MANUAL DE ADMINISTRACIÓN

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1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2009 Nit: 891,800,475-0 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN MARTHA ISABEL LÓPEZ LUGO Personera Municipal CHIQUINQUIRÁ FEBRERO DE 2014

2 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO 1. INTRODUCCIÓN 1.1. GENERALIDADES El Congreso de la República de Colombia, por medio de la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993, establece las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado. Entendiendo el Control Interno como un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El Modelo Estándar de Control Interno MECI tiene como objetivo principal definir las metodologías, procedimientos, instructivos e instrumentos básicos que permitan a los servidores con responsabilidades de Control en las organizaciones públicas, poner en funcionamiento un Sistema de Control Interno que soporte efectivamente la función administrativa de las entidades que conforman el Estado en cualquiera de sus niveles. Esta herramienta, busca subsanar las debilidades de los sistemas de Control Interno encontradas en los diferentes diagnósticos efectuados a las entidades beneficiarias del Programa "Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendición de Cuentas en Colombia", detalladas en la Introducción al Marco Conceptual y relacionadas con las dificultades de orden técnico, metodológico y procedimental para implementar efectivos sistemas de Control Interno, pretendiendo lograr con esto ayudar al objetivo de lograr en algún momento, un lenguaje común en materia de Control Interno desde el punto de vista conceptual, técnico y metodológico.

3 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO El Manual de Implementación se encuentra diseñado para que se establezca una conexión entre lo conceptual, lo técnico y lo metodológico del Control Interno, es decir, el cómo hacer que un Sistema de Control Interno opere efectivamente bajo unos conceptos y estructuras básicas previamente planteadas. El MECI pretende de manera específica lo siguiente: 1. Dar alcance a las leyes, reglamentos, directivas del Gobierno Nacional y de organismos competentes en materia de Control Interno. 2. Proponer un Plan de Diseño e Implementación básico, que permita poner en funcionamiento o mejorar el Sistema de Control Interno en la entidad pública. 3. Asegurar que la interpretación del Modelo de Control Interno por parte de diferentes públicos interesados, al momento de ser llevada a la práctica, se haga de forma adecuada, uniforme y sin desviaciones que entorpezcan su propósito. 4. Brindar un método básico para implementar el Modelo de Control Interno, proporcionando a los usuarios las herramientas y técnicas mínimas para acceder a su funcionamiento. 5. Motivar en los mandatarios o altos directivos de las entidades públicas, la necesidad de definir políticas y dinámicas propias de control, según la naturaleza y características de la entidad, a partir de la estructura del Modelo de Control Interno y las metodologías presentadas. 6. Encaminar todos los esfuerzos y los recursos de forma ordenada y coherente para el logro del diseño e implementación del Modelo de Control Interno, con la mayor efectividad posible. 7. Fortalecer los canales de comunicación entre las diferentes áreas organizacionales de la entidad pública, para conjuntamente lograr la adecuada operación del Sistema de Control Interno. 8. Proporcionar un Documento final que contenga toda la información relacionada con la Propuesta de Modelo de Control Interno para Entidades del Estado y sus formas de Implementación.

4 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO El Sistema de Control Interno en las entidades públicas es un sistema compuesto por los principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos, procedimientos y personas que ordenados y relacionados entre sí conforman una organización pública. Además, el Control Interno se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de la función administrativa, y sus objetivos; no es un evento aislado del componente de la gestión de las organizaciones; es una serie de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación de la entidad pública; se reconoce como un componente integral de cada sistema; es parte inherente a la estructura administrativa y operacional de la organización pública; y, asiste a la dirección de manera constante, en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus metas se refiere PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO Los pilares fundamentales del Control Interno son la Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión, los cuales constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que garantizan la efectividad del Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones, competencias y características de cada entidad pública. La Autorregulación es la capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar, con base en la Constitución y en la Ley, los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones. Mediante la Autorregulación la entidad adopta los principios, normas y procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno. Favorece al Autocontrol al normalizar los patrones de comportamiento requeridos para el cumplimiento de los objetivos.

5 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Los instrumentos de la autorregulación, se refieren a: 1. la promulgación de los valores, principios y las conductas éticas propias de la entidad; 2. la generación de códigos de Buen Gobierno; 3. La definición de modelo de operación que armonice las leyes y las normas pertinentes a su fin; 4. el establecimiento de las políticas, normas y controles; tendientes a evitar o minimizar las causas y los efectos de los riesgos capaces afectar el logro de los objetivos; y, 5. la reglamentación del Control Interno. El Autocontrol es la capacidad de cada servidor público para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar los procesos y solicitar ayuda cuando lo considere necesario para garantizar una función administrativa transparente y eficaz. Los instrumentos del autocontrol se refiere a: 1. el compromiso de todos los servidores públicos; 2. el desarrollo de sus competencias y conocimiento; 3. la responsabilidad con las labores asignadas; y, 4. la responsabilidad para asumir sus propias decisiones y autorregular su conducta. La Autogestión es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la Ley. Los instrumentos de la Autogestión son: 1. la comprensión por parte de la entidad y de los servidores públicos, de las competencias y funciones asignadas por la Constitución y la ley; 2. la adaptación consciente de la entidad a su entorno; 3. la organización de la función administrativa y de su control de acuerdo con las características propias de cada entidad; 4. la capacidad institucional para autorregular su funcionamiento; 5. La conformación de la red de conversaciones que articula los procesos, las actividades y las acciones requeridas para la ejecución de los planes, los programas y los proyectos necesarios al logro de los objetivos institucionales y sociales del Estado; y, 6. la ejecución de planes de mejoramiento y el seguimiento efectivo a su impacto en la organización. En razón a lo anterior, los objetivos del Control Interno se logran a partir del establecimiento de acciones; políticas; métodos; procedimientos; mecanismos de prevención, control y evaluación; el proceso de mejoramiento continuo y las acciones para el cumplimiento de la Constitución, las leyes y normas.

6 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO 1.3. COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONTROL, NORMAS Y POLÍTICAS Compatibilidad con otros Sistemas de Gestión de Control El Modelo Estándar de Control Interno MECI-, está elaborado en concordancia con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y el Sistema de Desarrollo Administrativo, regulado a través de la siguiente normatividad: LEY 489 del 29 de Diciembre de 1998, se dictan normas sobre la organización y el funcionamiento de las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública. Establece la necesidad de diseñar e implementar sistemas de evaluación y seguimiento de la gestión pública. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA DE LA GESTIÓN PÚBLICA, NTCGP 1000:2009, especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. La primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública tiene como objetivo primordial facilitar la interpretación e implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como promover su implementación conjunta con el Modelo Estándar de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Por tanto, esta nueva actualización, no incluye nuevos requisitos ni reduce los de la versión Normas

7 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO El Modelo Estándar de Control Interno MECI-, está articulado de acuerdo a la correspondencia entre las Normas Técnicas Colombiana avaladas por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC-: NORMA TÉCNICA COLOMBIANA DE LA GESTIÓN PÚBLICA, NTCGP 1000:2004, específica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA, NTC-ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de Calidad. Especifica los Requisitos. Tercera actualización. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA, NTC-OHSAS 18001:2007. Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA, Ambiental. NTC-ISO 14001:2004, Sistema de gestión NORMA TÉCNICA COLOMBIANA DE LA GESTIÓN PÚBLICA, NTCGP 1000:2009, primera actualización Políticas El Modelo Estándar de Control Interno MECI-, se elaboró con base en las políticas emanadas principalmente por El Honorable Congreso de la República de Colombia, por medio de las leyes; direccionado por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP-, y por los Entes Territoriales. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, por medio de las siguientes leyes: Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993, establece las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado. Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998, se dictan normas sobre la organización y el funcionamiento de las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la

8 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO organización y funcionamiento de la Administración Pública. Establece la necesidad de diseñar e implementar sistemas de evaluación y seguimiento de la gestión pública. Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003, por el cual se crea y establece el sistema de gestión de calidad. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DAFP-, en Decretos y circulares tales como: DECRETO 2145 del 4 de Noviembre de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. DECRETO 2539 del 6 de Diciembre de 2000, por el cual se modifica parcialmente el decreto 2145 del 4 de noviembre de DECRETO 1537 del 26 de Julio de 2001, por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a los elementos técnicos y administrativos de las entidades y organismos del estado. DECRETO 4110 del 9 de Diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 del 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. DECRETO 1599 del 26 de Mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005, para el Estado Colombiano. Determina las generalidades y la estructura necesaria establecer, documentar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5º de la Ley 87 de CIRCULAR No. 03 del 27 de Septiembre de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional Y Territorial: Aplicación de los lineamientos generales para la Implementación Del Modelo Estándar De Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. CIRCULAR No. 04 del 27 de Septiembre de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional Y Territorial: Realizar la evaluación institucional por dependencias en cumplimiento de la Ley 909 de El análisis de la gestión de cada área de la organización deberá basarse en la evaluación cuantitativa y cualitativa del grado de ejecución de los compromisos establecidos en la planeación institucional, liderado por las Oficinas de Planeación o las que hagan sus veces.

9 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO RESOLUCIÓN 142 del 8 de Marzo de 2006, por el cual se adopta el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2005, en el estado colombiano, que tiene como propósito orientar a las entidades en la implementación y desarrollo de cada uno de los subsistemas, componentes y elementos que conforman el Modelo Estándar de Control Interno. DECRETO 2621 del 3 de Agosto de 2006, por el cual se modifica el decreto 1599 del 2005 sobre el Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano DECRETO 153 del 24 de Enero de 2007 por el cual se modifica la fecha de entrega el Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno. DECRETO 4485 del 18 de noviembre de 2009, por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 20 de la Ley 872 de ENTES TERRITORIALES, en las siguientes Resoluciones: RESOLUCIÓN 047 del 12 de agosto de 2009, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI para la Personería Municipal de Chiquinquirá. RESOLUCIÓN 06 de octubre 30 de 2009, por la cual se regula el Manual de Funciones de la Personería de Chiquinquirá ACLARACIONES RELATIVAS A LA PRIMERA ACTUALIZACIÓN DE LA NORMA TÉCNICA DE LA CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA. En el 2009, se realizó la primera actualización del Sistema de Gestión de Calidad en la Gestión Pública según la norma NTCGP 1000:2009, con la cual se realizaron modificaciones en el mejoramiento del desempeño y la capacidad de proporcionar productos y/o servicios, teniendo en cuenta el MECI: 2005, de acuerdo al Decreto 4485 de 2009 por medio del cual se adopta la actualización de la NTC-GP 1000:2004. Esta actualización tiene como objetivo primordial facilitar la

10 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO interpretación e implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como promover su implementación conjunta con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y el Sistema de Desarrollo Administrativo. Por tanto, no incluye nuevos requisitos ni reduce los de la versión En este sentido, se precisa que la actualización introduce cambios para: a) Aclarar los requisitos existentes en la primera edición de la norma (basados en la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001, la versión 2005 de la norma NTC- ISO 9000 y en las lecciones aprendidas durante un primer periodo de uso de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública), y b) Demostrar la compatibilidad entre el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno, resaltando los elementos comunes entre los dos sistemas. 1 El Departamento Administrativo de la Función Pública, como ente rector de la política de Calidad para las entidades del Estado, toma la decisión de actualizar la NTCGP con base en los siguientes aspectos: a) Teniendo en cuenta que la NTCGP se fundamenta en una norma internacional de calidad como lo es la ISO 9001, la cual fue actualizada a su versión 2008, se identifica la necesidad de modernizar las herramientas gerenciales de la función pública, considerando las reformas realizadas a dicho referente internacional. b) Se analiza que es necesario facilitar la interpretación e implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y promover la implementación conjunta del Sistema de Gestión de la Calidad con el Modelo Estándar de Control Interno MECI. c) Se recogen todas las inquietudes y dificultades de las entidades con respecto a la implementación de sus Sistemas Integrados 2. 1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Sistema de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. NTCGP 1000: Bogotá, D.C.: El Instituto, COLOMBIA, Departamento Administrativo de la Función Pública. Cuadernillo Orientador frente a la actualización de la NTCGP a su versión [on-line] Noviembre de 2010.

11 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO 2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN OBJETO Este documento especifica los requisitos para un Sistema de Control Interno aplicable a entidades obligadas por la Ley 87 de 1993, el cual se constituye en una herramienta de gestión que permite establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública. Este Manual, tiene como propósito orientar a la Personería Municipal de Chiquinquirá, en la implementación y desarrollo de cada uno de los subsistemas, componentes y elementos que conforman el Modelo Estándar de Control Interno CAMPO DE APLICACIÓN Se aplica a todos los organismos y entidades que de acuerdo con la Ley 489 de 1998 conforman la Administración Pública, y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este Modelo Estándar de Control Interno MECI-, según la Norma NTCGP 1000: Acción correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

12 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO 3.2. Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable Adecuación. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos Adquisición de bienes y servicios. Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad Alta dirección. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo Auditoría interna. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos Calibración. Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.

13 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio Competencia. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades Concesión. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados Confirmación metrológica. Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto Conformidad. Cumplimiento de un requisito Control de la calidad. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad Conveniencia. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada Diseño y desarrollo. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio Documento. Información y su medio de soporte Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

14 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado Entidades. Entes de la Rama Ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de Equipo de medición. Instrumento, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición Especificación. Documento que establece requisitos Estructura de la entidad. Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley Función de una entidad. Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad Gestión. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación Habilidad. Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempeñar una actividad.

15 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño No conformidad. Incumplimiento de un requisito (Véase 3.47) Objetivo de la calidad. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad Parte interesada. Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad Planificación de la calidad. Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad Política de la calidad de una entidad. Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos.

16 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO NOTA 2 Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". NOTA 4 Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes: - Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. - Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria Responsabilidad. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

17 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito Sistema de Gestión de la Calidad para entidades. Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración Validación. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista Verificación. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito del presente Modelo Estándar de Control Interno, según el Decreto 1599 de 2005, emanado por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP Subsistema de Control Estratégico: Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública.

18 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Componente ambiente de control. Está conformado por elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad Acuerdos, compromisos o protocolos éticos: Elemento de control que define el estándar de conducta de la entidad pública. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la ley y la finalidad social del Estado Desarrollo del Talento Humano: Elemento de control que define el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los servidores públicos del Estado Estilo de dirección: Elemento de control, que define la filosofía y el modo de administrar del gobernante o gerente público, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado Componente direccionamiento estratégico. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales Planes y programas: Elemento de control, que permite modelar la proyección de la entidad pública a corto, mediano y largo plazo e

19 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos Modelo de operación por procesos: Elemento de control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública Estructura organizacional: Elemento de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función Contexto estratégico: Elemento de control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales Identificación de eventos: Elemento de control que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la entidad pública, que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia Análisis del riesgo: Elemento de control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el

20 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo Valoración del riesgo: Elemento de control que determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento Políticas de administración de riesgos: Elemento de control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública Subsistema de Control de Gestión: Conjunto de componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión Componente actividades de control. Constituye el conjunto de elementos que garantizan el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos Políticas de operación: Elemento de control que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidas por la entidad Procedimientos: Elemento de control conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

21 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Controles: Elemento de control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pública Indicadores: Elemento de control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos Manual de procedimientos: Elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos Componente información. Componente de control, conformado por un conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información Información primaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad, pero que afectan su desempeño Información secundaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública.

22 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Sistemas de información: Elemento de control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública Componente comunicación pública. Componente de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de Comunicación organizacional: Elemento de control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad Comunicación informativa: Elemento de control, que garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés y externos Medios de comunicación: Elemento de control que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés Subsistema de Evaluación: Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada en la entidad pública, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los

23 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad Autoevaluación del control: Elemento de control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas Autoevaluación a la gestión: Elemento de control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la entidad pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales Componente evaluación independiente. Componente de control que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad pública por parte de la oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la entidad pública Evaluación del Sistema de Control Interno: Elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública Auditoría Interna: Elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad pública. Asimismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la

24 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés Componente planes de mejoramiento. Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control Plan de Mejoramiento Institucional: Elemento de control, que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar la entidad pública para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución, la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los diferentes grupos de interés Planes de Mejoramiento por Procesos: Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la organización pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto Planes de Mejoramiento Individual: Elemento de control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD REQUISITOS GENERALES

25 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO La Personería Municipal de Chiquinquirá debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de la Norma NTCGP 1000:2009; este Sistema incluye de manera integral todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función (Véase Ley 872 de 2003 artículos 3 y 7). I. PRIMERA ETAPA. PLANEACIÓN DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MECI. El marco conceptual definido en el Decreto 1599 de 2005, fija como acciones a desarrollar en la fase preparatoria para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno las siguientes: 1) Establecimiento del compromiso de la alta dirección La Personería Municipal de Chiquinquirá, a través del ACTA No. 001, del 20 de Agosto de 2008, en el cual manifiesta su interés de coadyuvar de manera directa y recurrente a la actualización, ajustes e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI- 1000:2005. Por medio de la expedición de un acto administrativo, mediante el cual se adopta, reglamenta, actualiza o ajusta el Modelo Estándar de Control Interno, en cumplimiento del mandato constitucional y legal de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá y en particular en lo establecido en el Decreto 1599 del 20 de mayo de (Ver Anexo 1). 2) Definición de la organización de equipos de trabajo. El equipo de trabajo estará dirigido por la Personera Municipal de Chiquinquirá, quién escogerá el conjunto de trabajo o equipo MECI.

26 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO 3) Definición de los diferentes niveles de implementación o ajuste del sistema en términos del modelo estándar. En la Gráfica 1, se especifican las etapas de implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI-, las cuales son cuatro: Planeación al diseño de implementación, diseño e implementación, evaluación a la implementación y el normograma. Gráfica 1. Etapas de la Implementación del MECI Fuente: MECI 1000:2005, Personería Municipal de Chiquinquirá. 4) El diseño y proyección del plan de trabajo y cronograma de actividades que garanticen el desarrollo de la implementación. Se realiza un plan de trabajo, donde se analiza la correspondencia entre la Norma NTCGP 1000:2009, del Modelo Estándar de Control Interno MECI- y de la Ley 489 de 1998, con lo cual se realiza un diagnóstico de los subsistemas, con sus respectivas acciones a implementar, así como el resultado de cada uno.

27 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO A continuación se presenta el desarrollo de esta fase en el marco del proceso adelantado: Cuadro 1. Diseño y proyección del Plan de Trabajo SUBSISTEMA COMPONENTE ACCIONES IMPLEMENTAR A RESULTADO PRELIMINAR Diagnóstico Diagnóstico; ético, talento humano. Organizacional, SCI, Lista de chequeo CONTROL ESTRATEGICO CONTROL ESTRATEGICO Ambiente Control de Direccionamiento Estratégico Administración del Riesgo Actividades Control de 1. Definir Estilo de dirección. 2. Desarrollo de T.H 1. Definición de Planes y Programas. 2. Definición de procesos institucionales 1. Identificar el riesgo 2. Analizar el Riesgo 3. Valorar El Riesgo 4. Política 1. Definición de Procedimientos. 2. Definición de Controles 3. Definición de Indicadores 4. Política de operación de procedimientos Código de ética Plan de incentivos Plan de capacitación Manual de inducción y reinducción Plan de bienestar social Plan estratégico institucional. Mapa de Procesos Institucionales. Mapa de Riesgo Estructura orgánica Manual de Procedimientos. Manual de políticas de operación CONTROL DE GESTIÓN Información Comunicación Pública 1. Información primaria 2. Información secundaria 3. Sistema de Información 1. Comunicación organizacional 2. Comunicación informativa 3. Medios de Comunicación Articulación del sistema de comunicación interno y externo (utilización de las TIC S)

28 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Continuación, Cuadro 1. Diseño y proyección del Plan de Trabajo SUBSISTEMA COMPONENTE ACCIONES A IMPLEMENTAR Autoevaluación 1. Evaluación SCI, y Gestión. Evaluación Uso de Herramienta Independiente Sistematizada DAFP Plan de Mejoramiento Planes de Institucional, procesos e Mejoramiento individual. CONTROL DE EVALUACIÓN Normograma Evaluación de normatividad vigente y aplicable RESULTADO Plan Auditorías internas Plan de Mejoramiento del Sistema de Control Interno. Normograma Institucional Asesoría 1. Acompañamiento al Proceso. 2. Expedición Actos Administrativos. Fortalecer los sistemas de Control Interno (Actas y Resoluciones) Producto Final 1. Sistemas en operatividad Fuente: Diseño Propio. Memoria Técnica. 5) Actos Administrativos Los siguientes son los Actos Administrativos regulatorios del Modelo Estándar, cuyo articulado se encuentra en la parte anexa del presente documento: Acta de Compromiso de Adopción del MECI Resolución de Adopción Resolución de Asignación de Equipos de Trabajo y Responsabilidades 6) Diagnóstico del sistema de Control interno. El diagnóstico del sistema de control interno se realiza con base en el aplicativo desarrollado por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP-, el cual

29 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO es aplicado a todos los servidores públicos de la institución y que arroja el siguiente consolidado: Cuadro 2. Cuadro de diagnóstico, verificación y aspectos por modificar del manual MECI Personería Municipal de Chiquinquirá. NUMERAL NTC-GP 1000:2009 PERSONERÍA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ, MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI- CONFORMIDAD NO CONFORMIDAD 1. Introducción 1.1 Generalidades 1.2 Principios de Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. 1.3 Compatibilidad con otros sistemas de gestión de control, normas y políticas. 1.4 Aclaraciones relativas a la primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. 2. Objeto y campo de aplicación 2.1 Objeto 2.2 Aplicación 3. Términos y definiciones 4. Sistema de gestión de la calidad 4.1 Requisitos generales 4.2 Gestión documental 5. Responsabilidades de la dirección 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de la calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6 Revisión por la dirección 6. Gestión de los recursos 6.1 Provisión de recursos

30 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Continuación, Cuadro 2. Cuadro de diagnóstico, verificación y aspectos modificar del manual MECI Personería Municipal de Chiquinquirá. por PERSONERÍA MUNICIPAL DE NUMERAL NTC-GP 1000:2009 CHIQUINQUIRÁ, MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI- CONFORMIDAD NO CONFORMIDAD 6.2 Talento humano 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo 7. Realización del producto o prestación del servicio 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio. 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo 7.4 Adquisición de bienes y servicios 7.5 Producción y prestación del servicio 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de disposición 8. Medición análisis y mejora 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y medición 8.3 Control del producto y/o servicio no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora Anexo a Normatividad asociada con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad con base a esta norma. Correspondencia entre el Sistema de Gestión de Anexo B la Calidad, el Sistema de Control Interno y el Sistema de Desarrollo Administrativo. Anexo C Correspondencia entre la NTC-OHSAS 18001:2007, NTC-ISO 14001:2004 y la Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública. Anexo D Cambios entre la Norma NTC-GP 1000:2004 y la norma NTC-GP 1000:2009 Anexo E Bibliografía. Fuente: Diseño propio. Los hallazgos realizados permitieron evaluar la articulación y cumplimiento de la NTCGP 1000:2004 con la Norma NTCGP 1000:2009 evidenciándose la falta de aplicación de algunos mecanismos de gestión para el cumplimiento de éstas, presentándose como no conformidad, especialmente en ítems como:

31 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO normatividad asociada con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, componentes como: - Administración del riesgo - Información - Ambiente de control - Direccionamiento estratégico - Comunicación pública - Actividades de control - Autoevaluación - Planes de mejoramiento - Correspondencia entre la NTC-OHSAS 18001:2007. Aspectos que se deberán tener en cuenta para la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI- de la Personería Municipal de Chiquinquirá (Boyacá).

32 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO SEGUNDA ETAPA. DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL MECI A partir de los resultados del diagnóstico inicial del Sistema de Control Interno, se inician las acciones tendientes al proceso de diseño de los elementos necesarios para la operatividad del control interno, y la implementación respectiva, apoyados en los procesos de acompañamiento y capacitación a los servidores públicos. 1.1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO AMBIENTE DE CONTROL Código de Ética y de buen Gobierno Institucional. El cual puede ser consultado en la parte anexa del presente manual. (Ver Anexo B) Desarrollo del Talento Humano. El cual puede ser consultado en la parte anexa del presente manual. (Ver Anexo C,D,E,F,G) Estilo de la Dirección. El cual puede ser consultado en la parte anexa del presente manual. (Ver Anexo H) DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Despliegue de la planeación. El siguiente esquema representa el despliegue de planeación estratégica que adelanta la entidad, a través de la formulación del mapa estratégico institucional (Ver Gráfica 2) Planes y programas. El cual se encuentra en la parte de anexos del presente documento. (Ver Anexo k) Gráfica 2. Despliegue de la planeación.

33 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO NIVEL DIRECTIVO FUNCIÓN: Constitucional y Legal; Agente del Ministerio Público en el Municipio MISIÓN: Garantizamos el ejercicio de la función pública Municipal VISIÓN: Reconocimiento local por la gestión de vigilancia y control municipal OBJETIVOS: Promoción de la identidad institucional ASIGNACION DE RESPONSABLES NIVEL OPERATIVO ESTRATEGIA: Consolidar la Gestión de vigilancia y control preventivo en las actuaciones del servidor publico PLANES: Plan de Acción institucional ASIGNACION DE RESPONSABLES Y RECURSOS ACTIVIDADES: Participar en la vigilancia y control de las actuaciones de los servidores públicos en el municipio PROYECTOS: Garantizar los derechos de la población PROGRAMAS: Atención a la comunidad Fuente: MECI 1000:2005, Personería Municipal de Chiquinquirá Modelo de operación por procesos. El siguiente esquema representa el modelo de operación por procesos, incluye un inventario inicial de los procesos que pueden servir de base para la gestión de los servicios institucionales, hace parte integral del componente, al cual se articulan los documentos elaborados por la institución, las posibles validaciones y las

34 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO adecuaciones que se realicen en el marco de mejoramiento institucional. De otro modo, el modelo aquí propuesto es una guía que debe ser validada por la entidad, y constituye un referente para el establecimiento de una verdadera cultura de gestión por procesos. (Ver anexo I). A continuación se presenta el mapa de procesos institucional: Gráfica 3. Mapa de procesos institucional Fuente: Diseño Propio.

35 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Estructura organizacional. La Personería Municipal de Chiquinquirá, se encuentra estructurada de acuerdo a la Resolución No. 005 del 27 de Febrero de Gráfica 4. Estructura organizacional. Fuente: Diseño Propio Componente Administración de Riesgos: Hace parte del presente componente el documento denominado Programa de Gestión de riesgos a partir de la priorización de riesgos adelantada en trabajo de campo con los servidores públicos que integran el grupo operativo MECI SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL Manual de procesos y procedimientos, indicadores y controles. Documento al cual se articulan los procesos descritos en el mapa de procesos, los procedimientos y la batería de indicadores para la medición y el control de efectividad de los mismos

36 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO 2.3. SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN Componente Autoevaluación: Elementos que al actuar coordinadamente, permiten medir la efectividad de los controles en los procesos y resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad Autoevaluación del control: Elemento de control basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. Se convierte en u proceso periódico de evaluación, en el cual participan los servidores que dirigen y ejecutan los procesos según el grado de responsabilidad y autoridad para su operación. Debe verificar la efectividad del Sistema de Control Interno, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la entidad y que se apliquen a los mecanismos de participación ciudadana. Evaluación del estado de implementación; comparativo del estado inicial Vs. el estado final del proceso. El comparativo del estado de implementación del sistema de control interno frente a la evaluación inicial del proceso de ajuste permite realizar la siguiente verificación: PLANES DE MEJORAMIENTO

37 3. CONTROL DE EVALUACIÓN 2. CONTROL DE GESTION SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. CONTROL ESTRATEGICO Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO PERSONERÍA MUNICIPAL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO ACCIONES DE MEJORA RESPONSABLE CRONOGRAMA Acuerdos, Publicar y Socializar a la compromios o Codigo de Etica Personero Municipal 30 días comunidad destinataria protocolos éticos AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Desarrollo del Talento Humano Estilo de dirección Planes y Programas Modelo de Operación por procesos Estructura Organizacional Contexto estratégico Identificación de riesgos Analisis de riesgos Documento orientador de politicas de talento humano Codigo de buen Gobierno Planes que materialicen la planeación Mapa de procesos y caracterizacion de procesos Organigrama, manual de funciones y competencias Información del contexto Causas, agentes generadores, descripcion y consecuencias de riesgo Impacto, probabilidad, calificación evaluación Publicar y Socializar a la comunidad destinataria Publicar y Socializar a la comunidad destinataria Diseñar planes de accion por áreas o dependencias Personero Municipal Personero Municipal Personero Municipal 30 días 30 días Enero de Cada Vigencia Retroalimentar la propuesta Equipo MECI 60 días Diseñar Sistema de Evaluación de Desempeño Verificar cambios en el contexto Promover la identificación de riesgos en todas la áreas Verificar la posibilidad y el impacto real Personero Municipal Personero Municipal Equipo MECI Equipo MECI Enero a Junio de 2009 Enero de cada vigencia Semestral Trimestral Trimestral Valoración de riesgos Control esxistentes Evaluación de controles Equipo MECI Trimestral Politicas de Adminstración de riesgos Politicas de Operación Mapa de Riesgo y politicas de mejora Documento orientador de politicas Retroalimentar, evaluar y mantener actualizado Equipo Directivo MECI Trimestral Formular Personero Municipal 60 días ACTIVIDADES DE CONTROL Procedimientos Controles Manual de procesos y procedimientos Mecanismos de verificación Mantener actualizado, revisión semestral Definir para cada área y proceso Indicadores Ficha de indicadores Actualizar por área y proceso Manual de Procedimientos Información Primaria Documento manual Fuentes primarias de informacion Adoptar su operatividad Definirlas Equipo MECI Asesor de Control interno Asesor de Control interno Equipo Directivo MECI Equipo Directivo MECI Semestral Trimestral Trimestral Anual 90 días INFORMACIÓN Información Secundaria Fuentes secundarias de información Definirlas Equipo Directivo MECI 90 días Sistemas de información Estblecimiento de politicas frente a Software y Hardware Formular póliticas Personero Municipal 90 días Comunicación organizacional Politicas de Comunicación interna Formular póliticas Personero Municipal 90 días COMUNICIACIÓN PÚBLICA AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO Comunicación informativa Medios de Comunicación Autoevaluación del Control Autoevaluación de Gestion Evaluación del SCI Auditoria Interna Plan de mejora Institucional Plan de Mejora por procesos Politicas de Comunicación interna Formular póliticas Personero Municipal 90 días Politicas de Comunicación y manejo de medios Formular póliticas Personero Municipal 90 días Autoevaluación del Mejora el nivel de Equipo Evaluador SCI implementación MECI Trimestral Informe de Gestión Proyectar por área, proceso y Asesor de Control periodicamente interno Anual Evaluación del SCI Proponer acciones Asesor de Control Febrero de preventivas, correctivas o de Febrero de 2009 interno cada vigencia mejoramiento Programa de Establecer el programa para Asesor de Control Auditorias cada vigencia interno 90 días Directivos Plan de Mejoramiento Proyectar y hacer Institucionales y de todas las áreas seguimiento Asesor de Control 60 días Interno Plan de Mejoramiento de los procesos Proyectar y hacer seguimiento Personero Municipal 60 días

38 LEY 1474 DE 2011 Versión: 1.0 Página 1 INFORME DE ACTUALIZACIÓN DEL MECI 1000:2009 Código PEIAM01 Fecha: SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO AVANCES - Actualización del Código de Ética - Actualización del mapa de procesos, conformado por 10 procesos (Planeación Institucional, Atención a la comunidad y participación ciudadana, Guarda y promoción de los Derechos Humanos, Protección del interés público, Vigilancia de la conducta oficial, Gestión del talento humano, Gestión documental, Contratación, Manejo presupuestal y Medición, análisis y mejora). - Actualización del Documento orientador de políticas de Administración del Talento Humano, Formación, Capacitación y Reinducción. - Elaboración del Plan Institucional de Capacitación, de acuerdo a la Resolución No. 004 del 26 de febrero de Elaboración del Manual de Inducción y Reinducción, según Decreto Ley 1567 de (Resolución No. 005 del 27 de febrero de 2014). - Actualización de la Misión, Visión, Objetivos institucionales y Políticas de Calidad. - Elaboración del Plan de Bienestar Social Laboral, mediante Resolución No. 002 del 25 de febrero de Elaboración del Manual de Incentivos, de acuerdo a la Resolución No. 003 del 25 de febrero de Actualización del Plan de Acción 2014 de la Personería Municipal de Chiquinquirá. - Actualización del Mapa de Riesgos, mediante Resolución No. 007 del 4 de marzo de DIFICULTADES - La Personería Municipal no cuenta con un presupuesto, para la inclusión de personal idóneo y capacitado que promueva la actualización del MECI 1000:2009, así como para disminuir y descongestionar la carga laboral que allí se presenta. - El Plan de Bienestar social de los funcionarios se aplica a medias por falta de recursos. - No se está trabajando en Planes de Mejoramiento individual, y es importante asociar los resultados de las evaluaciones por competencia a estos planes. - Debido a que la Personería Municipal de Chiquinquirá, no cumplía con todos los parámetros descritos por la Norma NTCGP 1000:2009, se realizó en varios ámbitos la elaboración de planes y/o manuales, por lo tanto, falta la capacitación y actualización de dichos aspectos. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN AVANCES - Elaboración del Manual de Políticas de Operación, bajo la Resolución No. 008 del 05 de marzo de Elaboración del Manual de Calidad, de acuerdo a la Resolución No. 005 del 27 de febrero de Elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos, mediante Resolución No. 010 del 4 de marzo de Fortalecimiento de procedimientos documentados (aprobados), permitiendo un adecuado mecanismo de desarrollo organizacional.

39 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN AVANCES - Estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de parámetros de calidad, lo cual facilita y agiliza la gestión en la Personería Municipal de Chiquinquirá. - Especificación y delimitación de indicadores en cada uno de los procedimientos de acuerdo a las necesidades y expectativas de cada uno. DIFICULTADES - Es necesario la actualización a los funcionarios acerca de los manuales, así como, de cada uno de los procesos y procedimientos que se modificaron y/o elaboraron, para la correcta aplicación. - Aplicación de los procesos y procedimientos por los funcionarios de la Personería Municipal de Chiquinquirá. - Coordinar mecanismos de comunicación para la correcta divulgación y acceso de los usuarios (página web, oficina o unidad de atención al cliente) - Coordinar mediante la página web enlaces virtuales a las redes sociales (facebook, twitter) que sirvan de apoyo a los usuarios para la opinar, conocer noticias y realizar peticiones. - No se cuenta con un sitio de atención al ciudadano, de quejas y reclamos como lo establecen las normas lo cual dificulta dar respuesta oportuna a peticiones y quejas del cliente externo. - No se realizó Plan de Comunicaciones. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCES - Elaboración de indicadores en cada procedimiento. - Actualización del Normograma - Presentación de Informe Pormenorizado de Control Interno, según requerimientos del DAFP. DIFICULTADES - Es importante capacitar a los funcionarios acerca de tanto la importancia como el manejo de indicadores, para verificar la eficiencia y eficacia en cada proceso. - Falta mayor compromiso de los funcionarios para la actualización, aplicación y manejo de los diversos procesos que se han actualizado y/o elaborado. - Faltan de recursos humanos, logísticos y económicos para la realización del Plan Anual de Auditoria en un 100%. - Persiste la falta de cultura de Autocontrol por parte de los servidores públicos. - Falta de herramientas de cómputo de óptimas condiciones, para la agilidad de los informes, reportes y seguimientos. II.

