y uso básico del programa BPWin

Transcripción

1 Métodos de modelado IDEF0 e IDEF3 y uso básico del programa BPWin ISC Jesus Martinez San German Febrero 2005

2 Agenda IDEF0 IDEF3 BPWIN

3 IDEF0 Integrated Definition Modeling Language Metodología para modelado funcional de procesos

4 Contenido - IDEF0 Objetivo y aplicabilidad de IDEF0 Sintaxis y Semántica Conclusiones

5 Qué es IDEF0? Metodología para representar de manera estructurada y jerárquica las actividades que conforman un sistema o empresa y los objetos o datos que soportan la interacción de esas actividades. Generica: Permite modelar gráficamente sistemas de diferente propósito y a cualquier nivel de detalle. Consistencia de uso e interpretación: Basada en un estándar con especificaciones precisas y rigurosas.

6 Aplicabilidad de IDEF0 Medio para comunicar reglas y procesos de negocios Obtener una vista estratégica de un proceso Facilitar el análisis para identificar puntos de mejora.

7 Aplicabilidad de IDEF0 IDEF0 representa lo que se hace en la empresa

8 IDEF0: Metodología probada. Definida (70`s) y usada por la fuerza aérea de EEUU (programa ICAM 1 ) Usada por el Departamento de defensa. FIPS 2 desde integrated computer-aided manufacturing 2 Federal Information Processing Standards

9 Sintaxis y Semántica de IDEF0 Representación de una actividad Control Entrada Función o actividad Salida Mecanismo Función o actividad = Frase verbal (Verbo + objeto directo) ICOM (Input, Control, Output, Mechanism) Las flechas son sustantivos que representan información, gente, lugares, cosas, conceptos, eventos.

10 Representación de una actividad (cont.) Entradas: - Material o información consumida o transformada por una actividad para producir salidas. - Asociadas al lado izquierdo de la actividad (caja) - Una actividad puede no tener entradas Salidas: - Objetos producidos por la actividad o proceso. - Asociadas al lado derecho de la actividad

11 Representación de una actividad (cont.) Control: - Objetos que gobiernan o regulan cómo, cuándo y si una actividad se ejecuta o no. - Ejemplos: Normas, guías, políticas, calendarios, presupuesto, reglas, especificaciones, procedimientos. - Asociados al lado superior de la actvidad. Mecanismos: - Recursos necesarios para ejecutar un proceso. - Ejemplos: Maquinaria, programas de cómputo, Instalaciones, Recursos humanos. - Asociados al lado inferior de la actividad. - Una actividad puede no tener mecanismos.

12 Representación de una actividad (cont.) Flecha Llamada (Call arrow) Prueba y calibración Referencia a otro modelo o diagrama dentro del mismo modelo. Evita duplicidad de información

13 Representación de una actividad (cont.) Actividad: Preparar un pastel Representación en IDEF0 Receta Ingredientes Preparar pastel Pastel Utensilios

14 Estructura de un modelo Las actividades son agrupadas en diagramas. La relación entre actividades es indicada por su posición y flechas.

15 Estructura de un modelo (cont.) Combinaciones de flechas Salida Entrada Obtener recurso Recurso Transformar recurso Salida Control Aprobar Presupuesto Presupuesto aprobado Solicitar compra

16 Estructura de un modelo (cont.) Combinaciones de flechas (cont.) Salida Mecanismo Cortar la madera Adquirir sierra eléctrica Sierra eléctrica Salida Control retroalimentación Otorgar crédito Evaluación de solvencia de clientes Evaluar situación de deudores

17 Estructura de un modelo (cont.) Combinaciones de flechas (cont.) Salida Entrada retroalimentación Limpiar y Pintar parte Parte pintada Revisar partes procesadas Parte aprobada Partes a repintar

18 Estructura de un modelo (cont.) Ejemplos de unión y ramificación de flechas

19 Estructura de un modelo (cont.) Ejemplos de unión y ramificación de flechas (cont.)

20 Estructura de un modelo (cont.) 0 IDEF0 muestra una vista jerárquica de un modelo A Más general A0 Más detallado A A22 A23

21 Codificado ICOM Estructura de un modelo (cont.)

22 Flechas en túnel Estructura de un modelo (cont.)

23 Estructura de un modelo (cont.) Flechas en túnel (cont.) Todas estas flechas no aparecen en el diagrama hijo

24 Estructura de un modelo (cont.) Flechas en túnel (cont.) Estas flechas en la actividad hijo no corresponden a las flechas de la actividad padre.

