CAPITULO 3 ANÁLISIS SUMARIO

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1 18 CAPITULO 3 ANÁLISIS SUMARIO En el capitulo 3 se muestran la metodología utilizada para el Desarrollo de Software de Apoyo al Sistema de Administración de Recursos Humanos para la Universidad Francisco Gavidia, bajo el enfoque de la Norma ISO 9001:2000, que en lo sucesivo denominaremos SIRH UFG, también se detalla cual es la estrategia de solución y el área en donde se instalará el software. En este capitulo se elabora el Estudio de Factibilidad en donde se presentan alternativas de solución de los problemas del proyecto, se presenta información del proyecto integrado por los análisis Técnico, Operativo y financiero y el plan de ejecución. Se establecen los elementos cuantificables y no cuantificables del proyecto. En este capitulo se mencionan los requerimientos funcionales como los no funcionales, se incluye el software seleccionado para el desarrollo de SIRH UFG, así como también los requerimientos de hardware necesarios para el desarrollo del mismo. Los métodos formales para el desarrollo de software, que son métodos que se utilizan para todas las etapas del ciclo de desarrollo de software y que tienen la característica que usan formalismos matemáticos para la representación o derivación de los elementos involucrados en cada etapa. El punto de arranque de los proyectos de software es un documento de requerimientos del sistema (DRS), en el cual se plasman lo que el usuario desea que haga el software que desea adquirir. Este documento se escribe en lenguaje natural (español, inglés, francés, etc.) y, si es necesario, se utilizan también gráficas, tablas y figuras que ayuden a describir con mayor precisión lo que el usuario desea.

2 METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA. En el desarrollo del proyecto SIRH UFG se utilizará la metodología del Ciclo de Vida del Software, debido a que esta metodología es la que se apega perfectamente a lo que es la línea estratégica de investigación del proyecto, Desarrollo de Software ; la metodología del Ciclo de Vida del Software se define como el proceso que se sigue para construir, entregar y hacer evolucionar el software, desde la concepción de una idea hasta la entrega y el retiro del sistema; los objetivos principales que se persiguen son determinar el orden de las etapas involucradas en el desarrollo del software, establecer el criterio de transición para progresar de una etapa a la siguiente. El modelo del ciclo de vida escogido es un factor principal para conseguir los objetivos buscados, una mala elección del modelo de ciclo de vida puede hacer que se retrase el trabajo enormemente o que se tenga una planificación perfecta del trabajo. Es por ello que el modelo a seguir a lo largo del desarrollo del Sistema será El Prototipo Evolutivo 11, debido a las características principales del proyecto, y además de ser el modelo que más conviene para desarrollar el Sistema de Administración de Recursos Humanos de la UFG. Mediante prototipos resulta de una manera más fácil para el cliente, distinguir los avances del proyecto, además será de mucha utilidad para los desarrolladores del Sistema, para observar en que medida estos progresan y se realizaran las correcciones, solicitadas por el cliente. Prototipo Evolutivo. Con el prototipo evolutivo se comienza diseñando y construyendo las partes más importantes de la aplicación en un prototipo que posteriormente se refinará y ampliará hasta que el prototipo se termine. Este prototipo será el software que se entregará al final. El prototipo evolutivo se utiliza cuando los requerimientos cambian con severidad, cuando el cliente es contrario a facilitar los requerimientos y especificaciones o cuando no está clara la forma del área de aplicación. 11

3 20 Las ventajas de este prototipo son: Se generan signos visibles de progreso. Permite la modificación sobre la marcha. El cliente se va familiarizando con el nuevo entorno. Y las desventajas de este prototipo son: Imposibilidad de conocer a priori el tiempo de desarrollo. La aproximación puede convertirse en excusa para realizar el desarrollo con el modelo de codificar y corregir. 3.2 DESTINO DE LA INSTALACION DEL SOFTWARE. El área donde se instalara el SIRH UFG, será en el servidor de la UFG; SIRH UFG será para uso exclusivo de la Dirección de Recursos Humanos y las respectivas unidades que lo componen. 3.3 DIAGRAMA DE PCES. Este diagrama explica en forma resumida el Problema (P) encontrado, la Causa (C) que lo estimula a que se haga el problema, el Efecto (E) que provoca y la posible Solución (S) al mismo. PROBLEMA CAUSA EFECTO SOLUCION Los procedimientos No existe una Demora en la Crear un Sistema son desarrollados de modernización búsqueda de los Automatizado de forma manual. tecnológica. expedientes. apoyo para el Los formularios son No se cuenta con un Pérdidas de desarrollo de los almacenados pero sin sistema de información. procedimientos que tener una copia de respaldo. almacenamiento de respaldo. posee la Dirección de Recursos Humanos. A la información recolectada no se le da un mantenimiento. No existe un sistema de mantenimiento para los expedientes. Retrazo para generar reportes o estadísticas, que ayuden a tomar decisiones.

