al segundo semestre del año Considerando el informe descrito en el anexo 1, sobre los puntos A y B se establecen las siguientes consideraciones: Durante el periodo informado, la Entidad recepcionó un total de Dos mil seiscientas quince (2615), de las cuales fueron resueltas dentro del mismo semestre dos mil doscientas quince (2215) y cuatrocientas (400) que quedaron sin resolver. Durante el periodo la división que predominó con más quejas fue la división pacifico el 64%. La principal causa de reclamos fue inconsistencias en la peritación por parte de las IPS asociadas. 3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS 3.1 Cumplimiento de los Objetivos de Calidad En este ítem se presentan los resultados del desempeño del Sistema Integral de Gestión MECI - Calidad, con base en el resultado de los indicadores estratégicos correspondiente al segundo semestre de la vigencia En la siguiente gráfica se describe el porcentaje de cumplimiento de cada uno de los seis (6) objetivos de calidad definidos para la entidad y una breve descripción del resultado de los mismos.

15 SISTEMA INTEGRAL DE Tabla 6 Cumplimiento Objetivos de Calidad. OBJETIVO DE CALIDAD INDICADOR ASOCIADO RESULTADO RANGO CAL % OBSERVACIONES 1. Garantizar y optimizar la prestación del servicio de salud a todos los usuarios a través de la efectiva administración de los mismos. Cumplimiento proceso de compensación Cumplimiento programa de auditorías medicas La tendencia del indicador es estable con respecto al resultado registrado en los últimos periodos evaluados. Se mantiene en un de cumplimiento y un rango de calificación satisfactorio. Durante el periodo se programaron y se presentaron 17 procesos de compensación y se realizaron 1121 auditorías médicas. 2. Garantizar de forma oportuna el reconocimiento y pago de prestaciones económicas de acuerdo al marco legal Eficiencia en el trámite de prestaciones económicas Ferrocarriles Aplicación de novedades de nómina Ferrocarriles Oportunidad en la atención de trámites Revisión Sistema Integral Gestión del de Indice de satisfacción del usuario post trámite 96% 40% 55% 82% Durante el segundo semestre de la vigencia 2012, la calificación de este objetivo de calidad mostró una variación positiva pasando del 68% durante el primer semestre de 2012, al 84% en el segundo semestre de Indicadores como índice de satisfacción del usuario post-tramite y liquidación de contratos aumentaron su porcentaje de cumplimiento. Las solicitudes de mejoramiento de Ambientes de trabajo aumento significativamente al (); Liquidación de contratos (53%); Porcentaje de cartera vencida (95%); Gestión de cobro persuasivo bajo (47%) a 24%. El porcentaje de cumplimiento del plan de mejoramiento aumento de (56%) a 63%; Nivel de cumplimiento del plan de manejo de riesgos bajo de (65%) a 53% y la Eficacia de las acciones correctivas obtuvo un porcentaje del 66%

16 SISTEMA INTEGRAL DE Índice de satisfacción atención presencial Oportunidad en la atención de quejas y reclamos 95% Atención de solicitudes de Mejoramiento de ambiente de trabajo. Liquidación de contratos 53% 3. Ser modelo de gestión pública en el sector social. Cumplimiento plan de capacitación Planeación, ejecución y evaluación del Plan de Bienestar Social Planeación, ejecución y evaluación del plan de Salud Ocupacional 78% Las solicitudes de mejoramiento de ambientes de trabajo aumento significativamente al (); Liquidación de contratos (53%); Porcentaje de cartera vencida (95%); Gestión de cobro persuasivo bajo (47%) a 24%. El porcentaje de cumplimiento del plan de mejoramiento aumento de (56%) a 63%; Nivel de cumplimiento del plan de manejo de riesgos bajo de (65%) a 53% y la Eficacia de las acciones correctivas obtuvo un porcentaje del 66%. En general todos los indicadores registraron variaciones pero se puede evidenciar que fueron mayores las variaciones positivas, por lo tanto el nivel de cumplimiento para este objetivo de calidad aumento significativamente. Porcentaje de cartera vencida 95%

17 SISTEMA INTEGRAL DE Gestión de cobro persuasivo 24% Seguimiento acciones judiciales Eficacia de las acciones correctivas 66% Eficacia de las acciones preventivas 68% Porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento 63% Nivel de cumplimiento del plan de manejo de riesgos 53% Desempeño del Sistema Integral de Gestión. 85% 4. Mantener un sistema de información en línea confiable para todos los usuarios del FPS. Que permita una retroalimentación constante con nuestros Seguimiento a la administración de archivos de gestión Porcentaje archivo digitalizado 0% 68% Este objetivo alcanzó una calificación del 68%, mostrando una tendencia constante al pasar del 66% en el primer semestre de 2012, al 68% en el primer semestre de 2012.

