CONTROL DE PROCEDMIENTOS Y AUTOCONTROL PARA EL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN UN-SIMEGE ABRIL DE 2011

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1 1 CONTROL DE PROCEDMIENTOS Y AUTOCONTROL PARA EL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN UN-SIMEGE ABRIL DE 2011

2 2 INTRODUCCIÓN La Universidad Nacional ha adoptado normas, ha diseñado procesos y establecido sistemas de control, y cuenta con técnicas y tecnologías adecuadas para el cumplimiento de su misión. No obstante, la Universidad no es sólo eso, ella está conformada por personas. Las normas, los sistemas y las herramientas de gestión sin las personas carecen de fundamento, ellas son quienes dan vida y significado; lo contrario da lugar a organizaciones mecánicas, burocráticas y deshumanizadas. Así, no puede pensarse que SIMEGE funcione de manera adecuada solo porque fue decretado. Su correcto funcionamiento depende de la actitud, la responsabilidad, la creatividad y el compromiso ético de cada uno de nosotros, es decir, de la autorregulación por parte de cada dependencia, y del autocontrol de cada quien en su puesto de trabajo. Esto implica no depender, para hacer las cosas con calidad, de autoridades y de imposiciones externas. Ahora bien, a pesar de los esfuerzos realizados a partir de la implementación del Modelo Estándar del Control Interno (MECI) y de la Norma NTCGP , consolidados a través de SIMEGE, aún persisten algunas prácticas asociadas a la concepción antigua de control, como son la necesidad de supervisión continua, el desempeño a partir del desconocimiento de los procedimientos y el no cumplimiento de los objetivos de manera responsable y autónoma. Es de vital importancia que todos quienes conformamos la Universidad Nacional, nos comprometamos con la gestión, mediante la cultura de autogestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo, tomando como eje el Sistema de Mejor Gestión (SIMEGE), parte integral de la función administrativa del Estado, tal y como lo expresa la Constituyente de 1991.

3 3 OBJETIVO GENERAL A través del estudio de este tema comprenderé la importancia, el concepto y enfoque del control de los procedimientos para cerciorarme de la coherencia de si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, bien sean resultados, objetivos, planes, productos, bienes o servicios que desea conseguir la institución que, de no haberla precisa de la aplicación de ajustes o correcciones. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Al finalizar el estudio del tema estaré en capacidad Reconocer el concepto de control de los procedimientos, asumiendo su importancia en el desarrollo de estos. Aplicar la metodología de establecimiento de controles en los procedimientos. Reflexionar sobre mi capacidad actual de autocontrol y dominio propio para afianzar aquello que lo favorece, identificar lo que debo dejar de hacer porque no es efectivo y hacer que hoy no hago y sería beneficioso para mantener el control de mis emociones y comportamientos. TABLA DE CONTENIDO 1. EL CONTROL 1.1 Definición 1.2 Paradigmas asociados al control Paradigmas obsoletos Nuevo enfoque 1.3 Elementos del control 1.4 Características del control 1.5 Principios de un sistema de control 1.6 Cómo garantizar la calidad de mi trabajo 1.7 Clases de controles 2. GUÍA PARA ESTABLECER CONTROLES EN LOS PROCEDIMIENTOS 2.1 Clases de controles 2.2 Metodología para 3. EL AUTOCONTROL.1 El dominio personal Qué es el dominio personal? Consecuencias de la falta de dominio personal Características de las personas con alto dominio personal Cómo desarrollar el dominio personal 3.2 Actividad de aprendizaje - Cómo está mi autocontrol? Bitácora de aprendizaje

