SERVICIO DE INFORMACIÓN AGROALIMENTARIA Y PESQUERA MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS

Transcripción

1 SERVICIO DE INFORMACIÓN AGROALIMENTARIA Y PESQUERA MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS Octubre

2 Contenido Glosario de términos 3 Introducción 8 Fundamento legal 9 Objetivo general 9 Objetivos específicos 9 Políticas generales 10 Sistema de archivo 10 Unidad responsables de supervisar el sistema de archivo 11 Funcionamiento del sistema de archivos 12 Archivo de Trámite 14 Archivo de Concentración 17 Anexos 20 2

3 Glosario de términos Afirmativa ficta Decisión normativa de carácter administrativo por la cual todas las peticiones por escrito de los ciudadanos (as), empresas o entidades que se hagan a la autoridad pública, si no se contestan en el plazo que marca la ley o las disposiciones administrativas, se consideran aceptadas, bastando para ello conservar la copia del acuse de la solicitud realizada ante la instancia competente. La negativa ficta es la decisión normativa en el sentido opuesto. Archivo Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. Archivo de Concentración Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, permanecen bajo su custodia hasta su destino final. Archivo Histórico Fuente de acceso público y unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental e institucional. Archivo de Trámite Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Asunto Serie de documentos que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados, por tema, motivo, argumento, materia, de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una acción administrativa. Baja documental Eliminación de la documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no tengan valores históricos. Caja Contenedor que sirve para la conservación de uno o varios expedientes, constituyendo así una unidad de instalación. Carátula Frente del expediente donde se establecerán los elementos básicos para describir su contenido. Carpeta Contenedor formado por dos tapas de papel de material flexible (folder) que sirve para integrar documentos de archivo. 3

4 Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) Registro general sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Custodia Responsabilidad que implica la adecuada conservación y administración de los acervos documentales. Ciclo vital de los documentos Son las etapas en las que se divide un documento de un archivo conforme a su uso, valor y ubicación en activa, semiactiva e histórico. Clasificación archivística Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad. Conservación de archivos Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo. Conservación precautoria Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de proceder a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja definitiva. Consulta Consiste en poner los documentos que conserva el archivo a disposición de sus usuarios, a fin de conocer su contenido dentro de las normas establecidas. Copia Reproducción simultánea del texto de un documento. Cuadro General de Clasificación Archivística Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. Destino final Selección de los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un Archivo Histórico. Documento Unidad de información registrada en un soporte, sirve de consulta. Documentación activa Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. 4

5 Documento de apoyo informativo Documentación que se genera o conserva en las oficinas y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad reside en la información que contiene para apoyar a las tareas administrativas. Dentro de sus características se encuentran las siguientes: 1. No forma parte de un archivo ni se encuentra registrado como tal. 2. Tiene uso temporal. 3. Carece de valores primarios (administrativo, contable o legal). 4. La mayoría tiene pronta obsolescencia. 5. No refleja acciones o trámites de la dependencia. 6. Se trata de controles internos para diferentes operaciones (llamadas telefónicas, agendas, faxes, asistencia, control de correspondencia, etc.). Documento de archivo Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o función. Documentación histórica Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Documentación semiactivos De uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el Archivo de Concentración. Documento de archivo Registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Etapa activa El uso de la documentación es constante por el área generadora, tiene valores primarios, está ubicado en el archivo de trámite. Etapa semiactiva Su uso es esporádico por el área generadora, con valores primarios, ubicado en el archivo de concentración. Etapa histórica Contiene valores permanentes, uso público, archivo histórico. Expediente Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. Expurgo Consiste en el retiro de documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al archivo. Esta acción debe realizarse sujetándose a normas y principios vigentes en la institución en materia de disposición documental. 5

6 Foliación Numeración que se da a las fojas de una unidad documental o expediente. Guía simple de archivo Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Inventario múltiple Instrumento de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia y baja documental. Organización Conjunto de actividades destinadas a ordenar y clasificar grupos o secciones, subgrupos o series documentales. Plazo de conservación Periodo de guarda de la documentación en los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico, consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva en su caso y los periodos adicionales establecidos en los lineamientos. Principio de procedencia Principio archivístico que consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza recibidos y/o generados por un organismo público o privado determinado, sin mezclarlos con otros. Registro Actividades destinadas a la identificación y organización de un documento dentro del conjunto de archivos y conforme a un cuadro de clasificación. Sección Cada una de las divisiones primarias de un cuadro de clasificación de archivos. Soporte Material en que se registra la información. Transferencia Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico (transferencia secundaria). Unidad de correspondencia Área que coordina y desarrolla funciones de recepción y despacho de correspondencia. Valor administrativo Es aquel que posee un documento, serie o sección documental para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u organismo, responden a procesos y actividades administrativas. 6

