ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE TLAXCALA.

Transcripción

1 ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO DE TLAXCALA. En cumplimiento de la LFSETM, que señala el establecimiento de los criterios para las auditorías, procedimientos, métodos y sistemas necesarios para la revisión y fiscalización de la Cuenta Pública, el OFS emite sus procedimientos para la fiscalización superior, que son el instrumento técnico y administrativo para ejercer la función de fiscalización superior conferida por los artículos 104 y 105 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Tlaxcala y que se enuncian de acuerdo a la estructura siguiente: PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS RECURSOS PÚBLICOS EJERCIDOS POR LOS ENTES FISCALIZABLES. 1.1 Control Interno Verificar que los entes fiscalizables ejecutores de los recursos, cuenten con los controles adecuados que aseguren el cumplimiento de la normatividad aplicable y de los objetivos de la entidad; así como la forma y eficacia con que se realiza la comunicación e interacción entre las distintas áreas del ente fiscalizable, que intervienen en el manejo y operación de los recursos asignados al mismo. 1.2 Disposición General Constatar que la documentación comprobatoria que integra la cuenta pública esté debidamente validada por los servidores públicos de los entes fiscalizables. 1.3 Registro Financiero y Presupuestal Verificar que las operaciones financieras, contables y presupuestarias se apeguen a los postulados básicos de contabilidad gubernamental, y se encuentren debidamente soportadas Verificar el debido cumplimiento de obligaciones administrativas y fiscales.

2 1.3.3 Verificar la elaboración, aprobación y autorización, de conformidad con la legislación aplicable y por parte de las instancias correspondientes, del pronóstico de ingresos y presupuesto anual de egresos Verificar el cumplimiento de lo establecido en las leyes de ingresos y presupuesto de egresos autorizado para el ejercicio fiscal respectivo. 1.4 Ingresos Constatar que los recursos recaudados se apeguen a las cuotas y/o tarifas establecidas en la normatividad aplicable Verificar que el ente fiscalizable haya recibido en tiempo y forma los recursos transferidos que le fueron asignados Corroborar la apertura de una cuenta bancaria específica para la recepción de los recursos de cada fondo Verificar en su caso, que el importe de los intereses generados por los recursos se encuentre registrado correctamente y se haya destinado a los fines y objetivos Corroborar que el cierre de ejercicio presupuestal elaborado por el ente fiscalizable, coincida con lo reportado en la cuenta pública. 1.5 Servicios Personales Verificar que el ente fiscalizable aplique las condiciones generales de trabajo establecidas para su personal adscrito Constatar la elaboración, autorización y aplicación del Organigrama, Tabulador de Sueldos y Plantilla de Personal Verificar y corroborar la contratación, designación, nombramiento o ratificación y/o perfil profesional, según corresponda, del personal adscrito al ente fiscalizable Verificar la existencia e integración de los expedientes de servidores públicos y personal adscrito al ente fiscalizable.

3 1.5.5 Comprobar que el personal registrado en nómina se encuentre realizando sus actividades correspondientes en el área asignada y en el horario establecido Constatar que la información asentada en las nominas corresponde a la existente y revisar la congruencia y oportunidad de la información contenida en nóminas del ente fiscalizable Comprobar la existencia de controles de asistencia y puntualidad del personal adscrito Verificar y corroborar la inexistencia de casos de parentesco en personal adscrito al ente fiscalizable contratado por servidores públicos Verificar que se realizaron oportunamente las retenciones y enteros por concepto de impuestos. En lo que respecta a los enteros del ISR por servicios personales, revisar que estos se realicen en tiempo y forma, en cumplimiento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta vigente para el ejercicio fiscal auditado y del Código Fiscal de la Federación Verificar que no se asignaron plazas y puestos, y no se pagaron sueldos distintos a los autorizados; así como, que las remuneraciones salariales se apeguen a lo establecido en el presupuesto y que se cubrieron de acuerdo con los tabuladores autorizados y montos estipulados en los contratos, que las prestaciones se otorgaron conforme a la normatividad y las incidencias del personal fueron consideradas para la formulación de la nómina Comprobar que los pagos realizados estén soportados con las nóminas que consignen a todo el personal adscrito y se acompañen de la documentación y firmas con las que se acredite la recepción del pago Verificar que no se efectuaron pagos a personal no incluido en plantilla de personal y nómina, así como a personal que causó baja temporal o definitiva, o que contaron con permiso o licencia sin goce de sueldo.