40 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO III. CONCLUSIONES La Personería Municipal de Chiquinquirá no puede ser ajena a los procesos de Modernización del Estado, concretamente, al de actualización de los Procesos de Fortalecimiento Institucional, los cuáles propenden por una mayor eficiencia administrativa y mejores cánones de Calidad, como lo constituye la Actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2009, éstos, exigen a las entidades territoriales, contar con personal idóneo y competente que a través del ejercicio de sus funciones contribuyan a legitimar las acciones del estado ante la ciudadanía y a fortalecer el compromiso y sentido de pertenencia a través de la creación de políticas orientadas al desarrollo del talento humano y de una cultura orientada hacia el control y la atención al ciudadano. Durante la recopilación, análisis y aplicación de la información hacia la Actualización del Modelo Estándar de Control Interno en la Personería Municipal de Chiquinquirá, se generó un cambio de actitud positiva en los funcionarios de la entidad, que se involucraron de manera voluntaria y continua con cada una de las actividades que se realizaron en pro del desarrollo y actualización del MECI 1000:2009. Igualmente, en este periodo se observaron acciones tendientes al fortalecimiento del Componente de Administración del riesgo, acuerdos, compromisos y protocolos éticos, y la priorización de la Comunicación Pública como parte estratégica en la divulgación interna y externa de toda la gestión realizada por la Personería Municipal de Chiquinquirá. La cultura organizacional es el corazón de la organización que está presente en todas las funciones y acciones que realizan todos sus miembros. Por lo cual es muy importante que todo cambio se implemente para construir cultura y se arraigue a la organización como tal. El MECI 1000:2009 es una herramienta de gestión útil para la Personería Municipal de Chiquinquirá, solo se requiere de un cambio de cultura organizacional que incluya llenar vacíos y resolver dificultades encontradas en el diagnóstico de la institución, al igual en el ejercicio de formulación de los compromisos, los cuales debe contener criterios claros y precisos para cada funcionario en la actualización de esta herramienta y proporcionar el objetivo de cambio que requiere la entidad pública.

41 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Es muy importante tener presente que los cambios en la cultura organizacional son relativamente lentos y que no se logran por la simple expedición de actos administrativos que demanden nuevas actitudes y prácticas de los servidores públicos. En este proceso de actualización se deben involucrar de manera decidida y amplía a los servidores públicos de la Personería Municipal de Chiquinquirá, sin distinción de niveles de cargo o forma de vinculación laboral, lo cual requiere de la creación de espacios de aprendizaje que conduzcan a la sostenibilidad de los avances logrados. Los funcionarios hacen que el Control Interno logre un buen resultado en términos de la búsqueda de los propósitos de la institución. La responsabilidad de un buen Control Interno le corresponde al Personero (a) Municipal, ya que desde allí se proporciona direccionamiento, políticas, aprobación y supervisión. Sin embargo todos los servidores públicos juegan un papel muy importante en la efectividad del Control Interno, por ende, deben conocer sus responsabilidades y sus límites de autoridad, debiendo existir una afinidad clara entre los deberes de los servidores públicos, la forma como se materializa su eficiencia y el cumplimiento de los objetivos que pretende la Personería Municipal de Chiquinquirá. Con respecto al MECI 1000:2009 como herramienta de gestión, al analizar su estructura y la información que se tomó como base para la actualización; se observó que es un modelo que ayuda a las entidades a realizar diagnósticos de sus procesos fundamentales, organizar sus procesos para tomar medidas que lleven al mejoramiento continuo, donde el funcionario aprenda a realizar seguimiento y evaluación (autocontrol y autoevaluación) de su quehacer y sin temor identifiquen aciertos y desaciertos con la intención de corregir y perfeccionar sus funciones dirigidas a lograr las metas institucionales.

42 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO IV. RECOMENDACIONES AL PROCESO El proceso de actualización del MECI 1000:2009, demanda acciones en el corto, mediano y largo plazo. Es recomendable que el equipo de trabajo coordinador sea conformado por servidores con estabilidad laboral, para garantizar que el proyecto permanezca a pesar de los posibles cambios administrativos, con el fin de lograr la consecución de los objetivos de la Personería Municipal de Chiquinquirá. El Equipo MECI debe comprometerse en subsanar las dificultades encontradas en cada uno de los subsistemas y componentes de este modelo (MECI 1000:2009). - Fomentar capacitaciones permanentes a los funcionarios en temas relacionados con la actualización del MECI. - Los funcionarios deben comprometerse en socializar este modelo para adquirir conocimiento y cultura en el manejo del mismo. - Deben reunirse con más frecuencia para evaluar y determinar las falencias e implementar acciones de mejora del Modelo Estándar de Control Interno. - Se sugiere realizar monitoreo permanente a la Planeación institucional. Esta actividad es el ejercicio fundamental para la autoevaluación que deben realizar todos los líderes de proceso, cuyo fin es verificar permanentemente la efectividad de los controles de los procesos, el cumplimiento de metas y resultados, y tomar medidas correctivas necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos por la Personería Municipal de Chiquinquirá. - Desarrollar un estudio técnico de cargas laborales, que permita diagnosticar la falta de personal para el cumplimiento de las funciones, y así mismo viabilizar la modificación de la planta de personal. - Consolidar y desarrollar el Plan de Comunicaciones, para que sea socializado y aprobado por el Personero Municipal. - Desarrollar capacitaciones que permitan re-socializar las Políticas de operación a todos los funcionarios de la Personería. - Garantizar la adquisición de un equipo de cómputo con las condiciones mínimas para el ágil y oportuno desarrollo del trabajo. Se sugiere el desarrollo y diseño de otras herramientas que complementan el desarrollo e implementación del control interno, a fin de dar cumplimiento con la

43 ANEXOS

44 ANEXO B CÓDIGO DE ÉTICA Y DE BUEN GOBIERNO INSTITUCIONAL CHIQUINQUIRÁ 2014

45 RESOLUCIÓN No 009 (05 de Marzo de 2014) POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL CÓDIGO DE ÉTICA Y DE BUEN GOBIERNO INSTITUCIONAL PARA LA La Personera Municipal, en uso de sus atribuciones Constitucionales y legales. CONSIDERANDO 1. Que es deber de La Personería Municipal de promover la implementación de actuaciones administrativas que garanticen el cumplimiento de la normatividad vigente, así como un entorno de buenas prácticas de función pública. En mérito de lo expuesto: RESUELVE: Adoptar para la Personería Municipal de, el Código de Ética y de Buen Gobierno que se desarrolla en el siguiente articulado: TÍTULO I DE LA ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ENTIDAD Artículo 1. La Personería Municipal de Chiquinquirá, como Agente del Ministerio Público es el, órgano de control y garantía del cumplimiento de la función pública municipal. COMPROMISO CON LOS OBJETIVOS, LA MISIÓN Y LA VISIÓN DE LA ENTIDAD

46 Artículo 2. El Representante legal y su Equipo Directivo se comprometen a orientar todas sus actuaciones en el ejercicio de la función pública hacia el logro de los objetivos y el cumplimiento de la Misión y la Visión Institucional. PRINCIPIOS ÉTICOS Artículo 3. Los principios éticos de la Personería Municipal de Chiquinquirá son: LA RESPONSABILIDAD: La Personería Municipal de Chiquinquirá tiene la capacidad de realizar todas las tareas, funciones y actos de conformidad a las normas y procedimientos, de acuerdo a los especificaciones y cumpliendo dentro los tiempos definidos y/o acordados. LA EQUIDAD: La Personería Municipal de Chiquinquirá, trabaja día a día para dar un buen trato a todos nuestros clientes internos y externos, respetar todos los órdenes y dar igualdad de oportunidades en cualquier índole de actuación; sin ningún distingo de raza, credo, religión, clases sociales, corrientes políticas, edad y sexo. Las acciones de los funcionarios están orientadas hacia la generación de bienes y servicios públicos de calidad y suministrados de forma equitativa buscando el beneficio de la comunidad en general. LA LEALTAD: La Personería Municipal de Chiquinquirá es fiel y comprometida en defender su Institucionalidad y deber para con el ciudadano. EL RESPETO: La Personería Municipal de Chiquinquirá, reconoce la dignidad del otro, por lo tanto ce esmera en cumplir con los compromisos y obligaciones contractuales con las comunidades beneficiadas proporcionando espacios de participación ciudadana. EL DIALOGO: La Personería Municipal de Chiquinquirá, practicará el encuentro para la búsqueda de la verdad y la solución a los conflictos para aprender a escuchar y entender al otro. LA SOLIDARIDAD: La Personería Municipal de Chiquinquirá, cultivará sus relaciones con las diferentes personas buscando alcanzar un objetivo común VALORES INSTITUCIONALES Artículo 4. Los valores institucionales que inspiran y soportan la gestión de la Personería Municipal de Chiquinquirá son:

47 CALIDAD EN EL TRABAJO: La Personería Municipal de Chiquinquirá realiza su trabajo de conformidad con los procedimientos establecidos y especificaciones requeridas, buscando siempre la satisfacción del cliente interno y externo. MEJORAMIENTO CONTINUO: La entidad aplicará todos los procedimientos técnicos e instrumentos gerenciales que le permitan responder oportunamente a los cambios del entorno, contando con un personal comprometido en la búsqueda de resultados excelentes en su gestión, mediante el cumplimiento de sus deberes con competencia, diligencia y calidad. COMPROMISO SOCIAL: Los funcionarios de la Personería Municipal de Chiquinquirá tenemos la actitud permanente de ayudar a la comunidad, el municipio y sus visitantes, en satisfacer sus necesidades básicas y facilitar su diario vivir GRUPOS DE INTERÉS DE LA ENTIDAD Artículo 5. La Personería Municipal de Chiquinquirá reconoce como sus grupos de interés a la ciudadanía, los contratistas, los organismos de control, las otras entidades públicas, los servidores públicos, la comunidad, etc. TÍTULO II DE LAS POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA ENTIDAD CAPÍTULO PRIMERO: POLÍTICAS PARA LA DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD DIRECTIVOS Y GERENTES PÚBLICOS Artículo 6. Se considera Directivo con responsabilidad especial en la aplicación del presente Código de Buen Gobierno, el Personero(a) municipal de Chiquinquirá, quien actúa como representante legal, para la evaluación y control de su actividad, estará sometido externamente al control social, político, fiscal y disciplinario, e internamente al control disciplinario interno y al control interno que evalúa el desempeño garantizando la eficiencia y eficacia en la gestión administrativa. Artículo 7. La Personería Municipal de Chiquinquirá enmarcado en la función pública que cumple, tiene como fin primordial el Control político en la localidad acorde con la constitución y la ley. Para cumplir tal cometido, el Personero (a) Municipal de Chiquinquirá y su equipo directivo se comprometen a administrar la entidad bajo los preceptos de la integridad y la transparencia, gestionar eficientemente los recursos públicos, rendir cuentas, ser eficaces en la realización de sus cometidos, coordinar y colaborar con los demás entes públicos y responder efectivamente a las necesidades de la población; para ello llevará a cabo las siguientes prácticas:

48 a. Establecer las políticas necesarias para cumplir los fines misionales; b. Asegurar que las políticas trazadas se cumplan; c. Cumplir las disposiciones constitucionales y legales; d. Ejecutar eficientemente el plan estratégico. e. Prestar en forma eficaz y transparente el servicio público del registro de instrumentos públicos. Artículo 8. El Representante legal, se compromete a destacarse por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública, actuando con objetividad, transparencia y profesionalidad en el ejercicio de su cargo, guiando las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su misión en el contexto de los fines sociales del Estado, formulando las políticas públicas o acciones estratégicas, y siendo responsables por su ejecución. Para ello se comprometen a orientar sus capacidades personales y profesionales hacia el cumplimiento efectivo de los fines misionales de la Entidad, a cumplir cabalmente con la normatividad vigente, al mantenimiento de la confidencialidad en la información que lo requiera, al acatamiento de los procedimientos para el sistema de evaluación de desempeño, y al cumplimiento efectivo de la rendición de cuentas a la sociedad sobre su gestión y resultados. RESPONSABILIDAD CON EL ACTO DE DELEGACIÓN Artículo 9. Cuando el Representante legal o algún miembro autorizado del Equipo Directivo deleguen determinadas funciones, será consecuente con las obligaciones que asumieron al ser parte del sector público, de modo que fijará por escrito claramente los derechos y obligaciones del delegado, obligándose a mantenerse informado del desarrollo de los actos delegados, impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones entregadas, y establecer sistemas de control y evaluación periódica de las mismas. CAPÍTULO SEGUNDO: POLÍTICAS DE RELACIÓN CON LOS ÓRGANOS DE CONTROL EXTERNO Artículo 10. Los órganos de control y vigilancia externos de la Personería Municipal de Chiquinquirá son la Contraloría General de la República, Contraloría Departamental, Procuraduría General de la Nación. Por otra parte, la entidad está sujeta al control social de la ciudadanía. POLÍTICA FRENTE AL CONTROL EXTERNO DE LA ENTIDAD Artículo 11. El Representante legal y su Equipo Directivo se comprometen a mantener unas relaciones armónicas con los Órganos de Control y a suministrar la información que legalmente estos requieran en forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente se comprometen a implantar las acciones

49 de mejoramiento institucional que los órganos de control recomienden en sus respectivos informes. COMPROMISOS EN RELACIÓN CON EL ÓRGANO DE CONTROL POLÍTICO Artículo 12. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a colaborar armónicamente, para lo cual practica el respeto por la independencia, la autonomía administrativa y la separación de autoridades y cumple con la entrega periódica de informes de gestión y de resultados. TÍTULO III DE LAS POLÍTICAS DE BUEN GOBIERNO PARA LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD 1. POLÍTICAS FRENTE AL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO CAPÍTULO PRIMERO: POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN ÉTICA COMPROMISO CON LA INTEGRIDAD Artículo 13. La Personería Municipal de Chiquinquirá manifiesta su clara disposición a autorregularse, para lo cual se compromete a encaminar sus actividades de conformidad con los principios enunciados en la Constitución, las demás normas vigentes, el presente Código de Buen Gobierno y el Código de Ética, orientándose hacia una gestión íntegra, con principios y valores éticos frente a todos sus grupos de interés. COMPROMISO PARA LA ERRADICACIÓN DE PRÁCTICAS CORRUPTAS Artículo 14. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a luchar contra la corrupción, para lo cual creará compromisos tendientes a lograr este objetivo por parte de sus servidores públicos y contratistas. En el marco de lo expuesto, todos aquellos que se vinculen directa o indirectamente con la Entidad firmarán un compromiso estándar de conducta que excluya la aceptación u ofrecimiento de sobornos; este compromiso incluye a aquellos que deseen participar en cualquier forma de contratación con la entidad. Igualmente la Entidad se compromete a capacitar a su equipo humano -y cuando lo crea conveniente a sus grupos de interés- en políticas y acciones anticorrupción.

50 En el desarrollo de esta política de lucha anticorrupción, la Entidad vinculará a la ciudadanía por medio de los mecanismos de participación ciudadana para el control social de la gestión. ACCIONES PARA LA INTEGRIDAD Y LA TRANSPARENCIA Artículo 15 La Personería Municipal de Chiquinquirá está en contra de toda práctica corrupta; para impedir, prevenir y combatir estos fenómenos, adoptará como mínimo las siguientes medidas: a. Guiar sus actuaciones orientada por los principios éticos establecidos en el Código de Ética; b. Dar publicidad a la promulgación de normas éticas y advertir sobre la determinación inquebrantable de cumplirlas en el giro ordinario de sus actividades; c. Promover la suscripción de pactos de integridad y transparencia en su interior y con otros entes; d. Garantizar que todos los procedimientos sean claros, equitativos, viables y transparentes; e. Denunciar las conductas irregulares, tanto para que las entidades competentes conozcan de los hechos, como para que la sociedad esté al tanto del comportamiento de sus servidores; f. Capacitar al personal en materia de ética ciudadana y responsabilidad social en todos los niveles; g. Articular las acciones de control social con los programas gubernamentales; h. Efectuar la rendición de cuentas a los grupos de interés, garantizando la disposición al público de la información no confidencial de la entidad; i. En materia de contratación, implementar y adoptar las normas vigentes; publicar la contratación de servicios y la adquisición de bienes de acuerdo con lo prescrito por la legislación vigente y el presente Código de Buen Gobierno; y establecer mecanismos de seguimiento a los contratos. COLABORACIÓN INTERINSTITUCIONAL EN LA ERRADICACIÓN DE PRÁCTICAS CORRUPTAS Artículo 16. La Personería Municipal de Chiquinquirá, a fin de combatir la corrupción, se compromete a mejorar los sistemas de comunicación e información, sosteniendo una comunicación fluida con otras instituciones públicas, privadas y gremiales, y estableciendo pactos éticos frente al desempeño de la función administrativa y la contratación estatal,

51 con el gran objetivo de construir cadenas éticas que vayan configurando unas buenas prácticas de integridad, transparencia y eficiencia en el ejercicio de la función pública. COMPROMISO EN LA LUCHA ANTIPIRATERÍA Artículo 17. La Personería Municipal de Chiquinquirá velará porque se respeten las normas de protección a la propiedad intelectual y los derechos de autor, estableciendo una política antipiratería. En ella la Entidad se compromete a excluir de la entidad el uso de cualquier tipo de software o archivo de audio y video que no esté debidamente licenciado. CAPÍTULO SEGUNDO: POLÍTICAS DE GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO. COMPROMISO CON LA PROTECCIÓN Y EL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Artículo 18. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus servidores públicos, determinando políticas y prácticas de gestión humana que deben incorporar los principios constitucionales de justicia, equidad, imparcialidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación, promoción y evaluación del desempeño. En este sentido, la Entidad propenderá por la vinculación de los más capaces e idóneos a la Administración y a la asistencia médica, bien sea como servidores públicos o como contratistas. CAPÍTULO TERCERO: POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN COMPROMISO CON LA COMUNICACIÓN PÚBLICA Artículo 19. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a asumir la comunicación y la información como bienes públicos, a conferirles un carácter estratégico y orientarlas hacia el fortalecimiento de la identidad institucional y a la expansión de la capacidad productiva de los miembros de la entidad, para lo cual las acciones comunicativas se efectuarán de acuerdo con los parámetros que establezcan los procesos comunicacionales y el plan de comunicación de la entidad. COMPROMISO CON LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Artículo 20. La comunicación organizacional estará orientada a la construcción de sentido de pertenencia y al establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre los

52 servidores públicos de la Entidad; para ello la Administración establecerá procesos y mecanismos comunicativos que garanticen la interacción y la construcción de visiones comunes. COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD Artículo 21. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a vigilar que los servidores públicos que manejan información privilegiada que es reserva de la Entidad no sean publicados o conocidas por terceros. Quienes incumplan estos acuerdos o compromisos de confidencialidad serán sancionados de acuerdo con el régimen disciplinario. Ninguno de los grupos de interés podrá directa o indirectamente utilizar información privilegiada y confidencial de la Entidad para sus propios intereses. COMPROMISO CON LA CIRCULACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN Artículo 22. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a establecer una política de comunicación informativa adecuada para establecer un contacto permanente y correlativo con sus grupos de interés. Con este fin se adoptarán mecanismos para que la información llegue a sus grupos de interés de manera integral, oportuna, actualizada, clara, veraz y confiable, bajo políticas efectivas de producción, manejo y circulación de la información, para lo cual se adoptarán los mecanismos de información a los cuales haya acceso, de acuerdo con las condiciones de la comunidad a la que va dirigida. En cuanto al derecho de petición, la Entidad se compromete a establecer políticas encaminadas a dar respuesta oportuna y de fondo a las peticiones planteadas por la comunidad, con el fin de que el acceso a la información sea eficaz. COMPROMISO CON EL GOBIERNO EN LÍNEA Artículo 23. El Representante legal y su Equipo Directivo se compromete a poner especial interés en la aplicación efectiva del Gobierno en Línea, a través de la implantación de las acciones necesarias para mantener actualizad el sitio web de la Entidad con la más completa información sobre la marcha de la administración en cuanto a procesos y resultados de la contratación, estados financieros, concursos para proveer cargos, Plan Estratégico, avances en el cumplimiento de metas y objetivos del Plan Estratégico, indicadores de gestión, informes de gestión, servicios que la entidad presta a la ciudadanía y forma de acceder a ellos, gestión notarial y registral y funcionamiento general de la Entidad, entre otros.

53 CAPÍTULO CUARTO: POLÍTICA DE CALIDAD COMPROMISO CON LA CALIDAD Artículo 24. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a orientar su gestión a la obtención de beneficios y resultados de calidad para la comunidad, por lo cual se obliga a implantar el sistema de gestión de la calidad y a mejorar continuamente los procesos, contando con funcionarios idóneos, con la participación ciudadana, y ejerciendo un autocontrol integral en forma eficiente, eficaz y efectiva. 2. POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CAPÍTULO QUINTO: POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL CON LA COMUNIDAD COMPROMISO CON LA COMUNIDAD Artículo 25. La Personería Municipal de Chiquinquirá se orientará hacia el bienestar social de la comunidad en todas sus actuaciones, para lo cual propenderá por el mejoramiento de la calidad de vida de la población especialmente de la más vulnerable-, estimulando la participación ciudadana, estableciendo políticas de mejoramiento, concretando las mismas en cuanto a las minorías étnicas o culturales y de género, aumentando y haciendo eficientes los proyectos de interés social. La Entidad declara expresamente su compromiso con la protección de los derechos fundamentales, salvaguardando los parámetros básicos de protección a la vida, a la libertad, a la igualdad, a la dignidad humana, a la intimidad, al libre desarrollo de la personalidad, a la libertad de conciencia y de cultos, a la información, al trabajo, a la asociación, al respeto a la naturaleza, a la intervención ciudadana activa, y a la solidaridad, entre otros. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CON LA COMUNIDAD Artículo 26. Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados a los respectivos entes de regulación y control por la entidad, así como cualquier otra información sustancial, deben ser dados a conocer y estar disponibles para la comunidad, la cual tiene derecho a informarse permanentemente de todos los hechos que ocurran dentro de la Entidad y que no sean materia de reserva. De igual manera se publicarán los informes y recomendaciones que los órganos de regulación y control presenten a la Entidad respecto a su gestión y mejoramiento continuo. Los medios de información que podrán utilizarse son, entre otros, la Oficina de Atención a la Ciudadanía, boletines, folletos o circulares, correo electrónico.

54 COMPROMISO CON LA RENDICIÓN DE CUENTAS Artículo 27. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a realizar una efectiva rendición de cuentas de manera periódica, con el objeto de informar a la ciudadanía sobre el proceso de avance y cumplimiento de las metas contenidas en el plan de desarrollo de la administración municipal, y de la forma como se está ejecutando el presupuesto de la entidad. El mecanismo preferente serán las audiencias públicas, con el fin de que la actividad pueda llegar a todos los ciudadanos interesados. ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS Artículo 28. En el Sistema de Atención al Usuario, la comunidad podrá presentar quejas, solicitudes, reclamaciones, consultas e informaciones, a las cuales se les dará respuesta en los términos previstos por la ley; esta oficina contará con un procedimiento claro y público sobre el procedimiento para tramitar las quejas que se instauren; en ella reposará un ejemplar del Código de Buen Gobierno y del Código de Ética para su consulta permanente por parte de todos los interesados. CONTROL SOCIAL Artículo 29. La Personería Municipal de Chiquinquirá promoverá la participación de la ciudadanía, organizaciones sociales y comunitarias, usuarios y beneficiarios, veedurías y comités de vigilancia, entre otros, para prevenir, racionalizar, proponer, acompañar, vigilar y controlar la gestión pública, sus resultados, garantizando la gestión al servicio de la comunidad. Así mismo se compromete a facilitar de manera oportuna la información requerida por la ciudadanía para el ejercicio del control social. CAPÍTULO SEXTO: POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD FRENTE AL MEDIO AMBIENTE RESPONSABILIDAD CON EL MEDIO AMBIENTE Artículo 30. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a respetar los procesos naturales, protegiendo la diversidad de fauna y flora y el medio ambiente en general. Con dicho fin, la Entidad se compromete a establecer lineamientos en esta materia que comprendan mecanismos de educación y promoción; uso de tecnologías limpias; manejo de desechos; y uso de recursos no renovables.

55 3. POLÍTICAS FRENTE A LOS GRUPOS DE INTERÉS CAPÍTULO SÉPTIMO: POLÍTICA SOBRE CONFLICTOS DE INTERÉS COMPROMISO FRENTE A LOS CONFLICTOS DE INTERÉS Artículo 31. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a aplicar en forma permanente los siguientes lineamientos, que garantizan la prevención, manejo, divulgación y resolución de los conflictos de interés. PRÁCTICAS QUE DEBEN EVITARSE PARA LA PREVENCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS Artículo 32. La Personería Municipal de Chiquinquirá rechaza, condena y prohíbe que el Representante legal y su Equipo Directivo, miembros de comités especiales, servidores públicos y todos aquellos vinculados con la Entidad incurran en cualquiera de las siguientes prácticas: a. Recibir remuneración, dádivas o cualquier otro tipo de compensación en dinero o especie por parte de cualquier persona jurídica o natural, en razón del trabajo o servicio prestado a la Entidad o a sus grupos de interés; b. Otorgar compensaciones no autorizadas por las normas pertinentes; c. Utilizar indebidamente información privilegiada o confidencial para obtener provecho o salvaguardar intereses individuales propios o de terceros; d. Realizar proselitismo político o religioso aprovechando su cargo, posición o relaciones con la Entidad, no pudiendo comprometer recursos económicos para financiar campañas políticas; tampoco generará burocracia a favor de políticos o cualquier otra persona natural o jurídica. e. Todas aquellas prácticas que atenten contra la integridad y la transparencia de la gestión de la Entidad y en contra del buen uso de los recursos públicos. f. Todo tráfico de influencias para privilegiar trámites. DEBERES DEL EQUIPO HUMANO RELACIONADOS CON LOS CONFLICTOS DE INTERÉS Artículo 33. Sin perjuicio del establecimiento de otros, los deberes de los servidores públicos son: a. Revelar a tiempo y por escrito a los entes competentes cualquier posible conflicto de interés que crea tener;

56 b. Contribuir a que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a los órganos de control interno y externo de la Entidad; c. Guardar y proteger la información que la normatividad legal haya definido como de carácter reservado; d. Contribuir a que se le otorgue a todos los ciudadanos y habitantes del territorio nacional un trato equitativo, y a que se le garanticen sus derechos; e. Revelar a tiempo cuando incurran en alguna de las situaciones enunciadas en el artículo sobre prevención de conflictos. PROHIBICIONES PARA EL PERSONAL SOBRE CONFLICTOS DE INTERÉS Artículo 34. Sin perjuicio de la ampliación de estas prohibiciones, el personal del Personería Municipal se abstendrá de utilizar las siguientes prácticas en su accionar diario: a. Utilizar indebidamente información privilegiada y confidencial en contra de los intereses de la administración; b. Participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses; c. Realizar actividades que atenten contra los intereses de la administración; d. Gestionar, por sí o por interpuesta persona, negocios que le originen ventajas que conforme a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y el Código de Ética, lesionen los intereses de la administración; e. Utilizar su posición en la Entidad o el nombre de la misma para obtener para sí o para un tercero tratamientos especiales en negocios particulares con cualquier persona natural o jurídica; f. Entregar dádivas a otros servidores públicos a cambio de cualquier tipo de beneficios; g. Utilizar los recursos de la Entidad para labores distintas de las relacionadas con su actividad, ni encausarlos en provecho personal o de terceros; h. Gestionar o celebrar negocios con la Entidad para sí o para personas relacionadas, que sean de interés para los mencionados; i. Aceptar, para sí o para terceros, donaciones en dinero o especie por parte de proveedores, contratistas o cualquier persona relacionada o no con la

57 administración, o de personas o entidades con las que la Entidad sostenga relaciones en razón de su actividad, que conlleve a generar cualquier clase de compromiso no autorizado; j. Participar en procesos de selección o contratación cuando estén incursos en alguna de las situaciones enunciadas en el acápite sobre prevención de conflictos. PROCEDIMIENTO DE RESOLUCIÓN Y DIVULGACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERESES Artículo 35. Los grupos de interés de la Personería Municipal de Chiquinquirá deberán revelar los conflictos de intereses en los cuales pudieran estar involucrados o incursos, o en los que crean que otro de ellos lo está, informando al Comité de Buen Gobierno y al ente de control competente. Los grupos de interés deberán consultar con el Comité de Buen Gobierno los eventos que puedan ofrecer dudas en relación con un posible conflicto de interés o manejo de información privilegiada. CAPÍTULO OCTAVO: POLÍTICAS CON CONTRATISTAS POLÍTICA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA COMPROMISO CON LA FINALIDAD DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Artículo 36. La Personería Municipal de Chiquinquirá dará cumplimiento formal y real al Estatuto de la Contratación Pública, para lo cual se compromete a observar las disposiciones legales con prontitud, exactitud y diligencia, de modo que la información sobre las condiciones y procesos contractuales sea entregada a los interesados oportuna, suficiente y equitativamente, y a que las decisiones para otorgar los contratos se tomen sin ningún tipo de sesgos o preferencias, sino de manera exclusiva con base en el análisis objetivo de las propuestas presentadas por los participantes. CAPÍTULO NOVENO: POLITICA CON LOS GREMIOS ECONÓMICOS INFORMACIÓN Y CORRESPONSABILIDAD Artículo 37. La Personería Municipal de Chiquinquirá dispondrá de una plataforma informativa que permita a los gremios económicos el acceso a su información no reservada por mandato de ley, y fomentará pactos éticos entre los sectores privado y público sobre contratación estatal. Adicionalmente, bajo el criterio de corresponsabilidad social, promoverá acciones con los gremios tendientes al mejoramiento de la calidad de vida de la población más vulnerable.

58 4. POLÍTICAS FRENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CAPÍTULO DÉCIMO: POLÍTICA FRENTE AL CONTROL INTERNO COMPROMISO FRENTE AL MECI Artículo 38. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a aplicar el Modelo Estándar de Control Interno MECI- (adoptado por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1599 de 2005) y velar por su cumplimiento por parte de todos los servidores públicos, para que desarrollen estrategias que conduzcan a una administración eficiente, eficaz, imparcial, íntegra y transparente, por medio de la autorregulación, la autogestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo para el cumplimiento de los fines del Estado, y propiciando el control estratégico, el control de gestión y el control de evaluación. CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO: POLÍTICAS SOBRE RIESGOS DECLARACIÓN DEL RIESGO Artículo 39. La Personería Municipal de Chiquinquirá declara que en el desarrollo de sus actividades ocurren riesgos, por lo cual se compromete a adoptar mecanismos y acciones necesarias para la gestión integral de los mismos, prevengan o minimicen su impacto. Para ello adoptará mecanismos que permitan identificar, valorar, revelar y administrar los riesgos propios de su actividad, acogiendo una autorregulación prudencial. La Entidad determinará su nivel de exposición concreta a los impactos de cada uno de los riesgos para priorizar su tratamiento, y estructurará criterios orientadores en la toma de decisiones respecto de los efectos de los mismos. TÍTULO IV DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CAPÍTULO PRIMERO: DE LOS COMITÉS PARA LAS BUENAS PRÁCTICAS EN LA FUNCIÓN PÚBLICA COMITÉS ESPECIALES Y DISPOSICIONES COMUNES Artículo 40. La Personería Municipal de Chiquinquirá, en cumplimiento de la función pública que le es inherente y por los variados frentes en los que debe actuar, se

59 compromete a integrar Comités de Buen Gobierno, de Ética y de Calidad y Control Interno, los cuales contribuirán a realizar una gestión íntegra, eficiente y transparente por parte de la Administración. Las normas comunes de estos Comités son: a. La Entidad facilitará el apoyo técnico y operativo que requieran los Comités Especiales para su adecuado funcionamiento y el cumplimiento oportuno de sus funciones; b. Los miembros de los Comités cumplirán a cabalidad sus funciones y obligaciones; c. Los miembros de los Comités registrarán en actas lo acontecido en las reuniones; d. Los miembros de los Comités guardarán la confidencialidad que los asuntos públicos requiera; e. Los miembros de los Comités respetarán las normas de conflictos de interés respectivas. 1. COMITÉ DE BUEN GOBIERNO COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE BUEN GOBIERNO, NOMINACIÓN Y PERÍODO DE SUS MIEMBROS Artículo 41. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a que el Comité de Buen Gobierno esté compuesto por miembros que ostenten la calidad de externos y/o independientes de la Corporación Administrativa. Sus miembros pertenecerán a los siguientes colectivos: un (1) miembro de la comunidad empresarial nominado por las asociaciones empresariales; un (1) miembro de la sociedad civil nominado por grupos comunitarios organizados; un (1) miembro de la comunidad académica nominado por rectores de universidades; un (1) miembro de agremiaciones de trabajadores nominado por organizaciones reconocidas; un (1) miembro delegado por el Representante legal. Para constituir el Comité de Buen Gobierno, el representante legal convocará a las comunidades mencionadas. Los miembros del Comité de Buen Gobierno no pueden hacer parte de ningún otro Comité en la entidad. Su período será de dos (2) años y podrán ser reelegidos por un período más. Se reunirán ordinariamente cada dos (2) meses y extraordinariamente cada vez que sean citados por el Representante legal. PERFIL DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE BUEN GOBIERNO Y CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES. Artículo 42. Los miembros del Comité de Buen Gobierno reunirán como mínimo el siguiente perfil: tener reconocidas calidades morales y éticas; gozar de buen nombre y

60 reconocimiento por su idoneidad profesional e integridad; y poseer conocimientos en áreas como la ética, el servicio público o materias afines al Código de Buen Gobierno. El representante legal y su Equipo Directivo se comprometen a verificar que los miembros del Comité de Buen Gobierno están cumpliendo sus responsabilidades con disciplina y rigurosidad. Este compromiso podrá ser delegado en un directivo que se considere afín con la tarea, pero esta delegación administrativa no conlleva que quien delega se desprenda de su responsabilidad. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL COMITÉ DE BUEN GOBIERNO Artículo 43. En desarrollo de su objeto, este Comité tendrá las siguientes funciones: a. Monitorear y hacer seguimiento al desarrollo y cumplimiento de las políticas generales y de dirección de la Entidad; b. Asegurarse de la difusión del Código de Buen Gobierno y de una adecuada capacitación en el mismo a los colaboradores internos y grupos de interés de la Entidad; c. Realizar un seguimiento a las políticas de contratación de la Entidad, en aras del cumplimiento del principio de transparencia en dichos procesos; d. Realizar seguimiento a las políticas de eficiencia, integridad y transparencia que se determinan en el presenta Código de Buen Gobierno; e. Hacer seguimiento a las políticas de gestión del talento humano en la Entidad; f. Informarse y hacer seguimiento a los sistemas de control social que se ejercen sobre la Entidad; g. Monitorear el comportamiento de los administradores públicos; h. Informar, por lo menos cada seis (6) meses al Comité Directivo sobre las tareas que le fueron encomendadas. i. Darse su propio reglamento de operación. 2. COMITÉ DE ÉTICA Artículo 44. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a instaurar un Comité de Ética, que será la instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética, encauzado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficacia, transparencia, integridad y servicio

61 a la ciudadanía por parte de todos los servidores públicos de la Entidad. Igualmente es el facultado en el tema de la prevención y manejo de los conflictos de interés dentro de la Entidad. COMPOSICIÓN Y REUNIONES DEL COMITÉ DE ÉTICA Y NOMBRAMIENTO DE SUS MIEMBROS Artículo 45. El Comité de Ética estará conformado por el Personero Municipal y Servidores Públicos que este delegue. Uno de estos directivos será nombrado por el Representante legal para que ejerza el papel de coordinador. Al respecto se seguirán las reglas establecidas en el Código de Ética de la Entidad. Sus miembros serán nombrados por el Representante legal para un período de dos (2) años, renovable por un período más. El Comité se reunirá ordinariamente cada dos (2) meses y extraordinariamente cada vez que sea citado por el Representante legal. FUNCIONES DEL COMITÉ DE ÉTICA RELATIVAS A LOS CONFLICTOS DE INTERÉS Artículo 46. En desarrollo de sus objetivos, el Comité de Ética tendrá las siguientes funciones: a. Proponer la identificación de la existencia de un conflicto de interés en un caso concreto; b. Proponer al Representante legal y su Equipo Directivo mecanismos para facilitar la prevención, el manejo y la divulgación de los conflictos de interés que puedan presentarse entre los grupos de interés; c. Proponer al Representante legal y su Equipo Directivo el procedimiento de resolución y divulgación de conflictos de interés de acuerdo con lo establecido en el acápite pertinente de éste Código; d. Proponer al Representante legal y su Equipo Directivo los criterios y diseñar las estrategias para prevenir y resolver los conflictos de interés; e. Velar por la divulgación de los conflictos de interés en los cuales pudieran estar incursos el Representante legal o su Equipo Directivo, los miembros de la Entidad, los miembros externos de los Comités, los miembros de Junta Directiva, y demás; f. Proponer al Representante legal y su Equipo Directivo una reglamentación de prácticas prohibidas, por medio de la cual se prohibirá que la alta dirección y los miembros de la Entidad incurran en determinadas prácticas que ocasionen conflictos de interés;

62 g. Proponer al Representante legal y su Equipo Directivo la adopción de mecanismos para la administración de conflictos de interés de los miembros de la alta dirección, de los Comités Especiales y de los demás miembros de la Entidad; h. Proponer políticas sobre conflictos de interés con los grupos de interés. 3. COMITÉ DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD CONCEPTO DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD Artículo 47. El Representante legal se compromete a instaurar un Comité de Control Interno y Calidad que se encargará de asegurar la implementación y evaluación de los procesos de calidad y control interno de la Entidad, asegurando una gestión orientada a procesos de mejoramiento continuo y el aseguramiento de su eficiencia, eficacia y efectividad, mediante el monitoreo estratégico de gestión y operativo, a través del Modelo Estándar de Control Interno. CAPÍTULO SEGUNDO: DE LA ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS COMPROMISO CON LA ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS Artículo 48. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a adoptar sistemas para la prevención, administración y resolución de controversias como un mecanismo para promover la transparencia, las relaciones con la ciudadanía, con el sector privado y las organizaciones civiles, y para proteger los recursos públicos. Cuando un ciudadano considere que se ha violado o desconocido una norma del Código de Buen Gobierno, podrá dirigirse al Comité de Buen Gobierno, radicando su reclamación en la Oficina de Atención al usuario, que a su vez la remitirá al Comité de Buen Gobierno, quien estudiará y responderá la misma. El Comité de Buen Gobierno se encargará de definir el procedimiento con el cual se resolverán los conflictos que surjan de su Código de Buen Gobierno, de acuerdo con el evento presentado. Para la resolución y administración de una controversia derivada del Código de Buen Gobierno, atenderá las normas constitucionales, legales y reglamentarias establecidas, los principios éticos asumidos por la Entidad y el espíritu contenido en el Código de Buen Gobierno. Ni la Entidad ni el Comité de Buen Gobierno podrán prohibir la utilización de los mecanismos de solución directa de las controversias derivadas del presente Código de Buen Gobierno.

