INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE MANTENIMIENTO DEL SIG

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1 OBJETIVO: Definir los principales temas que se deben verificar para lograr mantener la certificación del Sistema Integrado de Gestión (SIG) bajo las normas ISO 9001 y OSHAS I. RESPONSABILIDADES PARA EL MANTENIMIENTO DEL SGI. Equipo Directivo. Conformado por el Gerente General, Gerente de Hábitat, Secretaría General y los Directores de las áreas. Sus funciones están relacionadas con la Planeación General, la orientación estratégica y con la evaluación periódica del desempeño del SIG. Dueños de Procesos. Son los líderes de los procesos establecidos en el SIG, y los principales responsables de implementar, mantener y mejorar los procesos, procedimientos, instructivos, formatos y demás documentos que se encuentran en el SIG. Comité SIG. Comité liderado por el Director de Planeación, con la participación de los Dueños de Procesos o sus representantes. Se reúne mensualmente para revisar y aprobar todos los cambios del SIG. Dirección de Auditoria Interna. La Dirección de Auditoría Interna es responsable de liderar el proceso de Mejoramiento Continuo del SIG y de dar la orientación en las actividades de evaluación del SIG, bajo sus diferentes mecanismos. (Administración de Riesgos, Programa de Auditorías Internas, Plan de Mejoramiento) Director Planeación: Es el cargo delegado como Representante de la Dirección del SIG, y sus principales responsabilidades son: Asegurar el desarrollo, implementación y seguimiento del SIG, e informar al equipo directivo sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión. Personal F. Compartir: Son todos los trabajadores de la Fundación Compartir responsables de acatar todas las políticas, lineamientos y directrices del SIG, de implementar los procesos, procedimientos, instructivos y demás documentos; así como de evidenciar las oportunidades de mejora al SIG. II. PRINCIPALES ACTIVIDADES PARA MANTENIMIENTO DEL SIG Al iniciar cada año se debe comenzar con la ejecución del ciclo PHVA, realizando la programación de: 1. Revisiones por la Dirección. (Responsable. Dir. Planeación) 1ra Revisión: En abril mayo con base en los informes de gestión presentados por los dueños de procesos con corte a 30 de marzo. 2da Revisión: En octubre - noviembre con base en los informes de gestión presentados por los dueños de procesos con corte a 30 de septiembre. 2. Programa de Auditorías Internas SIG (Responsable. Dir. Auditoría) Incluir un ciclo de auditoria en cada semestre (dos ciclos anuales), se debe verificar que todos los procesos sean auditados mínimo una vez al año. Incluir un tercer ciclo de auditoria, que corresponde a la realizada por el ICONTEC que es el ente certificador de la Fundación. Página 1 de 8

2 3. Mantenimiento SIG. (Responsable. Dir. Planeación) Mensualmente se evaluará en el Comité SIG las siguientes actividades recurrentes: Cambios en el SIG Programación de campaña de apropiación del SIG (capacitaciones o sensibilización temas relacionados con SIG) Auditorías internas asignadas al SIG Seguimiento al SIG (Informes de Gestión, Matriz de Eficacia, Revisiones por la Dirección) Actividades evidenciadas para mejora del SIG (atención de solicitudes al SIG y las acciones correctivas / preventivas que conforman el Plan de Mejoramiento). Durante la ejecución de lo programado tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Revisiones por la Dirección. (Responsable. Dir. Planeación) Las Revisiones por la Dirección deben quedar documentadas en el formato de acta de reunión y deben tener específicamente la siguiente información: - Documentos de entrada Desempeño de los Procesos Desempeño SST Cumplimiento de los objetivos Acciones de seguimiento de revisiones anteriores de la dirección Resultado de las Auditorías Internas Retroalimentación del Cliente Evaluación de cumplimiento de requisitos legales y con los otros requisitos que la organización suscriba Resultados de participación y consulta Comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas, incluidas quejas (SST) Estado de investigaciones de incidentes, acciones correctivas y acciones preventivas Estado de Acciones Correctivas y Preventivas Circunstancias cambiantes Cambios en el Sistema de Gestión Recomendaciones para la mejora Es importante que al finalizar el acta de revisión del SIG se cuente con la conclusión de la revisión por la dirección respecto a la conveniencia, adecuación y eficacia del SIG. Las Revisiones por la Dirección se realizan en el Comité SIG y se invitan a los dueños de procesos. 2. Programa de Auditorías Internas SIG. (Responsable. Dir. Auditoría) Todas las auditorias deben tener como soporte el Plan de Auditoria, Lista de Verificación (opcional), el Informe de Auditoria y el formato de Acciones Correctivas / Preventivas, en caso de evidenciarse no conformidades. 3. Mantenimiento SIG. (Responsable. Dir. Planeación ) Campaña de apropiación del SIG - Se debe documentar la estrategia a utilizar, especificando los responsables. - Verificar que la información del SIG publicada en la intranet se encuentre actualizada Página 2 de 8