18 SISTEMA INTEGRAL DE usuarios. Oportunidad en la transferencia primaria de documentos 70% Suministro de soporte técnico 5. Fortalecimiento a la adecuada administración de los bienes de la Entidad y la óptima gestión de los recursos. Mantenimiento preventivo Protección de bienes muebles Durante el segundo semestre de la vigencia 2012, este objetivo alcanzó un porcentaje de cumplimiento del, registrando un aumento en su porcentaje de cumplimiento, con respecto al primer semestre de 2012, pasando del 61% al. Este resultado se explica por el gran número de bienes que se aseguraron durante el semestre, y por el cumplimiento del del plan de mantenimiento preventivo. Modificaciones al plan de compras Gestión de cotizaciones

19 SISTEMA INTEGRAL DE 6. Fortalecer los mecanismos de comunicación organizacional e informativa para proyectar los resultados de la gestión de la entidad Transparencia en la contratación El cumplimiento de este objetivo se situó en un manteniéndose con respecto al registrado durante el primer semestre de Fuente: Matriz agregada de indicadores estratégicos Segundo semestre de 2012 A continuación se presenta la representación gráfica del cumplimiento de los objetivos de calidad o estratégicos del Sistema Integral de Gestión (MECI CALIDAD): Gráfica 4 Cumplimiento Objetivos de Calidad Fuente: Matriz agregada de indicadores estratégicos OPS segundo semestre de 2012

20 SISTEMA INTEGRAL DE CONCLUSIONES 1. Promediando los 31 indicadores estratégicos reportados para el periodo evaluado, se obtuvo un desempeño del Sistema Integral de Gestión (MECI CALIDAD), del 87.6%. Comparando este resultado con el obtenido durante el primer semestre de 2012 (69%), se observa que el sistema viene registrando un comportamiento ascendente, mejorando su desempeño durante el último semestre. Lo anterior demuestra que las acciones de mejora ejecutadas durante el último semestre han sido en su mayoría eficaces, que algunos responsables de proceso han asumido su compromiso con la implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad. 2. Un aspecto importante para destacar es que los indicadores asociados a los procesos misionales continúan registrando una calificación satisfactoria, como son el cumplimiento del proceso de compensación con el del cumplimiento y Eficiencia en el trámite de prestaciones económicas al, ayudando a que los objetivos de calidad de la entidad se cumplan Resultado Medición De Los Indicadores Por Proceso Los indicadores por proceso evalúan el grado de cumplimiento del objetivo del proceso y su capacidad para alcanzar los resultados de gestión planificados para el periodo. A continuación se presenta un análisis de los resultados obtenidos por cada uno de los 15 procesos, durante el segundo semestre de la vigencia Gráfica 5 Desempeño de los Procesos Fuente: Matriz agregada de indicadores por proceso segundo semestre de 2012