63 CAPÍTULO TERCERO: DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO INDICADORES DE GESTIÓN Artículo 49. La Personería Municipal de Chiquinquirá se compromete a desarrollar los siguientes indicadores éticos para la medición de su gestión y su desempeño, así: a. Índice de integridad y transparencia para medir la credibilidad y el reconocimiento de la Entidad por sus grupos de interés (nivel de gobernabilidad). Se seguirá la metodología diseñada por la Corporación Transparencia por Colombia. La Entidad se compromete a someterse a esta evaluación y a mejorar continuamente para situarse en los índices superiores de la escala; b. Índice de gestión ética para medir los resultados internos de la gestión ética. Se podrán utilizar los instrumentos de diagnóstico de la gestión ética incluidos en el Modelo de Gestión Ética para las Entidades del Estado desarrollado por USAID a través Casals & Associates Inc. La Entidad se compromete a medir anualmente su nivel de gestión ética; c. Índice de comunicación para medir los resultados de la gestión en comunicación de la Entidad, logrando una comunicación transparente con sus grupos de interés mediante la aplicación de los instrumentos de diagnóstico de la comunicación pública diseñados por USAID a través de Casals & Associates Inc. y que figuran en el Modelo de Comunicación Pública Organizacional e Informativa. La Entidad se compromete a realizar una medición anual; d. Índice de satisfacción del cliente externo para medir la percepción que tienen los clientes o públicos externos sobre la imagen de integridad, transparencia y eficiencia de la Entidad sobre la gestión de sus recursos y la prestación de sus servicios. e. Indicadores operativos con los cuales el Modelo estándar de Control Interno evalúa y monitorea el Sistema de Gestión de Calidad, soportado en una gestión por procesos. Los indicadores operativos serán definidos en los procesos de gestión ética y de comunicación pública. CAPÍTULO CUARTO: DE LA ADOPCIÓN, VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y REFORMA DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO VIGENCIA DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Artículo 50. El Código de Ética y Buen Gobierno entrará en vigencia a partir de su expedición por parte del Representante legal.

64 DIVULGACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Artículo 51. El Código de Buen Gobierno se divulgará a los miembros de la Entidad y a sus grupos de interés. REFORMA DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Artículo 52. El Código de Buen Gobierno podrá ser reformado por decisión del Representante legal, y por sugerencia del Comité de Buen Gobierno. El Representante legal informará a los grupos de interés de Personería Municipal, a través de medios de comunicación masivos, los cambios introducidos. Artículo 53. Glosario de Términos: Para efectos de la comprensión de los diferentes aspectos que consagra el presente Código de Ética y de Buen Gobierno, se establecen los siguientes significados de las palabras y expresiones empleadas en el texto: Administrar: Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. Dirigir una institución. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes. Código de Buen Gobierno: disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen el gobierno de las entidades, que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión eficiente, íntegra y transparente en la administración pública. Este documento recoge las normas de conducta, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de dirección, administración y gestión de las entidades públicas, con el fin de generar confianza en los públicos internos y externos hacia el ente estatal. Código de Ética: documento de referencia para gestionar la ética en el día a día de la entidad. Está conformado por los Principios, Valores y Directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo servidor público de la entidad debe observar en el ejercicio de su función administrativa. Comité de Buen Gobierno: instancia encargada de ejercer la veeduría sobre el cumplimiento del Código de Buen Gobierno, y el facultado en el tema de la prevención y manejo de los conflictos de interés dentro de la entidad. Comité de Ética: instancia organizacional encargada de promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética para entidades del Estado, encauzado hacia la consolidación del ejercicio de la función pública en términos de eficacia, transparencia, integridad y servicio a la ciudadanía, por parte de todos los servidores públicos de la entidad. Conflicto de Interés: situación en virtud de la cual una persona, en razón de su actividad, se encuentra en una posición en donde podría aprovechar para sí o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de conducta. Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o un objetivo.

65 Gobernabilidad: conjunto de condiciones que hacen factible a un gobernante o director el ejercicio real del poder que formalmente se le ha entregado para el cumplimiento de los objetivos y fines bajo la responsabilidad de su cargo. Esta capacidad de conducir al colectivo se origina en el grado de legitimación que los diversos grupos de interés conceden a la dirigencia, y se juega en el reconocimiento de: a). Su competencia e idoneidad para administrar la entidad en el logro de los objetivos estratégicos eficiencia-; b). El cumplimiento de principios y valores éticos y la priorización del interés general sobre el particular integridad-; y c). La comunicación para hacer visibles la forma como se administra y los resultados obtenidos transparencia. Gobierno Corporativo: manera en que las entidades son dirigidas, mejorando su funcionamiento interna y externamente, buscando eficiencia, transparencia e integridad, para responder adecuadamente ante sus grupos de interés, asegurando un comportamiento ético organizacional. Grupos de Interés: personas, grupos o entidades sobre las cuales el ente público tiene influencia, o son influenciadas por ella. Es sinónimo de Públicos internos y externos, o Clientes internos y externos, o partes interesadas. Misión: definición del quehacer de la entidad. Está determinado en las normas que la regulan y se ajusta de acuerdo a las características de cada ente público. Modelo Estándar de Control Interno MECI-: modelo establecido por el Estado para sus entidades mediante el Decreto No de Proporciona una estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación, con el propósito de mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Políticas: directrices u orientaciones por las cuales la alta dirección define el marco de actuación con el cual se orientará la actividad pública en un campo específico de su gestión, para el cumplimiento de los fines constitucionales y misionales de la entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y sus propósitos. Principios Éticos: creencias básicas sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se erige el sistema de valores éticos al cual la persona o el grupo se adscriben. Rendición de Cuentas: deber legal y ético de todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados, y los respectivos resultados, en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. De esta manera se constituye en

66 un recurso de transparencia y responsabilidad para generar confianza y luchar contra la corrupción. Riesgos: posibilidad de ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que pueden afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales de una entidad pública, entorpeciendo el desarrollo normal de sus funciones. Transparencia: principio que subordina la gestión de las instituciones a las reglas que se han convenido y que expone la misma a la observación directa de los grupos de interés; implica, así mismo, el deber de rendir cuentas de la gestión encomendada. Valor Ético: forma de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades propias y de los demás, por cuanto posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. Los valores éticos se refieren a formas de ser o de actuar para llevar a la práctica los principios éticos. Visión: establece el deber ser de la entidad pública en un horizonte de tiempo, desarrolla la misión del ente e incluye el plan de gobierno de su dirigente, que luego se traduce en el plan de desarrollo de la entidad. Artículo 54. El presente código de Ética y de Buen gobierno rige a partir del 05 de Marzo de PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Chiquinquirá, a los cinco (5) días, del mes de marzo del año dos mil catorce (2014). MARTHA ISABEL LÓPEZ LUGO PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ

67 ANEXO C DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO DOCUMENTO ORIENTADOR CHIQUINQUIRÁ 2014 DOCUMENTO ORIENTADOR DE POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO, FORMACIÓN, CAPACITACIÓN Y REINDUCCIÓN

68 La formación y capacitación de los empleados, servidores y funcionarios del Estado ocupa sitio de preferencia dentro de los procesos de gestión del talento humano, por las incidencias positivas que las mismas tienen para el servidor y para la administración pública. Para el servidor, pues contribuye a realizar su proceso de personalización y a satisfacer sus necesidades de saber, permitiéndole ser exitoso en sus proyectos existenciales y laborales, cualquiera sea el sitio y las circunstancias en los que le corresponda actuar. Para la administración pública, toda vez que los logros que han de garantizar la legitimidad de sus entidades, sólo serán posibles si cuenta con empleados capacitados y competentes que den respuesta satisfactoria a las necesidades de los ciudadanos. El presente documento busca como propósito principal, compartir algunos elementos conceptuales y metodológicos indispensables para darles a los procesos de formación y capacitación todo el alcance y proyección que por naturaleza ellos tienen. Está dividido en dos partes claramente diferenciables: La primera se refiere con cierto detalle a los programas del área básica de capacitación como son el de Orientación al Estado y al Servicio Público, el de Inducción y el de Reinducción. Su objetivo es el de compartir con los responsables de que dichos programas se lleven a cabo en las entidades, unas ideas y un modus operandi apropiado para que los servidores, los recién vinculados y los antiguos, logren auténticos aprendizajes de la cultura organizacional que garanticen la legitimidad de las entidades a las que están vinculados y, desde luego, del Estado, así como la satisfacción y productividad en su quehacer laboral. Las orientaciones consignadas en esta primera parte no reemplazan, sin embargo, los valiosos aportes conceptuales del documento "Currículo Básico para los Programas de Inducción y Reinducción al Servicio Público", elaborado conjuntamente por la Escuela Superior de Administración Pública y el Departamento Administrativo de la Función Pública, y cuya lectura juiciosa y reflexiva se recomienda. La segunda parte constituye una Guía para el Diagnóstico y Formulación de Programas de Formación y Capacitación, además de clarificarse algunos conceptos básicos sobre la educación en general, el Plan Nacional de Formación y Capacitación y los Planes Institucionales de Formación y Capacitación, se encuentran orientaciones precisas para que los responsables de implementar los procesos de formación y capacitación realicen con acierto los diagnósticos de necesidades al respecto, como punto de partida indispensable para la planeación y organización de eventos exitosos que lleven a la solución de las necesidades así detectadas. Finalmente, se espera que a partir de este modelo inicie en cadena una serie de reacciones, sugerencias y retroalimentación a las temáticas de la formación y la

69 capacitación de los servidores públicos provenientes de la práctica diaria de las entidades, con miras a que dichos procesos se realicen siempre mejor. GUÍA PARA IMPLEMENTAR LOS PROGRAMAS DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN GENERALIDADES El programa de orientación al servicio público, el de inducción, lo mismo que el de reinducción, forman parte de un proceso progresivo de formación y aprendizaje de los servidores públicos, indispensable para su desarrollo humano en la entidad y para que ésta pueda cumplir adecuadamente su misión. Estos tres programas pertenecen al Área Básica de Capacitación. a) Aspectos generales a tener en cuenta en los programas del Área Básica de Capacitación. Dada la importancia de los programas del área básica de capacitación para la integración armónica entre los servidores públicos y las entidades para las cuales trabajan, de manera que cada vez se garanticen más la legitimidad de éstas y el desarrollo integral de aquéllos, se recomienda: - Hacer el tránsito progresivo de unos programas básicamente centrados en lo magistral a otros esencialmente participativos, en los que se prioricen los procesos de aprendizaje y de construcción del conocimiento sobre la realidad del Estado, el servicio público y la administración pública. - Para acceder a esta nueva metodología, se requiere concebir las entidades públicas como comunidades educativas, constituidas por seres humanos adultos, que ofrecen un servicio público y que como elementos dinamizadores de la organización plantean problemas y necesidades particulares; implementar pedagogías activas, adaptables a la educación no formal, en la que haya espacios para los aprendizajes colectivos a partir del planteamiento de problemas que afectan al individuo y a la entidad y de la implementación de acciones creativas conducentes a las soluciones de los mismos; tener en cuenta que los cambios más efectivos no son aquellos que se imponen desde afuera, sino los que son consecuencia de la reflexión y el compromiso libremente adquirido. - Realizar una planeación cuidadosa de los eventos a adelantar dentro del área básica (Orientación al Servicio Público, Inducción, Reinducción), llevarlos a cabo y evaluar su cobertura e impacto. Esto implica principalmente:

70 1. Tener claridad de los objetivos que se desean conseguir con el evento que se programe, estos objetivos deben ser, a la vez, parámetro de evaluación del programa. 2. Determinación de los contenidos a desarrollar y de las metodologías más apropiadas. Deberán precisarse los contenidos a desarrollar en cada uno de los programas, así como preverse las estrategias, dinámicas y ejercicios correspondientes. 3. Selección de los facilitadores de contenidos (expositores) y de procesos (dinámicas). Para realizar un programa dentro del área básica, se deberán escoger de entre los servidores que prestan sus servicios en la misma entidad, o en otra, a aquellos que por su compromiso institucional, solidez conceptual, habilidades pedagógicas y buenas relaciones interpersonales, estén en condiciones de presentar con claridad los contenidos básicos, de coordinar las diferentes sesiones y dinámicas que se programen, y de garantizar, en general, el éxito del proceso de aprendizaje. 4. Elaboración de la agenda Deberá estar escrita y ser entregada a todos los participantes. Esto da la idea de organización, interés y respeto por las personas que participan en el proceso. Se sugiere que se haga en papel membreteado de la entidad y que contenga los siguientes aspectos: Contenidos a desarrollar y expositores Dinámicas a utilizar y animadores o coordinadores A pesar de que más adelante se presentan en esta guía unos contenidos básicos para desarrollar dentro de los programas del Área Básica, se recomienda, para una visión más integral del currículo, consultar el documento referenciado en la nota No.1. Fechas de cada uno de los temas y horarios Lugares de las reuniones Fecha de las evaluaciones (auto evaluaciones). 5. Realización del programa. El programa deberá desarrollarse presentando y desarrollando con los participantes los temas y las dinámicas previstas en la programación, respetando los horarios y los lugares acordados. Es muy conveniente dejar la impresión de seriedad y de exigencia. Es conveniente, así mismo, prever algunas autoevaluaciones e imponer un ritmo de estudio para que los participantes puedan afianzar los conocimientos y aprendizajes que se quieren impartir.

71 Con el objeto de que este programa avance con la participación de los capacitados, se debe animar a que tomen parte activa en los grupos de discusión que se organicen, a que expresen con confianza sus dudas e inquietudes y a que cumplan determinadas labores que se planeen previamente y que impliquen interacción con otros servidores, antiguos y nuevos, de las diferentes áreas de la entidad. Así mismo, para que los programas avancen en forma ágil, agradable y provechosa para todos los participantes, es conveniente que se prevea una clasificación de los mismos, de manera que el nivel de conceptualización y profundización de los desarrollos temáticos correspondan a su nivel educativo. Es decir, los contenidos básicamente serán los mismos, pero la forma de expresarlos y de transmitirlos deberá tener en cuenta el nivel educativo de la persona. 6. Preparación de las autoevaluaciones Es conveniente preparar con anticipación los cuestionarios o ejercicios, procurando que los aspectos que se evalúen representen los contenidos más significativos de los programas de orientación al servicio público, de inducción o reinducción. Conviene que los contenidos de las evaluaciones tengan validez mediante el visto bueno de expertos en los procesos. 1.2 Deficiencias a corregir. Es deseable, a manera de síntesis de este capítulo, que las entidades hagan todo lo que esté de su parte para corregir las deficiencias que por lo general acompañan el desarrollo de los programas del área básica: - Ausencia de políticas institucionales claras sobre los programas de orientación al servicio público, de inducción y de reinducción; - Predominio de la cátedra magistral por parte de expertos y pasividad del servidor. Esta debe reducirse a lo mínimo indispensable; - Escasez de experiencias prácticas que aborden los problemas laborales del sector público; - Desconocimiento o escasa atención a lo ético y humanístico; - Carencia de apoyo directivo.

72 - Reducir los programas, sobre todo los de inducción, a eventos de un solo día, impidiendo que sean procesos de apropiación institucional. II. PROGRAMA DE ORIENTACIÓN AL ESTADO Y AL SERVICIO PÚBLICO Objetivos. 1. Facilitarles a los servidores la comprensión del Estado y sus transformaciones en función del cumplimiento de sus misiones política, administrativa, económica y social, así como la operatividad del mismo. 2. Familiarizar al nuevo servidor con la administración pública e iniciar el proceso de asimilación de la cultura del servicio público orientada a la generación de resultados sociales y sustentados en valores que propendan por el interés general y el bien común. Responsables.- La responsabilidad inmediata de que este programa se planee, organice, realice y evalúe son los jefes del área de gestión humana o de la dependencia que haga sus veces. Por lo general, el jefe del área, con la colaboración de un equipo competente, diseñará el programa para la aprobación de la Dirección. Contenidos sugeridos.- - Cultura del servicio al ciudadano La cultura del servicio público debe ser un complemento de la cultura de la participación - ciudadana. Se espera que al fortalecer estas dos culturas desde la administración pública, se contribuya significativamente a afianzar la democracia participativa. Se entiende por cultura del servicio público el conjunto de valores, conocimientos, actitudes y comportamientos que deben desarrollar progresivamente los servidores públicos para hacer realidad una nueva manera de atender los requerimientos de los ciudadanos. Área básica de capacitación. En la base de la cultura del servicio deberá estar la simpatía del servidor hacia el ciudadano, entendida dicha simpatía en su sentido etimológico, es decir "capacidad de sentir con el ciudadano, de identificarse con él"; de reconocerlo como al verdadero dueño de lo público, sujeto de derechos, con voz y voto dentro de la administración.

73 Se sugieren desarrollos conceptuales y reflexiones con los recién vinculados sobre los siguientes temas, presentados por personas expertas: - Ética cívica: El servicio como condición de legitimidad de la administración pública. - La Tolerancia. - Participación, pluralismo, negociación y manejo constructivo de los conflictos. - Ética de máximos (modelos diferentes de felicidad que se invita a compartir) y ética de mínimos (valores fundamentales que se exigen por razones de justicia y crecimiento humano). - Función Pública y Modernización del Estado: Se busca que el servidor conozca el papel del Estado frente a la sociedad y maneje con propiedad y criterio temas relacionados con las variables económicas, sociales, culturales, políticas y tecnológicas que explican sus cambios. - La Constitución y el servidor público: El conocimiento de la Constitución Política de Colombia por parte del servidor público es fundamental dentro de su cultura ciudadana, así como para hacer viable el Estado moderno. Se sugieren los siguientes desarrollos: - Qué es la Constitución Política: Un acercamiento a su filosofía, la cual está espléndidamente condensada en el "Preámbulo", Principios fundamentales, enfatizando en los fines esenciales del Estado, La función pública: análisis y comentarios a todo el título V de la Constitución, estructura y Organización del Estado Colombiano: Su propósito es el de informar al servidor público sobre las ramas y organismos que conforman el Estado y las relaciones entre éstos, haciendo especial énfasis en la rama u organismo a los cuales el empleado está vinculado: visión general sobre el Estado, Rama Legislativa (Congreso de la República), Rama Ejecutiva (Presidente de la República como Jefe del Estado, del Gobierno y suprema autoridad administrativa; quiénes forman gobierno; gobernaciones, alcaldías, establecimientos públicos, empresas del Estado).Rama Judicial (Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Consejo Superior de la Judicatura, Fiscalía General de la Nación, tribunales, jueces), Órganos de control (Ministerio Público y Contraloría General de la República),- Organización electoral. Plan Nacional de Desarrollo y Políticas Gubernamentales: Para conocer los propósitos de la acción estatal que enmarcan la labor del servidor público, se recomienda informar en forma sintética y clara sobre el Plan Nacional de Desarrollo y sobre las políticas nucleares del Gobierno en ejercicio. artículo 339 de la Constitución Política, debe existir un Plan Nacional de Desarrollo que estará conformado por: Parte general: En la que se contengan los principios y objetivos nacionales a largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política

74 económica, social y ambiental que serán adoptadas por el gobierno, Plan de inversiones de las entidades públicas: Contendrá los presupuestos plurianuales de los principales programas y proyectos de inversión pública nacional y la especificación de los recursos financieros requeridos para su ejecución, Así mismo, la Constitución Política, en el mismo artículo 339 y siguientes, contempla los planes de desarrollo para las entidades del orden territorial y demás aspectos relacionados con la tramitación, ejecución y evaluación de la gestión y resultados de la administración pública. Concepciones modernas del Estado, racionalización y democratización, Que el nuevo servidor conozca, reflexione y discuta: Relevancia del Estado en el mundo actual, su papel en la sociedad, el sentido de la reforma del mismo, condiciones y características de un Estado eficiente. Gigantismo o enanismo del Estado frente a su obligación de efectividad?, Presiones para redistribuir la autoridad del Estado hacia la aldea global y hacia los gobiernos locales. Nueva gerencia pública: Contraste de la tradicional rigidez de la administración de las entidades, el control exagerado y la centralización de las decisiones, frente al pluralismo, la flexibilidad, trabajo en equipo, manejo de conflictos, la participación y socialización del poder, la delegación, etc., que se requieren para llegar a un Estado democrático, eficiente, descentralizado y orientado al ciudadano. Gestión Pública: Esta parte debe estar dirigida a que el servidor tome conciencia de que la administración pública exige competencias para conformar una cultura de la gestión que supere los formalismos, la rigidez, y la subordinación para la toma de decisiones, y que, por el contrario, refuerce su capacidad de interpretar el entorno, de identificar las mejores alternativas de solución a los problemas de los ciudadanos de hoy, de gerenciar sus propios proyectos de cara al cumplimiento solidario de la misión institucional, de trabajo en equipo, de actitud positiva ante la crítica y de rectificación de la propia verdad, cuando se demuestre que sus sustentos son falsos o débiles. Gestión integral: Hacer ver la importancia de que el servidor planee (precisión de las metas que quiere lograr, de acuerdo con los planes indicativos y operativos; claridad sobre los recursos que necesita para lograrlas; fases que se deben cumplir, etc.); que desarrolle las actividades según unos cronogramas realistas elaborados previamente, cuyo cumplimiento deberá verificar periódicamente, con miras a poder cumplir los plazos; que verifique la calidad de los resultados a medida que los vaya logrando, es decir que estén de acuerdo con los requerimientos exigidos por los clientes internos o externos de sus servicios; que evalúe su trabajo en relación con el aporte que está haciendo para el cumplimiento de los objetivos del área y de la entidad. Productividad laboral: El nuevo servidor debe ser concientizado de que él ha sido vinculado a la entidad para que con sus conocimientos, esfuerzos y compromiso y un

75 manejo adecuado de los recursos (junto con los desarrollos tecnológicos disponibles y adecuadas estrategias y técnicas administrativas), colabore para que la entidad preste mejores servicios a la sociedad, dentro de este contexto, es muy conveniente hacer precisiones sobre los conceptos de eficiencia (óptimo aprovechamiento de los recursos de la entidad, entre ellos, el tiempo del servidor, sus saberes, su experiencia, sus competencias) y de efectividad (logro de excelentes resultados), deberá hacerse énfasis en que la productividad debe ser un reto para todos los servidores y un logro progresivo. Trabajo en equipo: Es muy importante motivar al nuevo servidor para que fortalezca desde el comienzo su actitud positiva de asumir el cambio, sobre todo en aquellas prácticas laborales que hoy, frente a un mundo globalizado y a un Estado moderno y eficiente, resultarían inadecuadas u obsoletas, dentro de los nuevos aprendizajes necesarios están los del compromiso, la colaboración, la solidaridad, la participación y la complementariedad, comportamientos éstos que se integran en el trabajo en equipo. Aclaración de lo que es la descentralización administrativa: Como estrategia para transferir competencias del gobierno central a entidades del nivel nacional o territorial, de manera que se contribuya a democratizar, racionalizar y economizar la ejecución de las políticas públicas y a aproximar los centros de decisión a los lugares donde se viven los problemas ciudadanos. Estrategias sugeridas: Para afianzar el aprendizaje, de manera que el proceso de inducción no se reduzca sólo a la transmisión de información, se sugiere organizar dinámicas que permitan la participación activa de los nuevos servidores. Entre ellas se pueden mencionar: - Debates - Mesas redondas - Diálogos por binas - Juegos de roles - Observación programada de modelos - Desempeños reales con tutor. III. PROGRAMA DE INDUCCIÓN Objetivos de un Programa de Inducción. La inducción en las entidades públicas, en general, debe buscar, entre otros, los siguientes objetivos:

76 1. Familiarizar a los servidores nuevos con la estructura de la entidad y con su misión, así como motivarlos para que participen en la construcción de la visión institucional, de manera que se garantice su compromiso para lograrla. 2. Iniciar la integración de los servidores al sistema de valores de la entidad a la que pertenezcan (para lo cual es necesario que los tenga identificados claramente), crear sentido de pertenencia y comenzar a fortalecer su formación ética. 3. Instruir a los servidores sobre todos los asuntos relacionados con sus dependencias, al igual que sobre sus responsabilidades individuales, sus deberes y sus derechos. 4. Negociar con los nuevos servidores sus expectativas, redefinir y precisar con el jefe inmediato sus conocimientos y habilidades, evaluar su potencial, e iniciar el acercamiento a los compañeros con miras a que se integren a los equipos de trabajo. 5. Informar a los nuevos servidores acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos. Importancia de los programas de inducción. Mediante los programas de inducción se busca facilitarles a los nuevos empleados su proceso de integración a la cultura organizacional. En este sentido, vale la pena entender el proceso mismo de inducción como una inversión en tiempo, esfuerzos y recursos que a mediano plazo ha de redundar en productividad y satisfacción de los nuevos servidores enfrentar al recién llegado en su puesto sin ninguna orientación es el mejor camino al fracaso. En concreto, se pueden precisar las siguientes consecuencias benéficas de un programa de inducción: - Reduce el nivel de ansiedad de los recién llegados. - Los empleados logran un aprendizaje más rápido y mejor de las funciones que deben desempeñar. - Se hacen más productivos. - Viven más satisfechos. - Se disminuye la rotación de los empleados. Requisitos para garantizar la efectividad de un programa de inducción.- Para que el programa de inducción esté bien hecho, debe cumplir, entre otros, con los siguientes requisitos:

77 1. Inmediato: Es decir, tan pronto como ingrese el servidor a la entidad; el programa de inducción inmediato es una forma de asistir al servidor en su proceso de adaptación a la cultura organizacional y de ayudarle a manejar constructivamente su ansiedad. Debe tenerse en cuenta que para que la inducción sea inmediata, debe poderse realizar individualmente, es decir, no se necesita que sea grupal, lo que sí ocurre, generalmente, con el programa de reinducción. 2. Completo: Significa que, además del programa de orientación al Estado y al servicio público, se planeen y realicen acciones orientadas a su recibimiento formal en la entidad, a su aproximación sólida y realista a la entidad y a la familiarización y dominio progresivo de su puesto de trabajo, y que dentro de cada uno de estas fases se abarquen los aspectos teóricos y prácticos más significativos. El conjunto de estas acciones deberá hacerse en un tiempo de cuatro meses, los cuales equivalen al lapso que se ha destinado para el período de prueba de los empleados de carrera. 3. Técnico: Es decir que las personas que dirijan la inducción: - Tengan solidez conceptual respecto de los temas que se traten; - Conozcan con precisión los objetivos del programa; - Utilicen metodologías flexibles que les permitan manejar con propiedad estrategias desescolarizadas o semi-escolarizadas; - Usen adecuadamente los recursos didácticos más pertinentes; - Diseñen correctamente módulos o guías para apoyar el autoaprendizaje; - Utilicen con propiedad el lenguaje de la imagen, propio de los videos y otros materiales fílmicos, para transmitir contenidos importantes; - Aprovechen las posibilidades que para el programa pueda ofrecer el Internet, etc. 4. Participativo: El programa de inducción deberá utilizar pedagogías con estrategias que involucren activamente al servidor en los propósitos de la entidad, tales como participación en mesas redondas y estudio de casos tendientes a conocer y a hacer aportes a la entidad, así como libertad de expresar con confianza sus dudas y temores. 5. Apoyo institucional: Es decir, que cuente con el apoyo de jefes y directivos y que tenga los recursos necesarios para su realización.

78 Responsables. La responsabilidad inmediata de que este programa se planee, organice, realice y evalúe es de los jefes del área de gestión humana o de las personas que hagan sus veces. Por lo general, el jefe del área asigna esta responsabilidad a profesionales competentes quienes diseñarán y presentarán la programación para su aprobación y la de la Dirección. Fases del proceso de inducción: 1. Vinculación y recibimiento del servidor o colaborador Por lo general, el ingreso de un servidor a la Empresa no es fácil, ya que se produce un choque entre dos mundos: su mundo personal, con sus conocimientos y competencias, valores y creencias, expectativas y temores, y el mundo extraño de la entidad con su cultura organizacional, sus valores, sus grupos y subgrupos, sus ritos y costumbres. Dentro del lenguaje organizacional se habla de la "ansiedad de principiante" para hacer alusión a los temores naturales que surgen en el momento de la vinculación de los nuevos empleados al tener que vivenciar la confrontación de estas dos culturas. Son recurrentes en este caso preguntas como las siguientes que los nuevos servidores se formulan a sí mismos: " Podré hacer bien mi trabajo?"; "Congeniaré con mi nuevo jefe?". " Me podré integrar con mis nuevos compañeros?"; " Podré conciliar mis intereses personales, familiares y profesionales, con los intereses y exigencias de la entidad a la que ingreso?". A su vez, una pregunta que deberán formularse los responsables de la gestión del talento humano es esta: Está mi entidad preparada o no para recibir a los nuevos servidores?. La forma cuidadosa o descuidada como se reciban a los nuevos servidores transmite un mensaje de seriedad, respeto y compromiso, o, por el contrario, de indiferencia, hostilidad, despreocupación. Se recomienda que las entidades públicas no dejen extinguir ciertas costumbres que transmiten a los nuevos servidores un mensaje de acogida, respeto y deseo de aportar a su proceso de integración a la cultura organizacional. En este sentido, y como un reconocimiento explícito a la importancia de las personas y de la valoración que la entidad hace de las mismas, se sugiere:

79 Posesionar a los servidores, cualquiera sea el nivel en el que vayan a quedar ubicados, ante las personas más representativas: Director, Subdirector o Secretario General, Jefe de Personal y Jefe inmediato. Con ello, además de proporcionarles a los nuevos servidores una impresión positiva de la entidad, se procede a recibirlos formal e institucionalmente, brindándoles, además, el conocimiento básico sobre quiénes son sus jefes. - Dirigir una comunicación escrita y personal a los empleados recién vinculados, en la que se les manifieste la complacencia de la entidad de recibirlos, así como los buenos deseos para que su permanencia en ella les signifique, a ésta, ventaja competitiva en el conjunto de la administración pública, y a ellos, promoción personal, familiar y profesional. No hay duda de que ritos como los comentados ayudan poderosamente a agilizar y cualificar el proceso de socialización del empleado. 2. Ubicación en relación con la Personería. Un propósito central dentro del proceso de inducción a la Personería Municipal. Es el de ayudarles a las personas recién vinculadas a vivir su proceso de socialización y de integración a la cultura organizacional, consistentes en el conocimiento y asimilación de sus valores, de sus actitudes, de sus comportamientos, símbolos, reglamentos, costumbres, lenguajes y ritos, los cuales han de favorecer dos propósitos centrales: - La no insatisfacción del empleado con el ambiente de trabajo (factor higiénico). - La productividad, o sea el logro de los resultados esperados de su desempeño con un manejo racional de los recursos. De hecho, toda persona nueva en una entidad experimenta un intenso deseo de aceptación, el cual la lleva a acomodarse rápidamente a las variables de la cultura organizacional para garantizar esa aceptación. El conocimiento institucional deberá orientarse hacia aspectos fundamentales de la entidad, de la dependencia y del puesto de trabajo, procurando que la información que se ofrezca favorezca la integración, la participación y el aporte del servidor al cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales. Se sugieren, entre otros, los siguientes aspectos: a.) Temas relacionados con la entidad en general. - Historia de la entidad. - Misión, visión, objetivos. - Estructura de la entidad.

80 - Nombres y funciones de los directivos y ejecutivos principales. - Período de prueba: Sentido del mismo, duración. - Normas de seguridad. - Principales servicios que presta la entidad, según su misión. - Normas que rigen la entidad. - Estructura de la planta física: Conocimiento presencial, ojalá se entregue plano de la misma, identificando las diferentes áreas. b.) Planes y programas institucionales. - Sistema de planeación - Política y planes generales - Programas y proyectos especiales - Sistemas de evaluación y control de la programación C.) Prestaciones y servicios al personal. - Política salarial y de compensación (primas, bonificaciones, prestaciones, etc.). - Seguros individuales y/o de grupo. - Vacaciones y días feriados. - Capacitación y desarrollo: normatividad, reglamentaciones, programas. - Asesorías profesionales. - Programas de jubilación. - Servicios médicos especiales. - Servicios de cafetería y otros. - Fondos y cooperativas. Sería enriquecedor consultar la opinión de los servidores ya vinculados sobre otros aspectos a tener en cuenta, adicionales a los mencionados, fundamentada en su experiencia personal.

81 d.) Presentaciones. Debe formar parte de la ubicación organizacional de los nuevos servidores su presentación a otras personas en alguna forma significativas para él, por cuanto han de tener contacto e interacción con ellas. En especial se recomienda presentarlos a: - Jefe inmediato - Compañeros de trabajo - Subalternos - Personas significativas de otras áreas - Capacitadores e.) Apoyos útiles. Se enumera a continuación una serie de elementos que podrían preverse, elaborarse y tenerse como apoyo al proceso de aprendizaje que se quiere implementar dentro de la inducción a la entidad, y como facilitadores de la adaptación y satisfacción de las personas recién vinculadas: - Como ya se dijo, carta de bienvenida en la que se les expresen sentimientos de acogida, buenos propósitos de que su permanencia en la entidad les signifique crecimiento y desarrollo, así como las expectativas de sus aportes para bien de la entidad y de la sociedad. - Carta mediante la cual se hace la presentación formal de los servidores a su jefe inmediato, suscrita por el jefe de gestión humana de la entidad o por quien haga sus veces. - Una guía general de inducción para los empleados nuevos, impresa, en la que se diagrame y explique la estructura organizacional, se les dé a conocer la misión, visión, objetivos, políticas y normas principales de comportamiento de la entidad. Esta guía debiera ser estudiada por los participantes en el proceso de inducción y evaluada formalmente, de manera que ellos expresaran su posición frente a los contenidos estudiados. - Programa escrito de los temas, dinámicas, evaluaciones y horarios que se desarrollarán durante el tiempo que estén en inducción los servidores, el cual deberá ser entregado al comienzo a cada participante.