4 4 1. El control El control, es un elemento valioso inserto en toda actividad o desempeño humano desde tiempos inmemoriales, elemento que, con una mirada profunda, da un giro para renovar su concepción y su aplicación hacia involucrar el autocontrol, esa acción personal, esa habilidad, para impulsar las acciones de forma lógica y consecuente con los objetivos. El control es el elemento que permite certificar que lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, bien sean resultados, objetivos o planes, y de no ser así, precisa de la aplicación de ajustes o correcciones. El concepto de control no es desconocido para quienes trabajamos en la Universidad, sin embargo, es claro que cada uno puede tener perspectivas diferentes que lleven a diversas aplicaciones e interpretaciones. Definamos qué es el control. 1.1 Definición Algunas de las definiciones dadas a «control» por importantes teóricos de la administración son las siguientes: «El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.» (Burt K. Scanlan). «El control es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.» (Roberto Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet). «El control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo, y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.» (George R. Terry). «El control es la medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.» (Robert C. Appleby). 1.2 Paradigmas asociados al control El control ha surgido con el desarrollo del hombre y forma parte de su evolución. Alrededor de este, hay paradigmas obsoletos y otros nuevos enfoques que te presentamos a continuación.

5 5 Paradigmas obsoletos Hay creencias asociados al control fuertemente arraigados y se mantienen paradigmas que han limitado su desarrollo. Veamos algunos de ellos: Paradigma Práctica externa Supervisión Castigo Control posterior Represivo Responsabilidad de otros Descripción El control lo deben ejercer terceros. Actividad de seguimiento que realiza el nivel superior para verificar el cumplimiento de las actividades asignadas. Sancionar incumplimiento, reprender. Cuando han ocurrido los hechos. Se realiza por temor no por convicción. Se diluye la responsabilidad, sin asumir la propia. De acuerdo con las prácticas organizacionales para el Siglo XXI, el control tiene nuevo enfoque. Veamos cuál es: Nuevo enfoque En las organizaciones abiertas al aprendizaje, el control: Agrega valor: Las actividades están relacionadas entre sí y agregan valor al resultado. Por lo tanto, el control es mutuo, una actividad se convierte en el control de la anterior. Demanda autocontrol: Asume cada servidor público garantiza el adecuado cumplimiento de sus tareas, incluida la aplicación de los controles definidos. Hace énfasis en la prevención, no en la reacción: El control se efectúa en el procedimiento, por lo tanto se requiere que tenga definidos sus controles; esto significa que el servidor público verifica que cada procedimiento tenga definidos los controles, y está atento a implementarlos durante la realización del procedimiento. Se realiza en tiempo real: El control es intrínseco a las actividades del procedimiento, no después de que el bien, producto o servicio ha sido entregado, pues esto genera insatisfacción del usuario y hay que reprocesar el producto o servicio con las consecuentes pérdidas de tiempo, recursos lo cual incrementa los costos, disminuye la productividad y aumenta el tiempo de ciclo. Genera aprendizaje: El hecho de que sea en tiempo real, permite que quien lo ejecuta puede ver las consecuencias de su aplicación. Esto hace que su aprendizaje y competencia se incrementen.

6 6 Se acuerda participativa y consultivamente: De común acuerdo, las diferentes personas que intervienen en un proceso definen cuáles son los controles más efectivos dentro de cada procedimiento que conforma el proceso. 1.3 Elementos del control A partir de las definiciones podemos ver que en el concepto de control subyacen los siguientes elementos: Elemento Aplicación Relación con lo planeado Descripción Se aplica a todo: a las personas, a los actos, las cosas, los procedimientos, los procesos, etcétera. La aplicación requiere el concurso disciplinado de la persona. El control siempre existe para garantizar el logro de las especificaciones de los productos o servicios, o la consecución de los objetivos que se establecen en la planeación. Ahorro Medición Detección de desviaciones Establecimiento de medidas correctivas Al evitar errores en el resultado reduce costos y ahorra tiempo. El control proporciona información acerca de la situación de ejecución, o del adelanto, de los planes, procesos o procedimientos, en la consecución de un resultado. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Una de las funciones, inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan en la ejecución, frente a la planeación. Permite saber de antemano si el producto o servicio va a satisfacer los requerimientos del usuario. El objeto del control es prever y corregir los errores para alcanzar con éxito los resultados, o las especificaciones que el usuario estableció para su producto o servicio. A través del control se determinan y analizan las causas que pueden originar desviaciones, de forma tal que se puedan corregir y en el futuro no vuelvan a presentarse. 1.4 Características del control Para que sean efectivos los controles deben tener las siguientes características: Característica Equilibrio Descripción Los controles deben estar proporcional y equilibradamente distribuidos; deben existir en la cantidad necesaria para garantizar la consecución de los requisitos o requerimientos que el usuario estableció para el bien, producto o servicio.