4 PROBLEMA. Los procesos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y evaluación de desempeño del personal administrativo y docente, son generados de una manera manual, basados en llenar actualmente los formularios certificados bajo la Norma ISO 9001:2000 que luego son almacenados, pero sin contar con un almacenamiento de respaldo, ni con un mantenimiento de los mismos CAUSA. No existe una modernización tecnológica que facilite la labor de selección, contratación, capacitación, y evaluación de desempeño del personal administrativo y docentes de la Universidad Francisco Gavidia (UFG), que vaya de acuerdo con la Norma ISO 9001:2000 en el aspecto de agilizar los procesos actuales en la Dirección de Recursos Humanos, además de no poder contar con un almacenamiento de respaldo, en caso de desastre, ni con un mantenimiento de los datos en los expedientes EFECTO. Demora en la búsqueda de los expedientes, posibles pérdidas de información, así como el retrazo para generar reportes o estadísticas, de primer nivel, que ayudan a la Dirección de Recursos Humanos a facilitar la toma de decisiones SOLUCIÓN. Crear para la Dirección de Recursos Humanos un Sistema Automatizado de Administración de actividades del personal docente como no docente, que trabaja o aspira trabajar para la Universidad Francisco Gavidia.

5 ESTRATEGIA DE SOLUCIÓN. Debido que no existe una modernización tecnológica que facilite la labor de selección, contratación, capacitación, y evaluación de desempeño del personal administrativo y docentes de la Universidad Francisco Gavidia (UFG), que vaya de acuerdo con la Norma ISO 9001:2000 en el aspecto de agilizar los procesos actuales en la Dirección de Recursos Humanos, además de no poder contar con un almacenamiento de respaldo, en caso de desastre, ni con un mantenimiento de los datos en los expedientes, se propone la creación de un software de computadora que apoye a los Jefes de Cada Unidad como al Director de Recursos Humanos para lograr mejores resultados en la búsqueda de los expedientes, no existirán posibles pérdidas de información, ni retrazo para generar reportes o estadísticas. La utilización de una herramienta de software que cumpla con las características de los procesos actuales aportaría a la solución de cada situación encontrada, como se muestra en los cuadros siguientes:

6 3.4.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS A NIVEL GENERAL DE SIRH UFG 23

7 PROCESO DE CONTRATACIÓN DE NUEVO PERSONAL. Proceso Actual Proceso Automatizado En la recepción de Hoja de Vida, se ingresaran todos los datos a la computadora, para formar una base de datos que Recepción de Hojas de Vida para será nuestra Bolsa de Trabajo, en el cual bastara una luego ser archivados. búsqueda rápida para seleccionar la que se adecue al perfil a buscar de los ingresados al sistema. Envío de hoja de Requisición de La Requisición de Personal, se realizará de forma electrónica Personal (es llenado por los Jefes en la cual los Jefes de cada unidad, enviarán en tiempo real de cada unidad para luego ser la solicitud, para que esta pueda ser vista por el Director de enviada a la Dirección de Recursos Recursos Humanos. Humanos). Llenar la solicitud de Empleo, en La hoja de solicitud de empleo será llenada de una forma el cual se colocan datos conocidos electrónica, en la cual los datos solicitados serán invocados que ya fueron ingresados en de las hojas de vidas ingresadas con anterioridad al sistema, anteriores procesos manuales esto hará los procesos más eficientes. La evaluación será realizada de forma electrónica, en la cual el sistema enviará, mensajes al Jefe de Unidad para indicarle Evaluación del Personal nuevo que tiene que realizar la evaluación en el sistema, al ser antes de cumplir su primer mes finalizada la evaluación esta será enviada en tiempo real, al laboral Director de Recursos Humanos, para que este pueda estudiar la evaluación realizada por los Jefes de cada unidad. Cuadro 3.4.1

8 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE NUEVO PERSONAL.