82 - Guía didáctica de valores asumidos por la entidad. Se recomienda resaltar el tema de los valores institucionales como una forma de invitar desde el comienzo al nuevo servidor a enriquecerlos con sus aportes, sugerencias y, sobre todo, con sus actuaciones. - Videos ilustrativos sobre la entidad. Ubicación con relación al puesto de trabajo. Como ya se indicó, el primer responsable del éxito de esta fase es el jefe inmediato de los servidores, quien deberá actuar no sólo como jefe, sino, ante todo, como primer capacitador del nuevo empleado en el puesto de trabajo. Este nuevo empleado es el que entra por primera vez a la entidad, pero también puede ser una persona ya antigua que es trasladada a otro cargo. El jefe inmediato deberá ser especialmente cuidadoso en los siguientes aspectos: Preparar al grupo. Una pregunta que debe hacerse todo jefe frente a un nuevo colaborador es esta: " Está mi área preparada para recibirlo?. El jefe inmediato deberá informar a su grupo con anticipación la llegada del nuevo servidor y motivarlo para que lo acojan y lo reciban adecuadamente. Deberá prever el sitio físico donde va a quedar ubicado, de manera que no se le transmita un mensaje de improvisación y que se le sitúa en cualquier rincón. Designar un tutor para que guíe al nuevo servidor. El tutor, mediante interacción directa con el nuevo servidor, deberá ser facilitador de los aprendizajes que éste necesita, de manera que esté en condiciones de comprender los procesos en los que participa, hacer los moldeamientos conductuales propios de todo aprendizaje y de hacer las aplicaciones prácticas a su trabajo. El tutor deberá responder a un perfil humano y pedagógico, es decir deberá poseer un conjunto de competencias que lo habiliten para su labor orientadora, tales como: - Facilidad para comunicarse e interrelacionarse. - Empatía. - Sensibilidad y capacidad de identificar necesidades e intereses del recién vinculado. - Capacidad de compartir conocimientos y experiencias. - Generosidad para compartir su tiempo. - Conocimientos sobre la educación de adultos. - Vocación pedagógica.

83 En torno de los tutores deberá existir una política institucional de entrenamiento que permita desarrollar las competencias mencionadas, y a la vez deberá conformarse un sistema de estímulos que apoye la motivación de los servidores seleccionados para el cumplimiento de esta misión. La asignación de un tutor al nuevo servidor facilita su proceso de integración al área de trabajo, ya que a través del mismo el recién vinculado realiza un conocimiento espontáneo de muchas variables importantes para el desenvolvimiento ajustado dentro de la entidad, con mínimo desgaste de energías. El tutor, sin embargo, no debe reemplazar al jefe, ya que éste necesita fortalecer las relaciones con su nuevo colaborador, mantener el ascendiente ante él y darle las orientaciones precisas que sólo él en calidad de jefe podría dar. El papel del tutor, con todo, es valioso dado que se constituye en eslabón natural entre el nuevo servidor y los demás compañeros del área y de la entidad, puede resolver muchas dudas e interrogantes del recién llegado y ser intermediario para que éste comience a participar en muchas actividades que normalmente se programan. Presentar el nuevo empleado a las personas relacionadas con su cargo, con los compañeros de trabajo, con personas de otras áreas por razón de diferentes tipos de relaciones. Estas presentaciones, sin duda, facilitan el ejercicio de las funciones del nuevo servidor, ya que establecen unos antecedentes de confianza entre él y las personas con las que deberá interactuar para el logro de los resultados esperados. Repasar con el nuevo empleado los objetivos propuestos dentro del área y las funciones principales asignadas a la misma. Se trata de que desde el comienzo el nuevo servidor asuma que es parte de un equipo (sus compañeros de área) y que su responsabilidad es la de colaborar con ellos para la obtención exitosa de metas compartidas (las del área). Con miras a facilitar el conocimiento del área, el aprendizaje de las funciones, la interacción con diferentes compañeros y la identificación de los proyectos donde mejor podría ubicarse y aportar, se sugiere que se planee para el nuevo servidor un plan de rotación interno dentro del área, de manera que se cubran las funciones más importantes de la dependencia, siempre con la colaboración de un empleado antiguo. Proporcionar los elementos de trabajo. El jefe inmediato debe garantizar que el nuevo empleado tenga los equipos y elementos indispensables para el desempeño del cargo, los cuales dependerán de la naturaleza del mismo. Hacer seguimiento y evaluación tanto del servidor como del proceso.

84 El jefe inmediato deberá, así mismo, estar pendiente de que el proceso de inducción del nuevo servidor dentro del área de trabajo avance de acuerdo con el plan establecido y de que logre un aprendizaje práctico del desempeño de las funciones. Igualmente, retroalimentar a la oficina de gestión humana sobre la calidad del proceso y hacer las sugerencias que considere pertinentes. Recomendaciones finales - No abrumar al servidor recién vinculado con exceso de información. - Evitar que el servidor recién vinculado sea sobrecargado con formatos y formularios para diligenciar. - No comenzar con los aspectos más desagradables del trabajo. - Nunca pedir que realice labores para las que no está preparado y en las que existe posibilidades de fracasar. IV. PROGRAMA DE REINDUCCION El artículo 64 de la Ley 190 de 1995 establece que todas las entidades públicas tendrán, además del programa de inducción para el personal que ingrese a la entidad, uno de actualización cada dos años. Así mismo, el artículo 7 del Decreto Ley 1567 de 1998 establece que los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente, además de programas de inducción, programas de reinducción, los cuales deberán hacerse por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan los cambios. En consecuencia los programas de reinducción deberán impartirse para todos los empleados, estar dirigidos a actualizar a los servidores en relación con las políticas económica, social y ambiental de cada nueva administración y a reorientar su integración a la cultura organizacional. Objetivos de un Programa de Reinducción.- La reinducción, en concreto, busca crear un espacio para que los servidores: - Se enteren de las reformas en la organización del Estado y de sus funciones; - Actualicen sus conocimientos respecto de los énfasis de cada administración en su política económica, social y ambiental;

85 - Se actualicen respecto de las normas y decisiones para la prevención y supresión de la corrupción, y se informen de las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores públicos; - Se renueven frente a los cambios estructurales y culturales de las entidades y sus dependencias; - Reflexionen sobre los valores y principios propios de la cultura organizacional, tanto los éticos como los propiamente organizacionales, y renueven su compromiso con la práctica de los mismos; - Se informen sobre las nuevas disposiciones en materia de administración del talento humano. - Fortalezcan el sentido de pertenencia e identidad con la entidad; - Tomen conciencia de los logros alcanzados por la entidad, en los que ellos mismos han participado, y proyecten las acciones, planes y programas que hagan posible la implementación de las políticas gubernamentales. Contenidos sugeridos. Actualización y avances normativos derivados de la Constitución que inciden en el funcionamiento de la entidad, del sector y de la rama a la cual pertenezcan los servidores. Beneficios alcanzados por el Plan de Desarrollo y políticas vigentes dentro de la administración. Redefinición de la misión institucional, establecimiento de metas y procedimientos, simplificación de trámites, diseño de proyectos y sistemas de información, determinación de indicadores de gestión. Revisión, renovación y afianzamiento de los valores que han de sustentar la prestación del servicio público. Metodología. - Diseño del programa a desarrollar. - Clasificación de los participantes, de manera que se puedan aprovechar al máximo las exposiciones y dinámicas, de cara a un adecuado desarrollo del programa. - Exposiciones breves, sencillas y sólidas (máximo 20 minutos) de las temáticas, a cargo de expertos en los diferentes temas.

86 - Talleres en los que se privilegie la consulta de documentos didácticos, el lleno de guías, la discusión y confrontación de ideas y el aporte de sugerencias. - Conversatorios, conclusiones y adopción de compromisos. Responsable. El responsable inmediato del diseño, ejecución, evaluación y seguimiento del programa de reinducción es el jefe del área de gestión humana o de quien haga sus veces quien se apoyará principalmente en los directivos, asesores, ejecutivos y profesionales que de acuerdo con su perfil sean seleccionados para el efecto.

87 ANEXO D DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN CHIQUINQUIRÁ 2014

88 RESOLUCIÓN No. 005 (27 de Febrero de 2014) Por el cual se adopta el Manual de Inducción y reinducción de la Personería Municipal de Chiquinquirá - Boyacá. LA PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ, BOYACÁ en uso de sus atribuciones Constitucionales, Legales, y demás normas concordantes y, CONSIDERANDO: Que la Ley 909 de 2004 regula los empleos de los diferentes organismos territoriales. Que mediante el Decreto Ley 1567 de 1998 establece que se debe de contar con un Plan de Inducción y Reinducción entidades de orden público. Que este Plan de Inducción se debe de direccionar a los empleados que ingresan por primera vez a la institución. Que el plan de Reinducción de acuerdo a los parámetros establecidos por el Decreto Ley 1567 de 1998, se debe de llevar a cabo cada dos años con los empleados de la Personería Municipal de Chiquinquirá. Que el Manual de Inducción y Reinducción, tiene como objetivo fundamental instruir al funcionario público en su integración a la cultura organizacional durante su proceso de vinculación, de la misma manera reorientar a todos los miembros del Instituto en virtud de los cambios producidos. Que la información consignada en el presente Manual, no sustituyen, adicionan ni modifican ninguna norma legal que rija en la Personería Municipal de Chiquinquirá- Boyacá. Que en merito a lo expuesto, se

89 RESUELVE: ARTICULO PRIMERO. ADOPCION: Adóptese en todas sus partes el Manual de inducción y reinducción, de la administración de la Personería Municipal de Chiquinquirá, el cual hace parte integral de la presente resolución. ARTÍCULO SEGUNDO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en el Despacho de la Personería Municipal de Chiquinquirá, a los veintisiete (27) días del mes de Febrero del año dos mil catorce (2014). MARTHA ISABEL LÓPEZ LUGO PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ

90 MANUAL DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN 1. PLANEACIÓN CORPORATIVA RESEÑA HISTORICA. MISIÓN: La Personería Municipal de Chiquinquirá promueve, divulga, actúa como garante defensora de los derechos Humanos y de los intereses de la ciudad. Ejerce la veeduría, el Ministerio Público vigila la aplicación de las normas y la conducta de los servidores Públicos. VISIÓN: La Personería Municipal de Chiquinquirá al 2020 será una institución humanista, solidaria, incluyente, eficiente, eficaz y transparente, comprometida con la moralidad administrativa, la paz y la reconciliación, reconocida como promotora y garante de los derechos Humanos, la equidad de género, la diversidad étnica, sexual, cultural, y medio ambiente. OBJETIVOS INSTITUCIONALES: La Personería Municipal Chiquinquirá, asume como compromiso fundamental guardar, proteger y divulgar los Derechos Humanos y la orientación e instrucción a los habitantes en el ejercicio de sus derechos ante las autoridades competentes o entidades de carácter privado. Coordinar y apoyar el diseño, implementación y evaluación de políticas públicas relacionadas con la protección de los derechos humanos en el municipio. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES: Obtener la máxima calidad, en todas y cada una de las actividades, procesos, operaciones, productos y servicios generados tanto para los usuarios y/o clientes internos como externos de la Personería Municipal de Chiquinquirá. Utilización eficiente del tiempo por parte del Personero(a) y secretario (a) de la Personería Municipal de Chiquinquirá. Lograr el máximo nivel de satisfacción de usuarios, empleados y de la ciudadanía en general. Mantener a la Personería Municipal de Chiquinquirá en continuo cambio e innovación, aplicado tanto a los procesos como a los productos y servicios.

91 2. ORGANIGRAMA GENERAL DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ Fuente: Diseño propio 3. ELEMENTOS DE IDENTIFICACION CORPORATIVA a. RAZÓN SOCIAL. La Personería Municipal Chiquinquirá Boyacá es una Institución u oficina encargada de ejercer el control administrativo en el Municipio y cuenta con autonomía presupuestal y administrativa. Como tal ejerce las funciones del Ministerio Público que le confiere la Constitución Política y la Ley, su función principal es el velar por el respeto a los derechos humanos, así como las que le delegue el Procurador General de La Nación y el Procurador Provincial. b. LOGO INSTITUCIONAL: Todos tenemos Derechos, promuévelos y respétalos. Con el slogan anterior, la Personería Municipal de Chiquinquirá, busca la promoción y respeto de los derechos humanos para la comunidad en general, siendo la base de la razón social. Por ello, se hace énfasis en su misión humanista e incluyente, hacia la equidad de género y la multiculturalidad.

92 4. POLÍTICA DE LA CALIDAD. El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. La Personería Municipal de Chiquinquirá-Boyacá con la finalidad de dar cumplimiento a la políticas de calidad establecidas por el gobierno Nacional y en especial a la NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PUBLICA NTCGP tiene como propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. Para ello desarrolla sus actividades a través de un enfoque basado en los procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí. Logrando el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción. De la misma manera, la Personería Municipal de Chiquinquirá da cumplimiento al Modelo Estándar de Control Interno MECI , modelo formulado con el propósito de que las entidades del Estado puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoria Interna o quien haga sus veces. El MECI promueve la adopción del enfoque basado en procesos, herramienta clave en la administración estratégica de toda entidad que contribuye al cumplimiento de los objetivos institucionales. 5. IMPLEMENTACIÓN MECI Las políticas de modernización de la gestión pública están orientadas hacia la consecución de resultados y la capacidad de adaptación a los cambios en un contexto cada vez más globalizado, es por ello, se han desarrollado nuevas y mejores formas de hacer el trabajo en entidades públicas (simplificación de las estructuras, procedimientos y controles; desregularización; supresión de tramites; orientación a la gestión por resultados, etc.).en síntesis la gerencia pública es el núcleo estratégico que permite el diseño, implementación y operación de sistemas en el control de la gestión para lograr óptimos resultados. Por tal razón, la Personería Municipal de Chiquinquirá-Boyacá diseña e implementa el Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2009) con miras a obtener un mejoramiento continuo, cumplir con sus objetivos y conectarse con mayor efectividad en la cultura sistémica que el modelo propone.

93 Apreciado funcionario en aras de dar cumplimiento con el modelo estándar de control interno nos permitimos recordarle que la personería cuenta con los siguientes instrumentos que le facilitan ejecutar sus labores diarias y es necesario que los conozca y de cumplimiento a sus disposiciones, entre ellos tenemos: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS: Es una recopilación de procesos, también incluye una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa, permite controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se llevan, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla. MANUAL DE FUNCIONES: Contiene información valida y clasificada sobre las funciones y productos de la Personería Municipal de Chiquinquirá. CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO: Documento que recoge las normas de conducta, principios, valores éticos, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de dirección, administración y gestión de la Personería Municipal de Chiquinquirá, con el fin de generar confianza en los públicos internos y externos de la misma. MANUAL DE INCENTIVOS: Documento que recopila los alicientes, recompensas o estímulos suministradas por la Personería Municipal de Chiquinquirá a los funcionarios (salarios, premios, beneficios sociales, oportunidades de progreso, estabilidad en el cargo, supervisión abierta, elogios, etc.), a cambio del compromiso constante con el Instituto. 6. MAPA DE UBICACIÓN Fuente: Departamento Administrativo de La Función Pública.

94 CAPITULO I: SITUACIONES ADMINISTRATIVAS El empleado público puede encontrarse en las siguientes situaciones administrativas: SERVICIO ACTIVO: El empleado público se encuentra en servicio activo cuando está ejerciendo las funciones del empleo del cual ha tomado posesión (Artículo 59 del Decreto 1950 de 1973). LICENCIA: Un empleado público se encuentra en licencia cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia (ordinaria), por enfermedad, por maternidad o por paternidad La licencia ordinaria se da por solicitud propia y sin sueldo hasta por 60 días al año, continuos o discontinuos. Si ocurre justa causa, a juicio de la autoridad competente, esta podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días más. (Artículo 61 del Decreto 1950 de 1973). LICENCIA POR MATERNIDAD: Es una licencia remunerada que recibe toda empleada en estado de embarazo en la época del parto, la cual empieza a contarse desde el día indicado por el médico competente. Este derecho se hace extensivo a la madre o padre adoptante asimilándose la fecha de entrega del niño a la fecha del parto; siempre que el adoptado no sobrepase la edad de siete (7) años. LICENCIA POR ENFERMEDAD: Es una licencia remunerada, concedida por el nominador o su delegado, de oficio o a solicitud del funcionario, para lo cual se requiere la certificación de incapacidad médica expedida o ratificada por la EPS a la cual se encuentra afiliado el empleado. Esta licencia procede tanto por enfermedad profesional como no profesional. PERMISO: El empleado puede solicitar por escrito, permiso remunerado hasta por tres días cuando medie justa causa; corresponde al nominador o a quien éste haya delegado la facultad, el autorizar o negar por escrito el respectivo permiso (Artículo 74 del Decreto 1950 de 1973) COMISIÓN: El empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas inherentes al empleo de que es titular (Artículo 75 del Decreto 1950 de 1973). Las comisiones pueden ser de servicio, para adelantar estudios, para desempeñar un cargo de libre nombramiento, cuando el nombramiento recaiga en un funcionario escalafonado en carrera administrativa, y para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de instituciones privadas.

95 CAPITULO II: REGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL La Ley 4ª de 1992, señala las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos (de conformidad con lo establecido en el artículo 150, numeral 19, literales e) y f) de la Constitución política.) RÉGIMEN SALARIAL: Constituyen salario todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el empleado como retribución por sus servicios. El régimen salarial de los empleados públicos está consagrado en el Decreto 1042 de 1978, y hacen parte de él: ASIGNACIÓN BÁSICA MENSUAL: La asignación Básica mensual correspondiente a cada cargo está determinada por su denominación y grado establecidos mediante decreto que anualmente expide el Gobierno Nacional (Decreto 3535 de 2003). GASTOS DE REPRESENTACIÓN: Los empleados correspondientes a Presidente de la República, Ministros del Despacho, Jefes de Departamento Administrativo y Superintendentes tendrán gastos de representación mensual en una cuantía que para cada denominación fije el Gobierno Nacional. PRIMA TÉCNICA: Es un reconocimiento económico para atraer o mantener en el servicio del Estado a funcionarios o empleaos altamente calificados. La Prima Técnica asignada se pagará mensualmente, y es compatible con el derecho a percibir gastos de representación y constituye factor de salario si se otorga por estudios de formación avanzada y experiencia altamente calificada (Decreto 1661 de 1991) PRIMA DE SERVICIOS: Es el reconocimiento en dinero de quince días de remuneración, que se pagará en los primeros quince días del mes de julio de cada año, a los empleados del sector público. Se le dará este reconocimiento al empleado que cumpla un año continuo de labor en una misma entidad oficial. BONIFICACIÓN POR SERVICIOS PRESTADO: Es un factor de salario que beneficia única y exclusivamente a los empleados públicos y se reconocerá y pagará al empleado cada vez que cumpla un año continuo de labor en una misma entidad oficial. AUXILIO DE ALIMENTACIÓN: Es el pago en dinero de una suma anualmente por el gobierno Nacional a aquellos empleados regidos por el Decreto 1042 de 1978, que no superen un monto específico de su asignación básica mensual. AUXILIO DE TRANSPORTE: Este es un derecho para aquellos trabajadores particulares y servidores públicos que devenguen mensualmente hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes, anualmente el estado, mediante decreto fija el monto de tal auxilio. VIÁTICOS: Se le reconoce a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, los gastos de alojamiento y alimentación, cuando previa resolución, deban desempeñar funciones en lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

96 RÉGIMEN PRESTACIONAL: Las prestaciones sociales para los empleados públicos que presten sus servicios en las entidades u organismos de la rama ejecutiva del poder público, son las siguientes: PRIMA DE NAVIDAD: Esta prima será equivalente a un mes del salario que corresponda al cargo desempeñado a treinta de noviembre de cada año y se pagará en la primera quincena del mes de diciembre. VACACIONES: Los empleados públicos tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, las cuales se liquidarán con el salario que el funcionario esté devengando en el momento del disfrute. PRIMA DE VACACIONES: Es un reconocimiento que la Ley 1045 de otorga a los servidores públicos al cumplir cada año de servicios, con el fin de que dispongan de mayores recursos económicos para lograr el goce pleno de las vacaciones. SUBSIDIO FAMILIAR: Tienen derecho al subsidio familiar en dinero los trabajadores cuya remuneración mensual, fija o variable no sobrepase los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, siempre y cuando laboren al menos 96 horas al mes; y que sumados sus ingresos con los de su cónyuge o compañero (a) no sobrepasen seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes. (Ley 789 de 2002). AUXILIO DE CESANTÍA: Consiste en un auxilio monetario equivalente a un mes de sueldo por cada por cada año de servicios continuos o discontinuos y proporcionalmente por fracciones de año (Art. 1º del Decreto 1160 de 1947). CALZADO Y VESTIDO DE LABOR: Es una prestación social consistente en la entrega gratuita y material de un vestido y un calzado a cargo del empleador y para uso del servidor en las labores propias del empleo que ejerce, de conformidad con el artículo 2 del Decreto 1978 de Este se realiza cada cuatro (4) meses, y se deberá hacer entrega de la dotación los días 30 de abril, 30 de agosto y 30 diciembre de cada año. BONIFICACIÓN POR RECREACIÓN: Es un reconocimiento a los empleados públicos equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual, los cuales se pagarán en el momento de iniciar el disfrute del respectivo período vacacional. CAPITULO III: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO El Acuerdo No. 17, de enero de 2008 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, Establece las directrices generales para la evaluación del desempeño: ARTÍCULO 1º. NOCIÓN Y OBJETO DE EVALUACIÓN: La evaluación es el proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de una persona en el marco de las funciones y responsabilidades de su desempeño laboral de acuerdo con las condiciones previas establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales, su

97 aporte al logro de las metas institucionales y la generación del valor agregado que deben entregar las instituciones. La evaluación del desempeño laboral se soporta preferentemente en evidencias. ARTÍCULO 2º. FINALIDAD DE LA EVALUACIÓN: La evaluación del desempeño laboral tiene como finalidad suministrar a la administración información basada en evidencias que den cuenta de la competencia laboral del empleado, con el fin de orientar la toma de decisiones relacionadas con la permanencia en el servicio, la formulación de planes de incentivos, estímulos y de capacitación y las demás acciones de mejoramiento individual e institucional a que haya lugar. TIPOS DE EVALUACION. El sistema desarrollado por las entidades distinguirá tres (3) tipos de evaluación: definitivas, parciales y eventuales e incluirá la metodología y los procedimientos para su realización. Son evaluaciones definitivas la anual u ordinaria, la del período de prueba y la extraordinaria. Son evaluaciones parciales las dos (2) semestrales que conforman la evaluación anual u ordinaria y las eventuales que haya necesidad de realizar dentro de cada semestre por situaciones administrativas contempladas en la Ley y en sus reglamentos. La evaluación extraordinaria solo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses de la última evaluación definitiva. Si la evaluación extraordinaria del desempeño laboral resultare satisfactoria, el lapso comprendido entre la fecha de dicha evaluación y el 31 de enero del siguiente año constituirá un nuevo período de evaluación. Durante este período se podrán realizar las evaluaciones parciales a que hubiere lugar. Las dos (2) evaluaciones parciales que conforman la evaluación anual u ordinaria se realizarán así: La primera, correspondiente al período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta (31) de julio de cada año, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año; La segunda, correspondiente al período comprendido entre el primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, período que debe ser evaluado a más tardar el quince (15) de febrero del mismo año. Las evaluaciones parciales eventuales que se realicen tendrán un valor ponderado dentro de la evaluación parcial semestral, en proporción a los días correspondientes al período evaluado. CAPITULO IV: CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS

98 CAPACITACIÓN: La capacitación y formación de los empleados públicos está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios. BIENESTAR SOCIAL: Se orienta a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora. (Decreto 1567 de 1998). INCENTIVOS: la Personería Municipal de Chiquinquirá adoptara y aplicara un plan de incentivo a sus servidores de acuerdo a la Constitución, las Leyes, Decretos, y Normas. El Decreto 1567 de 1998 en su Artículo 34 establece un plan mínimo de incentivo a los servidores que tenga como fundamento lo siguiente: humanización, equidad, justicia, sinergia, objetividad, transparencia, coherencia y articulación. CAPITULO V: DERECHOS, DEBERES, PROHIBICIONES Y SANCIONES. La Ley 734 del 5 de febrero del 2002 por la cual se expide el código disciplinario único contempla los derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflicto de intereses, faltas y sanciones del servidor público; entre ellos tenemos: DERECHOS: La ley correspondiente tomará en cuenta por lo menos los siguientes principios mínimos fundamentales: igualdad de oportunidades para los trabajadores; remuneración mínima vital y móvil, proporcional a la cantidad y calidad de trabajo; estabilidad en el empleo; irrenunciabilidad a los beneficios mínimos establecidos en normas laborales; facultades para transigir y conciliar sobre derechos inciertos y discutibles; situación más favorable al trabajador en caso de duda en la aplicación e interpretación de las fuentes formales de derecho; primacía de la realidad sobre formalidades establecidas por los sujetos de las relaciones laborales; garantía a la seguridad social, la capacitación, el adiestramiento y el descanso necesario; protección especial a la mujer, a la maternidad y al trabajador menor de edad. Además de los contemplados en la Constitución, la ley y los reglamentos, son derechos de todo servidor público:

99 Percibir puntualmente la remuneración fijada o convenida para el respectivo cargo o función. Disfrutar de la seguridad social en la forma y condiciones previstas en la ley. Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones. Participar en todos los programas de bienestar social que para los servidores públicos y sus familiares establezcan el Estado, tales como los de vivienda, educación, recreación, cultura, deporte y vacacionales. Disfrutar de estímulos e incentivos conforme a las disposiciones legales o convencionales vigentes. Obtener permisos y licencias en los casos previstos en la ley. Recibir tratamiento cortés con arreglo a los principios básicos de las relaciones humanas. Participar en concursos que le permitan obtener promociones dentro del servicio. Obtener el reconocimiento y pago oportuno de las prestaciones consagradas en los regímenes generales y especiales. Los derechos consagrados en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, las ordenanzas, los acuerdos municipales, los reglamentos y manuales de funciones, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. DEBERES: Deberes laborales. Los trabajadores tienen como deberes básicos: Cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad a las reglas de la buena fe y diligencia. Observar las medidas de seguridad e higiene que se adopten. Cumplir las órdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus facultades directivas. No concurrir con la actividad de la empresa, en los términos fijados en esta Ley. Contribuir a la mejora de la productividad. Cuantos se deriven, en su caso, de los respectivos contratos de trabajo. Son deberes de todo servidor público: Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.

100 Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público. Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitución Nacional y a las leyes vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes. Desempeñar el empleo, cargo o función sin obtener o pretender beneficios adicionales a las contraprestaciones legales y convencionales cuando a ellas tenga derecho. Acreditar los requisitos exigidos por la ley para la posesión y el desempeño del cargo. Realizar personalmente las tareas que le sean confiadas, responder por el ejercicio de la autoridad que se le delegue, así como por la ejecución de las órdenes que imparta, sin que en las situaciones anteriores quede exento de la responsabilidad que le incumbe por la correspondiente a sus subordinados. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales.

101 Resolver los asuntos en el orden en que hayan ingresado al despacho, salvo prelación legal o urgencia manifiesta. Motivar las decisiones que lo requieran, de conformidad con la ley. Registrar en la oficina de recursos humanos, o en la que haga sus veces, su domicilio o dirección de residencia y teléfono, y dar aviso oportuno de cualquier cambio. Ejercer sus funciones consultando permanentemente los intereses del bien común, y teniendo siempre presente que los servicios que presta constituyen el reconocimiento y efectividad de un derecho y buscan la satisfacción de las necesidades generales de todos los ciudadanos. Permitir a los representantes del Ministerio Público, fiscales, jueces y demás autoridades competentes el acceso inmediato a los lugares donde deban adelantar sus actuaciones e investigaciones y el examen de los libros de registro, documentos y diligencias correspondientes. Así mismo, prestarles la colaboración necesaria para el desempeño de sus funciones. Permanecer en el desempeño de sus labores mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba reemplazarlo, salvo autorización legal, reglamentaria, o de quien deba proveer el cargo. Hacer los descuentos conforme a la ley o a las órdenes de autoridad judicial y girar en el término que señale la ley o la autoridad judicial los dineros correspondientes. Dictar los reglamentos o manuales de funciones de la entidad, así como los internos sobre el trámite del derecho de petición. Calificar a los funcionarios o empleados en la oportunidad y condiciones previstas por la ley o el reglamento. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

102 Explicar inmediata y satisfactoriamente al nominador, a la Procuraduría General de la Nación o a la personería, cuando estos lo requieran, la procedencia del incremento patrimonial obtenido durante el ejercicio del cargo, función o servicio. Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de ley. Poner en conocimiento del superior los hechos que puedan perjudicar el funcionamiento de la administración y proponer las iniciativas que estime útiles para el mejoramiento del servicio. Publicar en las dependencias de la respectiva entidad, en sitio visible, una vez por mes, en lenguaje sencillo y accesible al ciudadano común, una lista de las licitaciones declaradas desiertas y de los contratos adjudicados, que incluirá el objeto y valor de los mismos y el nombre del adjudicatario. Hacer las apropiaciones en los presupuestos y girar directamente a las contralorías departamentales y municipales, como a la Contraloría General de la República y las Personerías Municipales y Distritales dentro del término legal, las partidas por concepto de la cuota de vigilancia fiscal, siempre y cuando lo permita el flujo de caja. Controlar el cumplimiento de las finalidades, objetivos, políticas y programas que deban ser observados por los particulares cuando se les atribuyan funciones públicas. Ordenar, en su condición de jefe inmediato, adelantar el trámite de jurisdicción coactiva en la respectiva entidad, para el cobro de la sanción de multa, cuando el pago no se hubiere efectuado oportunamente. Ejercer, dentro de los términos legales, la jurisdicción coactiva para el cobro de las sanciones de multa. Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. Implementar el Control Interno Disciplinario al más alto nivel jerárquico del organismo o entidad pública, asegurando su autonomía e independencia y el principio de segunda instancia, de acuerdo con las recomendaciones que para el efecto señale el Departamento Administrativo de la Función Pública, a más tardar para la fecha en que entre en vigencia el presente código, siempre y cuando existan los recursos presupuestales para el efecto.

103 Adoptar el Sistema de Contabilidad Pública y el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, así como los demás sistemas de información a que se encuentre obligada la administración pública, siempre y cuando existan los recursos presupuestales para el efecto. Recibir, tramitar y resolver las quejas y denuncias que presenten los ciudadanos en ejercicio de la vigilancia de la función administrativa del Estado. Ofrecer garantías a los servidores públicos o a los particulares que denuncien acciones u omisiones antijurídicas de los superiores, subalternos o particulares que administren recursos públicos o ejerzan funciones públicas. PROHIBICIONES: A todo servidor público le está prohibido: Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. Imponer a otro servidor público trabajos ajenos a sus funciones o impedirle el cumplimiento de sus deberes. Solicitar, directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios. Aceptar, sin permiso de la autoridad correspondiente, cargos, honores o recompensas provenientes de organismos internacionales o gobiernos extranjeros, o celebrar contratos con estos, sin previa autorización del Gobierno. Ocupar o tomar indebidamente oficinas o edificios públicos. Ejecutar actos de violencia en contra de superiores, subalternos o compañeros de trabajo, demás servidores públicos o injuriarlos o calumniarlos. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

104 Ejecutar en el lugar de trabajo actos que atenten contra la moral o las buenas costumbres. Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en los asuntos a su cargo, de sus representantes o apoderados, de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o de su cónyuge o compañero o compañera permanente. Proporcionar dato inexacto o presentar documentos ideológicamente falsos u omitir información que tenga incidencia en su vinculación o permanencia en el cargo o en la carrera, o en las promociones o ascensos o para justificar una situación administrativa. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Desempeñar simultáneamente más de un empleo público o recibir más de una asignación que provenga del tesoro público, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el Estado, salvo los casos expresamente determinados por la ley. Entiéndase por tesoro público el de la Nación, las entidades territoriales y las descentralizadas. Ordenar el pago o percibir remuneración oficial por servicios no prestados, o por cuantía superior a la legal, o reconocer y cancelar pensiones irregularmente reconocidas, o efectuar avances prohibidos por la ley o los reglamentos. Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). Ejercer cualquier clase de coacción sobre servidores públicos o sobre particulares que ejerzan funciones públicas, a fin de conseguir provecho personal o para terceros, o para que proceda en determinado sentido. Nombrar o elegir, para el desempeño de cargos públicos, personas que no reúnan los requisitos constitucionales, legales o reglamentarios, o darles posesión a sabiendas de tal situación. Reproducir actos administrativos suspendidos o anulados por la jurisdicción contencioso-administrativa, o proceder contra resolución o providencia ejecutoriadas del superior.

105 Permitir, tolerar o facilitar el ejercicio ilegal de profesiones reguladas por la ley. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Prestar, a título particular, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un término de un año después de la dejación del cargo o permitir que ello ocurra. Proferir en acto oficial o en público expresiones injuriosas o calumniosas contra cualquier servidor público o las personas que intervienen en los mismos. Incumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa, o disciplinaria en razón o con ocasión del cargo o funciones, u obstaculizar su ejecución. Gestionar directa o indirectamente, a título personal, o en representación de terceros, en asuntos que estuvieron a su cargo. Distinguir, excluir, restringir o preferir, con base en motivos de raza, color, linaje u origen nacional o étnico que tengan por objeto o por resultado anular menoscabar el reconocimiento, goce o ejercicio, en condiciones de igualdad, de los derechos humanos y libertades fundamentales en las esferas política, económica, social, cultural o en cualquier otra de la vida pública (artículo 1o.,Convención Internacional sobre Eliminación de Todas las Formas de Discriminación Racial, aprobada en Colombia mediante la Ley 22de 1981). Manifestar indebidamente en acto público o por los medios de comunicación, opiniones o criterios dirigidos a influir para que la decisión contenida en sentencias judiciales, fallos disciplinarios, administrativos o fiscales sean favorables a los intereses de la entidad a la cual se encuentra vinculado, en su propio beneficio o de un tercero. Prescindir del reparto cuando sea obligatorio hacerlo, o efectuarlo en forma irregular. Infringir las disposiciones sobre honorarios o tarifas de los profesionales liberales o auxiliares de la justicia y/o el arancel judicial, en cuantía injusta y excesiva.

106 Tener a su servicio, en forma estable para las labores propias de su despacho, personas ajenas a la entidad. Adquirir, por sí o por interpuesta persona, bienes que se vendan por su gestión o influir para que otros los adquieran, salvo las excepciones legales. Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no esté facultado para hacerlo. CLASES DE SANCIONES: El servidor público está sometido a las siguientes sanciones: Conforme a la Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario 1. Destitución e inhabilidad general, para las faltas gravísimas dolosas o realizadas con culpa gravísima: Implica la terminación de la relación del servidor público con la administración, sin que importe que sea de libre nombramiento y remoción de carrera o elección. Implica la imposibilidad de ejercer la función pública en cualquier cargo o función pública en cualquier cargo o función, por el término señalado en el fallo y la exclusión del escalafón o carrera. La inhabilidad general será de diez a veinte años; la inhabilidad especial no será inferior a treinta días ni superior a doce meses; pero cuando la falta afecte el patrimonio económico del Estado la inhabilidad será permanente. 2. Suspensión, para las faltas graves culposas: implica la separación del ejercicio del cargo en cuyo desempeño se originó la falta disciplinaria y la inhabilidad especial, la imposibilidad de ejercer la función pública, en cualquier cargo distinto de aquel, por el término señalado en el fallo. La suspensión no será inferior a un mes ni superior a doce meses. 3. Multa, para las faltas leves dolosas: Es una sanción de carácter pecuniario. La multa no podrá ser inferior al de ciento ochenta días de salario básico mensual devengando al momento de la comisión de la falta. 4. Amonestación escrita, para las faltas leves culposas: Implica un llamado de atención formal, por escrito, que debe registrarse en la hoja de vida. DELITOS CONTRA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Las siguientes conductas están catalogadas como delitos contra la administración pública. PECULADO: A. POR APROPIACIÓN: Cuando el servidor público se apropie en provecho suyo o de un tercero de bienes del Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte o de

107 bienes o fondos parafiscales, o de bienes de particulares cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones. B. POR USO: Cuando el servidor público indebidamente use o permita que otro use bienes del Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte, o bienes de particulares cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones. C. POR APLICACIÓN OFICIAL DIFERENTE: Cuando el servidor público dé a los bienes del Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte, cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones, aplicación oficial diferente de aquella a que están destinados, o comprometa sumas superiores a las fijadas en el presupuesto, o las invierta o utilice en forma no prevista en éste, en perjuicio de la inversión social o de los salarios o prestaciones sociales de los servidores. D. CULPOSO: Cuando el servidor público respecto a bienes del Estado o de empresas o instituciones en que éste tenga parte, o bienes de particulares cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o con ocasión de sus funciones, por culpa dé lugar a que se extravíen, pierdan o dañen. CONCUSIÓN: El servidor público que abusando de su cargo o de sus funciones constriña o induzca a alguien a dar o prometer al mismo servidor o a un tercero, dinero o cualquier otra utilidad indebidos. COHECHO: A. PROPIO: El servidor público que reciba para sí o par otro, dinero u otra utilidad, o acepte promesa remuneratoria, directa o indirectamente, para retardar u omitir un acto propio de su cargo, o para ejecutar uno contrario a sus deberes oficiales. B. IMPROPIO: El servidor público que acepte para sí o para otro, dinero u otra utilidad o promesa remuneratoria, directa o indirecta, por acto que deba ejecutar en el desempeño de sus funciones. C. POR DAR U OFRECER: El que dé u ofrezca dinero u otra utilidad a servidor público, en los casos previstos en los casos anteriores.

