PROCEDMIENTO DE COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

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1 PROCEDMIENTO DE COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

2 Edición 1 Página 2 de 13 CONTROL DE REVISIONES Revisión Fecha Modificaciones NOTA: se identificará en rojo en el cuerpo del documento la última modificación realizada

3 Edición 1 Página 3 de 13 INDICE 1 OBJETIVO 2 ALCANCE 3 DESARROLLO 3.1 AS/400 - SAFIRO (COLOMBIA) Backup Diario Backup Semanal: Backup Mensual: Restauración 3.2 ERP (Servidores de INTERHOST) 3.3 Gespro/Gesco (Borino SourceThink OVH Hispano) 3.4 Gestión Documental 3.5 Correos (España) 3.6 Documentación e información de los usuarios (España) Servidores Copias de Seguridad Restauración. 4 BITÁCORAS DE CONTROL 4.1 Políticas 4.2 Formatos 5 CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS - CPD.

4 Edición 1 Página 4 de OBJETIVO El Objetivo de este procedimiento es establecer la Sistemática para la realización de las copias de seguridad de los datos almacenados en soporte informático. Las copias de seguridad tienen como objetivo disponer de la capacidad de restaurar la información ante posibles pérdidas. Debemos diferenciar entre copias de seguridad del sistema y de los datos. El objetivo de las copias de seguridad del Sistema es tener la capacidad de restaurar el sistema tras un desastre, por lo que se deberá tener copia de los archivos del software de base (ERP, Gespro/Gesco, Gestor Documental) y del software de aplicación (paquetes utilizados tipo Office, Crystal Reports, etc.). Las copias de seguridad de los datos de los programas utilizados o archivos manejados por los empleados tienen como objetivo mantener la capacidad para recuperar aquellos datos perdidos tras un problema de seguridad. La frecuencia de las copias de seguridad dependerá de las operaciones realizadas y las propias necesidades del personal de la Organización. 2. ALCANCE Las copias de seguridad (backup) deben contemplar toda la información vital de la Organización: - Los programas fuentes de los sistemas SAFIRO, el ERP, Gespro/Gesco y Gestión Documental. - Las bases de datos de todos los sistemas. - El archivo del correo de usuarios. - Instaladores de aplicativos tipo Office (pueden estar en cd). - Páginas WEB que estén implementadas en la organización. - Archivos con información de la Organización que se encuentre en servidores o PC s. Este documento se aplica a la Secretaria General y debe servir como guía a todas las oficinas de la Organización que dependiendo de su tamaño, estructura y funcionamiento lo deben adaptar y aplicar como procedimiento de estricto cumplimiento.

5 Edición 1 Página 5 de DESARROLLO Las copias de seguridad se van a dividir de acuerdo a la ubicación de la información, de la siguiente manera: 3.1 AS/400 - SAFIRO (COLOMBIA) Servidor ubicado en Colombia con los programas fuentes del sistema SAFIRO y sus base de datos de la información contable de la Organización Backup Diario Periodo: De Lunes a Jueves Rotación: Cada dos semanas. Hora de ejecución: 22:00 horas (Hora Colombia) Responsable de realizar el Backup: Diego Muete Sustituto responsable (ausencia/vacaciones): Se dejan programados automáticamente los backups y Rocio Manrique o Fabián Gonzalez se encargaran del cambio de la cinta. Ubicación de las cintas: Oficina de Sistemas OEI Contenido: CARPETAS DESCRIPCION TIPO SFDATA Datos módulo de contabilidad Data SF.APESPE Programas modificados de nómina Programa SF.ESPE Objetos y datos de cuentas por pagar Objetos SF.ESPECP Objetos y datos de cuentas por pagar Objetos SF.PORTAF programas, objetos y datos Portafolio Programas, Objetos y Datos SIGCDATA Datos de SIGC Data SIGCOBJ Objetos de SIGC Data SIGCPRG Programas de SIGC Programa SF.APDATA Datos de la nómina Data CXP Programas de cuentas por pagar Programa