3 - Verificar que en el SIGDATA se encuentre la última versión de los documentos del SIG, y que el personal tenga los permisos para su acceso Auditorías internas asignadas al SIG - Realizar las auditorias asignadas en la Programación de Auditorías Internas SIG y presentar la documentación soporte a Dir. Auditoría. En caso de presentarse dificultades para realizar las auditorias, estas deben comunicarse por correo electrónico al Dir. Auditoría. - Se deben cumplir con lo establecido en el Procedimiento Auditorías Internas al SIG (MC-00-PR- 04) Seguimiento al SIG - Los dueños de procesos deben presentar los informes de gestión, en el SIGDATA, los primeros diez días después de finalizar cada trimestre. - Se debe verificar que la información sea acorde y se encuentre completa. - La matriz de eficacia del SIG se construye con base en los resultados de los indicadores de gestión reportados por los dueños de procesos. - El resultado de la matriz de eficacia se presenta en Comité SIG, con el fin de socializar comportamiento e indicadores de gestión que requieren de alguna acción correctiva / preventiva. Actividades evidenciadas para mejora del SIG (atención de solicitudes al SIG y las acciones correctivas / preventivas que conforman el Plan de Mejoramiento.) - Todos los ajustes al SIG se realizan de acuerdo con el procedimiento de Control de Documentos (MC-00-PR-01), así: - Reunión para concertación de metodología, procesos o ajustes con los dueños de procesos. - Revisión de procesos, procedimientos o instructivos actuales del SIG para articulación con la novedad identificada. - Documentación o inclusión de ajustes en los documentos del SIG - Validación y aprobación por parte del dueño del proceso. - Aprobación del Comité SIG - Actualización de documentos en el SIGDATA - Informar al dueño del proceso la actualización. - Informar la actualización de documentos del SIG al personal de la Fundación por medio de la intranet. III. ALISTAMIENTO PARA AUDITORIA DEL ICONTEC El ICONTEC como ente certificador de la Fundación cada año realiza una auditoria en las instalaciones de la Fundación, si el año corresponde al periodo en que se vence la certificación emitida por el ICONTEC la auditoria corresponderá a una auditoria de otorgamiento o de renovación de certificación, de lo contrario corresponde a una auditoria de seguimiento. Las auditorias presentan las siguientes características: Tipo de auditoria Renovación/ Otorgamiento Días Auditoria 2,5 No. Auditores Tiempo / Auditor Líder 1 2,5 Equipo 2* 2 c/u Procesos Auditados Todos los 15 procesos del SIG El auditor líder realiza medio día de auditoria documental del SIG, previo a la auditoria con el equipo auditor. 1 auditor enfoque Calidad 1 auditor enfoque SST Página 3 de 8

