Amazon WorkDocs. Guía de administración

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1 Amazon WorkDocs Guía de administración

2 Amazon WorkDocs: Guía de administración Copyright 2018 Amazon Web Services, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Amazon's trademarks and trade dress may not be used in connection with any product or service that is not Amazon's, in any manner that is likely to cause confusion among customers, or in any manner that disparages or discredits Amazon. All other trademarks not owned by Amazon are the property of their respective owners, who may or may not be affiliated with, connected to, or sponsored by Amazon.

3 Table of Contents Qué es Amazon WorkDocs?... 1 Acceso a Amazon WorkDocs... 1 Precios... 1 Cómo empezar... 2 Requisitos previos... 3 Inscripción en AWS... 3 Creación de usuarios y grupos de IAM (recomendado)... 3 Concesión de permisos a los usuarios de IAM para Amazon WorkDocs... 4 Introducción... 6 Introducción al inicio rápido... 6 Antes de empezar... 6 Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs... 7 Paso 2: Cree un punto de acceso y defina un administrador... 7 Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador... 8 Introducción a la configuración estándar... 8 Antes de empezar... 8 Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs... 9 Paso 2: Cree un directorio y defina un administrador... 9 Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Introducción a un directorio existente Antes de empezar Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Paso 2: Habilite el directorio y defina un administrador Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Introducción a AD Connector Antes de empezar Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Paso 2: Conecte el directorio Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Introducción a AWS Managed Microsoft AD Antes de empezar Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Paso 2: Habilite AWS Managed Microsoft AD y defina un administrador Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Habilitación del inicio de sesión único Habilitar la autenticación multifactor Promover un usuario a administrador Invitación y administración de usuarios Funciones de usuario Invitar a usuarios nuevos Editar usuarios Deshabilitar usuarios Transferir la propiedad de los documentos Eliminar usuarios (solo en el directorio de la nube) Descarga de lista de usuarios Administración de seguridad Configuración de uso compartido público Configuración de invitación y de nuevo usuario Configuración de invitaciones a directorios en la nube Configuración de invitaciones a directorios conectados Configuración de invitaciones a directorios externos Configuración de nuevo usuario de directorios conectados Fuente de actividades del sitio Registro de CloudTrail iii

4 Información de Amazon WorkDocs en CloudTrail Descripción de las entradas de archivos de registro de Amazon WorkDocs Compartir y colaborar Uso compartido Compartir un enlace Compartir por invitación Uso compartido externo Permisos Roles Permisos para carpetas compartidas Permisos de archivos Permisos para archivos compartidos Habilitación de la edición en colaboración Habilitación de Hancom Online Editing Habilitación de Open with Office Online Administración de sitios Configuración del idioma Configuración de la edición online Configuración de almacenamiento Configuración de seguridad Configuración de retención de la papelera de recuperación Administrar la configuración de los usuarios Eliminación de un sitio Solución de problemas No puedo configurar mi sitio de Amazon WorkDocs en una región específica de AWS Quiero configurar mi sitio de Amazon WorkDocs en una VPC de Amazon existente El usuario necesita restablecer su contraseña Un usuario ha compartido por error un documento confidencial Un usuario ha abandonado la organización y no ha asignado a otro usuario como copropietario Necesito implementar Amazon WorkDocs Drive o la aplicación Amazon WorkDocs Companion para varios usuarios No puedo tener acceso a los datos de Amazon WorkDocs sin una conexión de red La edición online no funciona Historial de revisión iv

5 Acceso a Amazon WorkDocs Qué es Amazon WorkDocs? Amazon WorkDocs es un servicio de uso compartido y almacenamiento empresarial seguro y completamente administrado que incluye controles administrativos estrictos y capacidades de entrega de comentarios que mejoran la productividad de los usuarios. Los archivos se almacenan en la nube de forma segura. Los archivos de sus usuarios solo están visibles para ellos y los colaboradores y espectadores designados. Otros miembros de la organización no tienen acceso a ningún otro archivo de usuario, salvo que se les haya concedido acceso específicamente. Los usuarios pueden compartir sus archivos con otros miembros de su organización para colaboraciones o revisiones. Las aplicaciones cliente de Amazon WorkDocs se pueden utilizar para ver muchos tipos de archivos diferentes, dependiendo del tipo de archivo de medios de Internet. Amazon WorkDocs admite todos los formatos de imagen y documentos más comunes y constantemente se van agregando más tipos de medios. Para obtener más información, consulte Amazon WorkDocs. Acceso a Amazon WorkDocs Los administradores usan la consola de Amazon WorkDocs para crear y desactivar los sitios de Amazon WorkDocs. Con el panel de control del administrador, pueden administrar la configuración de los usuarios, del almacenamiento y de la seguridad. Para obtener más información, consulte Administración de sitios (p. 33), Invitación y administración de usuarios de Amazon WorkDocs (p. 18) y Administración de la configuración de seguridad (p. 22). Los usuarios no administrativos utilizan las aplicaciones cliente para obtener acceso a sus archivos. No utilizan nunca el panel de administración o la consola de Amazon WorkDocs. Amazon WorkDocs ofrece diferentes aplicaciones cliente y utilidades: Una aplicación web que se utiliza para la administración y revisión de documentos. Aplicaciones nativas para dispositivos móviles que se utilizan para la revisión de documentos. Una aplicación de sincronización de documentos que se utiliza para sincronizar una carpeta del escritorio de macos o de Windows con los archivos de Amazon WorkDocs. Extensiones de navegador que permiten capturar páginas web para varios navegadores populares con las que puede guardar una imagen de una página web en sus archivos de Amazon WorkDocs. Para obtener más información sobre cómo los usuarios pueden descargar clientes de Amazon WorkDocs y editar sus archivos y conocer los tipos de archivos admitidos, consulte: Introducción a Amazon WorkDocs Edición de archivos Tipos de archivo admitidos Precios Con Amazon WorkDocs, no hay cuotas de pago iniciales ni compromisos. Solo se paga por las cuentas de usuario activas y por el almacenamiento que se utiliza. Para obtener más información, consulte los precios. 1

