TÉRMINOS DE REFERENCIA

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA CONTRATACIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN DEL IV ENCUENTRO NACIONAL DE TURISMO RURAL COMUNITARIO A DESARROLLARSE EN LA REGIÓN AREQUIPA EN EL MES DE NOVIEMBRE DE ANTECEDENTES En el 2007, el Viceministerio de Turismo llevó a cabo el I Encuentro Nacional sobre Turismo Rural Comunitario en el Valle de Urubamba del 20 al 22 de noviembre. El objetivo del mencionado evento consistió en congregar a todos los actores involucrados y dar inicio a la promoción del desarrollo del turismo rural comunitario, mostrando las iniciativas más exitosas que vienen realizando las comunidades del país, que aspiran a desarrollarse través del turismo, respetando su patrimonio cultural y natural. Convencidos de lo importante que resulta que este tipo de eventos muestren una continuidad a efectos de poder identificar y evaluar nuevos emprendimientos rurales y poner en el debate público los temas importantes, el MINCETUR a través del Viceministerio de Turismo, vio por conveniente concentrar esfuerzos para desarrollar del 26 al 28 de noviembre de 2008, el II Encuentro Nacional sobre Turismo Rural Comunitario, definiendo a la ciudad de Puno como su sede. El mismo que se constituyó en un espacio de reflexión e intercambio de información que permitió a los participantes fortalecer y articular acciones en favor del desarrollo del turismo rural comunitario, incluyendo la calidad como elemento diferenciador que permite que nuestros destinos y servicios turísticos sean más competitivos, respondiendo a las expectativas de los turistas, creando mejores oportunidades de desarrollo económico-social, conservando y preservando los recursos culturales y naturales y mejorando las condiciones de vida de las poblaciones vinculadas a dicha actividad. En 2009, se efectúo la III tercera edición del Encuentro Nacional en la región Ancash, consolidando a este espacio de convergencia de actores como el más importante en su género y en el cual se promueve la difusión de información importante para el desarrollo del TRC en el país. 2. OBJETIVOS Objetivo general Promover el desarrollo del turismo rural comunitario en el Perú como una política pública nacional, con planes y estrategias para el quinquenio , articulando a todos los actores involucrados. Objetivos específicos Fortalecer las iniciativas desarrolladas por las comunidades rurales. Consolidar el liderazgo del MINCETUR en su rol de articulador. Crear un espacio de convocatoria anual para todos los actores del sector público-privada para compartir los avances del Programa, emprendimientos, innovaciones. 3. ALCANCE DE LA PROPUESTA La propuesta detallada para el IV Encuentro Nacional de Turismo Rural Comunitario deberá contener la siguiente información: a. Plan de Acción y Cronograma de Actividades Se elaborará un Plan de Acción y Cronograma de actividades del mencionado evento, de acuerdo a la información recibida por el comité organizador de parte del Viceministerio de Turismo, así como un diagnóstico de campo, donde se plasmará el detalle de las acciones a realizar y las fechas límites de ejecución de cada una de ellas.