4 Tipo de auditoria Días Auditoria No. Auditores Tiempo / Auditor Procesos Auditados Líder 1 1,5 Direccionamiento Estratégico Mejoramiento Continuo Construcción (seleccionan un proyecto) Educación (selecciona un programa) Programas Sociales (seleccionan un programa) Seguimiento 1,5 Comercial Servicio al Cliente Gestión Humana Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) 1 auditor enfoque Calidad Equipo 2* 1 c/u 1 auditor enfoque SST * El número de auditores puede depender del número de Proyectos que la Fundación se encuentre ejecutando En la auditoria que realiza el ente certificador (ICONTEC) puede ser solicitada cualquier evidencia del cumplimiento de los procesos, procedimientos o instructivos que se encuentre documentados en el Sistema Integrado de Gestión. Se recomienda verificar que los siguientes temas, puesto que siempre se revisan en todas las Auditorias son: Proceso Direccionamiento Estratégico Mejoramiento Continúo Construcción Educación Programas Sociales Comercial Tema Actas de revisión por la dirección Análisis de todos los elementos de entrada exigidos por norma ISO 9000 y la norma OHSAS18001, Suscripción del acta por el representante de la Gerencia General - Dir. Planeación. Matriz de eficacia SIG Reporte de los resultados de indicadores de gestión de acuerdo con la periodicidad establecida. Los indicadores de gestión que reportan resultados menores al 60% cuenten con acciones correctivas. Programa de Auditorias Cumplimiento del programa y que se encuentren auditados por lo menos una vez, todos los procesos del SIG. Integración de aspectos SST en las auditorías internas Avance Plan de Mejoramiento (acciones correctivas / preventivas) Realizar seguimiento a los avances de las acciones correctivas / preventivas, y que se evalúa su eficacia. Seleccionan aleatoriamente formatos que soporten el análisis de causas de las AC/AP. Avance de las acciones correctivas de las No Conformidades de anterior auditoria. Cumplimiento a las actividades o compromisos establecidos para subsanar las no conformidades evidenciadas en la anterior auditoria del ICONTEC. Cumplimiento de todos los procesos o procedimientos Lo relevante con pruebas, ensayos, controles y satisfacción de cliente o atención de usuarios. Control de producto Cumplimiento de todos los procesos o procedimientos Lo relevante con atención de necesidades del cliente, atención de usuarios y veracidad de información brindada. En caso de contar con diseños, se verifica control de diseños. Página 4 de 8

5 Proceso Servicio al Cliente Gestión Humana Seguridad y Salud en el Trabajo Tema Cumplimiento de todos los procesos o procedimientos Lo relevante con atención de necesidades del cliente, atención de servicios post venta, entrega de información completa de dotación de apartamentos y manejo de garantías. Hojas de Vida Totalidad de soportes de hojas de vida Vs. Perfil de Cargo Soporte de cómo se evalúa el desempeño del personal. Programa Formación Capacitación Soportes de formatos de asistencia Vs. Programa Formación- Capacitación Fuentes de necesidades de formación / capacitación Cumplimiento de todos los requisitos SST Matriz de identificación y valoración de riesgos, establecimiento de controles (por centros de trabajo) Acciones y documentación para mitigaciones de riesgos prioritarios Matriz de requisitos legales SST (últimas actualizaciones) Cumplimiento de Programa del SST y sus subprogramas Gestión y manejo de Evaluaciones Médicas (Exámenes de ingreso, periódicos y egreso) Planes de Emergencia (por centro de trabajo) Conformación de Brigadas de Emergencia Mecanismos para Participación y consulta Fortalecimiento de toma de conciencia SST Conformación de Comités y Actas (COPASST y Convivencia) Reporte de Accidentes de Trabajo e Incidentes Existencia de Enfermedades Laborales Indicadores de Gestión SST IV. GENERALIDADES DE NUESTRO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIG) 1. El Sistema Integrado de Gestión (SIG), compuesto por el Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, es un mecanismo por el cual la Fundación organiza y administra recursos para lograr sus objetivos en la búsqueda de la satisfacción de sus clientes y promover un ambiente seguro de trabajo. Beneficios del SIG Impulso y apoyo control organizacional Establecer cultura de calidad Prevenir errores y fallas en los procedimientos Facilita la administración Mejoramiento continuo Monitoreo del desempeño de la organización. Satisfacción total del cliente Mejoramiento clima laboral Mayor compromiso del recurso humano Ventaja competitiva Principios del SIG Enfoque al cliente Liderazgo Participación del personal Enfoque basado en procesos Enfoque de Sistema para la gestión Página 5 de 8