9 PROCESO DE ACTIVIDADES FORMATIVAS. Proceso Actual Proceso Automatizado Diseñar y revisar cuestionario para El cuestionario de detección de necesidades de formación, detectar las necesidades formativas será realizado de forma electrónica, este cuestionario del personal de la institución. mostrará las necesidades que el empleado tiene. Recolectar los cuestionarios llenos para enviarlos al Director de Recursos Humanos, para luego diseñar el programa de formación En el momento en que el empleado termine de llenar el cuestionario de detección de necesidades, este será recibido por los Jefes de cada unidad, siendo la recolección de los cuestionarios de una forma automática y rápida. Comparar necesidades de La comparación de necesidades de formación se realizará de formación propias del perfil de forma automática, el sistema mostrara los datos de los competencia de personal docente y cuestionarios, para que los Jefes de cada unidad puedan no docente realizar las comparaciones con el perfil adecuado. El seguimiento y control a los programas de formación, se Seguimiento y control al programa realizaran de forma automática, obteniendo los datos en el de formación. mismo momento, para analizar los datos en un tiempo más corto. Cuadro 3.4.2

10 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS PARA EL PROCESO DE ACTIVIDADES FORMATIVAS.

11 PROCESO DE EVALUACIÓN DE PERSONAL NO DOCENTE. Proceso Actual Proceso Sistematizado La entrevista se realizará desde un formulario que el sistema mostrará en pantalla, el cual permitirá Entrevista de Evaluación, haciendo uso de un completarlo en el mismo momento para realizar la cuestionario impreso entrevista de una forma más eficaz Ponderación de factores realizados de forma manual Plan de Mejora, realizado de forma manual La ponderación de factores, se realizará de forma electrónica, brindando los resultados de forma inmediata El Sistema sugerirá el plan de mejora de una forma automática, comparando con los datos anteriormente almacenados La evaluación de personal se mostrará de forma electrónica la cual se almacenará en el servidor, y Evaluación personal finalizada con la podrán tener información de respaldo, ponderación, es almacenada en el expediente manteniendo la información del empleado más de cada empleado segura Cuadro DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE PERSONAL NO DOCENTE.

12 PROCESO DE EVALUACIÓN DE PERSONAL DOCENTE. Proceso Actual Proceso Sistematizado Entrevista de Evaluación, haciendo uso del La entrevista se realizará desde un formulario cuestionario impreso Evaluación del electrónico el cual permitirá realizar la entrevista Desempeño Docente. de una forma más eficaz. Ponderación de factores realizados de forma manual. Plan de Mejora, realizado de forma manual. La ponderación de factores, se realizara de forma electrónica, brindando los resultados de forma inmediata. El Sistema sugerirá el plan de mejora de una forma automática, comparando con los datos anteriormente almacenados. Evaluación personal finalizada con La evaluación de personal se mostrará de forma electrónica la cual podrá ser almacenada en el la servidor, y podrán tener información de respaldo, ponderación, es almacenada en el expediente manteniendo la información del empleado más de cada empleado. segura. Cuadro DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN DE PERSONAL DOCENTE.

13 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD. Factibilidad 12 se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos: Técnico, Económico y Operativo Factibilidad Técnica. El proyecto es técnicamente factible, porque la universidad cuenta con la tecnología capaz y disponible para el desarrollo del mismo, a través del Hardware, Software y Conexiones de Red. Además, la universidad cuenta con servidores bajo la plataforma Windows en el cual el proyecto puede ser desarrollado satisfactoriamente. Requerimientos de Red, Hardware y Software. RED: Cableado estructurado de Datos UPS Switch 3 Com 16 P HARDWARE: Ordenador genérico 500 MHz, 128 MB en Memoria, 10GB en Disco, Monitor 14" VGA, tarjeta de red 10/100 Servidor 2 GHz, 256 MB en Memoria, 40GB en Disco, Monitor 14 " VGA, tarjeta de red 10/100 SOFTWARE Licencia Windows 2000 Server Licencia Windows XP para los clientes Licencia SQL 2000 Server 12

14 31 Para el manejo del sistema en red INTERNA, se operará de la siguiente manera: el sistema se instalará en cada Cliente Windows, y en uno de los servidores de la UFG. Mediante SIRH UFG se hará una mejora al sistema actual, en donde se dispondrá de tecnología que satisfacerá las necesidades de la DRRHH Factibilidad Económica. Un sistema puede ser factible desde el punto de vista técnico y operacional, pero sino es factible económicamente para la organización no puede ser implantado. Barry Boehm, en su libro clásico sobre economía de la Ingeniería del Software, introduce una jerarquía de modelos de estimación de Software con el nombre de COCOMO, por su nombre en Ingles (Constructive, Cost, Model) modelo constructivo de costos. Aplicando el modelo COCOMO básico 13 para calcular el esfuerzo, tiempo y costo al desarrollo del sistema se obtienen los siguientes resultados; tomando un tipo de proyecto Empotrado (Ver explicación en la sección 2.8): Donde E representa el esfuerzo para realizar el software; tomando como base que el software tendrá un estimado promedio de 14,500 líneas de código. Donde los datos de a y b se toman de tablas que ya están establecidas para este tipo de proyecto. E = a * KLOC b = 3.6 * (14.5) 1.20 = hombre-mes Tenemos que para realizar el sistema en un mes tendríamos que utilizar 89 personas. Para calcular la duración del proyecto (D) usamos la estimación de esfuerzo: Los valores de c y d ya están disponibles en tablas y E ya lo encontramos en los cálculos anteriores. 13