7 7 Todo procedimiento debe tener sus controles. Válido Que controle aquello donde se puede incurrir en error en la generación de los requisitos o requerimientos que satisfacen las necesidades del usuario en el bien, producto o servicio. Crítico Los controles deben ubicarse en la actividad donde exista una posibilidad real de incurrir en error o no conformidad. Accesible Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para su aplicación. Análisis La ubicación de un control debe responder a una reflexión objetiva de su necesidad. 1.5 Principios de un sistema de control En Colombia, el Modelo Estándar del Control Interno (MECI) se enmarca, integra, complementa y desarrolla dentro de los Principios Constitucionales. Se han identificado los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno: Principio Autorregulación Autogestión Autocontrol Definición Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa, en el interior de la organización, las normas, métodos y procedimientos que le permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar, de manera efectiva, eficiente y eficaz, la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos. Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos, para el adecuado alcance de los resultados que se esperan del ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

8 8 El principio del autocontrol reconoce, en cada persona que trabaja, una capacidad propia inherente í a misma s y dada en su naturaleza de ser humano para controlar lo que hace, para darse cuenta de si está o no conforme a lo requerido, y para efectuar correctivos, pues tiene una inteligencia creadora que lo permite. Para cada actividad el ser humano lleva, dentro de sí, las funcionalidades que le permiten desarrollarla, y cuenta así mismo con herramientas y métodos que le posibilitan una realización de calidad. 1.6 Cómo garantizar la calidad de mi trabajo Sencillamente, planeando. El planear requiere conocimiento: En qué me apoyo? Qué me provee la Universidad? Qué se quiere alcanzar? Es decir, el resultado con requerimientos esperado por el usuario. Me sustento en las políticas de operación, en los manuales, los instructivos, las guías y normas. En ellos se establece el derrotero para implementar las estrategias de ejecución, se definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos, procedimientos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo, previamente definidos por la institución. Cómo lograr el resultado? Con quién y con qué? Cómo saber si se está alcanzando el objetivo? Cómo determinar si se logró el objetivo? O, lo acuerdo con los responsables. En la documentación de los procedimientos, manuales, instructivos, guías y normas de mi dependencia. Nota: si el procedimiento no está documentado deberé establecerlo. Con los elementos de trabajo que me han asignado, conocimientos necesarios para el desarrollo del y compromiso como servidor público. Requiere trabajar sinérgicamente con otros. En los controles definidos para cada procedimientos. En las evidencias que demuestren que si se cumplen los requerimientos del usuario para el producto o servicio.

9 9 2. GUÍA PARA ESTABLECER CONTROLES EN LOS PROCEDIMIENTOS Premisas básicas: El control es una actividad dentro del procedimiento. Quién garantiza que los controles se cumplan es quien realiza el producto, bien o servicio. El registro de la realización del control es el bien o servicio realizado sin errores, re-procesos o no conformidades. La verificación de la implementación y efectividad de los controles debe realizarse por un agente externo a la realización del control, en este sentido dicha verificación debe hacerse y dejar registro en las auditorías internas 2.1 Clases de controles Hay controles para los procesos y controles para los procedimientos. Los controles que se establecen en «los procesos», buscan mitigar, prevenir o controlar los riesgos asociados a este. Los controles que se establecen en «los procedimientos» son acciones o actividades a través de los cuales se garantiza que los bienes, productos, servicios, o resultados del procedimiento cumplan los requisitos o requerimientos que el usuario estableció para el bien, producto o servicio. Las actividades de control dentro de los procedimientos son de diferentes tipos, e incluyen: Controles asociados a la función directa tales como: Acciones de coordinación: el responsable del procedimiento garantiza que todos involucrados estén presentes o conozcan los requisitos o requerimientos que el usuario estableció para el bien, producto o servicio. Análisis: acciones adelantadas en forma directa por los responsables de las actividades o procedimientos o procesos con el propósito de evaluar el cumplimiento, el desempeño, la gestión y los resultados, mediante la revisión de informes, reuniones con equipo de trabajos, identificación de hechos, causas y oportunidades de mejora. Revisión: Actividades directas de los responsables de las actividades o procedimientos o procesos para verificar el cumplimento, desempeño, la gestión y los resultados del proceso y de las responsabilidades delegadas.