2 b. Identificación, evaluación y selección De acuerdo a los requerimientos y prioridades de la institución organizadora y a las necesidades, características y condiciones del evento, se identificará, evaluará y seleccionará sólo a proveedores que sean formales (con RUC y CONSUCODE) para los servicios, tanto locales como de otras ciudades. Equipamiento técnico del auditorio principal: Equipo de iluminación, écrans, proyector, imagen y sonido adecuados, de ser necesario. Acondicionamiento del auditorio: Mesas, sillas, estrado, podio y lo que se identifique como necesario para realización del evento. Ambientación del local sede: Gigantografías, banderolas, señalética, arreglos florales y demás elementos elegidos. Cabe indicar que en este ítem, lo relacionado a la ambientación con los elementos gráficos, se refiere a la ubicación y colocación de los mismos en el local. La elaboración será supervisada por miembros del equipo organizador del MINCETUR. Ambientación y equipamiento de la Feria de productos TRC.: Armado y colocación de stands en el local del evento. Al respecto se evaluará el espacio previsto para la ubicación de los stands y se presentará una alternativa que se ajuste al espacio y las condiciones del lugar así como a la temática del evento. Acreditación: Registro y entrega de credenciales. Se evaluará la mejor opción para realizar este proceso sin demora y evaluando el costo beneficio de acuerdo a las condiciones del evento. Debe asumir la responsabilidad de acreditar a todos los participantes, expositores, encargados de prensa y otros, antes del inicio del evento. Las acreditaciones deberán contener tickets para el control de almuerzos, coffee break, pasantías. Servicio de filmación: En circuito cerrado, si se considera tener otra sala para cubrir la demanda de asistentes a la conferencia. Servicio de edición: Del material filmado. Equipamiento y ambientación de oficina del equipo de trabajo y de sala de expositores: Alquiler de computadoras portátiles o desktop, fotocopiadoras, impresora, papel, tinta para impresora (blanco y negro), pizarra acrílica, plumones especiales para pizarra acrílica, coordinación para uso de línea telefónica y/o cualquier requerimiento adicional. Servicio de alimentación y protocolo: Atención oportuna del almuerzo, coffee break y coctel* (*opcional). Se coordinará con el proveedor inicialmente previsto y se buscará otras alternativas para este servicio, que se ajusten a los requerimientos de la comisión organizadora. Así mismo se evaluará la posibilidad de realizar una cena protocolar, para los expositores e invitados que determine la institución organizadora (opcional). Servicios higiénicos: Implementos de aseo necesarios para los servicios higiénicos del local, además de personal que se encuentre permanentemente controlando y reponiendo los útiles de aseo (papel toalla, papel higiénico, jabón u otros). En el caso de ser necesario convenir con proveedores de baños móviles o similares. Seguridad y limpieza: Personal de seguridad para el local donde se desarrolla el evento y personal de limpieza para el local del evento y para los servicios higiénicos. Servicios Varios: Incluye servicios como grabación de Cd's con información del evento, presentador-moderador, anfitriones, servicio de fotocopiado, impresión, anillado de los documentos proporcionados en el evento; y otros que se evalúen y consideren necesarios.

3 Transporte: Este servicio incluye: Transporte Terrestre: Servicio de transporte adicional al que se brindará con buses, para el transporte de los expositores y/o participantes provenientes de fuera de la ciudad en su arribo y partida de la ciudad y para facilitarles el transporte necesario para la asistencia al evento y las visitas técnicas. Sistema de reserva de participantes: Contar con un sistema de inscripción de participantes (emprendedores, gestores, otros), que luego de evaluados por el MINCETUR, se encarga de enviar mail de aceptación de los participantes determinados. Además con la información de los participantes registrados emitirá reportes distribuyendo el control de pasantías (en grupos por sitio elegido). Otros que surjan en el marco de la necesidad del evento: Actividades a propuesta del MINCETUR o del prestador de servicios, que permitan resolver contingencias y/o mejorar la calidad del evento. 4. ENTREGABLES En el proceso de elaboración de dicho documento se entregará lo siguiente: Primer Informe: Cronograma de Actividades y Plan de Acción de la organización del evento conteniendo propuesta según ítem B del numeral 3. Segundo Informe: Informe conteniendo al 100% la culminación de la contratación de los servicios del Plan de Acción según el ítem B del numeral 3 MINCETUR revisará los Informes a través de la Dirección Nacional de Desarrollo Turístico dentro de los siete (7) días útiles siguientes a la recepción de los mismos y comunicará al Consultor de ser el caso, sus observaciones. El Consultor tendrá siete (7) días útiles siguientes a la recepción de la Comunicación, para subsanar o aclarar las observaciones del MINCETUR. 5. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA El Contratista asumirá la responsabilidad de la organización, planificación, dirección, y control por los servicios prestados para el desarrollo del presente contrato; advirtiendo e informando a los encargados del Equipo del PNTRC de las actividades y acciones que desarrolle. Ello no exime al Consultor de la responsabilidad final y total del mismo. Siendo el Contratista responsable del servicio que presta, deberá garantizar la calidad del mismo y responder por todas las actividades precisadas en los alcances del presente documento (Ítem 3 ), de acuerdo a las normas legales durante los siguientes cinco (5) años, desde la fecha de aprobación del Segundo Informe por parte de MINCETUR, por lo que en caso de ser requerido para cualquier aclaración o corrección, no podrá negar su concurrencia. En caso de no concurrir a la citación antes indicada, se hará conocer su negativa al Viceministro de Turismo, al CONSUCODE y/o la Contraloría General de la República, a los efectos legales consiguientes, en razón de que el servicio prestado es un acto administrativo por el cual es responsable ante el Estado. 7. DURACION DE LA CONSULTORIA El plazo máximo de la consultoría, es de 60 días calendario contados a partir del día siguiente de la firma del contrato ( al )