4 Constatar que los pagos efectuados al personal de honorarios, se ampararon con los contratos autorizados, además que exista solicitud del área que justifique la contratación, así como comprobar que no se pagaron importes mayores a los estipulados Verificar que no se realizaron pagos indebidos u omisiones en las aportaciones y obligaciones fiscales con cargo a los recursos del presupuesto. 1.6 Materiales y Suministros Revisar que no se hayan pagado gastos que no cuentan con partida autorizada en el presupuesto de egresos y/o estas se encuentren sobregiradas, asimismo apegarse a los criterios de legalidad, honestidad, eficiencia, eficacia, economía, racionalidad, austeridad, transparencia, control, evaluación y rendición de cuentas Verificar que los comprobantes del gasto reúnan requisitos fiscales, comprobar que estos correspondan al periodo en revisión, asimismo comprobar que el giro de la empresa o negocio que expida el comprobante corresponda con la adquisición del bien o servicio prestado Verificar que la comprobación del ejercicio del gasto este soportado con la documentación justificativa suficiente y competente, que permita dar certeza de la erogación Verificar que los comprobantes por concepto de alimentación de personas estén soportados con invitaciones, oficios de comisión, evidencia fotográfica y/o videográfica suficiente y relación firmada que contenga el nombre y cargo de las personas que realizaron el consumo; además, verificar que no existan facturas por adquisición de bebidas alcohólicas para eventos o festividades del ente fiscalizable Verificar la funcionalidad de los odómetros del parque vehicular; el rendimiento del combustible por kilómetro recorrido de las unidades

5 vehiculares así como la información señalada en las bitácoras respectivas a fin de corroborar su correspondencia Constatar que los gastos efectuados de unidades vehiculares particulares de funcionarios y/o empleados se hayan autorizado y formalizado con los contratos de comodato correspondientes, mismos que indiquen el estado que guardan Verificar que las formas valoradas adquiridas hayan sido utilizadas o se encuentren en existencia Verificar que los uniformes y prendas de protección se entreguen al personal asignado, anexando la relación con nombre, firma y unidad administrativa, así como evidencia fotográfica de la entrega Verificar que las adquisiciones realizadas de materiales y consumibles que ameriten la aprobación del respectivo Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, se haya apegado a la ley. 1.7 Servicios Generales Verificar que las erogaciones efectuadas por el pago de servicio telefónico y que las llamadas sean restringidas para asuntos oficiales, además que cuenten con bitácoras debidamente requisitadas Verificar que las erogaciones efectuadas por el pago de servicio de telefonía celular y/o de radiocomunicación están destinadas a actividades oficiales y que las justifiquen, asimismo se apeguen a criterios de racionalidad, austeridad, control y economía Verificar que en el pago de servicio de energía eléctrica, no se realicen pagos por concepto de recargos, multas, actualizaciones, penalizaciones y/o reconexiones; y que la documentación que ampara los gastos esté a nombre del ente fiscalizable Verificar que los pagos por servicios de arrendamiento cumplan con la normatividad aplicable.

6 1.7.5 Constatar que las asignaciones destinadas a cubrir erogaciones por contratación de personas físicas y/o morales para la prestación de servicios profesionales independientes tales como informáticos, de asesoría, consultoría, capacitación, estudios e investigaciones, protección y seguridad se justifiquen, que las actividades realizadas por el prestador del servicio no sean atribuibles al personal o funcionarios del ente fiscalizable y sean efectivamente realizados en beneficio del mismo, además de que se apeguen a la normatividad aplicable Verificar que en el caso de comisiones bancarias generadas por sobregiro, el tesorero o director administrativo del ente fiscalizable sea el responsable del reintegro a la cuenta bancaria correspondiente Verificar que el pago de pólizas de seguros y de impuestos por concepto de tenencia vehicular, correspondan a unidades que son propiedad del ente fiscalizable Constatar que los pagos por servicio de mantenimiento, conservación e instalación de bienes muebles e inmuebles no correspondan a los señalados en la Ley de Obras Públicas, que fueron efectivamente realizados, comprobados y que se apegaron a los criterios de eficiencia, economía, eficacia, honradez, así mismo que estén encaminados a los objetivos Verificar que los viáticos y pasajes se justifiquen mediante oficio de comisión y/o invitación, que fueron efectivamente realizados y comprobados y se apegan a los criterios de eficiencia, economía, eficacia, transparencia, honradez, y estén encaminados a satisfacer los objetivos Verificar que los gastos de orden social y cultural se apeguen a los criterios de eficiencia, economía, eficacia, transparencia, honradez, y estén encaminados para satisfacer los objetivos.

