PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN PARA EL MUNICIPIO DE CHOACHÍ CUNDINAMARCA VIGENCIA 2013 y 2014

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1 PLAN DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN PARA EL MUNICIPIO DE CHOACHÍ CUNDINAMARCA VIGENCIA 2013 y

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN POLITICA DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA FINES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN FUNDAMENTACIÓN Y JUSTIFICACIÓN MARCO FILOSOFICO TIPOS DE CAPACITACIÓN Capacitación Inductiva Capacitación Preventiva Capacitación Correctiva MODALIDADES DE CAPACITACIÓN Formación Actualización Especialización Perfeccionamiento Complementación FASES Y PRIORIDADES METODOLOGIA Capacitaciones Cronograma Presupuesto Responsable FORMATO REGISTRO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION FORMULACION DE CAPACITACIONES CRONOGRAMA

3 1. INTRODUCCIÓN La capacitación, es un proceso educativo de carácter estratégico aplicado de manera organizada y sistémica, mediante el cual el personal adquiere o desarrolla conocimientos y habilidades específicas relativas al trabajo, y modifica sus actitudes frente a aspectos de la Administración, el puesto o el ambiente laboral. Como componente del proceso de desarrollo de los Recursos Humanos, la capacitación implica por un lado, una sucesión definida de condiciones y etapas orientadas a lograr la integración del funcionario a su puesto en la Administración, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así como su progreso personal y laboral en la Alcaldía. Y por otro un conjunto de métodos técnicas y recursos para el desarrollo de los planes y la implantación de acciones específicas de la Administración para su normal desarrollo. En tal sentido la capacitación constituye factor importante para que el funcionario brinde el mejor aporte en el puesto asignado, ya que es un proceso constante que busca la eficiencia y la mayor productividad en el desarrollo de sus actividades, así mismo contribuye a elevar el rendimiento, la moral y el ingenio creativo del funcionario. A la luz de la Renovación de la Administración Pública, que se circunscribe dentro de la Nueva Política de Gestión del Talento Humano y de Modernización del Estado, se busca generar un cambio en el Fortalecimiento Institucional, mediante la adecuada prestación de los diferentes servicios Administrativos teniendo como soporte el aprendizaje continuo de los servidores públicos en las áreas de su interés. Por ende, la Administración Municipal de Choachí, como Entidad territorial está obligada en ofrecer a sus funcionarios un Plan de Formación y Capacitación que propenda por el mejoramiento de su desempeño laboral, bajo el Concepto de Competencias Laborales; entendidas estas como el conjunto de actitudes, conocimientos y destrezas necesarias para cumplir de manera optima con las funciones a su cargo. Con el Plan de Formación y de Capacitación enmarcado en la Ley No. 909 de 2004 y reglamentado por el Decreto Ley No.1567 de 1998 y Decreto No.1227 de 2005 se persigue formar y capacitar servidores públicos competentes y 3

4 comprometidos con la Gestión Pública orientada a resultados y a la calidad en la prestación de servicios. El Decreto 1567 de 1998 en su Artículo 4, establece que se entiende por capacitación: El Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la Ley General de Educación, dirigidos a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes con el fin de incrementar la capacidad individual y prestación de los servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Así mismo señala este decreto que la educación definida como formal por las leyes que rigen la materia no se incluye dentro de los procesos aquí definidos como capacitación. El apoyo de las entidades a programas de este tipo hacen parte de los programas de bienestar social e incentivos y se regirá por las normas que regulan el sistema de estímulos. La Ley 734 de 2002 en uno de sus apartes reza así: Es un derecho de todo servidor público recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones. Constitución Nacional de Colombia, Artículo 53: Define la garantía de acceso a la capacitación y al adiestramiento que debe tener todo trabajador de una institución. 2. POLITICA DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN El Plan de Formación y de Capacitación pretende fortalecer la Gestión del Talento Humano elevando los niveles de satisfacción profesional e institucional, eficiencia, eficacia con base en la investigación de necesidades, con el fin de cumplir con las metas establecidas en el Plan de Desarrollo. 3. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA En cumplimiento de sus funciones laborales, los funcionarios de la Administración Municipal adolecen de una serie de conocimientos técnicos que les permitan ejecutar con agilidad y precisión sus diferentes tareas. Lo anterior se pudo corroborar mediante la realización del diagnostico previamente realizado en la 4

