CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES

Transcripción

1 CONVOCATORIA DEL CENTRO DE LA COPROPIEDAD DE LA PREVISORA SENA ETAPA III BOGOTA D.C. Bogotá, D.C. ESPECIFICACIONES DE LA CONVOCATORIA OBJETO: SELECCIONAR EN IGUALDAD DE OPORTUNIDADES EL ADMNISTRADOR Y CONTADOR PERSONA JURIDICA DEL EDIFICIO CENTRO LA PREVISORA III ETAPA, UBICADA EN LA CALLE 57 No. 8B-05 DE LA CIUDAD DE BOGOTA, Y PARA EL PERIODO ENERO 1 A DICIEMBRE 31 de CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES 1. INFORMACIÓN GENERAL A LOS PROPONENTES 1.1. Objeto de la Invitación a cotizar El objeto de la presente Invitación es seleccionar en igualdad de oportunidades a la persona Jurídica para realizar funciones de Administrador y Contador de la copropiedad de acuerdo con la ley, ofreciendo las mejores condiciones para ejercer dichas funciones en la Copropiedad Centro La Previsora III Etapa, ubicado en la calle 57 No. 8B 05 de Bogotá D.C. a continuación se presenta la especificación general del centro. Régimen de Propiedad horizontal según Ley 675. Escritura Pública No.0098 de enero de Pertenece a la localidad de Chapinero. Ubicación Calle 57 No. 8B-05 Número de Unidades: 56 clasificadas en 52 locales y 4 depósitos. Las zonas comunes son la plazoleta central, corredores de acceso, cuarto de bombas, subestación eléctrica, tanque de agua potable y los demás contenidos en la Escritura Pública. El tipo de Administración es Delegada. Firma Administradora actual: Adeinco Ltda.

2 Propietarios se encuentran como La Previsora S.A., Sena, Fodesep, Icetex, y otros particulares Presupuesto Anual El presupuesto de ingresos proyectado para la vigencia del año 2013 es de $ sobre la cual se debe calcular y efectuar la propuesta de Honorarios Régimen jurídico aplicable El régimen jurídico aplicable a la presente convocatoria son las normas y leyes del derecho privado Lugar y fecha de la entrega de ofertas Apertura proceso: Octubre 26 de Publicitado Carteleras y medios de comunicación. Cierre: Las ofertas serán recibidas hasta las 4:00 p.m. del 16 de noviembre de 2012 en sobre debidamente cerrado en la calle 57 No. 8B-05 URNA SELLADA EN LA oficina de administración del centro Sena-La Previsora. Los sobres serán abiertos en la fecha y hora indicados levantando la respectiva acta, y el estudio y calificación se adelantará en Consejo de Administración. Se tiene prevista una visita conjunta de conocimiento de las instalaciones y en general del Centro La Previsora III Etapa, calle 57 No. 8B 05 para el día viernes 09 de noviembre de 2012 a las 10 a.m., de la visita se levantará Relación de Asistencia. Esta visita es obligatoria y será atendida por uno o dos miembros del consejo de Administración del Centro en compañía de un Asistente de la Administración firma Adeinco Ltda Condiciones y calidades exigidas del Proponente Acreditar su inscripción en la Cámara de Comercio como persona jurídica no menor a cinco (5) años determinando su actividad, objeto social, sitio y domicilio de sede principal, teléfonos, capital social asociado. Igualmente su calidad de Representación Legal mediante la presentación del certificado correspondiente no mayor a treinta 30 días. El perfil profesional exigido para el representante legal, o socio de la organización, debe acreditar alguna de las siguientes profesiones: Abogado, Administrador, Ingeniero Industrial, Civil, Economista, Arquitecto o Contador con experiencia en Administración Inmobiliaria y conocimiento de la Ley 675 de 2001 de por lo menos dos (2) años. Se debe acompañar la respectiva Hoja de Vida conjunta con la Empresarial, en donde se determinen los clientes y experiencia en la misma actividad. Tener una sede para oficina propia o en arrendamiento, con un mínimo de instalación de dos años, en donde se pueda contactar al administrador o su asistente, en forma directa.