10 10 Aprobación: Actividades directas de los responsables de las actividades o procedimientos o procesos mediante las cuales se aprueba y convalida con una firma los resultados del proceso, el suministro de información para la toma de decisiones o se autorizan actuaciones y/o las responsabilidades delegadas. Acto por parte del líder de proceso o responsable de la actividad. Seguimiento: Son todas aquellas acciones adelantadas por los líderes de los procesos para hacer seguimiento, verificar el cumplimiento y tomar las acciones correctivas o preventivas requeridas sobre la gestión de los planes y programas, los procedimientos y las metas. Se evidencian a través de Rendición de cuentas, BSC (Tablero de mando integrado), actas de reunión, acciones y planes de mejoramiento en los que se evidencia las decisiones y actuaciones realizadas. Seguimiento, autoevaluación y cumplimiento: son actividades de seguimiento permanente sobre el avance en la gestión, el monitoreo a los controles y la verificación del cumplimiento de los requisitos legales, de la normatividad externa, interna o los establecidos en las políticas procesos o procedimientos; son actividades realizadas por el líder del proceso o responsables de las actividades o procedimiento y/o por un oficial de cumplimiento. Rendición de cuentas: informar a una instancia de nivel superior sobre el avance, la gestión y los resultados obtenidos sobre las actividades delegadas. Documento de delegación de responsabilidades: Asignación de responsabilidades por límites, cuantías, atribuciones, entre otros, formalizadas a través de un documento que evidencie dicha delegación por quien está autorizado para hacerlo. Controles físicos tales como: Control de inventarios de elementos físicos, verificar que las existencias corresponden con los saldos son reales y adecuados para su gestión. Protección física, control de acceso a las instalaciones del proceso, áreas seguras para la custodia. Controles de salud ocupacional tales como elementos de protección personal, áreas seguras, extintores, detectores de humo, entre otros. Controles de cobertura: son pólizas de cumplimiento, responsabilidad civil, protección de activos, financiera, de calidad y de cobertura legal entre otras. Acuerdos interinstitucionales para la custodia almacenamiento o salvaguarda de activos entre otros. Controles informáticos o de tecnología de información tales como:

11 11 Completitud, son controles en sistemas de información que validan que todos los datos requeridos o que todas las operaciones son ingresadas al sistema de información. Precisión, son validaciones realizadas por los sistemas para verificar que un dato corresponde al requisito establecido. Validación, es la aprobación de que los datos están completos y precisos en los sistemas de información. Autorización, es la aprobación por el responsable de que todas las operaciones son correctas, que los reportes responden a los datos obtenidos, son procesados en forma correcta y entregados a quien lo requiere. Segregación de actividades es la verificación de que cada persona con acceso al sistema tiene asignado un rol que tiene la funcionalidad requerida y autorizada para el desempeño de su función. Controles generales del sistema de información incluyen la gestión de cambios al sistema de información desde el momento en que se formulan los requerimientos, hasta que se realizan las pruebas y se implementa; seguridad de la información que asegura que se salvaguarda la confidencialidad integridad y disponibilidad de los sistemas de información que apoyan al proceso; y procesos operativos en el área de sistemas. Otros controles Controles de detección, usados para prevenir la intromisión de material extraño durante la elaboración de un producto, bien o servicio. Controles de dirección, la alta dirección analiza los planes, los aprueba y asegura que se designen responsables y recursos para la ejecución de los planes y programas. Se deja evidencia de las decisiones tomadas por la dirección. Comités de procesos, el responsable del proceso se reúne en forma periódica con sus colaboradores para establecer planes, asignar responsabilidades, identificar recursos y retroalimentar a su equipo sobre las acciones adelantadas en los comités de dirección. Se deja evidencia de las acciones y decisiones tomadas. También existen los controles manuales adicionales elaborados por el controlador, ejemplo de estos es colocar recordatorios, rutas de fechas, post it en una cartelera, etc. Dado que hay posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de control, lo importante es su combinación para formar una estructura coherente de control global. Nota: si los controles no existen, se deberá estimar su conveniencia, en cuyo caso se debe proceder a su creación y a proponer su inclusión en los procedimientos, manuales, instructivos y normas institucionales.

