Planilla de cálculo (Segunda parte) Excel 2003

Transcripción

1 Planilla de cálculo (Segunda parte) Excel 2003 Referencias a celdas y rangos... 2 Referenciamiento (direccionamiento) Referencias Relativas Referencias Absolutas Referencias Mixtas Referencias a otras hojas o libros Referencia a otros libros...6 Fórmulas Barra de fórmulas o referencias Operadores Sintaxis Copia de fórmulas Valores de error de una fórmula...9 Funciones Categorías de funciones Algunas funciones de uso frecuente Insertar Funciones Edición de funciones...19 Gráficos Componentes Tipos de gráficos Asistente para Gráficos Diseño de gráficos...25

2 2 Referencias a celdas y rangos Cuando se trabaja en planilla de cálculo y más concretamente cuando se hace uso de fórmulas y funciones casi es seguro que se pongan referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde se tiene la formula (celda de resultado). Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula se escribe: =SUMA(A1;B1) significa que se sumarán el contenido de A1 y el contenido de B1. Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica al programa en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos. Las referencias permiten usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja para realizar determinados cálculos. Una celda se referencia siempre por su identificador de columna y de fila. Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21 con la columna A. La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la izquierda de la barra de referencias o fórmulas. Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera celda del rango de la de la última celda. Por ejemplo,

3 en la figura se muestra una selección rectangular cuya referencia es (B2:D3). 3 Las referencias múltiples consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto y coma (;). Por ejemplo, una selección doble cuya referencia es (B2:D3; C5:D6). En la hoja, aparecerían dos rectángulos en lugar de uno: B2:B3 y C5:C6. Referenciamiento (direccionamiento) Referencias Relativas Cuando copiamos una fórmula de una celda a otras para ahorrarnos el trabajo de tipearla muchas veces, observamos que todas las fórmulas-copias han sido recalculadas, ya que al copiar se ha adaptado cada fórmula para que tome los datos del renglón (fila y columna) donde esta ubicada. A este método de relacionar celdas se lo denomina Direccionamiento relativo porque el resultado de la fórmula depende de la posición en donde se encuentra. Los valores que colocamos en fórmulas o funciones que son copiadas a otras celdas, se modifican automáticamente, dependiendo de la posición de la fórmula o función. TODOS LOS NOMBRES DE CELDAS QUE SE UTILIZAN SON REFERENCIAS RELATIVAS. El método más seguro para incorporar referencias a celdas consiste en utilizar el ratón para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. De esta forma, se minimizan los errores de escritura. Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos:

4 4 Fórmula de ejemplo Acción =C2 Utiliza el valor de la celda C2 =Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2 =Activo-Pasivo Resta la celda Pasivo de la celda Activo 1. Presionar en la celda en que desea introducir la fórmula. 2. En la barra de fórmulas (que muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.), escribir = (signo igual). 3. Luego, seguir uno de estos procedimientos: Para crear una referencia, seleccionar una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Para crear una referencia a un rango con nombre, presionar F3, seleccionar el nombre en el cuadro Pegar nombre y Aceptar. 4. Presionar Enter Referencias Absolutas En ciertos casos es necesario hacer referencia a una determinada celda y no se desea que su dirección varíe al copiar una fórmula. Para ello hay que utilizar el método de "Direccionamiento Absoluto", el que hace referencia a la dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Es decir, implica a aquellos valores que colocamos en fórmulas o funciones y que al ser copiadas a otras celdas se mantienen siempre fijos, sin importar la posición de la fórmula o función. SIEMPRE QUE SE INGRESEN NÚMEROS, CUMPLIRÁN LA FUNCIÓN DE VALOR ABSOLUTO.