15 32 D = c * E d = 2.5 * = meses (duración para el desarrollo del sistema) El valor de la duración del proyecto permite al planificador recomendar un número de personas N para el proyecto. N = E / D N = / N = 8.47 (personas recomendadas para realizar el proyecto en 10 meses y medio.) Si cada hombre-mes gana $ 1,200.00, trabajando un promedio de 20 horas semanales, estimando a $ dólares la hora de un programador, entonces el costo del sistema será de 1,200 x 8.47 = $ 10, mensual. Por supuesto que el planificador puede decidir emplear sólo una, dos o más personas y ampliar o reducir la duración del proyecto. Para la factibilidad económica del desarrollo de SIRH UFG, se hizo el estudio de los recursos necesitados y utilizados, además de un presupuesto del mismo en el cual se analizó el costo del desarrollo/adquisición, el tiempo del analista, costo del tiempo del personal y el costo del estudio en total, como se detalla a continuación (tomando en cuenta que son 3 los desarrolladores): COSTO EN RECURSOS PARA LA CREACION DEL SOFTWARE DOLARES 3 COMPUTADORAS PROPIAS $ 1, DISEÑO Y PROGRAMACION calculo del esfuerzo, tiempo y costo = HORA HOMBRE 15 DOLARES * 3 PERSONAS * 4 HORAS * 210 DÍAS (tomando como base los 10.5 meses del estudio de COCOMO, es decir 10.5 mes*4semanas c/mes*5 días por c/semana) $ 37, PRESUPUESTO GASTOS DE PAPELERIA (FOTOCOPIAS, ANILLADO ETC) $ GASTO DE TRANSPORTE $ GASTO DE ALIMENTOS $ GASTO DE CD $ TOTAL $ 40, Tabla 3.5.1

16 33 El costo del hardware y software 14 para la aplicación si la institución no contara con los recursos necesarios para la puesta en marcha del mismo, se podría obtener al multiplicar los precios unitarios que se detallan a continuación por la cantidad de equipo donde se desee instalar el software SIRH UFG. Descripción Costo Unitario Punto de Red $40,00 UPS $60,00 Switch 3 Com 16 P. $300,00 Ordenador genérico 500 MHz, 128 MB en Memoria, 10GB en Disco, Monitor 14" VGA, tarjeta de red 10/100 $450,00 Servidor 2 GHz, 256 MB en Memoria, 40GB en Disco, Monitor 14 " VGA, tarjeta de red 10/100 $650,00 Licencia Windows 2000 Server $ Licencia Windows XP $ Licencia SQL 2000 Server sin usuarios $1, Tabla Factibilidad Operativa. La factibilidad operativa se refiere a la garantía de operación y de uso que tendrá SIRH UFG, dentro de la Unidad de Recursos Humanos de la UFG, el cual se ha hecho con medidas de seguridad y de fácil adaptación por sus pantallas amigables y no sobrecargadas de información. El sistema a desarrollar contará con un ambiente gráfico en su presentación, dando facilidad para los usuarios que operarán con el sistema. Además, el conocimiento de la informática en general por parte de los usuarios, y la creación del manual del usuario, creará confiabilidad para le manejo del SOFTWARE. También, el poder interactuar con el SOFTWARE por medio de la red local de la Universidad, dará como resultado un trabajo integrado por parte de los diferentes usuarios de las unidades y decanatos. 14 Precios actualizados en el mercado nacional, diciembre 2004