5 etapa de planeación previa al diseño e implementación del MECI, el cual dio origen a la formulación del presente documento. 4. FINES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Siendo su propósito general mejorar el desempeño de la Administración Municipal a través del fortalecimiento de las capacidades, conocimientos, habilidades y actitudes de los funcionarios, para desempeñar con mayor eficiencia y eficacia sus funciones y responsabilidades, los fines del Plan de Capacitación son los siguientes: a. Elevar el nivel de rendimiento de los funcionarios y con ello, el cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan de Desarrollo. b. Mejorar la interacción entre los funcionarios y elevar el interés por el aseguramiento de la calidad en el servicio. c. Generar conductas positivas y mejoras en el clima de trabajo, la eficiencia y la calidad para elevar la moral de trabajo. d. Mantener la salud física y mental en tanto ayuda a prevenir accidentes de trabajo, y un ambiente seguro lleva a actitudes y comportamientos más estables. e. Mantener al funcionario al día con los avances tecnológicos, lo que alienta la iniciativa y la creatividad. 5. FUNDAMENTACIÓN Y JUSTIFICACIÓN Las razones por las cuales se hace necesaria la implementación de un programa de formación y de Capacitación en la Administración Municipal de Choachí obedecen a necesidades de tipo Legal y Administrativo. 5

6 Administrativo puesto que con la Implementación del Plan de Capacitación pretende desarrollar conocimientos y habilidades en los funcionarios para el análisis y mejoramiento de procesos administrativos y técnicos que permitan superar deficiencias en la prestación de los diferentes servicios administrativos. Legalmente el Decreto ley 1567 del 5 de agosto de 1998 lo dispone en su Capitulo I, y el decreto N 1227 de abril 21 del MARCO FILOSOFICO El Plan de Formación y de Capacitación se concibe como un instrumento que permita el mejoramiento del desempeño laboral de los funcionarios promoviendo y ejecutando acciones de capacitación en los diferentes campos de la Administración Pública, dirigido a todos los funcionarios brindando conocimientos y herramientas necesarias para el fortalecimiento de sus conocimientos y por ende coadyuvar en la solución a problemas concretos de la Gestión Pública. El objetivo principal debe ser el de contribuir al Fortalecimiento de las Capacidades, habilidades, destrezas, conocimientos y competencias de los Funcionarios de la Administración Municipal mediante las siguientes acciones: a. Generar mediante las acciones de Formación y de Capacitación, las competencias en los funcionarios que les permitan incrementar la eficiencia y eficacia en pro del buen funcionamiento de su puesto de trabajo. b. Capacitar a los funcionarios en el Manejo de Metodologías e Instrumentos que hagan viable una efectiva atención al público. c. Contribuir con el mejoramiento de la capacidad de gestión de la Administración, desarrollando las capacidades de los funcionarios a través de los procesos de capacitación. 6

7 7. TIPOS DE CAPACITACIÓN 7.1 Capacitación Inductiva: Es aquella que se orienta a facilitar la integración del nuevo funcionario, en general como a su ambiente de trabajo, en particular. 7.2 Capacitación Preventiva: Es aquella orientada a prever los cambios que se producen en el personal, toda vez que su desempeño puede variar con los años, sus destrezas pueden deteriorarse y la tecnología hacer obsoletos sus conocimientos. Esta tiene por objeto la preparación del personal para enfrentar con éxito la adopción de nuevas metodología de trabajo, nueva tecnología o la utilización de nuevos equipos, llevándose a cabo en estrecha relación al proceso de desarrollo empresarial. 7.3 Capacitación Correctiva: Como su nombre lo indica, está orientada a solucionar "problemas de desempeño". En tal sentido, su fuente original de información es la Evaluación de Desempeño realizada normal mente en la Administración, pero también los estudios de diagnóstico de necesidades dirigidos a identificarlos y determinar cuáles son factibles de solución a través de acciones de capacitación. 7

8 8. MODALIDADES DE CAPACITACIÓN Los tipos de capacitación enunciados pueden desarrollarse a través de las siguientes modalidades: 8.1 Formación: Su propósito es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar una visión general y amplia con relación al contexto de desenvolvimiento. 8.2 Actualización: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de recientes avances científico -tecnológicos en una determinada actividad. 8.3 Especialización: Se orienta a la profundización y dominio de conocimientos y experiencias o al desarrollo de habilidades, respecto a un área determinada de actividad. 8.4 Perfeccionamiento: Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y experiencias, a fin de potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales, directivas o de gestión. 8.5 Complementación: Su propósito es reforzar la formación de un funcionario que maneja solo parte de los conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere alcanzar el nivel que este exige. 8