6 Cómo empezar Cómo empezar Para empezar a usar Amazon WorkDocs, pruebe uno de los tutoriales siguientes: Introducción al inicio rápido (p. 6) Introducción a Simple AD: Configuración estándar (p. 8) Introducción a un directorio existente (p. 10) Introducción a AD Connector (p. 12) Introducción a AWS Managed Microsoft AD (p. 14) Si tiene una cuenta de administrador de Amazon WorkSpaces con un directorio habilitado para Amazon WorkDocs, puede iniciar sesión en su sitio de Amazon WorkDocs y finalizar la configuración desde el Panel de control del administrador. Para obtener más información, consulte Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador (p. 10). Para obtener más información sobre cómo usar Amazon WorkSpaces para empezar a utilizar Amazon WorkDocs, consulte Introducción a la instalación rápida de Amazon WorkSpaces. 2

7 Inscripción en AWS Requisitos previos per a Amazon WorkDocs Para configurar sitios nuevos de Amazon WorkDocs o administrar sitios existentes, debe realizar las tareas siguientes. Tareas Inscripción en AWS (p. 3) Creación de usuarios y grupos de IAM (recomendado) (p. 3) Concesión de permisos a los usuarios de IAM para Amazon WorkDocs (p. 4) Inscripción en AWS Una cuenta de AWS le ofrece acceso a todos los servicios, pero solo se le cobrará por los recursos que utilice. Si no dispone de una cuenta de AWS, utilice el siguiente procedimiento para crearla. Para inscribirse en AWS 1. Abra y elija Create an AWS Account. 2. Siga las instrucciones en línea. Las credenciales de su cuenta root le identifican en los servicios de AWS y le conceden el uso ilimitado de sus recursos de AWS, como los sitios de Amazon WorkDocs. Para permitir que otros usuarios configuren sitios de Amazon WorkDocs nuevos o administren sitios existentes sin necesidad de compartir sus credenciales de seguridad, utilice AWS Identity and Access Management (IAM). Le recomendamos que todo el mundo trabaje como un usuario de IAM, hasta el propietario de la cuenta. Debería crear un usuario de IAM para usted, dar a ese usuario de IAM privilegios administrativos y utilizarlo para todo su trabajo. Creación de usuarios y grupos de IAM (recomendado) La Consola de administración de AWS requiere su nombre de usuario y contraseña para que el servicio pueda determinar si tiene permiso para acceder a los recursos. Recomendamos que evite utilizar las credenciales de la cuenta raíz para acceder a AWS porque las credenciales de la cuenta raíz no pueden revocarse ni limitarse en modo alguno. En su lugar, utilice AWS Identity and Access Management (IAM) para crear un usuario de IAM y añada el usuario IAM a un grupo de IAM con permisos administrativos. Esto concede al usuario de IAM permisos administrativos. A continuación, acceda a Consola de administración de AWS utilizando las credenciales del usuario de IAM. Si se ha inscrito en AWS, pero no ha creado un usuario de IAM para usted, puede crearlo en la consola de IAM. Para obtener más información sobre cómo crear un usuario de IAM, consulte Crear usuarios individuales de IAM en la guía Guía del usuario de IAM. 3

8 Concesión de permisos a los usuarios de IAM para Amazon WorkDocs Concesión de permisos a los usuarios de IAM para Amazon WorkDocs De forma predeterminada, los usuarios de IAM no tienen permisos para administrar recursos de Amazon WorkDocs. Es necesario crear una política de IAM que les conceda explícitamente a los usuarios de IAM dichos permisos y asociar la política a los usuarios o grupos específicos de IAM que los necesitan. Para obtener más información sobre las políticas de IAM, consulte la sección sobre permisos y políticas en la guía Guía del usuario de IAM. La siguiente instrucción de política concede acceso completo a los recursos de IAM a un usuario de Amazon WorkDocs. Ambas políticas conceden al usuario acceso a todas las operaciones de Amazon WorkDocs y AWS Directory Service, así como a varias operaciones de Amazon EC2 que Amazon WorkDocs necesita poder realizar en su nombre. { } "Version": " ", "Statement": [ { "Action": [ "workdocs:*", "ds:*", "ec2:createvpc", "ec2:createsubnet", "ec2:createnetworkinterface", "ec2:createtags", "ec2:createsecuritygroup", "ec2:describevpcs", "ec2:describesubnets", "ec2:describenetworkinterfaces", "ec2:describeavailabilityzones", "ec2:authorizesecuritygroupegress", "ec2:authorizesecuritygroupingress", "ec2:deletesecuritygroup", "ec2:deletenetworkinterface", "ec2:revokesecuritygroupegress", "ec2:revokesecuritygroupingress" ], "Effect": "Allow", "Resource": "*" } ] La siguiente instrucción de política concede acceso de solo lectura a los recursos de IAM a un usuario de Amazon WorkDocs. La política concede al usuario acceso a todas las operaciones de Amazon WorkDocs Describe. El acceso a las dos operaciones de Amazon EC2 es necesario para que Amazon WorkDocs pueda obtener una lista de las VPC y las subredes. El acceso a la operación AWS Directory Service de DescribeDirectories es necesario para obtener información sobre los directorios de AWS Directory Service. { "Version": " ", "Statement": [ { "Action": [ "workdocs:describe*", "ds:describedirectories", "ec2:describevpcs", "ec2:describesubnets" 4

9 } ] } ], "Effect": "Allow", "Resource": "*" Amazon WorkDocs Guía de administración Concesión de permisos a los usuarios de IAM para Amazon WorkDocs 5

