MANUAL DOLIPRESTA 2016

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2 INDICE DEL CONTENIDO INTRODUCCIÓN...2 COMPATIBILIDAD...2 DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO...3 ADVERTENCIA...5 INSTALACIÓN...7 Instalación en Prestashop...7 Instalación en Dolibarr...9 CONFIGURACIÓN...12 Configuración en Prestashop...12 Acceso configuración en Dolibarr...15 Configuración en Dolibarr...16 GESTOR DE SITIOS EN DOLIBARR...19 Crear un sitio...19 Configurar un sitio...21 GESTION DE TIENDA PRESTASHOP DESDE DOLIBARR...25 Acceso a la gestión de la tienda Prestashop...25 Gestión categorias...26 Gestión de productos...28 Gestión pedidos...29 Gestión de clientes...30 ERRORES...31 Errores...31 Advertencias...33

3 INTRODUCCIÓN COMPATIBILIDAD El módulo DoliPresta 2.0 es compatible con versiones iguales o superiores a Prestashop 1.6 y Dolibarr 3.7 Consta de dos partes, el módulo ecommerce que se instala en Dolibarr y el módulo DoliPresta que se instala en la parte Prestashop ADVERTENCIA: Para poder enlazar los productos de Prestashop a Dolibarr hay que poner a todos los productos y combinaciones de Prestashop una referencia única, ya que esta es la que Dolibarr usa para identificar los productos 2

4 DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO El módulo dolipresta permite utilizar el ERP/CRM Dolibarr para una mejor y más completa gestión de la actividad de los sitios e-commerce Prestashop (Reconocida tienda Online). En resumen lo que deseamos es conseguir los siguientes objetivos: - Centralizar la información. - Optimizar el tiempo dedicado a los procesos de administración y pedidos. - Evitar duplicidades y errores. Los pedidos y clientes se importan a Dolibarr y se gestionan con las herramientas del ERP como cualquier pedido creado en Dolibarr (validación, facturación, expedición, cierre). A partir de ahora sólo se utlizará Prestashop para dar de alta los productos (con o sin atributos), y pocas gestiones más (*), y se utilizará Dolibarr como sistema de gestión centralizada y global (donde se realizará el resto de operaciones: pedidos a proveedores, gestión del pedido y/o modificación, facturación, control de stock, etc... *). NOTA (*): estas funcionalidades dependen de las necesidades de nuestro cliente, para ello, nosotros nos pondremos en contacto con nuestro cliente, para hacerle una serie de preguntas, y nos explicará cual es la forma de trabajar en el negocio (físico u online), y analizar cual es la mejor opción de uso diario de las herramientas, haciendo una labor de consultoría para la optimización de los procesos. Recomendamos que nos consulten antes de tomar una decisión. Los productos son creados en Prestashop y descargados a Dolibarr de forma manual o automática, a través de la importación. La gestión del stock se realiza en el ERP/CRM (aprovisionamiento, pedidos a proveedores, etc). La gestión de precios y de cantidades a la venta en el sitio e-commerce se realiza directamente en el ERP. 3

5 Este módulo consigue enlazar la tienda virtual con el ERP, evitando considerablemente el trabajo de duplicidad de datos, y la incomodidad de trasladar los datos de la tienda hacia el sistema de gestión empresarial. En definitiva, le hará ahorrar tiempo y dinero, haciéndole el trabajo de mantenimiento más fácil y sencillo, y todo ello, de forma segura. Más información acerca del módulo: 4

6 ADVERTENCIA El contenido de este manual, puede variar en cualquier momento, debido a la actualización del módulo DoliPresta. Es posible que para versiones anteriores, el manual no corresponda, y no nos hacemos responsables en tal caso. Admitimos sugerencias para mejorar el manual, y también el módulo, para ello ponerse en contacto con nosotros a través de los datos situados más abajo. 2byte.es agradece por su colaboración a: Jean Heimburger Philippe Grand Ferran Marcet María Martí Juanjo Menent Sergio LLidó Sergio Sanchis Diego Olaso Manual de instalación del Módulo DoliPRESTA 2byte.es Equipo Técnico 2byte.es C/ San Ramón, 5, Gandía (Valencia) - España info@2byte.es 5

7 No se requiere permiso para la reproducción total o parcial de este documento, a condición de que se cite la fuente. Diseño y diagramación: 2byte.es SI SL Realizado por todos los miembros del equipo 2byte.es y la Ayuda de Tiaris.fr y Atoo.net 6