12 Metodología para el establecer controles en los procedimientos 1. Verifique que en el campo CONDICIONES GENERALES del formato para documentar procedimientos se encuentran descritos los requisitos o especificaciones que responden de las necesidades del usuario. Si no están introdúzcalos. 2. Constate, que en el procedimiento se encuentren descritas las actividades de control, es decir aquellas que permiten alcanzar los requisitos o especificaciones que satisfacen las necesidades del usuario; en caso contrario, incluya las actividades de control que se requieran en el procedimiento. 3. Redacte claramente la actividad de control, descríbala; utilice verbos que denoten una acción. Ejemplo de estos verbos son, entre otros: coordinar, analizar, revisar, verificar, aprobar, hacer seguimiento, rendir cuentas, acordar, detectar, custodiar, ubicar, completar, validar, reunir. 4. Ejecute las actividades de control descritas en el procedimiento 5. Cuando se presenta errores o no conformidades por causas externas al procedimiento de cuenta al jefe inmediato para iniciar la evaluar la necesidad de iniciar acciones preventivas o correctivas

13 13 3. AUTOCONTROL Desde la Constitución Política se enmarcan los principios del Sistema de Control Interno, no obstante, ellos también aplican a la realidad individual de cada quien. Veamos: Principio Descripción Autorregulación Principio que demanda confiabilidad, concienciación, adaptabilidad, cumplimiento y etnicidad. Confiabilidad Grado de credibilidad que un ser humano despierta en otros, por su integridad y congruencia. Concienciación Capacidad que tienen las personas de asumir con responsabilidad sus actos u omisiones (denominado, también, proactividad). Adaptabilidad Habilidad para entender y actuar frente al cambio que el entorno ofrece. Cumplimiento Capacidad de ejecutar, de hacer aquello a que se esté obligado. Autogestión Eticidad El compromiso ético de la Universidad Nacional, propone que sus miembros se comprometan, en un acto individual, voluntario, social y no formal, a guiar su conducta por los valores éticos propuestos, para que desde su práctica aporten a la consolidación de un clima de convivencia y a un desarrollo institucional acorde con la naturaleza, fines y principios de la Institución. Los valores éticos propuestos son: el diálogo, la equidad, la honestidad, la pertenencia, el respeto, la responsabilidad y la solidaridad. Ver el Anexo # 1 Principio que aplicado de forma individual y propia requiere orientación al logro e iniciativa. Orientación al logro Capacidad del ser humano para luchar en la búsqueda de metas y objetivos. Autocontrol Iniciativa Prontitud para actuar con oportunidad. Este principio habla de la habilidad del ser humano para hacer por sí mismo control de sus emociones y comportamientos. En el autocontrol interviene tanto la parte biológica, como la