10 Introducción al inicio rápido Introducción a Amazon WorkDocs Amazon WorkDocs utiliza un directorio para almacenar y administrar la información de la organización de los usuarios y sus documentos. Puede crear un directorio Simple AD mediante el inicio rápido o la configuración estándar, o puede crear un directorio AD Connector para conectarse a su directorio local. Como alternativa, puede habilitar Amazon WorkDocs para trabajar con un directorio AWS existente o puede hacer que Amazon WorkDocs cree un directorio automáticamente. Asimismo, puede crear una relación de confianza entre su servicio AWS Directory Service y un directorio AWS Managed Microsoft AD. Note Si forma parte de un programa de conformidad, como PCI, FedRAMP o DoD, debe configurar un directorio de AWS Managed Microsoft AD para cumplir los requisitos de conformidad. Contenido Introducción al inicio rápido (p. 6) Introducción a Simple AD: Configuración estándar (p. 8) Introducción a un directorio existente (p. 10) Introducción a AD Connector (p. 12) Introducción a AWS Managed Microsoft AD (p. 14) Habilitación del inicio de sesión único (p. 16) Habilitar la autenticación multifactor (p. 16) Promover un usuario a administrador (p. 17) Introducción al inicio rápido En este tutorial, aprenderá a configurar un nuevo sitio de Amazon WorkDocs y crear un directorio de Simple AD con Inicio rápido. La opción Inicio rápido solo está disponible si nunca ha lanzado un sitio de Amazon WorkDocs con anterioridad. Note Tareas Si necesita más control sobre la configuración del directorio (por ejemplo, especificar su propio nombre de dominio del directorio o usar una nube virtual privada existente (VPC) con el directorio), use la opción Configuración estándar. Para obtener más información, consulte Introducción a Simple AD: Configuración estándar (p. 8). Antes de empezar (p. 6) Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs (p. 7) Paso 2: Cree un punto de acceso y defina un administrador (p. 7) Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador (p. 8) Antes de empezar Debe disponer de una cuenta de AWS para crear o administrar un sitio de Amazon WorkDocs. Los usuarios no necesitan una cuenta de AWS para conectarse y utilizar Amazon WorkDocs. Para obtener más información, consulte Requisitos previos per a Amazon WorkDocs (p. 3). Cuando lance un nuevo sitio de Amazon WorkDocs, debe especificar la información de perfil del administrador, incluyendo el nombre y los apellidos y una dirección de correo electrónico. 6

11 Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Si forma parte de un programa de conformidad, como PCI, FedRAMP o DoD, debe configurar un directorio de Microsoft AD para cumplir los requisitos de conformidad. Siga las instrucciones de Introducción a AWS Managed Microsoft AD (p. 14) en su lugar. Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Con Inicio rápido, puede lanzar su primer sitio de Amazon WorkDocs en unos minutos. Para lanzar el sitio de Amazon WorkDocs 1. Abra la consola de Amazon WorkDocs en Si no ha creado ni ha conectado nunca un directorio en la región seleccionada, verá la página de inicio de Amazon WorkDocs. Una vez haya creado un directorio en una determinada región, la página de inicio ya no estará disponible, y verá la página Administrar sus sitios de WorkDocs en su lugar. 2. Elija Comience ahora en la página de inicio de Amazon WorkDocs o elija Crear un nuevo sitio de WorkDocs en la página Administrar sus sitios de WorkDocs Sites. 3. En la página Primeros pasos con WorkDocs, junto a Inicio rápido, elija Lanzar. Paso 2: Cree un punto de acceso y defina un administrador Siga los pasos que se indican a continuación para crear un punto de acceso y definir un administrador. Para crear un punto de acceso y definir un administrador 1. En la página Inicio rápido de WorkDocs, especifique los siguientes valores para Punto de acceso: Región Verifique la región. URL del sitio Escriba la URL del sitio de Amazon WorkDocs. 2. Introduzca los siguientes valores para Configurar administrador de WorkDocs: Correo electrónico La dirección de correo electrónico del administrador del directorio, usada también como nombre de usuario. El correo electrónico de registro se enviará a esta dirección. Nombre El nombre del administrador del directorio. Apellidos El apellido del administrador del directorio. 3. Elija Configuración completada. Lleva varios minutos conectar el directorio y que se cree el sitio Amazon WorkDocs. Cuando el directorio se conecta correctamente, el valor Status del sitio cambia a Active. Inicio rápido realiza las siguientes tareas en su nombre: 7

12 Crea una nube virtual privada (VPC). Amazon WorkDocs Guía de administración Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Configura un directorio Simple AD en la VPC que se usa para almacenar la información de los usuarios y del sitio de Amazon WorkDocs. Crea una cuenta de administrador del directorio. Se envía un correo electrónico al administrador con instrucciones para completar el registro. Use esta cuenta para administrar el directorio, Crea las cuentas de usuarios especificadas, las añade al directorio y envía mensajes de invitación por correo electrónico. Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Una vez recibido el correo electrónico de registro del administrador, puede conectarse al sitio de Amazon WorkDocs utilizando el cliente de su elección y puede completar la configuración desde el panel de control del administrador. Para completar la configuración del Panel de control del administrador 1. En el correo electrónico de registro del administrador, use el enlace para iniciar sesión en Amazon WorkDocs. 2. En Mi cuenta, elija Abrir panel de control del administrador. 3. Cambie la configuración preferida de idioma, almacenamiento, seguridad y papelera de recuperación. Para obtener más información, consulte Configuración de almacenamiento (p. 33), Administración de la configuración de seguridad (p. 22) y Configuración de retención de la papelera de recuperación (p. 34). 4. En Administrar usuarios, invite a nuevos usuarios. También puede editar la configuración de los usuarios. Para obtener más información, consulte Invitación y administración de usuarios de Amazon WorkDocs (p. 18). Introducción a Simple AD: Configuración estándar En este tutorial, aprenderá a configurar un nuevo sitio de Amazon WorkDocs mediante Configuración estándar para crear un directorio Simple AD en la nube. Tareas Antes de empezar (p. 8) Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs (p. 9) Paso 2: Cree un directorio y defina un administrador (p. 9) Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador (p. 10) Antes de empezar Debe cumplir los requisitos previos que se indican en el tema Requisitos previos de Simple AD en la AWS Directory Service Administration Guide. Si forma parte de un programa de conformidad, como PCI, FedRAMP o DoD, debe configurar un directorio de AWS Managed Microsoft AD para cumplir los requisitos de conformidad. Para obtener más información, consulte Introducción a AWS Managed Microsoft AD (p. 14). 8