5 5 Una referencia absoluta se puede insertar de la siguiente forma: Se teclea el carácter $ delante del índice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante. Referencias Mixtas También es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para columnas, o viceversa. Son las referencias mixtas. Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carácter dólar ($) antes de la letra de la columna o el número de fila que se quieren mantener invariables (Por ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la fórmula). Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices (Por ejemplo, $D$4). Referencias a otras hojas o libros Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. 1. Referencia a otras hojas. Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de admiración y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que tome la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja'!a2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' (cuyo símbolo en el teclado se encuentra en la fila de números, a la derecha del cero, sobre el signo de pregunta). Por ejemplo: La cadena Hoja1!A1+Hoja2!B1+Hoja3!C1, está indicando que en la celda de resultados elegida (por ejemplo, la celda X de la hoja 4) se sumarán

6 6 las celdas A1, B1, C1, cada una de ellas correspondientes a las hojas 1, 2, y 3 del libro. Si las hojas tienen un nombre designado por el usuario, la cadena se escribiría: Sueldos!A1+ Aumentos!B1+`Aguinaldo!C1, siendo Sueldos, Aumentos y Aguinaldo, hojas del libro de trabajo. Referencia a otros libros. Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2. Muy importante: Al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples '.

7 7 Fórmulas Una fórmula es una expresión que relaciona datos; por medio de operadores constantes o haciendo referencia a celdas; para obtener un resultado que aparecerá en una celda llamada dependiente, ya que su valor depende de los contenidos de otras. Barra de fórmulas o referencias Se encuentra debajo de la barra de Herramientas y se ingresa haciendo clic en ella. A su izquierda, en el Cuadro de nombre, aparece el nombre de la celda activa. En la figura, A2. Si se selecciona un rango, manteniendo presionado el mouse sobre él, se ve el nº de filas y columnas que conforman la selección. Pulsando la flecha hacia abajo se despliega la lista de nombres de celdas. Se puede asignar un nombre a una celda, por ejemplo Precio, en vez de A4. Para ello, seleccionar la celda o rangos de celdas a las que se desea dar un nombre, y luego presionar sobre el Cuadro de nombres de la barra de referencia. La referencia a la celda activa se sustituye por el nombre tecleado. Al pulsar Enter las celdas seleccionadas quedan registradas con el nombre tecleado. En la parte central aparecen, durante la modificación de una celda, los botones de aceptar = V y rechazar = X, los que pueden ser seleccionados con el mouse. Estos dos representan respectivamente a las teclas ENTER (para dar entrada a la fórmula) y ESC (para cancelar la entrada de la fórmula). Luego aparece el botón fx que ayuda el ingreso de funciones.

8 Operadores 8 Los operadores son símbolos o caracteres especiales que definen el tipo de operación que se desea realizar entre los operandos. Los hay de distinto tipo: Operadores Operación Aritméticos + Adición - Sustracción * (asterisco) Producto / División % Porcentual De comparación = Igual que > (Alt 62) Mayor que < (Alt 60) Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto que De referencia : (dos puntos) Refieren a un rango de celdas contiguas ; (punto y coma) Refieren a un rango de celdas no contiguas. Sintaxis La sintaxis de una fórmula comienza con el signo =, para que el programa pueda identificar como tal la información que ingresamos. Luego se escriben los argumentos, valores numéricos, alfanuméricos, direcciones de celdas, e incluso otras funciones (en cuyo caso se denominan Funciones Anidadas); todos ellos separados por los operadores aritméticos.

9 Para introducir una fórmula; tanto en la barra de fórmulas como en la propia celda; se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar con el mouse la celda en que se quiere que aparezca la fórmula. 2. Tipiar en ella (o en la barra de fórmulas) el signo igual (=). 3. Teclear los argumentos: valores numéricos, referencias a celdas, funciones o sus nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /). 4. Terminar la introducción de la fórmula pulsando Enter. 9 Copia de fórmulas A veces es necesario repetir la misma fórmula en varias celdas (rango), es decir, que su estructura se repetirá varias veces. La copia es posible entonces, porque en todas esas copias de fórmula, se tiene en cuenta las posiciones relativas de las celdas que contienen los datos de entrada respecto de aquella en que se inscribirá el resultado. Valores de error de una fórmula Un valor de error es un resultado que devuelve una fórmula que Excel no puede resolver. 1. Valor Acción que produce el error # DIV/0! Se indicó una división por cero # NOMBRE? Se utilizó un nombre que no está definido # VALOR! Se incluyó en una fórmula aritmética un valor rótulo o alfanumérico. # REF! Se eliminó un rango de celdas a cuyo contenido se hace referencia en una fórmula. #N/A No se encuentran los datos necesarios para efectuar el cálculo que se indica. # NUM! El resultado de la fórmula es demasiado grande o demasiado pequeño para ser representado en la hoja de cálculo. # NULO! Se indicó una intersección entre dos rangos que no tienen celdas comunes.