8 INSTALACIÓN INSTALACIÓN EN PRESTASHOP EL MÓDULO SE INSTALA COMO CUALQUIER MÓDULO DE PRESTASHOP, DESDE LA ADMINISTRACIÓN DE PRESTASHOP 1- Hacemos clic en el apartado "Módulos y Servicios" 2- Hacemos clic en el enlace "Añadir nuevo módulo" 3- Hacemos clic en el botón "Elegir un fichero" en el apartado "AÑADIR NUEVO MODULO", seleccionamos nuestro archivo dolipresta.zip en el cuadro de dialogo 4- Hacemos clic en "Subir este módulo" UNA VEZ AÑADIDO EL MODULO: 1- Hacemos clic en el apartado "Módulos y Servicios" 2- Hacemos clic en el "buscador de modulos" y escribir "dolipresta" 7

9 3- Hacemos clic en "Instalar" en el modulo de Dolipresta SI LE SALE AVISO DE QUE EL MODULO NO HA PODIDO SER VERIFICADO POR PRESTASHOP Hacemos clic en "Seguir con la instalación" para que asi haga la instalacion completa del modulo Dolipresta 8

10 INSTALACIÓN EN DOLIBARR En primer lugar hay que descargar el archivo del módulo (archivo.zip) Debemos mover el archivo en el directorio raíz de Dolibarr. Descomprir el archivo usando el comando: unzip modulefile.zip En este momento el módulo ya está listo para ser activado. A PARTIR DE LA VERSIÓN DOLIBARR 3.2 ES RECOMENDABLE Deberíamos repetir los pasos anteriores, pero debemos tener en cuenta: Desde la versión 3.2 es posible definir un directorio "root" alternativo, esto permite almacenar, en un mismo lugar módulos, plugins y temas. Tan sólo hay que crear un directorio en el Raiz de Dolibarr (por ejemplo "custom"), y seguidamente, hay que declararlo en el archivo conf.php. Ejemplos de casos: $dolibarr_main_url_root=' $dolibarr_main_document_root='/path/of/dolibarr/htdocs'; $dolibarr_main_url_root_alt=' $dolibarr_main_document_root_alt='/path/of/dolibarr/htdocs/custom'; Copia el directorio del módulo, a el raiz del directorio "custom" (por ejemplo, llamado anteriormente) 9

11 A PARTIR DE LA VERSIÓN 3.8 DE DOLIBARR 1- "Inicio" del menu superior. 2- "Utilidades sistema" en el menu lateral 3- Seleccionar "Actualización / Extensión" dentro del apartado 4- Seleccionar el archivo del módulo (archivo zip) PROCESO INSTALACIÓN 1- Seleccionamos "Inicio" en el menu superior de Dolibarr 2- Seleccionamos el apartado "Configuración" 3- Hacemos click en "Módulos" 10

12 4- Tenemos que seleccionar el apartado "Módulos Interfaz" para que nos aparezca el modulo en el listado 5- Buscamos el modulo "DoliPresta" y pulsamos sobre "OFF" para que inicie el proceso de instalacion 11

13 CONFIGURACIÓN CONFIGURACIÓN EN PRESTASHOP Una vez instalado en Prestashop, hay que configurar los parámetros necesarios PARAMETROS 1- *Directorio donde se encuentran los archivos de configuración de Prestashop 2- *Directorio donde se encuentra Prestashop 3- Idioma de su sitio 4- Empleado de Prestashop enlazado con DoliPresta 5- **Prefijo para el código de cliente en caso de querer diferenciarlos de los de Dolibarr 6- Tasa de IVA para las líneas de descuento de los pedidos (cupones, etc). 7- **Prefijo para el código de pedido en caso de querer diferenciarlos de los de Dolibarr 8- *Url de las imágenes de los productos de Prestashop 12

14 *Estos datos se ponen por defecto, si fuese otro directorio en su instalacion de Prestashop editarlo en consecuencia. * *Hay que configurar los módulos de numeración en Dolibarr en concordancia y correctamente para evitar errores y conflictos de numeración. Dejar vacío en caso de duda 1- Fecha de inicio para importaciones, no se importarán pedidos anteriores a la fecha indicada 2- Directorio para guardar las facturas: Cuando un pedido procedente de Prestashop sea facturado en Dolibarr, Dolibarr podrá enviar el archivo pdf de la factura generada a dicho directorio. El cliente tendrá acceso a su factura (de Dolibarr) desde su espacio de cliente. 3- *URL donde se encuentra instalado el módulo ecommerce de DoliPresta en Dolibarr 4- ID de la tienda virtual creada en Dolibarr respecto al Prestashop que estamos configurando. 5- Botón de guardado de la configuración * Este valor nos lo proporciona el modulo instalado en Dolibar, puede verlo en la siguiente imagen. 13