13 Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Cuando lance un nuevo sitio de Amazon WorkDocs, debe especificar la información de perfil del administrador, incluyendo el nombre y los apellidos y una dirección de correo electrónico. Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Siga los pasos que se indican a continuación para lanzar su sitio de Amazon WorkDocs mediante Configuración estándar. Para lanzar el sitio de Amazon WorkDocs 1. Abra la consola de Amazon WorkDocs en Si no ha creado ni ha conectado nunca un directorio en la región seleccionada, verá la página de inicio de Amazon WorkDocs. Una vez haya creado un directorio en una determinada región, la página de inicio ya no estará disponible, y verá la página Administrar sus sitios de WorkDocs en su lugar. 2. Elija Comience ahora en la página de inicio de Amazon WorkDocs o elija Crear un nuevo sitio de WorkDocs en la página Administrar sus sitios de WorkDocs Sites. 3. En la página Primeros pasos con WorkDocs, junto a Configuración estándar, elija Lanzar. Paso 2: Cree un directorio y defina un administrador Siga los pasos que se indican a continuación para crear un directorio Simple AD y definir un administrador. Para crear un directorio Simple AD 1. En la página Configurar un directorio, elija Crear servicio AD sencillo. 2. En Punto de acceso, especifique los siguientes valores y después elija Continuar. Región Verifique la región. URL del sitio Escriba la URL del sitio de Amazon WorkDocs. 3. Introduzca los siguientes valores para Detalles del directorio: DNS del directorio El nombre completo del directorio, como por ejemplo corp.example.com. Nombre de NetBIOS El nombre de NetBIOS del directorio, como, por ejemplo CORP. 4. Introduzca los siguientes valores para Configurar administrador de WorkDocs: Correo electrónico La dirección de correo electrónico del administrador del directorio, usada también como nombre de usuario. El correo electrónico de registro se enviará a esta dirección. Nombre El nombre del administrador del directorio. Apellidos El apellido del administrador del directorio. 9

14 Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador 5. Para Detalles de VPC, seleccione Configurar una nueva VPC en mi nombre para que Amazon WorkDocs cree y configure una VPC por usted. Para utilizar una VPC existente en su lugar, elija Seleccionar una VPC existente para usarla con WorkDocs e introduzca los valores siguientes. VPC La VPC en la que se ha creado el directorio. Subredes Las subredes de la VPC en la que se ha creado el directorio. Las dos subredes deben estar en diferentes zonas de disponibilidad. Si elige Sin preferencias, se seleccionan dos subredes diferentes de manera aleatoria. 6. Revise la información del directorio y haga los cambios necesarios. Cuando la información sea correcta, seleccione Crear directorio. Lleva varios minutos conectar el directorio y que se cree el sitio Amazon WorkDocs. Cuando el directorio se conecta correctamente, el valor Status del sitio cambia a Active. Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Una vez recibido el correo electrónico de registro del administrador, puede conectarse al sitio de Amazon WorkDocs utilizando el cliente de su elección y puede completar la configuración desde el panel de control del administrador. Para completar la configuración del Panel de control del administrador 1. En el correo electrónico de registro del administrador, use el enlace para iniciar sesión en Amazon WorkDocs. 2. En Mi cuenta, elija Abrir panel de control del administrador. 3. Cambie la configuración preferida de idioma, almacenamiento, seguridad y papelera de recuperación. Para obtener más información, consulte Configuración de almacenamiento (p. 33), Administración de la configuración de seguridad (p. 22) y Configuración de retención de la papelera de recuperación (p. 34). 4. En Administrar usuarios, invite a nuevos usuarios. También puede editar la configuración de los usuarios. Para obtener más información, consulte Invitación y administración de usuarios de Amazon WorkDocs (p. 18). Introducción a un directorio existente En este tutorial, aprenderá a configurar un sitio de Amazon WorkDocs habilitando un directorio AWS Directory Service existente. Tareas Antes de empezar (p. 11) Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs (p. 11) Paso 2: Habilite el directorio y defina un administrador (p. 11) Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador (p. 11) 10

15 Antes de empezar Antes de empezar Debe tener un directorio AWS Directory Service existente en la región actual. Esto puede ser un directorio Simple AD o un directorio AD Connector. Si forma parte de un programa de conformidad, como PCI, FedRAMP o DoD, debe configurar un directorio de AWS Managed Microsoft AD para cumplir los requisitos de conformidad. Para obtener más información, consulte Introducción a AWS Managed Microsoft AD (p. 14). Cuando lance un nuevo sitio de Amazon WorkDocs, debe especificar la información de perfil del administrador, incluyendo el nombre y los apellidos y una dirección de correo electrónico. Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Siga los pasos que se indican a continuación para lanzar su sitio de Amazon WorkDocs mediante un directorio AWS Directory Service existente. Para lanzar el sitio de Amazon WorkDocs 1. Abra la consola de Amazon WorkDocs en 2. En la página Administrar sus sitios de WorkDocs, elija Crear un nuevo sitio de WorkDocs. Paso 2: Habilite el directorio y defina un administrador Siga los pasos que se indican a continuación para habilitar el directorio existente y definir un administrador. Para habilitar un directorio existente 1. En la página Seleccione un directorio, seleccione su directorio AWS Directory Service en la lista de Directorios disponibles y elija Habilitar directorio. 2. En la página Configurar administrador de WorkDocs, escriba un nombre de usuario del directorio de AWS Directory Service que será el administrador de Amazon WorkDocs y elija Seleccionar administrador. Lleva varios minutos conectar el directorio y que se cree el sitio Amazon WorkDocs. Cuando el directorio se conecta correctamente, el valor Status del sitio cambia a Active. Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Una vez recibido el correo electrónico de registro del administrador, puede conectarse al sitio de Amazon WorkDocs utilizando el cliente de su elección y puede completar la configuración desde el panel de control del administrador. Para completar la configuración del Panel de control del administrador 1. En el correo electrónico de registro del administrador, use el enlace para iniciar sesión en Amazon WorkDocs. 2. En Mi cuenta, elija Abrir panel de control del administrador. 3. Cambie la configuración preferida de idioma, almacenamiento, seguridad y papelera de recuperación. Para obtener más información, consulte Configuración de almacenamiento (p. 33), Administración de la configuración de seguridad (p. 22) y Configuración de retención de la papelera de recuperación (p. 34). 11