3 1.6. Funciones del Contador Dar fe pública de los hechos propios del Centro La Previsora III etapa. Certificar los Estados Financieros. Mantener organizada, revisada y en fin llevar el control de la contabilidad de la copropiedad. Preparar los comprobantes de contabilidad de acuerdo con los soportes legales. Digitar y revisar la información contable, elaborar los registros sobre ajustes y correcciones, conciliaciones bancarias, diligenciamiento de libros de contabilidad y preparación de estados financieros. Las demás que le señalen la ley, los estatutos y la Asamblea General. INHABILIDADES DEL CONTADOR: No podrá ser el CONTADOR o su Suplente de la copropiedad, quien se encuentre incurso en una cualquiera de las siguientes causales: Tener parentesco con la Administración de la copropiedad, el Revisor Fiscal, hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. Haber sido removido del cargo de Contador por las autoridades de Supervisión. Las demás señaladas en la constitución y en la ley. Las inhabilidades descritas se extienden al suplente del Revisor Fiscal y sus auxiliares. INHABILIDADES DEL ADMINISTRADOR: No podrá ser el ADMINISTRADOR de la copropiedad, quien se encuentre incurso en una cualquiera de las siguientes causales: Tener parentesco con miembros del Consejo de Administración de la copropiedad, el Revisor Fiscal hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. Haber sido removido del cargo de Administrador por las autoridades de Supervisión o por la copropiedad. Las demás señaladas en la constitución y en la ley. CAPITULO II DE LAS PROPUESTAS 2. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA La propuesta debe presentarse en medio físico (escrito), debidamente firmada por el Representante Legal del proponente y/o por quien esté debidamente autorizado

4 para ello, debidamente foliada en la parte frontal de cada hoja, en estricto orden consecutivo ascendente Carta de Presentación La carta de presentación de la propuesta, según formato anexo, deberá ser firmada por el Representante Legal del Proponente, Si desean los proponentes anexar Portafolio de Servicios lo pueden hacer pero no es obligatorio Certificado de Existencia y Representación Legal El oferente deberá presentar en su propuesta básica el original del Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a treinta (30) días de la fecha en que deben ser presentadas las propuestas. Se deberá acreditar que su duración no será inferior a la del plazo de ejecución del contrato y un año más Paz y Salvo por concepto de Aportes Parafiscales El oferente deberá encontrarse a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad la social integral y parafiscal del proponente y de sus empleados del mes anterior a la de la presentación de su propuesta, previa presentación de la certificación expedida por el ente correspondiente o los respectivos comprobantes de pago si a ello hubiere lugar Garantía de seriedad de la oferta El oferente deberá constituir una garantía de seriedad de la misma a favor del CENTRO LA PREVISORA III ETAPA, mediante una Póliza de Seguros expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, por el diez (10%) por ciento del valor total de la oferta incluido IVA y con una vigencia que se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta y noventa (90) días más Valor de la Propuesta determinada en la Carta de presentación El valor de la Propuesta está determinado por un porcentaje expresado en número(s) entero(s) y dos decimales, (XX,oo) el cual representa el valor de los Honorarios totales anuales propuestos, para el presupuesto indicado en el numeral 1.2. del capítulo I 2.6. Documentos que acrediten la calidad del contador PARA EMPRESA UNIPERSONAL EU SAS Objetivo, alcance y metodología del servicio. Horas de dedicación a la contabilidad.

5 Hoja de vida del proponente y de los profesionales asignados, si a ello hay lugar, incluyendo fotocopia de la tarjeta profesional y del certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, cuya fecha de expedición no debe ser superior a 30 días anteriores a la presentación de la oferta; así como de las certificaciones de experiencia en contabilidad y formación académica, igualmente carta de compromiso para ejercer el cargo como Contador. Cronograma de actividades del Contador: Plan de trabajo detallado por actividad el cual debe concordar con las horas de dedicación propuestas. Listado de informes a generar y presentar. Acreditación de experiencia en llevar contabilidades no inferior a cinco (5) años, mediante certificación de los trabajos efectuados expedida por los representantes legales de las entidades donde se prestó el servicio. carta de compromiso para ejercer el cargo como Contador Principal ó como Contador suplente. Formará parte del contrato esta Hoja de Vida de lo contrario se declarará como rechazada la oferta y hará efectiva la Póliza de Seriedad de la Oferta Certificaciones de experiencia Presentación de por lo menos dos (2) certificados o constancias expedidos por entidades públicas o privadas, personas jurídicas o naturales, ya sean originales o fotocopias, en donde se indique la experiencia del proponente como administrador inmobiliario, de conjuntos residenciales, comerciales, y mínimo por un período de servicio de un año cada certificación, y permitiendo los últimos diez (10) hacia atrás de la fecha de la presente convocatoria. Las certificaciones como administrador (firma administradora) tienen que ser iguales o superiores al valor del presupuesto anual previsto para la vigencia del año 2011 y que expresado en salarios mínimos mensuales equivaldrán a valor presente 400 SMLMV al momento de su terminación. Así mismo, deberá indicarse en ellas la calidad y el cumplimiento del servicio, valor del contrato y duración del mismo. Las dos certificaciones deben ser de similares o mejores características en valor, a las del objeto de la presente convocatoria. Así mismo, deberá indicarse en ellas la calidad y el cumplimiento del servicio, valor del contrato y duración del mismo Estados Financieros Los proponentes deberán presentar los siguientes estados financieros al corte del 31 de diciembre de 2011, con sus respectivas notas explicativas: Balance General 31 de diciembre de 2011, debidamente suscrito por Contador Público. Fotocopia de la Declaración de renta del año 2011.

