PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA ÍNDICE

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NMPO Hoja 1 de 3 ÍNDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 4. DEFINICIONES 5. RESPONSABILIDADES 6. REALIZACIÓN 7. REGISTRO Y ARCHIVO 8. ANEXOS CONTROL DE REVISIONES REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REDACCIÓN Adaptación a la Norma UNE ISO 9001:2008 y PRC modificación del procedimiento Adaptación a los requerimientos AUDIT y modificación del procedimiento PRC APROBADO Fdo.: PRC Fecha: Este documento es válido desde la fecha de su rectificación por la Junta de Centro Formato F 01.01/3

2 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NMPO Hoja 2 de 3 1. OBJETO Definir el modo en el que se establecen las comunicaciones internas y externas que afecten al SGC de la ETSNMN, o a cualquiera de sus procesos, respecto a: Publicación de información sobre las titulaciones de la ETSNMN; Difusión de información en la comunidad universitaria; Difusión de información a la sociedad; Difusión de la Política y Objetivos de Calidad del Centro y Difusión de los resultados. 2. ALCANCE Todos los grupos de interés vinculados a las titulaciones que se imparten en la Escuela (alumnado matriculado, alumnado potencial, familias, PDI, PAS, empresas empleadoras, órganos de gobierno de la universidad ). 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Manual de la Calidad: Capítulo 01. Norma UNE-EN ISO 9001:2008 Apartado Elementos AUDIT: Proceso para definir la política y los objetivos de calidad Proceso para garantizar la calidad de los programas formativos. Proceso de Gestión de los recursos Materiales y Gestión de los Servicios. Proceso de Publicación de información sobre titulaciones Ley de Protección de datos NMPO Comité de la calidad y revisión del sistema por la Dirección. NMPO No Conformidades. NMPO Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Real Decreto 1393/2007 de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales. Estatutos de la UPV/EHU. 4. DEFINICIONES Comunicación: escrito sobre un tema determinado que el emisor envía a una tercera persona para su conocimiento. En el caso de la ETSNMN se aplica a los comunicados que se envían a personas u organizaciones ajenas o no a la propia ETSNMN para que tengan conocimiento de algún asunto relativo al SGC o de alguno de sus procesos tales como el Proceso de Planificación Docente, el Proceso de Acogida de Alumnos, etc. 5. RESPONSABILIDADES La Comisión de Calidad de la ETSNMN, anualmente ha de proponer: qué información publicar, a quién ha de ir dirigida (grupos de interés) y el modo de hacerla pública (canales de comunicación). Se ha de informar al menos sobre: La oferta formativa, políticas de acceso y orientación de estudiantes, metodología de enseñanza aprendizaje y evaluación, programas de movilidad, procedimiento de análisis de la satisfacción del PDI, PAS, alumnado, mecanismos para realizar sugerencias y reclamaciones, y los resultados de la enseñanza (en cuanto al aprendizaje, inserción laboral ). El equipo de dirección aprueba la propuesta remitida por la Comisión de Calidad. El equipo de dirección, la Secretaría, el PRC, y el Consejo de Estudiantes se reparten la responsabilidad de la difusión de la información en la comunidad universitaria, previa revisión y comprobación de que sea fiable y suficiente El Director o Directora y el/la PRC se responsabilizan de la difusión de la Política y Objetivos de Calidad del Centro. Formato F 01.01/3