17 34 La forma en que esta elaborado el software permite el rápido ajuste del personal hacia el mismo, y debido a que reducirá el tiempo de trabajo, este software tendrá un nivel más alto de aceptación. Asimismo que se hizo una presentación de SIRH UFG a la Dirección de RRHH en donde participaron el Director y sus 3 auxiliares, en ese momento ellos dieron muchas muestras de entusiasmo para operar dicho software, y del cual se anexa un acta firmada por los participantes, lo que nos confirma la garantía de operación y de uso que tendrá SIRH UFG, dentro de la Unidad de Recursos Humanos de la UFG garantía de operación y de uso que tendrá SIRH UFG, dentro de la Unidad de Recursos Humanos de la UFG, En conclusión la Universidad Francisco Gavidia cuenta con los recursos técnicos, humanos y financieros necesarios para poder desarrollara un sistema que le permita agilizar los procedimientos establecidos para el reclutamiento, la selección, contratación, capacitación, y evaluación de desempeño del personal administrativo y docentes de la Universidad Francisco Gavidia (UFG); El Software de apoyo al Sistema Administración de Recursos Humanos de la Universidad Francisco Gavidia, será una herramienta útil y de mucho beneficio para la Dirección de Recursos Humanos. 3.6 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES. El software de Administración de Recurso Humano para la U.F.G. que se basa en la norma ISO 9001:2000 (SIRH-UFG), tiene la funcionalidad de desarrollar los cuatro procesos en que se basa la Dirección de Recurso Humano de la universidad, entre los cuales tenemos: a) Reclutamiento y selección del personal: que se encarga de seleccionar de una forma exhaustiva de reclutar a aquellas personas que cumplen con las cualidades y capacidades requeridas para desarrollar un cargo o puesto determinado y que a la vez ha cumplido con llenar los requisitos administrativos, es decir ha llevado a la Dirección de Recurso Humano todos los documentos que se le han solicitado.

18 35 b) Evaluación de desempeño para el personal Docente: este procedimiento persigue detectar el nivel del rendimiento laboral del personal docente que trabaja en la U.F.G. y que año tras año permite verificar estándares de desempeño para que en un futuro estos puedan mejorar. c) Evaluación de desempeño para el personal Administrativo: este tiene el mismo objetivo que el de la evaluación de desempeño para el personal Docente, solo que en este caso es aplicado al personal administrativo. d) Desarrollo de Actividades Formativas: en este proceso se verifican las necesidades del personal docente como administrativo, después de haber realizado las evaluaciones de desempeño, para que por medio de capacitaciones estos alcancen el perfil ideal. Tiene como objetivo definir las diferentes acciones que se desarrollan para llevar a cabo la formación del personal de la universidad, desde la detección de necesidades, el desarrollo de un programa de formación hasta la medición de su impacto REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES. Define propiedades del sistema y restricciones. Las restricciones pueden ser capacidades de dispositivos de E/S, representaciones del sistema, etc. Los requerimientos de procesos pueden ser especificados utilizando un sistema CASE (Computer-Aided Software Engineering 15 o Ingeniería de Software Asistido por Computadoras 16 ), lenguaje de programación o método de desarrollo Los requerimientos no-funcionales pueden ser más críticos que los requerimientos funcionales. Si estos no se cumplen, el sistema no es útil. Existen tres clases de requerimientos no-funcionales que son: requerimientos del producto, requerimientos de desarrollo y requerimientos externos. a) Requerimientos del Producto Análisis y Diseño de sistemas de Información, James A. Senn, Segunda edición.

19 36 Requerimientos que especifican que el producto entregado, para nuestro caso SIRH UFG, deben tener un comportamiento especifico, por ejemplo Velocidad de ejecución, confiabilidad, etc. b) Requerimientos de Desarrollo Los Requerimientos de Desarrollo están formados por todos los elementos necesarios para desarrollar el software de Administración de Recurso Humano para la U.F.G. Requerimientos que son consecuencia de políticas organizacionales y procedimientos. Los Requerimientos de desarrollo son: Herramientas de Desarrollo: programa que es utilizado para la creación de un sistema u otro programa de computadora. Herramientas de Diseño: programa utilizado para la creación del ambiente de un sistema. Sistema Operativo de Servidor: Plataforma de trabajo de un Servidor. Sistema Operativo de Desarrollo: Plataforma de trabajo que utilizara el desarrollador del sistema y el cliente. c) Requerimientos externos Requerimientos que se derivan de factores que son externos al sistema y a su proceso de desarrollo, por ejemplo SIRH UFG será compatible con la plataforma de trabajo de utiliza la Universidad, cumpliendo así con los requerimientos de interoperabilidad que es la capacidad de comunicación entre diferentes programas y maquinas de diferentes fabricantes, así también SIRH UFG poseerá niveles de usuario para cumplir con los requerimientos de privacidad y seguridad, etc.

