BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO

Transcripción

1 BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO Algunas reflexiones Ana Villa Cádiz, Noviembre 007 Contenidos Introducción al Observatorio del Tercer Sector El ciclo de gestión del voluntariado Buenas prácticas de gestión del voluntariado a partir del ciclo Algunas reflexiones finales

2 Introducción al Observatorio del Tercer Sector Misión y ámbitos de trabajo El Observatorio del Tercer Sector es un centro de Investigación sin ánimo de lucro e Independiente, con la finalidad de profundizar e incrementar el conocimiento sobre este sector y trabajar por la mejora en el funcionamiento de las organizaciones no lucrativas Funcionamient o de las organizaciones Estructuración del Tercer Sector Ámbitos de interés del tercer sector

3 Línea de trabajo sobre personas Foro de gestión y desarrollo de personas (06-07) Los órganos de gobierno en las ONL Buenas prácticas gestión voluntariado Tránsito personas de mundo empresarial al tercer sector El factor humano en las ONL El ciclo de gestión del voluntariado 3

4 Hacia la transformación social OTRAS ENTIDADES ENTIDADES DEL TERCER SECTOR Equipo T R A N S F O R M A C I Ó N S O C I A L Diferentes situaciones de partida Organizaciones en la etapa Centradas en la motivación (mejor dicho, desmotivación ) Énfasis en los objetivos de la asociación Organizaciones en la etapa Se plantean algunas cuestiones como la captación, formación o seguimiento... Empiezan a considerar objetivos de entidad y persona Organizaciones en la etapa 3 Introducen la visión de ciclo Motivaciones de persona y organización en equilibrio

5 Importancia de la visión global ENTEDER LA GLOBALIDAD DE LA VIDA / ITINERARIO DE LA PERSONA VOLUNTARIA EN LA ORGANIZACIÓN No sólo es selección o formación o reconocimiento o motivación Es el conjunto de los elementos necesarios para la gestión del voluntariado en la organización durante toda su relación Calidad en el voluntariado La visión de ciclo ayuda a mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión Mejora de la calidad en la gestión del voluntariado: Introducción de procesos y sistemas Pasar de criterios personales a organizacionales De hecho, muchas de les etapas del ciclo ya se gestionan de manera informal, de forma aislada, sin una visión global

6 Definición Perfiles Captación Selección Planificación Estructura organizativa Sistematización Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Organización Gestión de la salida formal Formación Comunicación Relación posterior Participación informal Seguimiento Desvinculación Reconocimiento Desarrollo Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 00 Gestionar desde el ciclo Planificación Estructura organizativa Sistematización Definición Perfiles Captación Selección Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Gestión de la salida formal Relación posterior Desvinculación informal Reconocimiento Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 00 Organización Formación Comunicación Participación Seguimiento Desarrollo 3 Criterios de representatividad BP R E Localización geográfica g P R E S E N T A T I V A S Implantación territorial Diversidad de sectores Variedad d de tamaños Diferentes etapas del ciclo 3 6

7 Criterios de selección BP Idea En Entidades d Importancia compartida uso Nivel referencia voluntariado sistematización Replicabilidad Actitud proactiva Innovación y originalidad CRITERIOS DE SELECCIÓN Visión ciclo Eficiencia Coherencia visión-gestión Impacto o éxito resultados Buenas prácticas de gestión del voluntariado a partir del ciclo 7

8 Gestionar desde el ciclo Planificación Estructura organizativa Sistematización Definición Perfiles Captación Selección Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Gestión de la salida Relación posterior Desvinculación formal informal Reconocimiento Organización Formación Comunicación Participación 3 Seguimiento Desarrollo Comentarios sobre la preparación Planificación Establecer los planes de actuación en la relación con el voluntariado Calendario concreto y objetivos de cada acción Estructura organizativa Asignación de las funciones vinculadas a la relación con el voluntariado dentro de la entidad Sistematización Especificar por escrito estos procedimientos (ejecución no basada exclusivamente en el conocimiento o experiencia de la(s) persona(s) que están realizándolos) 8

9 Estructura Proyecto Hombre La definición de funciones El rol de las personas coordinadoras de voluntariado El rol de las comisiones locales Gestionar desde el ciclo Planificación Estructura organizativa Sistematización Definición Perfiles Captación Selección Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Gestión de la salida Relación posterior Desvinculación formal informal Reconocimiento Organización Formación Comunicación Participación Seguimiento Desarrollo 3 9

10 Comentarios sobre la definición Perfil Competencias técnicas Competencias motivacionales Captación Identificar colectivos con potencial de voluntariado en la entidad Base para poder seleccionar Selección Ser capaces de decir no Saber y poder decir no : capacidad de gestión limitada, misión y satisfacción del voluntariado Gestionar desde el ciclo Planificación Estructura organizativa Sistematización Definición Perfiles Captación Selección Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Gestión de la salida Relación posterior Desvinculación formal informal Reconocimiento Organización Formación Comunicación Participación Seguimiento Desarrollo 3 0