16 Introducción a AD Connector 4. En Administrar usuarios, invite a nuevos usuarios. También puede editar la configuración de los usuarios. Para obtener más información, consulte Invitación y administración de usuarios de Amazon WorkDocs (p. 18). Introducción a AD Connector En este tutorial, aprenderá a configurar un sitio de Amazon WorkDocs mediante un directorio AWS Directory Service de AD Connector para conectarse a su directorio local. Tareas Antes de empezar (p. 12) Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs (p. 12) Paso 2: Conecte el directorio (p. 12) Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador (p. 13) Antes de empezar Debe cumplir los requisitos previos que se indican en el tema Requisitos precios de AD Connector en la AWS Directory Service Administration Guide. Cuando lance un nuevo sitio de Amazon WorkDocs, debe especificar la información de perfil del administrador, incluyendo el nombre y los apellidos y una dirección de correo electrónico. Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Siga los pasos que se indican a continuación para lanzar su sitio de Amazon WorkDocs y conectarse al directorio local. Para lanzar el sitio de Amazon WorkDocs 1. Abra la consola de Amazon WorkDocs en Si no ha creado ni ha conectado nunca un directorio en la región seleccionada, verá la página de inicio de Amazon WorkDocs. Una vez haya creado un directorio en una determinada región, la página de inicio ya no estará disponible, y verá la página Administrar sus sitios de WorkDocs en su lugar. 2. Elija Comience ahora en la página de inicio de Amazon WorkDocs o elija Crear un nuevo sitio de WorkDocs en la página Administrar sus sitios de WorkDocs Sites. 3. En la página Primeros pasos con WorkDocs, junto a Configuración estándar, elija Lanzar. Paso 2: Conecte el directorio Siga los pasos que se indican a continuación para conectarse a su directorio local usando un directorio AWS Directory Service de AD Connector. Para conectar el directorio 1. En la página Configurar un directorio, en AD Connector elija Crear AD Connector. 2. En Detalles del directorio, especifique los siguientes valores y después elija Continuar. 12

17 Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador DNS del directorio Nombre de la ruta completa del directorio local como, por ejemplo, corp.example.com. Solo Amazon WorkDocs puede obtener acceso a las cuentas de usuario en este directorio. Las cuentas de usuario no pueden estar en un directorio principal, como example.com. Nombre de NetBIOS El nombre de NetBIOS del directorio local, como, por ejemplo, CORP. Nombre de usuario de la cuenta El nombre de usuario de un usuario del directorio local. Contraseña de la cuenta La contraseña de la cuenta de usuario on-premise. Confirm Password Escriba de nuevo la contraseña de la cuenta de usuario local. Esto es necesario para evitar errores de escritura antes de conectar el directorio. Dirección DNS La dirección IP de un servidor DNS o controlador de dominio del directorio local. Debe ser posible el acceso a este servidor desde cada una de las subredes especificadas a continuación. 3. En Punto de acceso, especifique los siguientes valores: Región Verifique la región. URL del sitio Escriba la URL del sitio de Amazon WorkDocs. 4. En Configuración de VPC, especifique los siguientes valores: VPC La VPC con la que está conectado el directorio. Subredes Las subredes de la VPC que se van a utilizar para la conexión con el directorio local. Las dos subredes deben estar en diferentes zonas de disponibilidad. 5. Confirme que la información del directorio es correcta y elija Conectar directorio. Lleva varios minutos conectar el directorio y que se cree el sitio Amazon WorkDocs. Cuando el directorio se conecta correctamente, el valor Status del sitio cambia a Active. Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Una vez recibido el correo electrónico de registro del administrador, puede conectarse al sitio de Amazon WorkDocs utilizando el cliente de su elección y puede completar la configuración desde el panel de control del administrador. 13

18 Introducción a AWS Managed Microsoft AD Para completar la configuración del Panel de control del administrador 1. En el correo electrónico de registro del administrador, use el enlace para iniciar sesión en Amazon WorkDocs. 2. En Mi cuenta, elija Abrir panel de control del administrador. 3. Cambie la configuración preferida de idioma, almacenamiento, seguridad y papelera de recuperación. Para obtener más información, consulte Configuración de almacenamiento (p. 33), Administración de la configuración de seguridad (p. 22) y Configuración de retención de la papelera de recuperación (p. 34). 4. En Administrar usuarios, invite a nuevos usuarios. También puede editar la configuración de los usuarios. Para obtener más información, consulte Invitación y administración de usuarios de Amazon WorkDocs (p. 18). Introducción a AWS Managed Microsoft AD En este tutorial, aprenderá a configurar un sitio de Amazon WorkDocs conectándolo a su directorio AWS Managed Microsoft AD local. Note Tareas Si forma parte de un programa de conformidad, como PCI, FedRAMP o DoD, debe configurar un directorio de AWS Managed Microsoft AD para cumplir los requisitos de conformidad. Antes de empezar (p. 14) Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs (p. 14) Paso 2: Habilite AWS Managed Microsoft AD y defina un administrador (p. 15) Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador (p. 15) Antes de empezar Debe crear una relación de confianza entre AWS Directory Service y AWS Managed Microsoft AD. Para obtener más información, consulte Cuándo crear una relación de confianza. Debe crear AWS Managed Microsoft AD. Para obtener más información, consulte Cómo crear un directorio de Microsoft AD. Cuando lance un nuevo sitio de Amazon WorkDocs, debe especificar la información de perfil del administrador, incluyendo el nombre y los apellidos y una dirección de correo electrónico. Paso 1: Lance el sitio de Amazon WorkDocs Siga los pasos que se indican a continuación para lanzar su sitio de Amazon WorkDocs. Para lanzar el sitio de Amazon WorkDocs 1. Abra la consola de Amazon WorkDocs en Si no ha creado ni ha conectado nunca un directorio en la región seleccionada, verá la página de inicio de Amazon WorkDocs. Una vez haya creado un directorio en una determinada región, la página de inicio ya no estará disponible, y verá la página Administrar sus sitios de WorkDocs en su lugar. 14

