TITULO: Concurso Gestor Publico Social y Tecnológicamente Responsable

Transcripción

1 TITULO: Concurso Gestor Publico Social y Tecnológicamente Responsable INTRODUCCION Autor: Adrián Marcelo Muracciole 1 El trabajo diario en las oficinas públicas ha cambiado, y lo sigue haciendo, dinámicamente en los últimos 40 años. La incorporación de cada vez más herramientas informáticas nos permiten ser más eficientes 2, mejorando nuestros tiempos de obtención de resultados. Asimismo, estos cambios producen ciertas complicaciones y nos obligan a replantearnos nuestros modos de hacer en nuestro trabajo cotidiano. La nueva gestión pública implica cambiar el paradigma hacia una gestión por resultados, ya que toda acción se mide justamente por los resultados que puede mostrar. La Gestion por Resultados implica administrar recursos para cumplir con las acciones estratégicamente planificadas en un periodo determinado. Aquí, ya no interesa las horas que uno aplique a su función, sino que lo importante es la eficacia de su trabajo y el logro de los objetivos propuestos. En este marco, encontramos desde la Subsecretaria de gestión Publica dependiente del Ministerio de la Jefatura de Gabinete la necesidad de involucrarnos cada vez más con nuestra tarea diaria y es por ello que entre muchas de nuestras tareas, impulsamos la campaña de Gestor Publico Social y Tecnológicamente Responsable, que implica el cuidado de los recursos del Estado, la simplificación de procesos y la optimización del tiempo en nuestro quehacer diario, con el objetivo de lograr una administración que logre responder a las necesidades de los ciudadanos de una manera más eficiente, con mejor calidad y en menor tiempo. Ya sea reemplazar notas por s, imprimir papel de ambos lados, o realizar autorizaciones mediante firmas digitales u otros medios de comunicación informática, permite reducir tiempos, costos, esfuerzos y además, cuidar los recursos públicos. Más aun, esta reducción de recursos, brinda además una protección al ambiente que nos rodea. Cuidar recursos económicos, mejora el presupuesto estatal y permite liberar recursos desde gastos administrativos hacia inversiones sociales en políticas públicas. La menor utilización de energía reduce la cantidad de combustible quemado en su producción; reducir el consumo de papel implica el cuidado de árboles; leer el contenido de los documentos sin imprimirlos disminuye el dispendio de tintas. Este trabajo busca expresar este tipo de innovaciones, comentando la propuesta de la Provincia de Formosa, teniendo en cuenta la experiencia de la Subsecretaria de Gestión Pública y proponiendo finalmente la idea de un concurso de calidad denominado Gestor Publico Social y Tecnológicamente Responsable como manera de implementar estas buenas practicas. 1 Coordinador General de Asistencia Técnica de la Subsecretaria de Gestión Publica del Ministerio de la Jefatura de Gabinete. 2 La definición de eficiencia utilizada para este trabajo dista de la definición economicista de más producción a menores costos. Para este caso, la eficiencia se entiende como mayores respuestas en menores tiempos y con más calidad.

2 EL CONSUMO DE RECURSOS 1. Papel Si bien, las tecnologías cambian, los procesos de producción mejoran, la búsqueda por menores costos implican cambios permanentes. Los recursos consumidos por el Estado en materiales de librería que podrían reemplazarse con la utilización de recursos informáticos toman dimensiones importantes si hablamos de una Administración Publica con cerca de agentes públicos. Si bien es cierto que las fábricas de papel están reemplazando la utilización de madera convencional por caña de azúcar, se estima que una resma de 500 hojas requiere el consumo de un árbol y 185 litros de agua. Como este papel no se consume solo sino impreso, cada resma de papel utiliza aproximadamente 2 cartuchos y medio de tinta. Por último, el papel utilizado, difícilmente pueda reutilizarse para otros procesos. Una oficina estándar 3 ocupa aproximadamente entre 20 y 25 resmas de papel al mes, lo que equivale a decir que anualmente, una oficina utiliza entre 240 y 300 árboles y de y litros de agua. Las preguntas que siguen a partir de esta afirmación son: Es realmente necesario el consumo de todo este papel? Se puede reducir el consumo de papel realmente necesario? La primera prueba realizada en la oficina de la Subsecretaria de Gestión Pública de la Provincia fue la utilización de papel de ambos lados de manera de reducir la cantidad de papel consumido. El resultado fue la reducción de 22 Resmas de papel promedio a 15. Estimamos además, que aun este proceso de impresión en ambas caras no está optimizado, debido a varios factores, como la necesidad de un equipo informático acorde a esta necesidad (impresoras inteligentes), y la falta de costumbre y entrenamiento de los agentes públicos. Por 3 Que cuenta con entre 30 y 40 personas trabajando, o mejor aún, veinte puestos de trabajo y 4 impresoras disponibles.