14 14 psicológica y la sociológica. En la primera, el cerebro asimila y transmite la información necesaria para orientar las acciones en la que intervienen procesos mentales de diversa índole. Desde la psicológica, se conoce que el ser humano tiene cuatro dimensiones en su naturaleza: la física, la espiritual, la mental y la social/emocional que deben preservarse en armonía. Por último, la sociedad se rige por normas, leyes y valores morales a los cuales las personas deben ajustarse. 3.1 El dominio personal En el autocontrol interviene de manera fundamental el dominio personal. Pero, qué es en esencia el dominio personal?, dominio proviene del latín dominium (propiedad, dominio), y este de dominus (dueño, señor). Entonces se trata de ejercer una maestría personal, pero es importante ubicar lo que esta palabra maestría significa, esta deriva dela raíz sánscrita mah, que significa más grande, esta palabra evolucionó a través de los siglos hasta derivar en la palabra latina magíster (maestro o director). Este dominio enfatiza que es preciso ser un maestro en los principios que fundamentan el modo de producir resultados, ya que dominio significa capacidad y voluntad para comprender y trabajar con las fuerzas que nos rodean, con cierta espontaneidad y alegría. El dominio de nuestra persona permite ser magistrales en lo que realizamos. La maestría personal o dominio personal es sentirse libre de culpas, es no endosar nuestras culpas a otros, es realizar un proyecto de vida propio interconectado con el mundo que nos rodea. Peter Senge consideró el dominio personal como una de las disciplinas fundamentales para una organización que aprende, pues en la medida que las personas aprenden, esta lo hace. Esto implica un replanteamiento con el compromiso del aprendizaje individual, donde aprendizaje es expandir la aptitud para producir los resultados que deseamos. Dominio personal significa abordar la vida y vivirla desde la perspectiva creativa, la que nos hace triunfar, y no la reactiva. La palabra dominio sugiere un nivel especial de destreza en cada aspecto de la vida tanto personal como profesional, social, intelectual y espiritual 3.2 Consecuencias de la falta de dominio personal Hay dependencia de la aprobación de los demás. Se producen reacciones emocionales antes de que realmente se entienda que es lo que pasa.

15 15 Se reacciona con enojo u oposición ante cualquier persona o circunstancia. Se proyectan los sentimientos negativos que se tienen hacia uno mismo, a las personas con las que se interactúa: odio, rechazo, temor, indiferencia, resistencia. Hay incomprensión, se juzga a los demás como buenos o malos. Se actúa desde el miedo, la prevención. Se vive en desequilibrio, falta de templanza en la comida o bebida, o uso de sustancias tóxicas, mal uso de los recursos financieros, deudas; se genera desenfreno de los deseos, sentimientos, pasiones y pensamientos. Se pierde el concepto de abnegación, de lucha por objetivos, se vive en el día a día. No se cumplen las metas u objetivos, sin embargo, hay frenesí, activismo. Se justifican los errores. Se somete al cuerpo a esfuerzos, incomodidades o inquietud física. 3.3 Características de las personas con alto dominio personal Las personas con alto dominio personal comparten varias características: Tienen un sentido especial de propósito producto de sus propias visiones y metas de vida, las cuales emanan de sus corazones, de sus esperanzas y aspiraciones que presuponen cosas inmensas y un desarrollo pleno para lograrlas. Ven la realidad actual como un aliado, no como un enemigo y la usan para generar en su interior una fuerza llamada tensión creativa que es una fuerza interna que les permite avanzar hacia recorridos más asertivos y exitosos. Han aprendido a percibir las fuerzas del cambio y a trabajar con ellas en vez de resistirlas. Reconocen sus errores y limitaciones sin sentirse por ello amenazados. Son profundamente inquisitivas, y desean ver la realidad con precisión, sin máscaras, estableciendo un reconocimiento real de sus emociones, impulsos del momento, corazonadas. Se basan en hechos y datos, no en subjetividades. Son conscientes de su profunda ignorancia, su incompetencia, de sus zonas de crecimiento, pero al mismo tiempo se sienten gran confianza en sí mismos, lo que les permite una permanente transformación, siempre ascendente. Invierten su tiempo y energía en analizar su propia situación, no la de los demás (trampa del enemigo externo). Ejercitan la reflexión con enfoque transformacional de sí mismos para influir en el medio que los rodea no para tratar de controlarlo. Construyen y defienden valores profundos. Se comprometen con metas trascendentes, son abiertas y ejercen su libre albedrío para lo cual utilizan su iniciativa. Tienen un sentido amplio de la responsabilidad en su trabajo. Tienen capacidad para una gratificación demorada, no simplemente la satisfacción inmediata, esto les permite aspirar a metas que otros subestiman.