25 Estructura de un modelo (cont.) Información inicial: Propósito - Preguntas que el modelo intenta responder. Alcance - Nivel de detalle a lo profundo y a lo ancho del modelo. Punto de vista - Perspectiva desde la que el modelo ve al sistema (e.g. cliente, proveedor, propietario).

26 Estructura de un modelo (cont.) Información de soporte: Glosario Texto - Listado de palabras claves, frases y acrónimos usados en el modelo. - Texto asociado a diagramas para clarificar o enfatizar información FEO (For Exposition Only) y Node Tree - Diagramas explicativos que no necesitan cumplir con el estándar.

27 Algunas reglas Estructura de un modelo (cont.) Diagrama Contexto: Primer diagrama del modelo, diagrama A-0 ( A menos cero ) Una sola actividad, número 0 y representa el objetivo del modelo Diagramas siguientes A0, A1, A2,, An, con actividades 1, 2,,6. Cada diagrama entre 3 y 6 actividades (Recomendación) Todas las ICOM en la actividad padre deben aparecer en actividad hijo Las flechas, al igual que las actividades, se pueden dividir en 2 ó más en los diagramas hijo

28 Ejemplo Estructura de un modelo (cont.) Esposa Presupuesto Leyes de construcción Terreno Materiales Contruir casahabitación 0 Casa Personal A-0 Contrucción de casa-habitación

29 Ejemplo Estructura de un modelo (cont.) Terreno I1 C1 C2 C3 Esposa Presupuesto Materiales I2 Hacer diseño Diseño rechazado 1 Arquitecto Diseño Tramitar permisos Leyes de construcción 2 Diseño aceptado y permisos Presupuesto C2 I1 M1 Materiales Arquitecto Terreno Implantar diseño Albañiles 3 O1 Casa A0 Contruir casa-habitación

30 Conclusiones IDEF0 es una técnica sencilla pero poderosa. Técnica ampliamente usada en la industria durante la etapa de análisis en Re-ingeniería de procesos de negocios (BPR).

31 Conclusiones IDEF0 modela actividades y es independiente de la organización y tiempo. No es un organigrama!, no es un diagrama de flujo! IDEF0 fomenta el trabajo en equipo de manera disciplinada y coordinada. Aunque esto no significa que el modelo refleje el consenso del pensamiento del equipo.

32 Conclusiones Varias herramientas de cómputo soportan la notación de IDEF0. Se puede combinar con otras metodologías para agregar secuencia y sincronización de actividades.

33 IDEF3 Integrated Definition Modeling Language Metodología para captura de descripción de procesos

34 Contenido - IDEF3 Objetivo y aplicabilidad de IDEF3 Sintaxis y Semántica Conclusiones

35 Objetivo de IDEF3 IDEF3 es una metodología para representar el flujo de trabajo de un proceso, así como sus objetos participantes, a partir de la descripción dada por un experto. IDEF0 Vs. IDEF3 -Que hago? -Vista estratégica -Comunicación a usuarios no técnicos -Como lo hago? -Detalle de actividades terminales -Comunicación al propietario del proceso

36 Aplicabilidad de IDEF3 Documentar un proceso actual ( a nivel de detalle) Identificar y capturar conocimiento crítico de un proceso Facilitar el análisis de un proceso particular. Proponer alternativas a un proceso Obtener aprobación para implantar un cambio Planear cambios a un proceso.

37 Aplicabilidad de IDEF3 IDEF3 define cómo la Empresa hace lo que hace

38 Sintaxis y Semántica de IDEF3 Componentes de IDEF3 Unidad de trabajo (UOW) Ligas(links) Conexiones (junctions) Referencias (Referents)

39 Unidad de Trabajo (UOW) Representa una actividad Siempre tienen un identificador único Puede tener una referencia asociada a una actividad IDEF0 Pintar parte 1.1 Referencia IDEF0 ID actividad padre ID Actividad NOTA: BPWin usa el ID de la actividad padre para asociar a una actividad IDEF0.