20 SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS. En la selección de la mejor herramienta para el desarrollo del software se hizo una evaluación la cual se presenta a continuación. Metodología de selección. Con la finalidad de realizar un análisis íntegro de todas las alternativas para la selección de la que cumpla con los requerimientos del sistema, se utiliza el Modelo de Decisión y Evaluación de Alternativas llamado Modelo Básico de Anillo Abierto 17, que consiste en reconocer las necesidades existentes, después diagnosticar el problema para luego establecer criterios de decisión y la asignación a cada uno de ellos un coeficiente de ponderación, los cuales se detallan a continuación. Criterios de Selección Ponderación Excelente Muy Bueno Bueno Deficiente Insignificante 0-20 Tabla Metodología de Selección Esta metodología se aplicó en la evaluación y selección del software, catalogado en los siguientes: Herramientas de desarrollo Herramientas de diseño Sistema Operativo de Servidor Sistema Operativo de Desarrollo 17 Decisiones Administrativas con Objetivos Múltiples, Allan Easton, págs. 100 y 101

21 38 a) Selección de Las Herramientas de Desarrollo. Se evaluaron diferentes alternativas para así seleccionar la mejor herramienta en el desarrollo y construcción del software y su respectiva documentación, y estas se presentan a continuación mediante una tabla representativa: Herramienta Alternativas evaluadas Alternativas seleccionadas Herramienta de Desarrollo Visual Basic SQL 2000 Server Visual Basic MICROSOFT ACCES 2000 My SQL SQL 2000 Server Power Point Visio 2000 Visio 2000 Herramientas de Diseño Corel Draw. Flash Mx Power Point PhotoShop Free Hand 10 Flash Mx Windows 2000 SERVER Sistema Operativo de Servidor Linux Windows 2000 SERVER Sistema Operativo de Desarrollo Tabla literal a-1 Windows 2000 Windows XP Profesional Windows XP Profesional Para constituir los criterios de decisión se razonaron las características del software a desarrollar, éstas son: a. Dominio de la herramienta. Esto revela el grado en el que el equipo de desarrolladores domina la herramienta de desarrollo. b. Orientado a POO (Programación Orientada a Objeto): Revela el grado en que la herramienta soporta y facilita el desarrollo para la interacción con el usuario con su interfaz. c. Capacidad en expansión. Se refiere al apogeo que la herramienta está teniendo en el desarrollo de aplicaciones. d. Documentación existente. Considera la cantidad de documentación existente sobre la herramienta de desarrollo, que será de mucha importancia para soportar el desarrollo del sistema.

22 39 Criterios a. b. c. d. Total Alternativas Visual Basic SQL 2000 Server MICROSOFT ACCES My SQL Tabla literal a-2 Por la dimensión del Sistema a desarrollar (SIRH UFG), se seleccionaron dos alternativas que son complementarias una de la otra, y estas Herramientas de Desarrollo son: Visual Basic SQL 2000 Server b) Selección de Las Herramientas de Diseño. Para constituir los criterios de selección se razonaron los siguientes aspectos: a. Compatibilidad con la herramienta de desarrollo, esto muestra el grado de compatibilidad que existe entre las herramientas de diseño con la herramienta de desarrollo seleccionada. b. Comodidad, debe proporcionar suficientes recursos para los desarrolladores. c. Disponibilidad, cantidad de recursos que poseen las herramientas para los desarrolladores. Criterios Alternativas a. b. c. Total Power Point Visio Corel Dra Flash Mx PhotoShop Free Hand Tabla literal b Las herramientas de Diseño seleccionadas, para el software y documentación, son: Power Point Visio 2000 Flash Mx

23 40 c) Selección del Sistema Operativo. Para establecer los criterios de decisión se consideraron los siguientes aspectos: a. Compatibilidad con las herramientas de desarrollo y diseño. Este criterio indica que las herramientas de desarrollo y diseño puedan funcionar bajo el sistema operativo seleccionado. b. Comodidad. Indica que la Herramienta seleccionada debe proporcionar suficientes recursos para los usuarios finales y al mismo tiempo para los desarrolladores. c. Interfaz gráfica. Que posea una interfaz gráfica de usuario. Debido a que el software SIRH UFG interactúa un gran porcentaje con el usuario. d. Soporte técnico. La posibilidad de encontrar personas o empresas que brinden soporte al sistema operativo. d) Selección del Sistema Operativo de Servidor. Criterios a. b. c. d. Total Alternativas Windows 2000 SERVER Linux Tabla literal d El Sistema Operativo de Servidor seleccionado es: Windows 2000 Server Debido a que proporciona a los usuarios una plataforma de base de datos para el procesamiento transaccional online Cliente-Servidor a gran escala. Facilita a los administradores de bases de datos la construcción, manejo y despliegue de aplicaciones para negocios, cuenta con nuevas y sofisticadas herramientas que simplifican el manejo de operaciones complejas, esta diseñado para recibir mayor numero de datos, transacciones y usuarios con facilidad. e) Selección del Sistema Operativo de Desarrollo. Alternativas Criterios a. b. c. d. Total Windows Windows XP Profesional Tabla literal e