6 Mejora Continua Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor 2. El SIG se encuentra alineado con los lineamientos estratégicos de la Fundación: Misión Visión Valores Institucionales Poner al servicio del país su capacidad empresarial para promover y desarrollar programas sociales de alto impacto en educación y construcción, dirigidos a familias de menores recursos, para construir un país más equitativo. En el 2020, la Fundación Compartir será reconocida en el país como una entidad líder en la contribución al mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos mediante la ejecución de proyectos de educación, construcción, apoyo a la reconstrucción de desastres y otros programas sociales, directamente y a través de aliados. Enfoque empresarial Compromiso Excelencia Creatividad Trabajo en equipo Responsabilidad Solidaridad 3. El alcance de nuestro SIG: Consultoría en diseño arquitectónico de proyectos. Construcción obras de urbanismo. Comercialización y construcción edificaciones. Ampliación del alcance del certificado: Estructuración y administración de proyectos Educativos Estructuración y desarrollo del Premio Compartir al Maestro. Ampliación del alcance del certificado: Estructuración y administración de programas sociales Unificación en un solo certificado, con el siguiente alcance: Consultoría en diseño arquitectónico de proyectos. Construcción obras de urbanismo. Comercialización y construcción de edificaciones. Estructuración y administración de proyectos educativos. Estructuración y desarrollo del Premio Compartir. Estructuración y Desarrollo de Programas Sociales. Página 6 de 8

7 4. Las principales actividades efectuadas para la estructuración del SIG son: a. Definición del mapa de procesos de la Fundación, clasificándolos en 3 grandes categorías: procesos gerenciales, misionales y de apoyo. b. Documentación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión. c. Definición de la política y objetivos de gestión, logrando integrar todos los servicios y productos que la Fundación ofrece en cumplimiento de su objeto misional. d. Organización del equipo de trabajo para desarrollar los temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión brindando espacios tales como Comités SIG. e. Ejecución de campaña de sensibilización dirigida a todos los integrantes del equipo de trabajo de la Fundación para motivar la participación y apropiación de conceptos sobre el Sistema Integrado de Gestión. f. Implementación de la plataforma SIGDATA ( mediante la cual se controlan los indicadores de gestión, informes de procesos y proyectos, documentación del SIG y el plan de mejoramiento g. Ejecución del Plan de Auditoria Interna de calidad y definición de los planes de mejoramiento que permitan dar soluciones a las no conformidades del Sistema. 5. La estructura documental del SIG es: MANUAL DE SIG Manual de SIG PROCESOS Caracterización de Proceso SUBPROCESOS PROGRAMAS Caracterización de Subproceso / Programa Perfil Programa PROCEDIMIENTO Procedimientos (Políticas, actividades y flujo grama) Instructivos INDICADORES INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA FORMATOS Matriz Eficacia SIG Hoja de Vida Indicadores. Documentos Soporte, Tablas, Gráficos, Guías Formatos Instructivos 6. El Manual del SIG se encuentra compuesto por: a. Manual de SIG b. Caracterizaciones de Procesos, Procedimientos y demás documentos c. Listado Maestro de Documentos d. Listado Maestro de Formatos e. Matriz de Eficacia SIG Página 7 de 8

8 7. Los procedimientos obligatorios del Sistema Integrado de Gestión se encuentran en los siguientes procesos: Mejoramiento Continuo Consultoría en diseño arquitectónico de proyectos. Control de documentos Control de registros Auditorías Internas Acciones Correctivas Acciones Preventivas Producto No Conforme Seguridad y Salud en el Trabajo Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles Identificación, evaluación, seguimiento y actualización de requisitos legales Investigación y análisis de accidentes e incidentes de trabajo Elaboración de Planes de Emergencia Evaluaciones médicas Participación y Consulta Toma de Conciencia Inspecciones Análisis de Trabajo Seguro. CONTROL DE CAMBIOS Versión. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA 2 Actualización de cargos responsables del mantenimiento, del Comité de Calidad, cambia SGC por Sistema Integrado de Gestión = SGC + SGSST y Agosto 2015 vinculación del SIGDATA. 3 Actualización de denominación de cargos y de los responsables del SIG, inclusión de actividades y temas a tener en cuenta con la articulación de todo lo referente al SG- SST Septiembre 2016 Página 8 de 8