7 Valor documental Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios) o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los Archivos Históricos (valores secundarios). Valor contable Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación comprobación de las operaciones contables y financieras. Valor histórico Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia. Valor jurídico Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. Valor legal Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley. Valor primario Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable. Valor secundario Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histórica y social. Valoración Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Vigencia documental Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. 7

8 Introducción Debido a la importancia de la información que genera el SIAP, se tiene la obligación de dejar constancia documental de los asuntos oficiales que se atienden en la Institución, a efecto de integrar el archivo que formará parte de nuestro patrimonio y del patrimonio nacional. Por ello, el artículo 4, fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, establece como uno de los objetivos el mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos para asegurar su conservación y custodia y con ello, evitar su mal uso, ocultamiento, destrucción, divulgación o alteración. Con respecto a lo anterior, se pretende homogenizar los criterios y regular los procesos archivísticos de los acervos documentales con la finalidad de orientar adecuadamente la operación de los archivos de cada área y con ello dar cumplimiento de organización, ordenación y conservación documental como lo establece el Archivo General de la Nación. En ese sentido, el propósito de este manual es contar con una herramienta útil para la organización de los archivos y facilitar el uso de la información en su manejo, regulando la organización y funcionamiento de cada una de las direcciones de área, encargadas de llevar a cabo la recepción, registro, organización, despacho, seguimiento, uso, resguardo y destino final de los documentos. 8

9 Fundamento legal Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal de Archivos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las unidades administrativas de la Presidencia de la Republica y los órganos desconcentrados donarán a titulo gratuito a la Comisión Nacional del Libros de Textos Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no le sean útiles. Objetivo general Los criterios normativos en este manual son de carácter obligatorio para todas las direcciones de área del SIAP, sobre el uso eficiente de archivos en cuanto a su descripción, registro, clasificación y organización. Así como el cumplimiento en las vigencias y transferencias en lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Publica Gubernamental. Objetivos específicos Definir el esquema básico de organización y funciones de las áreas responsables del manejo de archivos. Controlar y dar seguimiento a la documentación producida y recibida por el SIAP, para su pronta localización, conservación y preservación de las características que le dieron origen. Elaborar los inventarios documentales, que permitan conocer la ubicación, contenidos y cronologías de los archivos. Identificar cuáles documentos son parte de un archivo y cuáles no lo son, a fin de simplificar el trámite de baja de estos últimos y evitar la acumulación innecesaria de papel en oficinas. Garantizar la integridad, localización oportuna y conservación de los expedientes. Establecer las vigencias documentales para los archivos, de acuerdo con sus valores primarios a fin de que éstos puedan transferirse al Archivo de Concentración cuando termine su fase semiactiva. 9

10 Políticas generales El presente manual establece el conjunto de políticas y procedimientos técnicos que regulan el ingreso, registro, organización, descripción, transferencia, concentración, uso, custodia, localización y destino final de los documentos. El Archivo de Concentración es el encargado de instrumentar las acciones destinadas a coordinar, promover y asesorar a los(as) responsables de archivos de trámite de cada área. Asimismo, anualmente presentará un informe de las actividades al Comité de Información. En cada área administrativa existirá un(a) responsable de archivo(s) de trámite el cual será nombrado por el o la titular de la unidad administrativa de cada área y registrado ante la Unidad de Enlace de Transparencia. Cada área elaborará su guía simple de archivo de acuerdo a las funciones registradas en el Catálogo de Disposición Documental. Cada área administrativa será responsable de la elaboración de los inventarios correspondientes. Cada unidad administrativa efectuará, al menos una vez al año, transferencias de archivos semiactivos al Archivo de Concentración. El o la responsable de los archivos de cada área será encargado(a) de coordinar y vigilar el cumplimiento de las acciones que se deriven de la instrumentación del manual. Cada responsable de Archivo de Trámite será el encargado(a) de actualizar las funciones sustantivas que requieran modificar en el CADIDO, las cuales se recibirán en el mes de noviembre de cada año en el Archivo de Concentración, notificando mediante un oficio sustentado del Director(a) de cada Área al Director(a) de Administración con copia al Director(a) General, para que en el mes de febrero se solicite la validación por parte del AGN. Sistema de archivo El sistema de archivos es un conjunto de normas, políticas y procedimientos técnicos que regulan el ciclo vital de los documentos desde su ingreso, gestión, turno, conservación y destino final. La estructura documental del sistema de archivos se compone de: Cuadro de clasificación archivística Instrumento técnico y de consulta que refleja la estructuración de los grupos documentales de un archivo y aporta datos esenciales como claves y niveles que apoyan la organización, esta compuesto por: a) Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. b) Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina. 10

11 c) Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables. d) Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. e) Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o tramite de los sujetos obligados. Anexo 1 Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) Es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Anexo 2 Inventarios documentales Instrumento de consulta que describe las series y expedientes de un archivo y que permite su localización (inventario de uso múltiple), el cual será utilizado para la transferencia y bajas documentales. Anexo 3 Guía simple de archivos Esquema de identificación de los documentos de archivo por medio de su descripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el contenido de los documentos en cualquiera de sus fases (activa, semiactiva e inactiva), así como los productores. Esto se logra con la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y de las partes que la componen mediante el análisis, organización y registro de la información. Para la aplicación de esta guía es necesario que los(as) titulares de las direcciones de área y los(as) responsables de los archivos, requisiten en un formato la información correspondiente, tomando como base el cuadro general de clasificación. Anexo 4 Unidad responsable de supervisar el sistema de archivos Comité de información. Con fundamento en los Artículos 29 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 4 fracción XII y 11 de la Ley Federal de Archivos, el Comité de Información es el responsable de establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para el Órgano Desconcentrado, en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI) y el Archivo General de la Nación. Asimismo, con fundamento en el artículo 30 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, el Comité de Información se encuentra integrado por: Titular de la Unidad de Enlace. Titular Órgano Interno de Control. Servidor Público Designado por el Titular de la Dependencia o Entidad. 11

12 Al cual se incorporaran los siguientes servidores públicos: Responsable de la Página de Internet del SIAP, y Coordinador de Archivos, como asesor en esta materia de archivos con voz y voto. Unidades que operan el sistema de archivos Oficialía de Partes Recibe la documentación de manera electrónica o en papel y selecciona la documentación de acuerdo al asunto y entrega al área correspondiente. Direcciones de área Las que integran la estructura orgánica del SIAP, responsables de aplicar las políticas y velar por la conservación de la documentación. Archivo de Trámite Es responsable de dar seguimiento y organizar los expedientes que se encuentran en etapa activa (uso constante), así como de efectuar las transferencias primarias al Archivo de Concentración. Archivo de Concentración Es responsable del proceso y operación para el manejo de archivos semiactivos, recibe de las unidades administrativas el archivo de trámite y lo conserva de manera precautoria durante su vigencia y hasta su destino final. Funcionamiento del sistema de archivos Control de correspondencia La recepción de documentos es la fase inicial del sistema de archivo; sus implicaciones jurídicas y administrativas para los(as) servidores públicos y la institución obligan a tener un proceso definido que se cuenta desde el ingreso oficial del documento hasta su destino y tratamiento dentro de la Institución; por ello, en la etapa de recepción de documentos oficiales del SIAP se deberán cumplir tres principios: 1. Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida. 2. Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su atención y trámite. 3. Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada y conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones. Para la recepción de los documentos oficiales se observará lo siguiente: Al recibirse la documentación deberá cerciorarse de que ésta sea efectivamente para el SIAP y que se encuentre íntegra y completa. La correspondencia recibida se entregará sin intermediarios a las direcciones de área correspondientes. 12

13 La correspondencia que tenga la leyenda de confidencial y/o urgente se turnará directamente y de manera inmediata al destinatario. Para tener un registro administrativo de la documentación que ingrese al SIAP, se le asignará un número de identificador (folio consecutivo de ingreso, el cual deberá reiniciarse anualmente), número de guía que asigna la paquetería, con destinatario, remitente, destino, ciudad, fecha y hora de recepción, asunto (breve descripción del contenido del documento), nombre y cargo del generador, receptor del documento y procedencia. La documentación jurídica y fiscal, por su naturaleza, debe canalizarse de forma inmediata. Despacho de la documentación Consiste en la correcta y oportuna distribución de todos los documentos que genera la propia Institución con motivo de sus actividades. El adecuado manejo y despacho de la documentación se realizará puntualmente, y será exclusivo para asuntos oficiales, deberá ser de óptima calidad, garantizando la seguridad con eficiencia y eficacia en el reparto de la documentación. El o la responsable de oficialía de partes es encargado(a) de enlazar los servicios de envío de mensajería y paquetería con el prestador de servicios que haya contratado la institución. Control y flujo documental Es un aspecto fundamental para la correcta y oportuna gestión administrativa, así como para la adecuada integración y preservación de los acervos documentales. Las direcciones de área son las responsables de disponer de los mecanismos de control y seguimiento necesarios para conocer en cualquier momento, la situación en la que se encuentra un documento que ingresó y su ubicación precisa. El seguimiento documental garantiza, por una parte, la recuperación archivística de la información, por la otra, permite conocer el volumen y la situación que guardan los asuntos recibidos y turnados a las direcciones de área. Las direcciones de área a las que se les turne la documentación deberán dar respuesta al asunto, marcando copia electrónica a quien se los turnó. Producción y reproducción de documentos Las direcciones de área serán responsables de: La producción y reproducción de documentos institucionales que se hagan atendiendo el criterio de suficiencia, con la finalidad de generar los documentos en la cantidad necesaria, para evitar 13

14 explosión documental de copias y fotocopias que burocraticen los procesos y dupliquen los archivos institucionales. Los comunicados internos que generen las áreas administrativas evitarán emitir copias para conocimiento; en los casos donde sea necesario e indispensable, éstas no deberán ser enviadas al Archivo de Concentración, por lo que la baja se hará en las mismas oficinas una vez que dejen de tener utilidad administrativa. Documentación no considerada como material de archivo Los documentos de apoyo informativo, así como aquellas carpetas que se integran por documentos sueltos de control interno temporal tales como: Controles de correspondencia de entrada y salida. Carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna. Carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente de archivo, como aquellos que reúnen copias de talonarios, faxes, vales al almacén, fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida del personal, entre otros. Carpetas que solamente contienen copias o fotocopias de diversos temas y sin interrelación. Carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable o dependencia pero con contenido diverso y variado sin relación entre sí. Carpetas con información incompleta y sin orden alguno. Materiales documentales tales como, revistas, periódicos, Diario Oficial de la Federación, informe de internet u otro tipo de documentos que no reflejan una acción o trámite. Archivos de Trámite Cada dirección de área contará con un Archivo de Trámite, los(as) responsables serán registrados ante el Archivo de Concentración y se encargaran de conservar y administrar los documentos de uso cotidiano del ejercicio de las atribuciones de esa área, además de hacer las transferencias de los expedientes al término de su fase activa. Los(as) responsables del Archivo de Tramite efectuarán transferencias de archivos semiactivos al menos una vez al año al Archivo de Concentración, las áreas que no cuenten con documentación para transferir lo notificarán por medio de un oficio del director(a) de área dirigido al Director(a) de Administración y Atención a Usuarios con copia al Director(a) General. Funcionamiento de los Archivos de Trámite Los(as) responsables del Archivo de Trámite deberán de coordinar actividades de clasificación, archivo y estricto resguardo de la documentación a su cargo, asimismo, deberán de estar informados del proceso y el lugar en que se localizan los expedientes y documentos. 14

15 Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al CADIDO. Elaborar y administrar el inventario de transferencia primaria. Seleccionar los documentos y expedientes que por su tiempo de conservación de acuerdo al CADIDO, tienen que ser transferidos al Archivo de Concentración del SIAP. Operar el servicio de préstamo de expedientes activos. Integración y clasificación de expedientes El expediente constituye la unidad documental formada por un conjunto de legajos o fojas que se interrelacionan y acumulan en forma natural a lo largo del desarrollo de un asunto y su debida integración permite la ordenación real de los archivos institucionales. Los expedientes activos conformarán el Archivo de Trámite y contendrán documentos oficiales en original o en fotocopia debidamente fundamentada, su integración será con base al principio de procedencia y al principio de respeto al orden original y en estricta observancia al Cuadro General de Clasificación Archivística. Los(as) responsables de los Archivos de Trámite, integrarán y organizarán los expedientes para su fácil localización y eficaz consulta de la siguiente manera: Los documentos deberán corresponder a un mismo asunto. Se integrarán siguiendo el orden cronológico ascendente del trámite. Los documentos serán guardados en fólder o carpetas. Los documentos que contengan anexos, sin importar el soporte (CD S, fotografía, revistas o publicaciones) se integrarán al expediente. Los documentos serán conservados en la forma más cuidadosa posible, permitiendo su uso cotidiano, pero salvaguardando su integridad. Los documentos serán foliados de forma manual con lápiz o mecánicamente conforme sean integrados al expediente. La clasificación y ordenación de los de los expedientes se hará por secciones y series de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística. Los expedientes deberán contar con una carátula (portada o guarda exterior), que debe incluir datos de identificación de los mismos considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística. Anexo 1 La documentación que haya sido calificada como confidencial o reservada conforme a las disposiciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 15

16 sus Lineamientos, deberá identificarse con el mayor cuidado incluyendo en la carátula de los expedientes una leyenda que así lo identifique. Anexo 5 Los expedientes deberán señalar en la ceja los datos de clasificación básica: fondo, subfondo, sección, serie, número consecutivo y clasificación que dentro de la serie documental identifica a cada uno de los expedientes. Transferencia primaria Consiste en llevar a cabo las actividades necesarias para que los archivos semiactivos que se encuentran en las direcciones de área puedan enviarlos al Archivo de Concentración para su conservación precautoria hasta cumplir su vigencia documental y realizar trámites para obtener la autorización de baja o transferencia secundaria. Para la realización de las transferencias primarias se deben considerar los siguientes criterios: Las transferencias de los expedientes de los Archivos de Trámite que hayan concluido su tiempo de conservación, se realizarán según lo establecido en el CADIDO. El Archivo de Concentración recibirá transferencias dos veces al año, en los meses de abril y Octubre. Toda documentación que se pretenda transferir deberá estar respaldada en el inventario de transferencia primaria (Inventario múltiple), mismo que deberá enviarse vía correo electrónico para revisión y autorización, previo a la entrega de los expedientes, por lo que por ningún motivo se recibirán archivos sin estar debidamente inventariados con base en el formato que se anexa a este manual. Anexo 3 El o la responsable del Archivo de Trámite deberá separar los expedientes que consideren históricos y/o reservados o confidenciales de los demás. Para la realización física de la transferencia primaria, el o la responsable del Archivo de Trámite colocará en cajas de cartón de archivo tamaño carta de.60 cm los expedientes. Para el embalaje se observarán las siguientes normas: Los expedientes se colocarán conforme al orden en el que aparecen en el inventario. La caja no se cerrará con cinta adhesiva o material similar, ya que debe abrirse. Para su transferencia la caja se identificará en ambos costados, con la guarda exterior, la cual contiene la siguiente información: Nombre de la unidad administrativa Nombre del área Número de oficio de transferencia Fecha de oficio Tiempo de guarda en Archivo de Concentración No. caja 16

17 No. de expedientes Contenido Plazos de conservación Ubicación (únicamente válido para Archivo de Concentración) Una vez autorizada la transferencia, ésta se llevará a cabo mediante un oficio suscrito por el o la titular de la dirección de área, en el que anexará el inventario de transferencia primaria y señalará el número de cajas o metros lineales. Realizada la revisión y autorizada, el Archivo de Concentración sellará de recibido el acuse del oficio a él (la) responsable del Archivo en Trámite. Préstamo de documentos activos Los expedientes con documentación activa permanecerán bajo la custodia de los(as) responsables de los Archivos de Trámite y estarán a disposición de las áreas administrativas, las cuales podrán ser utilizadas en calidad de préstamo bajo su estricta responsabilidad, mediante previa autorización del o la responsable del Archivo de Trámite y el llenado de un vale de préstamo. Archivo de Concentración El Archivo de Concentración es la unidad responsable donde se concentran todos los expedientes que han concluido su vigencia operativa para su guarda precautoria. Funciones básicas del Archivo de Concentración Recibe la documentación semiactiva inventariada procedente de los(as) responsables de los Archivos de Trámite. Organiza y conserva en forma precautoria la documentación semiactiva. Elabora los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria. Facilita el servicio de préstamo de expedientes y su respectivo control. Realiza la prevaloración documental, en coordinación con las áreas generadoras de la documentación y gestiona los procesos de baja documental ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y el Archivo General de la Nación, según sea el caso. Criterios específicos que se consideran para la prevaloración documental La valoración sobre el destino final de los archivos del SIAP corresponde exclusivamente al Archivo General de la Nación. El Archivo de Concentración será el responsable de la prevaloración de los expedientes inactivos. El proceso de prevaloraciones se realizará una vez concluido el plazo de conservación precautoria de aquellos archivos que ya no posean valores primarios (administrativo, legal, fiscal o contable) y se llevará a cabo en estricta congruencia con el CADIDO. 17

18 Baja documental La documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos podrá ser eliminada de acuerdo a los siguientes criterios: a) El coordinador(a) de archivos dará a conocer a los(as) responsables de los Archivos de Trámite, el calendario de bajas documentales, proporcionando a las unidades administrativas un periodo máximo de 10 días hábiles para notificar si están de acuerdo en que se realice la baja definitiva, en el caso que no se notifique se considerará afirmativa ficta. b) En caso de que las unidades administrativas que generaron la información requieran ampliar el plazo de conservación de los expedientes transferidos al Archivo de Concentración, ya sea por alguna solicitud de información por parte del IFAI o porque la unidad administrativa lo requiera deberá notificarlo mediante un oficio del director(a) de área dirigido al Director(a) de Administración y Atención a Usuarios estableciendo el nuevo período de guarda precautoria, señalando el fundamento de utilidad, ya sea legal, administrativo, fiscal o contable para su revaloración por parte del Archivo de Concentración y visto bueno del Comité de Información. c) Una vez obteniendo la confirmación respectiva por parte de la unidades administrativas, el coordinador(a) de archivos con el visto bueno del Comité de Información, deberá proceder a su trámite ante el Archivo General de la Nación mediante oficio, solicitándole se analice y/o dictamine la baja definitiva de los expedientes de conformidad con lo establecido en el CADIDO. d) Con relación a la baja de documentación contable y en estricta observancia a la normatividad aplicable, se solicitará la autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público por medio de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, a efecto de dar la baja definitiva en cuestión con base a las formalidades previstas por dicha autoridad para ello. e) Una vez recibida el acta de baja documental emitida por el Archivo General de la Nación, o, de ser el caso por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, se procederá a la baja del material documental. f) El coordinador(a) de archivos deberá publicar en el sitio de Internet del SIAP, las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación y las actas de baja documental o de transferencia secundaria. Préstamo de documentación semiactiva Cada dirección de área registrará ante el Archivo de Concentración a los servidores públicos que estarán autorizados para efectuar las solicitudes de préstamo. Para el préstamo de los expedientes semiactivos, la unidad administrativa deberá elaborar un vale, debidamente requisitado, en el cual se asientan los datos precisos de localización del usuario. El préstamo de documentos semiactivos se concederá hasta por 10 días hábiles, concluido este plazo, el área solicitante pedirá por escrito la extensión del préstamo por un máximo adicional de otros 10 días hábiles, transcurrido el tiempo establecido del préstamo, si no se ha realizado la devolución correspondiente, el coordinador(a) de archivos solicitará vía correo electrónico oficial 18

19 a la unidad administrativa para que realice la devolución inmediata del expediente. En los casos excepcionales, el(la) titular de la unidad administrativa fundamentará por escrito la extensión del préstamo del expediente. En el caso de que no justifique la retención del expediente se notificará al Comité de Información para que tome las medidas necesarias. Una vez realizada la devolución del expediente en préstamo, se cancelará el vale de solicitud y se anotará esta información en los registros respectivos. El Comité de Información tiene la facultad de resolver sobre cualquier circunstancia que no esté contemplada en el presente manual. 19

20 Anexos 20

21 Nivel Sección común Anexo 1 Identificación Legislación Catálogo de disposición documental Anexo 2 Valores primarios Clasificación Plazos de de la conservación Información LFTAIPG Admón. Fiscal Legal Archivo trámite Archivo concentración Total de años Destino final 1C.1 Disposiciones legales en materia X Permanente 1C.2 Programas y proyectos sobre legislación X Permanente 1C.3 Leyes X Permanente 1C.4 Códigos X Permanente 1C.5 Convenios y tratados internacionales X Permanente 1C.6 Decretos X Permanente 1C.7 Reglamentos X Permanente 1C.8 Acuerdos generales X Permanente 1C.9 Circulares X Baja 1C.10 Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases de colaboración, acuerdos, etc.) X Permanente 1C.11 Resoluciones X Baja 1C.12 Compilaciones jurídicas X Baja 1C.13 Publicaciones en el Diario Oficial de la Federación X Baja 1C.14 Normas oficiales mexicanas* X Permanente 1C.15 Comités y subcomités de normalización X Permanente *Expediente sobre el desarrollo de una norma oficial mexicana 2C Asuntos jurídicos 2C.1 Disposiciones jurídicas en la materia X Permanente 2C.2 Programas y proyectos en la materia X Permanente 2C.3 Registros y certificación de firmas X Baja 2C.4 Registros y certificación de firmas acreditadas ante la dependencia X Baja 2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal X Baja 2C.6 Asistencia, consultas y asesorías X Baja 2C.7 Estudios dictámenes e informes X Permanente 2C.8 Juicios contra la dependencia X Permanente 2C.9 Juicios de la dependencia 9 X 3 12 Baja 2C.10 Amparos X Baja 21 Plazo de reserva Confidencial Anexo 1 Y 2

22 2C.11 Interposición de recursos administrativos X Baja 2C.12 Opiniones técnico jurídicas X Baja 2C.13 Inspección y designación de peritos X Baja 2C.14 Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos X Baja 2C.15 Notificaciones X Baja 2C.16 Inconformidades y peticiones X Baja 2C.17 Delitos y fallas X Baja 2C.18 Derechos humanos X Baja 3C Programación, organización y presupuestación 3C.1 Disposiciones en materia de programación X Permanente 3C.2 Programas y proyectos en materia de programación X Permanente 3C.3 Procesos de programación X Baja 3C.4 Programa anual de inversiones X Baja 3C.5 Registro programático de proyectos institucionales X Baja 3C.6 Registro programático de proyectos especiales X Permanente 3C.7 Programas operativos anuales X Baja 3C.8 Disposiciones en materia de organización X Permanente 3C.9 Programas y proyectos en materia de organización X Permanente 3C.10 Dictamen técnico de estructuras X Permanente 3C.11 Integración y dictamen de manuales de organización X Permanente 3C.12 Integración y dictamen de manuales, normas y lineamientos de procesos y procedimientos X Permanente 3C.12.1 Carta Compromiso Interna (CCI) X Permanente 3C Carta Compromiso al Ciudadano (CCC) X Permanente 3C.13 Acciones de modernización administrativa X Baja 3C.14 Certificación de calidad de procesos y servicios administrativos X Baja 3C.15 Desconcentración de funciones X Baja 3C.16 Descentralización X Baja 3C.17 Disposiciones en materia de presupuestación X Permanente 3C.18 Programas y proyectos en materia de presupuesto X Permanente 3C.19 Análisis financiero y presupuestal X Baja 3C.20 Evaluación y control del ejercicio presupuestal X Baja 22