19 Paso 2: Habilite AWS Managed Microsoft AD y defina un administrador 2. Elija Comience ahora en la página de inicio de Amazon WorkDocs o elija Crear un nuevo sitio de WorkDocs en la página Administrar sus sitios de WorkDocs Sites. 3. En la página Primeros pasos con WorkDocs, junto a Configuración estándar, elija Lanzar. Paso 2: Habilite AWS Managed Microsoft AD y defina un administrador Siga los pasos que se indican a continuación para habilitar su AWS Managed Microsoft AD y definir un administrador. Para habilitar AWS Managed Microsoft AD 1. En la lista de directorios disponibles, seleccione la instancia de AWS Managed Microsoft AD que desea utilizar para el sitio de Amazon WorkDocs. Note Asegúrese de que el sitio se crea en la misma región que AWS Managed Microsoft AD. 2. Elija Habilitar directorio. 3. En la página Configurar administrador de WorkDocs, escriba un nombre de usuario del directorio de AWS Managed Microsoft AD que será el administrador de Amazon WorkDocs y elija Seleccionar administrador. Lleva varios minutos conectar el directorio y que se cree el sitio Amazon WorkDocs. Cuando el directorio se conecta correctamente, el valor Status del sitio cambia a Active. Paso 3: Complete la configuración del Panel de control del administrador Una vez recibido el correo electrónico de registro del administrador, puede conectarse al sitio de Amazon WorkDocs utilizando el cliente de su elección y puede completar la configuración desde el panel de control del administrador. Para completar la configuración del Panel de control del administrador 1. En el correo electrónico de registro del administrador, use el enlace para iniciar sesión en Amazon WorkDocs. 2. En Mi cuenta, elija Abrir panel de control del administrador. 3. Cambie la configuración preferida de idioma, almacenamiento, seguridad y papelera de recuperación. Para obtener más información, consulte Configuración de almacenamiento (p. 33), Administración de la configuración de seguridad (p. 22) y Configuración de retención de la papelera de recuperación (p. 34). 4. En Administrar usuarios, invite a nuevos usuarios. También puede editar la configuración de los usuarios. Para obtener más información, consulte Invitación y administración de usuarios de Amazon WorkDocs (p. 18). 15

20 Habilitación del inicio de sesión único Habilitación del inicio de sesión único AWS Directory Service permite a los usuarios tener acceso a Amazon WorkDocs desde un equipo que se ha unido al mismo directorio en el que está registrado Amazon WorkDocs, sin tener que escribir sus credenciales por separado. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión único en la AWS Directory Service Administration Guide. Es posible que los usuarios de Amazon WorkDocs necesiten modificar la configuración de su navegador web para habilitar el inicio de sesión único. Para obtener más información, consulte Habilitar el inicio de sesión único en la Guía del usuario de Amazon WorkDocs. Habilitar la autenticación multifactor Puede habilitar la autenticación multifactor para su directorio AD Connector con el siguiente procedimiento. Note La autenticación multifactor no puede utilizarse con los directorios de Simple AD. Para habilitar la autenticación multifactor 1. Abra la consola de Amazon WorkDocs en 2. En la página Administrar sus sitios de WorkDocs, seleccione el sitio que desee, y elija Acciones y Administrar MFA. 3. Especifique los valores siguientes y elija Actualizar MFA. Habilitar Multi-Factor Authentication Active esta opción para habilitar la autenticación multifactor. RADIUS server IP address(es) (Direcciones IP del servidor RADIUS) Puerto Direcciones IP de los puntos de enlace del servidor RADIUS o dirección IP del balanceador de carga del servidor RADIUS. Puede especificar varias direcciones IP separándolas mediante comas (por ejemplo, , ). Puerto que utiliza el servidor RADIUS para las comunicaciones. La red local debe permitir el tráfico entrante procedente del puerto de servidor RADIUS (1812) predeterminado desde los servidores AD Connector. Código secreto compartido Código de secreto compartido que se especificó cuando se crearon los puntos de enlace de RADIUS. Confirm shared secret code (Confirmar código secreto compartido) Confirme el código secreto compartido para los puntos de enlace de RADIUS. Protocolo Seleccione el protocolo que se especificó cuando se crearon los puntos de enlace de RADIUS. Server timeout (Tiempo de espera del servidor) Tiempo, en segundos, que hay que esperar a que el servidor RADIUS responda. Este valor debe estar entre 1 y

21 Promover un usuario a administrador Número máximo de reintentos Número de veces que se intenta la comunicación con el servidor RADIUS. Este valor debe estar entre 0 y 10. La autenticación multifactor está disponible cuando RADIUS Status cambia a Habilitado. Durante la configuración de la autenticación multifactor, los usuarios no pueden iniciar sesión en su sitio de Amazon WorkDocs. Promover un usuario a administrador Utilice la consola de Amazon WorkDocs para promocionar a un usuario a administrador. El usuario debe estar activo para promocionarlo. Para obtener más información sobre cómo activar un usuario, consulte Editar usuarios (p. 19). Para promocionar un usuario a administrador 1. Abra la consola de Amazon WorkDocs en 2. En la página Administrar sus sitios de WorkDocs, seleccione el directorio que desee, y elija Acciones y Configurar un administrador. 3. En la página Configurar administrador de WorkDocs, introduzca el nombre del usuario que desea promocionar, y elija Configurar un administrador. También puede utilizar el panel de administración de Amazon WorkDocs para degradar a un administrador. Para obtener más información, consulte Editar usuarios (p. 19). 17