21 SISTEMA INTEGRAL DE Conclusiones: Durante el segundo semestre de 2012, el balance de la gestión, mostró una tendencia favorable para los siguientes procesos: Gestión de cobro, Atención al usuario, Seguimiento y evaluación independiente Gestión de TIC S, Compras y Contratación, Direccionamiento estratégico y Gestión de servicios de salud Compras y Contratación Gestión de Cobro, Gestión de TIC S y Gestión de servicios de salud. El caso más llamativo se evidencia en el proceso Gestión de Cobro, el cual paso del 0% en el primer semestre de 2012, al 68% durante el segundo semestre de El proceso que obtuvo el desempeño más bajo fue Gestión de Bienes Transferidos, con 0% de cumplimiento, que lo ubica en un rango de calificación insatisfactorio. Los procesos que registraron una tendencia favorable comparada con los resultados del primer semestre de 2012, fueron los siguientes: Gestión documental Gestión de servicios administrativos, Gestión de recursos financieros y Gestión de talento humano. Los procesos que reflejan una tendencia estable en su desempeño son Gestión de prestaciones económicas y Asistencia Jurídica, los cuales han registrado históricamente porcentajes de cumplimiento superiores al 95%. En cuanto a la confiabilidad de la información reportada por los responsables de proceso, se siguen presentando inconsistencias relacionadas con la veracidad de la información reportada. En algunos casos se observó que al momento de realizar la verificación los datos reportados no coinciden con los evidenciados. De otra parte se evidenció que los encargados de realizar el reporte no interpretan adecuadamente las variables del indicador y se registra información equivocada. Como aspecto positivo se ha mejorado la oportunidad en el reporte de los indicadores, de conformidad con los fechas establecidas por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Resultado de los Indicadores Operativos del Plan de Acción El Plan de Acción de la Entidad, para II semestre del 2012 mostró un cumplimiento del 86%, ubicándose dentro de un rango de calificación Aceptable ; correspondiente a la ejecución de 171 productos programados; el desempeño de la mayoría de los Procesos obtuvo una calificación entre 75 y 93%, en el rango de calificación Aceptable, como se muestra en la gráfica siguiente:

22 SISTEMA INTEGRAL DE Gráfica 6 Plan de Acción Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Sin embargo, se exceptúan los siguientes procesos: 1. Atención Al Usuario: obtuvo un porcentaje del 67%, para un rango de calificación mínimo, debido al incumplimiento de las siguientes actividades: Actualización y socialización de la Guía de Participación ciudadana; se espera que durante el primer trimestre de 2013 la guía sea actualizada y socializada. Nivel de Cumplimiento Insatisfactorio 0%. Presentar de manera oportuna los informes generados por el proceso: Esta actividad tuvo un nivel de cumplimiento de 0%, Insatisfactorio, por cuanto todos los informes programados se presentaron extemporáneos. 1) Gestión Bienes Transferidos: Obtuvo una calificación Mínima, (68%), debido al incumplimiento de los siguientes actividades: TRAMITAR EL PAGO DE FACTURAS DE LOS IMPUESTOS PREDIALES CORRESPONDIENTES A LA ENTIDAD: Respecto de ésta actividad, no se informó el número total de impuestos prediales por pagar, por lo cual no se tienen los criterios suficientes para determinar el denominador, Nivel de Cumplimiento Mínimo.

23 SISTEMA INTEGRAL DE TRAMITAR ANTE EL MINISTERIO DE TRANSPORTE LA TITULARIDAD PLENA DE LOS BIENES PENDIENTES DE TRANSFERIR AL FONDO: Se evidenció que en el segundo semestre de 2012 no se realizaron gestiones ante el Ministerio de Transporte para la transferencia de los bienes inmuebles pendientes a transferir por el Ministerio de Transporte Nivel de Cumplimiento Insatisfactorio. PRESENTAR DE MANERA OPORTUNA LOS INFORMES GENERADOS POR EL PROCESO: Se evidenció que los informes fueron presentados pero de manera extemporánea. Nivel de Cumplimiento Mínimo. 4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS La información presentada a continuación muestra el estado de las acciones correctivas y preventivas del Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD, con corte a Diciembre 31 de Para la administración de las acciones correctivas se cuenta con el plan de mejoramiento institucional, como herramienta de control, que consolida las no conformidades (reales) identificadas a los 15 procesos; Por su parte, el plan de manejo de riesgos consolida las acciones de tipo preventivo implementadas para subsanar las no conformidades potenciales identificadas al sistema. 4.1 Estado de las acciones correctivas Como resumen del seguimiento efectuado al plan de mejoramiento institucional con corte a Diciembre 31 de 2012, se presenta el siguiente cuadro resumen del estado de las acciones correctivas por proceso: PROCESO No conformidades identificadas Tabla 7 Estado de las acciones correctivas Acciones correctivas(metas Programadas) Abiertas Cerradas Cumplimiento del plan Direccionamiento E ,28% Atención al usuario % G Documental ,5% G TIC S % Medición y Mejora Gestión Bienes % Servicios Administrativos ,5%