7 1.8 Transferencias Internas Asignaciones Sector Público Verificar que la partida ejercida se encuentre debidamente presupuestada y autorizada respecto de los subsidios entregados a instituciones respectivas Verificar que los gastos efectuados estén correctamente registrados en la contabilidad con base al clasificador por objeto del gasto Cotejar en la entrega de apoyos que la firma contenida en la fotocopia de la credencial de elector, solicitud de apoyo y recibo simple sea la misma Comprobar que para el caso de apoyos además de la documentación descrita en los procedimientos anteriores, estos se encuentren acompañados con documentación que reúna requisitos fiscales Constatar, mediante compulsa directa a los beneficiarios que los recursos les fueron otorgados efectivamente Verificar que los gastos Asistenciales, como del Día de la Madre, Día del anciano, Día del niño, Día del maestro, Día de reyes, DIF, SICORT, ECCAET, Fiestas patrias, Carnaval, Ferias, entre otros, que cada uno de estos subprogramas hayan sido comprobados con documentación que reúna requisitos fiscales y comprobar que los gastos realizados por cada concepto correspondan al periodo y a la actividad a desempeñar por el programa; asimismo, comprobar que el giro de la empresa o negocio que la expida corresponda con la adquisición del bien o servicio prestado Verificar que para la entrega de becas y despensas, la documentación comprobatoria esté debidamente firmada por los beneficiarios y/o tutor y que se encuentre avalada por las instituciones correspondientes.

8 1.9 Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles Comprobar en las adquisiciones que se aseguraron las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes, mediante los procedimientos de adjudicación señalados en la legislación vigente respectiva Verificar que en las adquisiciones de bienes muebles e inmuebles estos se registren contablemente en el patrimonio del ente fiscalizable, así como corroborar su publicación y actualización correspondiente en el sistema e inventario respectivos Verificar la existencia de un inventario físico de bienes muebles e inmuebles clasificado por área, el cual cuente con la descripción de las características del bien, número de inventario, marca, modelo, numero de serie, estado físico, persona resguardante del bien, costo del bien, póliza de registro, número de factura, entre otros registros Constatar que el bien mueble o inmueble se encuentre físicamente de acuerdo a las características descritas en el inventario Inversión Pública Verificar que la obra pública se planee, programe y ejecute de acuerdo a la normatividad en la materia y a las reglas de operación de cada fondo Verificar que la obra pública contratada, se haya licitado, adjudicado y contratado de acuerdo a la normatividad aplicable, considerando los montos máximos autorizados, y que los criterios en los que se sustente la excepción a la licitación, se encuentren debidamente justificados, fundados y motivados con el soporte suficiente, a fin de garantizar las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.

9 Comprobar que la ejecución de obra pública mediante las diversas modalidades esté amparada en un contrato, el cual deberá contener los requisitos establecidos en la normatividad local aplicable, estar debidamente formalizado, y ser congruente con lo estipulado en las bases de licitación Verificar que las personas físicas o morales que celebren contratos con el ente auditado, hayan garantizado el 100% del importe de los anticipos que recibieron, así como del cumplimiento del contrato a través de las fianzas correspondientes Comprobar que el importe del contrato corresponda con las erogaciones registradas contablemente como pagadas y con el importe de las estimaciones, mismas que deberán estar documentadas mediante facturas y generadores de obra principalmente, constatando que se hayan aplicado las deducciones o retenciones respectivas, así como la amortización de la totalidad de los anticipos otorgados y que dicha documentación comprobatoria reúna los requisitos fiscales correspondientes Verificar el cumplimiento de las condiciones originalmente pactadas en el contrato, con el análisis comparativo del plazo registrado en bitácora de obra, estimaciones generadas, avisos de inicio y terminación de obra, y lo registrado en el acta de entrega-recepción, información que deberá ser coherente, de lo contrario, comprobar la congruencia de la formalización de convenios modificatorios y la justificación de su aplicación, y en caso de incumplimiento, la aplicación de las penas correspondientes Comprobar selectivamente que los precios unitarios pactados en el contrato correspondan con los pagados en cada una de las estimaciones, verificando que sean acordes a las especificaciones y trabajos descritos Comprobar que los volúmenes y precios unitarios reportados sean acordes a las especificaciones del proyecto pactadas en el contrato y