15 Acceder a la configuración del modulo Dolipresta en Dolibarr 1- Seleccionamos el apartado Parametros para Prestashop 2- La url que sale ahi es el valor que se ha de introducir en la configuración del modulo en Prestashop. 14

16 ACCESO CONFIGURACIÓN EN DOLIBARR 1- Como usuario administrador, acceder al menú "Inicio" 2- Seleccionamos "Configuración" en el menu lateral 3- Hacer clic en "Módulos" 4- Ir a la pestaña "Módulos interfaz" 5- Hacer clic en el icono de configuración de Dolipresta 15

17 CONFIGURACIÓN EN DOLIBARR PARAMETROS 1- Facturar y liquidar las facturas de los pedidos pagados: Al importar un pedido del sitio Prestashop, si este se encuentra pagado (tarjeta de crédito, paypal, etc), en Dolibarr se validará el pedido, se creará la factura y esta se dará como pagada automáticamente 2- Seleccionar la categoria por defecto, si algun producto no se encuentra en alguna categoria se insertara automaticamente en la seleccionada. En caso de que no se ponga aqui ningun dato no se activaria la opcion de categorias en la parte de Dolibarr 3- Tasa de IVA para los portes 16

18 4- Seleccionar el usuario con el que se haran las importaciones de forma automatica de los pedidos 5- Seleccionar el metodo de pago que corresponde en Dolibarr los pagos con tarjeta de crédito de las tiendas Prestashop 6- Cuenta bancaria a la que esta asociada los pagos con el metodo de pago de tarjeta de crédito 7- Seleccionar el metodo de pago que corresponde en Dolibarr los pagos por Paypal de las tiendas Prestashop 8- Cuenta bancaria a la que esta asociada los pagos con el metodo de pago de Paypal 9- Comisión en % sobre el pago de Paypal 10- Seleccionar el metodo de pago que corresponde en Dolibarr los pagos por Paybox de las tiendas Prestashop 11- Cuenta bancaria a la que esta asociada los pagos con el metodo de pago de Paybox 12- Comisión en % sobre el pago de Paybox 1- Actualización del stock en línea: Al cambiar el stock de los productos en Dolibarr (ventas en Dolibarr, compras a proveedores, cambios manuales de stock, etc) este será actualizado en la tienda Prestashop 2- Sincronización al modificar en Dolibarr: Al cambiar un precio, la descripción o la referencia del producto en Dolibarr se actualizará el producto en la tienda Prestashop 17

19 3- Enviar la factura: Al crear la factura de un pedido, enviar esta a la tienda Prestashop para que el cliente la pueda descargar 4- Si se activa, al importar un pedido si en este hay un producto que aun no esta dado de alta dara error, ya que se debera de importar con anterioridad el producto. Si no esta activa esta opcion, al importar dicho producto lo insertara en el pedido en Dolibarr como "linea libre", sin tener que importar dicho producto. 5- Vender productos sin imagen: Permitir añadir productos a la tienda Prestashop desde Dolibarr sin que tenga imagen 6- Importación automática de los pedidos: Los pedidos se importarán automáticamente de la tienda Prestashop a Dolibarr en el momento de su realización por el cliente, sin necesidad de importarlos manualmente 18

20 GESTOR DE SITIOS EN DOLIBARR CREAR UN SITIO Una vez se haya accedito a la configuración de Dolipresta en Dolibarr 1- Nombre de su tienda Prestashop en Dolipresta de Dolibarr 2- *URL de su tienda Prestashop 3- *URL de los webservices del modulo Dolipresta en Prestashop 4- Una vez rellenado los datos correspondientes pulsar en "Probar la conexión" 5- Si la conexión se ha realizado correctamente aparecera un seleccionable donde seleccionara la tienda que quiere importar, en caso de que su Prestashop sea multitienda aparecera en el listado todas las tiendas existentes. 6 - Una vez ya seleccionada la tienda en cuestión pulsar en "Configurar" *Estos datos los puede encontrar en su configuración de Dolipresta en Prestashop como le mostramos a continuación 19

21 Al acceder a la configuración de Dolipresta en Prestashop podra ver el apartado "PARAMETROS PARA CONFIGURAR DOLIBARR" donde estan los datos que hay que insertar en el apartado que hemos mostrado anteriormente 20

22 CONFIGURAR UN SITIO 1- Seleccionamos el almacen que corresponde a la tienda Prestashop, donde se descontara el stock 2- Aqui seleccionamos el limite de numero de importaciones a la vez, no se recomienda un numero demasiado grande ya que depende de la configuración que se tenga en el servidor puede dar error si se intenta importar demasiados a la vez. 3- Seleccionar el modelo de factura correspondiente 4- La categoria de clientes donde se importaran los clientes de Prestashop 5- El comercial por defecto que tendran los documentos que se creen. 6- Guardar los datos y seguidamente apareceran más opciones de configuración IVA 21

23 En este apartado podemos configurar uno por uno el tipo de impuestos, en la columna 1 podemos ver las reglas de impuestos en Prestashop, a cada una de ellas se le ha de asociar en la columna 2 la tasa de impuestos que corresponde en Dolibarr. Una vez asociada cada una de estas reglas de impuestos pulsaremos "Modificar" para que se guarden los cambios ESTADOS DE LOS PEDIDOS 22

24 Como en el punto anterior deben de configurar los estados de los pedidos de Prestashop con los de Dolibarr, seleccionando la opcion adecuada en Dolibarr en la columna 2 referente al estado de los pedidos que aparece en la columna 1. MÉTODOS DE ENVÍO 23

25 Como en los puntos anteriores deben de configurar los métodos de envío de Prestashop con los de Dolibarr, seleccionando la opcion adecuada en Dolibarr en la columna 2 referente al método de envío que aparece en la columna 1. PROVEEDORES Como en los puntos anteriores deben de configurar los proveedores de Prestashop con los de Dolibarr, seleccionando la opcion adecuada en Dolibarr en la columna 2 referente al proveedor que aparece en la columna 1. 24

26 GESTION DE TIENDA PRESTASHOP DESDE DOLIBARR ACCESO A LA GESTIÓN DE LA TIENDA PRESTASHOP 1- Seleccionar en el menú superior el menu indicado 2- Aqui se mostraran el listado de tiendas que tengamos dadas de alta, teniendo que seleccionar la que queremos gestionar 3- En este apartado por defecto saldra un resumen de los datos de todas las tiendas que tenga creadas, si ha seleccionado una tienda en cuestión el resumen sera solamente de esa tienda. 25

27 GESTIÓN CATEGORIAS Desde la gestión de categorías, siempre que tengamos el módulo de categorías activado en Dolibarr y configurado correctamente DoliPresta para que use categorías, podremos relacionar las categorías del sitio de comercio electrónico con las de Dolibarr. De esta manera los productos importados serán relacionados con la categoría Dolibarr dependiendo de la categoría del sitio en la que se encuentren. 1- Acceder a la tienda en la que queramos trabajar, en este caso la que hemos configurado para este manual es "Mi Prestashop" 2- Aqui podeis importar las categorias si se han creado categorias nuevas o aun no se han importado. 3- En caso de tener las categorias correctamente podemos acceder aqui a la seccion de categorias 4- Podemos ver las categorias que hay creadas en prestashop 5- En esta sección tenemos que seleccionar a que categoria corresponde la categoria de Prestasho para asi tenerlo todo debidamente configurado. 6- Una vez seleccionada la categoria correspondiente hay que pulsar "Clasificar" para que se guarden los cambios 7- Estos iconos son para entrar en modo edicion de la categoria. 26

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29 GESTIÓN DE PRODUCTOS 1- Aquí podemos realizar la importación de los productos pendientes de importar o acceder directamente a la gestión de los productos Una vez se haya accedido a esta sección se mostrara el listado de los productos con todos los datos relevantes. 2- En este apartado se muestra la referencia del producto, pudiendo acceder él dandole clic 3- Aqui se puede ver si el producto esta habilitado en Prestashop o no, pudiendo cambiar el estado en Prestashop haciendole clic 4- En este apartado da la opcion de importar el producto en caso de que no se haya terminado de importar por algun motivo o importar nuevas combinaciones que hubieran en Prestashop 28

30 GESTIÓN PEDIDOS 1- Aquí podemos realizar la importación de los pedidos pendientes de importar o acceder directamente a la gestión de los pedidos Una vez se haya accedido a esta sección se mostrara el listado de los pedidos con todos los datos relevantes. 2- En este apartado se muestra el cliente correspondiente, pudiendo acceder directamente a la ficha del tercero. 3- Muestra la referencia del pedido en Dolibarr, pudiendo pulsar sobre él para poder acceder al pedido en cuestión 4- En caso de que se haya realizado la factura se mostrara en este apartado, pudiendo pulsar sobre ella para acceder a la ficha de la factura en Dolibarr 5- En este apartado nos aparecen las siguientes opciones: Procesar: Nos lleva a la ficha del pedido donde podemos procesar el pedido de la forma que deseemos. Validar: Automaticamente valida dicho pedido Anular: Automaticamente pone como anulado el pedido en Dolibar y como Cancelado en Prestashop 29

31 GESTIÓN DE CLIENTES 1- Enlace para acceder al apartado clientes de Dolipresta 2- En este apartado se puede acceder a la ficha completa del cliente OTRA OPCIÓN 1- Accedemos al menú "Terceros" 2- Seleccionamos "Listado de clientes" 3- Aqui se filtraria por la categoria asignada a los clientes de Prestashop, pudiendo hacer las busquedas oportunas 30

32 ERRORES ERRORES SU PRESTASHOP NO TIENE CONFIGURADO IMPUESTOS Y/O SUS REGLAS. Para poder importar correctamente su tienda Prestashop a Dolibarr tiene que tener configurado debidamente las tasa y sus reglas correctamente. SU PRESTASHOP NO TIENE CONFIGURADO ESTADOS DE LOS PEDIDOS. Para poder importar su tienda Prestashop a Dolibarr tiene que tener configurado previamente los estados de los pedidos. SU PRESTASHOP NO TIENE CONFIGURADOS MÉTODOS DE ENVÍO. Antes de poder importar su tienda a Dolibarr ha de tener almenos un transportista creado en Prestashop. YA EXISTE EL PRODUCTO Este mensaje sale porque antes de la importación ya tenia creado dicho producto en Dolibarr, deberá de cambiar la referencia de dicho producto en Prestashop o Dolibarr para poder hacer correctamente la importación YA SE ESTÁ USANDO EL CÓDIGO DE BARRAS EN OTRO PRODUCTO Debera de editar el codigo de barras ya sea en Prestashop o en Dolibarr del producto correspondiente para poder realizar la importación del producto EL PRODUCTO NO TIENE REFERENCIA EN PRESTASHOP Todos los productos en Prestashop deben de tener referencia, ya que Dolibarr trabaja con las referencias de los productos. Para poder importar dichos productos debera de ir a Prestashop y editar el producto y/o combinaciones poniendoles la referencia correspondiente 31

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34 ADVERTENCIAS SU PRESTASHOP NO TIENE CONFIGURADO ATRIBUTOS. Le avisa de que actualmente no tiene ningun atributo configurado en su tienda Prestashop. Si va a necesitar usar atributos se recomienda que los cree antes de importar su tienda, de caso de que no los vaya a necesitar puede seguir adelante sin ningun problema. En un futuro si va a crear nuevos atributos se importaran sin problema. SU PRESTASHOP NO TIENE CONFIGURADAS COMBINACIONES. Este mensaje le avisa de que no se han encontrado combinaciones en su tienda Prestashop, si va a usar combinaciones recomensamos las cree antes de hacer su primera importacion. De todas formas si más adelante crea combinaciones se importaran sin ningun problema. SU PRESTASHOP NO TIENE CONFIGURADOS FABRICANTES. Este aviso le advierte de que no se han detectado fabricantes en su tienda Prestashop, si va a usar fabricantes se aconseja configurarlos antes de la importación y se añadiran como proveedores en Dolibarr. De todas formas si más adelante crea fabricantes se importaran correctamente. SU PRESTASHOP NO TIENE CONFIGURADOS GRUPOS DE CLIENTES Este mensaje le advierte de que en Prestashop no tiene configurados grupos de clientes, por defecto Prestashop deberia de tener grupos de clientes. Se aconseja que cree los respectivos grupos de clientes que vaya a necesitar antes de la importación. SU PRESTASHOP NO TIENE CONFIGURADAS CARACTERÍSTICAS DE PRODUCTOS 33

35 Se le advierte que no se han detectado características de productos en su tienda Prestashop, si va a usar dicha caracteristica se aconseja lo haga antes de la importación. SU PRESTASHOP NO TIENE CONFIGURADOS PROVEEDORES Este aviso le advierte de que no se han detectado proveedores en su tienda Prestashop, si va a usar proveedores se aconseja configurarlos antes de la importación. De todas formas si más adelante crea proveedores se importaran correctamente. 34