4 8. COORDINACION Y SUPERVISION La supervisión de los trabajos estará a cargo del Equipo técnico del Programa Nacional de Turismo Rural Comunitario. 9. VALOR DE LA CONSULTORIA Y FORMA DE PAGO El valor referencial asciende a S/.20, (VEINTE MIL Y 00/100 NUEVOS SOLES) monto que incluye los impuesto de ley y cualquier otro concepto que incida en el costo total del contrato. La propuesta económica deberá precisar el tipo de comprobante de pago a presentar. La forma de pago es la siguiente: 50% del monto total, a la conformidad del Primer Informe (según numeral 4) 50% del monto total, a la conformidad del Segundo Informe (según numeral 4) Los pagos estarán sujetos a las conformidades de los informes presentados por el Equipo Consultor, las que serán otorgados por el Viceministerio de Turismo a través del Programa Nacional de Turismo Rural Comunitario. La conformidad se otorgará en un plazo que no excederá los diez (10) días de presentado el informe y comprobante de pago, el pago se efectuará dentro del plazo de diez (10) días naturales computados desde la conformidad del requerimiento de pago. Durante la vigencia del contrato los precios se mantendrán fijos y no estarán sujetos a reajuste alguno. El pago se hará a través del abono directo en la cuenta bancaria abierta en las entidades del Sistema Financiero Nacional, o en su defecto en las oficinas del PCHP en la dirección Av. Jorge Basadre Nº 460, San Isidro los días martes o jueves en el horario de 9 a 12:30pm (llamar antes al anexo 101). 10. PERFIL DEL CONTRATISTA Persona natural y/o jurídica y estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores del Estado. Experiencia mínima de 5 años en la gestión, organización y planificación de eventos de mediana y gran envergadura ( participantes). Presenta cartas de conformidad de servicios cuyos servicios evidencian la experiencia mínima. 11. CONDICIONES DEL CONTRATO Concluido el proceso de evaluación y selección de la Consultoría, los postores recibirán un correo electrónico en el cual se le informará acerca del resultado final. La consultoría seleccionada firmará un contrato con el Programa de Cooperación Hispano Peruano, de acuerdo a lo establecido en la legislación peruana. 12. FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, Y LUGAR DE ENTREGA. El Plazo para la presentación de las propuestas es el 03 de setiembre hasta las horas por vía electrónica (todos los documentos que contengan firma deberán ser escaneados en original y remitidos en formato jpg) a [email protected] con copia a [email protected]. De igual forma los postores deberán remitir en versión física (exactamente igual a la versión electrónica) su propuesta técnica, económica, curriculum vitae (s) en la Calle Uno Oeste No 50 piso

5 15 Urb. Corpac - San Isidro, en atención al Coordinador Nacional del Programa Nacional de Turismo Rural Comunitario Viceministerio de Turismo MINCETUR hasta el lunes 06 de septiembre a las del medio día. Cualquier consulta o aclaración hacerla al correo [email protected] 13. METODO DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROPUESTAS El Comité de evaluación conformado por tres representantes del Viceministerio de Turismo MINCETUR (un presidente y dos miembros), verificará la existencia de tres expedientes como mínimo para la evaluación, caso contrario se declara desierto, acordando una nueva ampliación para la presente convocatoria. De encontrarse conforme los tres expedientes, El Comité de evaluación procederá a la evaluación de las propuestas, de acuerdo a los requerimientos técnicos mínimos contenidos en el presente documento. EXPEDIENTE PARA EVALUACIÓN: 1. Perfil del contratista Acredita estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores del Estado. Experiencia mínima de 5 años en la gestión, organización y planificación de eventos de mediana y gran envergadura ( participantes). Presenta cartas de conformidad de servicios cuyos servicios evidencian la experiencia mínima. 2. Propuesta Técnica Presentación de propuesta técnica. Presentación de cronograma de la propuesta técnica. Plazo. 3 Propuesta económica El precio de la propuesta económica. Valoración del puntaje final. Los pesos aplicados en la calificación se establecerán de la siguiente manera: 1 Propuesta de Perfil : 50% 2 Propuesta técnica : 35% 2 Propuesta económica : 15%