9 9. FASES Y PRIORIDADES El Plan de Formación y de Capacitación se ha de Implementar en dos fases, la primera fase será de ejecución y la segunda fase será de seguimiento y control, esta última fase se desarrollará a finales de año con el fin de determinar los resultados, efectos e impactos de acuerdo con las capacitaciones realizadas y verificar la cobertura de la capacitación, su calidad, los niveles de aprendizaje alcanzados y su aplicación en el desempeño. Los instrumentos que han de ser empleados para determinar y medir el grado de Ejecución y efectividad de las capacitaciones serán las encuestas. 10. METODOLOGIA La metodología empleada inicialmente debe consistir en la elaboración de una encuesta de Perfil Profesional y Necesidades de Capacitación instrumento mediante el cual se debe recopilar la información de manera individual referente a la identificación de las necesidades, expectativas e intereses de los funcionarios respecto de la elaboración del Plan de Formación y de Capacitación. Posteriormente se debe aplicar una segunda encuesta con el fin de identificar las necesidades, expectativas e intereses de las dependencias. Dicha encuesta es la Ficha para el Registro de Necesidades Individuales aportado por el Departamento Administrativo de la Función Publica-DAFP, donde los funcionarios podían anotar las Capacitaciones de su interés por dependencia identificando las áreas temáticas y actividades de mayor intereses por parte de los funcionarios. Para el diseño del Plan de Formación y Capacitación se debe tener en cuenta la documentación facilitada por el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP y por la Escuela Superior de Administración Pública-ESAP en sus páginas de Internet y por tanto se de aplicación a la estructura de diseño del Plan de Formación y Capacitación por ellos sugerida. 9

10 Al tener a la mano la estructura de presentación del plan de Formación y Capacitación y la identificación de las Capacitaciones de mayor interés en las cuales están interesados los funcionarios se debe optar por determinar cuáles son las entidades oferentes de dichas Capacitaciones Capacitaciones: Las capacitaciones a desarrollar se deben encontrar descritas en un cronograma de actividades previamente diseñado Cronograma: El cronograma a desarrollar se encuentra descrito en los anexos 10.3 Presupuesto: El presupuesto con que cuenta la Administración Municipal para la implementación del programa. El presupuesto destinado para cada vigencia para el rubro de formación y capacitación es de cinco millones de pesos ($ ) mcte Responsable: El ejecutor del presente trabajo es Recursos Humanos o quien haga sus veces 10

11 ANEXO FORMATO REGISTRO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Choachí, Cundinamarca, (FECHA) Estimado Funcionario (a): Para la elaboración del Plan Institucional de Capacitación, es de vital importancia conocer sus necesidades particulares frente al tema, a fin de contribuir al logro de resultados desde sus responsabilidades laborales y competencias, así como frente a los nuevos desafíos de la Administración Municipal. Por lo tanto, hemos diseñado un formato para que usted manifieste aquellas necesidades que considere necesarias para el buen desarrollo de sus funciones y competencias laborales, en aras de prestar un mejor servicio a la Comunidad. Antes de diligenciar el formato anexo, debe responder a la siguiente pregunta: Cuáles son las competencias que no ha adquirido y requiere para contribuir con las responsabilidades de su labor, con la misión de la Administración Municipal, el Plan de Desarrollo y los Planes Operativos de su Dependencia?, Adicionalmente, puede relacionar aquellas necesidades de capacitación que fueron identificadas en la evaluación de desempeño y que no han sido retroalimentadas por su jefe inmediato. 11

12 En el Formato a diligenciar encontrara: a. Una casilla denominada (función) en donde se registraran solo las funciones donde usted cree tener necesidades de capacitación. b. En la segunda casilla, se registrara de manera clara, corta y precisa la necesidad puntual de capacitación. No olvide registrar estas necesidades en orden de prioridad, tal como se observa en la columna orden de prioridad. Este diagnostico, será un insumo importante para formular adecuadamente el Plan Institucional de Capacitación. A través del mismo, se detectaran los problemas que se pueden originar por la falta de conocimientos, habilidades y actitudes que afectan el desempeño laboral. Gracias por su valiosa colaboración. Atentamente, CARLOS ALFONSO COTRINO GUEVARA ALCALDE MUNICIPAL 12

13 FORMATO REGISTRO INDIVIDUAL PARA IDENTIFICAR NECESIDADES DE CAPACITACION NOMBRE: APELLIDO: CARGO: DEPENDENCIA: REGISTRO DE NECESIDADES INDIVIDUALES DE CAPACITACIÓN NECESIDAD DE CAPACITACIÓN ORDEN DE FUNCIÓN TEMA PRIORIDAD