3 último, los actos administrativos deben ser impresos en una sola carilla, lo cual limita esta acción 4. Sin embargo, el inconveniente más importante que encontramos en este proceso de reducción de papel es la falta de costumbre de lectura de archivos desde la computadora. En nuestro caso, estimamos que entre el 50% y 60% del papel que consumimos, podría evitarse sin incorporásemos el habito de la lectura desde las computadoras personales, ya que en la actualidad, existen programas informáticos que nos permiten realizar subrayados, marcas, etc. de manera de tratar el documento de la misma manera que si lo trabajásemos en formato impreso. 2. Simplificación de Procesos Otro interés de nuestro trabajo es el de la simplificación de procesos tanto internos como externos. Simplificar procesos implica optimizar los procesos para cumplir con las exigencias institucionales y requerimientos de los ciudadanos hacia el estado. Entre los procesos encontramos: Procesos Internos: Son actividades destinadas a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementarias de las apuestas estratégicas y políticas de institucionales del Estado. Procesos Externos: Son acciones cuyo objetivo es una mejor capacidad de gestión antes las necesidades de la ciudadanía que el Estado debe resolver. Simplificar procesos implica desarrollar una Reingeniería de Procesos, que consiste en un relevamiento, análisis y diagnóstico de los circuitos administrativos y la gestión de las distintas dependencias del ejecutivo. Su objetivo es determinar el estado actual de la capacidad de las instituciones en dar respuestas a las necesidades ciudadanas, proponiendo medidas para una mejora continua mediante un eficaz procesamiento de sus procesos internos, elaborando mejoras continuas en los mismos, de manera de lograr la producción institucional que justifique su existencia 5. Simplificar procesos, ayuda a cumplir los objetivos de manera más efectiva, en menores tiempo, aumentado así, nuestra capacidad de respuesta ante los vecinos, con una mejor administración de los recursos y una coordinación más efectiva de nuestras acciones. CAMPAÑA GESTOR PÚBLICO SOCIAL Y TECNOLOGICAMENTE RESPONSABLE 1. Sensibilización La primera parte del proceso de mejorar las prácticas cotidianas de la Administración Publica Local se basa en la sensibilización de los actores. Esta campaña va desde la incorporación del logo de calidad de Gestor Publico Social y Tecnológicamente Responsable en cada uno de nuestros mails, como un sello de calidad, así como su explicación en distintas ocasiones mediante mail, charlas, reuniones o nuestras Jornadas de Integración del Equipo de Gobierno Provincial. El objetivo de esta primera parte del trabajo es llegar a la mayor cantidad de 4 De igual manera, los actos administrativos son mínimos. 5 Esta producción institucional es el permanente crecimiento de las condiciones de vida de los ciudadanos.