10 Funciones 10 Como se vio antes, las fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos cálculos financieros, estadísticos y científicos. Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura o sintáxis). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la función (celda de resultado). El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función (funciones anidadas). Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas, ya que aquellas son más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de errores tipográficos. Además, permiten que los resultados se actualicen automáticamente al ingresar nuevos datos o modificar los existentes. Por ejemplo, se puede crear la fórmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8; O lo que es mucho más económico, usar la función Suma(A1:A8) para realizar la misma tarea. Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las funciones aceptan información, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja de cálculo.

11 11 Recordar que los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, valores de error como #N/A o referencias de celda y hasta otras funciones; y que dichos argumentos se separan por el signo Coma (o punto y coma); y mediante los signos Paréntesis de apertura y cierre, se indica el principio y final de cada uno de ellos. Categorías de funciones Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Entre otras categorias se encuentran: Funciones lógicas: Aquellas cuyos argumentos son del tipo lógico, como verdadero y falso, y que están unidos mediante los operadores del álgebra de Boole (Y, O, No). Ejemplos de este tipo de funciones son: Verdadero Falso Sí O Y Funciones matemáticas y trigonométricas: Una función matemática es una relación entre un conjunto de datos numéricos. Las funciones trigonométricas, en matemáticas, son relaciones angulares que se utilizan para relacionar los ángulos del triángulo con las longitudes de los lados del mismo según los principios de la Trigonometría. Ejemplos de este tipo de funciones matemáticas son: Suma Producto Cociente Redondear

12 12 Funciones estadísticas La Estadística trata del recuento, ordenación y clasificación de los datos obtenidos por las observaciones, para poder hacer comparaciones y sacar conclusiones. Un estudio estadístico consta de las siguientes fases: Recogida de datos. Organización y representación de datos. Análisis de datos. Obtención de conclusiones. A su vez, la estadística se divide en dos: Estadística inferencial, que estudia cómo sacar conclusiones generales para toda la población a partir del estudio de una muestra, y el grado de fiabilidad o significación de los resultados obtenidos. Estadística descriptiva: Que registra los datos en tablas y los representa en gráficos. Calcula los parámetros estadísticos (medidas de centralización y de dispersión), que describen el conjunto estudiado. Ejemplos de funciones estadísticas son: Max: Devuelve el mayor valor de una lista de valores Mín: Devuelve el menor valor de una lista de valores Contar: Cuenta el n de celdas de un que contiene números Contar.si Cuenta el nº de celdas de un rango que coinciden con la condición dada Contarblanco: Cuenta el nº de celdas de un rango que están vacías Medidas de tendencia central: Dentro de las funciones del tipo estadístico descriptivo, se encuentran las medidas de centralización que nos indican en torno a qué valor (centro) se distribuyen los datos. Ejemplos de este tipo de funciones son: Mediana: Es el valor que ocupa el lugar central de todos los datos cuando éstos están ordenados de menor a mayor. Ejemplo: Se ordenan los datos de menor a mayor:. 1. Si la serie de datos es impar, la mediana es el valor central de dicha serie.

13 Serie de datos = 2, 3, 4, 4, 5, 5, 5, 6, 6 Me= Si la serie tiene un número par de datos, la mediana es la media (promedio) entre los dos datos centrales: Serie de datos = 7, 8, 9, 10, 11, 12 Me= 9.5 Moda : Es el valor que tiene mayor frecuencia absoluta (qué más veces aparece) en la serie de datos:. Ejemplo Serie de datos = 2, 3, 3, 4, 4, 4, 5, 5 Mo= 4 Media aritmética (Promedio): Es el valor obtenido al sumar todos los datos y dividir el resultado entre el número total de datos. (Promedio) Ejemplo Serie de datos = 84, 91, 72, 68, 87, 78 Ma= 80

14 Mediana Contar Min Max Promedio 14 Algunas funciones de uso frecuente Funciones Utilidad Sintaxis ESTADÍSTICAS Se utiliza para obtener el promedio de un conjunto de celdas. =Promedio (argumento1:argumento2) Muestra el mayor valor de un rango o conjunto de celdas. =Max (argumento1:argumento2) Muestra el menor valor de un conjunto de celdas =Min(argumento1:argumento2) Calcula el número de valores que existe en un conjunto de celdas. =Contar (argumento1:argumento2) Devuelve la mediana de los números. La mediana es el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. =MEDIANA (número1;número2;...) Número1, número2,... son entre 1 y 30 números cuya mediana desea obtener.