24 SISTEMA INTEGRAL DE Compras y C ,72% G Talento Humano % Recursos Financieros ,16% Gestión de Cobro % G servicios Salud % Prestaciones Económicas % Asistencia Jurídica % Evaluación Independiente TOTAL ,94% Fuente: Plan de mejoramiento institucional - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas El plan de mejoramiento institucional es una herramienta de gestión que permite cuantificar el número de No conformidades reales identificados a los procesos de la entidad, producto de las auditorías internas de calidad, las auditorias de evaluación independiente, las auditorias integrales de la CGR y las auditorias de tercera parte (ente certificador). De acuerdo al estado del plan de mejoramiento institucional con corte a Diciembre 31 de 2012, se identificaron un total 144 No conformidades y 175 acciones correctivas. Los hallazgos identificados durante el periodo provienen de Auditorías de control interno. De las 144 acciones correctivas existentes en el plan de mejoramiento institucional, 96 se cerraron durante el periodo y 79 continúan en estado abierto. El cumplimiento del plan de mejoramiento para el periodo en evaluación se sitúo en 77.94%. Durante el segundo semestre de 2012, el cumplimiento del plan de mejoramiento registró un aumento en el cumplimiento con respecto al primer semestre de 2012, pasando del 62% al 77.94%. Así mismo, el número de hallazgos aumento en un 25%, pasando de 115 hallazgos a 144 en el segundo semestre de la vigencia Conforme a lo anterior se concluye que los procesos que con el mayor número de hallazgos, en su orden son: Recursos Financieros, Gestión documental, Gestión de servicios administrativos, Atención al usuario y Gestión de cobro.

25 SISTEMA INTEGRAL DE 4.2 Estado de las Acciones preventivas o Plan de Manejo de Riesgos A continuación se presenta el plan de manejo de riesgos del FPS para el segundo semestre de 2012 comparativo con el I semestre de 2012, como producto de la implementación de las acciones preventivas, el seguimiento o autoevaluación adelantada por cada proceso y la verificación o monitoreo por parte del proceso de Seguimiento y Evaluación Independiente. PROCESO Direccionamiento E Atención al usuario No de Riesgo en el Plan de Manejo Tabla Estado de las acciones preventivas Acciones Preventivas Abiertas Cerradas Cumplimiento del plan ,66% G Documental ,14% G TIC S % Medición y Mejora % Gestión Bienes % Servicios Administrativos N/A Compras y C % G Talento Humano ,66% Recursos Financieros ,5% Gestión de Cobro G servicios Salud % Prestaciones Económicas N/A Asistencia Jurídica ,33% Evaluación Independiente % TOTAL ,81%

26 SISTEMA INTEGRAL DE El plan de manejo de riesgos es una herramienta de gestión que permite cuantificar el número de No conformidades potenciales identificados a los procesos de la entidad, producto de las auditorías internas de calidad, las auditorias de evaluación independiente, las auditorias integrales de la CGR y las auditorias de tercera parte (ente certificador). De acuerdo al estado del plan de manejo de riesgos con corte a Diciembre 31 de 2012, se identificaron un total 46 No conformidades potenciales y 48 acciones preventivas. Los hallazgos identificados durante el periodo provienen de Auditorías de control interno. De las 48 acciones preventivas existentes en el plan de manejo de riesgos, 19 se cerraron durante el periodo y 29 continúan abiertas. El cumplimiento del plan de manejo de riesgos para el periodo en evaluación se sitúo en 69.81%. Durante el segundo semestre de 2012, el cumplimiento del plan de manejo de riesgos registró un aumento en el cumplimiento con respecto al primer semestre de 2012, pasando del 54% al 69.81%. Así mismo, el número de hallazgos aumento en un 200%, pasando de 15 hallazgos a 46 en el segundo semestre de la vigencia Conforme a lo anterior se concluye que los procesos que con el mayor número de hallazgos, en su orden son: Gestión de cobro, Atención al usuario, Asistencia jurídica y gestión documental. Estado del Plan de Manejo de Riesgo PERIODO RIESGO EN PLAN DE MANEJO PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 2012 I SEM 2012 II SEM Gráfica 7 Estado Plan de Manejo de Riesgos

27 SISTEMA INTEGRAL DE Producto del seguimiento realizado durante el segundo semestre del 2012 se evidencia un aumento en el número de riesgos teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Se identificaron 21 nuevos hallazgos; resultado de las auditorias de Seguimiento y Evaluación Independiente, adicional se documentaron 10 hallazgos correspondientes al periodo anterior. Tabla 9 Estado de la Administración del Riesgo según Nivel de Exposición PERIODO PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 2012 I SEM 2012 II SEM NIVEL DE EXPOSICIÓN 22 22