24 41 El Sistema Operativo de Desarrollo seleccionado es: Microsoft Windows XP Profesional Debido a que es la versión más actualizada de Windows y que se está con ello a la vanguardia con los sistemas operativos en donde se desarrolla el Sistema SIRH UFG y además Windows XP proporciona nuevas pantallas, menús simplificados, diseño nuevo y simple que ayuda a familiarizarse con las tareas claves y los comandos básicos de una manera mas rápida. Windows XP convierte la informática personal en una experiencia fácil y divertida, eficacia, rendimiento, una nueva apariencia llena de luz y color, y cantidad de ayuda cuando es necesaria, incluye confiabilidad y seguridad; todo esto se convierte en un valor agregado REQUERIMIENTO DE HARDWARE. Para el funcionamiento del software se determinaron los requerimientos de hardware y estos tienen las siguientes consideraciones: El software funcionará con el sistema operativo Windows XP Profesional. El software será desarrollado en Visual Basic 6.0. El software será instalado individualmente en cada cliente del servidor. A partir de estas consideraciones se procede a determinar los requerimientos de hardware en cuanto a: Espacio en disco requerido para el software y característica del equipo, así: a) Espacio Requerido en Disco del Software para el Cliente y Servidor. Tipo de Software Nombre Tamaño en MB Software principal SIRH UFG (Ejecutable) 15.8 MB SIRH UFG (Instalador) 4.92 MB Tabla a

25 42 b) Características del Equipo para el Cliente. Requerimiento Mínimo Recomendado Procesador 500 MHz 2 GHz ó superior Memoria principal 128 MB 256 MB Disco duro 10 GB 40 GB Monitor VGA SVGA Tabla b c) Características del Equipo para el Servidor. Requerimiento Mínimo Recomendado Procesador 2 GHz 3 GHz ó superior Memoria principal 256 MB 512MB Disco duro 40 GB 80 GB Monitor VGA SVGA Tabla c 3.7 PROCESO DEL SISTEMA ACTUAL Para mostrar la forma en que se relacionan los elementos del sistema Para el reclutamiento, la selección, contratación, capacitación, y evaluación de desempeño del personal administrativo y docentes de la Universidad Francisco Gavidia (UFG) se ha utilizado el enfoque de sistemas; este muestra la forma en que el proceso funciona actualmente, basándose en la información recolectada por medio de entrevistas y observaciones adquiridas en la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Francisco Gavidia. El enfoque de sistemas muestra las interrelaciones entre los elementos del sistema y la forma como se relacionan con el medio ambiente.

26 DIAGRAMA DE ENFOQUE DE SISTEMAS. Tabla Enfoque de Sistemas DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS. a) Bolsa de Trabajo: La bolsa de trabajo desempeña un papel muy importante, dentro de la Dirección de Recursos Humanos de la UFG, ya que es el lugar donde podemos encontrar los futuros prospectos, para ocupar una plaza docente o no docente, actualmente este proceso es de forma manual, en el cual las hojas de vida son almacenadas en un archivero, y en el momento de solicitar la búsqueda de un elemento con perfiles altamente calificados, estas hojas de vida deben de ser revisadas