16 16 Se sienten conectadas con otras personas y con la vida misma, sin embargo, no sacrifican su singularidad. Respetan y valoran a los demás; no juzgan al otro cuando hace comentarios y preguntas (apertura con respeto). Se sienten parte de un proceso creativo más amplio, al cual aportan e influyen. Viven en una continua modalidad de aprendizaje, no están terminados, no son blanco o negro y sin embargo, aprenden con mayor rapidez. Son felices, tanto en su vida personal como en su vida laboral. Por todo lo anterior el dominio personal no es algo que se posee, es algo que se desarrolla, es un proceso permanente y continuo, es un proceso que dura toda la vida. 3.4 Cómo desarrollar el dominio personal Se inicia con verlo como una disciplina, una serie de prácticas y principios que se deben aplicar para que sean útiles. A continuación te presentamos algunos de estos principios y prácticas que sientan las bases para expandir continuamente el dominio personal. Tener visión personal, determinar qué es lo que es verdaderamente importante para cada cual. Convertir la brecha entre la visión y la realidad en una fuente de energía creativa lo cual permite ser perseverante y paciente. Superar nuestras propias creencias de impotencia, indignidad, e incompetencia, miedos. Tener compromiso con la verdad, lo cual significa: o Empeño por extirpar las maneras en que nos limitamos o nos engañamos y que nos impiden desafiar nuestras teorías de porque las cosas son como son. o Ahondar continuamente en la comprensión de lo que subyace a los hechos. Controlar las emociones negativas, que se han convertido en hábitos, tales como: pensar mal de las personas, reaccionar a cualquier cosa que se nos dice, responder impulsivamente. Controlar el ciclo; pensamiento sentimiento emoción. Manejar las esferas de influencia: hacer lo que depende de mí, sin culpar a los demás de lo que ocurre, haciendo cosas diferentes si queremos producir resultados diferentes. Fortalecer la espiritualidad, dedicando tiempo al silencio, a acallar los diálogos internos. Renunciar a la necesidad de aprobación externa Una propuesta que aporte al correcto funcionamiento, al desarrollo, debe acoger tanto a todas las dependencias y sistemas que abarque íficos, cient metodológicos, tecnológicos, administrativos, y otros como a los actores sociales que integren su

17 comunidad. El autocontrol es una acción personal; es un proceso presente en todos los individuos, grupos y organizaciones; es una interrelación permanente entre persona y sociedad, para generar los resultados que ambos necesitan, ese es el gran desafío. 17