15 No Si Contar.Si Moda 15 Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. =MODA (número1;número2;...) Número1, número2,... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. =CONTAR.SI (rango;criterio) Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. LÓGICAS Devuelve un único valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO =SI(argumento1;argumento2;argumento3). Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor específico. =NO (valor_lógico) Valor_lógico: es un valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Observación: Si valor_lógico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lógico es VERDADERO, NO devuelve FALSO.

16 Cociente Producto Redondear 16 MATEMÁTICAS Redondea un número al número de decimales especificado. =REDONDEAR (número;núm_decimales) Número: es el número que desea redondear. Núm_decimales: especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número. Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto. = PRODUCTO (número1;número2;...) Número1, número2,... son de 1 a 30 números que desea multiplicar. Devuelve la parte entera de una división. Use esta función cuando desee descartar el residuo de una división. =COCIENTE (numerador;denominador) Numerador: es el dividendo. Denominador: es el divisor.

17 17 Insertar Funciones La mayoría de las funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Si la función contiene más de un argumento, éstos han de ir separados por el carácter punto y coma (;). Al escribir una función no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. Para facilitar la comprensión del significado de palabras separadas, se puede incluir un guión o subrayado, como por ejemplo en num_caract. A primera vista el uso de funciones puede parecer difícil, especialmente por las diversas posibles formas disponibles de argumentos. El comando Insertar Funciones facilita este trabajo. Sirve de guía a través de todo el proceso de introducción de una función y proporciona una breve explicación tanto de la función como de cada uno de sus argumentos. Para insertar una función con sus argumentos en una hoja de cálculo se puede seguir el siguiente proceso: 1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la función (celda activa). 2. Hacer clic sobre el botón Insertar función para mostrar el cuadro de diálogo. Este cuadro muestra las distintas categorías de funciones disponibles. Estas categorías clasifican el gran número de funciones disponibles en grupos más reducidos. El programa muestra también una lista de las funciones utilizadas más recientemente. Si la función deseada no aparece entre las más recientemente utilizadas y no se está seguro de la categoría a la que pertenece, se selecciona la categoría Todas y se busca en el conjunto de todas las funciones disponibles.

18 18 En la parte inferior del cuadro de diálogo aparece una breve descripción de la función seleccionada, así como de sus argumentos. Si se desea más información sobre esa función se puede presionar en el botón Ayuda. 3. Después de seleccionar la función deseada, Aceptar para seguir las instrucciones del Asistente de Funciones en el cuadro Argumentos de función, que permite definir los argumentos: celda, conjunto de celdas, otras funciones, etc. En el recuadro Valor (o número) 1, hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4, pudiéndoselo seleccionar directamente de la hoja de trabajo, pulsando sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja. Luego, pulsar Enter. En el recuadro Valor (o Número) 2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento, en caso de que existiera. Al completar este cuadro, se acepta para concluir la función e insertarla en la celda activa.

19 19 Edición de funciones Después de haber introducido funciones en una fórmula, existe la posibilidad de modificarlas (editarlas). Se puede volver a usar para ello el comando Insertar Función o bien se las puede editar manualmente. Para editar las funciones usando el asistente se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda que contiene la función. 2. Hacer clic en el botón Insertar Función, que mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de Función para poder realizar los cambios necesarios. 3. Cuando se acaben de realizar los cambios, presionar en Finalizar. Si hay alguna otra función que se desee editar en la misma fórmula, se presiona Siguiente y se repite el procedimiento para cada función que se desee editar. Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo: 1. Seleccionar la celda que contiene la fórmula (celda activa). 2. Pulsar F2 para editar en la barra de fórmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugar adecuado. 3. Elegir el argumento o término de la fórmula que se desee modificar. 4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pegando un nombre o insertando una función. Enter.