3 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NMPO Hoja 3 de 9 La SOA, el/la Director/a y el/la SCID se reparten la responsabilidad de difundir los resultados. La SOA y el/la SCID son las responsables de publicar la información sobre las titulaciones. La Dirección, el Administrador y la Persona Responsable de la Calidad, en adelante PRC, son responsables de transmitir las comunicaciones que se consideren relevantes para el SGC mediante la sistemática descrita en el presente procedimiento tanto para su relación con personas pertenecientes a la propia ETSNMN, a la UPV/EHU como con las terceras personas ajenas a la ETSNMN o a la propia UPV/EHU. Todo el personal del Centro participa en el proceso. La PRC tiene el cometido de controlar cualquier No Conformidad planteada con respecto a las comunicaciones internas o externas que afecten al SGC de la ETSNMN. Así mismo, realiza anualmente el análisis de resultados de la satisfacción con los mecanismos (a través de los canales de retorno) para publicar la información sobre el Plan de Estudios y propone en el informe final las acciones de mejora del procedimiento de comunicación. 6. REALIZACIÓN Para garantizar que las comunicaciones internas y externas que se realicen en la ETSNMN relativas a su SGC o alguno de sus procesos sean eficaces, la ETSNMN ha establecido una sistemática basada en comunicados escritos que buscan, por un lado, evitar la pérdida de la información relevante para el funcionamiento del SGC garantizando una transmisión efectiva de la información que resulte necesaria y, por otro lado, dar una imagen corporativa que permita identificar los comunicados realizados por personal de la ETSNMN e identificar adecuadamente al emisor de dicho comunicado para facilitar las posibles respuestas. El remitente de dicho comunicado busca informar al destinatario de un determinado tema o asunto del que quiere que tenga conocimiento. El contenido de los comunicados es ampliamente variado pudiendo abarcar, entre otros, los siguientes temas: Información de los cambios introducidos en la documentación del SGC. Convocatorias de reuniones, sesiones informativas y posibles cursos a realizar. Emisiones de borradores de planificación docente. Comunicación de fechas de exámenes o posibles modificaciones del calendario. Etc. Dichos comunicados, cuando afectan a un colectivo amplio de personas tanto de la propia ETSNMN como de fuera de la misma, pueden ser publicados en los tablones existentes al efecto en la propia ETSNMN de modo que la difusión de dichos mensajes sea la adecuada. No obstante, se distinguen dos tipos de comunicados: los oficiales y los comunicados internos. Comunicados oficiales Se trata de mensajes emitidos por alguna sección de la ETSNMN para informar a una tercera parte externa a la ETSNMN de un tema que considera de relevancia. Se realizan en los papeles timbrados con el membrete oficial de la ETSNMN. Comunicados internos Son comunicados realizados por la Dirección, el Administrador o la PRC cuyo destino es el profesorado, el P.A.S. o el alumnado de la propia ETSNMN. Para este tipo de comunicado, se emplea el Formato F 01.05/1. Se diferenciarán cinco procedimientos: a) Publicación de información sobre las titulaciones de la ETSNMN. Formato F01.01/4

4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NMPO Hoja 4 de 9 b) Difusión de información en la comunidad universitaria. c) Difusión de información a la sociedad. d) Difusión de la Política y Objetivos de Calidad del Centro. e) Difusión de los resultados. Evaluación de resultados: La Subdirección de Calidad e Innovación Docente (SCID), o el PRC, elaborará anualmente un informe de los resultados obtenidos mediante los mecanismos creados a tal efecto (encuestas de satisfacción de jornadas de puertas abiertas, encuestas sobre procesos de captación y acogida del alumnado, encuestas a PDI y PAS, encuestas a alumnado, a egresados/as, etc.). Dicho informe incluirá unas propuestas de mejora encaminadas a corregir las debilidades o deficiencias detectadas en el proceso de comunicación. a) Publicación de información sobre las titulaciones La información general sobre las titulaciones (acceso, admisión y matriculación perfiles de ingreso y egreso, objetivos, plan de estudios, orientación al estudiante y orientación profesional, movilidad, prácticas, procedimiento de incidencias, quejas y sugerencias, PDI, PAS, recursos y servicios implicados en la titulación) es actualizada por la PRC y el Comité de Calidad, así como en la revisión del SGC por parte de la dirección. Esta información, se incorpora al material informativo de tipo divulgativo (trípticos e informe anual de la dirección) y además son remitidas a los gestores de la página web de la Escuela para su publicación en ella. b) Difusión de información en la comunidad universitaria Se utilizará el mismo procedimiento para todos los mecanismos de transmisión de información entre los miembros de la comunidad universitaria, independientemente de los emisores y de los destinatarios. Los generadores / transmisores de la información pueden ser los siguientes órganos o servicios: Dirección, Administración, Secretaría y Consejo de Estudiantes. En todos ellos, una persona responsable decidirá por qué vía se transmitirá dicha información. Los responsables en cada órgano o servicio serán: Dirección: cualquier miembro de ella. Pueden darse dos casos: Comunicación particular: la información se transmite directamente al destinatario. Comunicación general: la información se transmite vía Secretaría de Dirección. Administración: el/la Administradora. Secretaría: la Jefatura de Negociado. Consejo de Estudiantes: el/la Presidente/a del Consejo. Los destinatarios de dicha información pueden ser: alumnado, PDI y/o PAS. La persona que transmite la información podrá utilizar alguna/s de las siguientes vías: Tablones de la Escuela: la información es publicada directamente por la persona que la transmite o a través de Conserjería. Página web: la información es transmitida a los/as responsables de la gestión de la página web. Memoria académica del Centro: a iniciativa del equipo redactor de la Memoria, la información será publicada en la misma. Vía papel: la persona que transmite la información se encarga, directamente o a través de la Secretaría de Dirección, de hacer las copias necesarias, para que, finalmente, introduzca dicha información en los buzones de los destinatarios. Si se trata de una transmisión fuera del Centro, se podrá utilizar el correo ordinario y/o el fax. Vía correo electrónico: la persona que quiere transmitir la información la envía, directamente o a través de la Secretaría de Dirección, por correo electrónico a los destinatarios. Comunicación oral: la persona que transmite la información podrá hacerlo en persona o por vía telefónica. Formato F01.01/4

5 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NMPO Hoja 5 de 9 Cuando se quiere realizar un comunicao interno, a cualquiera de los grupos de interés presentes en el centro, se emplea el Formato F 01.05/1. Si se trata de mensajes emitidos por alguna sección de la ETSNMN para informar a una tercera parte externa a la ETSNMN de un tema que considera de relevancia. Se realizan en los papeles timbrados con el membrete oficial de la ETSNMN. c) Difusión de información a la Sociedad Cuando haya que difundir a la Sociedad (sociedad en general, prensa, organismos oficiales, otros centros y órganos de la UPV/EHU, otras universidades, etc.) alguna información no incluida en el apartado a, se utilizará el procedimiento desarrollado en el presente apartado. Los generadores / transmisores de la información pueden ser Dirección, Administración, Secretaría y Consejo de Estudiantes. Las posibles vías de transmisión son las siguientes: Página web: la información es transmitida a los/as responsables de la gestión de la página web. Memoria académica del Centro: a iniciativa del equipo redactor de la Memoria, la información será publicada en la misma. Vía papel: la persona que transmite la información la envía directamente o a través de la Secretaría de Dirección. Vía correo electrónico: la persona que transmite la información la envía, directamente o a través de la Secretaría de Dirección, por correo electrónico a los destinatarios. Comunicación oral: la persona que transmite la información podrá hacerlo en persona o por vía telefónica. d) Difusión de la Política y Objetivos de Calidad La información sobre la Política y Objetivos de Calidad de la Escuela es difundida, por el Director o Directora, a los grupos de interés siguiendo los siguientes procedimientos: Alumnado del Centro: a través de los tablones de la Escuela y de la página web y a través del Consejo de Estudiantes Personal del Centro (PDI y PAS): mediante correo electrónico, mediante información en papel dejada en los buzones de cada persona y a través de la página Web. Sociedad: a través de la página Web y/o mediante la participación en posibles foros externos. e) Difusión de los resultados Los informes elaborados en el procedimiento Revisión del Sistema por la Dirección son presentados en la Junta de Centro por sus autores/as: Informe anual de la Dirección Una vez aprobados los informes por la Junta de Centro, los autores de los informes incorporarán un resumen de los resultados a la Memoria académica del Centro. 7. REGISTRO Y ARCHIVO Los comunicados, tanto internos como externos, son archivados por quien los emite como constancia y evidencia de que el comunicado ha sido enviado a su destinatario. La forma de envío de dicho comunicado se realiza en cualquiera de las formas escritas habituales empleadas en la propia UPV- EHU, esto es, fax, carta, correo electrónico, etc. Formato F01.01/4

6 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NMPO Hoja 6 de 9 La documentación es archivada según aparece a continuación: DOCUMENTO RESPONSABLE CUSTODIA TIEMPO (años) Aprobación del Plan de Comunicación y de la gestión Secretaría de dirección 5 Ejemplar de trípticos informativos SOA, Negociado 5 Ejemplar de Guía docente SOA. 5 Registro de contenidos y noticias de la página web Memoria académica del Centro Certificados de aprobación por la Junta de Centro en la que se han presentado los distintos informes de resultados del programa formativo Encuesta de satisfacción sobre el procedimiento de comunicación Gestores/as de página web. 5 Equipo redactor de la Memoria. Secretaría de dirección Secretaría Académica. SOA. PRC ANEXOS Papeles timbrados con el membrete oficial. Formato F 01.05/1 Comunicación Interna. Formato F01.01/4

7 eman ta zabal zazu Universidad del País Vasco Euskal Herriko Unibertsitatea Mª Díaz de Haro, PORTUGALETE (Bizkaia) Telf : Fax :

8 eman ta zabal zazu Universidad del País Vasco Euskal Herriko Unibertsitatea Fax Para/To: De/From: Fax nº : Fecha/Date: Nº Pg.: Urgente Para revisar Comentarios Responder Mª Díaz de Haro, PORTUGALETE (Bizkaia) Telf : Fax :

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10 Comunicación Interna Asunto : [Sección] Fecha: dd.mm.aa Hoja 1 de 1 Formato F 01.05/1