22 Funciones de usuario Invitación y administración de usuarios de Amazon WorkDocs Puede cambiar las funciones de los usuarios, invitar, habilitar o deshabilitar usuarios y cambiar la configuración de los usuarios en Administrar usuarios del panel de control del administrador del cliente web de Amazon WorkDocs. También puede promocionar un usuario a administrador. Para obtener más información, consulte Promover un usuario a administrador (p. 17). Para abrir el panel de control del administrador, en Amazon WorkDocs, bajo Mi cuenta, elija Abrir panel de control del administrador. Note Algunas opciones del panel de control del administrador son diferentes en los directorios de la nube y los directorios conectados. Contenido Información general sobre las funciones de usuario (p. 18) Invitar a usuarios nuevos (p. 19) Editar usuarios (p. 19) Deshabilitar usuarios (p. 20) Transferir la propiedad de los documentos (p. 20) Eliminar usuarios (solo en el directorio de la nube) (p. 21) Descarga de lista de usuarios (p. 21) Información general sobre las funciones de usuario Amazon WorkDocs define los siguientes roles de usuario. Puede modificar el rol de un usuario editando el perfil de usuario. Para obtener más información, consulte Editar usuarios (p. 19). Administrador: usuario de pago que tiene permisos administrativos para todo el sitio, incluida la administración de usuarios y la configuración del sitio. Para obtener más información sobre cómo promocionar un usuario a administrador, consulte Promover un usuario a administrador (p. 17). Usuario avanzado: usuario de pago del sitio a quien el administrador le puede conceder un conjunto especial de permisos. Usuario: usuario de pago que puede guardar archivos y colaborar con otras personas en un sitio de Amazon WorkDocs. Usuario invitado: usuario gratuito que solo puede ver archivos. Un usuario invitado puede cambiarse a usuario, usuario avanzado o administrador. Note Modificar el rol de un usuario invitado a cualquiera de los otros tres roles es una operación de un solo uso que no se puede revertir. Amazon WorkDocs también define los siguientes tipos de usuarios. 18

23 Invitar a usuarios nuevos Usuario de WS Usuario que tiene asignado un WorkSpace de Amazon WorkSpaces. Acceso a todas las características de Amazon WorkDocs Almacenamiento predeterminado de 50 GB (se puede pagar para ampliarlo a 1 TB) Sin cargos mensuales Usuario de WS ampliado Usuario que tiene asignado un WorkSpace de Amazon WorkSpaces y se ha actualizado. Acceso a todas las características de Amazon WorkDocs Almacenamiento predeterminado de 1 TB (almacenamiento adicional disponible en pago por uso) Se aplican cargos mensuales Usuario de Amazon WorkDocs Usuario activo de Amazon WorkDocs que no tiene asignado un WorkSpace de Amazon WorkSpaces. Acceso a todas las características de Amazon WorkDocs Almacenamiento predeterminado de 1 TB (almacenamiento adicional disponible en pago por uso) Se aplican cargos mensuales Invitar a usuarios nuevos Para obtener más información acerca de cómo habilitar usuarios en un escenario de directorio conectado, consulte Editar usuarios (p. 19). Para los directorios en la nube, debe invitar a los usuarios nuevos a unirse al directorio. Los usuarios existentes también pueden invitar a usuarios nuevos cuando estén habilitados. Para obtener más información, consulte Configuración de invitación y de nuevo usuario (p. 22). Para invitar a usuarios nuevos a un directorio en la nube 1. En el Panel de control del administrador, bajo Administrar usuarios, elija Invitar a usuarios. 2. En el cuadro de diálogo Invitar a usuarios, para la opción A quién le gustaría invitar, escriba la dirección de correo electrónico del invitado y haga clic en Enviar. Repita este paso para cada invitación. Un correo electrónico de invitación se envía a cada destinatario con instrucciones sobre cómo crear una cuenta de Amazon WorkDocs. Editar usuarios Puede cambiar la información y la configuración existentes de los usuarios. Para editar usuarios 1. En el Panel de control del administrador, bajo Administrar usuarios, elija el icono de lápiz ( ) junto al nombre del usuario. 19

24 Deshabilitar usuarios 2. En el cuadro de diálogo Editar usuario, puede editar las opciones siguientes: Nombre (solo en el directorio de la nube) El nombre del usuario. Apellidos (solo en el directorio de la nube) Estado Rol Los apellidos del usuario. Especifica si el usuario está Activo o Inactivo. Para obtener más información, consulte Deshabilitar usuarios (p. 20). Especifica si el usuario es un usuario o un administrador. También puede cambiar el tipo de usuario para un usuario que tenga asignado un WorkSpace de Amazon WorkSpaces. Para obtener más información, consulte Información general sobre las funciones de usuario (p. 18). Almacenamiento Especifica el límite de almacenamiento de un usuario existente. 3. Elija Guardar cambios. Deshabilitar usuarios Puede deshabilitar el acceso de un usuario cambiando su estado a Inactivo. Para cambiar el estado del usuario a Inactivo 1. En el Panel de control del administrador, bajo Administrar usuarios, elija el icono de lápiz ( ) junto al nombre del usuario. 2. Elija Inactivo y después Guardar cambios El usuario inactivo ya no tendrá acceso al sitio de Amazon WorkDocs. Note El cambio de un usuario al estado Inactivo no elimina sus archivos, carpetas o comentarios del sitio de Amazon WorkDocs. Sin embargo, puede transferir los archivos y carpetas a un usuario activo. Para obtener más información, consulte Transferir la propiedad de los documentos (p. 20). Transferir la propiedad de los documentos Puede transferir los archivos y carpetas de un usuario inactivo a un usuario activo. Para obtener más información sobre cómo cambiar el estado de un usuario a Inactivo, consulte Deshabilitar usuarios (p. 20). Para transferir la propiedad de los documentos 1. En el Panel de control del administrador, bajo Administrar usuarios, elija el icono de lápiz ( ) junto al nombre del usuario inactivo. 2. Seleccione Transferir la propiedad de los documentos y escriba la dirección de correo electrónico del usuario activo al que va a transferir los archivos. 20