20 Capital Buenos Santa Córdoba Resto casos 20 Gráficos La aplicación Planilla de cálculo puede crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja. Pueden ser incrustados en la misma de donde provienen los datos, o en una hoja aparte. En cada caso el gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algún momento estos cambian, el gráfico se actualizará de forma automática. SIDA títulos Nº de casos leyenda Localización Componentes Los gráficos se componen de objetos que pueden ser seleccionados y modificados individualmente: 1. Área del gráfico: Contiene el área de trazado (el gráfico propiamente dicho) títulos y leyenda. En el ejemplo, de color verde claro. 2. Área de trazado: Parte del gráfico que representa los datos; contiene las series de datos y los ejes. En el ejemplo, rectángulo color gris, con las columnas azules (Capital, Buenos Aires, etc.) y líneas de división de color negro 3. Marcadores de datos: cada conjunto o serie de valores a representar; una fila o columna seleccionada. Cada marcador es una serie de un color o trama exclusivos. Pueden trazarse una o varias series en un gráfico. En el ejemplo, cada una de las columnas azules.

21 21 4. Rótulos de datos o categorías: son los títulos que llevan las filas o columnas; es decir, el nombre que lleva una serie de datos. Proporcionan información sobre los marcadores de datos. En el gráfico, "Capital Federal", "Resto del país", etc. 5. Leyenda: Recuadro que identifica las tramas y colores asignados a las series de datos o marcadores. En el ejemplo, pequeño cuadro violeta seguido del texto "Nº de casos", dentro de un rectángulo gris. 6. Ejes de coordenadas cartesianas X e Y: las dos dimensiones del plano (eje Y= vertical; eje X= horizontal) en que se representa un gráfico. Una tercera dimensión está dada por una variación de color para resumir, destacar o centrar la atención. Cuado se eligen modelos de gráficos tridimensionales, se agrega el eje Z o este reemplaza al Y. 7. Título del gráfico, Título del eje Y (de ordenadas) y Título del eje X (de abscisas): Son elegidos por el usuario e ingresados durante la creación del gráfico. Respectivamente; "Sida", "Casos" y "Localización". Tipos de gráficos El tipo de gráfico que se desee crear, dependerá de la clase de datos que se utilice, así como también del objetivo del usuario: comparar, destacar determinados valores, representar una tendencia, mostrar una evolución temporal; etc. Alguno de esos tipos y sus características se sintetizan en la siguiente tabla. De Columnas Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado, o bien refleja las comparaciones entre elementos. Las categorías (Cap Fed., Bs As, etc.) se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida con el transcurso del tiempo. En el ejemplo De Barras Los gráficos de barras ilustran la comparación entre elementos individuales. Las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de concentrarse en la comparación de los valores y hacer menos hincapié en el tiempo transcurrido. De Áreas Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

22 22 De Líneas Un gráfico de líneas muestra las tendencias a intervalos equivalentes. Circular Un gráfico circular muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo. De Anillos Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, aunque puede contener más de una única serie de datos. Cada anillo de un gráfico de este tipo representa una serie de datos. De Superficie Los gráficos de superficie son útiles cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y los diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores. Cónico, Cilíndrico y Piramidal Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden realizar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D Asistente para Gráficos La manera más simple de introducir un gráfico es a través del Asistente para Gráficos. Antes de presionar este botón, deben seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar. Aunque este asistente permite también seleccionar los datos a representar gráficamente mediante referencias (tipiándolos en un cuadro de diálogo), el proceso resulta mucho más sencillo si dicha selección se realiza antes de activarlo. Para crear un gráfico 1. Seleccionar los datos a representar (incluyendo títulos de filas y columnas). 2. Ir al menú Insertar / Gráfico o presionar en el icono del asistente, en la barra de herramientas. 3. A continuación aparece el primero de una serie de cuadros de diálogo del Asistente