108 CELEBRACIÓN INDEBIDA DE CONTRATOS: Cuando se viole el régimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades. Interés indebido en la celebración de contratos: Cuando el servidor público que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales: Cuando el servidor público que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos. TRÁFICO DE INFLUENCIAS: Cuando el servidor público que utilice indebidamente, en provecho propio o de un tercero, influencias derivadas del ejercicio del cargo o de la función, con el fin de obtener cualquier beneficio de parte de servidor público en asunto que éste se encuentre conociendo o haya de conocer. ENRIQUECIMIENTO ILÍCITO: Cuando el servidor público que durante su vinculación con la administración, o quien haya desempeñado funciones públicas y en los dos años siguientes a su desvinculación, obtenga, para sí o para otro, incremento patrimonial injustificado. PREVARICATO: A. POR ACCIÓN: Cuando el servidor público que profiera resolución, dictamen o concepto manifiestamente contrario a la ley. B. POR OMISIÓN: Cuando el servidor público que omita, retarde, rehúse o deniegue un acto propio de sus funciones. ABUSOS DE AUTORIDAD Y OTRAS INFRACCIONES: A. POR ACTO ARBITRARIO E INJUSTO: Cuando el Servidor público que fuera de los casos especialmente previstos como conductas punibles, con ocasión de sus funciones o excediéndose en el ejercicio de ellas, cometa acto arbitrario e injusto. B. POR OMISIÓN DE DENUNCIA: Cuando el servidor público que teniendo conocimiento de la comisión de una conducta punible cuya averiguación deba adelantarse de oficio, no dé cuenta a la autoridad. C. REVELACIÓN DE SECRETO: Cuando el servidor público que indebidamente dé a conocer documento o noticia que deba mantener en secreto o reserva. D. UTILIZACIÓN DE ASUNTO SOMETIDO A SECRETO O RESERVA: Cuando el servidor público que utilice en provecho propio o ajeno, descubrimiento científico, u otra

109 información o dato llegados a su conocimiento por razón de sus funciones y que deban permanecer en secreto o reserva. E. UTILIZACIÓN INDEBIDA DE INFORMACIÓN OFICIAL PRIVILEGIADA: Cuando el servidor público que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública, que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones y que no sea objeto de conocimiento público, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea éste persona natural o jurídica. F. ASESORAMIENTO Y OTRAS ACTUACIONES ILEGALES: El servidor público que ilegalmente represente, litigue, gestione o asesore en asunto judicial, administrativo o policivo. G. INTERVENCIÓN EN POLÍTICA: Cuando el servidor público que ejerza jurisdicción, autoridad civil o política, cargo de dirección administrativa, o se desempeñe en los órganos judicial, electoral, de control, que forme parte de comités, juntas o directorios políticos, o utilice su poder para favorecer o perjudicar electoralmente a un candidato, partido o movimiento político. H. EMPLEO ILEGAL DE LA FUERZA PÚBLICA: Cuando el servidor público que obtenga el concurso de la fuerza pública o emplee la que tenga a su disposición para consumar acto arbitrario o injusto, o para impedir o estorbar el cumplimiento de orden legítima de otra autoridad. I. OMISIÓN DE APOYO: Cuando el agente de la fuerza pública que rehúse o demore indebidamente el apoyo pedido por autoridad competente, en la forma establecida por la ley. USURPACIÓN Y ABUSO DE FUNCIONES PÚBLICAS: El particular que sin autorización legal ejerza funciones públicas. El que únicamente simulare investidura o cargo público o fingiere pertenecer a la fuerza pública. El servidor público que abusando de su cargo realice funciones públicas diversas de las que legalmente le correspondan. CAPITULO VI: DEFINICIÓN Y MODALIDADES DE ACOSO LABORAL El gobierno Nacional a través de la Por medio de la Ley 1010 DE 2006 de 23 de enero de 2006 adopta medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo.

110 DEFINICIÓN: Se entenderá por acoso laboral toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo, o inducir la renuncia del mismo. El acoso laboral puede darse, entre otras, bajo las siguientes modalidades: 1. MALTRATO LABORAL: Todo acto de violencia contra la integridad física o moral, la libertad física o sexual y los bienes de quien se desempeñe como empleado o trabajador; toda expresión verbal injuriosa o ultrajante que lesione la integridad moral o los derechos a la intimidad y al buen nombre de quienes participen en una relación de trabajo de tipo laboral o todo comportamiento tendiente a menoscabar la autoestima y la dignidad de quien participe en una relación de trabajo de tipo laboral. 2. PERSECUCIÓN LABORAL: Toda conducta cuyas características de reiteración o evidente arbitrariedad permitan inferir el propósito de inducir la renuncia del empleado o trabajador, mediante la des calificación, la carga excesiva de trabajo y cambios permanentes de horario que puedan producir desmotivación laboral. 3. DISCRIMINACIÓN LABORAL: Todo trato diferenciado por razones de raza, género, origen familiar o nacional, credo religioso, preferencia política o situación social o que carezca de toda razonabilidad desde el punto de vista laboral. 4. ENTORPECIMIENTO LABORAL: Toda acción tendiente a obstaculizar el cumplimiento de la labor o hacerla más gravosa o retardarla con perjuicio para el trabajador o empleado. Constituyen acciones de entorpecimiento laboral, entre otras, la privación, ocultación o inutilización de los insumos, documentos o instrumentos para la labor, la destrucción o pérdida de información, el ocultamiento de correspondencia o mensajes electrónicos. 5. INEQUIDAD LABORAL: Asignación de funciones a menosprecio del trabajador. 6. DESPROTECCIÓN LABORAL: Toda conducta tendiente a poner en riesgo la integridad y la seguridad del trabajador mediante órdenes o asignación de funciones sin el cumplimiento de los requisitos mínimos de protección y seguridad para el trabajador.

111 ANEXO E DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN CHIQUINQUIRÁ 2014

112 RESOLUCIÓN No. 004 (26 DE FEBRERO DE 2014) POR LA CUAL SE ADOPTA EL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN, DIRIGIDO A LOS SERVIDORES PUBLICOS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ BOYACÁ. LA PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRA, BOYACA en uso de sus atribuciones Constitucionales, Legales, y demás normas concordantes y, CONSIDERANDO: Que las normas que regulan el bienestar y capacitación de los empleados del estado están consagradas en el Decreto ley 1567 de por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado. El Decreto 1227 de el cual reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2.004, por el cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, y el Decreto 1567 de 1.998, Arts. 69 a 85, por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del estado y, el Decreto 4661 de que modifica el Decreto 1227 de Que el Decreto 1227 de 2005 que reglamentó parcialmente la Ley 909 de 2004, y el decreto 1567 de 1.998, expresan que las entidades deberán adelantar Planes de capacitación orientados al desarrollo de las competencias laborales necesarias para el desempeño de los empleados públicos en niveles de excelencia, la motivación del desempeño eficaz y el compromiso de sus funcionarios. Que es deber de la Personería Municipal de Chiquinquirá establecer las políticas locales que sitúen los procesos de formación, capacitación de los servidores públicos que conlleven a mejorar la calidad de vida laboral y personal de sus servidores logrando un sentido de pertenencia institucional y una eficiente gestión pública en el desarrollo de sus funciones.

113 Que por mandato de la Ley 909 de 2004, corresponde a toda Entidad Territorial que administre funcionarios de carrera administrativa, diseñar y mantener actualizado su propio plan de Capacitación, conforme a las necesidades detectadas en sus áreas Misionales y Generales. Que para la comprensión del diseño del PLAN DE CAPACITACION, las actividades o eventos estarán orientadas hacia dos grandes áreas definidas en la Ley como funcionales: a) Misional o Técnica y b) General. Que es preciso aclarar que los funcionarios que tienen derecho a los programas de bienestar y capacitación, de acuerdo con la carta magna y la normatividad vigente, son los empleados públicos: los empleados de carrera administrativa, los de libre nombramiento y remoción, los de periodo fijo, los temporales y los empleados con nombramiento provisional. Que la capacitación de los servidores públicos se constituye en una Inversión perceptiva e invaluable para la vida institucional. Que con la expedición de la Ley 909 de 2004, el legislador confirma el compromiso por parte de las Entidades de Capacitar y formar a los empleados públicos, orientado hacia el desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias, fundamentales, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y Organizacional, de manera que se posibilite el mejoramiento continuo en la búsqueda de la calidad del servicio que misionalmente debe cumplir la entidad para la cual labora. Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, expidió la Resolución No. 682 de Abril de 2.001, la cual trata sobre el Plan Nacional de Capacitación, y que contempla la capacitación formal y no formal. Que por lo anterior, RESUELVE ARTICULO 1º: ADOPTESE EL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION, para los servidores públicos de La Personería Municipal de Chiquinquirá, el cual será ejecutado por el responsable de Recursos Humanos.

114 PARÁGRAFO. Todas las disposiciones en materia de capacitación deben ceñirse a las prescripciones contenidas en la presente Resolución. ARTÍCULO 2º. DEFINICIÓN DE CAPACITACION. Se entiende por capacitación el conjunto de procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer la ética en el servidor público basada en los principios que rigen la función administrativa. ARTICULO 3. ACOGER. El presente documento que es producto de la guía de las acciones a desarrollar en materia de Capacitación para los servidores públicos de la Personería Municipal de Chiquinquirá; en él se identifican las temáticas por ÁREAS ESTRUCTURADAS, como : El plan Institucional de capacitación, utilizando las acciones necesarias para facilitar el desarrollo integral de los servidores públicos, potenciando sus actitudes, habilidades y conductas en sus dimensiones ética, creativa, comunicativa, y su mejoramiento institucional como elemento importante en la búsqueda de la certificación de calidad de nuestros procesos administrativos y la evaluación Institucional. ARTICULO 4º. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CAPACITACION. La Personería Municipal de Chiquinquirá, administrará la capacitación aplicando los siguientes principios: Complementariedad. La capacitación se concibe como un proceso complementario de la planeación, por lo cual debe consultar y orientar sus propios objetivos en función de los propósitos institucionales. Integralidad. La capacitación debe contribuir al desarrollo del potencial de los empleados en su sentir, pensar y actuar, articulando el aprendizaje individual con el aprendizaje en equipo y con el aprendizaje organizacional. Objetividad. La formulación de políticas, de planes y programas de capacitación debe ser la respuesta a diagnósticos, necesidades y capacitación previamente realizados utilizando procedimientos e instrumentos técnicos propios de las ciencias sociales y administrativas. Participación. Todos los procesos que hacen parte de la gestión de la capacitación, tales como detección de necesidades, formulación, ejecución y evaluación de planes y programas, deben contar con la participación activa de los empleados. Prevalencia del interés de la organización. Las políticas, planes y programas de la gestión de la capacitación responderán fundamentalmente a las necesidades de la Personería Municipal de Chiquinquirá. Integración a la carrera administrativa. La capacitación recibida por los servidores públicos debe ser valorada como antecedente en los procesos de selección, de acuerdo a las disposiciones sobre la materia. Prelación de los empleados de carrera. Para aquellos casos en los cuales el aprendizaje busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiere más allá del mediano plazo, tendrán prelación los empleados de carrera.

115 Economía. En todo caso se buscará el manejo óptimo de los recursos destinados a la capacitación, mediante acciones que pueden incluir el apoyo interinstitucional. Énfasis en la práctica. La capacitación se impartirá privilegiando el uso metodológico que haga énfasis en la práctica, en el análisis de casos concretos y en la solución de problemas específicos de la entidad. Continuidad. Especialmente en aquellos programas y actividades que por estar dirigidos e impactar en la formación ética y a producir cambios de actitudes, requieren acciones a largo plazo. ARTICULO 5º. ESTABLECER Y FORTALECER EL PLAN DE CAPACITACION Definido como el conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos y recursos organizados con el propósito común de generar en la Personería Municipal de Chiquinquirá y en sus servidores públicos una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, con miras a lograr la eficacia en la Personería, fortaleciendo las habilidades,destrezas, valores y actitudes de los servidores públicos, para que sean más competentes en el ejercicio de sus labores y comprometidos con su crecimiento y desarrollo personal, y de ésta manera lograr una gestión pública eficiente, eficaz, transparente y participativa. ARTICULO 6º. IMPLEMENTAR LOS RECURSOS PARA EL PLAN DE CAPACITACION. La Personería Municipal de Chiquinquirá, contara con los recursos que se instituyan en el presupuesto anual en el rubro de Capacitación, así como con sus propios recursos físicos y humanos, los cuales deberán ser administrados bajos los principios constitucionales que rige la Administración pública. ARTICULO 7. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION. Con el propósito de organizar la capacitación internamente, el responsable del área de Recursos Humanos formulara con una periodicidad mínima de un (1) año su plan institucional de capacitación que será aprobado previamente por el comité. El plan institucional de capacitación deberá tener concordancia con los principios establecidos en el Decreto 1567 de 1998, La Ley 909 de 2004 y sus Decretos Reglamentarios y el Plan de Desarrollo Municipal. El comité de capacitación participará en la elaboración del plan y vigilarán su ejecución. ARTICULO 8º OBJETIVO GENERAL. Propiciar espacios de Capacitación a los funcionarios que les permita afianzar conocimientos, habilidades y destrezas en el área de su desempeño, así como, a ejercer liderazgo y responder con calidad el servicio público a la comunidad en general haciendo posible la consolidación del Acuerdo Social. ARTICULO 9º. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA CAPACITACION. Son objetivos de la capacitación:

116 Contribuir al mejoramiento institucional fortaleciendo la capacidad de sus diferentes dependencias. Promover el desarrollo integral del recurso humano y afianzamiento de una ética del servicio público. Elevar el nivel de compromiso de los servidores públicos con respecto a las políticas, los planes, los programas, los proyectos y los objetivos de la Personería Municipal de Chiquinquirá y sus respectivas dependencias. Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, para aportar conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño laboral y para el logro de los objetivos de la entidad. Facilitar la preparación permanente de los servidores públicos con el fin de elevar sus niveles de satisfacción personal y laboral, así como de incrementar sus posibilidades de ascenso dentro de la carrera administrativa. CAPITULO II ÁREAS Y MODALIDADES DE CAPACITACIÓN ARTICULO 10º. AREAS FUNCIONALES. Para efectos de organizar la capacitación, tanto los diagnósticos de necesidades como los planes y programas correspondientes se establecerán teniendo en cuenta dos áreas funcionales: Misional o Técnica. Integran esta área las dependencias cuyos productos o servicios constituyen la razón de ser de la Personería Municipal de Chiquinquirá, sus clientes o usuarios. De Gestión. Constituida por las dependencias que tienen por objeto suministrar los bienes y los servicios que requiere internamente la entidad para su adecuado funcionamiento. ARTICULO 11º. AREAS TEMATICAS PRIORITARIAS. Las áreas temáticas que deben tenerse en cuenta para la formulación de los programas de formación y capacitación en concordancia con las áreas funcionales que trata el artículo anterior son: Estado Gerencial. Para contribuir con el fortalecimiento de un Estado gerencial es preciso que los servidores públicos con responsabilidades de diseño, dirección y evaluación de procesos desarrollen habilidades, conocimientos y actitudes tendientes a optimizar el uso de recursos, a definir áreas estratégicas, a generar resultados eficientes y a introducir prácticas gerenciales modernas dirigidas a una mejor prestación de servicios. En este sentido, la capacitación estará orientada a desarrollar los siguientes ejes temáticos:

117 Cuadro 1. Plan de Capacitación 2014 de la Personería Municipal de Chiquinquirá, en cuanto al Estado Gerencial EJE TEMÁTICO TEMÁTICA TEMA A TRATAR Planeación y proyectos. GERENCIA GESTIÓN PÚBLICA Y Gestión integral y mejoramiento de procesos. Gerencia estratégica. Actualización normativa. Gestión de calidad. MECI 1000:2009 NTCGP 1000:2009 Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejoramiento continuo Administración de personal GERENCIA DEL TALENTO HUMANO TH- Régimen jurídico del servidor publico Evaluación de desempeño Clima organizacional Readaptación laboral Plan de protección social Formación Integral de los servidores públicos Regulación Empleo Público y Régimen de Responsabilidades del Servidor Público Salud Mental

118 Continuación, Cuadro 1. Plan de Capacitación 2014 de la Personería Municipal de Chiquinquirá, en cuanto al Estado Gerencial EJE TEMÁTICO TEMÁTICA TEMA A TRATAR Auditoria gubernamental GERENCIA Y GESTIÓN FINANCIERA GERENCIA Y DE RECURSOS FÍSICOS CONTROL DE GESTIÓN Fuente: Diseño propio. Administración documental y archivista Sistemas de compras y contratación Control interno Auditoria Interventoría Indicadores de gestión Rendición de cuentas Contratación estatal Rendición de informes Ley General de Archivo Contratación estatal MECI 1000:2009 NTCGP 1000:2009 Acción Preventiva Acción Correctiva Acción de mejoramiento continuo b. Estado participativo: El estado representativo debe contar con funcionarios que comprendan el significado de la participación ciudadana, que conozcan mecanismos para hacerla viable y estén abiertos a que el ciudadano incorpore sus intereses y decisiones en los procesos de la gestión pública, lo cual hace igualmente necesario que el ciudadano esté preparado para que su participación sea efectiva, que conozca los mecanismos a los cuales puede acudir y asuma su responsabilidad frente a las decisiones y acciones de la administración que lo afecten. El logro de estos procesos implica que la capacitación incluya los siguientes ejes temáticos (Ver Cuadro 2):

119 Cuadro 2.. Plan de Capacitación 2014 de la Personería Municipal de Chiquinquirá, en cuanto al Estado Participativo. EJE TEMÁTICO TEMÁTICA TEMA A TRATAR Mecanismos de participación PARTICIPACIÓN ESTADO COMUNITARIO Y Participación ciudadana Control social a la gestión publica Ley 850 de 2003, Veeduría ciudadana Gestión y control de servicios públicos domiciliarios Ley 1448 de 2001, Ley de Víctimas Ley 1474 de 2011 ( Ley Anticorrupción) Administración de personal GERENCIA DEL TALENTO HUMANO TH- ÉTICA DE LO PÚBLICO Régimen jurídico del servidor publico Evaluación de desempeño Clima organizacional Readaptación laboral Plan de protección social Formación Integral de los servidores públicos Anticorrupción Cultura del servidor público Responsabilidad del servidor publico Ética de lo público Pactos de transparencia Regulación Empleo Público y Régimen de Responsabilidades del Servidor Público Salud Mental NTC-OHSAS 18001:2007 NTC-ISO 14001:2004 Regulación Empleo Público y Régimen de Responsabilidades del Servidor Público Ley 1474 de 2011 ( Ley Anticorrupción) Ley 136 de 1994 (funciones del personero municipal) Ética del servidor público

120 Continuación, Cuadro 2.. Plan de Capacitación 2014 de la Personería Municipal de Chiquinquirá, en cuanto al Estado Participativo. EJE TEMÁTICO TEMÁTICA TEMA A TRATAR Cultura de derechos humanos Deberes y derechos ciudadanos Regulación Empleo Público y Régimen de Responsabilidades del Servidor Público Mecanismos para proteger los derechos. RESOLUCIÓN CONFLICTOS DE Convivencia pacífica Tolerancia y Género Deberes y obligaciones del ciudadano Estrategias para la resolución de conflictos Derechos Humanos en Colombia y su estructura en la Constitución Nacional. Derecho humanitario internacional Liderazgo Ley 850 de 2003, Veeduría ciudadana GOBERNABILIDAD Fuente: Diseño propio. Legitimidad y legalidad Políticas públicas. Regulación Empleo Público y Régimen de Responsabilidades del Servidor Público. ARTICULO 12º. MODALIDADES DE CAPACITACION. La capacitación podrá impartirse bajo modalidades que responden a los objetivos, los principios y las obligaciones que se señalan en el Decreto Ley 1567 de 1998, y Decretos reglamentarios de la Ley 909 de 2004, al igual que a las necesidades de la entidad, las cuales se podrán desarrollar dentro de los siguientes programas Programas corporativos. Son aquellos que se orientan a lograr el desarrollo de la cultura organizacional y el estilo de gestión que espera alcanzar, dentro de los programas corporativos se incluirán la inducción y la reinducción a lo público. Programa operativo de capacitación. Es aquel que se dirige a desarrollar la capacidad de los empleados públicos para la realización de los objetivos previstos en planes, programas o proyectos que se haya formulado en su planeación operativa de corto, mediano o largo plazo, en concordancia con la visión.

121 Programas de contingencia: Son aquellos constituidos por los eventos de capacitación que organicen para atender la demanda individual o grupal no prevista y que a juicio de Personería Municipal de Chiquinquirá. ARTICULO 13º. LAS POLITICAS GENERALES DE LA PROGRAMACION DE LA CAPACITACION. Las políticas generales de la programación de la capacitación deben contener las siguientes etapas: Identificar las necesidades de capacitación partiendo de los objetivos de la carrera administrativa, del esquema de ordenamiento territorial, del plan sectorial y las evaluaciones de desempeño que por trabajo se practiquen a los servidores públicos. Formular el Plan Institucional de Capacitación. Desarrollar el Plan Institucional de Capacitación. Efectuar seguimiento y evaluación al Plan institucional. ARTICULO 14º. PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA ACCEDER A LOS PROGRAMAS DE CAPACITACION OPERATIVOS Y DE CONTINGENCIA. Para participar en estos programas, se deberán cumplir con los procedimientos que a continuación se establecen: - Pertenecer a la planta de cargos como servidor público del Instituto de carrera administrativa, los de libre nombramiento y remoción, los de periodo fijo, y los empleados con nombramiento provisional. - Presentar solicitud por escrito al responsable de recursos humanos, por lo menos con ocho (8) días de antelación al evento adjuntando la información promocional respectiva. - Para participar en los programas de capacitación las dependencias de la Personería Municipal de Chiquinquirá, mediante análisis con sus funcionarios, remitirán al responsable de Recursos Humanos detectar los déficit en la capacitación del desempeño, tanto individual como en grupo frente a lo planeado y a los objetivos trazados. - El responsable de Recursos Humanos responderá por escrito dentro de los tres (3) días siguientes a la solicitud, la aprobación o no de las mismas y será esta dependencia la responsable de los trámites respectivos. CAPITULO III RÉGIMEN DE OBLIGACIONES ARTICULO 15º. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD. Es obligación del Instituto y a través del responsable de Recursos Humanos: Identificar las necesidades de capacitación utilizando para ello instrumentos técnicos que detecten las deficiencias colectivas e individuales, en función del logro de los objetivos institucionales. Formular, con la participación del Comité de Capacitación y la Comisión de Personal, el Plan Institucional de capacitación, siguiendo los lineamientos generales impartidos por el Gobierno Nacional y guardando la debida coherencia con el proceso de planeación institucional. Establecer un reglamento interno en el cual se fijen los criterios y las condiciones para acceder a los programas de capacitación.

122 Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de capacitación, de acuerdo con las normas aplicables en materia presupuestal. Programar las actividades de capacitación para facilitar a los servidores públicos su asistencia a las mismas. Establecer previamente, para efectos de contratar actividades de capacitación, las condiciones de satisfacer en cuanto a costos, contenidos, metodologías, objetivos, duración y criterios de evaluación. Llevar un archivo de la oferta de servicios de capacitación tanto de organismos públicos como de entes privados, en el cual se indiquen la razón social, las áreas temáticas que cubren, las metodologías que emplean, así como observaciones evaluativos acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad. Evaluar, con la participación el impacto del plan de capacitación será efectivo en el momento de ejercer las labores Presentar los informes que solicite el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP). Ejecutar sus planes y programas institucionales con el apoyo de sus Recursos Humanos o de otras entidades, de sus centros de capacitación o los del sector administrativo al cual pertenecen, de la Escuela Superior de Administración Pública o de establecimientos públicos o privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurídicas de reconocida idoneidad. La contratación se ceñirá a las normas vigentes sobre la materia. Diseñar los programas de inducción y de reinducción a los cuales se refiere el Decreto Ley 1567 de 1998 e impartirlos a sus empleados, siguiendo las orientaciones curriculares que imparta la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP). ARTICULO 16º. OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS CON RESPECTO A LA CAPACITACION. Los servidores públicos tienen las siguientes obligaciones en relación a la capacitación: Participar en la identificación de las necesidades de capacitación de sus dependencias o equipo de trabajo. Participar en las actividades de capacitación para las cuales haya sido seleccionado y rendir los informes correspondientes a que tenga lugar. Aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos para mejorar la prestación del servicio a cargo de la entidad. Servir de agente capacitador dentro o fuera de la entidad, cuando se requiera. Participar activamente en la evaluación de los planes y programas institucionales de capacitación, así como de las actividades de capacitación a las cuales asista. Asistir a los programas de inducción o reinducción, según el caso, impartidos por la entidad. ARTICULO 17º. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CAPACITACION DEL INSTITUTO MUNICIPAL DEL DEPORTE LA CULTURA Y LA RECREACIÓN.

123 El comité de capacitación ejercerá las funciones detalladas a continuación: Vigilar que los planes y programas anuales de capacitación que cubran los diferentes niveles de empleo. Sugerir entidades idóneas para la prestación de los diferentes programas de capacitación teniendo en cuenta los principios de selección objetiva. Evaluar la contribución del servidor público capacitado y de los programas de capacitación en la solución de necesidades. Velar porque no se adelanten programas de capacitación si no están de acuerdo con las necesidades y planes que se establezcan con fundamento en el presente Decreto, y hayan obtenido previamente la aprobación del Comité. ARTICULO 18º. CONTROL DE REVISION. Teniendo en cuenta que el presente documento se elaboró en forma concertada, y en concordancia con la normatividad legal vigente, puede estar sujeto a modificaciones futuras debido al Mejoramiento Continuo de los procesos del Sistema Integrado de Gestión y Control. ARTICULO 19. Le corresponde la Personera Municipal de Chiquinquirá, velar por el cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución. ARTICULO 20º. La Personera Municipal de Chiquinquirá realizara las acciones necesarias para mantener actualizado el Plan institucional de Capacitación, conforme a las normas vigentes. ARTICULO 21º. El presente acuerdo rige a partir de su aprobación, modifica en o pertinente y demás disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en el Despacho de la Personería Municipal de Chiquinquirá, a los veintiséis (26) días del mes de Febrero del año dos mil catorce (2014). MARTHA ISABEL LÓPEZ LUGO PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ

124 ANEXO F DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE INCENTIVOS CHIQUINQUIRÁ 2014

125 RESOLUCIÓN No. 003 (DEL 25 DE FEBRERO DE 2014) Por el cual se adopta el Manual de Incentivos de la Personería Municipal de Chiquinquirá, Boyacá. LA PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ, BOYACÁ en uso de sus atribuciones Constitucionales, Legales, y demás normas concordantes y, CONSIDERANDO: Que mediante la ley 909 de 2004, se expidieron normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones. Que mediante el Decreto Ley 1567 de 1998 se hace necesario establecer un Plan de incentivos Institucionales en las Administraciones Públicas. Que este Plan de Incentivos Institucionales se divide en un Plan de Incentivos pecuniarios y no pecuniarios. Que es obligación de las Administraciones premiar los empleados con un funcionamiento excelente que incida en una mayor competitividad de la Administración. Que la información consignada en el presente Manual, no sustituyen, adicionan ni modifican ninguna norma legal que rija a la Personería Municipal de Chiquinquirá - Boyacá. Que en merito a lo expuesto, se RESUELVE: ARTICULO PRIMERO. ADOPCION: Adóptese en la Personería Municipal de Chiquinquirá - Boyacá, el presente Manual de Incentivos, conforme a los siguientes principios y contenido:

126 ARTÍCULO SEGUNDO. PROPÓSITO DE LOS INCENTIVOS: El presente plan de incentivos tienen por objeto otorgar reconocimientos por el buen desempeño, propiciando así una cultura de trabajo orientada a la excelencia, a la calidad y productividad, bajo un esquema de mayor compromiso con los objetivos de la Personería Municipal de Chiquinquirá Boyacá. ARTÍCULO TERCERO: INCENTIVOS PECUNIARIOS: Se constituyen en reconocimientos de carácter económico; a aquellos funcionarios de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción que se destaquen en su desempeño laboral. Al funcionario de la Personería Municipal de Chiquinquirá con el mejor desempeño obtendrá un incentivo, que será entregado en un acto público representado en dinero en efectivo, equivalente a ciento cincuenta mil pesos m/cte. legal ($ ). ARTÍCULO CUARTO: INCENTIVOS NO PECUNIARIOS: Se constituyen en reconocimientos a los empleados de carrera administrativa, o de libre nombramiento y remoción por alcanzar niveles de excelencia, los cuales se realizarán por medio de publicaciones, anexándose a la hoja de vida del funcionario, al mejor empleado de cada trimestre (en reunión y en la cartelera), y una capacitación al mejor empleado del año. Igualmente dentro de los incentivos no pecuniarios se tendrán en cuenta y aplicarán los incentivos planteados en el Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema De Estímulos para los Empleados del Estado. Artículo 33. Clasificación de los planes de incentivos no pecuniarios. Las entidades de las órdenes nacional y territorial podrán incluir dentro de sus planes específicos de incentivos no pecuniarios los siguientes: ascensos, traslados, encargos, comisiones, becas para educación formal, participación en proyectos especiales, publicación de trabajos en medios de circulación nacional e internacional, reconocimientos públicos a la labor meritoria, financiación de investigaciones, programas de turismo social, puntaje para adjudicación de vivienda y otros que establezca el Gobierno Nacional. ARTÍCULO QUINTO: OTORGAMIENTO DE INCENTIVOS: Para otorgar los incentivos, el nivel de excelencia de los empleados se establecerá con base en la calificación definitiva resultante de la evaluación del desempeño laboral y seguimiento del cumplimiento de las metas Institucionales. ARTÍCULO SEXTO: ASIGNACIÓN DE INCENTIVOS: Los incentivos se otorgarán mediante Acto Administrativo, asignándose los Incentivos Pecuniarios al funcionario que

127 obtenga los mejores resultados del seguimiento y evaluación permanente a los objetivos trazados, los Incentivos No Pecuniarios al funcionario de libre nombramiento y remoción y a los empleados de carrera administrativa. ARTÍCULO SEPTIMO: MONTO DE LOS INCENTIVOS: El monto y valor establecido para los incentivos es equivalente a la suma de ciento cincuenta mil pesos m/cte legal ($ ). PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en el Despacho de la Personería Municipal de Chiquinquirá, a los veinticinco (25) días del mes de Febrero del año dos mil catorce (2014). MARTHA ISABEL LÓPEZ LUGO PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ

128 ANEXO G DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE BIENESTAR SOCIAL CHIQUINQUIRÁ 2014 RESOLUCIÓN No. 002

129 (25 de Febrero de 2014) Por el cual se adopta el Plan de Bienestar Social Laboral de la Personería Municipal de Chiquinquirá - Boyacá. LA PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ BOYACÁ en uso de sus atribuciones Constitucionales, Legales, y demás normas concordantes y, CONSIDERANDO: Que mediante el Decreto Ley 1567 de establece que las entidades públicas están en la obligación de organizar anualmente, para sus empleados, programas de bienestar social e incentivos. Que el Plan de Bienestar Social tiene como objetivo fundamental crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral de los funcionarios de la Personería Municipal de Chiquinquirá, el mejoramiento de su nivel de vida, a la vez, elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad y sentido de pertenencia con la personería. Que en mérito a lo expuesto, RESUELVE: ARTICULO PRIMERO. ADOPCIÓN: Adóptese en todas sus partes el Plan de Bienestar Social Laboral, de la administración de la Personería Municipal de Chiquinquirá, el cual hace parte integral de la presente resolución. ARTÍCULO SEGUNDO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

130 PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en el Despacho de la Personería Municipal de Chiquinquirá, a los veinticinco (25) días del mes de Febrero del año dos mil catorce (2014). MARTHA ISABEL LÓPEZ LUGO PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ

131 1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL. Diseñar, organizar y gestionar el Plan anual de Bienestar Social, que responda a inquietudes y expectativas de todos y cada uno de los funcionarios de la Personería Municipal de Chiquinquirá OBJETIVOS ESPECÍFICOS Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados públicos de la entidad, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño. Originar procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo integral de los funcionarios de la Personería Municipal de Chiquinquirá, permitiendo de esta manera la manifestación de actitudes favorables frente al servicio público y al mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función social. 2. MARCO LEGAL Ley 909 de 2004 con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción y desarrollo de los empleados en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales, reglamenta que las entidades deberán implementar programas de bienestar e incentivos, de acuerdo con las normas vigentes y las que desarrollen la dicha Ley. El Decreto Ley 1567 de 1998, actualmente vigente, regula el Sistema de Estímulos, los programas de Bienestar Social y los Programas de Incentivos. Define los programas de Bienestar Social como: Procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora.

132 Igualmente determina que los Planes de Incentivos Pecuniarios estarán constituidos por reconocimientos económicos que se asignarán a los mejores equipos de trabajo de cada entidad pública. Dichos reconocimientos económicos serán hasta de cuarenta (40) salarios mínimos mensuales legales vigentes, en las entidades de los órdenes nacional y territorial de acuerdo con la disponibilidad de recursos y se distribuirán entre los equipos seleccionados. Los Planes de Incentivos No Pecuniarios estarán conformados por un conjunto de programas flexibles dirigidos a reconocer individuos o equipos de trabajo por su desempeño productivo en niveles de excelencia. De los planes de Incentivos Pecuniarios y No Pecuniarios, de su definición y aclaración, de la forma como serán otorgados en cada entidad y de la naturaleza de cada uno de ellos, tratan los Decretos 1572 y 2504 de 1998, reglamentarios del Decreto Ley 1567de En cumplimiento de lo establecido en los decretos que se han citado, ésta guía debe ser formulada y actualizada permanentemente por el Departamento Administrativo de la Función Pública; además de contener la política en la materia, señala las prioridades que deben atender las entidades públicas y establece los mecanismos de difusión, coordinación, cooperación, asesoría, de seguimiento y de control. La Ley 100 de 1993, que trata el tema de la Seguridad Social Integral, sirve de marco legal para apoyar una de las áreas de intervención a las que hace alusión el Decreto 1567/98, cual es el área de Protección y Servicios Sociales. El preámbulo de ésta ley dice: La Seguridad Social Integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad. Como puede verse dicha ley se refiere a todo lo que concierne a la salud (EPS), Pensiones y Cesantías, riesgos profesionales (ARP) y demás protecciones que el servidor público y su grupo familiar deben tener. El Departamento Administrativo de la Función Pública suministra algunas herramientas como: - Cartilla de bienestar social laboral. Departamento Administrativo De La Función Pública, agosto de Guía de intervención cultura, clima y cambio laboral. Departamento Administrativo De La Función Pública. Febrero de 2005

133 3. MARCO CONCEPTUAL 3.1. EL BIENESTAR SOCIAL LABORAL. Fundamentalmente el Bienestar Social dentro de la concepción de Desarrollo a Escala Humana, compromete el conjunto de programas y beneficios que se estructuran como solución a las necesidades del individuo, que influyen como elemento importante dentro de una comunidad funcional o empresa a la que se pertenece; reconociendo además que forma parte de un entorno social. Resulta aquí importante tomar en conclusión la estrecha vinculación con la misión institucional de la organización como espacio para el desarrollo del hombre. Ahora bien, en este contexto los análisis y procesos que adelanta el Estado colombiano con el fin de fortalecer la gestión pública como alternativa para enfrentar las demandas de la democratización y las exigencias por mayor efectividad, llevan a reconocer en el servidor público el factor decisivo para que el servicio sea una respuesta verdadera y oportuna a los requerimientos de la comunidad. Es imprescindible considerar que son las personas quienes dinamizan y agregan valor a los recursos materiales y económicos, quienes generan ideas, capacidad y cambios culturales, constituyéndose en el más valioso de los recursos al servicio de cualquier organización. Se reconoce además que los funcionarios públicos son la imagen misma del servicio a la comunidad y son quienes están permanentemente en contacto directo con los usuarios, que puedan lograr el verdadero acercamiento del Estado al ciudadano. La gestión del Bienestar Social Laboral deberá redefinir su perfil, adoptar una visión alternativa que supere los enfoques bajo los que se ha aplicado y por los que se ha caracterizado. Es necesario, entonces, replantear las concepciones tradicionales ligadas únicamente a servicios asistenciales, y a actividades ocasionales ofrecidas al trabajador en forma individualizada y en las que el empleado aparece como sujeto pasivo o receptor de servicios. El bienestar se concibe como parte integrante de la gerencia de recursos humanos y su objetivo se orienta a garantizar el desarrollo integral de los funcionarios y de la entidad, teniendo en cuenta que el factor humano es el principal activo de una organización y que la eficiencia y la efectividad de ella dependen, en gran medida, de la contribución de las políticas de gerencia del recurso humano para el logro de los objetivos propuestos.

