Configuración de Hangouts de Google para administradores

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1 Configuración de Hangouts de Google para administradores En esta guía 1. Instale Hangouts de Google y personalice la configuración. 2. Inicie un chat y una videollamada. 3. Explore funciones y Hangouts para dispositivos móviles. 4. Configure Hangouts para su equipo. Qué necesitará Una computadora con cámara y micrófono Una cuenta de administrador de G Suite Treinta minutos

2 Conozca Hangouts Devuélvales la diversión a las reuniones: inicie una videollamada con un solo compañero de trabajo o con un máximo de veinticinco personas. Con Hangouts, puede chatear con una persona o agregar hasta ciento cincuenta participantes. Inicie una reunión mediante Hangouts o chatee en su computadora y siga en su teléfono: todo lo que necesita es un navegador web (o la aplicación de Hangouts si está en un dispositivo móvil). Mire este video y entérese de lo que Hangouts puede hacer.

3 1. 2. Comience a hablar Busque Hangouts en la Consola del administrador de Google Haga clic en un paso para navegar. Para comenzar, vayamos a la página de Hangouts en la Consola del administrador: 1. Acceda a la Consola del administrador con su dirección de correo electrónico completa y su contraseña de G Suite. 2. En el panel de control, haga clic en Aplicaciones. 3. Haga clic en G Suite. G Suite 4. En su lista de servicios, haga clic en Google Talk/Hangouts. Al igual que el chat, las videollamadas de Hangouts están en la configuración predeterminada (para nuevos dominios de G Suite).

4 1. 2. Comience a hablar Elija la configuración recomendada de Hangouts Le recomendamos la siguiente configuración para darles a sus usuarios la mejor experiencia posible, pero puede cambiar algunos de estos parámetros para cumplir con las políticas de su empresa. En la página de Google Talk/Hangouts, haga clic en Configuración avanzada. Luego, desplácese hacia abajo hasta encontrar los siguientes parámetros de configuración. No olvide hacer clic en Guardar cambios cuando haya terminado. (los usuarios pueden volver a activar el historial a menos que seleccione No permitir que los usuarios cambien esta configuración) Más información: Configuración del chat de Hangouts

5 1. 2. Comience a hablar Configuración de Hangouts en otros servicios de G Suite Puede agregar Hangouts a otros servicios de G Suite. Por ejemplo, puede agregar videollamadas de Hangouts a todos los eventos nuevos del calendario de sus usuarios. Para elegir más parámetros de configuración recomendados para Hangouts, visite las páginas de Configuración de uso compartido de otras aplicaciones de G Suite, como el Calendario de Google y Contactos de Google. 1. En la parte superior, haga clic en Aplicaciones y luego en G Suite en el menú de la barra de herramientas. 2. Desde allí, puede acceder a la configuración de muchos servicios de G Suite, incluso el Calendario y Contactos. Haga clic en el Calendario para empezar.

6 1. 2. Comience a hablar Configuración recomendada de Hangouts en el Calendario 1. En la página del Calendario, haga clic en Configuración de uso compartido. 2. Desplácese hacia abajo hasta la sección de Videollamadas y marque la casilla Agregar automáticamente videollamadas a eventos creados por un usuario.

7 1. 2. Comience a hablar Configuración recomendada de Hangouts en Contactos También puede permitir que sus usuarios chateen entre sí por Hangouts desde Gmail. Para eso, tiene que habilitar la opción de uso compartido de contactos en la página de Contactos. 1. En la página de G Suite, haga clic en Contactos. 2. Haga clic en Configuración de uso compartido. 3. Marque la opción Habilitar el uso compartido de contactos. Los miembros de su equipo ahora pueden usar Hangouts entre sí y recibirán una advertencia cuando chateen con alguien que no pertenezca al dominio de su empresa.

8 2. Comience a hablar Pruebe Hangouts en su computadora Hasta ahora, activó Hangouts y eligió algunos parámetros de configuración clave para usarlo en su dominio. Ahora, veamos cómo usar Hangouts para comunicarse con su organización, sus socios y sus clientes. Con Hangouts, puede hablar de dos modos: chat y videollamadas.

9 2. Comience a hablar Comience a hablar con Hangouts Asegurémonos de que tenga lo necesario para usar Hangouts. Esto es lo que necesita: 1. Con Chrome Está listo para empezar. Con otro navegador Después de ingresar a un chat o una videollamada de Hangouts, su navegador le solicitará que instale el complemento de Hangouts. Tendrá que instalar el complemento y volver a la videollamada. 2. Una cuenta de G Suite o una cuenta personal de Google, o el vínculo a la reunión, para que pueda invitar a contactos al chat o a la videollamada de Hangouts.

10 2. Comience a hablar Inicie una conversación de Hangouts desde Gmail También puede iniciar un chat de Hangouts directamente desde Gmail. 1. Abra Gmail. 2. Para elegir a la persona con la que quiere hablar de la lista de chat del costado, haga clic en la foto de esa persona. 3. Aparecerá una ventana de chat. Escriba su mensaje y presione Intro. Verá la respuesta en la ventana del chat. Para agregar más personas a la conversación, en la ventana del chat de Hangouts, haga clic en y seleccione los contactos de la lista o escriba el nombre de las personas que quiere agregar.

11 Comience a hablar Haga una videollamada de Hangouts Para iniciar una videollamada de Hangouts, haga lo siguiente: 1. En Gmail, haga clic en el nombre de la persona de la lista de chat, que se encuentra al lado de Recibidos. 2. Una vez que se abra la ventana de chat, haga clic en el ícono de videollamada en la parte superior. También puede hacer eso si la ventana del chat ya está abierta. 3. La computadora o el dispositivo móvil de la otra persona llamará y la persona aceptará su llamada.