23 23 para Gráficos cuyas indicaciones deben seguirse para obtener el gráfico deseado: - El primer cuadro de diálogo permite elegir el tipo y subtipo de gráfico. Una vez realizada la selección se puede optar por pasar al siguiente cuadro de diálogo o por insertar el gráfico tal como aparece en la vista preliminar. - El segundo cuadro de diálogo permite comprobar o corregir; mediante sus referencias; la selección de datos realizada. Si se tiene activada la ficha Rango de datos, la selección aparece representada (en el cuadro de texto Rango de dato) del mismo modo que en la barra de fórmulas. Si se la quiere modificar, hay dos posibilidades: 1) Cambiar manualmente las referencias de las celdas seleccionadas sobre el cuadro o; 2) Pulsando sobre el botón que aparece en la parte derecha de éste. Con esta última opción, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que aparecen los datos seleccionados rodeados por un contorno circulante, además de una ventana que refleja las referencias de las celdas elegidas cada vez que cambia la selección. Pulsando de nuevo sobre la parte derecha de la ventana se vuelve al cuadro de diálogo del asistente. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la selección se lee por columnas (Categorías o rótulos en forma horizontal y datos Distribucíon geográfica en forma vertical, como el gráfico modelo) o por columnas, como el gráfico de la derecha. Pulsando la ficha Series, se puede 2000 Capital Federal 1500 Buenos Aires 1000 Santa Fe 500 Córdoba 0 Resto del país Nº de casos

24 24 determinar o variar las series que se están considerando para la representación gráfica y para los rótulos de los ejes (en este segundo modo de Distribución geográfica, las series son Capital Federar, Buenos Aires, Santa Fe, Córdoba y Resto del país; mientras que en el modo anterior, la única serie es Nº de casos). Éstas vienen dadas por sus referencias en cuadros semejantes al anterior, siendo análogo el proceso a seguir para modificar cualquiera de las series. Desde este cuadro de diálogo se puede dar por terminado el gráfico, pasar al siguiente cuadro de diálogo o volver al anterior. -El tercer cuadro de diálogo permite configurar todos los aspectos que conciernen a la presentación del gráfico, aportando una vista preliminar del mismo. Así, se determinan el título, las inscripciones de los ejes, la apariencia de éstos, la leyenda, la aparición o no de tabla de datos y los rótulos. -El cuarto y último cuadro de diálogo se refieren a la ubicación del gráfico. Así se puede colocar en la hoja en que se esta trabajando o en otra nueva. Pulsando sobre el botón Finalizar, el gráfico aparece ya en el lugar seleccionado. Si se quiere desplazar a algún otro lugar sobre la propia hoja en que se encuentra basta seleccionar todo el gráfico y arrastrarlo con el ratón (cuando el cursor tome forma de cruz) soltando en el lugar elegido. Una vez creado el gráfico ya es parte de la hoja de cálculo y se guarda y se abre con el libro de trabajo.

25 25 Diseño de gráficos Una vez que se tiene el gráfico sobre la hoja de cálculo, se puede modificar el formato de cualquiera de sus componentes (títulos, áreas, ejes, líneas de división, etc.). Para ello, habrá que seguir alguno de los siguientes procedimientos, siempre aplicado al elemento del gráfico cuyo formato se desea modificar: a) Hacer doble clic izquierdo; ó b) clic izquierdo y luego ir al menú Formato; ó c) clic secundario. Cualquiera sea el método utilizado, a continuación se abrirá el cuadro de diálogo Formato de.con fichas diferentes, según el elemento seleccionado. Por ejemplo, si se desea modificar el área de gráfico (en el gráfico modelo, de color verde), al hacer doble clic sobre un sector de ella, se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente, con las fichas Trama y Fuente, para modificar esos aspectos. Para ajustar el tamaño y/o ubicación de un gráfico en la hoja de cálculo, se debe proceder como con cualquier objeto gráfico o imagen (Botón derecho para desplegar el menú contextual o los manejadores de tamaño). Es posible también modificar alguna de las opciones estándares del gráfico; como títulos, líneas, ejes, etc.; así como el tipo de gráfico, su ubicación, etc. Para ello, habrá que seleccionarlo e ir al menú Gráfico y elegir los comandos Opciones de gráfico, Datos de origen, Tipo de gráfico, Ubicación, etc. según corresponda