134 Sobre el concepto de Bienestar Social en las entidades del Estado, se han formulado múltiples definiciones, cada una de ellas vinculada a un marco de políticas, a una concepción social, una cultura, un modelo económico imperante y demás aspectos concernientes al concepto que se tiene en el momento de la naturaleza y funciones del Estado; además de los objetivos que se han perseguido y de los satisfactores que pudieren ofrecerse para las necesidades existentes en ese momento. Para el presente propósito se entenderá el Bienestar Social como un proceso de construcción permanente y participativo, que busca crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo del servidor público, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, y que a su vez incremente los niveles de satisfacción, eficiencia e identificación con su trabajo y con el logro de la finalidad social de las entidades estatales. Desde éste punto de vista el bienestar hace referencia al mismo tiempo a un estado y a un proceso. Por tanto, bienestar no significa algo establecido o algo dado que permanece, sino algo que se persigue y se construye, algo a lo cual se desea llegar y para lo que se establecen múltiples lineamientos. Se asume como comodidad, existencia de las cosas necesarias para vivir a gusto y en satisfacción y como desarrollo de potencialidades. Entre las funciones más importantes del área de bienestar de las entidades se encuentran la de investigar, planear y ejecutar programas que permitan una retroalimentación y reorientación de las actividades; generar de manera creativa, estrategias de ejecución de los programas auspiciando y utilizando intercambios con entidades públicas y privadas del área de Bienestar Social; además de divulgar datos sobre las investigaciones y actividades realizadas, que generen iniciativa y participación de los funcionarios. 4. ÁREAS DE INTERVENCIÓN Área Calidad de Vida Laboral. La Calidad de Vida Laboral es un aspecto de la calidad de vida en general y se ha definido como el proceso permanente y participativo que busca crear, mantener y mejorar en el ámbito del trabajo las condiciones que favorezcan el desarrollo personal, social y laboral del servidor público, permitiendo desarrollar sus niveles de participación e identificación con su trabajo y con el logro de la misión de cada una de las entidades estatales. 28La calidad de vida laboral se expresa como el nivel o grado en el cual se presentan condiciones endógenas y exógenas en el ambiente de trabajo, que contribuyen a

135 enriquecer, madurar y potencializar las cualidades humanas de los miembros de una organización. Los siguientes son algunos de los propósitos de los programas de Calidad de Vida Laboral en las entidades públicas: Lograr la participación del servidor en el desarrollo organizacional. Desarrollar programas de readaptación laboral. Incorporar el tema de Bienestar Social Laboral en procesos de reestructuración administrativa, modificación de espacios físicos y ambientes de trabajo. Realizar procesos que propicien autonomía, participación, creatividad, sentido de pertenencia y satisfacción. Promover los equipos de trabajo, el liderazgo y el desarrollo de valores institucionales. Sensibilizar en los directivos compromiso hacia la calidad de vida laboral. Equidad, respeto, solidaridad, tolerancia, pluralismo. Promover la institucionalización de ceremonias, ritos, historias, valores, simbología organizacional que desarrollen una cultura corporativa que propicie clima laboral favorable. Coordinación, comunicación, seguimiento y evaluación de servicios prestados por organismos especializados para garantizar mayor impacto, calidad y acceso del funcionario y su familia. Uso adecuado de recursos y alianzas estratégicas. Participación de funcionarios en diseño, ejecución y evaluación de programas de Bienestar Social Laboral. Evaluación de intereses y competencias para la reubicación de los servidores públicos.

136 Esta área será atendida a través de acciones que se ocupen de situaciones y condiciones de la vida laboral de los empleados, de manera que permitan la satisfacción de sus necesidades para el desarrollo personal, profesional y organizacional. Algunas de esas acciones se describen a continuación: Clima Organizacional. El clima organizacional se refiere a la forma como los servidores perciben su relación con el ambiente de trabajo y qué determina su comportamiento dentro de la entidad. Dentro de esta percepción se ponen en juego las experiencias personales de cada uno de los servidores, sus necesidades muy particulares, sus motivaciones, sus deseos, sus expectativas y sus valores y cuyo conocimiento es indispensable para que los responsables del Bienestar Social puedan, en parte, entender dichos comportamientos, a la vez que modificarlos a partir del manejo de las variables organizacionales. Dichos programas deberán considerar de manera integral, las condiciones de orden organizacional, personal y social que afectan la entidad, es decir, las manifestaciones o expresiones de los funcionarios ante hechos que varían de acuerdo con los factores del contexto institucional. Las actividades que se lleven a cabo, inmediatas o de largo plazo, deberán incidir en los procesos humanos, es decir en las actitudes, creencias, interacciones, expectativas y percepciones de los empleados. Diseño de los puestos de trabajo. Se entiende por diseño o rediseño adecuado del puesto de trabajo, la planeación de acciones tendientes a alterar positivamente sus características, de manera que se incrementen tanto la calidad de las experiencias laborales de los servidores como su productividad. En relación con el puesto de trabajo, es conveniente que: Le exija al servidor variedad de habilidades, destrezas y competencias para su desempeño. Se realice en forma completa y que el servidor pueda apreciar los resultados.0

137 El servidor conozca el impacto positivo del trabajo en otras personas o en otras áreas de trabajo. El servidor pueda disponer de cierta autonomía para la programación y realización del trabajo. En relación con el servidor, se piensa, así mismo, en la importancia de tener en cuenta aspectos tales como la importancia que le atribuya a los trabajos encomendados, el grado hasta el cuál se sienta responsable de los resultados esperados, lo mismo que la retroalimentación que obtenga de la forma como es percibida la calidad de su desempeño. Incentivos. Como lo establece la normatividad, los programas de incentivos, junto con los de bienestar social, son un componente del sistema de estímulos para los empleados del Estado. Los incentivos, además de orientarse a propiciar el buen desempeño y la satisfacción de todos los servidores mediante programas de calidad de vida laboral, deberán dirigirse a premiar específicamente a los servidores cuyo desempeño sea evaluado objetivamente como excelente. Con el objeto de lograr este último propósito, las entidades deberán elaborar planes de incentivos, tanto a nivel individual como a nivel de los equipos de trabajo. En relación con el otorgamiento individual de incentivos, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: Pueden hacerse acreedores a los mismos, los servidores de carrera o los de libre nombramiento y remoción de los niveles profesional, técnico, administrativo y operativo que demuestren, a través de una evaluación objetiva, que su desempeño se encuentra en el nivel de excelencia. De los anteriores, se deberá premiar preferencialmente al mejor servidor de la entidad y al mejor de cada uno de los niveles administrativos. 31 El nivel de excelencia de los empleados se establecerá con base en la calificación definitiva resultante de la evaluación del desempeño laboral del período objeto del programa de incentivos. De acuerdo con la normatividad vigente, los incentivos para el reconocimiento individual de los servidores por su desempeño excelente son de carácter no pecuniario, tales como encargos, comisiones, becas para educación formal, publicación de trabajos, reconocimientos públicos, programas de turismo social, etc.

138 En relación con el otorgamiento de incentivos a los equipos de trabajo, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: Pueden hacerse acreedores a los incentivos, los equipos de trabajo que demuestren a través de una evaluación y sustentación objetivas, de acuerdo con los parámetros y sistema de calificación establecidos por el comité de incentivos de la entidad, que su desempeño, estructura de equipo y resultados se encuentran en el nivel de excelencia. De acuerdo con la normatividad vigente, los incentivos para el reconocimiento de la excelencia de los equipos pueden ser de carácter pecuniario, para los mejores equipos de trabajo de cada entidad, y no pecuniarios, para los equipos no beneficiados con los pecuniarios. Se sugiere, así mismo, tener en cuenta las siguientes orientaciones en la asignación de los incentivos: Para que la asignación de incentivos sea efectiva e incremente, en consecuencia, las probabilidades de ocurrencia del desempeño excelente, se deberán tener en cuenta las diferencias individuales de los servidores, de manera que los estímulos otorgados, cualesquiera sean ellos, correspondan a sus intereses o necesidades. Los incentivos deberán ser equitativos, es decir ser proporcionales al grado de excelencia mostrado por el equipo o el servidor. Es conveniente, igualmente, no limitarse a detectar el grado de excelencia del servidor o del equipo por referencia a un determinado puntaje alcanzado, sino que deben ser muy claros los aspectos del desempeño que se consideran excelentes por ejemplo, el incremento de los productos, la reducción de costos, mejoría de la calidad, creatividad, etc. Desarrollo de carrera. Formará parte de la calidad de vida laboral la certeza de parte de los servidores de que dentro de sus respectivas entidades hay preocupación, honestidad y seriedad en relación con el desarrollo de la carrera. En este sentido, los responsables de la administración del talento humano, que por naturaleza son todos los que desempeñan cargos directivos o ejecutivos, y en especial aquellos con responsabilidades en las áreas del talento humano, deberán ayudar a sus colaboradores a identificar las áreas hacia las que se podrían proyectar en virtud de sus competencias, dadas las posibilidades de poder aplicar allí sus intereses y capacidades, a la vez que de aportarle a la entidad a corto y largo plazo. Visto de tal modo, es enriquecedor utilizar las evaluaciones del desempeño laboral para que los servidores puedan descubrir, con la asesoría de sus evaluadores, sus derroteros laborales y prepararse para seguirlos. Es importante igualmente, que se les respeten a los

139 empleados de carrera las prioridades que las normas les otorguen para acceder mediante encargos a puestos que les han de permitir un conocimiento de los mismos, así como un entrenamiento preliminar para su futuro desempeño. Estilos de Dirección. La supervisión y el control del desempeño de los servidores públicos constituyen una forma sana de garantizar el cumplimiento de los plazos y la calidad de los procesos inherentes a todo compromiso laboral. Para ello es indispensable revisar las formas de dirección que el nivel ejecutivo ejerce sobre los servidores, sus estilos de supervisión, gerencia, coordinación y control. Para que la supervisión y el control aporten positivamente a la calidad de vida laboral de los servidores, se deben realizar con sentido pedagógico, dando participación a los servidores en los análisis que se efectúen y en las decisiones que se tomen para los ajustes requeridos. Al respecto se puede considerar de gran ayuda, el que los jefes no se apoyen sólo en su poder de coerción, derivado de su posición legítima dentro de la jerarquía organizacional, sino también en su poder de recompensa, siendo justos en el reconocimiento de los aciertos de los empleados, así como en la autoridad que les otorga el conocimiento y la experiencia en los asuntos laborales de que se trate. Vale la pena señalar aquí que, en pro de la calidad de vida laboral del servidor público, se debe excluir de las funciones de dirección, control, supervisión y coordinación cualquier asomo de dogmatismo por parte de los jefes, y, por el contrario, abrir la puerta a la discusión razonada en los equipos de trabajo sobre los diferentes tópicos laborales. Desvinculación Laboral Asistida. El redimensionamiento del Estado y las reestructuraciones organizacionales consecuentes llevan a tomar medidas eficaces para enfrentar constructivamente los cambios. Dentro de las medidas que deberán emplear las entidades para gerenciar adecuadamente los procesos de ajuste y cambio, se encuentra la readaptación laboral entendida como el conjunto de acciones orientadas a un retiro asistido del servidor. Las entidades deberán comenzar a interesarse por fortalecer una actitud de aprendizaje permanente para enfrentar el cambio, lo cual facilitará realizar un buen proceso de desvinculación.

140 Entre los aspectos que debieran tomarse en cuenta cuando se realizan procesos de desvinculación laboral están: Aspectos emocionales, dentro de los que se cuentan el apoyo para la asimilación de la nueva situación, reafirmación del auto-esquema personal de cada servidor (autoestima, autoimagen, auto-concepto, autoeficacia) e información honesta y clara sobre los programas de desvinculación. Aspectos ocupacionales y de información, es decir que los servidores conozcan las áreas ocupacionales que mayores posibilidades laborales ofrecen, además de los diferentes servicios de intermediación laboral. Preparación para el nuevo abordaje laboral, de modo que pueda adoptar mejores estrategias de búsqueda de empleo, técnicas de diligenciamiento de hojas de vida de impacto y desensiblización respecto al temor de nuevas entrevistas de vinculación o de presentación de exámenes. Aspectos financieros, estrategias para fomentar una cultura del ahorro, acceder a créditos y formas de organización cooperativa. Aspectos familiares, hacer consciente a las familias sobre su nueva situación, evaluar el rol y estatus que cumple el empleado dentro de su familia, además de otros aspectos que tuvieren que ver con lo familiar y que se viesen afectados. En síntesis, se deberá propender por que las entidades planeen, ejecuten y evalúen programas destinados a dar asistencia técnica oportuna a los servidores para su desvinculación de manera que ésta sea lo menos traumática posible para ellos y para los que permanezcan en la entidad, con miras a favorecer el buen clima laboral. Cultura Organizacional. Estas acciones ayudan a los miembros de la organización a entender cómo funcionan las cosas al interior de las organizaciones, pues ilustran la naturaleza del lugar de trabajo en sus múltiples aspectos, al mismo tiempo que expresan sus mitos, héroes, anécdotas, jerga, ritos y rituales.

141 La cultura hace que en la organización prevalezcan la autocracia o la participación, el sentido de equipo o su negación, la delegación amplia o restringida, el control equilibrado o exagerado, y cuando los métodos de trabajo de una entidad incluyen la modalidad de equipos, éstos también tienen sus normas, sus creencias y valores. Trabajo en Equipo como facilitador de la vida laboral. El trabajo en equipo aporta calidad a los procesos y productos, así como crecimiento y desarrollo personal a los servidores, lo cual incide en la calidad de vida laboral. Por consiguiente las entidades no deberán ahorrar esfuerzo por propiciar el trabajo en equipo alrededor de proyectos orientados a la obtención de productos claramente definidos, en el que se evalúe la responsabilidad colectiva, los procesos y los resultados. 35 Gerencia del Cambio. El mejoramiento continuo tanto de los servidores como de las entidades es una necesidad que les exige estar en proceso permanente de cambio. El cambio no es fácil, ya que, por lo regular, hace salir a las personas de un ámbito que les da seguridad y comodidad para obligarlas a ser y a hacer las cosas de forma diferente, lo cual casi siempre les implica un riesgo. Sin embargo, es la condición para lograr cada vez más calidad de vida. Para que el cambio de las personas o de las entidades sea generador de crecimiento y calidad de vida, deberá, sin embargo, reunir ciertas condiciones: Ser resultante de un proceso de reflexión, de decisiones personales y de una serie de acciones concertadas por todos los participantes en el proceso, sin que haya presión externa de ninguna clase. Ser capaz de movilizar recursos preexistentes en las personas y en las entidades aún no desarrollados, pero que están en ellas en forma latente y virtual y de los cuales deben tomar conciencia. Ser cambios de naturaleza psicosocial, es decir, que afecten positivamente no sólo al sistema implicado (a las personas o a las entidades), sino también a sus contextos, es

142 decir, debe incidir en el mejoramiento del entorno que les es propio: clima organizacional, ambiente externo que rodea a las entidades, mejor atención de usuarios, etc. Ser integral, es decir, debe suponer la integración de las varias dimensiones que les son propias. Así, por ejemplo, a nivel de las personas, el cambio debe abarcar lo físico, lo emocional, lo cognoscitivo, lo espiritual, lo operativo. Solución de Problemas. Aunque el Bienestar Social Laboral se proyecta hacia la atención de los intereses comunes y al éxito de la entidad, conciliando necesidades humanas básicas con sus respectivos satisfactores, a través de núcleos de promoción del desarrollo humano y por vías de consenso, siempre habrá posibilidad de que colisionen factores que de manera individual o grupal propicien conflictos que requieren un manejo diferente a los procesos ya mencionados. El conflicto puede estar motivado por múltiples factores objetivos, por ejemplo por desacuerdo respecto a las metas o a los métodos con que se alcanzan las mismas, porque se da algún cambio organizacional, por choques de personalidad o de valores, percepciones y puntos de vista contrarios, etc. Es necesario que el conflicto se administre para estimular a los individuos a buscar métodos de solución de los mismos o partiendo del supuesto de que los problemas que surgen pueden afrontarse y resolverse. Estilos de Liderazgo. No debe ser la posición jerárquica de los jefes el factor principal para determinar el comportamiento de sus equipos de trabajo, sino, ante todo, su forma de ser, constituida por conductas libremente escogidas que signifiquen influencia positiva para el desarrollo de sus colaboradores. El estilo de liderazgo que se traduce en calidad de vida de los servidores, exige del jefe, ante todo, priorizar y conciliar la ejecución exigente de las tareas que correspondan a su dependencia con el fortalecimiento de relaciones entre todos sus colaboradores. Para que sean adecuadas y contribuyan a la calidad de vida de los servidores, dichas relaciones deberán fundamentarse en la confianza que los jefes merezcan y en la decisión de éstos de trabajar con honestidad por la satisfacción de las necesidades reales de sus equipos de trabajo. Se requiere, entonces, una nueva cultura organizacional en la que el centro de atención de los funcionarios no sean sus jefes, como tradicionalmente ha sucedido, sino, ante todo, los usuarios de sus servicios. Dentro de esta nueva visión de liderazgo, el rol de los coordinadores, ejecutivos y directivos debe ser el de servir y el de dar apoyo al crecimiento y perfeccionamiento de los empleados, de manera que éstos presten servicios de calidad y deriven por este hecho mayor satisfacción personal.

143 4.2. Área de Protección y Servicios Sociales. De acuerdo con el Decreto 1567 de 1998, En esta área se deben estructurar programas mediante los cuales se atiendan las necesidades de protección, ocio, identidad y aprendizaje del empleado y su familia, para mejorar sus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación. 3 Las acciones realizadas en este campo deben mantener constante coordinación interinstitucional para varios efectos: gestionar los procesos de afiliación y trámites que supone el acceso a éstos servicios, cuidar de la utilización adecuada de los recursos de los organismos de protección social y realizar una permanente evaluación de la calidad que éstos ofrecen al servidor público y su familia. El área de Protección y Servicios Sociales debe incorporar: Programas de Seguridad Social Integral. La seguridad social integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que dispone la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad. 4 Estos programas son ofrecidos por diferentes entidades según los servicios: Empresas Promotoras de Salud (EPS), Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías, Administradoras de Riesgos Profesionales, Fondos de Vivienda y Cajas de Compensación Familiar, a las cuales se afilian los funcionarios de la entidad. El papel del área de Bienestar Social Laboral de la entidad será el de permitir una acertada coordinación y uso de los programas de promoción y prevención, que en su campo específico deben asumir los diferentes organismos. Salud Ocupacional. Tienen como finalidad proteger y mantener la salud física, mental y social de los servidores públicos, en los puestos de trabajo y en la entidad en general, proporcionando condiciones seguras e higiénicas con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales para mejorar la productividad. Estos programas deben llevarse a cabo en coordinación con la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) a la cual se encuentre vinculada la entidad. La determinación de las bases para la organización y administración de salud ocupacional en el país las establece el Decreto 614 de marzo 14 de 1984 y la Resolución 1016 de marzo 3 Decreto 1567 de Ley 100 de 23 de Diciembre de 1993

144 31 de 1989 que reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. Programas de Recreación. La recreación debe actuar como instrumento de equilibrio para la vida del trabajador, propiciando el reconocimiento de sus capacidades de expresión, imaginación y creación conducentes a lograr su participación, comunicación e interacción en la búsqueda de una mayor socialización y desarrollo. Las acciones que se emprendan en este sentido deben estar enfocadas a actividades artísticas, ecológicas, intelectuales, artesanales y deportivas para que el servidor pueda tener alternativas variadas y diversas, que respondan a necesidades de integración, identidad cultural institucional y pertenencia, a las cuales les pueda dedicar su energía y potencialidad para obtener esparcimiento que lo integre con su grupo familiar y social. Programas de Educación Formal. Los programas que buscan apoyar a los empleados en educación formal hacen parte del bienestar social, según lo establecido en el artículo 4 del Decreto 1567 de 1998, entendiéndose por educación formal Aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas, o conducentes a grados y títulos. 5 Para la ejecución de estos programas se debe tener en cuenta lo ordenado por la Ley 30 de 1992 en su artículo 114, en el cual se establece que los recursos, que por cualquier concepto reciban las distintas entidades del Estado, para ser utilizados como becas, subsidios, o créditos educativos, deberán ser trasladados al Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior ICETEX. Cabe recordar que los programas de Bienestar Social deben organizarse a partir de las iniciativas de los servidores públicos, siguiendo el proceso de gestión que promueva la participación de los empleados en la identificación de necesidades, planeación, ejecución y evaluación. 5 Ley 115 Febrero 8 de 1994.

145 PLAN DE BIENESTAR SOCIAL PROGRAMA DE TRABAJO: 1. ÁREA DE CALIDAD DE VIDA LABORAL OBJETIVO: Establecer, mantener y mejorar en el ámbito del trabajo las condiciones que favorezcan el desarrollo personal, social y laboral de los funcionarios de la Personería Municipal de Chiquinquirá. 1.1 CLIMA ORGANIZACIONAL 1.1. CLIMA ORGA ACTIVIDADES FECHA COSTO Jornadas de capacitación. Carteleras, correo electrónico con mensajes claves para la motivación, con información clave de actividades de los diferentes planes institucionales. Semestral $ DISEÑO DE PUESTO DE TRABAJOS. ACTIVIDADES FECHA COSTO Capacitaciones en temas sobre: Diseños de carga de trabajo. Carga mental. Postura de trabajo Evaluación de riesgo. D Semestral $ Apoyo SENA o ESAP

146 5.3 INCENTIVOS. ACTIVIDADES FECHA COSTO Realizar un seguimiento permanente a los objetivos trazados. Evaluar los resultados obtenidos. Exaltar el eficiente rendimiento laboral a través de días no laborables (compensatorio). Mensual. Semestral. Trimestral. $ DESARROLLO DE CARRERA. ACTIVIDADES FECHA COSTO Desempeñar en Comisión empleos de libre nombramiento y remoción. Sin costo 1.5. ESTILOS DE SUPERVISIÓN (Estrategias) ACTIVIDADES FECHA COSTO Realizar seguimiento de las diferentes actividades que realizan los funcionarios. Realizar reuniones periódicamente con los funcionarios para evaluar su desempeño. Trimestral Mensual Sin costo

147 1.6. DESVINCULACIÓN LABORAL ASISTIDA. ACTIVIDADES FECHA COSTO Acompañamiento del empleado, en el proceso de desvinculación. Talleres de desvinculación laboral. Talleres de aprovechamiento del tiempo y de alternativas laborales. Depende del proceso y el tiempo en que se realicen $ Apoyo SENA o ESAP 1.7. CULTURA ORGANIZACIONAL. ACTIVIDADES FECHA COSTO Talleres de actualización en diversos temas: MECI, DDHH, ética, plataforma estratégica, planes, programas, entre otros. Semestral $ TRABAJO EN EQUIPO COMO FACILITADOR LABORAL. ACTIVIDADES FECHA COSTO Planes integrales de formación y capacitación, acciones encaminadas a fortalecer la cultura del trabajo en equipo y a desarrollar habilidades y destrezas Semestral $ Apoyo SENA o ESAP

148 1.9. GERENCIA DEL CAMBIO. ACTIVIDADES FECHA COSTO Socialización en temas como: NTCGP 1000:2009 NTC-ISO 14001:2004 NTC.OSHAS 18001:2007 Socialización de la actualización del MECI 1000:2009 Semestral $ SOLUCIÓN DE PROBLEMAS. ACTIVIDADES FECHA COSTO Reuniones periódicas para detectar problemas al interior de la Personería Municipal. Mensualmente. Sin costo 1.11 ESTILOS DE LIDERAZGO. ACTIVIDADES FECHA COSTO Enfatizar a los funcionarios de la Personería Municipal de Chiquinquirá, la atención al público y el buen servicio de forma individual y/o colectiva. Cada quince días y/o mensualmente. $ Apoyo SENA o ESAP

149 2. ÁREA DE PROTECCIÓN Y SERVICIOS SOCIALES OBJETIVO: Estructurar programas mediante los cuales se atiendan las necesidades de protección, ocio, identidad y aprendizaje del empleado, su familia, para mejorar sus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación PROGRAMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL. (Estrategias) ACTIVIDADES FECHA COSTO Verificar las diferentes actividades a que tiene derecho los funcionarios de la Personería Municipal de acuerdo a las empresas a las cuales estén afiliados y el servicio que prestan, con el apoyo del comité paritario. Durante el año. Sin costo 2.2. SALUD OCUPACIONAL. ACTIVIDADES FECHA COSTO Realizar un seguimiento a las actividades de los funcionarios, con el fin de verificar los riesgos en cada puesto. Desarrollar un programa de riesgos profesionales al interior de la Personería Municipal de Chiquinquirá. Periódico. $ Apoyo SENA o ESAP Durante el año

150 2.3. PROGRAMAS DE RECREACIÓN. ACTIVIDADES FECHA COSTO Desarrollar una actividad de integración en el semestre, con los funcionarios de la Personería Municipal de Chiquinquirá y su núcleo familiar. Semestral Alianza con el IMDECUR 2.4. PROGRAMAS DE EDUCACIÓN FORMAL. ACTIVIDADES FECHA COSTO Motivación a los empleados para desarrollar programas de educación superior. Sin costo

151 ANEXO H PLAN DE ACCIÓN 2014 CHIQUINQUIRÁ 2014

152 PLAN DE ACCION PERSONERIA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRA 2014 En el marco del Estado Social, Democrático y de Derecho toda entidad, oficina y dependencia pública estamos obligados a elaborar planes de acción, que tengan concordancia con el Plan de Desarrollo Municipal, dentro del marco misional, en este caso las Políticas Públicas de contenido social y en especial de Derechos Humanos. En iguales términos la Ley 152 dispone en su Artículo 29 que todos los organismos nacionales elaboren planes indicativos cuatrienales con planes de acción anuales. En el mismo orden, el artículo 41 de la misma norma reza, que todo organismo del sector central en las entidades territoriales adopte un plan de acción con base en el Plan de Desarrollo correspondiente. La Ley 190 en su Artículo 48 reitera que todas las entidades públicas, nacionales y territoriales, deben adoptar, a más tardar el 31 de diciembre un plan para el siguiente año con el ánimo de fijar los objetivos, estrategias y funciones. Con lo anteriormente anotado, la Personería Municipal de Chiquinquirá en aras a contribuir con el desarrollo Municipal adopta el siguiente Plan de Acción.

153 TEMA: 1. FUNCIONES COMO MINISTERIO PÚBLICO. Fuente: ASISTENCIA A LAS AUDIENCIAS JUDICIALES Y ADMINISTRATIVAS. De conformidad con la Constitución Nacional y la Ley 136 de 1994, el Personero Municipal de Boyacá será el represente del Ministerio público y el garante de los Derechos Fundamentales dentro de los procesos judiciales y/o administrativos que se adelanten en la jurisdicción, privilegiando las reglas del debido proceso. Objetivo General: Adelantar acciones y gestión de protección de las garantías de los de los ciudadanos y en especial la protección del interés general. Objetivos Específicos: 1. Vigilar el cumplimiento de la norma social del estado de derecho e interponer las acciones y recursos correspondientes. 2. Establecer mecanismos de protección de la garantía del debido proceso. 3. Plantear una herramienta interdisciplinar con los distintos organismos que tienen autoridad jurisdiccional y administrativa para privilegiar la protección de las garantías de los ciudadanos. 4. Asegurar el cumplimiento de las responsabilidades de las autoridades

154 Fuente: TEMA 2. FORTALECER LA PERSONERIA CON CONVENIOS CON UNIVERSIDAD PARA QUE LOS ALUMNOS DEL ULTIMO GRADO DE DERECHO REALICEN LA PASANTIA EN LA PERSONERIA Y COAYUDE CON EL TRABAJO PARA DESCONGESTIONAR LAS DIFERENTES PETICIONES Y SOLICITUDES DE TUTELAS PARA LOGRA UNA MEJOR ATENCIÓN A LA COMUNIDAD; CON EL FIN DE MEJORAR LA ATENCIÓN A LOS USUARIOS. Objetivo General: Seguir adelantando la gestión con las diferentes Universidades del Municipio de Chiquinquirá Boyacá, para poder satisfacer las necesidades de la ciudadanía usuaria de los servicios que presta esta entidad. Objetivos Específicos: 1. Identificar las necesidades de la Personería Municipal, para mejorar sus servicios a la comunidad. 2. Adelantar los trámites y acciones para suplir las necesidades encontradas en la infraestructura y dotación de la Personería Municipal.

155 Actividades: 1. Establecer relación de necesidades, desde una perspectiva objetiva del responsable, teniendo en cuenta las solicitudes y recomendaciones recibidas en las reuniones realizadas para el tema. 2. Hacer los ajustes necesarios, en infraestructura y dotación de la Personería Municipal, para el correcto desarrollo de sus funciones. TEMA No.3 DERECHOS HUMANOS. Fuente: natura.com.co La enseñanza de los derechos humanos. Actividades prácticas para escuelas primarias y secundarias se habla de nosotros como seres humanos. Se habla del proceso de enseñanza y aprendizaje, de la importancia de la dignidad y valor intrínsecos de los seres humanos que son la base de la libertad, la justicia y la paz en el mundo (Declaración Universal de Derechos Humanos, Preámbulo). Y también se habla de los derechos que nos corresponden a todos. Los Derechos Humanos se han constituido, en los últimos años, en uno de los referentes más significativos de las sociedades occidentales. Sin embargo, a la perspectiva educativa de los mismos, no se le ha prestado la atención requerida. En este trabajo, se aborda la cuestión de los Derechos Humanos y la dignidad. de la persona como fundamento de los mismos, así como las diferentes generaciones que se han ido

156 produciendo en la conquista de nuevos derechos y los valores asociados a éstos. De igual forma se apuntan los peligros que acechan a los Derechos Humanos en las sociedades democráticas; peligros muy sutiles y difíciles de identificar. Finaliza aportando directrices generales a tener en cuenta para una mejor educación de los Derechos Humanos, con el fin de propiciar una educación democrática y solidaria para una nueva sociedad. La Personería convocara a los colegios del Municipio de Chiquinquirá, para realización con de capacitaciones en temas de derechos humanos y Derecho Internacional Humanitario, en asocio con la Secretaría de Gobierno y Asuntos Jurídicos del Municipio de Chiquinquirá. Objetivo General: Vincular a los estudiantes del sector urbano y rural del Municipio de Chiquinquirá; con la Personería Municipal, a través de capacitaciones, seminarios por profesionales en Derechos Humanos, Deberes y funciones y herramientas para hacer valer sus derechos en los diferentes colegios del Municipio cuando le sean vulnerados, ya sea en la prestación del servicio de salud, derechos humanos, en los que se darán a conocer y se pondrán a la disposición de la comunidad, los servicios de la Personería Municipal Objetivos Específicos: 1. Implementar una agenda de cronológica para la realización de las actividades para cada una de los Colegios del municipio de Chiquinquirá, al igual que con la población víctima y comunidad en general, con el objetivo de dar a conocer y poner a disposición de las comunidades de estos sectores, los servicios de la Personería. 2. Crear herramientas de seguimiento y control para las denuncias e irregularidades encontradas en el desarrollo de estas actividades y Establecer solicitudes con entidades públicas (ESAP) interesadas en capacitar y dictar seminarios relacionados con los derechos Humanos, mecanismos y defensas para hacer valer nuestros derechos cuando son vulnerados. Actividades: 1 Establecer contactos con los rectores de los colegios y escuelas del Municipio de Chiquinquirá y en especial de las Universidades U.P.T.C. seccional Chiquinquirá y la ESAP para definir posibles fechas de capacitaciones temáticas a tratar en Derechos Humanos y otros y Definir de manera concertada el calendario de eventos de la

157 Personería en los Colegios y definir un sitio para dictar estas capacitaciones o seminarios. 2 Realizar una brigada de peluquería en los sectores más vulnerables de los colegios de Chiquinquirá en compañía de la policía y Batallón de infantería de Chiquinquirá 3 Diseñar formatos de análisis que permitan revisar de manera permanente la efectividad del proyecto y sus beneficios. 4 Garantizar la promoción, la protección y el respeto a los derechos, al igual que la prevención a las violaciones de los niños, bajo el referente nacional de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario. Esto se hará a través de campañas pedagógicas que van dirigidas a la población víctima del conflicto armado, servidores públicos, organizaciones sociales e instituciones educativas.. TEMA No.4 SENSIBILIZACIÓN DE FECHAS IMPORTANTES SOBRE DERECHOS HUMANOS: VINCULACIÓN ACTIVA A CELEBRACIONES INSTITUCIONALES Y LEGALES COMO: DÍA DE LA MUJER, DÍA DE LOS NIÑOS Y NIÑAS, DÍA DEL MEDIO AMBIENTE, DÍA DE LAS VICTIMAS. Objetivos Generales: Contribuir al reconocimiento, por parte de la comunidad municipal, de las fechas relevantes en la defensa y promoción de los DDHH. Creación de la Asociación de mujeres víctimas del conflicto armado, con el fin de rescatar a la mujer líder y emprendedora. Objetivos Específicos: 1. Implementar una estrategia de divulgación para dar a conocer a la comunidad municipal las fechas reconocidas por el Sistema de Naciones Unidas como relevantes en el tema de los DDHH. 2. Articular a las organizaciones, entidades y dependencias de la administración Municipal en eventos de conmemoración de estas fechas.