40 Ligas Representan relaciones restrictivas entre actividades Todas las ligas en IDEF3 son unidireccionales Pueden iniciar y terminar en cualquier parte de la actividad ( caja ) Diagramas IDEF3 generalmente organizados de izquierda a derecha

41 Ligas (cont.) Precedencia temporal El proceso origen debe concluir antes de que el proceso destino pueda comenzar Flujo de objeto Enfatiza la participación de un objeto entre dos procesos. La Semántica igual a la de Precedencia Temporal (la precedencia temporal también puede considerar la participación de un objeto). Relacional Existencia de una relación entre los procesos ligados. La semántica no está definida, sólo que el proceso origen comenzará antes que el proceso destino termine.

42 Precedencia Temporal - Ligas (cont.) La actividad origen se debe completar para que la actividad destino se pueda iniciar. Aprobar recomendaciones 1.1 Aprobación Implantar recomendaciones 1.2 La liga debe estar etiquetada

43 Flujo de Objeto - Ligas (cont.) Algún objeto producido por la actividad origen es requerido como entrada por la actividad destino. La actividad fuente tiene que terminar para que la actividad destino pueda comenzar. Ensamblar parte 1.1 Parte ensamblada Pintar parte 1.2

44 Relacional - Ligas (cont.) No impone restricciones por si sola, su significado debe ser definido por el usuario Arrancar bomba de agua segs. de retraso para no sobrecargar el circuito La etiqueta de la flecha puede usarse para describir la naturaleza de la relación y una descripción más completa se puede dar en un texto adicional.(definición de la liga) Arrancar motor 1.1

45 Relacional - Ligas (cont.) Caso alterno de precedencia temporal Aprobar diseño 1.1 Aprobar Implementar diseño 1.2 Iniciar la implementación cuando se tenga un 70% del diseño aprobado. IMPORTANTE: documentar claramente el significado que se da a la liga relacional

46 Conexiones Las conexiones sirven para representar: Los puntos en los que un proceso se ramifica en múltiples subprocesos Los puntos en los cuales múltiples procesos convergen en un solo proceso La temporalidad (sincronía/asincronía) en el flujo de actividades de un proceso

47 Conexiones (cont.) Ejemplo Pagar con cheque Revisar producto 1.1 Producto aprobado X 1.2 Pagar en efectivo X Producto pagado Procesar factura

48 Tipos de ramificaciones Conexiones (cont.) Divergencia (Fan-out): Distribuye el fluio del proceso. La terminación de una actividad causa la activación de múltiples actividades. Convergencia (Fan-in): La terminación de múltiples actividades consolida el inicio de una actividad.

49 Divergencia (Fan-out) Conexiones (cont.) Tipo de conexión Significado & & O O X AND -Asíncrono AND -Síncrono OR -Asíncrono OR -Síncrono XOR TODAS las actividades que suceden a la conexión iniciarán TODAS las actividades que suceden a la conexión iniciarán al mismo tiempo. UNA O MAS de las actividades que suceden a la conexión iniciarán. UNA O MAS de las actividades que suceden a la conexión iniciarán al mismo tiempo SOLO UNA de las actividades que suceden a la conexión ocurrirá.

50 Conexiones (cont.) Convergencia (Fan-in) Tipo de conexión Significado & & O O X AND -Asíncrono AND -Síncrono OR -Asíncrono OR -Síncrono XOR TODAS las actividades precedentes deben terminar. TODAS las actividades precedentes deben terminar al mismo tiempo. UNA O MÁS de las actividades precedentes terminarán. UNA O MÁS de las actividades precedentes terminarán al mismo Exactamente una de las actividades precedentes terminará.