10 que estén concluidas y operando adecuadamente, previa selección de los conceptos de obra pagados en las estimaciones de cada contrato Comprobar, mediante visita de inspección física, que los conceptos de las obras y acciones ejecutadas con recursos de cada fondo se ejecutaron cumpliendo con las especificaciones del proyecto, en calidad y cantidad y que se encuentren concluidas y operando adecuadamente Verificar que en el proceso de terminación de las obras se haya efectuado la entrega-recepción de la misma, en la que deberá analizarse el acta correspondiente, el finiquito de obra, planos actualizados, notificación de terminación, manuales de operación, álbum fotográfico y fianza de vicios ocultos Verificar que las obras ejecutadas por administración directa, hayan cumplido con la normatividad local aplicable, asegurando para el Estado el uso eficiente y transparente de los recursos Deuda Pública Verificar la legal integración de la correspondiente solicitud por parte del ente fiscalizable al Congreso del Estado, para la contratación o modificación de financiamiento o de empréstitos Comprobar que los entes fiscalizables hayan previsto en sus respectivos presupuestos de egresos del ejercicio fiscal correspondiente, la o las partidas presupuéstales necesarias y suficientes para cubrir en su totalidad, el pago del servicio de la deuda pública a su cargo Verificar que la contratación de la deuda pública, por parte del ente fiscalizable, se efectuó conforme a las condiciones y principios establecidos por la legislación aplicable Verificar la existencia de la autorización para la contratación de la deuda pública contraída por el ente fiscalizable.

11 Comprobar la existencia de los contratos, convenios, mandatos, fideicomisos de administración y pago, bursátiles, de garantía y demás instrumentos jurídicos necesarios en la contratación de deuda pública Vigilar que el importe del financiamiento y/o empréstito a contratar, se encuentre dentro del monto de su programa de financiamiento neto para el ejercicio fiscal correspondiente Comprobar y verificar los informes del estado de deuda pública, así como los registros financieros, contables y presupuestales, de las operaciones derivadas de la misma, se realizaron de acuerdo a la normativa aplicable Verificar que las entidades públicas tengan integrados los documentos necesarios en materia de control interno, a fin de que los procedimientos, actos o convenios sean susceptibles de auditoría o revisión por las instancias competentes Pagos a Terceros Institucionales Verificar que se realizaron en tiempo y forma los enteros por concepto de seguridad social Revisar que el ente fiscalizable realice oportunamente los pagos y/o enteros por impuestos retenidos Cumplimiento de Metas y Objetivos Constatar la elaboración y autorización de los Planes de Desarrollo, Programas Operativos Anuales y/o Presupuestos Basados en Resultados según corresponda, para el ejercicio fiscal respectivo y que estos se efectúen de acuerdo a la normatividad emitida aplicable Evaluar el cumplimiento de objetivos y metas establecidos por el ente fiscalizable mediante sus respectivos planes y programas de trabajo Evaluar el cumplimiento parcial y final de los objetivos y metas fijadas en los Planes Estatal y Municipales de Desarrollo, según corresponda y los programas aprobados con base en el mismo, conforme a los indicadores estratégicos señalados en los propios programas, a efecto de verificar el

12 desempeño de los mismos y la legalidad en el uso de los recursos públicos Evaluar el cumplimiento de los programas, con base en los indicadores aprobados en el presupuesto Verificar el cumplimiento de la normatividad en materia de planeación, programación, evaluación y control de planes y programas Verificar en su caso los informes de resultados realizados a dependencias y/o entidades por las instancias competentes en materia de evaluación al cumplimiento de metas y objetivos, así como del seguimiento correspondiente.

13 SIGLAS, ACRÓNIMOS Y TÉRMINOS SIGLAS Y ACRÓNIMOS DIF ECCAET ISR LFSETM OFS SICORT TÉRMINO Procedimiento de Auditoría DENOMINACIÓN Desarrollo Integral de la Familia. Empresa para el Control de la Contaminación del Agua en el Estado de Tlaxcala. Impuesto Sobre la Renta. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Tlaxcala y sus Municipios. Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Tlaxcala. Sistema para el Control de los Residuos Sólidos del Estado de Tlaxcala. DEFINICIÓN Agrupación de distintas técnicas y pruebas de auditoría aplicable al estudio particular de una operación o de un proceso, mediante las cuales se realiza un análisis e interpretación para fundamentar la opinión profesional de una revisión.