6 2.9. Fotocopia RUT El oferente deberá presentar fotocopia del RUT actualizado El incumplimiento al suministro de los anteriores documentos, será causal de rechazo y de estudio de la oferta en sus factores de calificación Exclusión de Toda Relación Laboral En ningún caso el contrato a celebrarse por medio de esta convocatoria genera relación laboral, ni prestaciones sociales, respecto del oferente o del personal que éste ocupe para el desarrollo del objeto contratado. CAPITULO III EVALUACION Y ADJUDICACION 3. ESTUDIO OFERTAS Y CALIFICACION 3.1. Adjudicación El Acto de Adjudicación se adelantará en Consejo de Administración, previa presentación de la calificación de cada uno de los oferentes, resultado presentado por el Consejo de Administración para tal fecha Comité Evaluador Las propuestas serán analizadas y evaluadas por el Consejo de Administración y Revisor Fiscal Criterios de Verificación, Calificación y Adjudicación. Se tendrá en cuenta los siguientes factores de calificación: PROPUESTA PUNTAJE 1 Profesional 200 Puntos 2 Experiencia 400 Puntos 3 Económica 400 Puntos CALIFICACION TOTAL Puntos 3.4. PROFESIONAL: Para el cumplimiento que el proponente cumpla con las calidades profesionales exigidas, tendrá un puntaje de 200 puntos, de lo contrario obtendrá 0.

7 3.5. EXPERIENCIA Cada certificación tiene un valor de ciento cincuenta (200) puntos, para un total de 400. Las certificaciones como administrador y contador tienen que ser iguales o superiores al valor del presupuesto anual determinado para la vigencia del año 2011 y que expresado en salarios mínimos mensuales equivaldrán a 400 SMLMV al momento de su terminación. 3.6 PRECIO Obtendrá el mayor puntaje, o sea 400 puntos la oferta con el menor porcentaje de Honorarios anuales expresado con un número compuesto de un entero y dos decimales. Se asignará 400 PUNTOS al oferente que presente la propuesta con el precio más bajo de las ofertas recibidas. Continuarán en el orden de elegibilidad, se otorgará puntaje a las ofertas con un mayor porcentaje de honorarios, de la siguiente forma en su cálculo con respecto al factor ganador: 1.- Factor Oferta Ganadora = 400 puntos X Porcentaje/100 Ofertado Ganador. 2.- Obtener el Factor de las Ofertas Presentadas Individualmente OF1, OF2, OF..n.. = 400 puntos X su Porcentaje/100 presentado. 3.- La diferencia de cada uno de los Factores individuales del Factor de la Oferta Ganadora, su resultado se multiplica por 10 y se resta del mayor porcentaje concedido (400) puntos, obteniendo individualmente la calificación al Factor Precio para cada una de las ofertas. Se elaborará un Cuadro de Resumen de calificación y se suscribirá por el comité Evaluador. MODELO DE CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA Bogotá, D. C., Señores CENTRO LA PREVISORA SENA ETAPA III. Sr. THOMAS GARCIA Calle 57 No. 8B 05 URNA OFICINA DE ADMINISTRACION. Ciudad Ref.: Invitación a ofertar la prestación de Servicios de Administración Inmobiliaria, por (Honorarios) El suscrito como representante (representante legal o como persona unipersonal, según sea el caso) de, de conformidad con lo requerido en los términos de referencia publicados el de de 2012 en la página web de la Previsora, me comprometo a:

8 En caso de resultar adjudicatario(s) me (nos) comprometo (emos) a suscribir el contrato correspondiente, a cumplir con las obligaciones derivadas de él, de la oferta que presento (amos) y de los términos que determine el Condominio y su Administración en un plazo no mayor a XXXX Declaro así mismo: Que ninguna de las personas representadas por el (los) firmante (s) se encuentran incursas en causal alguna de inhabilidad y/o incompatibilidad señaladas por la Constitución, la ley y los reglamentos. Que la presente oferta tiene una vigencia de ( ) días calendario contados a partir de la fecha del cierre de la Invitación. Que conozco (cemos) el sitio del Centro y para la elaboración de la propuesta se han tomado en cuenta todas las condiciones y características del mismo. Que el valor total de la propuesta es en porcentaje ($ ). En letras: Que la presente propuesta consta de folios debidamente numerados y rubricados. Que para efecto de comunicaciones mis datos como proponente son: NOMBRE: REPRESENTANTE: DIRECCIÓN Y CIUDAD: TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO. A. A. FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL.