Ficha n 10 : Estadísticas e informes con Excel

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Virginia Serrano Soriano
hace 8 años
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1 PlanningPME Planificar simplemente Ficha n 10 : Estadísticas e informes con Excel I. Descripción Con PlanningPME, va a poder obtener varios tipos de informes: - Las estadísticas predefinidas del programa : estadísticas al día, a la semana o al mes, de las horas o días usados por los recursos... (Cápitulo II) - Los informes con las tablas cruzadas dinámicas de excel: Es posible exportar a Excel todos los datos que contiene PlanningPME y generar varios informes (capítulo III) II. Las estadísticas predefinidas en el programa Desde PlanningPME, ir al menú "Herramientas" -> "Estadísticas" La ventana de las " Estadísticas " se abrirá : Ficha n

mes, de las horas o días usados por los recursos.

2 1 - Tipo: Escoger si quiere efectuar las estadísticas del trabajo realizado (Tarea) o bien sobre el número de horas o dias no trabajados (Indisponibilidad) 2 - Estadísticas: Genera Estadísticas sobre sus recursos, sobre sus tareas o sobre sus clientes 3 - Unidad: Selecciona la unidad de medida de las informaciones, en número de horas o número de días. 4 - Fechas: Indicar la fecha inicial y final para sus estadísticas 5 - Filtro: Se refiere al filtro por servicios Obtiene estadísticas sobre sus recursos o sobre un servicio en particular. 6- Columna: Escoge si quiere sus estadísticas sean visualizada por día, por semana o por mes 7 - Botón " estadísticas ": La información generada con las selecciones realizadas anteriormente, aparecerán en la pantalla: Ficha n

4 - Fechas: Indicar la fecha inicial y final para sus estadísticas 5 - Filtro: Se refiere al filtro por servicios Obtiene estadísticas sobre sus recursos o sobre un servicio en particular.

3 Los resultados! 8- Botón " Copiar ": Copiar las estadísticas obtenidas y colocarlas en una base de datos como por ejemplo Excel para poder guardarlas 9- Botón " Exportar ": Tiene la posibilidad de Exportar sus estadísticas Ficha n

4 10- Botón " Imprimir ": Imprimir las estadísticas. Ejemplo: En el ejemplo de abajo, visualizamos la tasa de utilización de los coches A, B y C en número de horas y para cada día de la semana del 31/07/2006 al 06/09/2006. Según los resultados, constatamos que el vehículo A fue ocupado el 31, 1 y 4 de agosto con una duración total de 16h. El coste fue de 480,00 para esta semana. Punto sobre la carga de trabajo: Está calculada en función del perfil horario del recurso. Para definir un perfil horario, ver ficha n 1 : Gestión recursos Otro ejemplo: En este ejemplo abajo, visualizamos el número de las horas trabajadas por semana para cada empleado del equipo A. El número total de horas así como la carga de trabajo por persona serán calculadas. Si necesita obtener otro tipos de estadísticas, podrá utilizar las tablas cruzadas dinámicas de Excel. Ficha n

Según los resultados, constatamos que el vehículo A fue ocupado el 31, 1 y 4 de agosto con una duración total de 16h. El coste fue de 480,00 para esta semana.

5 III. Las tablas cruzadas dinámicas de Excel Las tablas cruzadas permiten sintetizar las datos juntando los resultados en forma de tablas en función de los diferentes criterios. Las tablas cruzadas dinámicas son herramientas de análisis muy potentes. Permite comparar y de calcular por simples clicks varios tipos de elementos. Va a poder hacer varios tipos de informes sobre el contenido de su planning. Además, una vez sus modelos de informes creados (Informes sobre los recursos, sobre los clientes, sobre los días de permisos...), será posible actualizarlos simplemente cambiando solamente las fechas. Desde PlanningPME, ir al menú "Herramientas" -> " Tablas Cruzadas Dinámicas" El cuadro de abajo aparece: 1- Crear un nuevo informe o ir a un informe existente 2- Introducir las fechas del principio y del fin del período a analizar 3- Casilla Servicio: Marcar en esta casilla cuando un recurso pertenece a varios servicios y se establece estadísticas por servicio. 4- Gráfico: Marcar para obtener un gráfico del informe 5- Datos: Son todos los datos sobre los cuáles podrá hacer análisis 6- A analizar: Cuales son los datos que quiere analizar? horas, días... Ficha n

Va a poder hacer varios tipos de informes sobre el contenido de su planning.

6 7- Líneas: Cuales son las informaciones que deben aparecer en las líneas de su cuadro? 8- Columnas: Cuales son las informaciones que deben aparecer en las líneas de su cuadro? 9- Filtros: Permite filtrar los resultados en un campo Vamos a estudiar varios ejemplos de estadísticas: - 1 er ejemplo: Las horas ocupadas por recurso - 2 do ejemplo: Las ausencias por recursos - 3 ro ejemplo: El número de horas trabajadas por persona, por tarea y por día - 4 to ejemplo: El número de horas trabajadas por persona por cliente - 5 to ejemplo: Editar estadísticas desde los datos suplementarios creadas III.1 Primer ejemplo: Las horas trabajadas por recurso Parametrización Resultados Ficha n

9- Filtros: Permite filtrar los resultados en un campo Vamos a estudiar varios ejemplos de estadísticas: - 1 er ejemplo: Las horas ocupadas por recurso - 2 do ejemplo: Las

7 Es muy útil jugar con los filtros para añadir los criterios. 1- Para esto, es necesario hacer un "drag and drop" del campo que quiere hacer sus estadísticas: Desde la lista de campos disponibles, selecciona el campo que le interesa después reubica en su pantalla. Ejemplo de resultados : 2- Horas trabajadas por cada empleados del equipo técnico "- Horas trabajadas en la empresa D para cada empleado Ficha n

la lista de campos disponibles, selecciona el campo que le interesa después reubica en su pantalla.

8 Ficha n

9 III.2 Segundo ejemplo: Las ausencias por recursos 1- Parametrización 2- Estos primeros resultados aparecen. 3- Para obtener los resultados ciertos tiene que hacer una manipulación Despliegue el menú para hacer aparecer la ventana de la izquierda abajo y parametrizarla de esta manera. 4- Resultados Ficha n

3- Para obtener los resultados ciertos tiene que hacer una manipulación

10 III.3 Tercer ejemplo: Número de horas trabajadas por recursos, por tarea y por día 1- Parametrización 2- Estos primeros resultados aparecen. 3- Obtenga así un informe completo sobre las tareas efectuadas de sus recursos en un período dado. Ficha n

11 III.4 Cuarto ejemplo: Muchas horas trabajadas por cliente 1- Parametrización 2- Resultados 3- Es posible de filtrar el informe para no hacer aparecer los clientes deseados o únicamente ciertos servicios... III.5 Quinto ejemplo: Editar estastícas de los datos suplementarios creados III.5.1. Pre parametrización Para que los datos suplementarios estén disponibles en las tablas cruzadas dinámicas, debe antes seleccionarlo en la descripción de la tarea: (Ver ficha n 2 para tener más información sobre la descripción de la tarea). NB : Si no desea ver las informaciones aparecer en la tarea, en el cuadro "Descripción tarea", utilizar " salto de línea ". En el ejemplo abajo, queremos hacer estadísticas en el campo " Máquina " que hemos añadido en la ventana tarea. Ficha n

Pre parametrización Para que los datos suplementarios estén disponibles en las tablas cruzadas dinámicas, debe antes seleccionarlo en la descripción de la tarea: (Ver ficha n 2 para tener más

12 III.5.2. Ejemplo de estadísticas obtenidas III.6 Actualización de sus informes en Excel Después de haber definido el tipo de informe que desean obtener, ahora van a poder poner al día sus informes regularmente seleccionando las fechas. Seleccionar "Informe existente". Ficha n

tipo de informe que desean obtener, ahora van a poder poner al día sus

13 Luego seleccionar que modelo desean utilizar con la flecha (Este modelo fue creado anteriormente por el usuario). Ficha n

14 A continuación, seleccionar las fechas de principio y final para sus informes. Hacer click en "OK : su informe se abre utilizando el modelo definido. Sólo queda dar un nombre a su documento con los nuevos valores y salvarlo. NB: Los modelos utilizados se salvaguardan poco a poco. Así pues, cada vez que utilizan las tablas cruzadas dinámicas, van a poder elegir el modelo de informe que desean en la opción desplegable: Ficha n

Sólo queda dar un nombre a su documento con los nuevos valores y salvarlo.

15 Así, jugando con los diferentes datos exportados en las tablas cruzadas dinámicas de Excel, se tiene acceso a varios tipos de análisis. Ficha n

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