158 Actividades: 1 Diseñar, de manera concertada con las fuerzas vivas del municipio, estrategias de divulgación de las fechas relevantes en el tema de los DDHH. 2 Convocar a las respectivas reuniones y capacitaciones para la adquisición de conocimiento y aplicación para la mujer líder. 3. Conseguir la participación de los medios de comunicación en los procesos de divulgación de la propuesta. 4. Adelantar las actividades de divulgación de la propuesta. Avances: Sensibilización De Fechas Importantes Sobre Derechos Humanos: Febrero 21 Día internacional del idioma. Marzo 08 Día de la Mujer Y la Paz. Marzo 22 Día Mundial del Agua. Abril 09 Día nacional por la Victimas. Mayo 03 Día de La Libertad De Prensa. Mayo 15 Día Internacional De La Familia. Mayo 17 Día Mundial De Las Comunicaciones. Mayo 21 Día De La Diversidad Cultural Para El Dialogo Y El Desarrollo. Mayo 22 Día Mundial De La Diversidad Biológica. Mayo 29 Día Internacional De Paz de Las Naciones Unidas. Junio 05 Día Mundial Del Medio Ambiente. Agosto 09 Día Internacional De Poblaciones Indígenas. Agosto 12 Día Internacional De La Juventud. Septiembre 21 Día Internacional De La Paz. Octubre 05 Día Mundial Del Maestro. Octubre 12 Día Internacional Para La Reducción De Los Desastres, Octubre 16 Día Mundial De La Alimentación. Diciembre 09 Día Internacional Contra La Corrupción. Diciembre 10 Día De Los Derechos Humanos. TEMA No.5 PARTICIPACIÓN ACTIVA EN EL COMITÉ MUNICIPAL DE JUSTICIA TRANSICIONAL: ADEMÁS DE LAS LABORES PROPIAS DE RECEPCIÓN DE DECLARACIONES DE VICTIMAS, TRABAJANDO EN CONJUNTO CON LAS DEMÁS ENTIDADES QUE INTEGRAN EL COMITÉ. Fuente:

159 Objetivo General: Propiciar la articulación de la Personería en el Comité Municipal de Justicia Transicional. Objetivos Específicos: 1. Garantizar la conformación del Comité Municipal de Justicia Transicional 2. Formular estrategias para la identificación y reconocimiento formal de la población en circunstancias de desplazamiento que han arribado al Municipio. 3. Establecer estrategias articuladas con los organismos y entidades responsables para brindar atención a la comunidad en circunstancias de desplazamiento y víctimas de la violencia. 4. Brindar Orientación a las personas sobre derechos las personas dentro de la ley de víctimas. Actividades: 1. Identificar a las entidades y dependencias responsables de la conformación del Comité. 2. Propiciar las acciones de interlocución entre los responsables del Comité, logrando establecer responsabilidades en el tema. 3. Formalizar la consolidación del Comité, mediante los recursos de ley. 4. Establecer acciones de seguimiento para la inclusión de los nuevos desplazados y víctimas de la violencia que arriben al municipio. 5. Propiciar el desarrollo de proyectos que brinda el Municipio a los desplazados, 6. Implementar acciones de seguimiento y control para la inclusión de los desplazados que se encuentra en el censo de la Personería de Chiquinquirá, se les otorgue la vivienda ofrecida por el Gobierno Nacional 7. Llevar a cabo un arduo trabajo para lograr que se incorpore en el Plan de Acción de Justicia Transicional la partida necesaria, con el fin de llevar a cabo los proyectos productivos para las personas en condición de desplazamiento, con el fin de ofrecer condiciones dignas para su subsistencia.

160 TEMA No.6. MEDIO AMBIENTE Fuente: Gestionar ante los diferentes organismos públicos y no gubernamentales que operan en el Municipio en el área del desarrollo sostenible a fin de que se concierte, se aplique y se verifique el desarrollo de una política pública municipal para la protección de los derechos colectivos del Ambiente. Objetivo General: Fuente: Generar una política orientada a la protección de los derechos colectivos del medio ambiente resaltando el cumplimiento de las normas en esta materia.

161 Objetivos Específicos: 1. Implementar los mecanismos de ley para la protección del Ambiente. 2. Realizar seguimiento a la implementación y/o puesta en práctica del comparendo ambiental que el Municipio y continuar con el proceso de legalización de este comparendo, ya que en este momento se encuentra en el Despacho de la Secretaría de Gobierno, para implementarlo en debida forma. 3. Realizar cronograma de limpieza del rio Quindión y Chiquinquirá con los colegios. Promover con los diferentes entes gubernamentales del Municipio de Chiquinquirá, brigadas de aseo en los barrios y ríos de esta ciudad en cooperación con la comunidad Chiquinquireña. TEMA No.7 VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Fuente: Propuesta No 10: Atención especial preventiva en procura de la defensa de derechos colectivos: En particular haremos énfasis para atender peticiones de la comunidad relacionadas con la problemática actual de la atención en salud y la vulneración de Derechos Fundamentales.

162 Objetivo General: Brindar atención a la comunidad víctima de la dinámica de las Administraciones Gubernamentales, empresas y demás organizaciones en el respeto a los derechos colectivos. Objetivos Específicos: 1. Implementar un espacio de atención ágil para las solicitudes presentadas por la comunidad, que no han recibido respuesta de las Administraciones Gubernamentales y/o empresas. 2. Establecer parámetros de comportamiento en los procesos de defensa de los derechos de las comunidades frente a la displicencia de los funcionarios públicos. Actividades: 1. Diseñar una metodología de trabajo que garantice el cumplimiento de los objetivos, procurando evitar la desarticulación institucional e Informar a las dependencias del Estado acerca del servicio que se brindará desde este proyecto. 2. Implementar estrategias de difusión que garanticen el conocimiento del proyecto desde la comunidad. Avances: Se realizarán visitas a: Visitas Oculares, Peticiones para la mejor prestación del servicio de salud, Problemas de Calidad, Tutelas, desacatos, Muros de Contención, Quejas, reclamos, solicitudes ante las fiscalías y demás entes gubernamentales. TEMA No. 8. FORTALECIMIENTO DE LA INSTITUCIÓN DE LA VEEDURÍA: CONFORME A LA LEY 850 DEL 18 DE NOVIEMBRE DEL 2.003, SE PROCEDERÁ AL REGISTRO DE LAS VEEDURÍAS, ASÍ COMO TAMBIÉN AL FORTALECIMIENTO DE ESTE IMPORTANTE MECANISMO DE CONTROL SOCIAL.

163 Fuente: Objetivo General: Dar Cumplimiento a la ley 850 del 2003, para fortalecer la institución de la veeduría como mecanismo de partición ciudadana para el control social en el Municipio Objetivos Específicos: 1. Contribuir al fortalecimiento de las veedurías existentes en el Municipio. 2. Contribuir al empoderamiento de la red municipal de veedurías ciudadanas (Nodos Municipales). Actividades: 1. Continuar Identificando las Veedurías que estén constituidas de acuerdo con los requisitos de la ley 850 de Verificar que las entidades que prestan servicios públicos cumplan los procedimientos reglamentados en la ley 850 de 2003, en tanto lo referente a las actuaciones de las Veedurías y crear las veedurías de los diferentes programas que adelanta el Municipio de Chiquinquirá. 3. Difundir la labor de los comités de veeduría entre la comunidad y las entidades sujeto de vigilancia por las veedurías ciudadanas. 4. Capacitar a los miembros de las veedurías ciudadanas, para que tenga conocimiento de acuerdo a lo ordenado por la ley 850 del Promocionar la creación de los comités de veeduría, a través de los diferentes medios masivos de comunicación.

164 6. Promover en las entidades que prestan servicios públicos, la creación de comités de veeduría. Fuente: Punto No. 9 FORTALECIMIENTO GREMIAL PARTICIPACIÓN ACTIVA EN LAS LABORES DE LA ASOCIACIÓN DE PERSONERÍAS DE BOYACÁ Y LA FEDERACIÓN NACIONAL DE PERSONERÍAS. Objetivo General: Involucrar a la Personería Municipal de en los procesos que lideran la Asociación de Personerías de Boyacá ASOPERBOY y la Federación Nacional de Personerías de Colombia, FENALPER. Objetivos Específicos: 1.- Articular procesos y objetivos de la Personería de en procura de la consolidación institucional de ASOPERBOY. 2.- Vincular a la Personería Municipal en las acciones que se concierten en la Federación nacional de Personerías.

165 3.- Implementar estrategias que posibiliten el liderazgo de la Personería de en los ámbitos de la Asociación y de la Federación. Actividades: 1. Participar en los eventos convocados por ASOPERBOY. 2. Participar en los eventos convocados por FENALPER. 3. Construir, de manera concertada, objetivos y metas para la Federación. 4. Diseñar procedimientos que permitan la inclusión de la Personería de Boyacá los espacios de decisión de las agremiaciones a las que pertenece. Avances: La Personería de se articulará con la Asociación de Personerías Boyacá. Punto No. 10 FORTALECIMIENTO Y APOYO A LOS PERSONEROS ESTUDIANTILES Objetivo General: En cada establecimiento de educación y educación media debe haber un estudiante del último grado, para que actúe como personero de los estudiantes y promotor de sus derechos y deberes. Objetivos Específicos: 1. Promover el cumplimiento de los Derechos y Deberes de la comunidad educativa 2. Presentar ante el Rector del Establecimiento las solicitudes que consideren necesarias para proteger los derechos de los estudiantes y facilitar el conocimiento de sus deberes.

166 Actividades 1. Realizar los debidos requerimientos que soliciten los estudiantes en relación con el debido proceso 2. Estar atentos a que no se vulnere la promoción al derecho a la educación, ejemplo, la pérdida de un año lectivo y/o sanción al no rendimiento MARTHA ISABEL LOPEZ LUGO PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ

167 ANEXO I MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERIA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ CHIQUINQUIRÁ 2014

168 RESOLUCIÓN No. 010 (4 de Marzo de 2014) Por el cual se ajusta el Manual de Procesos y Procedimientos de la Personería Municipal de Chiquinquirá, Boyacá. LA PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ, BOYACÁ EN EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS EN LA LEY 87 DE 1993, ARTÍCULO 4, LITERALES B Y L, Y DEMÁS NORMAS CONCORDANTES, Y CONSIDERANDO: Que conforme con el artículo 1 parágrafo único, de la Ley 87 de 1993, los manuales de procedimientos son un de los instrumentos a través de los cuales se cumple el control interno, a través de una política aprobada por la dirección y administración de la respectiva entidad. Que la aplicación de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos del control interno y el desarrollo del Subsistema de Control de Gestión, establecido en el Modelo Estándar de Control Interno MECI-, adoptado por de la Personería Municipal de Chiquinquirá, Boyacá, Resolución No.003 el 21 de Agosto de 2008, con el objetivo de garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. Que el manual de procedimientos le permite contar a la Personería Municipal de Chiquinquirá con un adecuado mecanismo de desarrollo organizacional. Que la estandarización de los procedimientos institucionales, dentro de parámetros de calidad, facilita y agiliza la gestión de la entidad. Que esta estandarización propicia la transparencia en todas las actuaciones de los servidores públicos, generando credibilidad en la Administración pública frente al ciudadano. Que en merito a lo expuesto. RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar en todas sus partes el Manual de Procedimientos, de la administración de la Personería Municipal de Chiquinquirá, Boyacá. El cual hace parte integral de la presente resolución.

169 ARTÍCULO SEGUNDO: Los Procesos y Procedimientos adoptados deberán ser aplicados, por todos y cada uno de los funcionarios vinculados en el área respectiva, en ejecución de las funciones que les son propias, so pena de incurrir en causal de mala conducta y demás acciones derivadas de su incumplimiento. ARTÍCULO TERCERO. La coordinación y asesoría para la implementación, y actualización del presente manual estará a cargo de la Personera Municipal de Chiquinquirá. ARTÍCULO CUARTO. El presente manual será difundido por la Personera Municipal de Chiquinquirá a cada una de las dependencias o áreas a las cuales les corresponda desarrollar los procesos y procedimientos descritos en el mismo, a través de mecanismos idóneos, en toda la organización y especialmente a los servidores públicos responsables del desarrollo y aplicación del manual. Igualmente, se pondrá a disposición de los usuarios de la entidad a través de los mecanismos con los cuales cuenta la entidad para el efecto. (Página web, impresos, oficina o unidad de atención al cliente, etcétera). ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Chiquinquirá, Boyacá, a los cuatro (4) días del mes de Marzo de MARTHA ISABEL LÓPEZ LUGO PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ

170 1. FORMATO DE DESCRIPCION DE PROCESOS En la actualización se usara el formato preestablecido, manteniendo la homogeneidad de la metodología usada para su diseño e implementación inicial, diligenciándose la información conforme a la siguiente metodología de su estructura: 1. Hoja con logotipo y escudo en el cual se identifica la Personería Municipal de Chiquinquirá. 2. Nombre del área administrativa que lo origina. 3. Nombre del proceso, el cual se determina el conjunto de actividades que se pueden desarrollar a partir de su concepción, es decir, en este nombre enmarcamos todas las acciones que nos permiten identificar el principal objetivo para su cumplimiento. 4. Nombre del procedimiento, el cual nos determina el conjunto o sucesión de actividades, ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas, realizadas al interior de la entidad y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea. 5. Código, es la codificación alfanumérica asignada a cada procedimiento con el objeto de diferenciarlo de los demás, así: a.) Dos o tres letras en mayúscula que incluya la sigla del área responsable del proceso, b.) Una letra en mayúscula que caracterice el proceso diferenciándole si es: estratégico, misional, de apoyo o de evaluación. C.) Dos o tres letras mayúsculas que toman las siglas del nombre del proceso. D.) y finalmente un números consecutivo de tres dígitos que ordenan los procesos por cada área o macro proceso. Ejemplo: PMAT001, donde P corresponde a la Personería Municipal de Chiquinquirá, M indica que el proceso es misional, AT indica que se trata de la Orientación y Elaboración de la Acción de Tutela y 001 el número consecutivo que tiene el proceso en el área. 6. Objetivo del proceso, que nos indica cuál es su pertinencia, consignándose sus fines, metas, propósitos o producto final que se busca con su aplicación. 7. Soporte Legal, relaciona las normas legales que le son aplicables al proceso.

171 8. Base Documental y de Soporte, listado de todos los documentos y soportes utilizados durante la ejecución del procedimiento. 9. Descripción del procedimiento, incluye la versión del procedimiento vigente, incluyendo varias actividades que se describen a continuación Número de pasos necesarios para la ejecución del procedimiento. Descripción de la actividad. Dependencia o área responsable de las actividades que se identifican El responsable del desarrollo de cada una de las actividades El flujogramas o mapas del desarrollo secuencial de las actividades. 10. INDICADORES: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda Entidad Pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. 2. SIMBOLOGÍA BÁSICA UTILIZADA Después de describir cada paso, se procede a seleccionar el símbolo correspondiente a esta etapa en particular, luego de conectan entre sí mediante líneas rectas, de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha, etc. De esta manera, se obtiene en forma clara, una gráfica exacta de la secuencia de etapas o pasos del trabajo. Técnicas de Diseño: En la utilización de los símbolos, conviene observar recomendaciones como: Las líneas de unión se deben presentar mediante líneas rectas. El texto dentro del símbolo debe aparecer breve y comprensible. En caso de referir los documentos, el nombre de los mismos, debe aparecer como figura y no registrar acciones dentro de ellos. Cuando se presentan varias copias de un documento, el origina se identifica con la letra O y las copias mediante dígitos (1, 2, 3, etc.) anotados en el extremo derecho superior e interior del mismo. Emplear el mínimo de símbolos, para restarle complejidad al flujogramas, y facilitar su aceptación por los usuarios del Manual. El tamaño y la forma de los mismos símbolos deben ser uniformes. Las áreas, cargos u órganos que intervienen en el Procedimiento, deben aparecer en el encabezamiento de flujogramas en el orden en que intervienen en el trámite.

172 Reflejar en forma explícita, clara y completa el Procedimiento. Excelente presentación y distribución gráfica. La tecnología informática nos aporta en la actualidad un buen número de aplicaciones útiles para la diagramación y análisis de Procedimientos, lo mismo que para el registro literal de los mismos. Los símbolos que se describen son los normalmente utilizados en el presente manual: INICIO O TERMINO: Indica el inicio o el fin del proceso. ACTIVIDAD: Representa las actividades que se desarrollan en el proceso. PUNTO DE CONTROL: Lugar o sitio inmerso en el proceso que permite al funcionario responsable del mismo controlar el resultado de las operaciones a su cargo. DOCUMENTO: Representa un documento que se utiliza o se genera el procedimiento. MULTIDOCUMENTO: Representa varios documentos del proceso. DECISIÓN: Indica el punto en el procedimiento en donde se debe tomar una decisión entre dos opciones. CONECTOR DENTRO DE LA PAGINA: Representa una conexión o enlace dentro de la página, de una parte o de una lejana del mismo. CONECTOR FUERA DE LA PAGINA: Enlace con otra hoja, diferente en la que continua el procedimiento. ARCHIVO: Representa algún archivo que debe ser archivado en la dependencia en donde se origina o se termina el procedimiento.

173 FORMATOS PARA LA ACTUALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FORMATO PARA EL CONTROL DE ACTUALIZACIONES ENTREG A Nº FECHA D M A S A M PROCESO DE LA ACTUALIZACIÓN Código y Nombre del Proceso Fases y actividades ACTUALIZADO POR N

174 FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

175 FORMATO DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

176 3. MAPA DE PROCESOS DE LA Fuente: Diseño propio

177 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS CATÁLOGO MAESTRO DE PROCESOS. CÓDIGO PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN PE PROCESOS ESTRATÉGICOS PEI PLANEACIÓN INSTITUCIONAL PEIPM 01 Elaboración Planes de Mejoramiento por 01 04/03/14 procesos PEC ATENCIÓN A LA COMUNIDAD Y 01 04/03/14 PARTICIPACIÓN CIUDADANA PECVC 02 Trámite de conformación de Veedurías 01 04/03/14 ciudadanas PECEC 03 Informes a Entes de Control 01 04/03/14 PECVR 04 Participación en Comités, Visitas y 01 04/03/14 Reuniones PECSC 05 Solicitudes Conciliación o Interrogatorio de 01 04/03/14 Parte PECSG 06 Solicitudes en general y Orientación a la 01 04/03/14 comunidad PM PROCESOS MISIONALES PMG GUARDA Y PROMOCIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS PMGAT 01 Orientación y elaboración de Acciones de 01 04/03/14 Tutela PMGDP 02 Orientación en Derechos de Petición 01 04/03/14 PMGDD 03 Diligenciamiento del Formato Único de 01 04/03/14 Declaración de Desplazados PMGFD 04 Diligenciamiento Formulario para la 01 04/03/14 designación de Defensor Público PMGDH 05 Diligenciamiento de formulario de registro de 01 04/03/14 hechos atribuibles a grupos al margen de la Ley. PMGDI 06 Diligenciamiento de formulario único de 01 04/03/14 solicitud individual de inscripción en el folio de matrícula inmobiliaria de la medida de protección e ingreso al registro único de predios y territorios abandonados PMGDR 07 Diligenciamiento del formulario de solicitud 01 04/03/14 de reparación administrativa PMGPD 08 Protección de Derechos de los niños, niñas y la familia 01 04/03/14

178 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS CATÁLOGO MAESTRO DE PROCESOS. PMV VIGILANCIA DE LA CONDUCTA OFICIAL PMCPR 09 Capacitación, charlas pedagógicas y 01 04/03/14 reuniones PMVCP 10 Comisiones Procuraduría 01 04/03/14 CÓDIGO PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN PM PROCESOS MISIONALES PMV VIGILANCIA DE LA CONDUCTA OFICIAL PMVCC 11 Control Contratación 01 04/03/14 PMVCD 12 Control Plan de Desarrollo 01 04/03/14 PMVPO 13 Procedimiento ordinario 01 04/03/14 PMVQT 14 Recepción de quejas y trámites disciplinarios 01 04/03/14 PMVPJ 15 Revisión Procesos Judiciales 01 04/03/14 PMVPV 16 Procedimientos Verbales 01 04/03/14 PA PAT PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PATED 01 Evaluación de Desempeño 01 04/03/14 PAC CONTRATACIÓN PACCS 02 Contratación de suministros 01 04/03/14 PAP MANEJO PRESUPUESTAL PAPMP 03 Manejo de presupuesto 01 04/03/14 PAD GESTIÓN DOCUMENTAL PADGD 04 Gestión Documental 01 04/03/14 PE PEM PEMPC 01 PEMIG 02 PROCESOS DE EVALUACIÓN MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Planeación, comunicación de resultados y seguimiento de auditorías internas Realización del Plan de Trabajo para Informe de Gestión 01 04/03/ /03/14

179 PROCESOS ESTRATÉGICOS CHIQUINQUIRÁ 2014

180 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión: 1.0 Página de de 2 2 ELABORACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS. Código PEPMP01 Fecha: OBJETIVO: Establecer los lineamientos básicos para la elaboración de los planes de mejoramiento por proceso siendo responsabilidad de la Personera Municipal de Chiquinquirá. 2. ALCANCE: Inicia: Elaborar un plan de trabajo para realizar los informes de gestión Termina: Acta de Liquidación y entrega del suministro Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá. 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 87 de 1993 Decretos 1599 de 200 Manual de funciones, Informe de Evaluación de Desempeño, Planes de mejoramiento. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio Socializar y diligenciar los planes de mejoramiento por procesos a los líderes de cada proceso. Identificar las observaciones, debilidades y áreas críticas que se pretenden subsanar respecto del proceso específico, analizando las causas de su ocurrencia. Definir el objetivo general y los objetivos específicos del Plan de Mejoramiento Funcional. Establecer los responsables para la ejecución de las acciones programadas, su cumplimiento y los recursos necesarios. Subsanar las observaciones efectuadas al proceso específico. (Formato plan de mejoramiento procesos). Establecer las medidas de cumplimiento y los períodos en que se verificará el efecto a la implementación de las acciones propuestas. (Formato plan de mejoramiento procesos). Definir los recursos necesarios a la ejecución del plan de mejoramiento, el plazo para su ejecución y el plazo para la realización del Seguimiento. (Formato plan de mejoramiento procesos). Personera, Secretaria. Personera, Secretaria. Personera Personera Personera, Secretaria. Personera Personera Oficios Formato Formato Formato 8 Suscribir el Plan de Mejoramiento Personera Oficios 9 Fin Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 143

181 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión: 1.0 Página de de 2 2 ELABORACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS. Código PEPMP01 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN PLANES MEJORAMIENTO POR PROCESOS. PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA INICIO FIN Indicadores: Elaboración y Seguimiento de Planes de mejora por proceso / Evaluación de planes de mejora por proceso x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 144

182 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS TRÁMITE DE CONFORMACIÓN DE VEEDURÍAS CIUDADANAS Versión: 1.0 Código PEPMP02 Página de 22 Fecha: OBJETIVO: Garantizar los diferentes sistemas de participación ciudadana en organizaciones comunitarias, profesionales, juveniles, sindicales, benéficas o de utilidad común, no gubernamentales, entre otras. 2. ALCANCE: Inicia: Asamblea de conformación Termina: Acompañamiento de la Personera Municipal de Chiquinquirá Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Artículo 270 de la Constitución Política de 1991 Ley 87 de 1993 Artículo 4 Ley 134 de 1994, Artículo 100 Ley 190 de 1995 Artículo 53 Ley 850 de 2003 Acta de reunión y compromiso 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Creación y conformación de la veeduría Elección de los veedores por parte del grupo y 2 elaboración de acta de constitución, con el nombre de los integrantes, documentos de identidad, objeto de la vigilancia, nivel territorial, duración y lugar de residencia. 3 Inscripción del Acta ante la Personería Municipal o Cámara de Comercio. Personera 4 Registro público de la veeduría inscrita en su jurisdicción Secretaria 5 Permanente acompañamiento. Personera 6 Fin Acta Acta Registro Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 145

183 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS TRÁMITE DE CONFORMACIÓN DE VEEDURÍAS CIUDADANAS Versión: 1.0 Código PEPMP02 Página de 22 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO. TRÁMITE DE CONFORMACIÓN DE VEEDURÍAS CIUDADANAS PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA VEEDURÍAS CIUDADANAS INICIO FIN Indicadores: (No. de veedurías creadas en la Personería Municipal de Chiquinquirá / No. de veedurías ciudadanas estipuladas por la Ley x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 146

184 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión: 1.0 Página de de 2 2 INFORMES A ENTES Código PEPMP03 Fecha: OBJETIVO: Presentar y rendir informes respecto a sus actuaciones: 1) Como órgano de vigilancia y control, 2) Promotor y defensor de los derechos humanos, 3) Protector del interés público, a los diferentes organismos de control gubernamental. 2. ALCANCE: Inicia: Elaboración de informes Termina: Entrega de informes a los diversos entes de control. Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Artículo 270 de la Constitución Política de 1991 Ley 42 de 1993 Ley 136 de 1994 Decreto 28 de 2008 Diseñado por: Flor Imelda López López 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Revisión de los programas y proyectos planeados Personera 2 Verificación del estado de cumplimiento Personera 3 Elaboración de informes. 4 Presentación de informes a entes de control: Procuraduría Provincial, informe de orden público, declaraciones de desplazamiento, contratación y deudas del Municipio, seguimiento al plan de desarrollo. Defensoría del Pueblo, informe de orden público, minas antipersonal y rehabilitación de discapacitados, muertes violentas, actividades de Personería, aplicación de instrumentos constitucionales, muertes violentas, amenazas a la población o a un servidor público, informes sobre intervenciones en derechos humanos o derecho internacional humanitario y solicitudes de defensor público. Procuraduría Judicial de Familia informe de cumplimiento de ley de infancia y adolescencia. Concejo Municipal: es un informe de gestión que se realiza anualmente. Revisado por: Equipo MECI Personera, Secretaria Adoptado por: Equipo Directivo MECI Informes Informes y oficios 5 Archivo copia de cada informe* Secretaria Oficios 6 Fin *Ver Informe Anual de la Personería Municipal de Chiquinquirá. 147

185 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión: 1.0 Página de de 2 2 INFORMES A ENTES Código PEPMP03 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO INFORMES A ENTES DE CONTROL PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA ENTES DE CONTROL INICIO FIN Indicadores: (No. de informes presentados a los Entes de Control elaboradas por las veedurías ciudadanas / No. de informes solicitados por los Entes de Control) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 148

186 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARTICIPACIÓN EN COMITÉS, VISITAS Y REUNIONES Versión: 1.0 Código PECVR 04 Página de de 2 2 Fecha: OBJETIVO: Cumplir con su función de veedor en diversos comités de participación y redes sociales, como: Comité Municipal de Política Social (COMPOS), Comité Local de Atención y Prevención de Desastres (CLOPAD), Comité Local Institucional de Derechos Humanos, Comité de asignación de Cupos, Comité de atención a Población Desplazada, Junta Municipal de Educación, las Diferentes Redes Sociales, entre otros. 3. ALCANCE: Inicia: Citación a reunión Termina: Acta y los compromisos adquiridos en dichas reuniones Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 136 de 1994 en el artículo 178 Ley 850 de 2003 Ley 1448 de 2011, Artículo 159 y 165. Decreto 4800 de 2011, Artículos 252 y 253 Acta de reunión y compromiso 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Citación previa 2 Asistencia a la reunión y toma de decisiones Personera 3 Elaboración de acta con los compromisos adquiridos Personera, Secretaria 4 Socialización de resultados e identificación de necesidades Personera 5 Fin Acta Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 149

187 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARTICIPACIÓN EN COMITÉS, VISITAS Y REUNIONES Versión: 1.0 Código PECVR 04 Página de de 2 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO PARTICIPACIÓN EN COMITÉS, VISITAS Y REUNIONES PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA COMITÉS Y USUARIOS INICIO FIN Indicadores: (No. de reuniones asistidas / No. de reuniones citadas por la Dependencia y funcionarios encargados) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 150

188 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SOLICITUDES EN GENERAL Y ORIENTACIONES A LA COMUNIDAD Versión: 1.0 Código PECSG 06 Página de de 2 2 Fecha: OBJETIVO: Brindar mecanismos alternativos de conciliación y/o solución de conflictos, así como interrogatorios de parte para evitar litigios. 2. ALCANCE: Inicia: Solicitud de conciliación o interrogatorio de parte en la Personería Municipal de Chiquinquirá Termina: Acta de conciliación o interrogatorio. Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 23 de 1991 Ley 446 de 1998 Ley 640 de 2001 Artículo 51 de la Ley 1395 de 2010 Artículo 620 de la Ley 1564 de 2012 Acta de conciliación o interrogatorio de parte. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros 1 Inicio El usuario narra los hechos materia del conflicto. Personera Brindar la asesoría jurídica del caso, de ser pertinente u 2 viable la conciliación o un interrogatorio de parte. Solicitud de interrogatorio o conciliación (identificación del solicitante, narración de los hechos, pruebas que 3 acrediten los hechos, pretensiones y lugares de notificación de las partes) Radicación en el Juzgado Promiscuo Municipal de 4 Chiquinquirá de la solicitud. Allí se encargan de citar a las partes para realizar la 5 diligencia, y se entrega al solicitante copia del acta de conciliación o del interrogatorio absuelto. 6 Fin Personera, Secretaria Secretaria Juzgado Oficios Acta Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 151

189 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SOLICITUDES EN GENERAL Y ORIENTACIONES A LA COMUNIDAD Versión: 1.0 Código PECSG 06 Página de de 2 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD CONCILIACIÓN O INTERROGATORIO DE PARTES PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIOS JUZGADO PROMISCUO DE CHIQUINQUIRÁ 1 INICIO FIN Indicadores: (No. de solicitudes de conciliación o interrogatorio de parte radicadas / No. de solicitudes de conciliación o interrogatorio realizadas por la ciudadanía) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 152

190 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SOLICITUDES EN GENERAL Y ORIENTACIONES A LA COMUNIDAD Versión: 1.0 Código PECSG 06 Página de de 2 2 Fecha: OBJETIVO: Orientar a los ciudadanos en problemáticas de tipo jurídico, en las áreas del derecho Constitucional, Civil, Penal, Laboral y Administrativo. 2. ALCANCE: Inicia: Manifestación de la problemática Termina: seguimiento del caso Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Artículo 118 de la Constitución Política de Colombia Código Contencioso Administrativo Código Disciplinario Código Civil Código Penal Código Laboral 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Manifestación de la problemática Personera 2 Orientación y redacción de la solicitud Personera 3 Entrega del documento diligenciado Personera Fin Oficios remisorios Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 153

191 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SOLICITUDES EN GENERAL Y ORIENTACIONES A LA COMUNIDAD Versión: 1.0 Código PECSG 06 Página de de 2 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUDES EN GENERAL Y ORIENTACIONES A LA COMUNIDAD PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIO INICIO FIN Indicador: (No. de solicitudes realizadas por la Comunidad / No. de solicitudes contestadas por la Personería Municipal) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 154

192 PROCESOS MISIONALES CHIQUINQUIRÁ

193 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ORIENTACIÓN Y ELABORACIÓN DE ACCIONES DE TUTELA Versión: 1.0 Código PMGAT 01 Página de de 22 Fecha: OBJETIVO: Garantizar el derecho inherente de toda persona a la protección judicial inmediata de sus Derechos Fundamentales. 2. ALCANCE: Inicia: Manifestación verbal Termina: Redacción de la acción de tutela Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Artículo 86 de la Constitución Política de Colombia de 1991 Decreto 2591 de 1991 Decreto 306 de 1992 Decreto 1382 de 2000 Acción de Tutela 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Manifestación verbal del solicitante Personera 2 Recepción de documentación e información requerida Personera Redacción de la acción de tutela Entrega de la acción de tutela elaborada, para la radicación de ella ante el juzgado pertinente Verificación del cumplimiento (si cumple = fin), (si no cumple = continúa) Realización y presentación del incidente de desacato 7 Fin Personera, Secretaria Personera Personera Personera, Secretaria Fotocopias documentos Copia tutela Oficios Remisorios Oficios remisorios Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 156

194 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ORIENTACIÓN Y ELABORACIÓN DE ACCIONES DE TUTELA Versión: 1.0 Código PMGAT 01 Página de de 22 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO ORIENTACIÓN Y ELABORACIÓN DE ACCIÓN DE TUTELA PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIO INICIO SI NO 6 FIN Indicadores: ( No. Acción de Tutela elaboradas / No. de solicitudes de Acción de Tutela recibidas) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 157

195 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ORIENTACIÓN EN DERECHOS DE PETICIÓN Versión: 1.0 Código PMGDP 02 Página de de 2 2 Fecha: OBJETIVO: Orientar a las personas para la elaboración de la solicitud escrita o verbal ante las autoridades para obtener una respuesta pronta y oportuna que resuelva lo solicitado. 2. ALCANCE: Inicia: Manifestación verbal Termina: Redacción del Derecho de Petición Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia de 1991 Ley 1437 de 2011 Artículos 5, 14, 15, 21, 32, 33 y 35 del Código Contencioso Administrativo Derecho de Petición 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Manifestación verbal del solicitante Personera 2 Análisis de la información relatada. (Si hay lugar para el Derecho de Petición = continúa), (si no = Fin) Personera 3 Redacción del Derecho de Petición Entrega del Derecho de Petición elaborado al 4 solicitante para la radicación ante el ente correspondiente. 5 Fin Personera y Secretaria Personera Fotocopias documentos y Copia del Derecho de Petición Oficios Remisorios Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 158

196 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ORIENTACIÓN EN DERECHOS DE PETICIÓN Versión: 1.0 Código PMGDP 02 Página de de 2 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO ORIENTACIÓN EN DERECHOS DE PETICIÓN PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIOS INICIO NO 2 SI FIN Indicadores: (No. de Derechos de Petición elaborados / No. de Derechos de Petición solicitados) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 159

197 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DILIGENCIAMIENTO DE FORMATO ÚNICO DE DECLARACIÓN DE DESPLAZADOS Versión: 1.0 Código PMGDD 03 Página de de 2 2 Fecha: OBJETIVO: Adoptar medidas para la prevención del desplazamiento forzado; la atención, protección, consolidación y estabilización socioeconómica de los desplazados internos por la violencia en la República de Colombia. 2. ALCANCE: Inicia: Solicitud de orientación Termina: Diligenciamiento de Formato Único de Declaración de Desplazados. Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 387 de 1997 Decretos Nacionales 951, 2562 y 2569 de 2001 Formato Único de Declaración de Desplazados. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Asesoría y solicitud de información Personera 2 Recolección de datos relevantes sobre los hechos, lugar, Personera y involucrados. Secretaria 3 Diligenciamiento del formato Personera, Secretaria 4 Envío de Formatos y oficios a Acción Social a la Unidad Territorial de Boyacá Secretaria Acción Social de Boyacá la envía Bogotá, dónde por medio de una 5 resolución se acredita o no la inclusión Registro Único de Población Desplazada (RUPD). 6 Envío de la Resolución a la Personería Municipal de Chiquinquirá para ser notificada Personera 7 Notificación al solicitante o usuario. Personera Si está en desacuerdo con el acto administrativo de inclusión o 8 exclusión, el solicitante puede interponer el recurso de reposición Personera, ante el funcionario que la profirió y el de apelación ante el superior Secretaria del funcionario, lo cuales deben interponerse dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la notificación. De ser necesario se tramitan las ayudas humanitarias de 9 emergencia con la Administración Municipal, mientras acción Personera social la otorga. 10 Fin Fotocopias documentos Formato Documentos y oficios Resolución de inclusión Resolución Inclusión Oficios Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 160

198 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DILIGENCIAMIENTO DE FORMATO ÚNICO DE DECLARACIÓN DE DESPLAZADOS Versión: 1.0 Código PMGDD 03 Página de de 2 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO DILIGENCIAMIENTO DE FORMATO ÚNICO DE DECLARACIÓN DE DESPLAZADOS PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIOS ACCIÓN SOCIAL BOYACÁ ACCIÓN SOCIAL BOGOTÁ INICIO FIN Indicadores: (No. de Formatos diligenciados y enviados a Acción Social / No. de solicitudes de diligenciamiento de formato requeridas por la comunidad en calidad de desplazado) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 161

199 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FORMULARIO PARA DESIGNACIÓN DE DEFENSOR PÚBLICO Versión: 1.0 Código PMGFD 04 Página 2 de 2 Fecha: OBJETIVO: Prestar en forma eficaz y oportuna la atención a la población desplazada, dentro del esquema de coordinación del Sistema Nacional de Atención Integral a la Población Desplazada. 2. ALCANCE: Inicia: Fiscalía de Justicia y Paz Termina: Diligenciamiento de Formulario para Designación de Defensor Público Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 975 de 2005 Ley 782 de 2002 Formulario para Designación de Defensor Público 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio Fiscalía de Justicia y Paz, asigna: el número del radicado, el fiscal y el bloque al cual se le atribuye el 1 hecho (Ley 975) o que el usuario lo requiera para asunto penal Diligenciamiento del poder, el acta de compromiso, y la 2 ficha socioeconómica. Envío de Formatos y oficios exigidos a la Defensoría del 3 Pueblo para la designación del Defensor Público La Defensoría del Pueblo a través de un oficio, comunica a la Personería el nombre, dirección y teléfono del 4 Defensor Público que en adelante representará a cada presunta víctima en el caso de Justicia y Paz, o al acusado o imputado en asunto penal. 5 Fin Personera, Secretaria Secretaria Personera Formato Formato, oficios Oficios Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 162