28 SISTEMA INTEGRAL DE Gráfica 8 Estado de la Administración del Riesgo según Nivel de Exposición Fuente: Informe Ejecutivo Riesgos 2012 En la gráfica anterior, se muestra la variación del nivel institucional de exposición al riesgo, el nivel institucional de exposición al riesgo en el primer semestre de 2012 se encontraba en 22 y se mantiene después del seguimiento del segundo semestre de 2012, encontrándonos en una zona de riesgo Moderada y dentro de un rango de calificación Aceptable se observa un aumento en número de riesgos de la entidad, pero los niveles de exposición de los riesgos se mantienen. Tabla 10 Nivel de Oportunidad en la Implementación de Acciones Preventivas No de acciones preventivas implementadas oportunamente / No de RESULTADO acciones preventivas vencidas. 9% 18 50%

29 SISTEMA INTEGRAL DE El nivel de Oportunidad en la Implementación de Acciones Preventivas durante el Segundo Semestre del 2012 fue del 50%; de las 18 acciones vencidas al 31 de diciembre de 2012, se adelanto oportunamente 9. Tabla 11 Nivel de cumplimiento del Plan de Manejo de Riesgos (Σ de los porcentajes de avance en la para el periodo ejecución de Acciones Preventivas) \ No. RESULTADO de Acciones Preventivas programadas para el periodo 628,29% 9 69,81% Fuente: Informe Ejecutivo Riesgos 2012 El nivel de cumplimiento del Plan de manejo de Riesgos fue del 69.81% equivalente al avance en la ejecución de 9 acciones preventivas programadas para el periodo (vencidas o que iniciaron en el segundo semestre y presentan avance parcial). 5. CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO En cumplimiento del procedimiento PEMYMOPSPT08 Control de servicio no conforme, a continuación se presentan los resultados de la identificación y control de los servicios no conformes identificados durante el segundo semestre de la vigencia PROCESO SERVICIO NO CONFORME TRATAMIENTO OCURRENCIA La Dirección registrada en el programa de correspondencia Orfeo no coincide con la indicada por el usuario Se realizó corrección de la dirección en el programa de correspondencia Orfeo. 40 GESTIÓN DOCUMENTAL No existen imágenes de la documentación en los radicados Los datos del municipio y/o departamento registrado en el programa Orfeo no coinciden con los informados por el usuario en la solicitud Se digitalizaron los documentos soportes del trámite en el programa de correspondencia Orfeo Se realizó corrección de los datos del municipio o departamento en el programa de correspondencia Orfeo. TOTAL DE SERVICIOS NO CONFORMES DEL FPS Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

30 SISTEMA INTEGRAL DE 6 CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN Teniendo en cuenta posibles cambios de orden jurídico, social, económico, político o administrativo que pueda afectar la integridad del SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD, se identifican los siguientes: La no capacitación oportuna en los temas relacionados con el Sistema Integral de Gestión a los funcionarios que ingresan a la Entidad. 7 POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD Durante el II semestre de 2012 se modificó la política de calidad de la entidad, la cual fue revisada por el Comité Operativo MECI- CALIDAD y posteriormente aprobada por el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad mediante acta No. 9 del 10 de diciembre de 2012 y adoptada al Sis tema mediante acto administrativo 5717 del 19 de diciembre de 2012 así : En concordancia con nuestra misión, orientada en los Códigos de Valores y Conducta Ética Buen Gobierno, con participación del personal competente; buscamos satisfacer las necesidades de nuestros clientes y usuarios, mediante el reconocimiento en términos de ley de las prestaciones económicas, legales y convencionales, brindando servicios integrales de salud y proporcionando una mejor calidad de vida. Lo que nos compromete con el mantenimiento y la mejora continua del Sistema Integral de Gestión, bajo parámetros de calidad, eficiencia, eficacia y efectividad. 8 NECESIDADES DE RECURSOS Se requieren recursos para realizar actividades encaminadas a estimular y fomentar la aplicación de los conceptos del Sistema de Gestión de la Calidad para cada uno de los funcionarios del FPS, capacitación en temas como Administración de Riesgos. 9. OPORTUNIDADES DE MEJORA O CASOS DE ÉXITO Con el manejo del aplicativo ORFEO, la Entidad cuenta con un programa de correspondencia que nos facilita la veracidad, el control y la agilidad de la información que se recepciona al igual de la que se envía a los entes de control. Se realizó la capacitación de Auditores de Calidad a un grupo de 19 funcionarios, los cuales fueron certificados por la firma SGS Certification; los cuales serán apoyo al sistema de Gestión de Calidad en la ejecución de los ciclos de auditorías de Calidad. Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