25 Eliminar usuarios (solo en el directorio de la nube) 3. Elija Guardar cambios. Warning Esta acción no se puede deshacer. Eliminar usuarios (solo en el directorio de la nube) Puede eliminar un usuario de la nube que todavía no haya creado su cuenta de Amazon WorkDocs. Para eliminar uno de estos usuarios, elija el icono de papelera ( ) junto al nombre del usuario. Siempre debe tener al menos un usuario activo para su sitio de Amazon WorkDocs. Si desea eliminar todos los usuarios, debe eliminar por completo el sitio de Amazon WorkDocs. Le recomendamos que no elimine usuarios registrados, En cambio, debe cambiar el estado de un usuario de Activo a Inactivo, para que no tengan acceso al sitio de Amazon WorkDocs. Para obtener más información sobre cómo desactivar un usuario, consulte Deshabilitar usuarios (p. 20). Descarga de lista de usuarios Para descargar una lista de usuarios desde el Panel de control del administrador, debe instalar Amazon WorkDocs Companion. Para instalar Amazon WorkDocs Companion, consulte Descargas de cliente de Amazon WorkDocs. Note La opción Descargar usuario no está disponible para los sitios de Amazon WorkDocs que utilizan un directorio AWS Directory Service AD Connector. Para descargar una lista de usuarios 1. En el Panel de control del administrador, bajo Administrar usuarios, elija Descargar usuario. 2. En Descargar usuario, elija una de las siguientes opciones para exportar una lista de usuarios como un archivo.json en su escritorio: Todos los usuarios Usuario invitado Usuario de WS User Usuario avanzado Administrador 3. El archivo se guarda en alguna de las ubicaciones siguientes: La carpeta Windows WorkDocsDownloads en la carpeta Descargas del equipo macos /users/username/workdocsdownloads/folder Para obtener más información sobre estas funciones de usuario, consulte Información general sobre las funciones de usuario (p. 18). 21

26 Configuración de uso compartido público Administración de la configuración de seguridad Configure las opciones de uso compartido externo y enlace para compartir públicamente, y configure los ajustes predeterminados para las invitaciones de usuario, los nuevos usuarios y los usuarios habilitados. Contenido Configuración de uso compartido público (p. 22) Configuración de invitación y de nuevo usuario (p. 22) Fuente de actividades del sitio (p. 24) Registro de llamadas a la API Amazon WorkDocs mediante AWS CloudTrail (p. 24) Configuración de uso compartido público En el Panel de control de administrador, en Seguridad, elija Quién debe tener permiso para enviar enlaces de uso compartido público? para especificar qué usuarios pueden enviar enlaces de vista de archivo a personas fuera de la organización. Elija una de las opciones siguientes: No se puede compartir públicamente Los usuarios no pueden enviar enlaces de visualización a ninguna persona que no pertenezca a la organización. Todos los usuarios administrados pueden compartir públicamente Todos los usuarios pueden enviar enlaces de visualización a cualquier persona que no pertenezca a la organización. Solo usuarios avanzados pueden compartir públicamente Solo los usuarios avanzados pueden enviar enlaces de visualización a personas que no pertenezcan a la organización. Configuración de invitación y de nuevo usuario En el Panel de control del administrador, bajo Seguridad, configure los ajustes predeterminados para invitar a nuevos usuarios a directorios en la nube o para habilitar usuarios desde directorios conectados. Configuración de invitaciones a directorios en la nube Para un directorio en la nube, elija algunas de las opciones de Quién puede invitar a usuarios externos a su sitio de WorkDocs? Solo los administradores pueden invitar a nuevos usuarios Los usuarios no pueden invitar a nuevos usuarios. Los usuarios pueden invitar a personas nuevas desde cualquier lugar compartiendo archivos o carpetas con ellas Los usuarios pueden invitar a personas nuevas de cualquier lugar fuera de la organización compartiendo archivos o carpetas con ellas. 22

27 Configuración de invitaciones a directorios conectados Los usuarios pueden invitar a personas nuevas de unos cuantos dominios específicos compartiendo archivos o carpetas con ellas. Los usuarios pueden invitar a personas nuevas de los dominios especificados compartiendo archivos o carpetas con ellas. Configuración de invitaciones a directorios conectados Para un directorio conectado, elija algunas de las opciones de Quién puede invitar a usuarios externos a su sitio de WorkDocs? Solo los administradores pueden habilitar usuarios nuevos Solo los administradores pueden permitir que los usuarios utilicen Amazon WorkDocs. Los usuarios pueden habilitar a personas nuevas del directorio compartiendo archivos o carpetas con ellas Los usuarios pueden habilitar a personas que ya existen en el directorio para que utilicen Amazon WorkDocs compartiendo archivos o carpetas con ellas. Los usuarios pueden invitar a personas nuevas de unos cuantos dominios específicos compartiendo archivos o carpetas con ellas. Los usuarios pueden invitar a personas nuevas de los dominios especificados compartiendo archivos o carpetas con ellas. Configuración de invitaciones a directorios externos Elija algunas de las opciones de Quién puede invitar a usuarios externos a su sitio de WorkDocs? Compartir con usuarios externos Elija esta opción para permitir el uso compartido con usuarios externos. Solo los administradores pueden invitar a usuarios externos Solo los administradores pueden invitar a usuarios externos a que usen Amazon WorkDocs. Todos los usuarios administrados pueden invitar a usuarios externos Todos los usuarios pueden invitar a usuarios externos a que usen Amazon WorkDocs. Solo los usuarios avanzados pueden invitar a usuarios externos Solo los usuarios avanzados pueden invitar a usuarios externos a que usen Amazon WorkDocs. Configuración de nuevo usuario de directorios conectados Elija una de las opciones de Configurar función para los nuevos usuarios. Los usuarios nuevos de su directorio serán usuarios administrados (de manera predeterminada, son usuarios invitados) A los usuarios nuevos de su directorio se les asignará la función de usuario invitado. Los usuarios nuevos externos serán usuarios administrados (de manera predeterminada, son usuarios invitados) A los usuarios externos se les asignará la función de usuario invitado. 23