200 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FORMULARIO PARA DESIGNACIÓN DE DEFENSOR PÚBLICO Versión: 1.0 Código PMGFD 04 Página 2 de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO PARA LA DESIGNACIÓN DE DEFENSOR PÚBLICO PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIOS DEFENSORÍA DEL PUEBLO INICIO FIN Indicadores: (No. de Formatos diligenciados y enviados a la Defensoría del Pueblo / No. de solicitudes de diligenciamiento de formato realizadas por la comunidad)x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 163

201 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión: 1.0 Página de de 2 2 DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO DE REGISTRO DE HECHOS ATRIBUIBLES A GRUPOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY Código PMGDH 05 Fecha: OBJETIVO: Facilitar los procesos de paz y la reincorporación individual o colectiva a la vida civil de miembros de grupos armados al margen de la ley, garantizando los derechos de las víctimas a la verdad, la justicia y la reparación. 2. ALCANCE: Inicia: Solicitud de orientación Termina: Diligenciamiento de Formulario de registro de hechos atribuibles a grupos organizados al margen de la ley Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 782 de Ley 975 de 2005 Decretos Nacionales 4760 de 2005 Decretos Nacionales 2898 y 3391 de 2006 Ley 1592 de 2012 Formulario de registro de hechos atribuibles a grupos organizados al margen de la ley. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Asesoría y solicitud del formulario Personera 2 Recolección de documentación exigida Personera y Secretaria 3 Relato de los hechos Personera 4 Diligenciamiento del formulario y oficios. Personera, Secretaria 5 Envío a dependencias de Justicia y Paz en Bogotá, D.C. Secretaria Entrega de radicados a las víctimas 6 Personera 7 Fin Fotocopias documentos Formulario Documentación Respuesta de Unidad de Justicia y Paz 164

202 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión: 1.0 Página de de 2 2 DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO DE REGISTRO DE HECHOS ATRIBUIBLES A GRUPOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY Código PMGDH 05 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO DE REGISTRO DE HECHOS ATRIBUIBLES A GRUPOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIOS UNIDAD DE JUSTICIA Y PAZ INICIO FIN Indicadores: (No. de Formatos diligenciados y enviados a Dependencias de Justicia y Paz en Bogotá, D.C. / No. de solicitudes realizadas por las victimas) x

203 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO ÚNICO DE SOLICITUD INDIVIDUAL DE INSCRIPCIÓN EN EL FOLIO DE MATRICULA INMOBILIARIA DE LA MEDIDA DE PROTECCIÓN E INGRESO AL REGISTRO ÚNICO DE PREDIOS Y TERRITORIOS ABANDONADOS Versión: 1.0 Código PMGDI 06 Página 2166 de 2 Fecha: OBJETIVO: Prestar en forma eficaz y oportuna la atención a la población desplazada, dentro del esquema de coordinación del Sistema Nacional de Atención Integral a la Población Desplazada. 2. ALCANCE: Inicia: Solicitud de orientación sobre el formulario de protección de tierras. Termina: Diligenciamiento de Formulario Único de Solicitud Individual de Inscripción en el Folio de Matrícula Inmobiliaria de la medida de protección e ingreso al Registro Único de Predios y Territorios Abandonados (RUPTA) Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 387 de 1997, Artículos 19 y 27. Decreto 2569 de 2000, Artículo 6. Artículo 266, 267, 269 y 442 del Código de Procedimiento Penal Formulario Único de Solicitud Individual de Inscripción en el Folio de Matrícula Inmobiliaria de la medida de protección e ingreso al Registro Único de Predios y Territorios Abandonados (RUPTA) 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Asesoría y solicitud de información Personera Recolección de datos relevantes sobre ubicación e identificación del predio, involucrados y/o herederos, la existencia o no de escritura pública. Diligenciamiento del formato de acuerdo a los datos obtenidos y entrega de desprendible como constancia. Envío de Formatos y oficios a la oficina de Registro e Instrumentos Públicos del lugar competente. La oficina de Registros Públicos con jurisdicción en el sitio, le da trámite y luego procede a la inscripción de la medida de protección, impidiendo que el propietario o titular de derechos inscrito en el folio de matrícula inmobiliaria, sea forzado a transferir contra su voluntad el inmueble. La Personería Municipal estará atenta a cualquier 5 respuesta o decisión de la entidad. 6 Fin Personera, Secretaria Personera, Secretaria Secretaria Personera Fotocopias documentos Formato Documentos y oficios Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 166

204 6. DIAGRAMA DE FLUJO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO ÚNICO DE SOLICITUD INDIVIDUAL DE INSCRIPCIÓN EN EL FOLIO DE MATRICULA INMOBILIARIA DE LA MEDIDA DE PROTECCIÓN E INGRESO AL REGISTRO ÚNICO DE PREDIOS Y TERRITORIOS ABANDONADOS Versión: 1.0 Código PMGDI 06 Página 2167 de 2 Fecha: DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO ÚNICO DE SOLICITUD INDIVIDUAL DE INSCRIPCIÓN EN EL FOLIO DE MATRICULA INMOBILIARIA DE LA MEDIDA DE PROTECCIÓN E INGRESO AL REGISTRO ÚNICO DE PREDIOS Y TERRITORIOS ABANDONADOS PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIOS OFICINA DE REGISTRO E INSTRUMENTOS PÚBLICOS INICIO FIN Indicadores: (No. de Formatos diligenciados y enviados a Oficina de Registro e Instrumentos Públicos con jurisdicción del sitio / No. de asesorías solicitadas por la comunidad desplazada) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 167

205 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO DE SOLICITUD DE REPARACIÓN ADMINISTRATIVA Versión: 1.0 Código PMGDR 07 Página 2168 de 2 Fecha: OBJETIVO: Garantizar la plenitud de los derechos y libertades fundamentales reconocidas en la Constitución Política de Colombia. 2. ALCANCE: Inicia: Manifestación verbal Termina: Diligenciamiento formulario de solicitud de Reparación Administrativa Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 418 de 1997 Ley 548 de 1999 Ley 782 de 2002 Decreto Nacional 128 de 2003 Decreto 1290 de 2008 Formulario de Solicitud de Reparación Administrativa 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Asesoría y solicitud del formulario Personera 2 Si cumple requisitos, realizar solicitud por la Ley 418 Personera, de 1997, (si no = Fin) Secretaria 3 Recolección de documentación exigida Personera y Secretaria 4 Relato de los hechos Personera 5 Diligenciamiento del formulario y envío a Personera, dependencias de Acción Social Secretaria Una vez entregado el formulario en las dependencias de Acción Social, la Entidad radica la solicitud. 6 Esperar por un término de 18 meses para su aprobación y posterior tramite de indemnización. Personera Cualquier respuesta de esa entidad se le hace saber al usuario, vía celular, teléfono, radial, entre otros. 6 Fin Fotocopias documentos Respuesta de Acción Social Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 168

206 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO DE SOLICITUD DE REPARACIÓN ADMINISTRATIVA Versión: 1.0 Código PMGDR 07 Página 2169 de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIO DE SOLICITUD DE REPACIÓN ADMINISTRATIVA PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIOS ACCIÓN SOCIAL INICIO 1 1 NO 2 SI FIN Indicadores: (No. de Formularios diligenciados y enviados a Dependencias de Acción Social / No. de solicitudes realizadas por la comunidad desplazada) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 169

207 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROTECCIÓN DE DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y LA FAMILIA Versión: 1.0 Código PMGPD 08 Página de 2 Fecha: OBJETIVO: Prevenir de violación de los derechos de los niños, niñas y la familia Disminuir de la impunidad Restablecer los derechos de los niños, niñas y familia 2. ALCANCE: Inicia: Divulgación de derechos Termina: seguimiento a los caso de violación de derechos Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 1098 de 2006 Sensibilización de los Derechos Humanos Visitas establecimientos educativos Divulgación de las rutas a seguir en cada caso 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Ubica o identifica la problemática Personera 2 Realiza charlas en los establecimientos educativos Personera Realiza divulgación de derechos mediante la utilización de distintos medios de comunicación y participación Remite a los entes encargados del manejo de la problemática Hace seguimiento de los casos Fin Personera Personera Personera Constancia de visitas Oficios Remisorios Informes rendidos. Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 170

208 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROTECCIÓN DE DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y LA FAMILIA Versión: 1.0 Código PMGPD 08 Página de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO Indicadores: (No. de informes de casos en seguimiento / No. de solicitudes realizadas por la comunidad) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 171

209 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CAPACITACIONES, CHARLAS PEDAGÓGICAS Y REUNIONES. Versión: 1.0 Código PMCPR 09 Página de 2 Fecha: OBJETIVO: Capacitar a la ciudadanía en general, de acuerdo a las necesidades, requerimientos y/o problemáticas de cada grupo social, en las áreas: civil, penal, laboral, seguridad social, administrativo, constitucional, derecho de familia, ambiental, infancia y adolescencia. 2. ALCANCE: Inicia: Manifestación y/o recepción de queja o denuncia. Termina: Fallo sancionatorio o absolutorio. Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 136 de 1994 Ley 294 de 1996 Ley 387 de 1997 Ley 575 de 2000 Acta de conclusión y acuerdos. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Por iniciativa propia o a petición de los diversos grupos sociales se programa la capacitación o charla. Personera 2 Fijación de fecha para la realización de la actividad. Personera 3 Reunión Personera 4 Elaboración de acta con las conclusiones y alternativas o posibles soluciones para el problema. Personera Los resultados de las mismas son presentados ante los 5 funcionarios de la Personería para asegurar así la Personera retroalimentación. 6 Fin Acta Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 172

210 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CAPACITACIONES, CHARLAS PEDAGÓGICAS Y REUNIONES. Versión: 1.0 Código PMCPR 09 Página de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO CAPACITACIONES Y CHARLAS PEDAGÓGICAS PERSONERA MUNICIPAL GRUPOS SOCIALES DE INTERÉS INICIO FIN Indicadores: (No. de capacitaciones y charlas pedagógicas realizadas / No. de charlas y capacitaciones programadas) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 173

211 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMISIONES PROCURADURIA Versión: 1.0 Código PMVCP 10 Página de 2 Fecha: OBJETIVO: Garantizar que se practiquen las pruebas y notificaciones de los procesos de competencia de la Procuraduría Provincial de Chiquinquirá, en cumplimiento del debido proceso. 2. ALCANCE: Inicia con la Notificación de los autos y termina con la práctica de pruebas. Interviene la Personera y Secretaria de la Personería Municipal de Chiquinquirá. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 734 de 2002 Acervo probatorio 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Radica la comisión Notifica Practica las Pruebas Devuelve comisión Inicio Personera, secretaria Personera, secretaria Personera Secretaria 5 Archiva documentación Secretaria Fin Expediente Auto de notificación Acervo probatorio Oficio remisorio probatorio Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 174

212 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMISIONES PROCURADURIA Versión: 1.0 Código PMVCP 10 Página de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO COMISIONES PROCURADURÍA PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA DEL DESPACHO Inicio Recepciona y radica comisión Expediente Auto de notificación Practica las Pruebas Devuelve comisión Archiva documentación Fin Indicadores: (No. de pruebas y notificaciones realizadas / No. de notificaciones solicitadas) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 175

213 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTROL CONTRATACIÒN Versión: 1.0 Código PMVCD 11 Página de 2 Fecha: OBJETIVO: Vigilar que la contratación cumpla con la normatividad vigente y se haga de forma transparente y estrictamente necesaria. 2. ALCANCE: Inicia: Revisión de la modalidad de contratación. Termina: Verificación de cumplimiento del objeto del contrato. Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Decreto 2474 de 2008 Contrato Documentación requerida para la contratación. Visita Secretaria privada de la Alcaldía Municipal de Chiquinquirá Verificación del objeto contratado 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Realiza visita especial Alcaldía Municipal de Chiquinquirá: Relación de procesos vigentes, Personera Acta de visita verificación del cumplimiento de requisitos 2 Verifica el cumplimiento del objeto contractual. Personera Acta de visita 3 Elabora y envía Informe a la Procuraduría Provincial Chiquinquirá Personera Informe 4 Archivo Secretaria Fin Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 176

214 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTROL CONTRATACIÒN Versión: 1.0 Código PMVCD 11 Página de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO Indicadores: (No. de supervisiones realizadas / No. Total de contratos realizados por la Alcaldía Municipal) x 100. Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 177

215 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTROL PLAN DE DESARROLLO Versión: 1.0 Código PMVCD 12 Página de 2 Fecha: OBJETIVO: Controlar el cumplimiento del Plan de Desarrollo, mediante seguimiento al cronograma de ejecución de planes, programas y proyectos planteados por la administración en el mismo. 2. ALCANCE: Inicia: Conocimiento de metas del Plan de Desarrollo Termina: Informe Procuraduría Provincial de Chiquinquirá Interviene: Personera Municipal de Chiquinquirá 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Acuerdo No. 005 de 2012, Consejo Municipal de Chiquinquirá Plan de Desarrollo Visitas dependencias 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Analiza contenidos del Plan de Desarrollo Plan de Personera Desarrollo 2 Verifica el Cumplimiento de metas Personera Actas de Visitas 3 Envía Informe a la Procuraduría Provincial de Chiquinquirá Personera Informe 4 Archiva copia de informe Secretaria Fin Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 178

216 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTROL PLAN DE DESARROLLO Versión: 1.0 Código PMVCD 12 Página de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL PLAN DE DESARROLLO PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA DEL DESPACHO Inicio Analiza contenidos del Plan de Desarrollo Plan de desarrollo Verifica el Cumplimiento de metas Actas de visitas Envía Informe a la Procuraduría Provincial Archiva copia de informe Fin Indicadores: (No. planes, programas y proyectos realizados / No. de planes, programas y proyectos cumplidos y verificados) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 179

217 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REVISION DE PROCESOS JUDICIALES Versión: 1.0 Código PMVPJ 15 Página de 2 Fecha: OBJETIVO: Investigar las conductas de los funcionarios públicos del orden municipal y determinar ocurrencia de la conducta, si la conducta constituye falta disciplinaria, responsabilidad del investigado. 2. ALCANCE: Este proceso de desarrolla en etapas: 1. Empieza con la etapa de investigación previa la cual termina: Archivo definitivo o apertura de la investigación. 2. Apertura de investigación termina con archivo o formulación de cargos. 3. Formulación de cargos termina con condena o absolución de cargo. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 734, expediente y pruebas documentales. Recepción de quejas Iniciación de oficio Practica de Pruebas Análisis probatorio Expedición de providencias 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros 1 Inicio Recepción de queja, de oficio, informe de funcionario. Personera. Queja, informe funcionario 2 Realiza auto de indagación preliminar: notificación del auto al disciplinado, realización de pruebas, fallo. Personera Expediente 3 Efectúa apertura de investigación: Notificación al disciplinado práctica de pruebas, evaluación y Personera Expediente decisión de cargos. 4 Efectúa la etapa de juicio mediante la: Formulación de cargos, notificación pliego de cargos, descargos, Personera Expediente práctica de pruebas, alegatos y fallo. 5 Elabora y realiza la notificación del fallo. Personera Expediente 6 Decide si hay o no lugar a recurso de reposición. Personera 7 Archiva expediente. Secretaria Fin Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 180

218 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REVISION DE PROCESOS JUDICIALES Versión: 1.0 Código PMVPJ 15 Página de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO Indicadores: (No. investigaciones realizadas / No. de quejas interpuestas) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 181

219 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REVISION DE PROCESOS JUDICIALES Versión: 1.0 Código PMVPJ 15 Página de 2 Fecha: OBJETIVO: Recibir quejas o denuncias, así como verificar si un servidor público ha cometido una falta de las contenidas en la Ley 734 de 2002, que es el código disciplinario único. 2. ALCANCE: Inicia: Manifestación y/o recepción de queja o denuncia. Termina: Fallo sancionatorio o absolutorio. Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 734 de 2002 Ley 190 de 1995 Código de Procedimiento Penal, artículos 383, 385, 389 y 442 Expedientes de investigación 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Manifestación y/o recepción de queja o denuncia en contra de un funcionario público. Personera Oficio 2 Verificar ocurrencia o no de la falta. (Si es competente se dicta auto de apertura de indagación preliminar.), (si Personera Auto no, se envía a la Procuraduría General de la Nación). 3 Practica pruebas conducentes y pertinentes a identificar Personera Pruebas 4 el autor o participe del presunto hecho disciplinario. Citación en versión libre al implicado De acuerdo al material probatorio recaudado, se dicta 5 auto de archivo de investigación disciplinaria o por el contrario se profiere pliego de cargos. Finalmente la persona presenta memorial de descargos 6 y alegatos de conclusión. El despacho dentro del término legal dicta fallo 7 sancionatorio o absolutorio. Frente a la decisión procede el recurso de apelación 8 ante el superior. 9 Fin Personera, Secretaria Personera Personera Personera Citación Auto Memorial Apelación Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 182

220 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REVISION DE PROCESOS JUDICIALES Versión: 1.0 Código PMVPJ 15 Página de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE QUEJAS Y TRÁMITE DE PROCESOS DISCIPLINARIOS PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA USUARIOS SERVIDOR PÚBLICO PROCURADURÍA GENERAL 1 INICIO 2 SI 2 J U 23 NO NO SI FIN Indicadores: (No. de fallos sancionatorios o absolutorios / No. de quejas o denuncias realizadas por la comunidad) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 183

221 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REVISION DE PROCESOS JUDICIALES Versión: 1.0 Código PMVPJ 15 Página de 2 Fecha: OBJETIVO: Verificar que en las actuaciones penales y/o civiles, se cumplan las normas del debido proceso, se respeten las garantías de los sujetos procesales y que las partes satisfagan los requisitos exigidos para acceder a los beneficios contemplados en la ley y ejercer las acciones a que haya lugar. 2. ALCANCE: Inicia: Realizar reparto manual de la revisión de proceso penal y/o civil Termina: Remitir al centro documental el Informe revisión proceso judicial y/o copia Certificación de acreditación como víctima violencia para su archivo. 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Código de Procedimiento Civil Código de Procedimiento Penal Informe de revisión de proceso judicial 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Realizar reparto manual de la revisión de proceso penal y/o civil Personera 2 Hacer consulta de casos nuevos en el sistema Personera 3 Seleccionar la actividad a tramitar Personera 4 Revisar el expediente para tomar nota de los hechos; el carácter de la acción; la jurisdicción, la Personera Expediente competencia, la actuación procesal y su notificación. 5 Analizar jurídicamente el caso y verificar en la actuación judicial el cumplimiento del debido proceso Personera y las garantías de los sujetos procesales o las partes 6 Registrar la actividad en el sistema de información Personera 7 Firmar Certificación de acreditación como víctima violencia Personera Certificado 8 Entregar el Certificación de acreditación como víctima violencia al Usuario. Personera Certificado 9 Realizar el proceso de archivo Secretaria Fin Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 184

222 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REVISION DE PROCESOS JUDICIALES Versión: 1.0 Código PMVPJ 15 Página de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO REVISIÓN DE PROCESOS JUDICIALES PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA DEL DESPACHO Inicio Realizar reparto manual de la revisión de proceso penal y/o civil hace consulta de casos nuevos en el sistema Selecciona la actividad a tramitar revisa el expediente para tomar nota de los hechos; el carácter de la acción; la jurisdicción, la competencia, la actuación procesal y su notificación. Archiva Expediente Fin Registra la actividad en el sistema de información Firma Certificación de acreditación como víctima violencia Entrega el Certificación de acreditación como víctima violencia al Usuario Indicadores: (No. procesos judiciales revisados/ No. de procesos Judiciales en reparto) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 185

223 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS VERBALES Versión: 1.0 Código PMVPV 16 Página 2186 de 2 Fecha: OBJETIVO: Investigar las conductas de los funcionarios públicos del orden municipal y determinar ocurrencia de la conducta, si la conducta constituye falta disciplinaria, responsabilidad del investigado. 2. ALCANCE: Este proceso de desarrolla en audiencia pública: Solo interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 734, expediente y pruebas documentales. Recepción de quejas Iniciación de oficio Dirección de la audiencia Practica de Pruebas Análisis probatorio Fallo 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros 1 Inicio Recepción de queja, de oficio, informe de funcionario Personera Queja, informe funcionario 2 Elabora y envía auto de citación de audiencia Personera Expediente 3 Efectúa audiencia: cargos, prueba de pruebas, fallo Personera Expediente 4 Emite Fallo Personera 5 Archiva expediente Secretaria Fin Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 186

224 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS VERBALES Versión: 1.0 Código PMVPV 16 Página 2187 de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO Indicadores: (No. de fallos emitidos / No. de quejas o denuncias realizadas por la comunidad) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 187

225 PROCESOS DE APOYO CHIQUINQUIRÁ 2014

226 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 1.0 Código PAED 01 Página 2 de 1892 Fecha: OBJETIVO: Valorar el rendimiento de los funcionarios en el ejercicio de sus funciones y retroalimentar oportunamente a la persona evaluada con la información relativa a su rendimiento. 2. ALCANCE: Inicia: Con la reunión entre el Evaluador (Personera Municipal de Chiquinquirá) y el Evaluado Termina: Firma de la evaluación. Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 909 de 2004 Ley 734 de 2002 Formatos de evidencia según Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC-. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio Realización de reunión de acuerdo al manual de funciones y competencias laborales con el evaluador y evaluado Se revisan los compromisos laborales, diligencia el respectivo formato del sistema, tipo de evaluación del desempeño laboral, como: metas, criterios y evidencias dando como resultado la asignación del valor en puntos esperados y alcanzados de acuerdo al semestre evaluado. Se diligencia la información general del funcionario. Se le da la consolidación de resultados de acuerdo a los rangos equivalentes a: Sobresaliente: puntos. Satisfactorio: puntos. No satisfactorio: 69-0 o menos. Se registra el portafolio de evidencias y se firma la evaluación. Fin Personera Personera Personera Personera Personera Formato de evaluación Formato de evaluación Consolidación resultados Informes Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 189

227 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Versión: 1.0 Código PAED 01 Página 2 de 1902 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO EVALUACIÓN DESEMPEÑO PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA INICIO FIN Indicadores: (No. de evaluaciones realizadas / No. de evaluaciones estipuladas) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 190

228 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS Versión: 1.0 Código PAMP 02 Página 2 de 1912 Fecha: OBJETIVO: Garantizar y disponer las reglas y principios que rigen los contratos de la Personería Municipal de Chiquinquirá. 2. ALCANCE: Inicia: Estudio de conveniencia y oportunidad. Termina: Acta de Liquidación y entrega del suministro Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 80 de 1993 Ley 136 de 1994 Ley 1150 de 2007 Ley 1474 de 2011 Decreto 2516 de 2011 Decreto 734 de 2012 Certificados de disposición presupuestal, minuta contractual y actas de entrega y liquidación. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Elaboración de estudio de conveniencia y oportunidad Personera 2 Invitación Pública Personera Oficios 2 Realización de solicitud del Certificado de disponibilidad Personera Certificado 3 presupuestal (C.D.P). Elabora la minuta contractual, se suscribe por las partes y se adjunta los documentos necesarios. (Si es persona natural: Certificado de antecedentes penales, disciplinarios, el RUT, copia de la C.C.; si es persona jurídica se solicita RUT, Cámara de Comercio, fotocopia de C.C.). Como mínimo habrá tres cotizaciones, dependiendo la cuantía. Personera Minuta Contractual 4 Firma de contrato y solicitud de reserva presupuestal Personera Contrato 5 Elaboración del acta de inicio del contrato. Personera Acta 6 Recepción del suministro, se solicita la orden de Cuenta de almacén, y el contratista expide su cuenta de cobro Secretaria cobro (Persona natural) o factura (Persona Jurídica). Se elabora por parte del contratante el Acta de 7 Liquidación y entrega del suministro 8 Pago a cargo de Tesorería Municipal 9 Fin Personera Acta Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 191

229 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS Versión: 1.0 Código PAMP 02 Página 2 de 1922 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO CONTRATACIÓN DE SUMINISTROS PERSONERA MUNICIPAL SECRETARIA CONTRATISTA TESORERA MUNICIPAL INICIO FIN Indicadores: No. contratos de suministro de acuerdo a la Ley. suministro realizados / No. de contratos de Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 192

230 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MANEJO DEL PRESUPUESTO Versión: 1.0 Código PAMP 03 Página 2193 de 2 Fecha: OBJETIVO: Garantizar el manejo del presupuesto de conformidad con la ley. 2. ALCANCE: Inicia: Disponibilidades presupuestales Termina: Informe contraloría 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá y Secretaria 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Decreto 734 de 2012 Disponibilidades Comprobantes de pago Contratos Facturas Informe contraloría Nóminas 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio Expide las disponibilidades presupuestales Expide los Comprobantes de pago Realiza el Pago correspondiente Personera, secretaria Personera, secretaria Personera 4 Elabora y envía Informe a la contraloría, con relación de: egresos, balance y conciliación bancaria Secretaria 5 Archiva copia respectiva Secretaria Fin Disponibilidad Comprobante de pago Comprobante de pago Informe contraloría Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 193

231 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MANEJO DEL PRESUPUESTO Versión: 1.0 Código PAMP 03 Página 2194 de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO Indicadores: (Presupuesto ejecutado / Disponibilidades asignadas) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 194

232 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1.0 Código PAGD 04 Página de 2 Fecha: OBJETIVO: Establecer la identificación, organización, clasificación, selección y posterior ubicación de los documentos del Instituto para su traslado al archivo central e histórico. 2. ALCANCE: Inicia: Organización de documentos Termina: Elaboración de inventario Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 594 de 2000 Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario Ley 962 de 2005 Decretos 4124 de 2004 Tablas de retención Base de datos Documentación física. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Organizar los documentos en carpetas con su respectiva codificación de acuerdo al nombre y la fecha. A las revistas, videos y carpetas se les coloca una Secretaria etiqueta con su respectiva clasificación. 2 Clasificar las copias y las originales. Secretaria 3 Realizar un inventario de las copias. Secretaria Inventario 4 Enumerar las hojas para saber cuántos folios tiene cada carpeta. Secretaria 5 Organizar las carpetas en las cajas correspondientes Secretaria 6 Se ubican en el lugar seleccionado para archivo, según el caso y se radican en el archivo electrónico. Secretaria Anualmente se elabora un inventario, según formato ya 7 establecido, de los tipos documentales y se procede a Inventario Secretaria hacer una selección de aquellos documentos a eliminar anual o a pasar al archivo histórico. 8 Fin Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 195

233 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1.0 Código PAGD 04 Página de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARIA INICIO FIN Indicadores: (Total documentos valorados / Total documentos a valorar) x 100 (Total archivos depurados / Total archivos a depurar) x 100 Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 196

234 PROCESOS DE EVALUACIÓN CHIQUINQUIRÁ

235 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PLANEACIÓN, COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Y SEGUIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 1.0 Código PEMPC 01 Página 2198 de 2 Fecha: OBJETIVO: Analizar las actividades o tareas realizadas en la Personería Municipal de Chiquinquirá y orientar la toma de acciones de mejora en busca del cumplimiento de los objetivos institucionales. 2. ALCANCE: Inicia: Elaborar un plan de trabajo para realizar los informes de gestión Termina: Acta de Liquidación y entrega del suministro Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 87 de 1993 Decreto 2145 de 1999 Decreto 2539 de Manual de funciones, Plan de trabajo específico de auditoría, informe preliminar de auditoría, informe final de auditoría. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio Conocer los antecedentes y los objetivos de cada área, proceso o actividad que será auditada. Revisar las medidas de control interno, las inconsistencias o debilidades de ellas y evaluar su utilidad y autenticidad. Analizar los hallazgos de la auditoria confrontándolos con la normatividad, los procesos, los procedimientos, etc. Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos particulares del área u objeto de estudio. Preparar los papeles necesarios que soporten los hallazgos, las evidencias y las recomendaciones. Determinar las herramientas técnicas de auditoría para analizar los hallazgos y resultados. Realizar reuniones técnicas de avance con el jefe de control interno y verificar el cumplimiento de las disposiciones o normatividad aplicadas al caso específico. Establecer las conclusiones y preparar las recomendaciones tanto generales como específicas. Comunicar oficialmente los hallazgos y resultados encontrados a los responsables de cada área y realizar las aclaraciones pertinentes. Sustentar las recomendaciones y las conclusiones obtenidas del hallazgo ante el responsable de control interno. Preparar el informe definitivo presentarlo y sustentarlo ante la dirección y responsables del área. Evaluar las mejoras o impactos positivos o la utilidad en la implementación de dichas recomendaciones e informar de los resultados a la Personera Municipal. 13 Fin Personera, Secretaria. Jefe Control interno Personera, Secretaria y Jefe Control Interno Jefe Control Interno Personera, Secretaria Oficios Oficios Informe Informe Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 198

236 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PLANEACIÓN, COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Y SEGUIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 1.0 Código PEMPC 01 Página 2199 de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO PLANEACIÓN, COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Y SEGUIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS PERSONERA MUNICIPAL JEFE DE CONTROL INTERNO Y SECRETARIA INICIO FIN Indicadores: (No. de mejoras cumplidas por proceso realizadas por proceso) x 100 / No. de recomendaciones Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 199

237 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REALIZACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA INFORME DE GESTIÓN Versión: 1.0 Código PERPIG 02 Página 2200 de 2 Fecha: OBJETIVO: Determinar acciones de mejoramiento que permitan establecer estrategias y correctivos en pro de una correcta gestión institucional. 2. ALCANCE: Inicia: Elaborar un Plan de Trabajo para realizar los informes de gestión Termina: Elaboración del informe de gestión Interviene la Personera Municipal de Chiquinquirá y la Secretaria 3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Personera Municipal de Chiquinquirá 4. SOPORTE LEGAL Y/O DOCUMENTAL: Ley 87 de 1993 Decretos 1826 de 1994 Decreto 2145 de 1999 Decreto 1537 de Informe de gestión. Manual de funciones. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Descripción actividades Responsable Registros Inicio 1 Elaborar un plan de trabajo para realizar los informes de Plan de gestión. trabajo 2 Recopilar la información de cada área 3 Establecer un cronograma de trabajo. Cronograma Verificar lo informado con las evidencias y archivos que 4 Personera y reposan en cada área Secretaria Elaboración del informe preliminar con los hallazgos 5 encontrados, las acciones correctivas, sugerencias y Informe recomendaciones. 6 Analizar conjuntamente el informe 7 El encargado de control interno lo revisa y aprueba. 8 Fin Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI Adoptado por: Equipo Directivo MECI 200

238 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS REALIZACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA INFORME DE GESTIÓN Versión: 1.0 Código PERPIG 02 Página 2201 de 2 Fecha: DIAGRAMA DE FLUJO REALIZACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO PARA INFORME DE GESTIÓN PERSONERA MUNICIPAL Y SECRETARIA INICIO FIN Indicadores: (No. de acciones de mejora ejecutadas preventivas, correctivas realizadas por proceso) x 100. Diseñado por: Flor Imelda López López Revisado por: Equipo MECI / No. de acciones Adoptado por: Equipo Directivo MECI 201

239 ANEXO J MANUAL DEL RIESGO CHIQUINQUIRÁ

240 RESOLUCIÓN No. 007 (04 de Marzo de 2014) Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Por la cual se adopta el Mapa de Riesgos en la PERSONERÍA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ. LA PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ, BOYACÁ EN EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, Y DEMÁS NORMAS CONCORDANTES, CONSIDERANDO: Que el Decreto No de 2001, en su artículo 4to., establece que todas las entidades de la Administración Pública deben contar con una política de Administración de Riesgos, tendiente a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de manera eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados ante eventuales contingencias que se puedan presentar. Qué la Personería Municipal de Chiquinquirá,adoptó mediante la Resolución No.003 del 21deAgosto de 2014, el Modelo Estándar de Control Interno, conforme a las normas legales, especialmente el Decreto 1599 de 2005, por el cual las entidades del estado a nivel nacional, implementaron, el modelo que consta de tres subsistemas de control: Estratégico, de Gestión y Evaluación. Que el Subsistema de Control Estratégico, contempla el componente de administración del riesgo, el cual se define como un elemento de control, que permite a la Personería Municipal de Chiquinquirá, evaluar aquellos eventos negativos internos o externos, susceptibles de generar riesgos que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales, o aquellos positivos, que permitan identificar oportunamente un mejor cumplimiento de sus funciones. Que la adopción de este Mapa de Riesgos, metodológicamente tiene como objetivo el fortalecimiento de la función administrativa, conforme a lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, el artículo 3 de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 1537 de

241 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO Que el Mapa de Riesgos es un elemento de control, que al momento de realizar la valoración de los riesgos y la formulación de políticas para su manejo, mitigación o prevención no solamente garantiza la gestión institucional y el logro de objetivos, sino que además fortalece el ejercicio del Control Interno. Que para efectos del manual que se adopta, se considera el riesgo como toda posibilidad de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la Personería Municipal de Chiquinquirá en el logro de sus objetivos. Que en merito a lo expuesto: RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar en todas sus partes el Mapa de Riesgos, para la administración dela Personería Municipal de Chiquinquirá, como un elemento de control, cuyo propósito estará orientado a manejar de forma adecuada los riesgos que pudieran presentarse, permitiéndole a la organización estar preparada ante eventuales contingencias, como una política de Administración del Riesgo. ARTÍCULO SEGUNDO. La coordinación para su implementación, y la respectiva actualización del Mapa de Riesgo, será responsabilidad del Gerente y el responsable de Control Interno. ARTÍCULO TERCERO. Será responsabilidad de la Personera Municipal de Chiquinquirá y responsable de Control Interno dar a conocer el Mapa de Riesgo que se adopta al interior de la Personería Municipal de Chiquinquirá, en especial a los servidores públicos al servicio de la organización y en general se socializara a los usuarios de la entidad a través de los mecanismos con los que cuenta para tales efectos (cartelera institucional, impresos, reuniones informativas, entre otros). 204

242 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en la Personería Municipal de Chiquinquirá a los cuatro (04) días del mes de Marzo del año dos mil catorce (2014). MARTHA ISABEL LÓPEZ LUGO PERSONERA MUNICIPAL DE CHIQUINQUIRÁ 205

243 Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO 1. LA GESTIÓN DE RIESGOS: UNA ESTRATEGIA DE CAMBIO El estudio y manejo de los riesgos no es un tema nuevo, de alguna u otra forma, las entidades, negocios y grandes empresas han venido desarrollando planes, programas y proyectos tendientes a darle un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar. Es así como se encuentra que existen diferentes formas de abordar el tema de los riesgos dependiendo del tamaño de la entidad, los objetivos que persigue, la cultura administrativa, la complejidad de sus operaciones y la disponibilidad de recursos entre otros. El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vínculo con todo el quehacer, casi se podría afirmar que no hay actividad de la vida, los negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que la humanidad desde sus inicios buscó maneras de protegerse contra las contingencias y desarrolló - al igual que la mayoría de las especies animales- maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a través de acciones preventivas. Actualmente la dirección moderna concibió una disciplina denominada Administración del Riesgo o Gerencia de Riesgos que es una función de muy alto nivel dentro de la organización para definir un conjunto de estrategias que a partir de los recursos (físicos, humanos y financieros) busca, en el corto plazo mantener la estabilidad financiera de la empresa, protegiendo los activos e ingresos y, en el largo plazo, minimizar las pérdidas ocasionadas por la ocurrencia de dichos riesgos. En este contexto, las entidades de la administración pública no pueden ser ajenas al tema de los riesgos y deben buscar cómo manejarlos partiendo de la base de su razón de ser y su compromiso con la sociedad; por esto se debe tener en cuenta que los riesgos no solo son de carácter económico y están directamente relacionados con entidades financieras o con lo que se ha denominado riesgos profesionales, sino que hacen parte de cualquier 206

244 gestión que se realice. Nit: 891,800,475-0 República de Colombia Departamento de Boyacá DESPACHO A continuación se presenta el esquema de organización e implementación del componente de administración de riesgos. Gráfica 5. Administración del Riesgo según el DAFP Fuente MARCO LEGAL Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, Artículo 2 literal a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. Articulo 2 literal f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos. Ley 298 de 1996, por la cual se crea y Organiza la Contaduría General de la Nación como Unidad Administrativa Especial. Ley 489 de 1998, ESTATUTO BÁSICO de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. 207