18 Actividad de Aprendizaje - Cómo está mi autocontrol? Instrucciones Con el fin de que conozcas cuáles hábitos te ayudan y cuáles te dificultan el control de tus emociones y comportamientos, y ser más efectivo en el trabajo, se hace importante averiguar en qué áreas debes mejorar; esto se logra al identificar los hábitos posees y que te permiten un desempeño de forma autocontrolada, y cuáles, por el contrario, te lo dificultan y, por lo tanto, son oportunidades de mejora. Tienes disponible el siguiente «test» que te ayudará a determinar cuáles de tus hábitos son acertados y cuáles no; también tienes una «bitácora» que puede ayudarte a profundizar en tu introspección, a robustecer el conocimiento de tus propias fortalezas aquellas que te posibilitan el control y, por lo tanto, al crecimiento individual que, automáticamente, se reflejará tanto en el puesto de trabajo como en cualquier desempeño grupal o individual. Contesta las siguientes afirmaciones. Una vez completes cada sección, el sistema te dará retroalimentación que te servirá de guía para mejorar tu desempeño. Afirmación SECCIÓN 1 1 Reacciono impulsiva o intempestivamente ante situaciones imprevistas, sin darme tiempo para reflexionar sobre cuál puede ser la mejor alternativa de acción. 2 En situaciones difíciles o de confrontación, pierdo con facilidad el control de la situación y de mí mismo. 3 Actúo notablemente molesto en épocas de trabajo de alta exigencia, lo cual merma mi rendimiento. 4 Me conduzco con mucha ansiedad cuando se me contradice. 5 Las situaciones de alta exigencia, movilidad o estrés me desmoralizan y desmotivan, y me cuesta rearmarme para enfrentarlas satisfactoriamente. 6 Disminuyo considerablemente mi desempeño en ambientes de tensión. 7 La falta de control sobre mis emociones genera oposición u hostilidad. 8 Suelo tener a los usuarios o a mis jefes presionándome para que los productos, bienes o servicios que desarrollo en mi cargo salgan con la calidad que se espera. Poseo este hábito? Sí No Retroalimentación sección 1

19 19 Si contestaste seis o más afirmativamente: Debes trabajar activamente para lograr el control de tus emociones y comportamientos. Si contestaste seis o más negativamente: Consulta la sección 2 de este «test» SECCIÓN 2 1 Evito mantener reuniones de trabajo a fin de no generar conflictos entre mis pares. 2 Ante los problemas cotidianos, me esfuerzo por reaccionar positivamente; evito roces y oposiciones. 3 Frente a cambios significativos en el proceso, o a ritmos de trabajo habituales, siento el impacto, pero me acomodo y actúo con eficiencia. 4 Busco apoyo cuando me veo superado por las situaciones que se me plantean, a fin de resolverlas con efectividad. 5 Me mantengo apartado en conversaciones difíciles. 6 Me desempeño por debajo de mi nivel habitual, en épocas de mayor volumen de trabajo. 7 Consulto cuando tengo dudas, a fin de actuar de acuerdo con el grado de moderación que se requiere en una situación imprevista. 8 Regularmente los productos, bienes y servicios que realizo en el cargo tienen problemas de atrasos, incumplimientos o devoluciones por problemas de calidad. Retroalimentación sección 2 Si contestaste seis o más afirmativamente: No te involucras. Sientes la presión de la situación y te mantienes al margen de las discusiones. Si contestaste seis o más negativamente: Consulta la sección3 de este «test».

20 20 SECCIÓN 3 1 Logro mantener un buen nivel de desempeño, la tranquilidad y el buen clima laboral, aun cuando las exigencias de trabajo cambiantes demanden esfuerzos mayores. 2 Actúo con moderación y prudencia ante los problemas que me plantean. 3 Controlo adecuadamente mis propias emociones en el ámbito laboral, aun cuando atraviese problemas personales. 4 Intervengo en las discusiones de mis compañeros, calmando reacciones hostiles y facilitando la comunicación fluida y objetiva. 5 Actúo dejando entrever mis emociones, pero logro controlarlas. 6 Percibo, rescato y tomo como ejemplo conductas ajenas que evalúo como equilibradas y positivas, especialmente, durante épocas de trabajo de alta demanda de velocidad y calidad en las tareas. 7 Implemento las herramientas y sistemas que me son sugeridos, para contribuir al desarrollo adecuado de las tareas en periodos de alta exigencia. 8 Los productos, bienes y servicios que realizo en el cargo que ocupo son devueltos por incumplimiento de las especificaciones definidas. Retroalimentación sección 3 Si contestaste seis o más afirmativamente: Controlas tus emociones. Sientes el impulso de hacer algo inapropiado, pero resistes la tentación y no caes en ella para actuar irreflexivamente. O bien, sientes emociones fuertes y consigues controlarlas. Si contestaste seis o más negativamente: Revisa con detalle las secciones 1 y 2 de este «test».