23 4C Recursos humanos 4C.1 Disposiciones en materia de recursos humanos X Permanente 4C.2 Programas y proyectos en materia de recursos humanos X Permanente 4C.3 Expediente único de personal X Baja X 4C.4 Registro y control de presupuestos y plazas X Baja 4C.5 Nómina X Baja 4C.5.1 Pago de personal X Baja 4C.5.2 Impuesto sobre nómina X Baja 4C.6 Reclutamiento y selección de personal X Baja 4C.7 Identificación y acreditación de personal X Baja 4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) X Baja 4C.9 Control disciplinario X Baja 4C.10 Descuentos X Baja 4C.11 Estímulos y recompensas X Baja 4C.12 Evaluaciones y promociones X Baja 4C.13 Productividad en el trabajo X Baja 4C.14 Evaluación del desempeño de servidores de mando X Baja 4C.15 Filiaciones al ISSSTE X Baja 4C.16 Control de prestaciones en materia económica (Fonac, Sistema de Ahorro para el Retiro, seguros, etc.) X Baja 4C.17 Jubilaciones y pensiones X Baja 4C.18 Programas de retiro voluntario X Baja 4C.19 Becas X Baja Relaciones laborales (comisiones mixtas, Sindicato 4C.20 Nacional de Trabajadores al Servicio del Estado, X Baja condiciones laborales) 4C.21 Servicios sociales, culturales de seguridad e higiene en el trabajo X Baja 4C21.1 Padrón de niños accidentados ISSSTE X Baja 4C21.2 Padrón de niños para el pago de guarderías del ISSSTE X Baja 4C.22 Capacitación continua y desarrollo profesional del personal de áreas administrativas X Baja 4C.23 Servicio social de áreas administrativas X Baja 23

24 4C.24 Currícula del personal X Baja 4C.25 Censo de personal X Permanente 4C.26 Expedición de constancias y credenciales X Baja 4C.27 Coordinación laboral con organismos descentralizados y paraestatales X Baja 4C.28 Servicio profesional de carrera X Baja 5C Recursos financieros Disposiciones en materia de recursos financieros 5C.1 contabilidad gubernamental X Permanente Programas y proyectos sobre recursos financieros y 5C.2 contabilidad gubernamental X Permanente 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal X Baja 5C.4 Ingresos X Baja 5C.5 Libros contables X Permanente 5C.6 Registros contables (glosa) X Baja 5C.7 Valores financieros X Baja 5C.8 Aportaciones a capital X Baja 5C.9 Empréstitos X Baja 5C.10 Financiamiento externo X Baja 5C.11 Esquemas de financiamiento X Baja 5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros X Baja 5C.13 Créditos concedidos X Baja 5C.14 Cuentas por liquidar certificadas X Baja 5C.15 Transferencias de presupuesto X Baja 5C.16 Ampliaciones presupuesto X Baja 5C.17 Registro y control de pólizas de egresos X Baja 5C.18 Registro y control de pólizas de ingresos X Baja 5C.19 Pólizas de diario X Baja 5C.20 Compras directas X Baja 5C.21 Garantías, fianzas y depósitos X Baja 5C.22 Control de cheques X Baja 5C.23 Conciliaciones X Baja 5C.24 Estados financieros X Baja 5C.25 Auxiliares de cuentas X Permanente 5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto X Permanente 24

25 5C.27 Fondo rotatorio X Baja 5C.28 Pago de derechos X Baja 5C. 29 Viáticos X Baja 6C Recursos materiales y obra pública 6C.1 Disposiciones en materia de recursos materiales, Obra pública, conservación y mantenimiento X Baja Programas y proyectos en materia de recursos 6C.2 materiales, obra pública, conservación y X Permanente mantenimiento 6C.3 Licitaciones X Baja 6C.4 Adquisiciones X Baja 6C.5 Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados de contratos X Baja 6C.6 Contratos X Baja 6C.7 Seguros y fianzas X Baja 6C.8 Suspensión, rescisión, terminación de obra pública X Baja 6C.9 Bitácoras de obra pública X Baja 6C.10 Calidad en materia de obras, conservación y equipamiento X Baja 6C.11 Precios unitarios en obra pública y servicios X Baja 6C.12 Asesoría técnica en materia de obra pública X Baja 6C.13 Conservación y mantenimiento de la infraestructura física X Baja 6C.14 Registro de proveedores y contratistas X Baja 6C.15 Arrendamientos X Baja 6C.16 Disposiciones de activo fijo X Baja 6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles X Permanente 6C.17.1 Inmuebles X Permanente 6C.18 Inventario físico de bienes muebles X Permanente 6C.19 Almacenamiento, control y distribución de bienes Muebles X Baja 6C.20 Disposiciones y sistemas de abastecimiento y almacenes X Baja 6C.21 Control de calidad de bienes e insumos X Baja 6C.22 Control y seguimiento de obras y remodelaciones X Baja 25