12 Comience a hablar Opciones durante una videollamada Estos son algunos íconos clave que debe recordar mientras esté en una videollamada. Pruébelos para no preocuparse durante los Hangouts con su organización. Aplicaciones y funciones adicionales (como mensajería o uso compartido de la pantalla) Desactivar Desactivar el micrófono la cámara Invitar a personas Abandonar Llamada la llamada restringida a su dominio

13 Comience a hablar Comparta la pantalla durante una videollamada Es fantástico hablar con compañeros de trabajo que se encuentran lejos, pero, a veces, una imagen dice más que mil palabras. Comparta su pantalla para que los demás puedan ver exactamente lo que hace. 1. Inicie una videollamada. 2. Haga clic en Compartir pantalla al costado de la pantalla. 3. Elija si desea compartir todo su escritorio o una ventana en particular. 4. Haga clic en Compartir. Las demás personas que estén en la llamada verán su pantalla.

14 Comience a hablar Hangouts en su escritorio También puede chatear directamente desde el escritorio sin tener que ir a Gmail. Para eso, tiene que agregar la extensión de Hangouts a Chrome. 1. Abra Chrome. 2. Vaya a la extensión de Chrome. 3. Para instalarla, haga clic en 4. En la ventana emergente, haga clic en Agregar extensión. La extensión aparecerá como un ícono en la parte superior de su navegador Chrome. Al recibir un mensaje o una llamada, la ventana de Hangouts aparecerá en la parte inferior de la pantalla.

15 Comience a hablar Haga videollamadas Configure Hangouts en otros dispositivos Ahora que probó Hangouts en su computadora, descargue la aplicación en sus dispositivos móviles para que pueda usar Hangouts esté donde esté. Puede retomar sus conversaciones donde las dejó. 1. En su teléfono celular o tablet, vaya a google.com/hangouts. 2. Descargue la aplicación para Android o ios. Obtenga más información sobre Hangouts en el Centro de aprendizaje.

16 Comience a hablar Haga videollamadas Programe una videollamada en el Calendario de Google De forma predeterminada, se agregan videollamadas automáticamente a todos los eventos del Calendario de Google de sus usuarios. Si como administrador inhabilitó esta función, estas son las instrucciones que puede darles a sus usuarios para que agreguen videollamadas manualmente a sus eventos. 1. Abra el Calendario. 2. En la parte superior de la página, haga clic en Crear. 3. Agregue el título, la hora y la fecha de su reunión. 4. Haga clic en Agregar videollamada. 5. Agregue a los invitados. 6. Haga clic en Guardar y envíe su invitación. Nota: Los invitados se pueden unir a la videollamada en cualquier momento, antes o después de que comience la reunión. Ahora también puede invitar a contactos que no pertenezcan a su organización. Más información: Eventos con videollamadas

17 Comience a hablar Haga videollamadas Únase a una videollamada desde cualquier lugar Puede unirse a una videollamada de Hangouts desde su dispositivo móvil directamente a través de Gmail o el Calendario. Los usuarios externos también pueden unirse a través de su invitación de correo electrónico o haciendo clic en el vínculo de la reunión. Desde Gmail 1. En Gmail, desde su dispositivo móvil o computadora de escritorio, abra el correo electrónico con la invitación a la reunión. 2. Haga clic en la URL de la videollamada para unirse a la reunión. Desde el Calendario 1. En el Calendario, desde su dispositivo móvil o computadora de escritorio, abra la invitación a la reunión del Calendario. 2. En la sección Videollamada, haga clic en Unirme a la reunión.

18 Comience a hablar Haga videollamadas Descubra las funciones avanzadas Hangouts ofrece aún más funciones para ayudarlos a usted y a su equipo a agilizar el trabajo. Estas son algunas opciones que puede probar: Hangouts en vivo/youtube Live: Lleve adelante conversaciones interactivas con un grupo más grande, guarde su transmisión y envíe su mensaje al mundo. Escritorio remoto: Agregue esta aplicación de Chrome para dejar que los usuarios se ayuden entre sí permitiéndoles conceder acceso a su computadora durante una videollamada.

19 Comience a hablar Haga videollamadas Explore Hangouts Comuníquese con su equipo Ahora que configuró Hangouts para su organización, llegó el momento de ayudar a que todos comiencen a usarlo. 1. Presente Hangouts enviando esta plantilla de correo electrónico. 2. Ayude a su equipo a hacer estas dos cosas antes de que empiecen a usar Hangouts: Empezar a usar Hangouts en Gmail. Instalar la extensión de Chrome. Si antes usaba Google Talk, tiene que activar el chat de Hangouts para Gmail.

20 Comience a hablar Haga videollamadas Explore Hangouts Capacite a su equipo Para ver más recursos de capacitación, visite el Centro de aprendizaje de G Suite en gsuite.google.es/learning-center. Visitar el Centro de aprendizaje Otros recursos recomendados: Centro de ayuda de Hangouts

21 Felicitaciones! Configuró Hangouts para su organización. Ahora ya sabe cómo hacer lo siguiente: Personalizar la configuración de Hangouts. Chatear y hacer videollamadas. Usar funciones avanzadas, como compartir la pantalla. Abrir Hangouts desde Gmail, Chrome o su escritorio. Esta guía le resultó útil? Enviar comentarios

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