14 FIRMA DEL FUNCIONARIO 14

15 ANEXO FORMULACION DE CAPACITACIONES SEGÚN IDENTIFICACION DE NECESIDADES DEL DE LA ADMINISTRACION CENTRAL DEPENDENCIA CAPACITACION SOLICITADA Manejo de correspondencia y archivo SECRETARIA Administración de bienes (Almacén) Gestión del talento humano GENERAL Y DE Toda la información relacionada con el desarrollo GOBIERNO institucional como manuales de inducción, de funciones, de procesos y procedimientos, plan de desarrollo. Capacitaciones orientadas al Desarrollo del talento humano. Atención al cliente interno y externo. Formación de ética profesional y del servidor público. Contratación Ley de victimas Presupuesto (Principios presupuestales de las TESORERIA entidades territoriales) Principios contables de las entidades públicas. Principios de gestión documental y archivo. Programa HASS Disponibilidad y registro Manejo sistema operativo office Presentación de informes dirigidos a órganos de control. Atención al cliente Supervisión de contratos Capacitación en el programa de sanidad ambiental. OFICINA Control de enfermedades fitosanitarias en los diferentes cultivos PROGRAMA Formación avanzada en contratación estatal AGRICOLA Funciones y responsabilidades del Principios de gestión documental y archivo 15

16 PECUARIA Y AMBIENTAL SECRETARIA DE PLANEACION SECRETARIA DE DESARROLLO SOSTENIBLE COMISARIA DE FAMILIA INSPECCIÓN DE POLICÍA control interno y el Modelo MECI. Formación avanzada en contratación estatal Actualización en normatividad urbanística Formación avanzada en planeación. Capacitación en el Banco de programas y proyectos y en gestión de proyectos. Principios de gestión documental y archivo Formación avanzada en contratación estatal Actualización en el manejo del SISBEN. Ley de Victimas Principios de gestión documental y archivo Violencia de genero Funciones de Policía judicial Responsabilidad Penal para adolescentes Principios de gestión documental y archivo Ley de victimas Funciones de Policía judicial Derecho policivo Principios de gestión documental y archivo OFICINA CULTURA TURISMO RECREACION Y DEPORTE Formación avanzada en contratación estatal Principios de gestión documental y archivo control interno y el Modelo MECI. Gerencia de proyectos 16

17 FORMULACION DE CAPACITACIONES COMUNES A TODO DEL TALENTO HUMANO DE LA ADMINISTRACION CENTRAL CAPACITACIONES COMUNES A TODOS LOS SERVIDORES PUBLICOS Ética del Servidor Público Principios rectores de la Administración pública Ordenamiento Territorial Gerencia de proyectos Optimización de Recursos Derechos humanos Contratación, Ley 80 y sus decretos reglamentarios. Control Social Administración de riesgos Sistemas de información Sistema de gestión de calidad para el sector púbico Transformación administrativa y medio a los desconocido. 13. CRONOGRAMA TEMA FECHA RESPONSABLE ADMINISTRACION DE BIENES I SEMESTRE DE 2013 GESTION DEL CONTRATACION II SEMESTRE DE 2013 GESTION DEL SISBEN II SEMESTRE DE 2013 GESTION DEL 17

18 GESTION DOCUMENTAL II SEMESTRE DE 2013 GESTION DEL MECI II SEMESTRE DE 2013 GESTION DEL TEMA FECHA RESPONSABLE CONTRATACION I SEMESTRE DE 2014 GESTION DEL CONTROL SOCIAL I SEMESTRE DE 2014 GESTION DEL GESTION DOCUMENTAL I SEMESTRE DE 2014 GESTION DEL CONTROL INTERNO I SEMESTRE DE 2014 GESTION DEL TEMA FECHA RESPONSABLE RELACIONADAS CON LA OFICINA AGRÍCOLA PECUARIA Y AMBIENTAL RELACIONADAS CON TESORERIA RELACIONADAS CON LA INSPECCION II SEMESTRE DE 2014 II SEMESTRE DE 2014 II SEMESTRE DE 2014 GESTION DEL GESTION DEL GESTION DEL TEMA FECHA RESPONSABLE CAPACITACIONES COMUNES A TODOS LOS SERVIDORES II SEMESTRE 2014 GESTION DEL. 18

19 CAPACITACIONES GOBIERNO EN LINEA II SEMESTRE 2014 GESTION DEL 19