4 agentes públicos con la idea de que cuidar nuestros recursos implica fortalecer la gestión de gobierno, desde lo económico hasta lo ambiental, reduciendo tiempos, mejorando la atención al ciudadano y disminuyendo los gastos operativos del Estado, de manera de ampliar los recursos disponibles para otras inversiones. Así entonces, esta primera etapa busca fomentar el sentido de pertenencia con lo que hacemos, sensibilizando así la importancia de cuidar lo nuestro, mejorar día a día y así lograr mayores y mejores resultados en menores tiempos posibles, y, cuando se pueda, con menores costos. 2. Concurso Provincial Gestor Publico Social y Tecnológicamente Responsable Como corolario de este proceso, se está poniendo en marcha el Concurso Provincial Gestor Publico Social y Tecnológicamente Responsable. El mismo consiste en que cada Organismo provincial presente una propuesta para optimizar sus prácticas y procesos de gestión, en pos de la mejora de la prestación de los productos y servicios destinados a los ciudadanos. El concurso premiará a los organismos que, sobre la base de sus experiencias en la gestión diaria, realicen propuestas innovadoras, sencillas y viables que impliquen mejoras significativas en: La disminución de los tiempos de respuesta, El mejoramiento de la calidad de los productos y servicios que presten a la sociedad, Reducción del uso de los recursos del Estado (papel, tinta, teléfono, energía, etc.). El Proceso de Valuación se basa en la clasificación de los formularios de postulación recibidos para luego preseleccionarlos de manera anónima por miembros de un Equipo Técnico. Luego de la preselección, el Equipo Técnico verificará las postulaciones finalistas. En el proceso de verificación es posible que se solicite información aclaratoria o adicional y/o copia de documentos. El Jurado Calificador valorará las características de la experiencia relatada que demuestren cuán complicada era la práctica a mejorar, así como la pertinencia, claridad, innovación y viabilidad de la propuesta de mejora. Las acciones sugeridas para la solución al problema serán el elemento más importante para otorgar el premio. Los criterios de evaluación a tener en cuenta son: Impacto en la Gestión de la Calidad del Organismo Impacto Social Impacto Económico Impacto Ecológico Viabilidad del Proyecto y Posibilidad de Transferencia Compromiso de la Alta Gerencia con el Proyecto

5 CONSIDERACIONES FINALES La dinámica del trabajo en el Estado nos obliga a actualizar nuestras formas de hacer, incorporar tecnología, reducir nuestros tiempos y costos. Las acciones claves para lograr estos objetivos son el desarrollo del sentido de propiedad. Sentir que cada peso gastado es un peso nuestro, que el tiempo perdido implica nuestro tiempo, mejora notoriamente la aptitud y actitud del Gestor Publico, ya que en el cambio desde una gestión por tiempo a una por resultados, el tiempo perdido implica un alejamiento de nuestras metas y objetivos. Más importante que esto aún es apropiarse de nuestra producción institucional; ya sea como una institución particular dentro del Estado, bregando para que nuestras acciones reflejen lo que la planificación estratégica del estado provincial espera de nosotros; así como apropiándonos de todas y cada una de las acciones que el Estado prevee para el desarrollo de nuestra comunidad, sentirse parte de la construcción colectiva es la clave para una mejor gestión, de calidad y comprometida. Si bien la política es la herramienta fundamental en la apropiación de las políticas del gobierno, este concurso, implica más allá de un reconocimiento a una gestión eficiente, una manera de fomentar esa apropiación desde la gestión desde otro lugar, desde lo institucional, desde el lugar de gestor público y desde nuestro hacer cotidiano. En este marco, cuidar los recursos redunda en mejoras de nuestra gestión, desde el ahorro de recursos económicos, hasta el ahorro en tiempo tendrá una repercusión efectiva en una mejor atención de necesidades del Ciudadano para con el Estado. Para finalizar es importante recalcar que el Estado ante todo debe siempre ser efectivo y eficaz, llegando a satisfacer las necesidades y garantizar los derechos en los menores tiempos posibles y a partir de allí, siempre que se pueda, esto debe realizarse a los menores costos posibles. BIBLIOGRAFIA Jefatura de Gabinete de Ministros de la Nación Gestión por Resultados. Buenos Aires, Argentina. Makón, Marcos Pedro (2000) El modelo de gestión por resultados en los organismos de la administración pública nacional En V Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. Santo Domingo, Rep. Dominicana, Oct