27 44 nuevamente, esto genera un retraso en los procesos como el riesgo de poder perder alguna hoja de vida en la Bolsa de Trabajo almacenada, además esta bolsa de trabajo hace la función tanto para personal en potencia externo, como personal interno, para asignar alguna plaza libre que puede ser ocupada por un empleado actual. Para realizar el proceso de ocupar una plaza por personal interno, estos deben de realizar procesos manuales que detallaremos a continuación. b) Reclutamiento y Selección de Personal: Garantizar objetividad y precisión en el reclutamiento y selección del personal con el fin de contar con personal calificado y competente que pueda hacerle frente a los principales retos de la Universidad, en el reclutamiento y selección de Personal, lo podemos identificar en dos procesos que son Reclutamiento y Selección: Reclutamiento: Proceso por medio del cual se hace llegar a la institución personas que poseen el perfil requerido para un puesto de trabajo específico. Este puede ser generado desde la bolsa de trabajo, en el cual de forma manual, se realiza una búsqueda de todos las hojas de vida, que puedan cumplir con el requerimiento realizado por el Director de Recursos Humanos, dichos requerimientos tendrán que satisfacer las necesidades mínimas que solicitan los Jefes de cada Unidad. Selección: Serie de acciones tendiente a escoger dentro de una propuesta de candidatos, a la persona más idónea de acuerdo al perfil del puesto. Este se realiza luego de haber efectuado el reclutamiento de las hojas de vida mejor calificadas, luego se realiza el proceso de forma manual, de identificar los mejores perfiles para poder optar a la mejor opción, además de realizar pruebas tanto psicológicas como de desempeño de la plaza a cubrir, el proceso de Selección puede ser para las personas de la Bolsa de Trabajo, que no labora en la UFG, y para las personas que laboran dentro de la UFG, ya que además se pueden realizar promociones dentro de la Institución, y es en ese momento que se debe de realizar el proceso de Seleccionar el mejor prospecto para cubrir la plaza.

28 46 f) Personal Mejor Capacitado con Perfil Ideal: Luego de que la persona se someta a todos los procesos manuales, anteriormente descritos, éste mejora el desempeño de sus actividades diarias, logrando de esta forma tener al personal altamente calificado y con un perfil ideal. 3.8 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA A IMPLEMENTAR INTERFAZ. Fácil de utilizar tanto para los Jefes y el Director de Recursos Humanos. Visualmente atractivo, ambiente totalmente gráfico. Interactivo (el software debe ser capaz de interactuar con el usuario) REFERENCIA PARA LOS JEFES DE LA UNIDAD. Niveles de Usuarios para ingresar al sistema. Protector de Pantalla incluido en el Software. Envío de Solicitud en tiempo real al Director de Recursos Humanos. Envío de mensaje indicando unos días antes que tiene que realizarle El cuestionario de Seguimiento del Proceso de Selección de Personal REFERENCIA PARA EL DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS. Niveles de Usuario para ingresar al sistema. Protector de Pantalla incluido en el Software. Facilidad de visualizar las solicitudes en tiempo real de los Jefes de cada Unidad. Almacenamiento de Bolsa de Trabajo. 3.9 TÉCNICA DE RECOLECCION DE DATOS. Las técnicas utilizadas para la recolección de datos son la entrevista y observaciones adquiridas en el campus universitario.

29 45 c) Desarrollo de Actividades Formativas: Tiene por objeto definir las diferentes acciones que se desarrollan para llevar a cabo la formación del personal docente y administrativo de la universidad, desde la detección de necesidades, el desarrollo de un programa de formación hasta la medición de su impacto. El Director de Recursos Humanos envía a cada unidad el cuestionario de detección de necesidades durante el mes de octubre de cada año, a efecto que cada Jefe lo llene con sus colaboradores, y deberá regresarlo a la misma Dirección a amas tardar en el mes de noviembre, para que en diciembre se elabore el Programa de Formación Institucional. Pueden existir excepciones en las fechas si el Director de Recursos Humanos así lo notifica. d) Evaluación de Desempeño de Personal no Docente: Contar con un medio sistemático, objetivo y técnico para detectar el nivel del rendimiento laboral del personal no docente que trabaja en la UFG. Y que año tras año permita verificar estándares de desempeño a mejorar. El sistema de Evaluación del Desempeño Laboral es crucial para el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios que presta la Universidad. Es importante conocer año con año el estándar del desempeño del Recurso Humano para reforzarlo en todas sus áreas. La evaluación del desempeño se realiza 2 veces al año. e) Evaluación de Desempeño de Personal Docente: Contar con un medio sistemático, objetivo y técnico para detectar el nivel del rendimiento laboral del personal docente que trabaja en la UFG. Y que año tras año permita verificar estándares de desempeño a mejorar. El sistema de Evaluación del Desempeño Laboral es crucial para el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios que presta la Universidad. Es importante conocer año con año el estándar del desempeño del Recurso Humano para reforzarlo en todas sus áreas.

30 47 Las entrevistas fueron hechas directamente al Director de Recursos Humanos de la Universidad Francisco Gavidia, mediante el uso de cuestionarios preparados con anticipación. Que serán presentados en los anexos. Las observaciones fueron adquiridas del personal que labora dentro de la Dirección de Recursos Humanos y que son los encargados de realizar parte de los procesos desarrollados dentro del Sistema de esa Dirección.