11 Comentarios sobre la incorporación Compromiso Clarificar expectativas y compromisos mutuos Obligación de la Ley del Voluntariado Adecuar lenguaje al estilo de la organización: no es un contrato Acogida Siempre hay acogida, aunque no se platee expresamente Explicaciones operativas y de valores Decidir si es realizará un período de tutoría El compromiso voluntario - Adsis Deberes del voluntariado Compromiso Más allá de la la carta de Derechos del compromiso voluntariado Compromiso de Fundación Adsis Firma de ambas partes

12 Proceso de incorporación Málaga Acoge Persona interesada Entrevista presentación Voluntariado en formación Tutorizaje Aprobación asamblea Voluntariado Socio Gestionar desde el ciclo Planificación Estructura organizativa Sistematización Definición Perfiles Captación Selección Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Gestión de la salida Relación posterior Desvinculación formal informal Reconocimiento Organización Formación Comunicación Participación Seguimiento Desarrollo 3

13 Comentarios sobre el desarrollo Organización Formación de grupos de voluntariado / mixtos Forma de estructuración interna de los grupos / comisiones Formación Decidir si es formación técnica o de valores en función del perfil Definir un itinerario formativo a lo largo de la vida del voluntariado Comunicación Establecer / aprovechar canales de comunicación con el voluntariado Fijar criterios en relación a la frecuencia de la comunicación, el medio utilizado, etc Reflexionar sobre la utilidad y tipo de información Seguimiento Poder saber si se está haciendo bien o mal Clave para la fidelización o exclusión de voluntarios Participación Importancia de la vida asociativa Definición del rol activo en la organización del voluntariado Conocimiento de lo que pasa en la organización por parte del voluntariado Formación F. RAIS ACCIONES FORMATIVAS DIRECTAS INDIRECTAS Curso introducción al voluntariado social Espacios de formación continua Biblioteca de formación Entrevista inicial con voluntariado Revista Milhistorias i Encuentro anual de voluntariado 3

14 Desarrollo Fed. Catalana de l esplai USUARIO VOLUNTARIADO Jóvenes Responsable pedagógico/a Responsable de sección Medianos/as Responsable de grupo Monitor/a Niños/as Ayudante de monitor/a Evaluación - aecc SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL VOLUNTARIADO Cómo se concreta? Qué se mide? 3 Cómo se hace? Cuál es su utilidad? Cómo se evalúa hasta ahora la implantación?

15 Gestionar desde el ciclo Planificación Estructura organizativa Sistematización Definición Perfiles Captación Selección Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Gestión de la salida Relación posterior Desvinculación formal informal Reconocimiento Organización Formación Comunicación Participación Seguimiento Desarrollo 3 Comentarios sobre el reconocimiento Reconocimiento Reconocer que es una relación de intercambio formal: Más frío. Ejemplo: certificados,... informal: Más calido. Ejemplo: comentarios de los responsables,... Otras aportaciones Desembolso de gastos? Facilidades especiales de transporte, etc... Beneficios adicionales como colectivo: entradas gratis, descuentos, etc... En función de los valores de la entidad, quizás no son planteables

16 Gestionar desde el ciclo Planificación Estructura organizativa Sistematización Definición Perfiles Captación Selección Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Gestión de la salida Relación posterior Desvinculación formal informal Reconocimiento Organización Formación Comunicación Participación Seguimiento Desarrollo 3 Comentarios sobre la desvinculación Gestión de la salida Conocer las causas de la salida del voluntariado Si no se profundiza, la causa fácil por persona y entidad es la falta de tiempo. Pero los días siguen teniendo horas! Bajada en la prioridad personal: Averiguar el porqué! Relación posterior Y después, qué? No abandonar la comunicación ni relación aunque no sea un voluntariado activo Pensar en clave de relación futura: posibles asociados, participación como voluntariado puntual, persona que habla bien de la entidad,... 6

17 La desvinculación Cruz Roja Fuente, Cruz Roja Gestionar desde el ciclo Planificación Estructura organizativa Sistematización Definición Perfiles Captación Selección Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Gestión de la salida Relación posterior Desvinculación formal informal Reconocimiento Organización Formación Comunicación Participación Seguimiento Desarrollo 3 7

18 Algunas reflexiones finales Gestionar desde el ciclo Planificación Estructura organizativa Sistematización Definición Perfiles Captación Selección Compromiso Proceso de acogida Relación equipo remunerado y voluntariado Identificación misión y valores Gestión de la salida formal Relación posterior Desvinculación informal Reconocimiento Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 00 Organización Formación Comunicación Participación Seguimiento Desarrollo 3 8

19 Mantener la visión global del ciclo Visión global Posibilita ir completando lo que ya se está haciendo informalmente con reflexiones, sistematización y procesos La carpeta de la gestión del voluntariado Manera fácil de sistematizar las tareas A partir de las necesidades y la realidad Sin agobiarse! Lo más importante es mejorar la tendencia de gestión Personalizar el ciclo en función de la organización! Personalizar el ciclo!

20 BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO Algunas reflexiones Ana Villa Cádiz, Noviembre 007 0