31 SISTEMA INTEGRAL DE 10 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA Como parte del análisis del desempeño de los procesos, se presentan algunas recomendaciones de mejora en relación con el Sistema Integral de Gestión SIG, las cuales se indican a continuación: Tabla 12 Recomendaciones para la Mejora No. PROCESO RECOMENDACIONES 1 Atención al Usuario * Socializar fechas de entrega de los informes con los funcionarios encargados al interior del proceso. * Investigar la normatividad, para actualizar la Guía de Participación Ciudadana. * Enviar recordatorios a cada una de las divisiones fomentando la entrega oportuna de los reportes de quejas y reclamos mensuales. * Difundir a los funcionarios del Fondo Pasivo Social Ferrocarriles Nacionales, instructivo sobre los cambios generados al aplicativo ORFEO 2 Gestión Documental * Solicitud de personal a oficina de Gestión Talento Humano. * Solicitud de equipos de cómputo y escaneo para digitalizar las unidades documentales del archivo central a la oficina de Gestión De Servicios Administrativos * Adecuación de espacio físico para digitalizar las unidades documentales del archivo central 3 Direccionamiento Estratégico Actualización del procedimiento Elaboración y Control de Documentos Internos (ESDESOPSPT07). Redefinición y aprobación DOFA Medición y Mejora Actualización de las hojas de vida de los indicadores de gestión (estratégicos y por proceso) correspondientes a los 15 procesos de la Entidad con el fin de lograr la medicion correcta de la gestión. Redefinición de la matriz de Riesgos detectados en la autoevaluación de los procesos con el fin de lograr el seguimiento de manera oportuna y eficaz. Actualización de los procedimientos de Riesgos. Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

32 SISTEMA INTEGRAL DE 5 Talento Humano Solicitar la reprogramación de las acciones correctivas y/o preventivas que no se pudieron adelantar dentro del plazo establecido. Revisar con la asesoría de la Oficina de Planeación y Sistemas, los Indicadores por Proceso y Estratégicos y solicitar su actualización a que haya lugar. Contar con personal necesario y competente durante toda la vigencia para asegurar el desarrollo de las actividades propias del proceso. Desarrollar propuesta de ajuste a los mecanismos, herramientas y recursos necesarios para el control de la jornada laboral, así evitar desgaste administrativo y sobre cargas de trabajo. Desarrollar una estrategia conjunto con los integrantes del Comité Coordinador de Control Interno y calidad para asegurar el compromiso de los evaluadores de evaluación de desempeño laboral de los funcionarios de planta y de los acuerdos de gestión del nivel directivo. Presentar para aprobación del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, la modificación de los procedimientos y metodologías relacionadas con Plan Institucional de Capacitación e Incentivos Pecuniarios (Equipos de Excelencia) y promover la aplicación de los mismos al interior de la entidad. 6 Compras y Contratación * Realizar seguimiento y generar la culminación de la totalidad en un las actividades indicadas e individualizados en la matriz PLAN DE MEJORAMIENTO durante el I semestre de la vigencia * Terminar de documentar las acciones pertinentes en los hallazgos detectados por la oficina de control interno respecto último trimestre auditado. * Continuar con la actualización del software de la evaluación de los proveedores y actualizar una base de datos en línea para los reportes respectivos y certificaciones pertinentes. * Revisar técnicamente, y liquidar oportunamente los contratos faltantes. * Presentación oportuna de los informes teniendo en cuenta las fechas establecidas en la Matriz Primaria y Secundaria. 7 Gestión de Cobro Retomar las capacitaciones pendientes de ejecución que permitan garantizar el cumplimiento de lo establecido en el SIG para minimizar los riesgos y atender de manera oportuna la gestión a cargo del Proceso. Actualizar y articular la transversalidad de los procedimientos que conforman las entradas o el insumo al proceso Gestión de Cobro, para gestionar en tiempo real u oportuno, las actividades requeridas o productos a entregar. 8 Recursos Financieros Para registrar la comercialización de bienes muebles e inmuebles que afectan la reserva financiera de acuerdo con el procedimiento indicado por la CGN, se acatará lo establecido en el procedimiento remitido por la CGN instructivo 015 de Diciembre 16 de 2011 según ítem 2,3,8 "operaciones reciprocas con entidades liquidadas". Armonizar los procedimientos contables, de presupuesto y de Tesorería existentes a la implementación y normatividad del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF. Culminar con el levantamiento de la información susceptible de ser analizada por el comité de sostenibilidad, procediendo a documentar actividades para dar cumplimiento a la normatividad existente, en donde se compromete a llevar saldos antiguos para ser estudiados por parte del Comité, y reclasificarlos. Elaborar un procedimiento de conciliación entre procesos que permita la veracidad de la información suministrada garantizando la razonabilidad de los estados financieros. Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción

33 SISTEMA INTEGRAL DE 9 Prestaciones Económicas Ajustar y presentar nuevamente para su revisión y posterior aprobación los siguientes procedimientos: "Mesadas retroactivas, Nomina de pensionados San Juan de Dios, Reconocimiento Mesadas Pensionales a Herederos y Atención Tutelas Prestaciones Económicas". Realizar ejercicio de socialización de los procedimientos actualizados y aprobados mediante acto administrativo. Establecer cronograma que permita realizar la actualización de los procedimientos existentes en el SIP, para efectos de dar cumplimiento a las diferentes peticiones bajo la nueva normatividad del Código de Procedimiento Administrativo. Cumplimiento del cronograma establecido para la entrega de las transferencias documentales. 10 Seguimiento y Evaluación Independiente. Realizar ajuste en la metodología aplicada para las diferentes auditorias. Realizar la programación de las auditorias en periodos no muy largos, que empiecen y terminen en el mismo mes. Se requiere a los procesos mayor colaboración en el cumplimiento de las fechas de entrega de insumos al proceso de Seguimiento y evaluación Independiente, al igual que la disponibilidad para atender las auditorias programadas en el programa anual de auditorías. Cumplimiento en el reporte y avance de las actividades establecidas en los diferentes planes institucionales (Acciones Correctivas y preventivas). Realizar oportunamente la documentación de los hallazgos detectados por la oficina de control interno y entes externos en el plan de mejoramiento y plan de manejo de riesgos (Para todos los procesos). 11 Servicios Administrativos Para el primer semestre de 2013 tener actualizadas el de las cuentas personales. Enviar la base de Datos del inventario de cuentas personales de bienes devolutivos y solicitar la publicación en la página intranet de la entidad. Realizar la baja de los bienes antes de finalizar el primer semestre de Realizar los ajustes requeridos por parte de la Oficina Asesora de Planeación y sistemas de los procedimientos de: "Constitución y ejecución de caja menor" con una actividad de control para el recibo del original de la factura de pago, "Actualización de cuentas personales" y "Reembolsos de caja menor". Elaborar el de las hojas de vida de los indicadores del proceso y someterlas a aprobación. 12 Bienes Transferidos 13 TIC S 14 Asistencia Jurídica * Para el primer semestre de 2013 elaborar el de las hojas de vida de los indicadores del proceso y someterlas a aprobación. * Presentar de manera oportuna, teniendo en cuenta las fechas establecidas en la Matriz Primaria y Secundaria los informes requeridos. * Llevar a cabo la gestión en el momento oportuno para que sea asignado a la entidad los recursos para los pagos de impuestos. * Reunirse semanalmente con el Ministerio de Transporte. * Realizar actualización de los procedimientos para custodia de los Backup. * Realizar informe del estado de los PC al primer semestre de * Dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el manual 3.1 de gobierno en línea a más tardar el primer semestre * Documentar los hallazgos oportunamente en el plan de mejoramiento y en el plan de manejo de riesgos. * Cumplir con la liquidación de contratos del en cumplimiento a ley 1150 del 2007 articulo 11. * Realizar seguimiento y generar la culminación de la totalidad en un las actividades indicadas e individualizados en la matriz PLAN DE MEJORAMIENTO durante el I semestre de la vigencia * Cumplir con las fechas establecidas en la matriz primaria y segundaria. 15 Servicios de Salud No presento Acciones de Mejora. Fuente: Informes de Desempeño de Todos los procesos FPS Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción