Consultoría y Auditoría en Protección de Datos. Pertenece a la Red Nacional de Consultores y Distribuidores Gesdatos.

Transcripción

1 Consultoría y Auditoría en Protección de Datos. Pertenece a la Red Nacional de Consultores y Distribuidores Gesdatos. Todas las cantidades y precios que aparecen en este documento se reflejan en moneda uro y sin el IVA ADAPTACIÓN A DISTANCIA DE LA EMPRESA / ORGANIZACIÓN A LA LOPD (Ley orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal) La adaptación a la LOPD es muy distinta para cada empresa. Por eso consideramos un error establecer un precio único para todo tipo de empresas u organizaciones. Nuestros presupuestos son, por tanto, siempre personalizados. LA TRANSPARECIA ANTE TODO. No obstante, con la idea de establecer un procedimiento de cálculo objetivo y justo, les facilitamos una tabla (incluida mas adelante, en este documento) que puede ayudarles a realizar una aproximación a su caso en particular. Advertimos que el precio así calculado solo es orientativo y que únicamente el enviado en el presupuesto personalizado es válido a efectos de relación contractual. PROCEDIMIENTO A la solicitud de presupuesto. Envío por de: 1.- Borrador del contrato (sin datos identificativos). Si además nos lo solicitan enviaremos la siguiente información: 1.- Documento de carácter informativo: Distinguir una adaptación bien realizada 2.- Documento de carácter informativo: Distinguir una adaptación mal realizada 3.- Documentos varios de publicidad corporativa A la aceptación del pedido: 1º- Firma del contrato 2º- Planning del trabajo a realizar COMUNICACIÓNES TELEFÓNICAS. Habrá un mínimo de sesiones telefónicas, según empresa (lo habitual serán unas cuatro). Cada una de ellas tratará unos temas determinados según lo establecido en el documento con la planificación enviada previamente. El procedimiento consiste en enviarnos la información que se les solicite y en mantener un constante contacto telefónico o vía skype. Finega Consultoría y Auditoría en Protección de Datos 1 / 5

2 DESARROLLO DEL TRABAJO Y DOCUMENTACIÓN Los documentos y servicios aquí reflejados son de carácter general y es posible que para su empresa / organización alguno de los mismos no proceda. Toda la documentación será accesible al cliente a través de la aplicación informática pudiendo incorporarla al disco duro de su propio ordenador. Incorporar logo corporativo a la aplicación (aparecerá en toda la documentación). Identificar e inscribir ficheros jurídicos. Informes sobre los ficheros jurídicos inscritos. Identificar ficheros físicos automatizados. Identificar ficheros físicos no automatizados. Redacción de cláusulas informativas. Redacción de cláusulas de solicitud de consentimiento. Redacción de cláusulas para página web. Redacción de cláusulas específicas para sistemas de video vigilancia. Cartel de video vigilancia. Documentación para poner a la firma al personal de la empresa. Informativa, confidencialidad, uso herramientas del sistema de informático. Contratos con proveedores con acceso a datos (encargados de tratamiento). Contratos con proveedores que no acceden a datos. Impresos para el ejercicio de derechos (procedimiento explicado en manual). Manual para los usuarios del sistema de datos e información informatizada. Manual específico para los usuarios de atención (ejercicio de derechos). Manual para el Responsable de seguridad. Documento de seguridad. Cartel informativo al público sobre la adaptación de la empresa a la LOPD. Boletines formativos e informativos varios. Resolución de dudas on-line y en las comunicaciones telefónicas. El trabajo es de realización a distancia y termina con la adaptación y la entrega (vía ) de toda la documentación. En ese momento se puede contratar el mantenimiento por un año por el importe reflejado en la tabla incluida más adelante. Este mantenimiento, si se desea contratar, supondrá una nueva factura y se emitirá también por el sistema trocobuy y comprende: Asesoramiento gratuito on-line hasta completar un año desde la fecha del contrato. Una revisión del trabajo dos meses antes de la finalización del período contractual. Actualización del Documento de seguridad. Hay que tener en cuenta que un cambio importante en la estructura de la empresa que afecte de manera notoria a la protección del sistema de información y de datos podría llevar acarreada la emisión de nuevas facturas por los nuevos aspectos a determinar. Finega Consultoría y Auditoría en Protección de Datos 2 / 5

3 Todas las cantidades aquí indicadas se reflejan en moneda uro y sin el IVA CALCULO APROXIMADO DE PRECIOS ADAPTACIÓN LOPD A DISTANCIA A Precio base (precio mínimo, incluso después de descuentos) En este precio está incluida la sede principal de la empresa. A partir de este precio base hay que calcular el precio personalizado sumando: B.-Según sector. Autónomos.. 0 Comercios Talleres - fábricas Salud enseñanza Colegios profesionales Consejos reguladores Notarios abogados procuradores asesorías Despachos en general Informática con tráfico marketing encuestas Publicidad ficheros públicos C.- 1º ordenador D.- 2º ordenador y siguientes. 15 E.- Red informática F.- Acceso remoto G.- 1º trabajador con acceso a datos H.- 2º trabajador con acceso a datos y siguientes I.- 2º centro de trabajo y siguientes J.- Página Web. Solo publicidad Con formulario con entrada de datos K.- Venta on-line..75 L.- Contratación ETT S M.- Videovigilancia. 30 N.- Seguro protector de posibles multas (a determinar en cada caso)...precio medio.. 75 O.- Una vez realizada la adaptación seguimiento, revisión e información telefónica y por hasta completar un año (nueva contratación). 75 Los seguros no se comercializan a través de Trocobuy pues actuamos como intermediarios, por tanto se facturará aparte si el cliente está interesado en contratarlo. Producto en fase de incorporación. Es posible que en el momento de contratar aun no estuviese disponible. Se establece el precio base como precio mínimo. PRECIOS AUDITORÍA Y MANTENIMIENTO A DISTANCIA Los precios por auditoría y mantenimientos se establecerán una vez adaptada la empresa u organización a la LOPD y serán objeto de nuevo presupuesto a aceptar por el cliente, si este lo solicita. Implican la emisión de nuevas facturas. Finega Consultoría y Auditoría en Protección de Datos 3 / 5

4 VENTAJAS DE LA ADAPTACIÓN A LA LOPD A DISTANCIA En un principio puede parecernos que la adaptación a la LOPD a distancia no es compatible con la idea de calidad. Habitualmente pensamos que esta última está forzosamente ligada a la presencia del profesional en la empresa. Nada más lejos de la realidad. Las modernas técnicas de comunicación a distancia por medios telemáticos nos permiten una interactuación entre ambas partes sin carencia alguna. La protección de los datos de nuestra organización no la realiza la consultora que hemos contratado. La protección de los datos la realizamos nosotros en nuestro trabajo, en el día a día cuando los técnicos consultores no están con nosotros. En ese sentido son muchos los profesionales y los responsables de ficheros que tienen que cambiar el chip. La Consultora contratada nos ayuda pero la protección de los datos de nuestros ficheros la hacemos los Responsables de esos ficheros y de esos datos. Otra idea equivocada es la de pensar que la protección de datos son una serie de trámites burocráticos con los que hay que cumplir. Caemos así en el gran error de pensar que con unos ficheros registrados y una carpeta con papeles en un estante (que nunca leeremos) ya es suficiente. La protección de datos a distancia se convierte en realidad en el sistema ideal. Por una parte realizamos una parte importante del trabajo, lo que nos permite darnos cuenta de todas los entresijos de nuestro sistema de información. Por otra nos permite mantener la guardia en alto. Nos preparamos para detectar en la empresa posibles defectos y acciones incorrectas que podrían llevarnos a una situación no deseada. Pero esta manera de actuar lleva acarreado un gran sacrificio por nuestra parte. Qué aporta entonces la consultora Finega a nuestro trabajo? 1.- Nos lleva de la mano paso a paso informándonos a fondo y resolviendo nuestras dudas 2.- Nos facilita toda la documentación y nos explica su utilización en que momento y con quien. 3.- Nos simplifica todo el trabajo burocrático y lleva a cabo todos los trámites administrativos necesarios. 4.- Nos da una formación adaptada a nuestras necesidades, sencilla pero completa y suficiente. 5.- Nos ayuda a hacer hincapié en los puntos más importantes. 6.- Nos asesora en cada duda que tengamos llevándonos directamente y sin rodeos a la resolución de cada caso. a.- Inscribir ficheros e.- Cláusulas informativas i.- Firmar los contratos con encargados de tratamiento o.- Medidas organizativas u.- Formación a INSCRIBIR FICHEROS Identificar e inscribir los ficheros con datos de carácter personal. e CLAUSULAS INFORMATIVAS Redactar cláusulas y formularios. Los formularios que recogen los datos de los interesados deben especificar su finalidad y contener toda la información a la que obliga el artículo 5 de la LOPD. i FIRMAR CONTRATOS CON ENCARGADOS TRATAMIENTO Finega Consultoría y Auditoría en Protección de Datos 4 / 5

5 Es obligatorio un contrato, por escrito, con cualquier Entidad o profesional que nos preste un servicio y a los que se les comuniquen datos personales. Se les denomina Encargados de Tratamiento. Con los que no acceden a datos debemos firmar igualmente un documento que recoja la prohibición de acceder a datos y a la comunicación al Responsable de Seguridad de la Organización en el caso de acceso accidental, fortuito o puntualmente necesario. o MEDIDAS ORGANIZATIVAS El responsable de fichero tiene la obligación de implantar medidas de índole técnica y organizativa que garanticen la seguridad y protección de los datos de carácter personal, evitando posibles incidencias que puedan provocar su pérdida, alteración o acceso no autorizado. Redactar un Documento de Seguridad y autorizar el acceso al mismo de los trabajadores que así lo soliciten. No emplear la información para fines distintos de los previstos. Disponer de un documento con el procedimiento de actuación ante el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación. Aconsejable no permitir que la información de la empresa salga en ningún soporte. En caso de necesidad consultar el Documento de Seguridad. Enviar información o datos personales encriptados (obligatorio para los de nivel alto). Mejor evitarlo. Cambiar las contraseñas de ordenadores periódicamente. Al menos una vez al año. Deben preverse, entre otras medidas: El periodo de conservació u FORMACIÓN Todo el personal con acceso a los datos personales y los responsables del fichero deben recibir formación al respecto. Entrega de manuales a los trabajadores que acceden a datos. Y una mínima formación a los que no accedan. ADVERTENCIA..NO al llamado coste cero. La Fundación Tripartita advirtió, ya en dos ocasiones, a través de su página Web en contra de la práctica del conocido como coste cero. Consiste esta en ofrecer un curso junto a la adaptación a la LOPD ofreciendo sin coste alguno este servicio y emitiendo únicamente factura por el curso que, en la mayoría de las ocasiones, no se llega a realizar. Como el importe pagado por el curso se recupera descontándolo en los seguros sociales, el resultado final es el de haber obtenido la adaptación de la empresa a la lopd de manera gratuita. Esta práctica prohibida. Rechácela si a Usted se la han ofrecido pues podría estar incurriendo en un delito de fraude. No solo quien se la ofrecido, también quien acepta esta oferta está engañando. Ya se conocen casos de empresas que, aparte de tener que devolver lo descontado, han sido multadas por este concepto. Finega Consultoría y Auditoría en Protección de Datos 5 / 5