26 6C.23 Comités y subcomités de adquisiciones, Arrendamientos y servicios X Permanente 6C.24 Comité de bienes muebles e inmuebles X Permanente 6C.25 Comité de obra pública X Permanente 6C.26 Comisiones consultivas mixtas de abastecimiento X Baja 6C.27 Enajenaciones X Permanente 7C. Servicios generales 7C.1 Disposiciones en materia de servicios generales X Permanente 7C.2 Programas y proyectos en servicios generales X Permanente Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, 7C.3 etc.)* X Baja 7C.4 Servicios de embalaje, fletes y maniobras X Baja 7C.5 Servicios de seguridad y vigilancia X Baja 7C.6 Servicios de lavandería, limpieza, higiene y fumigación X Baja 7C.7 Servicios de transportación X Baja Servicios de telefonía, telefonía celular y 7C.8 radiolocalización X Baja 7C.9 Servicio postal* X Baja 7C.10 Servicios especializados de mensajería X Baja Mantenimiento, conservación e instalación de 7C.11 mobiliario* X Baja Mantenimiento, conservación e instalación de equipo 7C.12 de cómputo* X Baja 7C.13 Control de parque vehicular X Baja 7C.13.1 Terrestre X Baja 7C.13.2 Aéreo X Baja 7C.13.3 Marítimo X Baja 7C.14 Vales de combustible X Baja 7C.15 Control y servicios en auditorios y salas X Baja 7C.16 Protección civil X Baja *Si contienen comprobaciones de egresos, tienen valor contable y vigencia general 26

27 8C Tecnología y Servicios de la Información 8C.1 Disposiciones en materia de telecomunicaciones X Permanente Programas y proyectos en materia de 8C.2 telecomunicaciones X Permanente 8C.3 Normatividad tecnológica X Permanente 8C.4 Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones X Baja Desarrollo e infraestructura del portal de internet de la 8C.5 dependencia X Baja 8C.6 Desarrollo redes de comunicación de datos y voz X Baja 8C.7 Disposiciones en materia de informática X Permanente 8C.8 Programas y proyectos sobre informática X Permanente 8C.9 Desarrollo informático X Baja 8C.10 Seguridad informática X Baja 8C.11 Desarrollo de sistemas X Baja 8C.12 Automatización de procesos X Baja 8C.13 Control y desarrollo del parque informático X Baja 8C.14 Disposiciones en materia de servicios de información X Permanente Programas y proyectos en materia de servicios de 8C.15 información X Permanente 8C.16 Administración y servicios de archivo X Baja 8C.16.1 Archivos de trámite X Baja 8C.16.2 Transferencias archivo de concentración X Baja 8C.16.3 Transferencias archivo histórico X Permanente 8C.16.4 Bajas documentales X Baja 8C.17 Administración y servicios de correspondencia X Baja 8C.18 Administración y servicios de bibliotecas X Baja Administración y servicios de otros centros 8C.19 documentales X Baja 8C.19.1 Normateca institucional X Baja 8C.20 Administración y presentación de acervos digitales X Baja 8C.21 Instrumentos de consulta X Baja 8C.22 Procesos técnicos en los servicios de información X Baja 8C.23 Acceso y reservas en servicio de información X Baja 8C.24 Productos para la divulgación de servicios X Baja 8C.25 Servicios y productos en internet e intranet X Baja 27

28 9C Comunicación social Disposiciones en materia de comunicación social y 9C.1 relaciones públicas X Permanente 9C.2 Programas y proyectos de comunicación social X Permanente 9C.3 Publicaciones e impresos institucionales X Baja 9C.4 Materia multimedia X Baja 9C.5 Publicidad institucional X Baja 9C.6 Boletines y entrevistas para medios X Permanente 9C.7 Boletines informativos para medios X Permanente 9C.8 Inserciones y anuncios en periódicos y revistas X Baja Agencias periodísticas, de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y otros medios de X Baja 9C.9 comunicación social 9C.10 Notas para medios X Baja 9C.11 Prensa institucional X Baja 9C.12 Disposiciones en materia de relaciones públicas X Permanente 9C.12.1 Relaciones internacionales bilaterales X Permanente 9C.12.2 Relaciones internacionales multilaterales X Permanente 9C.12.3 Comité de naciones unidas X Permanente Información y cooperación técnica requerida por otras 9C.12.4 dependencias del ejecutivo federal X Baja 9C.12.5 Relación con gobiernos estatales X Baja 9C.12.6 Relación con gobiernos municipales X Baja 9C.12.7 Organizaciones campesinas X Baja 9C.12.8 Comisiones nacionales e internacionales X Baja 9C.13 Comparecencias ante el poder legislativo X Baja 9C.14 Actos y eventos oficiales X Baja 9C.14.1 Logística de la oficina del C. Secretario X Baja 9C.14.2 Giras nacionales X Baja 9C.14.3 Giras internacionales X Baja 9C.14.4 Actos del sector X Baja 9C.14.5 Ponencias y presentaciones X Baja 9C.14.6 Agenda presidencial X Baja 9C.14.7 Agenda de transversalidad SAGARPA-SEMARNAT X Baja 28