51 Conexiones (cont.) Ejemplo OR Estudiar libro Tomar curso

52 Conexiones (cont.) Ejemplo AND Sonar Alarma Detecta fuego Notificar a los bomberos Registrar evento Activar dispositivo anti-incendio

53 Ejemplo XOR (OR exclusivo) Conexiones (cont.) Seleccionar destino Avión Viajar en avión Buscar alojamiento Automóvil Viajar en auto

54 Ejemplo AND Síncrono Conexiones (cont.) Sonar disparo de inicio Iniciar carrera Iniciar cronómetro Empezar a correr

55 Ejemplo Conexiones (cont.) Combinación de conexiones Evaluar propuesta 1.1 X O Rechazar propuesta 1.2 Ajustar detalles técnicos 1.3 Ajustar costo O Firmar contrato

56 Ejemplo Combinación no válida Conexiones (cont.) Evaluar costo Recibir propuesta 1.1 X 1.2 Evaluar parte técnica & Firmar contrato

57 Conexiones (cont.) Ejemplo Gráficas de posibles activaciones

58 Conexiones (cont.) Ejemplo Gráficas de posibles activaciones

59 Referentes Símbolos especiales para dirigir la atención del lector a otras partes importantes del modelo. Tipo Object GOTO UOB (unit of behaviour) Note ELAB Propósito Describir la participación de un objeto importante en una actividad Construir ciclos (repetir secuencia de actividades) Incluir una actividad ya descrita sin implicar un ciclo Documentar cualquier información general importante de alguna gráfica (actividad, conexión). Documentar de manera detallada alguna gráfica

60 Referentes (cont.) TipoRef / Nombre Ejemplo Aterrizar avión 1.1 Object/Piloto

61 Referentes (cont.) Ejemplo Recibir requisición de compra 1.1 X Aprobar requisición 1.2 Capturar datos de requisición 1.5. Rechazar requisición 1.3 Aprobar parcialmente 1.4 Modificar requisición 1.6 GOTO/Recibir requisición de compra

62 Descomposición Más General ID actividad padre Número de descomposición Descomposición 1 de la actividad 3 ID actividad Descomposición 1 de la actividad 43 Más Detallado

63 Ejemplo Gestionar Depto. de ventas (A-0) IDEF0 Inventario Control de salida de mercancía Control de órdenes de envío Orden de envío para el cliente Orden del cliente Gestionar Depto. Ventas Mercancia p/ cliente Factura p/ cliente 0 Organización

64 Ejemplo Gestionar Depto. de ventas IDEF0 Orden del cliente $0 Procesar orden Inventario 1 Orden de envío de mercancía Control de salida de mercancias Control de órdenes de envío Orden de envío p/ cliente Enviar mercancía Mercancía p/ cliente Departamento de ventas $0 2 Facturar Factura p/ cliente Departamento de almacén Lista de mercancía enviada $0 3 Departamento de facturación

65 Ejemplo - Gestionar Depto. de ventas (cont.) IDEF3 Procesar orden Mercancía agotada $0 Cancelar orden A1.1.2 $0 Enviar aviso de cancelación A1.1.5 Cantidad ordenada disponible $0 A1.1.1 Solicitar artículos ordenados X J1 $0 Aceptar orden A1.1.3 $0 A1.1.7 Preparar orden de envío O J3 disponible inferior al ordenado $0 A1.1.4 Corregir orden y aceptar & J2 $0 Enviar información de corrección A1.1.6

66 Información de soporte La documentación de un modelo incluye comúnmente Glosario: Descripción textual de los elementos del proceso Fuentes: Material usado en la construcción del modelo Notas: Anotaciones resultantes durante la revisión del modelo.

67 Conclusiones IDEF3 permite documentar procesos para estandarización o como guías para nuevos integrantes del proceso y así reducir la curva de aprendizaje. IDEF3 provee un mecanismo para capturar la secuencia temporal de un proceso y la lógica de decisión que afecta a un proceso.

68 Conclusiones IDEF3 sirve como una herramienta para analizar procesos existentes y diseñar y probar nuevos procesos antes de iniciar cambios reales que pueden ser muy costosos. IDEF3 se puede combinar con IDEF0 para representar detalles de implantación y así representar los procesos al nivel apropiado.