6 Edición 1 Página 6 de Backup Semanal: Periodo: Sábado Rotación: Cada cuatro semana Hora de ejecución: 22:00 horas (Hora Colombia) Responsable de realizar el Backup: Diego Muete Sustituto responsable (ausencia/vacaciones): Se dejan programados automáticamente los backups y Rocio Manrique o Fabián Gonzalez se encargaran del cambio de la cinta. Ubicación de las cintas: THOMAS GREG & SONS Contenido: CARPETAS DESCRIPCION TIPO SFDATA Datos módulo de contabilidad Data SF.APESPE Programas modificados de nómina Programa SF.ESPE Objetos y datos de cuentas por pagar Objetos SF.ESPECP Objetos y datos de cuentas por pagar Objetos SF.PORTAF programas, objetos y datos de Portafolio Programas, Objetos y Datos WEBOEID programas, objetos y datos de Pantalla Programas, Objetos y Datos empresarial WEBOEIP programas, objetos y datos de Pantalla Programas, Objetos y Datos empresarial SIGCDATA Datos de SIGC Data SIGCOBJ Objetos de SIGC Data SIGCPRG Programas de SIGC Programa OEI.DATA Datos de correspondencia Data SF.APDATA Datos de la nómina Data CXP programas de cuentas por pagar Programa QGPL Información del sistema y de usuarios. Librería Backup Mensual: Periodo: Mensualmente (Primer sábado del mes) Rotación: Anual Hora de ejecución: 22:00 horas (Hora Colombia) Responsable de realizar el Backup: Diego Muete Sustituto responsable (ausencia/vacaciones): Se dejan programados automáticamente los backups y Rocio Manrique o Fabián Gonzalez se encargaran del cambio de la cinta. Ubicación de las cintas: THOMAS GREG & SONS

7 Edición 1 Página 7 de 13 Contenido: CARPETAS DESCRIPCION TIPO SFDATA Datos módulo de contabilidad Data SF.APESPE Programas modificados de nómina Programa SF.ESPE Objetos y datos de cuentas por pagar Objetos SF.ESPECP Objetos y datos de cuentas por pagar Objetos SF.PORTAF Programas, objetos y datos de Portafolio Programas, Objetos y Datos WEBOEID Programas, objetos y datos de Pantalla Programas, Objetos y Datos empresarial WEBOEIP Programas, objetos y datos de Pantalla Programas, Objetos y Datos empresarial SIGCDATA Datos de SIGC Data SIGCOBJ Objetos de SIGC Data SIGCPRG Programas de SIGC Programa OEI.DATA Datos de correspondencia Data SF.APDATA Datos de la nómina Data CXP Programas cuentas por pagar Programa CORRES Programas de correspondencia Programa CORRESPOEI Programas de correspondencia Programa CPROEI Programas transferencias Programa GX Genexus - pantalla empresarial INFORMES Objetos procesos de pagos especiales Objetos PAGO Programas pagos opciones especiales Programa WEBOEISRC Programa Pantalla empresarial Programa TRABAJOS Datos de opciones especiales Data Caso Especial: Cinta que contiene el sistema operativo del sistema AS/400. Ubicación de las cintas: THOMAS GREG & SONS Contenido: COMANDO SAVSYS SAVSECDTA SAVCFG SAVDLO SAVLICPGM DESCRIPCION SALVAR EN SISTEMA SALVAR DATOS DE SEGURIDAD:(Librerías de usuarios) SALVA CONFIGURACION DEL SISTEMA SALVA OBJETOS DE BIBLIOTECAS DE DOCUMENTOS SALVA PROGRAMAS BAJO LICENCIA

8 Edición 1 Página 8 de Restauración Periodo: De acuerdo a la necesidad. Tipo: base de datos o programa o librería o completo. Hora de ejecución: Depende de la necesidad, horario sin o con poca actividad de los usuarios de las diferentes oficinas. Ubicación: Servidor AS/400 Sistemas Colombia. Responsable de realizar la restauración: Diego Muete. La restauración de la información se basa en la necesidad de algún usuario de contar con datos a una fecha determinada o bien porque se ha sufrido algún inconveniente con los datos actuales (errores, daños, etc.). 3.2 ERP (Servidores de INTERHOST) El sistema ERP completo (programas del sistema, fuentes y bases de datos) se encuentra en servidores alquilados con la empresa INTERHOST. Son tres servidores: Uno como servidor de aplicaciones, el segundo el servidor de bases de datos y el tercero es una réplica del servidor de bases de datos con el fin de tener una opción inmediata de reemplazar el primero en caso de falla. En el acuerdo de alquiler con INTERHOST, se cuenta con un procedimiento de copias de seguridad de la información que se detalla en el ANEXO_I (Procedimiento_Interhost) del presente documento. 3.3 Gespro/Gesco (Borino SourceThink OVH Hispano) El sistema se seguimiento y control de los convenios y de los proyectos: Gespro/Gesco está en desarrollo y adaptación a nuestras necesidades por parte de la compañía Borino. El alojamiento de los programas fuentes y las bases de datos esta contratado con Borino por intermedio de la compañía OVH Hispano S. L. U. que tiene a su cargo el proceso de las copias de información de todo el sistema. Una vez se tenga el sistema en funcionamiento, el sistema Gespro/Gesco se instalará en nuestros servidores de Interhost y contará con las mismas especificaciones de sus copias de seguridad de información.

9 Edición 1 Página 9 de Gestión Documental El sistema de Gestión Documental esta en desarrollo y se encuentra alojado en un servidor del proveedor y en un servidor de la Organización denominado DC2. La copia de información del gestor documental se realiza de acuerdo a las normas de los documentos de los usuarios que se encuentran en el mismo servidor. Una vez el gestor documental entre en producción se alojará en los servidores que tiene la Organización con Interhost, con lo cual las políticas de copias de información de Interhost aplicarían a este nuevo sistema. 3.5 Correos (España) La oficina de España cuenta con un servidor alquilado para la gestión de los correos de su personal. Este servicio es gestionado por la empresa xxxx Una vez el correo es descargado a cada equipo de la Organización es responsabilidad de cada usuario, así como toda la información que guardemos en los equipos. Procedimiento individual de cada usuario: Crear una carpeta dentro del espacio asignado en el servidor (ej. Correo) Copiar, en dicha carpeta, el archivo de archivo de datos del Outlook: C:\Users\nombre_usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Outlook.pst Actualización periódica. Periodo, rotación y horario: Cada usuario debe determinar cuando, en que horario y cada cuanto de realizar la copia de información de su correo de acuerdo a la información que maneja. (sobrescribir). Responsable de realizar el Backup: Cada usuario. Ubicación: En el espacio asignado en el servidor de la Organización (\\DC2 Z:) 3.6 Documentación e información de los usuarios (España) Los empleados de la OEI España cuentan con un espacio determinado dentro de los servidores de la Organización que se asigna cuando se ingresa. La regla general es que toda la información referente a la labor desarrollada dentro de la Organización sea archivada en este espacio, ya que a la información de los discos duros no se les hace copia de seguridad.

10 Edición 1 Página 10 de Servidores La OEI España en su centro de procesamiento de datos (CPD) cuenta con tres (3) ordenadores que realizan la función de almacenamiento de los datos de los usuarios, en ellos se almacenan los archivos y carpetas que los usuarios consideran imprescindibles para la realización de su trabajo. Estos ordenadores son: DC1. DC2. Servidor con sistema operativo Windows 2008 Server Estándar (ESP) Procesador Intel Xeon X3430 2,5GHZ; RAM 4GB; Sistema Operativo 32 Bits; Dos (2) discos duros en sistema de almacenamiento de múltiples discos duros RAID 1 en espejo, con dos particiones, una para el sistema operativo (C de 50 GB) y otra para datos de usuarios (D de 422 GB). Funciona como controlador de dominio y con directorio activo para el control de acceso de los usuarios y los equipos a la red local. Es servidor de DNS primario. Servidor con sistema operativo Windows 2008 Server Estándar (ENG) Procesador Intel Xeon X3430 2,5GHZ; RAM 4GB; Sistema Operativo 64 Bits; Dos (2) discos duros en sistema de almacenamiento de múltiples discos duros RAID 1 en espejo, con dos particiones, una para el sistema operativo (C de 50GB) y otra para datos de usuarios (D de 422GB). Funciona como replicador del controlador de dominio y como copia de respaldo de los datos de usuarios. Es servidor DNS secundario. PCALMACENAMIENTO. Servidor de archivos de usuario con Sistema Operativo Windows Storage Server 2003 Procesador Intel Pentium PE830 3GHz; RAM 1GB; Dos (2) discos duros en sistema de almacenamiento de múltiples discos duros RAID 1 en espejo, con dos particiones, una para el sistema operativo (C de 12GB) y otra para datos de usuarios (D de 1TB). PANDASERV. Servidor de licencias de Antivirus Copias de Seguridad En todos estos servidores se realizan copias de seguridad diariamente, y en todos ellos las copias de seguridad son completas es decir; se copian todos los archivos. Servidor DC1 DIARIO Periodo: De Lunes a Viernes

11 Edición 1 Página 11 de 13 Rotación: No aplica Hora de ejecución: 21:00 horas (Hora local) Responsable de realizar el Backup: Manuela Vicente Sustituto responsable (ausencia/vacaciones): Se programan automáticamente. Ubicación de la copia: Oficina de Sistemas OEI Unidad: Disco duro externo SEMANAL Periodo: Jueves Rotación: No aplica Hora de ejecución: 00:00 horas (Hora local) Responsable de realizar el Backup: Manuela Vicente Sustituto responsable (ausencia/vacaciones): Se programa automáticamente copia de información. Ubicación de las cintas: Casa del responsable de sistemas Unidad: Disco duro externo. Servidor DC2 DIARIO Periodo: De Lunes a Viernes Rotación: No aplica Hora de ejecución: 21:00 horas (Hora local) Responsable de realizar el Backup: Manuela Vicente Sustituto responsable (ausencia/vacaciones): Se programan automáticamente. Ubicación de las cintas: Oficina de Sistemas OEI Unidad: Disco duro externo Servidor PCALMACENAMIENTO DIARIO Periodo: De Lunes a Miércoles y Viernes Rotación: Semanal Hora de ejecución: 21:00 horas (Hora local) Responsable de realizar el Backup: Manuela Vicente Sustituto responsable (ausencia/vacaciones): Se programan automáticamente. Ubicación de las cintas: Oficina de Sistemas OEI Unidad: Cinta

12 Edición 1 Página 12 de 13 SEMANAL Periodo: Jueves Rotación: Cada cinco semanas Hora de ejecución: 21:00 horas (Hora local) Responsable de realizar el Backup: Manuela Vicente Sustituto responsable (ausencia/vacaciones): Se programan automáticamente. Ubicación de las cintas: Casa del responsable de sistemas. Unidad: Cinta Restauración. El responsable de las copias de información debe realizar una comprobación y verificación de la integridad de las copias para establecer su estado. La restauración de información no es un proceso fijo ni periódico, solamente se realiza cuando exista una solicitud expresa de un usuario debido a que ha tenido la pérdida de algún dato o el daño de un archivo o el daño del equipo (pc o servidor) donde se encuentra la información. El responsable de las copias de seguridad debe buscar la última copia de información de dicho equipo y restaurar el o los archivos necesarios para que el usuario verifique sus datos lo mas actuales posibles. 4. BITÁCORAS DE CONTROL Con el objetivo de disponer de una herramienta que permita el registro, control y seguimiento de las copias de seguridad de la información de la Organización se debe cumplimentar la bitácora de control. 4.1 Políticas Invariablemente, el responsable de la copia de información, deberá cumplimentar todos los campos en el formato de Control de Copias de Información con el fin de registrar las copias realizadas. El responsable debe archivar los formatos de Control en una carpeta especial para tales efectos. La carpeta de Control de Copias de Información deberá estar ordenada por mes y en orden descendente, para disponer de un control adecuado de los backups realizados. El responsable invariablemente debe reportar en la bitácora de control la recuperación de información respaldada y almacenada. Previo oficio de solicitud de recuperación firmado por una persona.

13 Edición 1 Página 13 de Formatos En el ANEXO_II (BitacorasControl) se establece el formato estándar para reportar y controlar las copias de información y el formato de la información de la restauración de las copias de información. 5. CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS - CPD. El Centro de Procesamiento de Datos de la Secretaría General de la OEI, está Ubicado en la planta baja del Edificio de Bravo Murillo 38, en el despacho de Informática y Redes. Es una sala acondicionada con un sistema de refrigeración individual estandarizado a 20ºC, para evitar averías en las computadoras/servidores por recalentamiento. Esta sala es compartida con la centralita de teléfonos. El acceso está restringido al responsable del CPD, solamente el responsable del área de RRHH cuenta con una llave auxiliar como medida de seguridad. El acceso a los servidores se realiza mediante un protocolo de comunicación por red con claves de acceso que solo posee el responsable del CPD y el Gestor de Sistemas Informáticos.